Chương 2 - Hoạch Định và Tổ Chức Công Việc HCVP 211

9/6/2021 CHƯƠNG 2
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HCVP 1 NỘI DUNG CHƯƠNG
 Hoạch định công việc hành chính văn phòng
• Khái niệm và đặc điểm
• Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
• Công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng
 Tổ chức công việc hành chính văn phòng • Khái niệm • Các nguyên tắc • Các phương pháp
• Cơ cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng 2 1 9/6/2021
Khái niệm hoạch định HCVP
 Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình
xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành
chính nhăm bao đam cho hệ thông hành chính doanh
nghiệp thực hiện đung chức năng và nhiệm vụ cua mình.
 Kế hoạch hành chính là kết qua cua quá trình hoạch định
hành chính, no là cơ sơ để phôi hơp hoạt đọng cua bọ máy quan lí doanh nghiệp. 3
Đặc điểm của kế hoạch hành chính
 Kế hoạch hành chính thương rơi vào tâm ngắn hạn (tuân, tháng, quy)
 Kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (đến tưng con
ngươi, đến tưng địa điểm, tưng thơi gian và công việc)
 Kế hoạch hành chính xuất phát tư nhà quan trị cấp giưa 4 2 9/6/2021
Tác dụng của hoạch định hành chính
 Giam tôi đa sự trung lặp công việc giưa các đơn vị, các
bọ phạn và cá nhân nhà quan trị
 Chu đọng đôi pho vơi nhưng tình huông thay đổi cua
hoạt đọng, tăng đọ linh hoạt cua bọ máy
 Là cơ sơ cho sự phôi hơp và kiên kết giưa các bọ phạn, đơn vị chức năng
 Tiết kiệm chi phí và thơi gian 5
Quy trình xây dựng kế hoạch HCVP Xác định mục Xác định nọi dung Xác định ngươi đích, yêu câu công việc (What) thực hiện công việc (Who) Xác định phương Xác định địa điểm pháp thực hiện thực hiện công Xác định thơi gian công việc (How) việc (Where) thực hiện (When) Xác định phương Xác định phương Xác định nguồn pháp kiểm soát pháp kiểm tra lực 6 3 9/6/2021
Các công cụ trong XD kế hoạch HCVP
 Lịch làm việc hăng ngày  Lịch làm việc tuân
 Chương trình công tác hàng tháng, hàng quy, nưa năm 7
Tổ chức công việc HCVP
 Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lạp mọt cơ cấu hơp
lí các môi quan hệ giưa các thành viên trong mọt tổ
chức, thông qua đo cho phep thực hiện mục tiêu cua tổ chức.
 Sự thiếu vắng cua mọt tổ chức năng đọng và hơp ly se
gây ra nhưng hạu qua đáng tiếc 8 4 9/6/2021
Các nguyên tắc tổ chức công việc HCVP
 Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu
 Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
 Nguyên tắc 3: Cân băng quyền hạn và trách nhiệm
 Nguyên tắc 4: Ủy quyền
 Nguyên tắc 5: Thông tin phan hồi
 Nguyên tắc 6: Tâm hạn kiểm soát
 Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức 9
Các phương thức tổ chức công việc HC
 Tổ chức công việc hành chính tạp trung theo địa bàn
 Tổ chức công việc hành chính phân tán
 Tổ chức công việc hành chính kết hơp 10 5 9/6/2021
Tổ chức công việc HC tập trung theo đại bàn  Ưu điểm:
 Xử ly, cung cấp thông tin nhanh
 Sử dụng hiệu qua trang thiết bị và chi phí
 Nhược điểm:  Quá tai công việc  Chuyên môn hoa
 Công việc thiếu quan tâm đến tâm quan trọng tưng
công việc và trì trệ do chuyển giao công việc
 Tạo tính quyền lực gia tăng cua bọ phạn hành chính DN 11
Tổ chức công việc HC phân tán  Ưu điểm:
 Tạo tính linh hoạt và thích ứng
 Giam bơt áp lực công việc
 Nhược điểm:
 Kho kiểm soát công việc, dễ vi phạm nguyên tắc và thu tục hành chính
 Lãng phí trong đâu tư và sử dụng trang thiết bị 12 6 9/6/2021
Tổ chức công việc HC kết hợp  Ưu điểm:
 Thu hut nhiều chuyên viên vào công tác quan ly
 Các chuyên viên se tham mưu cô vấn co các nhà quan
trị hành chính văn phòng về các hoạt đọng, công việc
hành chính văn phòng ơ tưng bọ phạn chuyên môn
 Nhược điểm:
 Dễ vi phạm chế đọ mọt thu trương (lấn quyền các nhà quan trị chuyên môn) 13
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng
 Co thể chia ra làm ba loại cấp bạc HCVP:  Cấp bạc nhân viên  Cấp bạc thư ky  Cấp bạc quan trị 14 7 9/6/2021
Bảng 2.6. Chức vụ hành chính văn phòng Chức vụ Nhân viên Thư ky Cấp quan trị Co nghiệp vụ chuyên
Co nghiệp vụ chuyên môn Co ky năng quan trị Yêu môn, co kinh nghiệm
cao/trình đọ học vấn và co cọng vơi kinh nghiệm, câu trong nghề ơ mức tôi kinh nghiệm trong nghề
trình đọ học vấn chuyên thiểu ngành về công việc hành chính văn phòng - Nhân viên tiếp tân và - Thư ky chuyên ngành - Trơ ly hành chính, nhân viên hành chính luạt, y khoa trương phòng/ giám (nhân viên thư tín
- Thư ky tổng quát (thư ky đôc hành chính Chức hoặc nhân viên lưu trư cho cấp quan đôc, giám - Trương phòng thông vụ hồ sơ) đôc hoặc tổng giám tin -Tôc ky viên đôc. .) - Trương phòng hồ sơ - Nhân viên đánh máy
- Chuyên viên xử ly thông - Trương phòng xử ly - Nhân viên điều hành tin: Thư ky hành chính thông tin xử ly thông tin hoặc thư ky văn phòng 15
Sơ đồ 2.2. Nấc thang các chức vụ HCVP
Pho tổng giám đôc điều hành
Giám đôc hệ thông tự đọng hoa HCVP Trương phòng hành chính
Thư ky cho cấp quan trị cao và trung Thư ky cấp thấp Thư ky Nhân viên văn phòng 16 8 9/6/2021
Cấp bậc nhân viên văn phòng
 Là cấp bạc thấp nhất, đòi hoi phai co nghiệp vụ hành
chính văn phòng nhưng không cân nhiều kinh nghiệm trong công tác
 Là nhưng ngươi làm việc tại các phòng ban chuyên môn 17 Cấp bậc thư ký
 Thư ky là ngươi giup việc cho các cấp quan trị tại các bọ phạn chuyên môn khác nhau
 Muôn trơ thành thư ky, họ phai thực hiện các nhiệm vụ
đòi hoi phai co đâu oc phân tích tình huông, biết phán
đoán, co kiến thức chuyên môn và co đâu oc sáng tạo
 Phai co thêm nhiều kinh nghiệm hơn nhân viên hành chính văn phòng 18 9 9/6/2021
Trách nhiệm của thư ký
 Trách nhiệm tổng quát
 Giup chọn lựa các trang thiết bị hành chính văn phòng
 Duy trì lịch các cuọc hen và lên lịch họp  Tiếp khách
 Tổ chức, phân phôi và tra lơi văn thư đến
 Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên yêu câu
 Soạn thao lịch trình các chuyến công tác và phôi hơp
các yêu câu chuyến đi cua cấp quan trị  Nhân ban các tài liệu 19
Trách nhiệm của thư ký
 Trách nhiệm quản trị hồ sơ
 Lên lịch thơi gian thực hiện các dự án
 Tổ chức và duy trì các hệ thông lưu trư hồ sơ
 Trách nhiệm điện thoại
 Tra lơi và chuyển tiếp các cu điện thoại đến
 Sắp xếp các cuọc điện thoại gọi ra ngoài
 Đề xuất thiết bị và thu tục mơi 20 10 9/6/2021
Trách nhiệm của thư ký
 Trách nhiêm đánh máy và sao chép lại
 Soạn thao thư tư, thông báo nọi bọ và các bang tương trình
 Cách xen sửa chưa ban thao
 Ghi chep lại thông tin tư bạn ghi tôc ky hoặc tư máy
 Đánh máy thông báo nọi bọ, các bang tương trình và
các tài liệu khác tư các ban viết tay hoặc ban thao khác 21
Cấp bậc quản trị
 Nhà quản trị hành chính văn phòng
Là ngươi điều khiển, giám sát công việc cua ngươi khác,
đo là ngươi ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết
định, ngươi thực hiện các chức năng quan trị trong văn phòng. 22 11 9/6/2021
Cấp bậc quản trị
 Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng
Là mọt nhà trí thức đươc đào tạo co trình đọ tổng quát
và đươc đào tạo chuyên về hoạt đọng quan trị hành chính văn phòng 23
Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP
Co kha năng gánh vác công việc
Co kha năng giang dạy cho các HCVP
nhân viên HCVP trong toàn công ty
Co quan điểm khoa học để tiếp
Co tính gân gui, biết hòa mình,
nhạn nhưng yếu tô và nhưng
hòa đồng vơi nhưng y tương và phương pháp làm việc mơ
nhưng vấn đề cua nhân viên
Co oc khôi hài, giup làm việc và
Co kha năng noi để thuyết phục
làm dịu đi nhiều tình huông kho
cấp trên, đồng nghiệp và cấp dươi khăn Phong cách lịch sự Kiểm soát cam xuc Co oc sáng kiến Co oc phán đoán Tự tin 22 12 9/6/2021 Kết thúc chương 2 25
Downloaded by Nguyen Linh (vjt28@gmail.com) 13
Document Outline

• Ưu điểm:
• Nhược điểm:
• Ưu điểm:
• Nhược điểm:
• Ưu điểm:
• Nhược điểm:
• Trách nhiệm tổng quát
• Trách nhiệm quản trị hồ sơ
• Trách nhiệm điện thoại
• Trách nhiêm đánh máy và sao chép lại
• Nhà quản trị hành chính văn phòng