A Bai giang Quan ly bien doi 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ ---------------------- BÀI GIẢNG
QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI
Đối tượng: Sinh viên ngành Khoa học quản lý
Giảng viên: TS. Nguyễn Văn Chiều
Hà Nội, tháng 8/2013 MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................................. 4
CHƯƠNG 1 ..................................................................................................................................... 5
KHÁI QUÁT VỀ “BIẾN ĐỔI” VÀ “QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI” .................................................... 5
1.1. Khái quát chung về “biến đổi” ................................................................................... 5
1.1.1. Khái niệm “biến đổi” ........................................................................................... 5
1.1.2. Các loại hình “biến đổi” ....................................................................................... 8
1.1.3. Tác động của “biến đổi” ..................................................................................... 12
1.1.4. Nguồn gốc của “biến đổi” .................................................................................. 13
1.2. Bản chất của “quản lý biến đổi ” ............................................................................. 17
1.2.1. Khái niệm “quản lý” và “quản lý biến đổi ” ...................................................... 17
1.2.2. Vai trò của quản lý biến đổi ............................................................................... 22
1.2.3. Một số nguyên tắc cơ bản trong quản lý biến đổi .............................................. 23
1.3. Một số cách tiếp cận về quản lý biến đổi .................................................................. 25
1.3.1. Lý thuyết dự báo biến đổi .................................................................................. 25
1.3.2 Tiếp cận quản lý biến đổi từ góc độ kinh tế - Thuyết E ..................................... 28
1.3.3 Tiếp cận quản lý biến đổi theo năng lực học tập – thuyết O............................... 30
1.3.4. Tiếp cận tổng hợp về quản lý biến đổi ............................................................... 31
1.3.5. Tiếp cận của John.P.Kotter về quản lý biến đổi ................................................ 34
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 ........................................................................... 37
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1 ................................................................ 39
CHƯƠNG 2. QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI XÃ HỘI ...................................................... 40
2.1. Quản lý biến đổi kinh tế ............................................................................................ 40
2.1.1. Toàn cầu hoá và tác động đến hoạt động quản lý .............................................. 40
2.1.2. Khủng hoảng kinh tế và tác động của nó đối với quản lý tổ chức ..................... 44
2.2. Quản lý biến đổi chính trị ......................................................................................... 49
2.2.1.Trật tự thế giới đa cực sẽ rõ hơn thông qua việc tái cấu trúc cơ cấu quyền lực và
vị thế của nhiều quốc gia .............................................................................................. 49 1
2.2.2. Xu thế liên kết khu vực sẽ tiếp tục phát triển theo hướng hình thành các thể chế
khu vực. ........................................................................................................................ 50
2.2.3. Tác động môi trường chính trị đối với quản lý tổ chức ..................................... 50
2.3. Quản lý biến đổi một số lĩnh vực xã hội ................................................................... 51
2.3.1. Xu hướng già hoá dân số.................................................................................... 51
2.3.2. Những vấn đề xã hội toàn cầu ............................................................................ 52
2.3.3 Những vấn đề đặt ra đối với quản lý hiện nay .................................................... 53
2.4. Quản lý biến đổi khoa học và công nghệ .................................................................. 54
2.4.1. Những nhân tố mới ............................................................................................ 54
2.2.2. Những vấn đề đặt ra đối với quản lý hiện nay ................................................... 55
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 ........................................................................... 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 2 ................................................................ 64
CHƯƠNG 3.QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI CHIẾN LƯỢC TỔ CHỨC ........................ 65
3.1. Bản chất của quản lý biến đổi chiến lược ................................................................ 65
3.1.1. Khái niệm chiến lược ......................................................................................... 65
3.1.2. Nhiệm vụ của quản lý biến đổi chiến lược ........................................................ 66
3.2. Nội dung quản lý biến đổi chiến lược ....................................................................... 68
3.2.1. Quản lý biến đổi chiến lược của tổ chức ............................................................ 68
3.2.2. Quản lý biến đổi chiến lược toàn cầu ................................................................. 71
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 ........................................................................... 73
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 3 ........................................ 73
CHƯƠNG 4.QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TỔ CHỨC
4.1. Quản lý biến đổi kế hoạch ........................................................................................ 74
4.1.1. Vấn đề dự đoán, dự báo biến đổi của tổ chức .................................................... 75
4.1.2. Xác định mục tiêu của tổ chức trong môi trường biến đổi ................................ 76
4.1.3. Xây dựng và lựa chọn các phương án thực hiện mục tiêu ................................. 79
4.1.4. Phác thảo kế hoạch thích ứng với biến đổi của tổ chức ..................................... 80
4.1.5. Một số trở ngại khi lập/điều chỉnh kế hoạch trong môi trường biến đổi ........... 81
4.1.6. Những yêu cầu khi lập kế hoạch trong môi trường biến đổi ............................. 83 2
4.2. Quản lý biến đổi chức năng tổ chức ......................................................................... 85
4.2.1. Điều chỉnh cơ cấu tổ chức thích ứng với biến đổi ............................................. 85
4.2.2. Phân công công việc thích ứng với biến đổi ...................................................... 86
4.3. Quản lý biến đổi chức năng lãnh đạo ....................................................................... 91
4.3.1. Điều chỉnh chính sách nhân lực ......................................................................... 91
4.3.2. Xây dựng và lựa chọn phong cách quản lý phù hợp với môi trường biến đổi .. 93
4.4. Quản lý biến đổi chức năng kiểm tra ........................................................................ 97
4.4.1. Kiểm tra thực hiện kế hoạch của tổ chức ........................................................... 97
4.4.2. Duy trì kế hoạch ............................................................................................... 100
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 ......................................................................... 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 4 .............................................................. 106
CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC ..................................................................................................................... 107
5.1. Vấn đề điều chỉnh chức năng quản lý của nhà nước trong giai đoạn hiện nay ..... 107
5.1.1. Quá trình điều chỉnh chức năng quản lý của nhà nước .................................... 107
5.1.2. Chức năng quản lý của nhà nước hiện nay và tính tất yếu phải điều chỉnh chức
năng quản lý của nhà nước trong giai đoạn hiện nay ................................................. 111
5.2. Nội dung quản lý biến đổi các chức năng quản lý nhà nước ................................. 113
5.2.1. Nhà nước điều chỉnh các thể chế quản lý ........................................................ 113
5.2.2. Xây dựng và thực hiện chính sách hỗ trợ thị trường........................................ 115
5.2.3. Xây dựng và thực hiện chính sách hỗ trợ khu vực tư nhân (xã hội dân sự) .... 116
5.2.4. Xây dựng và thực hiện chính sách hợp tác quốc tế .......................................... 117
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5 ......................................................................... 118
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 5 .............................................................. 119
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 120 3 LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, sự biến đổi nhanh chóng và sâu sắc của điều kiện
kinh tế - xã hội đã tác động lớn đối với mọi tổ chức, ở mọi lĩnh vực khác nhau.
Đứng trước môi trường như vậy, các nhà quản lý luôn cần có và phải có những khả
năng thích ứng được với những biến đổi, dẫn dắt tổ chức đi tới thành công.
Để khỏi bị chìm ngập trong “khu rừng lý luận quản lý” và có một công cụ
định hướng khi phải đi giữa khu rừng nói trên, thì việc biên soạn bài giảng “Quản lý
biến đổi” sẽ góp phần chỉ ra cốt lõi của quản lý trong những điều kiện biến đổi của
tổ chức là rất cần thiết. Quản lý biến đổi là một phương thức và mô hình quản lý
nhằm giúp cho tổ chức chủ động có những giải pháp phát triển tổ chức trong mọi hoàn cảnh.
Mặc dù quản lý biến đổi là một chủ đề hay và có tính mới nhưng vẫn cần
phải tiếp tục được bàn luận và phát triển thêm. Vì thế, trong quá trình sử dụng, tác
giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của sinh viên và nhà nghiên cứu.
Mọi ý kiến đóng góp gửi về địa chỉ:
- Email: nguyenchieu5579@yahoo.com
- Khoa Khoa học quản lý, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Số 336, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Tác giả 4 CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ “BIẾN ĐỔI” VÀ “QUẢN LÝ BIẾN ĐỔI”
Mục tiêu của Chương 1:
Sau khi học xong Chương 1, sinh viên có thể:
- Nêu và hiểu được khái niệm, bản chất của “biến đổi” và “quản lý biến đổi”
- Chỉ ra được các dạng biến đổi
- Nêu được các nguyên nhân dẫn đến biến đổi
- Nhận biết được vai trò của quản lý biến đổi
- Hiểu và phân biệt được sự giống và khác nhau của các cách tiếp cận về quản lý biến đổi.
1.1. Khái quát chung về “biến đổi”
1.1.1. Khái niệm “biến đổi”
“Chúng ta nên nghĩ khác đi ra sao về tương lai”?
Đó là tâm trạng chung của tất cả người Mỹ sau khi vụ khủng bố ngày
11/9/2001 diễn ra. Các cuộc khủng bố ngày 11 tháng 9 năm 2001 đã phá hủy nhiều
thứ khác chứ không chỉ sinh mạng của những nạn nhân. Nó đã làm thay đổi khốc
liệt viễn cảnh về tương lai của nước Mỹ bằng cách đem sự bất ổn và nỗi sợ hãi vào
trong nền văn hóa đã được vun đúc, củng cố qua nhiều thế hệ.
Càng ngày, càng thấy quan ngại rằng chúng ta đang chuyển động không đủ
nhanh để tạo ra các biến đổi cần thiết để quản lý tương lai tốt hơn. Điều này có thể
là do các biến đổi phức tạp lẩn khuất trong tương lai thì vượt quá khả năng hiểu biết
của hầu hết các nhà lãnh đạo của chúng ta trong chính quyền. Chúng ta cần chuyển
động nhanh hơn để tránh rủi ro và để đầu tư vào cơ hội. 5
Biến đổi chỉ trạng thái mới, được sản sinh trong quá trình vận động và phát
triển của sự vật, nó là hiện tượng khách quan không thay đổi theo ý muốn chủ quan
của con người. Vì thế, để nhận thức được những biến đổi của thế giới sự vật xung
quanh, con người cần đến tư duy biện chứng. Tư duy biện chứng là phương thức
nhận thức của con người về hiện tượng khách quan, trong sự vận động, biến hóa không ngừng.
Từ xa xưa, con người đã nhận thức được tầm quan trọng của biến đổi. Thông
qua việc nhận thức biến đổi để tiến tới nắm bắt và “chế ngự”.
Hêraclit - nhà triết học duy vật biện chứng sơ khai đầu tiên của Hy Lạp cổ đại
đã nói “không ai tắm hai lần trên một dòng sông”. Điều này cho thấy mọi sự vật và
hiện tượng trên thế giới là biến đổi không ngừng. Đây cũng là quy luật khách quan của cuộc sống.
Biến đổi là một đòi hỏi và là yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công
hay thất bại của mọi chủ thể (cá nhân hoặc tổ chức). Charles Darwin đã nói “những
giống loài tồn tại được không phải là những giống loài khoẻ nhất, hoặc thông minh
nhất, mà là những giống loài thích ứng với biến đổi tốt nhất”. Như vậy, để duy trì
được sự tồn tại và phát triển của tổ chức, các nhà quản lý phải có nhận thức đầy đủ
về biến đổi đang diễn ra. Từ đó, sẽ dẫn dắt tổ chức đón đầu các xu hướng mới và
làm cho tổ chức có thể chuyển hoá những cơ hội thành lợi thế cho tổ chức.
Thông thường, trong một tổ chức, khi có những biến đổi diễn ra, người ta dễ
có những phản ứng tiêu cực, không có lợi, thậm chí còn làm xuất hiện cả sự giận dữ
của những nhân viên đối với nhà quản lý. Trong những thời điểm như vậy, nhà
quản lý hơn bao giờ hết cần phải thể hiện kỹ năng quản lý của mình. Vai trò của nhà
quản lý là cực kỳ quan trọng trong việc dẫn dắt tổ chức và tất cả các thành viên vượt
qua những thách thức để tổ chức có thể tồn tại và phát triển.
- Thế kỷ XXI là thời đại của những biến đổi sâu sắc trong đời sống kinh tế -
xã hội. Những biến đổi này đã tác động đến các hoạt động của mỗi tổ chức, mỗi 6
quốc gia với những mức độ không giống nhau. Vì vậy, việc chỉ ra được những biến
đổi và quản lý nó một cách hiệu quả là vấn đề vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ
chức trong giai đoạn hiện nay.
Mặc dù “biến đổi” là một hiện tượng rất phổ biến nhưng do đặc điểm và sự
phong phú của nó nên còn có nhiều quan niệm khác nhau:
+ Theo nghĩa thông thường, biến đổi là những dịch chuyển, vận động của sự
vật về vị trí, cấu trúc hoặc trạng thái. Biến đổi có nghĩa là làm cho những hình thức,
trạng thái vốn có của sự vật, hiện tượng không còn nguyên như cũ (mặc dù bản chất
của sự vật có thể chưa hoàn toàn chuyển thành cái khác).
+ Vào thế kỷ XVI, Niccolo Machiavelli, trong tác phẩm Quân vương đã
khẳng định: Nếu vị vương hầu cai trị theo đường lối thận trọng và biết cách tiến
hành những việc làm hợp thời cơ thì sẽ thành công. Nếu vị nào cũng cai trị theo
đường lối thận trọng nhưng không biết cách chuyển nhịp nhàng cho phù hợp với
thời cơ tất sẽ bị thất bại. Hay nói cách khác, vị này không chịu linh hoạt theo thời
thế, cứ khăng khăng theo con đường cũ đã đem vinh quan về cho mình. Vì vậy,
người có tính thận trọng, đến khi cần mạo hiểm nhưng không dám thay đổi thì cũng
sẽ bị huỷ diệt1.
+ Micheal D.Maginn quan niệm rằng, biến đổi xảy ra khi một tổ chức chuyển
từ hiện trạng này sang một cái gì khác đi.
+ Trong tổ chức và quản lý, biến đổi được hiểu là tất cả mọi quá trình (một
cách chủ động hoặc bị động) có liên quan đến các khía cạnh khác nhau của tổ
chức, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến
lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp
khác, tái cơ cấu các bộ phận, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách, văn hóa quản lý
1 N.Machiavelli, Quân vương, Nxb Tri thức, Hà Nội, 2009, tr.161 7
v.v.), có ảnh hưởng đến nội dung hoạt động và kết cấu của tổ chức, thúc đẩy hoặc
kìm hãm quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức2..
+ Từ góc độ nghiên cứu về những biến đổi trong doanh nghiệp, một số nhà tư
tưởng cho rằng biến đổi trong doanh nghiệp được hiểu là “tất cả mọi quá trình cải
tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp,
từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ
chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với nhau, tái cơ cấu các bộ
phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa doanh nghiệp”3..
Trên cơ sở phân tích các quan điểm nêu trên và thực tiễn đang diễn ra, chúng
tôi cho rằng, biến đổi là chỉ mọi sự vận động nói chung của các bộ phận và hoạt
động, từ vị trí này sang vị trí khác, từ trạng thái này sang trạng thái khác, có ảnh
hưởng đến kết cấu và tồn tại của sự vật, hiện tượng.
- Biến đổi là một quy luật mang tính tất yếu khách quan. Sẽ thật sai lầm nếu
duy trì những tư tưởng bảo thủ chống lại biến đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với việc
chúng ta đang đi ngược lại những đòi hỏi khách quan và vô tình từng bước dẫn tổ
chức tới sự sụp đổ. Vì vậy, nhà quản lý cần phải hiểu rằng, nếu chúng ta không thể
đổi được hướng gió thì chúng ta phải điều chỉnh cánh buồm đó là một đòi hỏi
khách quan của hành động quản lý.
- Đối với mỗi tổ chức, những biến đổi bao giờ cũng mang tính đa dạng về
hình thức, phong phú về nội dung, có tính lan toả và luôn đặt tổ chức vào những
thuận lợi (cơ hội) và khó khăn, thách thức v.v.
1.1.2. Các loại hình “biến đổi”
Có nhiều dạng biến đổi khác nhau, tuỳ theo căn cứ mà chúng ta có thể phân
chia biến đổi thành các dạng:
- Theo loại hình đối tượng:
2 Theo: Quản lý các quá trình thay đổi và chuyển tiếp.
3 Theo Tư vấn quản lý: Một quan điểm mới, tr.92 8
Biến đổi tự nhiên: Là những biến đổi của giới tự nhiên (thường có xu hướng
tiêu cực và dưới sự tác động của con người) có tác động đến các hoạt động kinh tế -
xã hội của con người: Biến đổi khí hậu, hiện tượng sa mạc hóa, ô nhiễm không khí,
cạn kiệt nguồn nước,
+ Biến đổi xã hội: Là những biến đổi diễn ra trong các lĩnh vực khác nhau
của đời sống xã hội: phát triển kinh tế, quan hệ xã hội, các quá trình xã hội,.v.v
+ Biến đổi tổ chức: Đó là những biến đổi diễn ra bên trong các tổ chức: sự
thay đổi về quy mô tổ chức; cơ cấu tổ chức; nguồn nhân lực, chiến lược, phương thức hoạt động,v.v.
+ Biến đổi con người: Nhấn mạnh đến những thay đổi về chất lượng và số
lượng: Nhận thức, tuổi thọ, quan điểm và lối sống,v.v.
+ Biến đổi ý thức: Là những biến đổi diễn ra ở các thành tố như: giá trị, niềm
tin và đời sống tinh thần của cá nhân, cộng đồng, các nhóm và toàn xã hội
- Căn cứ vào tính chất của biến đổi: Biến đổi từ từ, biến đổi tức thời và biến đổi hỗn hợp
Biến đổi từ từ là những biến đổi xảy ra chậm, trong một thời gian dài với tốc
độ đều đặn hay với những biến động nhỏ về cường độ. Biến đổi từ từ tác động đến
đối tượng và phạm vi nhỏ, mức độ ảnh hưởng từ từ nên rất khó nhận biết.
Biến đổi tức thời là những biến đổi xảy ra bất ngờ và đáng kể, để lại ảnh
hưởng rõ ràng và nhanh chóng.
Biến đổi hỗn hợp: Là biến đổi diễn ra vừa có tính chất tức thời, vừa có tính
chất từ từ, đứt đoạn: Biến đổi khí hậu, hiện tượng nóng lên của trái đất, quá trình già hóa dân số,v.v.
- Căn cứ vào phạm vi tác động của những biến đổi: Biến đổi toàn thể và biến đổi bộ phận. 9
Biến đổi toàn thể: Là biến đổi xảy ra trên phạm vi toàn bộ tổ chức (con
người, tài chính, quy trình thực hiện.v.v.). Những biến đổi này có ảnh hưởng lớn
đến toàn bộ tổ chức.
Biến đổi bộ phận: Là những biến đổi xảy ra ở một bộ phận, một tính chất nào
đó của tổ chức. Mức độ tác động của những biến đổi này chỉ ảnh hưởng đến những
bộ phận cụ thể mà ít ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.
- Căn cứ vào nguyên nhân tạo thành biến đổi:
Biến đổi để tồn tại: Có nhiều biến đổi từ bên trong nhằm mục tiêu tạo ra
những lợi thế và sức mạnh để thích ứng nhằm duy trì sự tồn tại bình thường.
Biến đổi tạo ra sự phát triển: Đó là sự điều chỉnh các hoạt động của tổ chức
nhằm tạo đà cho sự phát triển trong tương lai. Chẳng hạn một doanh nghiệp điều
chỉnh lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn chuyển từ đào tạo theo niên chế
sang đào tạo theo tín chỉ để nâng cao chất lượng là những ví dụ cho thấy biến đổi để phát triển.
- Căn cứ vào nội dung của biến đổi:
Biến đổi cơ cấu, biến đổi chi phí, biến đổi quy trình, biến đổi văn hoá, biến đổi con người.v.v.
Biến đổi cơ cấu: Là biến đổi về quy mô, chức năng, nhiệm vụ bên trong của
tổ chức trong những mức độ và phạm vi nhất định. Các hình thức cơ bản nhất của
loai hình biến đổi này là: Sáp nhập, tái cấu trúc tổ chức, hợp nhất các tổ chức .v.v.
Biến đổi chi phí (các yếu tố đầu vào của một tổ chức): Đó là biến đổi về chi
phí đầu vào và chi phí đầu ra so với những kế hoạch dự tính ban đầu. Biến đổi này
có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các mục tiêu trong thực tế. Đối với mỗi tổ
chức thì biến đổi về chi phí thường liên quan đến việc cắt giảm chi phí đầu tư không
cần thiết, hoặc không hiệu quả. 10
Biến đổi khách hàng: Đây là những dịch chuyển về đối tượng sử dụng sản
phẩm, hàng hóa mà tổ chức cung cấp. Bên cạnh đó còn là sự biến đổi về tiêu chuẩn
đối với hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng mong đợi tổ chức sẽ cung cấp.
Biến đổi chiến lược: Là những điều chỉnh về mục tiêu, chiến lược của các tổ
chức trong những thời kỳ nhất định.
Biến đổi quy trình: Là những biến đổi về cách thức thực hiện công việc: quy
trình ra quyết định quản lý; quy trình xử lý thông tin. Biến đổi quy trình thường
nhằm mục tiêu thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn.
Biến đổi văn hoá: Đây là những biến đổi tập trung vào khía cạnh “giá trị” của
tổ chức như sứ mệnh, trách nhiệm và triết lý tổ chức.v.v.
Biến đổi nhân lực: Số lượng, chất lượng.v.v.
- Theo lĩnh vực của đời sống xã hội:
Biến đổi kinh tế: Là những biến đổi diễn ra trên các khía cạnh khác nhau của
đời sống và hoạt động kinh tế: khủng hoảng kinh tế, tái cơ cấu nền kinh tế,v.v.
Biến đổi xã hội: Đây là một hiện tượng rất phổ biến: Biến đổi dân số, sinh kế,
lao động – việc làm,v.v.
Biến đổi chính trị: Các quan điểm chính trị, chính sách, cơ chế quản lý,
phương thức sử dụng quyền lực chính trị, quan hệ giữa nhà nước – công dân,v.v.
Biến đổi văn hóa: Những biến đổi về hệ giá trị, niềm tin, chuẩn mực hành vi
ứng xử giữa người với người,v.v
Biến đổi khoa học – công nghệ: Các xu hướng và thành tựu của khoa học
công nghệ được ứng dụng vào đời sống có thể làm thay đổi năng suất, quy trình,
phương thức tồn tại của con người.
Biến đổi đạo đức: Là những thay đổi các chuẩn mực đánh giá ở mỗi thời kỳ:
Chuẩn mực về cái đẹp, cái chân lý,v.v. 11
Biến đổi tôn giáo: Hình thức tôn giáo mới, hệ thống nghi lễ, niềm tin tôn giáo
được điều chỉnh cho phù hợp với thời đại.
Sự phân loại trên chỉ có ý nghĩa tương đối nhưng cũng cho chúng ta thấy một
điểm là các hình thức biến đổi là rất đa dạng và phong phú. Vì thế, nhận thức được
những biến đổi trong tổ chức là rất quan trọng.
1.1.3. Tác động của “biến đổi”
* Tác động tích cực
- Biến đổi có ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống. Biến đổi luôn tạo
ra những cơ hội và thách thức đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi tổ chức.
- Những biến đổi tích cực bao giờ cũng mang lại sức mạnh, củng cố sự vững
chắc và ổn định. Đối với cá nhân, cơ hội có được từ biến đổi sẽ làm phong phú con
đường sự nghiệp và cuộc sống của bản thân.
- Nếu dự đoán được những biến đổi một cách chủ động, tổ chức sẽ được an
toàn, các quyết định quản lý sẽ có tính khả thi cao hơn, hiệu quả mang lại sẽ lớn
hơn. Qua việc giải quyết biến đổi, nhà quản lý có thể tạo ra sự đồng thuận của các
thành viên trong tổ chức, chuyển hoá được những phản ứng tiêu cực thành những
phản ứng tích cực của nhân viên.
- Biến đổi tạo ra lợi thể cạnh tranh nhất định. Chẳng hạn như có thêm những
nguồn lực mới, những công nghệ mới, năng suất cao hơn, hiệu quả cao hơn.v.v.
- Những biến đổi tích cực sẽ tạo ra cơ hội cho sự phát triển của cá nhân và tổ chức.
* Tác động tiêu cực
- Harold Geneen đã nói thì “sự hoang mang sẽ luôn là một phần của quá
trình biến đổi”. Khi có biến đổi xảy ra có thể tạo ra những phản ứng tiêu cực của
con người. Một số người có cảm giác bi quan, bị mất mát khi nghĩ rằng tương lai
thật lạ lẫm và nhiều rủi ro. Đây chính là nguyên nhân làm cho những biến đổi
không dễ dàng được chấp nhận. 12
- Tất cả những biến đổi có thể tiềm ẩn những nguy cơ, rủi ro, mất mát và ảnh
hưởng đến một số nhóm lợi ích.
- Khi biến đổi diễn ra, con người sẽ có phản ứng tự vệ theo bản năng: thu
mình lại vào thế giới riêng, cân nhắc từng lời ăn, tiếng nói, hạn chế ra quyết định
hoặc sẽ xuất hiện nhiều phản ứng thái quá (chống đối quyết liệt với các cấp quản
lý..) hoặc buông xuôi.v.v.
- Đối với mỗi tổ chức, tác động tiêu cực nhất do biến đổi tạo ra đó chính là
sự chống lại kế hoạch. Đây không chỉ là tình trạng xuất hiện ở những người tiêu cực
mà là có cả ở những người tận tuỵ, nhiệt tình. Nhìn chung, những người này cho
rằng kế hoạch mới đồng nghĩa với mất mát. Họ thường coi sự mất mát này sẽ lớn
hơn cả lợi lộc mà thực hiện kế hoạch mang lại.
1.1.4. Nguồn gốc của “biến đổi”
Có nhiều cách giải thích khác nhau về nguyên nhân của biến đổi nói chung.
Theo quan điểm của các nhà triết học duy vật biện chứng sơ khai cổ đại Trung Hoa
(Lão Tử) thì nguyên nhân của biến đổi là do sự tương tác của các mặt đối lập. Các
nhà triết học duy tâm, tôn giáo thì lại viện dẫn “cú hích của Thượng đế” để lý giải
cho sự vận động, biến đổi của các sự vật, hiện tượng trên thế giới. Trong khi đó, từ
quan điểm biện chứng duy vật, Các Mác lại cho rằng mâu thuẫn biện chứng giữa
các mặt đối lập chính là nguồn gốc khách quan nhất của mọi quá trình vận động và biến đổi.
Theo quan điểm và cách tiếp cận về quản lý biến đổi trong tổ chức, chúng tôi
cho rằng có 2 nguyên nhân cơ bản là: Nguyên nhân bên ngoài và nguyên nhân bên trong. 13
* Nguyên nhân bên trong tổ chức
Trong nhiều trường hợp, những đổi lại bắt nguồn từ chính bên trong của tổ
chức. Những nguyên nhân có thể đến từ việc: điều chỉnh cơ cấu, cắt giảm chi phí,
điều chỉnh quy trình và biến đổi các giá trị văn hóa tổ chức, con người.v.v.
- Điều chỉnh cơ cấu:
Đây chính là hoạt động liên quan đến việc sắp xếp bố trí lại cơ cấu và có thể
chuyển đổi từ mô hình này sang một mô hình mới hiệu quả hơn.
- Cắt giảm chi phí đầu vào:
Các chương trình này chủ yếu tập trung vào việc cắt giảm những hoạt động
không cần thiết hoặc thực hiện những phương pháp thu hẹp tối đa chi phí hoạt động.
- Điều chỉnh quy trình:
Những biến đổi này bắt nguồn từ việc điều chỉnh cách thức thực hiện công
việc hiệu quả hơn. Chẳng hạn như xây dựng lại quy trình phê duyệt các kế hoạch,
xử lý thông tin hoặc thậm chí các đưa ra quyết định. Việc điều chỉnh quy trình
thường nhằm thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn.
Văn hóa tổ chức: Những thay đổi hệ giá trị cũng là một nhân tố tạo ra biến đổi trong tổ chức.
* Nguyên nhân bên ngoài tổ chức
Những biến đổi bên trong của một tổ chức cũng có thể bắt nguồn từ những
nguyên nhân đến từ bên ngoài như:
- Nguyên nhân kinh tế:
Đó là sự ảnh hưởng của đời sống kinh tế đến các hoạt động cơ bản của con
người và xã hội. Tuy những biến đổi trong đời sống kinh tế diễn ra khá chậm nhưng
có một sức mạnh khó lường và khó xoay chuyển được (khách quan). Chẳng hạn, 14
những biến động của thị trường, nhu cầu khách hàng.v.v. có thể ảnh hưởng một
cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi hoạt động trong các tổ chức.
Hiện nay, toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ đến tất cả các hoạt
động của đời sống xã hội và tạo nên “thế giới phẳng”. Bất kỳ biến đổi nhỏ nào của
nó cũng sẽ ảnh hưởng đến tất cả các chủ thể trong xã hội. Vì thế, buộc các tổ chức
phải được quản lý, điều hành theo hướng có khả năng thích nghi cao nhất và vượt
lên trên những biến đổi bất ngờ ở mọi cấp. Các nhà quản lý cũng cần lập trước kế
hoạch cho những tình huống bất ngờ xảy ra để có phương án giải quyết kịp thời.
- Nguyên nhân xã hội:
Những xu hướng chung trong xã hội, chính trị, pháp lý, văn hoá, dân số, lao
động việc làm.v.v. đều có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến tổ chức. Đặc biệt,
với sự bùng nổ của thông tin thì tốc độ ảnh hưởng của các nhân tố xã hội đến tổ
chức ngày càng lớn hơn.
- Nguyên nhân về công nghệ:
Cuộc cách mạng công nghệ thông tin với tốc độ ngày càng gia tăng đã ảnh
hưởng mạnh mẽ đến hoạt động của mọi tổ chức, làm thay đổi phương thức tồn tại
và hoạt động của tất cả các tổ chức.
- Nguyên nhân khách quan khác:
Chúng ta không thể liệt kê được hết các nguyên nhân khách quan khác có thể
dẫn đến những biến đổi trong quản lý, nhưng việc chỉ ra được một số nguyên nhân
cơ bản có thể giúp cho các nhà quản lý xác định và lựa chọn được những giải pháp
ứng phó phù hợp. Trong thực tế, có những nhân tố sau có thể sẽ dẫn đến những biến
đổi trong chính sách quản lý của các tổ chức:
+ Thiên tai và tai nạn: Động đất, sóng thần, lũ lụt, hoả hoạn hoặc những tai
hoạ khác. Thiên tai và tai nạn có thể ảnh hưởng một cách gián tiếp hoặc trực tiếp
đến hoạt động của tổ chức. 15
+ Thảm hoạ về môi trường, dịch bệnh: Không giống như thiên tai, những
thảm hoạ về môi trường có thể không phải bắt nguồn trực tiếp từ tổ chức nhưng nó
cũng có ảnh hưởng nhất định. Tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm hoặc phải có trách
nhiệm giải quyết chúng.
+ Sự cố kỹ thuật: Hỏng hóc máy móc bị tê liệt sẽ có ảnh hưởng nghiêm trọng
đến hoạt động của tổ chức: Nhân viên không thể làm việc, thông tin liên lạc bị gián
đoạn, các giao dịch bị ngừng trệ.v.v.
Nhìn nhận các nguyên nhân dẫn đến biến đổi, James Canton trong cuốn
“Tương lai khác thường (trang 17)” đã chỉ ra 5 yếu tố xác định biến đổi trong tương lai:
1. Tốc độ: Mức độ thay đổi sẽ nhanh mạnh, toàn diện và sẽ đụng đến mọi
khía cạnh của cuộc sống.
2. Tính phức tạp: Một lượng đột biến trong nhóm lực lượng có vẻ không có
liên quan gì sẽ có tác động trực tiếp lên mọi điều từ lối sống cho đến công việc, an
ninh cá nhân, tổ chức và quốc gia.
3. Rủi ro: Các rủi ro mới, các rủi ro cao hơn và nhiều mối hiểm họa hơn từ
khủng bố đến tội phạm, biến động kinh tế toàn cầu sẽ làm thay đổi mọi mặt cuộc sống của bạn.
4. Sự thay đổi: Các sự điều chỉnh mạnh mẽ trong công việc, trong cộng đồng
và trong các mối quan hệ của bạn sẽ buộc bạn phải nhanh chóng thích ứng với các thay đổi triệt để.
5. Bất ngờ: Đôi khi tốt, đôi khi khó tưởng tượng nổi. Sự bất ngờ sẽ trở thành
một chuyện thường ngày trong cuộc sống của bạn, thường xuyên thử thách tính nhạy cảm và tính logic. 16
1.2. Bản chất của “quản lý biến đổi ”
1.2.1. Khái niệm “quản lý” và “quản lý biến đổi ”
* Khái niệm quản lý
- Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể
quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu
của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.
- Quản lý biến đổi là một loại hình quản lý vừa có tính phổ biến vừa có tính
đặc thù của tổ chức.
* Quản lý biến đổi
- Chúng ta cũng đã được chứng kiến những biến đổi to lớn và không thể
cưỡng lại được trong các tổ chức trong suốt thập kỷ 80 – 90 của thế kỷ XX khi mà
những nhà quản lý phải tìm cách đối phó với những vấn đề mới của toàn cầu. Trong
thế kỷ XXI các nhà quản lý sẽ tiếp tục phải đương đầu với những biến đổi mới cả
về kinh tế - chính trị - xã hội.
- Không chỉ các quốc gia mà cả các tổ chức lớn cũng đều trải qua những biến
đổi sâu sắc và mạnh mẽ. Vì thế, có thể hiểu tại sao người ta đã dành nhiều công sức
để trình bày về những vấn đề liên quan đến quản lý biến đổi nhằm có thể chuẩn bị
cho những nhà quản lý tương lai. Sách báo phổ thông và những cuốn sách bán chạy
nhất cũng đã cảnh báo những nhà quản lý rằng, tương lai của các tổ chức phụ thuộc
vào khả năng quản lý biến đổi. Sách báo chuyên ngành quản lý thì khẳng định rằng
biến đổi là một điều kiện phổ biến, liên tục và thường xuyên đối với tất cả các tổ
chức (James.L Gibson, Quản trị học căn bản, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2000, tr561).
Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý biến đổi:
- Tại hội thảo về “Quản lý biến đổi ” do Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) và
Trung tâm Năng suất Việt Nam (VPC) tiến hành năm 2006, tiến sỹ J.Harrrington 17
cho rằng: Quản lý biến đổi là một hệ thống các giải pháp nhằm giảm thiểu những
tác động tiêu cực mà biến đổi đã tạo ra cho tổ chức.
+ Tác giả Nguyễn Hữu Lam trong chuyên đề về Lãnh đạo và quản lý giảng
dạy tại chương trình Đào tạo chính sách công của Học viên chính sách công Lý
Quang Diệu (Singapore) cho rằng: Bản chất của quản lý biến đổi là mọi phương
thức dẫn tổ chức thích ứng với trạng thái của môi trường mới. Trạng thái A QUẢN LÝ Trạng thái A' BIẾN ĐỔI
- Một quan niệm khác cho rằng: Quản lý biến đổi được hiểu là tất cả mọi quá
trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức mạnh cho tổ chức, từ việc áp
dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại hoạt
động, liên kết hoặc hợp nhất với tổ chức khác, tái cơ cấu các bộ phận, đến nỗ lực tối ưu
hóa phong cách văn hóa tổ chức4.
- R.Heller lại cho rằng xác định bản chất của quá trình biến đổi, lập kế
hoạch, tổ chức thực hiện, củng cố những kết quả .v.v. là nhiệm vụ cơ bản của quản
lý biến đổi trong thời đại hiện nay.
- Theo H.Koontz thì các quá trình biến đổi sẽ dễ dàng hơn nếu nó được tiến
hành tuần tự, theo những nguyên tắc nhất định và được quản lý. Có thể nói, quản lý
biến đổi là một sáng tạo trong mô thức quản lý nhằm “kết hợp hoàn chỉnh các
nguồn lực một cách hiệu quả. Mô thức này – quản lý biến đổi – vừa có thể điều
khiển được những quá trình đang diễn ra, đồng thời có sự dự báo và kế hoạch hoá
cho sự vận động của đối tượng trong tương lai”.
G.Hamel và B. Breen trong cuốn sách Tương lai của quản trị (Nxb Đại học
Kinh tế quốc dân, 2010) lại tiếp cận về quản lý biến đổi theo hai hướng: Nhiệm vụ
và mục tiêu của quản lý biến đổi.
4 Theo: http//www.changemanagement/concept/detail.htm 18
Nhiệm vụ của quản lý biến đổi là:
1. Đẩy mạnh tốc độ đổi mới chiến lược trong tổ chức
2. Tiến hành đổi mới trong công việc của mọi người, mọi ngày
3. Tạo ra môi trường làm việc hấp dẫn giúp nhân viên thể hiện hết khả năng của họ.
Mục tiêu của quản lý biến đổi là xây dựng nên các tổ chức có khả năng đổi
mới liên tục và không phải trải qua khủng hoảng. Điều này có nghĩa là tổ chức đã
tăng khả năng tự điều chỉnh của mình trước những biến đổi của môi trường bên
trong và bên ngoài tổ chức.
Trên cơ sở tiếp cận quản lý biến đổi là một nội dung của quản lý khủng
hoảng, các chuyên gia nghiên cứu và tư vấn quản lý đã khẳng định: Quản lý biến
đổi bắt đầu bằng cách rà soát kỹ lưỡng các rủi ro của tổ chức và nhận diện những
nguy cơ có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng (Quản lý khủng hoảng, tr14).
Có thể nói, coi quản lý biến đổi là một nội dung của quản lý khủng hoảng và
ngược lại là quan điểm rất phù hợp với cách tiếp cận về quản lý hiện đại.
P. Drucker là một chuyên gia về quản lý tích hợp và thích nghi, dựa trên kinh
nghiệm của mình, ông đã cho rằng:
Quản lý biến đổi là đi trước sự biến đổi, biết cách tìm ra biến đổi thích hợp
và biết cách thực hiện hiệu quả các biến đổi đó cả bên trong cũng như bên ngoài.
Nội dung của quản lý biến đổi tập trung vào các nhiệm vụ sau:
1. Các chính sách xây dựng tương lai
2. Phát hiện và dự kiến sự biến đổi
3. Có biện pháp thích hợp để tạo sự thích ứng với biến đổi cả ở trong và ngoài tổ chức
4. Các chính sách để cân bằng tổ chức
(Những thách thức của quản lý trong thế kỷ XXI, tr112) 19