Căn cứ theo cách xử lý và lưu trữ dữ liệu thì hệ thống thông tin kế toán có thể chia làm:

Kế toán công nợ

Kế toán thanh toán

Thủ kho

1

3

4

Dòng dữ liệu đầu ra của hoạt động xác nhận trên Giấy báo số

Kế toán công nợ lập giấy báo số dư nợ

Kế toán thanh toán có 2 hoạt động xử lý là: Lập phiếu thu và ghi thông tin số tiền thanh toán trên Giấy báo số dư nợ.

Bộ phận yêu cầu lập giấy đề nghị mua tài sản cố định và chuyển sang nhà cung cấp

Kế toán tài sản cố định không căn cứ mua hóa đơn liên 2 ghi nhận vào thẻ tài sản cố định

Bộ phận cung ứng không nhất thiết phải lưu các chứng từ còn lại theo tên

Thẻ tài sản cố định không cần lập 2 liên (liên 1 lưu, liên 2 giao cho bộ phận sử dụng)

Bộ phận có nhu cầu có thẻ tự liên hệ với nhà cung cấp để hạn chế chi phí cho đơn vị

Phải có sự xét duyệt của người có thẩm quyền về nhu cầu mua tài sản cố định và thẻ tài sản cố định không cần lập 2 liên (liên 1 lưu, liên 2 giao cho bộ phận sử dụng)

Sau khi kiểm kê, tổ trưởng kho hàng đối chiếu số lượng tồn kho với mức dự trữ tối thiểu được xác định trước và lập yêu cầu mua hàng để bổ sung tới mức dự trữ tối thiểu cho những nguyên vật liệu tồn thấp hơn điểm mức dự trữ tối thiểu

Yêu cầu mua hàng này được gửi cho kế toán phải trả. Căn cứ yêu cầu mua hàng, kế toán phải trả lập đặt hàng gửi cho nhà cung cấp mà doanh nghiệp thường mua, lưu yêu cầu mua hàng theo ngày

Khi nguyên vật liệu về tới doanh nghiệp, nhân viên kho hàng sẽ nhận hàng, đếm hàng và đóng dấu xác nhận hàng mua dựa vào giấy gửi hàng của nhà cung cấp, lập phiếu nhập kho. Tất cả các chứng từ được lưu tại kho theo ngày

2

3

4

Dòng dữ liệu đi vào và đi ra từ một hoạt động xử lý có thể hoàn toàn giống nhau

Dòng dữ liệu luân chuyển giữa 2 đối tượng trong cùng một hệ thống chỉ có một chiều

Nếu dòng dữ liệu không rõ rang, không cần phải ghi chú trên dòng dữ liệu

Cung cấp bức tranh tổng quát về hệ thống đang nghiên cứu

Tập trung vào mô tả chi tiết đối tượng tham gia vào quá trình xử lý ở sơ đồ dòng dữ liệu logic

Tập trung vào mô tả quá trình xử lý theo hoạt động xử lý ở sơ đồ dòng dữ liệu vật lý

Kiểm tra lại thông tin về số dư nợ

Xác nhận giấy báo số dư nợ

Lưu giấy báo số dư nợ

Kế toán công nợ chuyển giấy báo dư nợ đã xác nhận sang kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán lập phiếu thu và chuyển thông tin sang thủ quỹ

Kế toán công nợ kiểm tra và xác nhận thông tin về số dư nợ của khách hàng

Bộ phận có nhu cầu

Bộ phận cung ứng

Kế toán tài sản cố định

Có bộ phận chuyên mua hàng, kế toán phải trả kiêm nhiệm lập đơn đặt hàng, ghi nhận nghiệp vụ kế toán

Có xét duyệt mua hàng, mua hàng từ nhà cung cấp quen, tránh thông đồng với nhà cung cấp, mua hàng chất lượng kém, chi phí cao

Cả a và b sai

Nhân viên công ty nhập đơn đặt hàng của khách hàng vào các máy tính được kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu. Một dữ liệu bắt buộc các nhân viên phải nhập là mã đơn hàng để chi ra đơn hàng được gửi qua bưu điện, fax, hay gọi điện

Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách kịp thời, trưởng bộ phận vận chuyển sử dụng các mặt hàng đặt mua nhưng chưa được giao trong tháng.

Công ty ghi lại các lô hàng khách hàng thường đặt mua vào hệ thống máy tính tại bộ phận kinh doanh và một báo cáo hàng tháng được lập cho ban giám đốc từ dữ liệu này

Dữ liệu là đầu ra, thông tin là đầu vào

Dữ liệu là những mảnh ghép có ý nghĩa với thông tin

Không có sự khác biệt