Chương 3 Công tác tổ chức & Cơ cấu quản lý | Môn Quản trị học đại cương - Đại học Bách Khoa Hà Nội

lOMoAR cPSD| 61554479
Chương 3: Công tác tổ chức 3.1) Vai trò và logic của công tác tổ chức
3.1.1) Vai trò của công tác tổ chức
Khái niệm chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các
vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân vả bộ phận có thể phối hợp với nhau
một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Công tác tổ chức là hoạt động gắn liền với hoạt động có tính sáng tạo của con người.
Trình độ tổ chức càng cao thể hiện ở trình độ quản lý càng cao. Nội dung của tổ chức:
• Tổ chức cơ cấu: là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức
• Tổ chức quá trình: là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác định mối quan
hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội
bộ và giữa các bộ phận.
• Tổ chức nhân sự: Lựa chọn cán bộ cho bộ máy quản lý
3.1.2) Logic của công tác tổ chức
Khi thực hiện tổ chức cần tuân theo các bước logic sau
• Các hoạt động cần thiết phải xuất phát từ mục tiêu
• Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng một chức năng để hình thành nên các nhóm của doanh nghiệp
• Cần có lãnh đạo riêng cho tứng nhóm
• Cần có sự ràng buộc giữa các nhóm về trao đổi vật chất và thông tin trong quá trình thực hiện kế hoạch
3.2) Cơ cấu tổ chức quản lý 3.2.1) Khái niệm
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn
nhau được chuyên môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những
cấp, khâu khác nhau nhằm đảo bảo các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu chung đã định.
*Nguyên tắc công tác tổ chức • Tính tối ưu • Tính linh hoạt
• Độ tin cậy trong hoạt động lOMoAR cPSD| 61554479 • Tính kinh tế
3.2.2) Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
a) Cơ cấu kiểu trực tuyến Nguyên tắc Ưu điểm Nhược điểm Mỗi cấp dưới chịu
Đạt được sự thống nhất -Tạo gánh nặng cho quản lý cấp cao đồng quản lý trực tiếp và trong mệnh lệnh, quá
thời gây hạn chế sử dụng chuyên gia có trình nhận mệnh lệnh từ trình truyền thông tin độ một cấp duy nhất
nhanh chóng và dễ quy -Khi quy môn doanh nghiệp tăng, các đơn vị trách nhiệm khi có sai
trực thuộc cũng tăng theo gây khó kiểm soát sót
Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản
b) Cơ cấu quản lý chức năng Nguyên tắc Ưu điểm Nhược điểm
Các bộ phận chức năng sẽ Có sự chuyên môn
-Quản lý cấp dưới phải nhận mệnh lệnh từ
trực tiếp ra quyết định xuống hóa trong quản lý
nhiều cấp quản lý dẫn đến thiếu tính thống
các bộ phận trực thuộc trong nên chất lượng nhất phạm vi chuyên môn của quyết định sẽ được
-Dễ gây mâu thuẫn giữa các bộ phận mình tăng lên
-Khó quy trách nhiệm khi sai phạm lOMoAR cPSD| 61554479
Doanh nghiệp có đặc thù cao, các bộ phận hoạt động độc lập: Ngân hàng,Bảo hiểm,...
c) Cơ cấu quản lý trực tuyến-chức năng Nguyên tắc Ưu điểm Lưu ý
Các bộ phận chức năng không trực Tạo được tính thống
Khi thiết kế nhiệm vụ cho các bộ phận
tiếp ra quyết định xuống các bộ phận
nhất trong mệnh lệnh chức năng phải phận rõ nhiệm vụ
trực thuộc mà chủ yếu làm tham mưu
và đảm bảo được chất cũng như mối quan hệ với các bộ
cho quản lý cấp cao trong quá trình lượng chuyên môn,
phận chức năng khác.Ngoài ra các bộ
ban hành mệnh lệnh thuộc chuyên giảm áp lực cho lãnh
phận chuyên môn cũng thực hiện trực môn của mình đạo cấp cao
tiếp chỉ đạo nếu được ủy quyền của bộ phận quản lý cấp cao
d) Cơ cấu kiểu trực tuyến tham mưu
Nguyên tắc: Được thiết kế theo nguyên tắc trực tuyến nhưng ở mỗi cấp quản lý sẽ có bộ phận
tham mưu giúp quản lý chuẩn bị ban hành thực hiện quyết định thuộc chuyên môn
Áp dụng trong quân đội là chủ yếu e) Cơ cấu kiểu dự án
Nguyên tắc: Các doanh nghiệp có đặc thù cao, giá trị sản phẩm lớn và thực hiện ở các địa điểm
khác nhau thì bộ máy máy quản lý theo kiểu dự án. lOMoAR cPSD| 61554479
Đặc điểm: Cơ cấu quản lý trong mỗi dự án chỉ tồn tại cùng với thời gian tồn tại dự án. Mỗi cá
nhân có thể tham gia cùng lúc nhiều dự án khác nhau. f) Cơ cấu kiểu ma trận
Nguyên tắc: Các bộ phận chức năng được thiết kế giúp người quản lý cấp cao trong công việc
thuộc chức năng đó ở quy môn doanh nghiệp lớn.
Đặc điểm: Thể hiện trình độ quản lý cao
Phù hợp với tổng công ty, công ty lớn hoặc các công ty đa quốc gia
3.3) Tổ chức quá trình quản lý
3.3.1) Phân quyền và tập quyền
-Phân quyền: là quá trình phân chia quyền lực và quyền hạn trong tổ chức cho các cán bộ quản lý cấp thấp hơn
-Tập quyền: là xu hướng tập trung và duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay các nhà quản lý cấp cao.
Đánh giá: Quá trình phân quyền ý nghĩa hơn vì:
• Không ai đủ khả năng đưa ra tất cả quyết định của doanh nghiệp
• Nó còn phản ánh đường lối, chính sách dùng người và đào tạo quản lý của doanh nghiệp
• Phát huy tối đa sự nhiệt tình sáng tạo của cấp dưới doanh nghiệp 3.3.2) Ủy quyền
-Khái niệm: Ủy quyền là giao phó quyền hạn trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền
thực hiện những công việc nhất định
-Mục đích: Thông qua ủy quyền các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện nhanh hơn với
chất lượng tốt hơn -Vai trò: •
Giảm bớt gánh nặng cho quản lý cấp cao •
Tăng tính linh hoạt trong cơ cấu đặc biệt là việc ra quyết định •
Phát huy tiềm năng của cán bộ cấp dưới lOMoAR cPSD| 61554479 •
Đào tạo, chuẩn bị nguồn cán bộ bên trong cho việc tổ chức nhân sự được liên tục -Nguyên tắc: •
Nguyên tắc ủy quyền theo mục tiêu •
Nguyên tắc ủy quyền theo chức năng • Nguyên tắc bậc thang •
Nguyên tắc về sự tương ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm •
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
3.4) Tổ chức nhân sự cho bộ máy quản lý
3.4.1)Bản chất và ý nghĩa của tổ chức nhân sự
-Tổ chức nhân sự là quá trình hoàn thiện cơ cấu quản lý doanh nghiệp được xây dựng thông
qua hoạt động tuyển chọn, đào tạo, sắp xếp, sử dụng, đánh giá, đề bạt các cá nhân trong từng vị
trí cơ cấu của tổ chức.
Sơ đồ định biên
3.4.2)Lựa chọn cán bộ quản lý 1)Nguồn cán bộ quản lý
Muốn cho quá trình quản lý doanh nghiệp được diễn ra liên tục thì doanh nghiệp phải dự trữ và
duy trì nguồn cán bộ có thể sử dụng làm cán bộ quản lý doanh nghiệp a)Nguồn bên trong
-Nguồn bên trong có ý nghĩa quan trọng hơn, một mặt nó đảm bảo cho quá trình quản lý được
liên tục, nhưng nó cũng thể hiện tiềm năng quản lý bên trong doanh nghiệp
• Giúp phát huy tiềm năng cấp dưới
• Kết qủa của cơ sở đào tạo cán bộ
-Để có thể duy trì tốt nguồn cán bộ quản lý bên trong mỗi doanh nghiệp thì các nhà quản lý sử
dụng sơ đồ dự trữ nhân lực và nhìn vào sơ đồ này thì người quản lý cấp cao sẽ có những
quyết định tốt nhất khi thay đổi cơ cấu nhân sự b)Nguồn bên ngoài
• Tuyển dụng sinh viên từ các trường
• Tuyển dụng bạn bè, người thân của nhân viên
• Nhân viên cũ doanh nghiệp lOMoAR cPSD| 61554479
• Nhân viên của đối thủ cạnh tranh
• Người thất nghiệp hay đang lao động tự do
Nguồn này là quan trọng khi tổ chức cần sự đổi mới trong tư duy và hành động
2) Xác định yêu cầu của vị trí cần lựa chọn
-Việc lựa chọn cán bộ quản lý có vai trò quan trọng trong công tác định biên nói riêng và công
tác quản lý nói chung. Do vậy nó cần phải được tiến hành thận trọng và có căn cứ khoa
học.Trước tiên cần xác định rõ yêu cầu của vị trí mà tổ chức đang lựa chọn Các yêu cầu biểu hiện bằng chỉ tiêu: • Trình độ • Nhận thức • Kỹ năng • Quan hệ 3) Các kĩ năng quản lý
-Kỹ năng kĩ thuật (công nghệ) -Kỹ năng quan hệ -Kỹ năng nhận thức -Kỹ năng thiết kế
*Tầm quan trọng tương đối của từng kĩ năng thì lại thay đổi tuỳ theo cấp quản lý và được biểu diễn trong sơ đồ
4) Một số đặc tính cá nhân cần lưu ý khi lựa chọn
-Ước muốn được làm công việc quản lý -Khả năng quan hệ -Tính trung thực lOMoAR cPSD| 61554479 -Kinh nghiệm quản lý