Báo cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Kinh Tế Ngoại Thương - Mã KTN61ĐH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
QUY TRÌNH SALES CƯỚC BIỂN HÀNG LCL XUẤT KHẨU CỦA
CÔNG TY DOLPHIN SEA AIR SERVICES CORP CHI NHÁNH HẢI PHÒNG Họ tên SV : Mai Việt Hải Mã sinh viên 88838 Lớp : KTN61ĐH Nhóm : N18 Người hướng dẫn : PGS.TS Dương Văn Bạo HẢI PHÒNG - 2024 MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
DANH MỤC CÁC BẢNG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
DANH MỤC CÁC HÌNH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
LỜI MỞ ĐẦU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ SALE LOGISTICS 9
1.1. Nghiệp vụ Sales logistics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm về Sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2. Khái niệm và đặc điểm về Sales Logistics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.2. Các thông tin cần thu thập khi tiếp cận khách hàng. . . . . . . . . . . . . . 10
1.2.1. Sales hàng nhập. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
1.2.2. Sales hàng xuất. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.2.3. Sales hàng vận chuyển nội địa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3. Một số yêu cầu đối nghề sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4. Sự khác nhau giữa nghiệp vụ sale hàng FCL và hàng LCL. . . . . . . . 15
1.5. Các chứng từ thường sử dụng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SALES CƯỚC BIỂN HÀNG
LCL XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH HẢI PHÒNG CÔNG TY DOLPHIN
SEA AIR SERVICES CORP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
2.1. Giới thiệu chung về công ty Dolphin Sea Air Services Corp. . . . . . . .18
2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.1.2. Thông tin công ty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.4. Đối tác và hiệp hội của Dolphin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.1.5. Nhóm khách hàng mục tiêu của bộ phận Sales hàng LCL. . . . . . . . .25
2.1.6. Quy trình làm hàng consol xuất khẩu tại Dolphin. . . . . . . . . . . . . . . 26
2 2. Quy trình sales cước biển hàng LCL xuất khẩu tại công ty Dolphin 27
2.2.1. Quy trình khi sales cước biển hàng LCL xuất khẩu tại công ty
Dolphin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH SALES LÔ HÀNG LẺ XUẤT KHẨU
CAMERA ĐI ĐÀI LOAN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.1. Xác định lợi thế cạnh tranh, khảo sát thị trường. . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.2. Tìm kiếm khách hàng thông qua mạng xã hội Zalo. . . . . . . . . . . . . . .39
3.3. Liên hệ khách hàng tiềm năng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.4. Tìm hiểu thông tin lô hàng của khách. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3.5. Xử lý yêu cầu với khách hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
3.6. Gửi mail xác nhận mua hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.7. Theo dõi hàng hoá, chuyển giao công việc, chăm sóc khách hàng. . . 45
NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH SALES TRONG THỜI GIAN
THỰC TẬP TẠI CÔNG TY DOLPHIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
1. Một số vấn đề phát sinh trong quá trình sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
1.1. Nguyên do chủ quan và cách xử lí. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
1.2. Một số lí do khách quan và cách xử lí. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
2. Đánh giá quy trình bán cước biển hàng LCL xuất khẩu tại công ty
DOLPHIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.1. Lợi thế, những thành quả mà công ty đạt được. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.2. Những tồn tại trong mảng hàng lẻ, consol. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3. Ý kiến đề xuất. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3.1. Các chính sách giá cả dịch vụ cho tùy nhóm khách hàng. . . . . . . . . . . 49
3.2. Thúc đẩy thương mại điện tử. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
KẾT LUẬN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
PHỤ LỤC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HPH Mã cảng Hải Phòng LCC Local Charge SC Surcharge DDC Destination Delivery Charge OF Ocean freight EBS Emergency Bunker Surcharge FCL Full container load LCL Less than Container load LSS Low Sulfur Surcharge KEL Mã cảng Keelung MSDS Material Safety Data Sheet POL/POD
Port of loading/Port of discharge DANH MỤC CÁC BẢNG Số bảng Tên bảng Trang 2.1 Thông tin doanh nghiệp 16 2.2
Một số hãng tàu đối tác của Dolphin 2.3
Một số đối tác hàng không của Dolphin 2.4
Một số hiệp hội Dolphin đang tham gia 2.5
Thông tin cơ bản cần tìm hiểu về khách hàng 23 3.1. Local charge at HPH 31 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hình Tên hình Trang 2.1
Cơ cấu tổ chức công ty DOLPHIN 16 2.2
Quy trình sales cước biển hàng LCL 20 2.3
Dữ liệu thông tin khách hàng và phân loại 25 2.4 Mẫu báo giá của DOLPHIN 28 2.5 Chào giá khách qua Zalo 31 3.1 Liên hệ với khách hàng 32 3.2
Kiểm tra thông tin lô hàng 32 3.3
Tư vấn hỗ trợ khách hàng 33 3.4
Khách yêu cầu thanh lý tờ khai hộ 34 3.5
Khách yêu cầu được thanh toán chậm 34 3.6 Mail xác nhận mua hàng LỜI MỞ ĐẦU
Với xu thế toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ, logistics và chuỗi cung ứng
được xem như một điều kiện quan trọng cho sự phát triển của mỗi quốc gia.
Logictics không những thúc đẩy nền kinh tế phát triển mà còn giúp nâng cao vị
thế quốc gia trên trường quốc tế, đặc biệt quan trọng đối với những quốc gia
đang phát triển trong đó có Việt Nam. Chính vì điều đó sẽ dẫn đến khối lượng
hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng lớn cho ngành logistics. Việt Nam dần
khẳng định vị thế của mình trong ngành logistics. Đây cũng là lĩnh vực kinh
doanh chủ yếu của Công ty Dolphin Sea Air Services Corp- chi nhánh Hải Phòng
Với sự quan tâm từ phía nhà trường, em đã được tạo điều kiện đi thực tập
tại các doanh nghiệp Logistics trong khoảng thời gian 1 tháng. Đây chính là cơ
hội giúp sinh viên nắm bắt vận dụng những kiến thức đã học, hiểu rõ hơn về
ngành nghề mình đang theo học và có kĩ năng xử lí một số trường hợp có thể
xảy ra trong thực tế làm việc. Trong thời gian thực tập chuyên ngành vừa qua
em đã có điều kiện được thực tập tại Chi nhánh công ty Dolphin – một doanh
nghiệp có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, vận tải, kho bãi, giao
nhận,. . Trong quá trình thực tập tại công ty, cùng với sự hướng dẫn của thầy cô
cũng như các anh chị trong công ty, em đã quyết định chọn và tìm hiểu về quy
trình nghiệp vụ sales cước biển hàng LCL xuất khẩu. Thông qua đề tài này em
sẽ có cơ hội hiểu rõ những vấn đề trong quá trình kinh doanh giao nhận hàng
đường biển chuyên tuyến Châu Á. Dưới đây là bài báo cáo thực tập chuyên
ngành của em với đề tài “Quy trình sales cước biển hàng LCL xuất khẩu tại
Công ty Dolphin Sea Air Services Corp”.
Nội dung báo cáo gồm có:
Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ sale logistics
Chương 2: Thực trạng quy trình sales cước biển hàng LCL xuất khẩu tại
Chi nhánh Hải Phòng Công ty Dolphin Sea Air Services Corp”
Chương 3: Nhận xét và đánh giá quy trình sales trong thời gian thực tập.
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ SALE LOGISTICS
1.1. Nghiệp vụ Sales logistics
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm về Sales
Sales hay còn được gọi là bán hàng. Theo sách “Marketing 1 người – Bí
mật xây dựng hệ thống Marketing Automation tinh gọn chỉ với 1 người”
(Nguyễn Tuấn Khang, 2022) định nghĩa và nêu ra đặc điểm về bán hàng như sau:
“Bán hàng là một hoạt động giao tiếp mà trong đó người bán tìm hiểu, khám
phá nhu cầu hoặc làm phát sinh nhu cầu của người mua đồng thời khẳng định
khả năng đáp ứng nhu cầu đó bằng lợi ích của sản phẩm nhằm thỏa mãn quyển
lợi thỏa đáng, lâu dài của cả hai bên.”
1.1.2. Khái niệm và đặc điểm về Sales Logistics
Trong văn bản "Logistics and Supply Chain Management" của Martin
Christopher, khái niệm Sales Logistics được định nghĩa như sau: "Sales
Logistics is concerned with the activities that take place between the time when
a sales order is received and the goods are delivered to the customer. It includes
order processing, inventory management, transportation and warehousing, and
customer service." Khái niệm về Sales Logistics được dịch ra nghĩa là: "các hoạt
động liên quan đến quá trình từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi hàng hóa được
giao đến khách hàng. Nó bao gồm xử lý đơn hàng, quản lý kho, vận chuyển và
lưu trữ, và dịch vụ khách hàng".
Sales Logistics hay Sales Forwarder chính là người môi giới hay còn gọi là
đại lý hãng tàu, là người đứng trung gian mua bán, họ có quyền bán cước của tất
cả hãng tàu trên thị trường. Họ không có giá trong tay, phải đi xin giá hãng tàu
vì bản chất forwarder không có tàu, hãng tàu cho giá và forwarder đi bán lại
cước này cho khách hàng. Họ là người đứng giữa người mua và người bán.
* Công việc của nhân viên kinh doanh Forwarder (Sales Forwarder):
- Gặp gỡ tạo mối quan hệ với sales hãng tàu để xin giá các tuyến vận tải
đường biển từ hãng tàu.
- Tìm kiếm, gặp khách hàng để chào giá cước tàu.
- Trong trường hợp khách hàng cần làm thủ tục hải quan, vận tải nội địa thì
tư vấn dịch vụ cho khách hàng. * Thuận lợi:
- Có thể có giá tốt từ nhiều hãng tàu khác nhau.
- Có đa dạng các cảng và mặt hàng có thể vận chuyển. * Khó khăn:
- Tìm khách direct shipper tương đối vất vả, nếu không quyết tâm hay tâm
huyết thì rất khó tìm khách trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay.
- Phải theo dõi từng lô hàng, nếu có vấn đề gì sales sẽ là người đứng trực tiếp
để làm việc và tư vấn cho khách hàng (direct shipper).
1.2. Các thông tin cần thu thập khi tiếp cận khách hàng 1.2.1. Sales hàng nhập
1.2.1.1. ​ Sales trực tiếp người mua hàng tại Việt Nam (consignee)
Tìm hiểu chi tiết về thông tin của consignee, loại hàng hóa mà consignee
hay nhập khẩu, tiếp cận qua điện thoại để lấy thông tin về người phụ trách xuất
nhập khẩu của công ty khách hàng, lấy thông tin về lô hàng, điều kiện giao hàng
và các dịch vụ mà mình có thể cung cấp được cho consignee.
* Với điều kiện giao hàng là EXW: cần lấy được các thông tin cơ bản sau: - Tên hàng.
- Số cân, kích thước của kiện hàng/lô hàng.
- Địa chỉ giao hàng tại nước ngoài.
* Với điều kiện giao hàng là FOB: cần lấy được các thông tin cơ bản sau: - Tên hàng.
- Số cân, kích thước của kiện hàng/lô hàng.
- Địa chỉ giao hàng tại nước ngoài.
* Với điều kiện giao hàng là CIF: cần lấy được các thông tin cơ bản sau: - Tên hàng.
- Số cân, kích thước của kiện hàng/lô hàng. - Cảng dỡ hàng. - Địa điểm trả hàng.
Chuyển giao thông tin cần thiết cho các bộ phận nghiệp vụ tương ứng để kiểm tra lại giá.
* Với điều kiện giao hàng là EXW/FOB: sales chuyển giao toàn bộ thông
tin của lô hàng đã có cho bộ phận customer service import để kiểm tra giá Ex-
works charges, air/sea freight với đại lý đầu nước ngoài.
* Với điều kiện giao hàng là CIF: sales chuyển thông tin của lô hàng cho
bộ phận Operation/Trucking để kiểm tra giá làm thủ tục hải quan thông quan
hàng nhập và vận chuyển nội địa.
Tiến hành chào giá cho khách hàng theo biểu mẫu chào giá của công ty.
Sau 1-2 ngày chào giá thì phải liên hệ lại với khách hàng để lấy phản hồi
của khách hàng về báo giá của mình.
Tỉ lệ thành công của chào giá sẽ cao hơn nếu sales hẹn gặp được khách
hàng và giới thiệu thêm về dịch vụ cũng như các khách hàng lớn khác mà công
ty đang cung cấp dịch vụ.
Thường xuyên giữ liên lạc với consignee để liên tục cập nhật thêm thông
tin về hàng hóa/ dịch vụ mà họ đang cần.
1.2.1.2. ​ Sales người bán hàng tại nước ngoài (shipper)
Thông qua mối quan hệ thân thiết với consignee, sales có được thông tin
của một shipper tại nước ngoài, mà điệu kiện giao hàng consignee đã ký là CIF/
C&F/CFR/DDU/DDP thì sale có thể yêu cầu consignee cung cấp sales
containerract/PO của lô hàng hoặc xin chi tiết shipper tại nước ngoài, bao gồm
cả chi tiết người liên hệ (attention, person in charges) để cung cấp đầy đủ thông
tin cho Customer service import. Bộ phận Customer service import sẽ chuyển
chi tiết thông tin đã có sang cho đại lý của công ty tại nước ngoài và hướng dẫn
đại lý tại nước ngoài liên hệ để chào giá cho shipper.
Ngoài ra, sales cũng nên thông qua consignee để yêu cầu shipper sử dụng
đại lý của bên mình giải quyết lô hàng đang có để việc nhận hàng tại Việt Nam
được thuận lợi hơn. (ví dụ như cập nhật thường xuyên thông tin của lô hàng, lấy
lệnh giao hàng nhanh hơn, thuận lợi hơn trong việc sửa chữa thông tin trên vận đơn. .).
1.2.1.3. ​ Sales đại lý (agent)
Với các sales đã có kinh nghiệm thì có thể sales thẳng những đại lý đang có
nhiều hàng chỉ định từ nước ngoài về Việt Nam, thông thường các đại lý này đã
có đại lý tại Việt Nam rồi, nhưng thông qua các chính sách thuận lợi hơn của
công ty về việc vận hành như: không thu phí đại lý, cam kết thu mức local
charges thấp, đưa ra mức refund/feedback cao hoặc gửi lại hàng đối ứng từ Việt
Nam đi cho đại lý đó nhiều hơn. .
1.2.2. Sales hàng xuất
1.2.2.1. ​ Sales trực tiếp người bán hàng tại Việt Nam (shipper)
Tìm hiểu chi tiết về thông tin của shipper, loại hàng hóa mà công ty này hay xuất khẩu.
Tiếp cận qua điện thoại để lấy chi tiết thông tin của người phụ trách xuất
nhập khẩu, lấy thông tin về lô hàng, điều kiện giao hàng và các dịch vụ mà
shipper đang cần cung cấp.
* Với điều kiện giao hàng là FOB: cần lấy được các thông tin sau: - Tên hàng.
- Số cân, kích thước của kiện hàng/ lô hàng. - Địa điểm đóng hàng. - Cảng xếp hàng.
* Với điều kiện giao hàng là CIF: cần lấy được các thông tin sau: - Tên hàng.
- Số cân, kích thước của kiện hàng/ lô hàng. - Địa điểm đóng hàng. - Cảng xếp hàng.
* Với điều kiện giao hàng là DDU/DDP: cần lấy được các thông tin sau: - Tên hàng.
- Số cân, kích thước của kiện hàng/ lô hàng. - Địa điểm đóng hàng.
- Địa chỉ người nhận hàng tại nước ngoài.
Chuyển giao toàn bộ các thông tin của lô hàng đến bộ phận nghiệp vụ
tương ứng để kiểm tra giá.
* Với điều kiện giao hàng là FOB: Sales chuyển toàn bộ thông tin của lô
hàng cho bộ phận Operations/Trucking để kiểm tra giá làm thủ tục hải quan
thông quan hàng xuất khẩu, kiểm tra giá vận chuyển nội địa.
* Với điều kiện giao hàng là CIF/DDU/DDP: Sales chuyển chi tiết thông
tin của lô hàng cho bộ phận Operations/ Trucking/ Customer service export để
kiểm tra giá thủ tục hải quan thông quan hàng xuất khẩu, kiểm tra giá vận
chuyển nội địa, kiểm tra giá cước biển, cước hàng không, kiểm tra giá và các chi
phí giao hàng tại nước ngoài.
Tiến hàng chào giá cho khách hàng theo mẫu chào giá của công ty (giá các
bộ phận nghiệp vụ cung cấp là giá cost, sales phải make up giá này lên với mức
profit phù hợp để chào giá).
Sau 1-2 ngày chào giá thì phải liên hệ lại với khách hàng để lấy phản hồi
của khách hàng về báo giá của mình.
Tỉ lệ thành công của chào giá sẽ cao hơn nếu sales hẹn gặp được khách
hàng và giới thiệu thêm về dịch vụ cũng như các khách hàng lớn khác mà công
ty đang cung cấp dịch vụ.
Thường xuyên dữ liên lạc với consignee để cập nhật thêm thông tin về hàng
hóa/ dịch vụ mà họ đang cần.
1.2.2.2 Sales người mua hàng tại nước ngoài (consignee).
Qua thông tin của shipper tại Việt Nam mà sales có mối quan hệ, sales biết
được về 1 lô hàng mà shipper sắp bán cho consignee tại nước ngoài, mà điều
kiện giao hàng là FOB/FCA/EXW. Sale cần phải làm các việc sau:
- Chào giá làm thủ tục hải quan thông quan hàng xuất và giá vận chuyển nội
địa cho shipper tại Việt Nam.
- Xin shipper chi tiết của consignee tại đầu nước ngoài để chuyển giao cho
bộ phận Customer service export, bộ phận Customer service export sẽ gửi các
thông tin này cho đại lý của công ty tại nước ngoài và yêu cầu đại lý tiếp cận,
chào giá các dịch vụ cần thiết cho consignee.
- Yêu cầu shipper hướng dẫn consignee nên chọn dùng dịch vụ của đại lý
công ty tại nước ngoài để thuận tiện hơn trong quá trình xuất khẩu hàng.
1.2.2.3, Sales đại lý (agent)
Với các sales đã có kinh nghiệm, qua thông tin nào đó mà sales đó biết
được về chi tiết một đại lý tại nước ngoài thường xuyên có hàng chị định tại
Việt Nam xuất đi. Sales đó có thể tiếp cận đại lý và đề xuất hợp tác với công ty
mình, kèm theo các điều khoản thuận có lợi hơn như: không thu phí đại lý, share
50% phí handling hoặc hoàn lại local charges đã thu được tại Việt Nam, gửi lại
hàng đối ứng cho đại lý đó.
1.2.3. Sales hàng vận chuyển nội địa.
Tìm hiểu thế mạnh về giá cả, dịch vụ các tuyến trucking mà công ty mình
đang có. Nắm vững các nghiệp vụ về chuyển bị giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa,
xin giấy phép các cơ quan kiểm tra chuyên nghành như: kiểm dịch/ hun trùng/
kiểm định Viện dệt may, Viện vật liệu xây dựng, kiểm tra chât lượng. .
Tìm hiểu chi tiết về khách hàng, tuyến đường, tên hàng, trọng lượng và
khối lượng của lô hàng.
Kiểm tra giá với bộ phận Operations/ Trucking.
Tiến hành chào giá cho khách hàng.
1.3. Một số yêu cầu đối nghề sales
- Am hiểu về thị trường. - Có ngoại hình ưa nhìn.
- Hiểu biết về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế, các quy định hải
quan, thủ tục vận chuyển và tài liệu xuất nhập khẩu.
- Kỹ năng phân tích, lập kế hoạch và tổ chức.
- Khả năng chịu đựng áp lực công việc cao, làm việc độc lập hoặc theo nhóm.
1.4. Sự khác nhau giữa nghiệp vụ sale hàng FCL và hàng LCL
- Đối với nghiệp vụ sale hàng nguyên container (FCL): Khách hàng của nghiệp
vụ này thường là những công ty, doanh nghiệp lớn. Khi đó trách nhiệm của
nhân viên sale logistics bao gồm:
+ Thuê container và lấy container tại các cảng
+ Đảm bảo việc đóng gói hàng hóa
+ Giới thiệu và tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ logistics của công ty, bao
gồm kho bãi, booking, cước vận chuyển quốc tế, và dịch vụ khai báo hải quan.
- Đối với nghiệp vụ sale hàng lẻ (LCL): Khách hàng của doanh nghiệp thường
là các công ty vừa và nhỏ. Trách nhiệm của nhân viên sale logistics bao gồm:
+ Gom hàng từ nhiều tuyến khách hàng để đủ đóng một container
+ Xử lý đơn và chứng từ liên quan
+ Tư vấn cho khách hàng dịch vụ logistics liên quan đến hàng lẻ
1.5. Các chứng từ thường sử dụng
a) Hợp đồng thương mại
Hợp đồng này là sự thỏa thuận giữa các thương nhân và tổ chức, các công
ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics, dịch vụ vận tải. Theo đó thì bên bán giao
hàng hóa cho công ty giao nhận đủ số lượng, đúng chất lượng, đúng thời hạn
cho phía cung cấp dịch vụ logistics và thanh toán tổng những chi phí phát sinh
trong quá trình làm hàng hóa; bên giao nhận có nghĩa vụ phải xử lý và làm toàn
bộ các thủ tục liên quan đến lô hàng tính từ khi nhận được hàng hóa cho đến khi
hàng hóa được chuyển lên tàu đi. Tùy vào thoả thuận mà các bên kí kết với nhau,
thì trách nhiệm của người cung cấp dịch vụ vận tải cũng sẽ khác nhau.
b) Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)
Packing list là một chứng từ bắt buộc trong mua bán hàng hóa bằng đường
biển. Nó thể hiện từng chi tiết nhỏ nhất về thông tin hàng hóa như trọng lượng,
số lượng và giá trị không chỉ toàn bộ của lô hàng mà còn của từng mặt hàng.
Packing list có chức năng thông báo thông tin cho công ty forwarder, nhà
nhập khẩu, Hải quan và hãng tàu về chi tiết hàng hóa mà bên bán đã gửi mà
không cần phải xác minh thực tế về nội dung. Trong trường hợp nếu lô hàng bị
kiểm tra, packing list se là căn cứ để xác định các mặt hàng trong lô. Việc này
giúp tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu tối đa nguy cơ thiệt hại cho hàng hóa
nhờ vào việc hạn chế mở từng thùng hàng trong lô. Chính vì thế, việc làm
packing list chính xác rất quan trọng, bên cạnh đó cũng là thông tin để làm B/L, khai tờ khai hải quan.
c) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
C/O chính là chứng từ nhằm xác định quốc gia sản xuất hàng hóa. Chứng từ
này được cấp bởi nhà sản xuất/nhà xuất khảu và phải được chứng nhận bởi Cơ
quan Chính phủ có thẩm quyền như Phòng Thương mại hay Bộ Công thương.
C/O cũng là một chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan và giúp xác định số
tiền thuế cần phải trả tại nước nhập khẩu, hoặc có thể giúp miễn thuế hàng hóa
trong trường hợp các nước xuất khẩu và nhập khẩu có kí kết các hiệp định thương mại.
d) Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn đường biển (B/L) là một chứng từ vận tải do người chuyên chở kí
phát cho người gừi hàng theo yêu cầu của người gửi hàng để chứng nhận rằng
người chuyên chở đã nhận hàng, nhận trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình
chuyên chở và sẽ giao hàng cho người xuất trình vận đơn gốc hợp pháp tại cảng đích.
e) Tờ khai hải quan (Customs Declaration):
Tờ khai hải quan là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan
hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia f) Booking Note
Booking Note là thỏa thuận lưu khoang, là chứng từ thể hiện việc chủ hàng
đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hoá. Thông thường, chủ hàng thường
thực hiện việc booking qua các forwarder hay công ty logistics, hoặc cũng có thể
lấy trực tiếp từ hãng tàu, hãng hàng không.
g) Hoá đơn thương mại
Hóa đơn thương mai là chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ,
người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào Invoice để xác định giá
xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên Invoice để
kê khai giá trị hải quan. Invoice có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức
thanh toán. Ngày phát hành Invoice phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương.
i) Giấy xác nhận trọng lượng toàn bộ lô hàng (VGM)
VGM chính là chứng từ xác nhận toàn bộ khối lượng hàng hóa, vật kê lót
cộng trọng lượng bì tàu chứa container. Ngoài ra, tùy vào một số loại mặt hàng
khác nhau, có quy cách đóng gói khác nhau thì sẽ yêu cầu thêm một số chứng từ
khác như: Chứng thư hun trùng, Chứng thư kiểm dịch,….
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SALES CƯỚC BIỂN HÀNG
LCL XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH HẢI PHÒNG CÔNG TY DOLPHIN SEA AIR SERVICES CORP.
2.1. Giới thiệu chung về công ty Dolphin Sea Air Services Corp
2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển
Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hải Hàng không Con Cá Heo được thành
lập từ ngày 15/1/2008, với hơn 16 năm kinh nghiệm Dolphin Sea Air Services
Corporation đã không ngừng lớn mạnh để trở thành một trong những công ty
dẫn đầu thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics toàn diện
phục vụ doanh nghiệp Xuất nhập khẩu trong và ngoài nước.
Lấy cảm hứng từ sự phát triển thần kì của ngành Logistic và đặc trưng của
loài cá heo – luôn tốc độ máu lửa, có tinh thần đồng đội, sẵn lòng giúp đỡ, thân
thiện hiền hoà, tận tâm & linh hoạt ứng biến kịp thời với mọi hoàn cảnh Dolphin
Sea Air Services Corporation ra đời trên nền tảng đầy tự hào, đề cao tính sáng
tạo, phát huy tối đa nội lực bản thân, để phục vụ đối tác và khách hàng chu đáo
hơn cả mong đợi. Với khát vọng trở thành Công ty giao nhận vận chuyển hàng
hóa hàng đầu Việt Nam có phong cách phục vụ chuyên nghiệp và đẳng cấp tạo
ra sự khác biệt, bắt đầu từ 2008 với một nhóm vài chục người, Dolphin Sea Air
Services Corp. đã từng bước lớn mạnh, để chỉ ít năm sau đó trở thành một doanh
nghiệp với hơn 300 cán bộ nhân viên, vinh dự nhận nhiều giải thưởng trong
nước và quốc tế. Năm 2020 đến đầu năm 2022, tình hình dịch bệnh Covid19
diễn ra phức tạp trên toàn thế giới, cùng với sự khan hiếm về vỏ container,
lượng cầu lớn hơn lượng cung, cước biển tăng giá nhanh chóng. Giá cước vận
tải thế giới tăng cao kéo theo chi phí vận tải biển của Việt Nam cũng tăng cao kỷ
lục trong năm 2021. Việc có thể booking được với hãng tàu nhưng không đảm
bảo với khách hàng về vỏ container cũng là một điều khó khăn trong thời điểm
dịch bệnh diễn ra trên toàn thế giới. Nhưng chính vào thời điểm ấy bằng nỗ lực
tuyệt vời, sự thích ứng nhanh nhạy, những tập thể như Dolphin Sea Air Services
Corp. vẫn trụ vững và khởi sắc, thậm chí là tấm khiên “chắn bão” cho nền kinh tế nước nhà.
Doanh nghiệp cung cấp những dịch vụ vận tải toàn diện cho các đơn vị sản
xuất – xuất nhập khẩu bao gồm: dịch vụ hải quan, kho bãi - vận chuyển đường
bộ , đường không ,đường biển - gom hàng lẻ LCL và phục vụ các dự án đặc
biệt/ siêu cường siêu trọng.
Khẩu hiệu của công ty "SPEEDY WITH BEST CARE" chính là dựa trên
bộ năm giá trị cốt lõi, bao gồm: “Tốc độ - Máu lửa, Thân thiện, Sẵn sàng giúp
đỡ, Linh hoạt – Thích ứng kịp thời, Tinh thần đồng đội và Tận tâm”
2.1.2. Thông tin công ty
Bảng 2.1: Thông tin doanh nghiệp
Thông tin doanh nghiệp Tên chính thức
DOLPHIN SEA AIR SERVICES CORPORATION Logo công ty Mã số thuế 0305358801 Ngày cấp 2007-11-24 Cơ quan thuế
Chi cục Thuế Quận Tân Bình quản lý Loại hình công Công ty cổ phần ngoài NN ty Tình trạng
Đang hoạt động (đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế) Địa chỉ hoạt
39B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí động Minh, Việt Nam Người đại diện Trần Đăng Nam Điện thoại 08 6264 7222 Website https://Dolphinseaair.com
(Nguồn: Văn phòng công ty Dolphin)
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Giám đốc Logistics Kế toán Sale Nhập Xuất logistics khẩu khẩu Hiện Tờ khai trường hải quan LCL FCL
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty Dolphin
(Nguồn: Văn phòng công ty Dolphin) Phòng Giám đốc:
Thiết lập chính sách cho công ty và giám sát các quản lý của công ty, đưa
ra các quyết định về vấn đề lớn của công ty Bộ phận Kinh doanh:
- Trách nhiệm của sale logistics chính là giới thiệu, tìm kiếm, chăm sóc
khách hàng để cung cấp các dịch vụ cung ứng của công ty mình đến những công
ty có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước, nước ngoài bằng đường biển, đường hàng không
- Thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, cung cấp giá cước và
các chi phí liên quan, lịch tàu chạy, hỗ trợ khách hàng trong quá trình đóng
hàng, đưa hàng xuống tàu, hoàn tất chứng từ, thủ tục…
- Duy trì lượng khách hàng vốn có bằng các công việc chăm sóc khách hàng
như giữ liên lạc để thường xuyên, cập nhật các thông tin về nhu cầu vận chuyển,
đưa ra những dịch vụ ưu đãi, hỗ trợ ưu tiên về giá…
- Mở rộng lượng khách hàng bằng các hoạt động đi thăm khách hàng mới,
giới thiệu quảng bá sản phẩm dịch vụ tới khách hàng…
- Khác với những ban khác, công việc của một nhân viên Sales trong ngành
Logistics không chỉ đơn thuần là chào và bán hàng mà còn phải phụ trách giám
sát, hỗ trợ khi có các vấn đề phát sinh để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng
Bộ phận xuất nhập khẩu
- Tiếp nhận thông tin lô hàng từ bộ phận kinh doanh
- Liên hệ đại lý/ hàng vận chuyển lấy booking, làm giá
- Liên hệ và gửi booking cho khách hàng
- Lấy hướng dẫn lập bill và làm bill gửi khách hàng
- Lấy xác nhận thông tin bill của khách hàng và phát hành bộ bill gốc
- Theo dõi quá trình hàng đi/đến
- Thông báo cho khách hàng thông tin hàng đi/đến
- Lập cho tiết thanh toán và chuyển kế toán phát hành hóa đơn VAT
- Theo dõi và phối hợp cùng kế toán quá trình thanh toán của khách hàng Bộ phận Logistics:
Bộ phận logistics bao gồm bộ phận khai hải quan và hiện trường
- Lập bộ chứng từ xuất/nhập khẩu
- Tư vấn cho khách hàng bộ chứng từ xuất/nhập khẩu
- Liên hệ lấy bộ chứng từ xuất/nhập khẩu
- Khai báo và làm thủ tục xuất/nhập khẩu cho khách hàng
- Bố trí xe vận chuyển hàng cho khách hàng
- Gửi thông tin cho các bộ phận liên quan đến lô hàng
- Tập hợp bộ chứng từ và gửi trả khách hàng Bộ phận Kế toán: