Bài tập lớn môn kỹ năng làm việc nhóm

lOMoARcPSD| 36006477
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ----- ----- BÀI TẬP LỚN
MÔN HỌC KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Giảng viên hướng dẫn: TS. Bùi Thị Quyên
Sinh viên thực hiện: Đoàn Thu Huyền
Mã sinh viên: 20051064
Lớp: QH-2020-E-KT-CLC-1
Hà Nội, tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC lOMoARcPSD| 36006477 LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, kỹ năng làm việc nhóm trở thành một kỹ nặng
trong quan trọng đối với mỗi cá nhân của con người. Đặc biệt, với sự phát triển của
khoa học kỹ thuật, khi thế giới đang hướng tới nền kinh tế công nghiệp hóa – hiện đại
hóa, lượng tri thức ngày càng phát triển thì yêu cầu về chất lượng làm việc của con
người ngày càng nâng cao và nhu cầu làm việc nhóm càng trở nên cần thiết.
Kỹ năng làm việc nhóm ( Teamwork skills) là một kỹ năng với khả năng thiết lập và
duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên trong cùng một nhóm từ đó
hướng tới một mục tiêu chung. Vì thế để có thể phát triển bản thân cũng như hoàn
thành những mục tiêu lớn không thể thiếu được việc làm việc nhóm.
Từ đó môn học Kỹ năng làm việc nhóm là một môn học có ích và rất cần thiết đối với
các bạn sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường. Môn học này sẽ giúp cho các bạn
năm được những kiến thức cơ bản về làm việc nhóm, những vai trò quan trọng của
làm việc nhóm trong học tập cũng như trong cuộc sống tương lai. Kỹ năng làm việc
nhóm sẽ giúp cho các bạn sinh viên trang bị nhiều kiến thức, kỹ năng cũng như là kinh
nghiệm làm việc khi mà có thể tham gia các buổi thực hành, thảo luận. NỘI DUNG
Phần 1: Anh/chị đã và đang tham gia vào (những) nhóm làm việc nào? Vai trò và
đóng góp của anh/chị với nhóm đó ra sao? Đánh giá sự tương tác giữa các thành
viên trong (những) nhóm đó.
Với sự phát triển của xã hội ngày nay, việc tích lũy những kinh nghiệm, những bài học
từ việc tham gia làm việc nhóm đang trở thành một “bàn đạp” giúp cho những bạn sinh
viên có cho mình những kỹ năng cũng như những kinh nghiệm cơ bản. Làm việc nhóm
không chỉ giúp cho cá nhân phát triển mà còn giúp cho các nhóm khác nhau trong xã
hội, quốc gia và toàn thế giới có thể phát triển.
Đối với bản thân em, từ khi trở thành một sinh viên đại học em đã tự tạo rất nhiều cơ
hội cho mình để có thể phát triển bản thân bằng cách tham gia nhiều nhóm hoạt động
tập thể của trường cũng như là những hoạt động bên ngoài trường. Trong đó có 3 nhóm lOMoARcPSD| 36006477
hoạt động em cảm thấy tâm đắc nhất và mỗi nhóm làm việc lại cho em những cảm xúc,
kinh nghiệm và bài học khác nhau:
• Nhóm Sứ giả sinh viên tỉnh Thái Bình của đại học Kinh tế - đại học quốc gia Hà Nội
• Nhóm Nghiên cứu khoa học sinh viên Team DHA
• Nhóm làm việc tại nhà hàng Cowboy Jack’s
1. Nhóm Sứ giả sinh viên tỉnh Thái Bình
a. Khái quát về nhóm
- Nhóm Sứ giả sinh viên tỉnh Thái Bình được lập và tách nhỏ từ nhóm Sứ giả
sinh viên của trường Đại học Kinh tế. Với mục đích dễ dàng quản lý các bạn sứ giả hơn.
- Sứ giả sinh viên UEB là những bạn sinh viên năng động, nhiệt tình, không ngại
khó, ngại khổ với mục tiêu:
• Quảng bá thương hiệu UEB – VNU tới các bạn học sinh, phụ huynh THPT
• Lan tỏa những thông tin tuyển sinh đại học tới học sinh, giáo viên, phụ huynh các trường THPT
• Luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ học sinh THPT trong suốt quá trinh đăng
ký, lựa chọn ngành, đại học.
• Hỗ trợ các bạn tân sinh viên trong quá trinh nhập học vào UEB
• Thành lập nhóm sinh viên cùng tỉnh để có thể tạo sự gắn kết, hỗ trợ,
giúp đỡ trong học tập và đời sống.
• Nhóm sứ giả sinh viên tỉnh Thái Bình là nhóm gồm 11 thành viên đến
từ các huyện trong tỉnh Thái Bình. Với mong muốn có thể lan tỏa, quảng
bá thương hiệu UEB -VNU tới nhiều em học sinh trong tỉnh Thái Bình
nhiều hơn. Khi lên đại học với một môi trường mới đầy bỡ ngỡ các em
học sinh có thể tìm thấy được đồng hương của mình, từ đó có thể giao
lưa và hòa nhập với môi trường mới này nhanh hơn.
b. Vai trò của bản thân trong nhóm
Với sự tin tưởng và sự mạnh dạn của bản thân, ngay từ khi thành lập nhóm sứ
giả của các tỉnh em đã tự ứng cử mình cho vị trí Leader của nhóm. Trước khi lOMoARcPSD| 36006477
vào nhóm việc đầu tiên bản thân cần làm đó là phải cho mọi người thấy được
rằng mình sẽ trở thành một Leader tốt, có thể dẫn dắt team hoạt động hiệu
quả, sôi nổi trong suốt quá trình tuyển sinh.
Việc đầu tiên khi tham gia một nhóm làm việc nào đó chúng ta đều cần bầu
ra một trưởng nhóm có thể dẫn dắt mọi người hoàn thành nhiệm vụ một cách
tốt nhất do các anh chị điều phối viên, phòng Đào tạo đưa ra. Khi nhóm làm
việc được thành lập, dựa trên được những khả năng cùng với sự mới mẻ của
các bạn tham gia trương trình lần đầu, có nhiều bạn ứng cử được trở thành
Leader của nhóm. Với sự tự tin, mạnh dạn, mong muốn có những trải nhiệm
mới em đã ứng cử trở thành Leader của nhóm. Sau khi được đưa ra những
câu hỏi tình huống từ anh Điều phối viên đó là “ Giả sử 2 bạn là leader của
team Thái Bình; và trong team có một người chị rất hay chậm deadline; luôn
làm trễ việc của nhóm. Nhưng mặt khác ng chị này lại rất hay giúp đỡ 2 bạn
trong mặt học tập và đời sống hàng ngày. Vậy khi phải gửi báo cáo với điều
phối viên về tình hình tiến độ của nhóm; hai bạn sẽ xử lý như thế nào ?”. Thì
em đã trả lời rằng “Đầu tiên nếu được giao trọng trách là 1 leader trong team,
việc đầu tiên em cần làm là thông nhất cách làm việc để mọi việc diễn ra 1
cách trơn tru và đặc biệt là việc đúng deadline. Trong trường hợp có người
lớn tuổi hơn mình làm việc không đúng deadline thì việc đầu tiên là xem xét
vấn đề, sau đó nói chuyện riêng với chị ấy (hỏi han, giúp đỡ trong quá trình
tiếp theo). Sau đó nếu còn tái phạm thì sẽ góp ý thẳng thắn trong team và
cũng coi như nói cho tất cả những người còn lại rút kinh nghiệm. Mọi lời nói
đều trên tinh thần góp ý và hướng đến mục đích chung. Sau khi đã góp ý thì
em sẽ theo dõi, quan sát cách làm việc của chị và viết báo cáo về tình hình
cũng như những tiến bộ của các thành viên 1 cách khách quan không kiêng
nể. Chỉ có thẳng thắn nhìn nhận vấn đề thì mới tìm ra cách khắc phục. Còn
việc chị ý giúp đỡ em thì đó chỉ là cá nhân em được lợi và em cảm ơn vì điều
đó.”. Tuy câu trả lời chưa được hoàn chỉnh cũng như xuất sắc nhưng anh điều
phối đã quyết định chọn em làm Leader của team sứ giả Thái Bình.
Những công việc đã làm trong nhóm:
• Chương trình sứ giả sinh viên hoạt động trên phương diện đó là online
và offline vì thế công việc cũng sẽ được chia thành 2 mảng chính đó là lOMoARcPSD| 36006477
hoạt động trên mạng xã hội và tiến hành đi về các trường THPT để tư vấn tuyển sinh.
• Về mảng hoạt động online: thực hiện việc chia sẻ thông tin tuyển sinh
của trường về trang cá nhân facebook, chia sẻ lên các hội nhóm học tập
cũng như về các trang fanpage của các trường THPT. Giải đáp thắc mắc
của các em học sinh cũng như phụ huynh liên quan tới phương thức
tuyển sinh của trường. Sau đó sẽ viết báo cáo theo tháng về những hoạt
động của thành viên và từ đó đánh giá được những thành viên nào tích
cực và thành viên nào chưa tích cực.
• Về mảng hoạt động offline:
Lên kế hoạch cụ thể trước khi về các trường THPT tuyển sinh. Sẽ có
những bản kế hoạch được đưa ra và với mốc thời gian cụ thể. Chốt
danh sách những bạn có thể tham gia cùng team và những bạn không
thể tham gia khi có lí do hợp lí. Tiếp sau đó, dựa trên kế hoạch đã triển
khai có thể đi về được những trường nào, em đến phòng tuyển sinh của
trường lấy poster tuyển sinh cũng như là lấy giấy giới thiệu của thầy
Hiệu trưởng. Tờ giấy này sẽ giúp cho cả nhóm có thể vào tuyển sinh
các trường một cách dễ dàng hơn khi trình lên ban Giám hiệu của nhà
trường. Em sẽ tính toán trước được số lượng poster cần phải có cũng
như là phiếu data từ phòng tuyển sinh. Phiếu data là phiếu sẽ ghi lại
các thông tin cơ bản của các bạn học sinh. Phiếu data này rất quan trọng
vì nó là một cơ sở để đánh giá được lượng data thu về của team Thái Bình
Tiếp theo đó là có kế hoạch hẹn nhau tại một địa chỉ vì đa số các bạn
sẽ có những địa chỉ xa nhau. Cần có một kế hoạch cụ thể về thời gian
cũng như là một địa chỉ dễ tìm cho các thành viên trong nhóm. Từ đó
sẽ tính toán được khoảng thời gian sẽ dành cho từng trường.
Khi về đến các trường THPT: vì kế hoạch diễn ra trong thời gian dịch
bệnh Covid -19, nên để được vào trường trước hết cần phải xin phép
các bác bảo vệ của trường. Với vị trí là một Leader của nhóm thì em
đã đứng ra thực hiện công việc này. Sau khi xin phép xong các bác tiến
hành đo thân nhiệt cũng như ghi chú vào sổ khách của các bác thì em lOMoARcPSD| 36006477
và cùng một bạn khác cầm theo thư giới thiệu và được sự đồng ý của
ban giám hiệu chúng em đã đi từng lớp để bắt đầu kế hoạch tuyển sinh
của mình. Có một số khó khăn khi về các trường THPT như là các bạn
đang trong đợt thi cử, các bác bảo vệ làm khó thì nhóm đã có những
hướng giải quyết rằng sẽ tiến hành đi đến những trường khác
và gọi về cho phòng tuyển sinh để có thể trợ giúp.
Hình 1: Hình ảnh tuyển sinh tại trường THPT Vũ Tiên – Vũ Thư
Đánh giá kết quả hoạt động của các thành viên trong nhóm dựa trên
minh chứng các bạn đã gửi về.
Hình 2: bảng kết quả đánh giá hoạt động của team sứ giả sinh viên Thái Bình lOMoARcPSD| 36006477
c. Đánh giá sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm.
Theo cá nhân em, nhóm làm việc khá hiệu quả. Giữa các bạn luôn có sự gần gũi
với nhau vì cùng là đồng hương Thái Bình với mong muốn là sẽ có nhiều bạn
học sinh từ Thái Bình biết đến trường và có nhiều đồng hương Thái Bình học
cùng trường hơn. Các bạn đều là những người cởi mở, luôn sẵn sàng với những
công việc được giao. Đặc biệt khi đi về các trường các bạn đèu cảm thấy đây là
một trải nghiệm rất vui, thú vị vì được các em đón tiếp một cách nồng nhiệt và
phấn khởi. Không có những xung đột trong nhóm vì các bạn đều đồng thuận
với những gì mà bên Phòng Tuyển sinh đưa ra. Do đó có thể đánh giá được
nhóm Sứ giả sinh viên tỉnh Thái Bình hoạt động rất tốt và đã để lại được nhiều
kinh nghiệm, bài học cũng như là kỉ niệm cho mỗi thành viên.
2. Nhóm nghiên cứu khoa học sinh viên – Team DHA
a. Khái quát nhóm
Nhóm được thành lập bới 5 thành viên trong cùng một lớp với mục tiêu có thể
vận dụng và thực hành những lý thuyết từ các môn học đã học trong chương
trình để giải quyểt vấn đề trong thực tế dưới sự hướng dẫn của thầy cô giảng
viên. Các thành viên trong nhóm đều có những yếu tố sau để có thể thành lập
nhóm Nghiên cứu khoa học
• Có sự đam mê về tìm tòi, khám phá những vấn đề trong xã hội, cũng
như các vấn đề liên quan tới kinh tế
• Các thành viên trong nhóm cũng đã từng hoạt động nhóm trước đây
• Có cùng chung mục đích là: có thể đạt giải trong cuộc thi Nghiên cứu khoa học của Khoa
• Ý chí quyết tâm và kiên trì khi tham gia
• Có sự tin tưởng, lắng nghe giữa các thành viên
b. Vai trò trong nhóm
Vì được các bạn tin tưởng nên em đã được các bạn bầu làm trưởng nhóm. Làm
nhóm trưởng nghiên cứu khoa học khác với làm nhóm trưởn của Sứ giả sinh
viên. Khi nhận trách nhiệm làm nhóm trưởng của Nhóm nghiên cứu bản thân
em cảm thấy cũng có chút đắn đo. Vì nhóm trưởng của nghiên cứu khoa học
không chỉ là một người thủ lĩnh của nhóm mà còn phải có khả năng như là dẫn lOMoARcPSD| 36006477
dắt các bạn, thuyết phục, có thể truyền cảm hứng nghiên cứu cho các bạn, biết
lập kế hoạch theo thời gian cụ thể để hợp lí với kế hoạc nghiên cứu của Khoa,
Trường đưa ra. Không chỉ thế mà còn cần phải có khả năng giao tiếp vì là người
sẽ liên lạc với giảng viên hướng dẫn trực tiếp nhiều nhất.
Sau khi bầu được trưởng nhóm, giai đoạn tiếp theo đó chính là thảo luận về đề
tài. Ở giai đoạn này là một giai đoạn rất quan trọng khi các thành viên trong
nhóm sẽ có rất nhiều ý kiến khác nhau về việc lựa chọn đề tài của nhóm. Sẽ có
những xung đột nhỏ. Việc em cần làm đó chính là phải có một cái nhìn bao quát
tổng thể cũng như là sẽ tìm hiểu, thu thập thông tin đóng góp của thành viên
trong nhóm. Từ đó sẽ đưa ra những kết luận, những mặt tích cực và mặt tích
cực khi thực hiện đề tài và các thành viên trong nhóm sẽ dựa trên kết luận đó
đánh giá tính hợp lí cũng như là có thể nhìn nhận vấn đề một cách khái quát.
Lúc này việc cần làm không phải đứng về một phía nào mà cần phải dựa trên
những khách quan để có thể nhìn nhận vấn đề một cách đúng đắn nhất cũng
nhưn giải quyết được vấn đề tranh cãi của từng thành viên
Sau khi đã đưa ra được mọi ý kiến khách quan em đã tiến hành những cuộc họp
nhóm. Cuộc họp diễn ra để thống nhất được nguyên tắc làm việc trong nhóm
đã được bản thân em vạch sẵn như là tôn trọng ý kiến của nhau, biết lắng nghe
và chia sẻ những thông tin khi bị vướng mắc về đề tài, và điều quan trọng đó là
cùng nhau cố gắng vì mục tiêu có thể dành được giải thưởng trong cuộc thi của
Khoa. Tiếp theo đó là sẽ tiến hành phân chia công việc của từng thành viên
trong nhóm, nhiệm vụ của em lúc này là cần phải chia sẻ và thống nhất vai trò
của mỗi vị trí để mỗi người sẽ hiểu rõ và quá trình làm việc sẽ được hiệu quả nhất.
Giai đoạn tiếp theo đó là tiến hành thực hiện đề cương sơ bộ và đề cương chi
tiết của đề tài nghiên cứu. Tại giai đoạn này trường nhóm phải phân công được
rõ nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm. Phân chia một cách công bằng và
mọi người có thể cùng nhau tiến hành. Giai đoạn này sẽ một vài khó khăn và là
giai đoạn khó khăn nhất của nhóm. Vì có thành viên từ chối làm phần được
phân công bởi vì thành viên chưa bao giờ đối mặt với công việc trước đây. Việc
của em đã là đó là khích lệ tinh thần các bạn vì nghiên cứu khoa học là một vấn
đề khó và cần phải tốn khá nhiều thời gian cho đến khi có thể hoàn thành đề tài lOMoARcPSD| 36006477
một cách hoàn chỉnh. Mỗi công việc sẽ có những phần khó khác nhau vì thế
việc chia đều các phần công việc cho mọi người là rất quan trọng. Từ đó hướng
các bạn tới mục đích chung cũng như các nguyên tắc ban đầu đã đặt ra.
Giai đoạn tiếp theo đó chính là giai đoạn tất cả mọi người cùng nhau bắt tay vào
thực hiện đề tài. Khi các bạn đã hiểu được vấn đề cũng như đã không còn những
xích míc, xung đột như ban đầu nên em và các bạn đã cùng nhau tiến hánh làm
đề tài. Lúc này mọi người có thể nhận ra được những điểm mạnh, điểm yếu của
bản thân cũng như các thành viên trong nhóm. Sự tin tưởng dần dần được thiết
lập, các ý kiến thảo luận được đưa ra sôi nổi. Lúc này bản thân em tiếp tục giám
sát cũng như nhắc nhở và giúp đỡ các bạn trong nhóm nhận thấy được nhiệm
vụ của mỗi thành viên trong nhóm đều đóng vai trò quan trọng như nhau. Việc
khích lệ cũng như đưa ra những lời khen gợi cho các bạn trong giai đoạn này
nên mỗi khi tìm ra một vấn đề gì đó mới mẻ em đều dành những lời khen cho
các bạn. Điều này tuy nhỏ bé nhưng sẽ là động lực cũng như tạo được cảm hứng
cho các bạn trong nhóm. Vì dịch bệnh Covid – 19 vẫn đang diễn ra nên việc
gặp mặt nhau khá là khó khăn. Vì thế bản thân là một nhóm trưởng em đã có kế
hoạch tổ chức một buổi ăn uống cho mọi người sau khi có thể gặp lại nhau trên trường.
c. Những lợi ích bản thân nhận được sau khi tham gia Nghiê cứu khoa học
sinh viên
Thứ nhất, Sau khi tham gia nghiên cứu khoa học với vai trò làm trưởng nhóm
thì bản thân của em thấy mình trưởng thành lên rất nhiều. Vì bản thân luôn là
người giải quyết những mẫu thuẫn trong nhóm và gắn kết các bạn lại với nhau.
Bên cạnh đó cũng là người động viên và tạo không khí thoải mái tới các bạn
trong nhóm. Khi ở vị trí này đã giúp em có thể thấu hiểu các bạn hơn và biết
các xử xự sao cho phù hợp với từn bạn. Qua đó đã giúp bản thân em có kinh
nghiệm rất nhiều trong việc có thể trở thành một trưởng nhóm tốt.
Thứ hai, biết cách sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, cách trao đổi với mọi
người trong nhóm một cách hợp lí, hạn chế được những tranh cãi. Tuy nhiên
xung đột là điều không tránh khỏi, nhưng em đã biết giải quyết và từ đó nảy
sinh ra được một vào ý tưởng mới cho đề tài nghiên cứu lOMoARcPSD| 36006477
d. Đánh giá sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm
Việc tham gia công việc nghiên cứu khoa học đòi hỏi một khoảng thời gian rất
lâu dài và sự tìm tòi cũng như học hỏi. Trong một nhóm nghiên cứu một người
có thể tập trung làm tốt một khía cạnh của đề tài nhưng không thể am hiểu hết
được tất cả mọi vấn đề ngóc ngách của cả đề tài được. Vì thế sự tương tác cũng
như phân công công việc, nhiêm vụ rất quan trọng vì nó sẽ được khai thác một
cách triệt để. Làm việc nhóm thách thức của mỗi cá nhân đó chính là sự xung
đột. Sẽ có những cá tính riêng khác nhau, mọi người nhìn nhận vấn đề khác
nhau nên việc bất đồng quan điểm là việc không thể tránh khỏi. Một nhóm
nghiên cứu thành công là khi các thành viên luôn cùng nhau chia sẻ thông tin,
cùng nhau bàn luận về vấn đề. Trong nhóm của em, giai đoạn đầu vẫn có bạn
luôn e dè, ngại phải nói ra những ý kiến của mình. Tuy nhiên sau cuộc họp
nhóm cùng những tranh luận trong nhóm đã giúp cho các bạn có được những
tư duy, cởi mở hơn trong việc nói lên quan điểm của mình. Từ đó mỗi khi bắt
gặp một ý kiến mới, các bạn luôn luôn sẵn sàng chia sẻ với mọi người. Và nếu
có những khúc mắc, khó khăn các thành viên trong nhóm sẵn sàng giúp đỡ thành viên còn lại.
Tuy vẫn chưa có kết quả cũng như thành quả cuối cùng nhưng làm việc với các
bạn trong nhóm giúp cho bản thân của em thấy được rất nhiều kinh nghiệm
cũng như bài học khi được tương tác với các bạn. Đây cũng có thể coi là sự
thành công trong việc phát triển các kỹ năng mềm của bản thân em cũng như của các bạn trong nhóm.
Phần 2: Những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của một nhóm.
Nhà vật lý người Đức – Albert Einstein từng nói : “Cuộc sống của tôi và những thành
tựu mà tôi đạt được nhờ sự đóng góp của rất nhiều người. Do đó, tôi phải sống và làm
việc sao cho xứng đáng với những gì họ đã làm cho tôi.” Với sự phát triển của đời sống
xã hội ngày nay, nhóm làm việc tồn tại ngày càng nhiều trong đời sống xã hội đặc biệt
từ trường lớp, các doanh nghiệp, tổ chức vì nó đã mạng lại những hiệu quả cao. Khi làm
việc theo nhóm, thực tế sẽ có rất nhiều những ý kiến, quan điểm khác nhau và dễ gây ra
những mâu thuẫn làm trì trệ công việc và gây ra những hậu quả xấu.
Để một nhóm hoạt động hiệu quả, thành công cần rất nhiều yếu tố. lOMoARcPSD| 36006477
1. Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ
a. Xác định mục tiêu chung
Để có thể đạt được thành công trong công việc thì việc xác định đúng, chuẩn
mục tiêu ban đầu như là một gốc rễ của một cái cây. Cho dù là một cá nhân,
hay một tập thể nào cũng cần phải xác định được đúng mục tiêu mình đề ra
thì mới có thể tính được đến những các bước tiếp theo. Khi mục tiêu càng rõ
ràng, mọi người đều sẽ có thể hiểu và sự hiểu giống nhau dẫn đến được sự
thống nhất hay sự liên kết trong nhóm sẽ tăng lên rất nhiều. Ngược lại, nếu
mục tiêu càng mông lung, không rõ ràng thì sẽ dẫn đến việc nhóm bị mất
phương hướng, trở nên rời rạc, chia rẽ, mọi người sẽ không hiểu nhau và các
nhiệm vụ sẽ không được rõ ràng và sẽ chồng chéo lên nhau không được giải
quyết một cách tốt nhất.
Khi một vấn đề được đưa ra, chúng ta cần xác định đúng mục tiêu dựa theo nguyên tắc SMART
- Special: cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
- Measurable: đo đếm được
- Achievable/Attainable: có thể đạt được bằng chính khả năng
- Realistic/Relevant: thực tế và không viễn vông
- Time bound : thời gian để đạt được mục tiêu đã vạch ra b. Phân công nhiệm vụ
Phân công nhiệm vụ là một bước quan trọng trong việc tiến hành để có thể
đảm bảo được mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, nhiệm
vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm. Để phân
công nhiệm vụ, công việc hiệu quả thì người lãnh đạo cần phải xác định được
rõ vai trò và trách nhiệm đối với với các nhiệm vụ. Từ đó, khi được đảm nhận
vai trò quản lí hay lãnh đạo thì phải nắm rõ được năng lực của từng nhân viên,
chuyên môn của từng người và phân công cho họ những công việc phù hợp.
Sự công bằng trong việc phân công công việc cũng rất cần thiết. Vì thế khi
phân công nhiệm vụ cần phải chú ý những điều sau
- Tập trung truyền đạt lại nhiệm vụ: chỉ khi truyền đạt lại đúng nhiệm vụ,
người được phân công mới có thể nắm bắt được những gì mình phải làm
nên điều này rất quan trọng đối với người phân công công việc lOMoARcPSD| 36006477
- Đúng người đúng việc: việc này sẽ giúp cho những người có đúng chuyên
môn giải quyết được vấn đề một cách tốt nhất. Không nên để những người
chuyên môn khác đi nhận nhiệm vụ không phải đúng sở trường của mình.
Ví dụ: một người ở bộ phận marketing không thể nhận việc của bộ phận Kĩ thuật được.
- Phải rõ ràng trong thời gian thực hiện công việc: khi công việc được giao
cần phải cho thành viên biết được ngày kiểm tra tiến độ và thời hạn hoàn thành công việc.
- Có những kỳ vọng rõ ràng về công việc: việc này như một sự thúc đẩy tạo
động lực để các thành viên hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả nhất.
2. Mội trường làm việc năng động và hiệu quả
Trên thế giới có rất nhiều môi trường làm việc được mọi người ví là môi trường
làm việc lý tưởng. Việc thành lập một môi trường làm việc lý tưởng luôn là mục
tiêu phấn đấu của các tổ chức, doanh nghiệp. Một môi trường làm việc ảnh hưởng
rất lớn tới năng suốt và chất lượng công việc của từng thành viên. Từ đó là bàn
đạp tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy hiệu suốt của thành viên, giúp họ có thể phát
triển năng lực bản thân, năng lực chuyên môn.
a. Các yếu tố để hình thành nên một môi trường làm việc lý tưởng
- Văn hóa giao tiếp: việc giao tiếp tốt sẽ giúp cho các thành viên hoạt động
công việc một cách hiệu quả, trơn tru hơn rất nhiều và có thể giúp bạn có
nhiều mối quan hệ hơn trong học tập cũng như công việc.
- Tinh thân làm việc nhóm cao: đây là một yếu tố quan trọng, chỉ khi mọi
người cùng nhau đoàn kết hướng tới mục tiêu chung đã đề ra thì khi đó
chất lượng công việc được nâng cao lên rất nhiều.
- Chia sẻ và tôn trọng: khi làm việc nhóm sẽ có những ý kiến trái chiều,
những quan điểm khác nhau vì thế cần phải có sự bàn bạc cũng như tôn
trọng các ý kiến và đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhất.
- Một môi trường làm việc cởi mở: một môi trường làm việc thoải mái sẽ
giúp mọi người có thể cởi mở trong cách chia sẻ những vấn đề. lOMoARcPSD| 36006477
- Nắm bắt được khả năng của từng thành viên và có mục tiêu cụ thể: việc
này sẽ giúp cho các thành viên phát huy được tối đa năng lực chuyên môn của mình
b. Nội quy làm việc của nhóm
Nội quy sẽ được đưa ra vào buổi họp đầu tiên của nhóm. Sau đó cần phải tuân
theo những nội quy mà đã đưa ra, nên làm cái gì và không nên làm cái gì.
Việc tuân thủ theo nội quy sẽ giúp môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn.
3. Giao tiếp hiệu quả, lắng nghe và thấu hiểu
a. Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong việc hình thành một
nhóm hoạt động hiệu quả. Tất cả các công việc diễn ra trong nhóm đều phải thông
qua sự giao tiếp nhóm. Công việc có thành công hay không phụ thuộc vào việc
giap tiếp có hiệu quả hay không.
Giao tiếp như một cầu nối giúp cho các thành viên trong nhóm thấu hiểu nhau
hơn. Kỹ năng này được chúng ta sử dụng trong đời sống hằng ngày thường xuyên.
Trong một nhóm, sẽ có những lúc bạn cảm thấy khó có thể diễn đạt ý kiến và gặp
khó khăn khi triển khai ý tưởng cho nhóm. Việc cần làm hãy nói chậm ý, rõ ràng
ý tưởng của mình với mọi người trong nhóm. Giao tiếp cở mở, trung thực và tôn
trọng sẽ được mọi người đưa ra những câu hỏi từ đó có thể làm rõ ý của người
đưa ý kiến. Ngoài ra các phương tiện trao đổi thông tin như điện thoại, laptop
cũng là một vận dụng để duy trì giao tiếp không thể thiếu trong ngày nay.
b. Lắng nghe và thấu hiểu
Khi làm việc nhóm, cần phải lắng nghe và tôn trọng ý kiến đến từ các thành viên
khác. Không phải cứ nói nhiều sẽ thể hiện được bản thân hơn người khác, các
thành viên cần phải lắng nghe ý kiến để biết đối phương nghĩ gì, muốn gì và ý
kiến của họ như thế nào.
Lăng nghe cũng là một kĩ năng quan trọng bên cạnh kỹ năng giao tiếp. Lắng nghe
không chỉ thể hiện được sự tôn trọng của bản thân đối với đối phương mà còn lOMoARcPSD| 36006477
góp phần gắn kết các thành viên trong nhóm với nhau. Điều này như một chiếc
chìa khóe sẽ giúp việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt hiệu quả cao hơn.
4. Giải quyết mâu thuẫn và xung đột trong làm việc nhóm
Xung đột là một vấn đề không thể nào tránh khỏi khi làm việc nhóm. Có rất
nhiều nguyên nhân có thể dãn tới mâu thuẫn khi làm việc nhóm như là sự đối
lập vê vị trí, sự ghen tị, lợi ích, cái tôi,... Thực tế cho rằng mọi xung đột đều bắt
nguồn từ việc giao tiếp kém và không đủ khả năng kiểm soát cảm xúc của bản
thân. Tuy nhiên, xét về mặt tích cực xung đột thực tế là một khía cạnh của việc
tương tác giữa các thành viên. Một nhóm khéo léo khi gặp xung đột sẽ biến cái
xung đột đó trở thành một cơ hội để có thể củng cố nhóm, giúp tăng cường trao
đổi cùng như thúc đẩy được những ý tưởng mới. Đối với những vấn đề quan
trọng, nếu xử lí được một cách chuyên nghiệp sẽ gây ra ít tổn hại cho người
khác và không nên để những ý kiến bất đồng ảnh hướng đến kết quả làm việc của nhóm.
Khi gặp xung đột nhóm cần phải thảo luận, xem xét, phân tích, đánh giá lại các
vấn đề và cần phải giải quyết một cách nhanh chóng. Không nên kéo bè phái,
ủng hộ những xung đột từ một cá nhan nào đó. Thay vào đó cần phải nghĩ giải
pháp và hướng tới mục tiêu chung.
5. Tạo động lực làm việc nhóm
Trước khi bắt tay vào làm côcng việc cần phải tạo động lực để thúc đẩy tinh
thần cho đội nhóm có ý chí làm việc thật tốt. Động lực làm việc như là một
chiếc chìa khóa hữu ích để cho các thành viên trong nhóm đạt được kết quả cao
trong công việc. Những người có động lực, họ luôn sẵn sàng cố gắng phấn đấu
với nhiệm vụ của mình để thoải mãn được mục tiêu đã đề ra. Do đó, đối với
một nhóm làm việc hiệu quả, cần phải có những chính sách khen mang lại
những giá trị lợi ích cho cá nhân. Nhu cầu được mọi người hay lựa chọn nhất đó là - Được trả lương cao
- Được khen thưởng, ghi nhận công lao và sự đóng góp
- Có nhiều cơ hội phát triển bản thân, có cơ hội thăng tiến trong công việc lOMoARcPSD| 36006477
- Môi trường lành mạnh, tích cực và thân thiện - Công việc thú vị và có ý nghĩa.
Nếu có thể đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng tối thiểu của người lao động, chắc
chắn những nhóm làm việc sẽ có những người chăm chỉ, năng động, tích cực và sáng tạo.