Bài tiểu luận kết thúc học phần

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN - HK I Năm học 2023
Môn thi: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Lớp: K15MAKT01 /Ngành: Digital Marketing
Hệ: Chính quy /Đề thi tiểu luận
Tên: Dương Khoa Quân/ MSSV: 2106110118
Câu 1: Theo quan điểm của bạn 03 lỗi sai thường gặp khi tổ chức sự kiện là gì? (2 điểm)
Và giải pháp của bạn để có thể khắc phục việc đó? (2 điểm)
Câu 2: Theo quan điểm của bạn: Người giữ vai trò Trưởng Ban Tổ chức cần có 03 khả
năng nào để có thể lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát sự kiện thành công? (3 điểm)
Nêu ví dụ minh họa cụ thể (2 điểm)
Câu 3: Theo bạn môn Tổ chức sự kiện bạn vừa học đã hỗ trợ bạn những điều gì? (1 điểm)
TP. HCM, ngày…..tháng….năm 2023
Trưởng khoa duyệt đề
Cán bộ ra đề thi
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Ký và ghi rõ họ tên)
Ghi chú: Đọc kỹ đề trước khi làm bài, làm bài ngắn gọn, đủ ý và chú ý phần ví dụ minh họa
Chỉ cần trả lời câu hỏi, không cần làm bài theo cấu trúc tiểu luận BÀI LÀM Câu 1:
- Theo quan điểm của cá nhân tôi, 03 lỗi sai thường gặp khi tổ chức một sự kiện đó là:
+ Chọn địa điểm không thích hợp: Phần lớn ngân sách ban tổ chức sẽ dùng để
thuê địa điểm và những yếu tố liên quan đến địa điểm. Khi chọn địa điểm, sai lầm
thường thấy nhất đó là ban tổ chức chọn địa điểm quá xa hoặc cần phải chi trả số tiền
vượt ngân sách cho phép để thuê địa điểm đó.
+ Quản lý thời gian không tốt: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện nhưng lại không để ý
kỹ đến vấn đề thời gian diễn ra có trùng với dịp nghỉ lễ hay không sẽ dẫn đến một số
sự kiện đã lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị kỹ càng, đến sát ngày lại bị hủy, và có khi
phải bồi thường chi phí, ảnh hưởng đến cả uy tín của cá nhân hay thương hiệu.
+ Hợp đồng tổ chức không rõ ràng: Một hợp đồng được ký kết bởi 02 bên cần
phải được rõ ràng mọi điều khoản nội dung, và được các bên hài lòng và chấp thuận.
Sự thiếu rõ ràng của một hợp đồng có thể đến từ điều khoản không chi tiết, câu từ
dùng không đúng, từ ngữ không rõ nghĩa, hoặc có thể được lý giải bằng nhiều cách
khác nhau, nội dung không chặt chẽ… Không cẩn thận xem kỹ hợp đồng mà đã ký sẽ
dẫn đến một số những rắc rối bất lợi sau này. - Giải pháp khắc phục:
+ Ban tổ chức cần khảo sát những khoản chi tại địa điểm đó, bao gồm cả khoản
chi dự trù phát sinh. Tiếp đến, họ cần phân tích rõ ràng những chi phí, lợi ích và rủi ro
của các địa điểm ưu tiên để so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
+ Ban tổ chức cần lên checklist với các timeline cụ thể, họ cần phải sắp xếp các
công việc theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn.
Bên cạnh đó, họ cần phải biết kiểm soát sự lãng phí thời gian, họ nên cân nhắc cách
sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho họ và đội ngũ của họ để dành thời gian
cho các công việc cần đầu tư hơn.
+ Khi ký kết hợp đồng, ban tổ chức cần chắc chắn rằng bản hợp đồng rõ ràng,
chặt chẽ mọi điều khoản nội dung và được các bên hài hòng, chấp thuận, để khách
hàng không bắt bẻ vì không phải lúc nào họ cũng may mắn có được những khách hàng dễ chịu. Câu 2:
- Theo sự đánh giá chủ quan của tôi về khía cạnh này của chủ đề, người giữ vai
trò Trưởng Ban Tổ chức nếu muốn lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát sự kiện thành
công cần có 03 kỹ năng sau:
+ Kỹ năng lập kế hoạch.
+ Kỹ năng giám sát và quản lý.
+ Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách.
- Ví dụ minh họa cho quan điểm trên: Trưởng Ban Tổ chức của một công ty
chuyên tổ chức sự kiện A muốn tổ chức sự kiện ra mắt dòng sản phẩm Apple iPhone
15 series cho công ty B. Trước tiên, với kỹ năng lập kế hoạch của mình thì người đó sẽ
lập ra một master plan sự kiện, bao gồm mục tiêu, địa điểm và thời gian tổ chức, ngày
triển khai và ngày hoàn thành kế hoạch, ngân sách, v.v. Sau đó, người ấy sẽ sử dụng
kỹ năng đàm phán và lập ngân sách của mình để đàm phán hợp đồng mời tài trợ với
các nhà tài trợ, đồng thời lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho sự kiện. Cuối cùng là quá
trình giám sát và quản lý các công việc diễn ra một cách có thứ tự và trơn tru nhất, từ
các công việc như đón khách, hướng dẫn khách để lại thông tin, v.v đến những nhân
viên hậu cần sẽ giữ những món vật dụng cần thiết để đưa cho các dancer, khách mời
đặc biệt khi đến phần của họ, v.v. Câu 3:
Theo góc nhìn cá nhân của tôi, môn Tổ chức sự kiện vừa học đã hỗ trợ tôi những điều sau:
- Kỹ năng thuyết trình kế hoạch của mình trước đám đông.
- Làm quen với góc nhìn của một marketer khi tổ chức sự kiện.
- Khả năng làm việc nhóm với người khác.
- Phương thức lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện.