Bản photo công chứng và bản sao có giống nhau không?

Bản photo công chứng và bản sao có giống nhau không?
1. Bản photo công chứng và bản sao là gì?
Theo cách giải thích từ ngữ theo Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản
sao được định nghĩa là một bản chụp hoặc bản đánh máy của tài liệu gốc,
bao gồm nội dung đầy đủ và chính xác giống như nội dung ghi trong tài liệu
gốc. Điều này có nghĩa rằng việc cấp bản sao không đòi hỏi sự xác nhận từ
bất kỳ cơ quan nào có thẩm quyền. Mặc dù như vậy, khi đọc định nghĩa này,
nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa bản photo và bản sao.
Để làm sáng tỏ hơn, chúng ta cần tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan hoặc tổ
chức tiếp nhận bản sao theo Điều 6 của Nghị định này:
- Khi luật quy định việc nộp bản sao, cơ quan hoặc tổ chức có trách nhiệm
tiếp nhận bản sao, và không cần phải yêu cầu rằng bản sao phải được chứng
thực, nhưng họ có quyền yêu cầu bản gốc để so sánh. Người tiếp nhận bản
gốc phải đảm bảo tính chính xác của bản sao so với bản gốc.
- Nếu cơ quan hoặc tổ chức cấp bản sao từ tài liệu gốc và bản sao này đã
được chứng thực, họ không cần phải xuất trình bản gốc, trừ khi có căn cứ
cho việc nghi ngờ về tính giả mạo hoặc không hợp pháp của bản sao. Trong
trường hợp đó, họ có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để so sánh hoặc thực hiện xác minh nếu cần.
Theo quy định này, bản sao có thể được chia thành ba loại: bản sao thông
thường, bản sao đã chứng thực và bản sao được cấp từ tài liệu gốc. Vì vậy,
bản photo của một tài liệu gốc (nếu không chứng thực) cũng được xem là
bản sao, bất kể nó được chụp bằng điện thoại, máy ảnh hoặc đánh máy.
Hiện nay, nhiều người vẫn hiểu sai rằng bản sao là bản photo đã được chứng
thực hoặc bản sao được cấp từ tài liệu gốc. Tuy nhiên, đây là một quan điểm
không chính xác, nhưng lại phổ biến trong nhiều cơ quan và tổ chức.
2. Bản photo công chứng và bản sao có giống nhau không?
Mặc dù cụm từ "photo công chứng" hiện đang rất phổ biến trong xã hội,
nhưng cần nhấn mạnh rằng cụm từ này đang được sử dụng không chính xác.
Theo định nghĩa của Luật Công chứng năm 2014, công chứng là quá trình
mà một công chứng viên từ một tổ chức chuyên nghiệp trong lĩnh vực công
chứng xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các văn bản, hợp đồng
và các giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Điều này bao gồm việc đảm bảo
tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch giấy
tờ hoặc văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Ngược lại, theo Nghị định 23/2015, việc chứng thực bản sao từ bản chính là
quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, theo quy định trong nghị
định này, sử dụng bản chính để xác minh rằng bản sao này trùng khớp với bản chính.
Do đó, có thể khẳng định rằng "photo công chứng" mà nhiều người thường
nói đến thực tế là "photo chứng thực." Nếu bản sao là một bản chụp hoặc
bản đánh máy của bản chính và có nội dung đầy đủ và chính xác như nội
dung trong tài liệu gốc, thì "photo chứng thực" là bản sao đã được cơ quan có
thẩm quyền xác nhận là đúng và chính xác so với bản gốc. Điều này có nghĩa
rằng "photo chứng thực" có giá trị pháp lý cao hơn.
Điều 3 của Nghị định 23/2015 cũng xác định như sau:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị tương đương với bản chính trong các
giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác theo luật.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định này
cũng có giá trị tương đương với bản chính đã sử dụng cho mục đích đối
chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác theo luật.
Tuy nhiên, trong thực tế, trong quá trình xử lý thủ tục hành chính, các cơ
quan và đơn vị thường yêu cầu người dân cung cấp bản sao đã được chứng
thực hoặc bản sao từ sổ gốc. Nếu yêu cầu là cung cấp bản sao thông thường,
thì thường đòi hỏi có bản chính để đối chiếu.
Ngoài ra, hiện nay, người dân cũng có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm
quyền cung cấp bản sao điện tử, không chỉ bản sao trên giấy.
3. Các loại bản sao công chứng sử dụng thay cho bản chính
Không phải mọi bản sao đều có khả năng thay thế bản chính trong các giao
dịch. Chỉ có hai loại bản sao sau đây mới có thể làm được điều đó:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Việc cấp bản sao từ sổ gốc là quá trình mà cơ
quan hoặc tổ chức quản lý sổ gốc sẽ dựa vào thông tin trong sổ gốc để tạo ra
một bản sao. Bản sao từ sổ gốc cần phải có nội dung đầy đủ và chính xác
như nội dung ghi trong sổ gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính
là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ sử dụng bản chính
để xác minh và chứng thực rằng bản sao này là đúng và chính xác so với bản
chính. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính bao
gồm Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, phường, thị trấn, cơ quan
công chứng và cơ quan ngoại giao.
Trong cuộc sống hàng ngày, khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân
có thẩm quyền yêu cầu bản sao thay thế bản chính, bạn cần cung cấp một
bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc một bản sao được chứng thực từ bản
chính, và không phải là bản chụp hoặc bản photo.
4. Có đem bản sao đi photo công chứng tiếp được nữa không?
Theo quy định tại khoản 2 của Điều 2 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,
việc chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà các cơ quan hoặc tổ
chức có thẩm quyền sẽ sử dụng bản chính để kiểm tra và xác nhận rằng bản
sao này chính xác và tương tự với bản chính.
Theo Điều 18 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ hoặc văn bản cơ sở
để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:
- Bản chính của giấy tờ hoặc văn bản do các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính của giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập, được xác nhận và
đóng dấu bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Khoản 1 của Điều 20 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: "Người
yêu cầu chứng thực phải cung cấp bản chính của giấy tờ hoặc văn bản làm
cơ sở để chứng thực bản sao, cùng với bản sao cần được chứng thực".
Dựa trên quy định trên, để chứng thực các loại giấy tờ hoặc văn bản do cơ
quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp, người yêu cầu chứng thực phải cung
cấp bản gốc của những loại giấy tờ đó để cho người có thẩm quyền chứng
thực kiểm tra và đối chiếu. Vì vậy, bạn không thể sử dụng bản sao đã được
chứng thực để chứng thực thêm lần nữa. Theo quy định, bạn phải có bản gốc
để cho người có thẩm quyền chứng thực lại bản sao cho bạn.
5. Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu?
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015 không đề cập đến thời hạn có
hiệu lực của bản sao sau khi được công chứng hoặc chứng thực. Vì vậy,
theo quy tắc chung, bản sao sau khi được công chứng hoặc chứng thực
được coi là có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao sau công chứng hoặc chứng thực có thể
được phân loại thành hai loại:
- Bản sao vô thời hạn: Bản sao này được chứng thực từ các tài liệu như bảng
điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô và có giá trị vô thời hạn, trừ khi
bản chính đã bị thu hồi hoặc hủy bỏ.
- Bản sao có thời hạn: Bản sao này được chứng thực từ các tài liệu có thời
hạn xác định, ví dụ như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình
trạng hôn nhân (6 tháng) và CCCD bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn còn
hạn sử dụng của bản gốc.
Trước đây, Bộ Tư pháp đã phát hành Công văn để trả lời kiến nghị của công
dân về thời hạn sử dụng và giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính.
Theo Bộ Tư pháp, hiện nay, pháp luật chứng thực không quy định về thời hạn
sử dụng bản sao sau chứng thực từ bản chính. Theo quy định tại khoản 2
Điều 3 của Nghị định 23/2015 (về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch), bản
sao sau khi chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính
trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác theo luật.
Như vậy, bản sao sau khi chứng thực từ bản chính được coi là có giá trị sử
dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong quá trình chứng thực.
Tuy nhiên, nếu bản chính có sự thay đổi thông tin hoặc nội dung, bản sao đã
được chứng thực trước đó sẽ không còn giá trị và không thể thay thế bản chính hiện tại.
Document Outline

• Bản photo công chứng và bản sao có giống nhau khôn
  • 1. Bản photo công chứng và bản sao là gì?
  • 2. Bản photo công chứng và bản sao có giống nhau k
  • 3. Các loại bản sao công chứng sử dụng thay cho bả
  • 4. Có đem bản sao đi photo công chứng tiếp được nữ
  • 5. Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng trong bao