Báo cáo kết thúc học phần: “Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng – giao dịch. Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật Công chứng

lOMoAR cPSD| 46560390 MỞ ĐẦU
Hiện nay, phần lớn hồ sơ, thủ tục tại các tổ chức hành nghề công chứng chủ
yếu là thực hiện chứng nhận các hợp đồng, giao dịch. Trong nền kinh tế thị trường
việc thực hiện các giao dịch dân sự ngày càng tăng lên về số lượng và tính chất
của sự việc ngày càng phức tạp hơn. Việc này, đòi hỏi Nhà nước phải có những
biện pháp mới để quản lý chặt chẽ cũng như bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của
Nhà nước, tổ chức và của công dân khi tham gia giao dịch. Cùng với sự phát triển
của đất nước thì công chứng đóng vai trò ngày càng quan trọng, góp phần đảm
bảo quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội. Ngoài ra còn góp phần chủ động trong công tác phòng ngừa các tranh
chấp và vi phạm pháp luật, cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ cho cơ quan có
thẩm quyền khi giả quyết các vụ việc có liên quan đến hồ sơ công chứng. Bên
cạnh đó công chứng đóng vai trò phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân khi
tham gia giao dịch dân sự.
Xuất phát từ việc xã hội hoá, hội nhập quốc tế thì pháp luật liên quan đến
quyền, lợi ích hợp pháp của các chủ thể khi thông qua văn bản công chứng góp
phần quan trọng cho quá trình áp dụng các quy định về trình tự, thủ tục công
chứng nói chung và công chứng hợp đồng giao dịch nói riêng. Bên cạnh những
ưu điểm và kết quả đạt được trên phương diện lý luận và thực tiễn thì việc công
chứng hợp đồng – giao dịch vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. Vì vậy, tôi
chọn đề tài: “Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy
trình công chứng hợp đồng – giao dịch. Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật Công
chứng”. Đề tài có bố cục gồm 03 phần: Mở đầu, Nội dung, Kết luận.
NỘI DUNG I. KHÁI NIỆM CÔNG CHỨNG VÀ QUY TRÌNH CÔNG
CHỨNG HỢP ĐỒNG – GIAO DỊCH
1. Khái niệm công chứng
Khái niệm công chứng được quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng
2014 “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công
chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khá
bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, lOMoAR cPSD| 46560390
không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng
nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà
theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện
yêu cầu công chứng”.
2. Khái niệm công chứng hợp đồng, giao dịch
Từ nội dung của khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng có thể hiểu công chứng
hợp đồng, giao dịch là hành vi của công chứng viên chứng nhận tính xác thực,
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp
luật buộc phải công chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp
luật không quy định bắt buộc phải công chứng những người yêu cầu công chứng
tự nguyện yêu cầu. Việc công chứng hợp đồng, giao dịch là hành vi của người đại
diện cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch.
Ngoài ra còn đem lại sự an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn
chặn những giao dịch bất hợp pháp, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật.
3. Khái niệm quy trình công chứng hợp đồng giao dịch
Hiện nay, chưa có một quy định nào nêu rõ quy trình công chứng là gì. Luật
Công chứng năm 2014 chỉ đề cập đến thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch
được quy định tại Mục 1 Chương V – Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
Về ngữ nghĩa, có thể hiểu “quy trình” là trình tự phải tuân theo để tiến hành một
công việc nào đó; còn “thủ tục” có thể hiểu là phương thức, là cách giải quyết
công việc theo một trình tự nhất định và một thể lệ thống nhất, gồm các nhiệm vụ
liên quan chặt chẽ đến nhau, nhằm đạt được một kết quả mà mình mong muốn.
Như vậy, khái niệm quy trình và khái niệm thủ tục có những nét tương đồng
cho nên rất khó phân biệt giữa hai khái niệm. lOMoAR cPSD| 46560390
II. QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP
ĐỒNG – GIAO DỊCH 1. Cơ sở pháp lý
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Chương V –
Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch – Luật Công chứng 2014. Trong
đó, thủ tục chung về công chứng được quy định tại các Điều 40, 41; còn quy trình
công chứng một số hợp đồng, giao dịch cụ thể thì được quy định tại các Điều 54, 55, 56, 57,58, 59, 60.
Ngoài ra nhằm đảm bảo tính hợp pháp của Văn bản công chứng thì trong
quy trình công chứng, các bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch, công chứng viên,
người có quyền, nghĩa vụ liên quan phải đảm bảo các thủ tục được quy định tại
các Điều 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51 – Luật Công chứng 2014.
2. Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theo pháp luật Việt Nam
Quy trình công chứng phải được tuân theo quy định tại Điều 40, Điều 41
Luật Công chứng năm 2014. Tại đây, các nhà làm luật không chia quy trình thủ
tục làm bao nhiêu bước vậy nên tuỳ vào mỗi quan điểm khác nhau mà có thể hiểu
quy trình công chứng có thế có 04 bước hay 05 bước. Nhưng dù chia 04 bước hay
05 bước thì đều phải tuân theo quy trình sau:
Một là, tiếp nhận yêu cầu công chứng;
Hai là, nghiên cứu, xử lý hồ sơ;
Ba là, ký công chứng;
Bốn là, hoàn tất thủ tục công chứng.
2.1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch
Bước tiếp nhận yêu cầu công chứng là bước đầu tiên khi thực hiện việc
công chứng hợp đồng, giao dịch. Bước này vô cùng quan trọng, vì thông qua việc
tiếp nhận yêu cầu công chứng, Công chứng viên có thể trực tiếp trao đổi thông tin
với người yêu cầu công chứng.
Qua việc trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng ở bước này, công
chứng viên đồng thời có thể làm rõ được các vấn đề sau đây: lOMoAR cPSD| 46560390
Thứ nhất, ý chí chủ quan của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch là
gì, có bị ép buộc, lừa dối hay không. Từ đó công chứng viên xác định chính xác
yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin với người
yêu cầu công chứng còn giúp công chứng viên xác định rõ loại hợp đồng, giao
dịch mà các bên đề nghị công chứng.
Thứ hai, khi đã nắm rõ được yêu cầu công chứng mà người yêu cầu công
chứng đưa ra từ đó công chứng viên xác định được hợp đồng, giao dịch dược yêu
cầu công chứng có thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công
chứng mà mình đang làm việc hay không.
Thứ ba, nội dung yêu cầu công chứng có đảm bảo không vi phạm pháp luật
và không trái đạo đức xã hội không. Trên cơ sở đó tìm hiếu, xác định các quy định
pháp luật phù hợp để áp dụng đối với từng hồ sơ yêu cầu công chứng cụ thể.
Sau khi đã xác định chính xác yêu cầu công chứng là loại việc gì, có thuộc
thẩm quyền của tổ chức hành nghề công chứng của mình, xác định được các quy
định pháp luật điều chỉnh quan hệ được xác lập giữa các bên tham gia giao dịch,
công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu
công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng năm 2014:
Một là: phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu số 01 ban hành kèm theo
Thông tư 03/2001/TP-CC ngày 14/03/2001 hướng dẫn Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;
Hai là, dự thảo hợp đồng, giao dịch (đối với yêu cầu công chứng hợp đồng, giao
dịch đã được soạn thảo sẵn – khoản 1 Điều 40);
Ba là, bản sao giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng. Có thể là: - Chứng minh nhân dân; - Căn cước công dân; -
Hộ chiếu theo quy định tại; -
Chứng minh sĩ quan quân đội; -
Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốcphòng. lOMoAR cPSD| 46560390
Bốn là, bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản
sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp làm hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó;
Năm là, bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp
luật quy định phải có.
2.2. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch
2.2.1. Kiểm tra, xem xét các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp
Khi tiếp nhận đầy đủ các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng cung
cấp, công chứng viên phải tiến hành ngay việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ của
các giấy tờ, tài liệu này. Cơ sở cho xác định yêu cầu công chứng đã đầy đủ, hợp
lệ hay chưa chính là hoạt động xác định yêu cầu công chứng và thành phần hồ sơ
cần thiết tương ứng với yêu cầu công chứng đó.
Theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 40 Luật Công chứng 2014 thì:
“3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp
luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng
các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến
việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu
rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của
việc tham gia hợp đồng, giao dịch”.
Kết quả của việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ yêu cầu
công chứng có thể có 03 trường hợp:
+ Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng rơi vào trường hợp không đủ điều kiện để
thực hiện việc công chứng (như: người yêu cầu công chứng không có năng lực
hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch đang xác lập; tài sản bị cấm giao
dịch; có dấu hiệu một bên bị lừa dối, đe doạ…); công chứng viên sẽ từ chối công chứng; lOMoAR cPSD| 46560390
+ Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên
hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung;
+ Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp
nhận hồ sơ yêu cầu công chứng và vào sổ công chứng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài
liệu cần thiết, công chứng viên phải hướng dẫn các bên tham gia hợp đồng, giao
dịch tuân thủ đúng các quy định pháp luật có liên quan đến việc công chứng; giải
thích rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ và những hậu quả pháp lý
phát sinh từ việc xác lập hợp đồng, giao dịch.
2.2.2. Nghiên cứu hồ sơ
Cùng với việc nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công
chứng, công chứng viên cần có các biện pháp trao đổi với các bên tham gia giao
dịch để làm rõ được ý chí của họ khi tham gia giao dịch, năng lực hành vi dân sự
của người yêu cầu công chứng, đối tượng của hợp đồng, giao dịch.
Khoản 5 Điều 40 Luật Công chứng cũng nêu rõ: “Trong trường hợp có căn
cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp
đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành
vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch
chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng
làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến
hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có
quyền từ chối công chứng”. 2.2.3. Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng
Theo quy định của pháp luật về công chứng, soạn thảo văn bản công chứng
có hai trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng, giao dịch
theo quy định tại khoản 6 Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên
kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có
điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao
dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ
cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công lOMoAR cPSD| 46560390
chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng”. Người
yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng, giao dịch nhưng không được trái với
quy định pháp luật, không trái với đạo đức xã hội thì công chứng viên mới xem
xét để ký vào hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Trong trường hợp có những nội dung không phù hợp với quy định của pháp luật,
công chứng viên đã chỉ rõ và yêu cầu người yêu cầu công chứng sửa chữa cho phù
hợp những người yêu cầu công chứng không sửa thì công chứng viên có quyền từ
chối chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó.
Trường hợp 2: Người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn
giúp thì công chứng viên tiến hành soạn thảo dự thảo hợp đồng, văn bản. Hợp
đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng được quy định tại khoản 2 Điều 41 Luật Công chứng 2014: “ Trường
hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm
pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng,
giao dịch”. Trong trường hợp này, sau khi công chứng viên đã thực hiện các việc
quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 40 Luật Công chứng 2014, nếu người yêu
cầu công chứng không tự soạn thảo hợp đồng mà có yêu cầu công chứng viên
soạn thảo hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên sẽ soạn thảo hợp đồng, giao
dịch đó theo nội dung mà người yêu cầu công chứng yêu cầu, nhưng không được
trái pháp luật, trái đạo đức xã hội. Sau khi công chứng viên soạn thảo hợp đồng
thì người yêu cầu công chứng sẽ tự đọc lại toàn bộ nội dung hợp đồng, giao dịch
hoặc công chứng viên sẽ đọc lại nội dung cho người yêu cầu công chứng nghe.
Đồng thời, công chứng viên sẽ giải thích để người yêu cầu công chứng hiểu rõ về
quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch. 2.3. Ký công chứng
Khoản 7, 8 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:
“7. Người yêu cầu công chứng đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc
công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người
yêu cầu công chứng. lOMoAR cPSD| 46560390
8. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp
đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên
yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định
tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của
hợp đồng, giao dịch”.
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo hoặc kiểm tra sự thảo hợp đồng, văn bản,
Công chứng viên cho các bên đọc, trường hợp người yêu cầu công chứng không
đọc được thì Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe để đảm
bảo các bên tham gia giao dịch hiểu rõ tất cả các điều khoản, nội dung của hợp đồng, giao dịch.
Quy định này đảm bảo tôn trọng tối đa đối với ý chí của người yêu cầu công
chứng, cũng như đảm bảo người yêu cầu công chứng thật sự hiểu và đồng ý toàn
bộ nội dung của hợp đồng, giao dịch mà họ sẽ giao kết. Nếu người yêu cầu công
chứng đồng ý tất cả nội dung của hợp đồng giao dịch thì công chứng viên hướng
dẫn họ ký vào từng trang của hợp đồng, văn bản. Điều này được quy định tại
khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng 2014:
“1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký
vào hợp đồng giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín
dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công
chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu
chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. 2.
Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu
cầucông chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật
hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng,
người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ
phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điển chỉ bằng hai
ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ bằng ngón
nào, của bàn tay nào. lOMoAR cPSD| 46560390 3.
Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong
cáctrường hợp sau đây:
a) Công chứng di chúc;
b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng”.
Bước tiếp theo, công chứng viên phải yêu cầu các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch xuất trình bản chính các giấy tờ bản sao đã nộp theo quy định tại khảon
1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 để đối chiếu trước khi ghi lời chứng.
Lời chứng của công chứng viên được quy định tại khoản 1 Điều 46 Luật
Công chứng 2014: “Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch
phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức
hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn
toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng,
giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người
tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng;
có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch được quy định
theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp Quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng
2.4. Hoàn tất thủ tục công chứng
Thực hiện xong các bước theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014,
tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện tiếp các bước sau để hoàn tất thủ
tục công chứng một hợp đồng, giao dịch:
Thứ nhất, thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng 2014; lOMoAR cPSD| 46560390
Thứ hai, đóng dấu, phát hành văn bản công chứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch;
Thứ ba, tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014.
III. NHỮNG KHÓ KHĂN, BẤT CẬP TRONG VIỆC ÁP DỤNG QUY
ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG –
GIAO DỊCH 1. Khó khăn trong việc xác định giấy tờ tuỳ thân
Theo quy định về thủ tục công chứng tại khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều
41 Mục 1 Chương V Luật Công chứng năm 2014 thì đều yêu cầu trong hồ sơ yêu
cầu công chứng phải có “bản sao giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng”.
Nhưng hiện nay, khái niệm về giấy tờ tuỳ thân trong hoạt động công chứng chưa
được cụ thể hoá, những giấy tờ nào có thể chấp nhận sử dụng là giấy tờ tuỳ thân
trong hoạt động công chứng cũng chưa được làm rõ. Việc chưa được cụ thể hoá
“giấy tờ tuỳ thân trong hoạt động công chứng” đã gây không ít khó khăn cho
những người hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng trong quá trình
hoạt động và tham gia công chứng.
Giấy tờ tuỳ thân giúp công chứng viên xác định được người yêu cầu công chứng
có đáp ứng được các quy định của pháp luật về độ tuổi khi tham gia xác lập giao
dịch hay không. Như vậy, giấy tờ tuỳ thân là một trong những căn cứ quan trọng
để công chứng viên xác định chủ thể tham gia giao dịch.
Tuy có vai trò quan trọng như thế, nhưng trong Luật Công chứng hiện hành
và các văn bản hướng dẫn chưa đưa ra đươc quy định, hướng dẫn cụ thể về giấy
tơ tuỳ thân. Trên thực tế hoạt động công chứng, công chứng viên cung như cán bộ
nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng thường chấp nhận và sử dụng
một số loại giấy tờ sau đây là giấy tờ tuỳ thân: Chứng minh nhân dân/ Căn cước
công dân, Hộ chiếu, Chứng minh sĩ quan quân đội, Chứng minh công an… và
ngoài các loại giấy tờ nêu trên, còn có một số loại giấy tờ khác cũng chứa đựng
thông tin về cá nhân của một con người như: Thẻ học sinh, Thẻ sinh viên, Giấy
phép lái xe,… nhưng chưa có cơ sở để xác định đây là giấy tờ tuỳ thân. lOMoAR cPSD| 46560390
2. Bất cập trong việc sử dụng Thư lý nghiệp vụ vào quy trình công chứng
hợp đồng, giao dịch
Thực tế, không ít số tổ chức hành nghề công chứng việc để thư ký nghiệp
vụ - chưa qua đào tạo nghiệp vụ công chứng thực hiện một số bước của quy trình
công chứng hợp đồng, giao dịch đã gây ra tình trạng hầu như người yêu cầu công
chứng không được công chứng viên hướng dẫn đầy đủ các thủ tục, các quy định
của pháp luật, quyền và nghĩa vụ của họ, ý nghĩa, hậu quả pháp lý của việc họ
tham gia vào hợp đồng, giao dịch. Việc không hướng dẫn, giải thích cho người
yêu cầu công chứng trên thực tế đã xảy ra không ít những tranh chấp.
Việc thụ lý hồ sơ cũng chưa được thực hiện đúng, nhiều trường hợp hồ sơ
thiếu các giấy tờ cần thiết hay thậm chí giấy tờ không đúng quy định của pháp
luật những vẫn thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng.
Nguyên nhân chính của các thực trạng nêu trên là do các tổ chức hành nghề công
chứng hiện nay đặt nặng vấn đề lơi nhuận, muốn lôi kéo khách hàng bằng cách
giải quyết nhanh mà quên đi các quy định của pháp luật, quên đi trách nhiệm của mình.
IV. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH
1. Đề nghị hướng dẫn những giấy tờ được xem là giấy tớ tùy thân
Điểm c Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 quy định trong thành
phần hồ sơ yêu cầu công chứng có bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu công
chứng. Theo đó, các giấy tờ tùy thân có thể sử dụng trong thành phần hồ sơ công chứng gồm:
Thứ nhất, Chứng minh nhân dân (Chứng minh nhân dân là một loại giấy tờ
tùy thân của công dân do cơ quan Công an có thẩm quyền chứng nhận về những
đặc điểm riêng và nội dung cơ bản của mỗi công dân trong độ tuổi do pháp luật
quy định, nhằm bảo đảm thuận tiện việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của công dân
trong đi lại và thực hiện các giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam - Điều 1 Nghị định
số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân); lOMoAR cPSD| 46560390
Thứ hai, Thẻ Căn cước công dân (Thẻ Căn cước công dân là giấy tờ tùy
thân của công dân Việt Nam có giá trị chứng minh về căn cước công dân của
người được cấp thẻ để thực hiện các giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam – Khoản 1
Điều 20 Luật Căn cước công dân);
Thứ ba, Hộ chiếu (Hộ chiếu quốc gia được sử dụng thay thế giấy chứng
minh nhân dân - Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007
của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam);
Thứ tư, Chứng minh sĩ quan (Giấy chứng minh sĩ quan được cấp nhằm mục
đích sau: Phục vụ công tác chiến đấu, bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
và thực hiện các giao dịch dân sự - Điểm b Khoản 2 Điều 1 Nghị định số
130/2008/NĐ-CP ngày 19/12/2008 của Chính phủ về giấy chứng minh sĩ quan
quân đội nhân dân Việt Nam);
Thứ năm, Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức
quốc phòng được cấp với mục đích sau: Phục vụ công tác quản lý quân nhân
chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng và thực hiện các giao dịch
dân sự - khoản 2 Điều 3 Nghị định 59/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính
phủ Quy định chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng.
2. Bổ sung quy định về yêu cầu, quyền và nghĩa vụ của Thư ký nghiệp vụ công chứng
Luật Công chứng nên bổ sung các quy định về yêu cầu đối với vị trí Thư
ký nghiệp vụ công chứng, bên cạnh đó cũng cần có các quy định về quyền và
nghĩa vụ của thư ký nghiệp vụ công chứng. Việc này là cần thiết, bởi trong thực
tiễn hoạt động công chứng đây là một đối tượng cần được điều chỉnh bởi Luật
Công chứng, vì thư ký nghiệp vụ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động công
chứng của tổ chức hành nghề công chứng.
Ngoài ra, việc bổ sung quy định về Thư ký nghiệp vụ công chứng còn thể
hiện sự đồng bộ giữa pháp luật và thực tiễn. Tránh những trường hợp thư ký
nghiệp vụ được tuyển chọn chưa qua đào tạo về pháp luật, tuyển chọn nhân viên
để đánh máy nhưng lại làm hết công việc từ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng lOMoAR cPSD| 46560390
cho đến việc soạn thảo văn bản, cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch ký,
điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch. KẾT LUẬN
Pháp luật về công chứng hiện nay có tương đối nhiều ưu điểm, minh bạch,
đơn giản và linh hoạt. Tuy nhiên, trên thực tế áp dụng còn không ít những khó
khăn, vướng mắc Trên đây là một số khó khăn, bất cập trong quy trình công chứng
hợp đồng, giao dịch hiện nay theo quan điểm chủ quan của tôi. Hi vọng, góp một
phần nhỏ bé vào công cuộc sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng nhằm hoàn thiện
pháp luật. Bởi với vai trò “Thẩm phán phòng ngừa”, đội ngũ công chứng viên,
thư ký nghiệp vụ cần được đào tạo bài bản cùng với đó đảm bảo an toàn pháp lý
cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch được tối ưu hoá, tránh những tranh chấp không đáng có xảy ra.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Luật Công chứng 2014; 2.
Luật Căn cước công dân 2020; 3.
Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân; 4.
Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất
cảnh,nhập cảnh của công dân Việt Nam; 5.
Nghị định số 130/2008/NĐ-CP ngày 19/12/2008 của Chính phủ về
giấychứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam; 6.
Nghị định 59/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ Quy định chứng
minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng; 7.
Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp Quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; 8.
Học viện Tư pháp, Giáo trình Kỹ năng hành nghề công chứng, Tập 3 Nxb Tư pháp, Hà Nội, 2022.