Cơ Sở Lý Thuyết Quản Trị Tổng Quan Khái Niệm và Lý Thuyết | Môn Quản trị học đại cương - Đại học Bách Khoa Hà Nội

lOMoAR cPSD| 61570461
Chương I: Các khái niệm cơ bản về quản trị
1.1. Sự cần thiết của quản trị và khái niệm chung về quản trị
Quản trị là sự tác động có mục tiêu của một chủ thể lên đối tượng nhằm đạt được mục
tiêu chung, đặc biệt trong bối cảnh xã hội hóa lao động. Việc quản trị trở nên cần thiết hơn
khi nền kinh tế phát triển, nguồn lực hạn chế và để phát huy tiềm năng sáng tạo. Đối với
Việt Nam, nâng cao chất lượng quản trị là điều kiện quan trọng để phát triển và hội nhập.
1.2. Quản trị hoạt động của một tổ chức
1.2.1. Khái niệm
Tổ chức là hệ thống có sự tham gia của con người; quản trị trong tổ chức là tác động
nhằm hoàn thành mục tiêu chung hiệu quả nhất. 1.2.2. Một số lý thuyết quản trị học •
Lý thuyết quản lý khoa học: Tập trung vào việc cải thiện năng suất qua nguyên
tắc quản lý khoa học; ưu điểm là nhấn mạnh công tác tuyển chọn nhân viên. •
Lý thuyết hành chính: Quan tâm đến toàn bộ tổ chức, đưa ra nhiều khái niệm hình
thành nền tảng quản lý hiện đại nhưng chưa chú trọng yếu tố con người. •
Phương pháp định lượng: Sử dụng kỹ thuật định lượng để nâng cao chất lượng
quyết định quản lý nhưng cần chuyên gia cao. •
Lý thuyết hành vi tổ chức: Đề cập tới nhu cầu tâm lý và mối quan hệ giữa cá nhân
và tập thể nhưng có thể quá đề cao yếu tố con người. •
Phương pháp hệ thống: Phân tích tổ chức như một hệ thống mở tương tác với môi
trường, giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện. •
Phương pháp tình huống: Nhấn mạnh tính linh hoạt trong áp dụng các lý thuyết
quản lý tùy thuộc vào tình huống cụ thể.
Trường phái quản lý truyền thông phương Đông
Kết hợp thành tựu nghiên cứu phương Tây với giá trị văn hóa truyền thống Á Đông, nhấn
mạnh vai trò của con người.
Tiếp cận theo chức năng quản lý
Xem quản lý như một quá trình bao gồm nhiều bước, mỗi khâu là một hoạt động cần thiết. lOMoAR cPSD| 61570461
1.3. Ảnh hưởng của môi tường hoạt động của tổ chức đến quản lý
Môi trường ảnh hưởng đến hoạt động quản lý thông qua các yếu tố toàn cầu hóa, xu thế xã
hội, tâm lý văn hóa, và nhu cầu thay đổi. Quản lý cần phải linh hoạt để thích ứng với những biến động này.
Tóm lại, chương này cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm, vai trò, và một số lý thuyết
quản trị cơ bản, đồng thời phân tích ảnh hưởng của môi trường đối với quản lý trong tổ chức. lOMoAR cPSD| 61570461
CHƯƠNG II: LẬP KẾ HOẠCH
2.1. Khái niệm, bản chất và các loại kế hoạch -
Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản trị vì nó gắn liền
với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai. -
Lập kế hoạch được hiểu là 1 trong những phương án hành động tương lai của doanh
nghiệp và cho từng bộ phận của doanh nghiệp, là quá trình xác định mục tiêu, các nhiệm
vụ và phương pháp tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó. -
Lập kế hoạch là việc quyết định xem doanh nghiệp cần phải làm những việc gì?
Làm như thế nào? Và ai làm? Nó đòi hỏi người quản lý phải xác định chiến lược, đường
lối, đưa ra quyết định dựa trên cơ sở mục tiêu, quy luật, hiểu biết và những đánh giá thận trọng. -
Thực chất việc lập kế hoạch nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu đề ra thông
qua sự hợp tác chặt chẽ; thiết lập môi trường để các cá nhân thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả.
2.1.2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
- Gồm bốn mục đích quan trọng:
+ Ứng phó với những tình huống bất định và thay đổi: phân tích, dự báo các tình huống
có thể xảy ra; thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch, đưa ra
biện pháp kịp thời khi lệch khỏi “hành lang an toàn”.
+ Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu: xem xét tương lai, mở rộng và điều chỉnh kế hoạch
để đạt được mục tiêu.
+ Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế: có định hướng chung, hoạt động đều đặn, cân nhắc kỹ lưỡng.
+ Giúp các nhà quản lí kiểm tra: kiểm tra, kiểm soát trong quản lý được dễ dàng.
2.1.3. Các loại kế hoạch
a. Phân loại theo phạm vi hoạt động
- Kế hoạch chiến lược: thiết lập mục tiêu chung, vị trí của doanh nghiệp với môi trường.
+ Bao gồm: mục đích, mục tiêu, chiến lược
- Kế hoạch tác nghiệp: trình bày rõ và chi tiết để đạt được mục tiêu
+ Kế hoạch sử dụng một lần: ngân sách, chương trình. lOMoAR cPSD| 61570461
+ Kế hoạch hiện hành: chính sách, thủ tục, quy tắc.
b. Phân loại theo thời gian:
- Kế hoạch dài hạn: lớn hơn 5 năm
- Kế hoạch trung hạn: lớn hơn 1 năm và nhỏ hơn 5 năm. - Kế hoạch ngắn hạn: nhỏ hơn 1
năm. c. Phân loại theo mức độ cụ thể:
- Kế hoạch cụ thể: xác định rõ, không mập mờ và hiểu lầm.
- Kế hoạch định hướng: có tính định hướng và đưa ra hướng chỉ đạo chung.
2.2 Sư phân cấp trong lập kế hoạch
Việc xác định các mục đích, các mục tiêu, các chiến lược, các chính sách, các thủ tục
và quy tắc, các chương trình, các ngân quỹ doanh nghiệp phải thực hiện.
2.2.1. Mục đích -
Mọi hoạt động của tổ chức phải có các mục đích nhất định và thể hiện qua các kế
hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp. -
Nhìn chung, mọi doanh nghiệp đều có động cơ hoạt động dài hạn: làm giàu cho
doanh nghiệp mình, bảo đảm cho hoạt động tồn tại, phát triển, tránh rủi ro, trang trải được
chi phí về vốn và lao động… -
Từ các mục đích của doanh nghiệp, sẽ hình thành các nhiệm vụ của doanh nghiệp,
đó là các nhánh lớn tạo thành mục tiêu của doanh nghiệp. -
Xác định mục đích cần có yếu tố con người: phù hợp với trình độ hiện tại của mọi
người trong doanh nghiệp.
2.2.2. Các mục tiêu -
Mục tiêu là điểm kết thúc của một hành động đã được ấn định trong một khoảng
thời gian và kết thúc công việc tổ chức, điều phối và kiểm tra. -
Các mục tiêu của doanh nghiệp là kế hoạch cơ bản của doanh nghiệp. Các bộ phận
trong doanh nghiệp có những mục tiêu riêng của mình và góp phần vào việc đạt được mục
tiêu chung của doanh nghiệp.
2.2.3. Các chiến lược -
Chiến lược của doanh nghiệp là một chương trình hành động tổng quát nhằm hướng
đến thực hiện các mục tiêu cụ thể: lOMoAR cPSD| 61570461
+ Các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp.
+ Các đường lối tổng quát, chủ trương mà doanh nghiệp sẽ thực thi.
+ Các nguồn lực và tiềm năng được sử dụng để đát được các mục tiêu đó.
+ Các chính sách điều hành việc thu hút và sử dụng các quyền lực, các tiềm năng cần thiết.
+ Các hoạt động triển khai.
+ Các hoạt động kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh chiến lược. -
Chiến lược giữ vai trò quan trọng, nó làm định hướng cho các kế hoạch một cách
thống nhất, là khuôn mẫu cho kế hoạch và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh quản lý. -
Đối với doanh nghiệp, các chiến lược chủ yếu nhằm đưa ra định hướng tổng thể cho
doanh nghiệp thuộc vào những lĩnh vực: Sản phẩm, Marketing, Tăng trưởng, Tài chính,
Tổ chức, Nhân sự, Quan hệ xã hội, Cạnh tranh.
+ Bước 1: Đánh giá thực trạng
+ Bước 2: Xác định các mục tiêu chiến lược.
+ Bước 3: Xác định nhiệm vụ mà bộ máy doanh nghiệp cần thực hiện.
+ Bước 4: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược.
2.2.4. Các chính sách
Các chính sách của doanh nghiệp là tổng thể các biện pháp mà doanh nghiệp sử dụng
để tác động đến các đối tượng có liên quan trong thời gian đủ dài để thực hiện các mục tiêu
chiến lược của mình. Do chính sách là các văn bản hướng dẫn cách hành động và suy nghĩ
nên nó có một phạm vi co giãn nào đó, ngược lại nó cứng nhắc thì sẽ trở thành quy tắc.
2.2.5. Các quy tắc
- Các quy tắc giải thích rõ sự hành động or không hành động cụ thể, cần thiết, không cho
phép bất cứ một bộ phận nào trong doanh nghiệp hoạt động theo ý riêng.
- Thực tế có thể coi thủ tục là 1 loạt các quy tắc.
2.2.6. Các thủ tục
Các thủ tục là các kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành các hoạt động trong tương
lai của doanh nghiệp và ở từng bộ phận của doanh nghiệp, nó bao gồm một chuỗi các hoạt
động cần thiết được ấn định theo trình tự thời gian. lOMoAR cPSD| 61570461
2.2.7. Các chương trình
Các chương trình là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, công việc phải
thực hiện và trình tự các bước tiến hành công việc.
Chương trình của doanh nghiệp có thể là dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, nó thường gắn với các mục tiêu.
Không có chương trình thì con người có xu hướng làm những việc có vẻ quan trọng trước
mà gạt bỏ những vấn đề lớn.
Một chương trình tốt giúp người quản lý phân tích và đánh giá các khả năng hiện có.
2.2.8. Ngân quỹ
- Phản ánh các nguồn thu và khoản chi đối với từng kế hoạch.
- Ngân quỹ là các đảm bảo vật chất cho việc thực hiện kế hoạch, là công cụ giúp nhà quản
lý có thể kiểm tra được tiến độ thực hiện kế hoạch.
2.3. Nguyên tắc lập kế hoạch
- Chủ động đối với quá trình lập kế hoạch, gạt bỏ mọi trở ngại, tạo bầu không khí trong đó
mọi người làm việc có kế hoạch.
- Có sự tham gia của người quản lý ở mọi cấp.
- Phải có tổ chức: phân chia hợp lí các hoạt động và giao phó quyền hạn rõ ràng.
- Phải xác định rõ ràng: các mục tiêu, tiền đề, chiến lược, chính sách.
- Kết hợp kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
- Đảm bảo tính linh hoạt.
Một số lý do thất bại: Thiếu sự đầu tư vào việc lập kế hoạch, Lầm lẫn giữa nghiên cứu về
kế hoạch với kế hoạch, Hoạt động triển khai kém, Mục đích và mục tiêu không rõ ràng,
Đánh giá thấp tầm quan trọng của các tiền đề, Quá tự tin vào kinh nghiệm, Thiếu sự giao
phó quyền hạn rõ ràng, Thiếu sự hỗ trợ của mọi cấp quản lý, Thiếu biện pháp kiểm tra,
Thiếu sự linh hoạt và sức ỳ lớn.
2.4. Các bước lập kế hoạch
2.4.1 Nhận thức cơ hội
người quản lý phải phân tích, sàng lọc để chọn ra những cơ hội đáng giá nhất. lOMoAR cPSD| 61570461
2.4.2. Xác định các mục tiêu
Các mục tiêu, kế hoạch lập thành 1 mạng lưới mục tiêu bao gồm: •
mục tiêu tổng thể mà doanh nghiệp phải đạt được. •
mục tiêu bộ phận mà mỗi đơn vị trong doanh nghiệp phải đạt được.
Lưu ý: phải có sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và cụ thể, ngắn hạn và dài hạn.
2.4.3. Xem xét các tiền đề lập kế hoạch
- Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị trường, môi trường doanh
nghiệp, cùng với những đánh giá về trình độ, năng lực sản xuất, tiền vốn,..
2.4.4. Xây dựng các phương án
- Xây dựng nhiều phương án để lựa chọn tuy nhiên cần xử lý đánh giá để lựa chọn phương án tối ưu.
2.4.5. Đánh giá phương án
Phải tìm cách đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá dựa vào mục tiêu và các điều kiện tiền đề.
- Thực tế, người ta kết hợp giữa đánh giá định tính và định lượng:
+ Nhóm biện pháp định tính: sử dụng kinh nghiệm, phân tích suy luận, thực nghiệm,
nghiên cứu và phân tích.
+ Nhóm biện pháp định lượng: Dựa vào yếu tố biên (chi phí biên, doanh thu biên,..), phân
tích hiệu quả, phương pháp xác suất, mô hình tối ưu.
2.4.6. Lựa chọn phương án
Lựa chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra: lợi nhuận cực đại hoặc thu hồi vốn nhanh.
2.4.7. Xây dựng kế hoạch phụ trợ
Một kế hoạch chính thường đòi hỏi các kế hoạch phụ trợ mà nhiều khi bản thân các kế
hoạch phụ trợ lại quyết định thành công khi thực hiện kế hoạch chính.
2.4.8. Ngân quỹ hóa -
Là một yếu tố quan trọng, đảm bảo cho các tài khoản cần thiết cho việc thực hiện
các mục tiêu, kế hoạch đề ra. lOMoAR cPSD| 61570461 -
Là một công cụ quan trọng trong kiểm soát quản lý vì qua ngân quỹ người chủ sẽ
thấy tiền của mình đang được ai chi tiêu, ở đâu, vào các khoản chi phí nào cũng như các nguồn thu của mình.
CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC lOMoAR cPSD| 61570461
3.1. Vai trò và logic của công tác tổ chức
3.1.1. Vai trò của công tác tổ chức •
Để đạt được mục tiêu kế hoạch thì cần phải duy trì một cơ cấu xác định vai trò,
nhiệm vụ của mỗi bộ phận, và cá nhân trong doanh nghiệp. Cơ cấu đó chính là tổ chức của doanh nghiệp. •
Tổ chức là kết quả của sự quản lý và nó cũng thể hiện trình độ quản lý. •
Mục đích của công tác tổ chức là lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai
trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một
cách tốt nhất với nhau trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. •
Tổ chức là một hoạt động có tính sáng tạo của con người, đồng thời nó là kết quả
của hoạt động sáng tạo đó. •
Tổ chức được hiểu là xây dựng cơ cấu của một hệ thống và trên có sở đó để xác
định các mối quan hệ qua lại và tác động lần nhau giữa các bộ phận trong hệ thống
để chúng hoạt động một cách tốt nhất. • Tổ chức được hiểu theo các nội dung là:
tổ chức cơ cấu, tổ chức quá trình và tổ chức nhận sự. •
Tổ chức cơ cấu: Xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý, nó bao hàm việc
người quản lý phải phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau và xác
định nhiệm vụ cho từng bộ phận. •
Tổ chức quá trình: Tổ chức quá trình là thiết kế quá trình quản lý, nó làm cho cơ cấu
quản lý đã được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây
dựng các nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ cũng như mối liên hệ giữa các bộ
phận trong quá trình thực hiện các kế hoạch của doanh nghiệp. •
Tổ chức nhân sự: Lựa chọn cán bộ cho cơ cấu bộ máy quản lý.
3.1.2. Logic của công tác tổ chức
Khi thực hiện công tác tổ chức cho doanh nghiệp, người ta tuân theo các
bước có tính logic sau đây: •
Phải xuất phát từ mục tiêu kế hoạch để đề ra các hoạt động cần thiết. •
Nhóm các hoạt động có cùng một tính chất hoặc cùng một chức năng để hình thành
nên các nhóm của doanh nghiệp: nhóm tổ chức, nhóm nhân sự, nhóm sản xuất, v.v. lOMoAR cPSD| 61570461 •
Với mỗi nhóm người ta sẽ chọn ra lãnh đạo nhóm và giao cho họ những nhiệm vụ
cần hoàn thành và quyền để có thể thực hiện những nhiệm vụ ấy. •
Ràng buộc mối quan hệ giữa các nhóm thông qua các quy định về trao đổi vật chất,
thông tin trong quá trình thực hiện các kế hoạch của doanh nghiệp. 3.1.3. Chú ý
khi thực hiện công tác tổ chức •
Công tác tổ chức có liên quan đến yếu tố con người, vì vậy muốn tổ chức hoạt động
tốt thì việc đầu tiên là phải lựa chọn những người phù hợp nhất để đưa vào cơ cẩu tổ chức. •
Công tác tổ chức phản ánh môi trường bên trong và môi trường bên ngoài của doanh
nghiệp, chỉ rõ những quyền lực mà cán bộ quản lý các cấp có thể sử dụng trong việc
điều hành các hoạt động hàng ngày và cơ cấu tổ chức cũng phải có khả năng thích
nghi với những thay đổi của môi trường. •
Phải luôn luôn hoàn thiện cơ cấu tổ chức cũng như các quy chế trong nội bộ doanh nghiệp. •
Công tác tổ chức nó phải được thiết kế sao cho phù hợp nhất với cá nhân mỗi nhà quản lý.
3.2. Cơ cấu tổ chức quản lý
3.2.1. Khái niệm
Đối với quản lý doanh nghiệp: cơ cấu tổ chức quản lý là sự phân chia doanh nghiệp
thành các bộ phận có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có
quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm đảm bảo
các chức năng quản lý và thực hiện những mục tiêu chung đã định.
Khi thực hiện xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau đây: •
Tính tối ưu của hệ thống: đòi hỏi sự phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp phải
đạt được sự tối ưu. •
Tính linh hoạt: đòi hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một cách nhanh nhất. •
Độ tin cậy trong hoạt động: khi xây dựng cơ cấu quản lý người ta phải xây dựng cơ
chế để kiểm soát mỗi bộ phận trong cơ cấu dể đảm bảo các hoạt động trong cơ cấu
hướng đến mục tiêu chung cũng như thông tin do mỗi bộ phận đưa ra là chính xác. lOMoAR cPSD| 61570461 •
Tính kinh tế: đòi hỏi cơ cấu phải được xây dựng sao cho chi phí quản lý doanh nghiệp là nhỏ nhất .
3.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
a. Cơ cấu kiểu trực tuyến •
Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong
doanh nghiệp là các đường thẳng. Mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và
nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. •
Ưu điểm: Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh •
Nhược điểm: Tập trung gánh nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi người quản lý cấp
cao phải có hiểu biết sâu về nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau. làm cho người
quản lý cấp cao khó kiểm soát công việc. •
Ứng dụng: Kiểu cơ cấu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ,
hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít, v.v.
b. Cơ cấu kiểu chức năng •
Nguyên tắc: các bộ phận chức năng sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận
trực thuộc trong phạm vi chuyên môn của mình. •
Ưu điểm: chất lượng mỗi loại quyết định có thể tăng lên. •
Nhược điểm: sẽ có sự không thống nhất giữa các quyết định. Các bộ phận chức năng
có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, khó quy trách nhiệm khi có sai lầm. •
Ứng dụng:Trước đây cơ cấu này phù hợp với doanh nghiệp có đặc thù cao, khi mà
hoạt động giữa các bộ phận là độc lập với nhau: ngân hàng, bảo hiểm, du lịch, v.v.
c. Cơ cấu kiểu trực tuyến- chức năng •
Nguyên tắc: Người ta kết hợp hai loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. các
bộ phận chức năng không trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc mà
chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu cho người quản lý cấp cao trong quá trình chuẩn
bị ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình. •
Ưu điểm: Cơ cấu này đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, đảm bảo chất lượng
của các quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao cũng
như có thể quy trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm. lOMoAR cPSD| 61570461 •
Lưu ý: Khi thiết kế nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng thì người quản lý cấp cao
phải chỉ rõ nhiệm vụ mà mỗi bộ phận này phải thực hiện, cũng như mỗi quan hệ
về nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng vồi nhau, tránh sự chồng chéo trong công
việc hoặc sự đùn đẩy giữa các bộ phận. •
Ứng dụng: Kiểu cơ cấu TT-CN được áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
d. Cơ cấu kiểu trực tuyến tham mưu •
Nguyên tắc: bộ máy quản lý vẫn được thiết kế theo nguyên tắc trực tuyến, nhưng ở
mỗi cấp quản lý người ta tổ chức các bộ phận tham mưu có nhiệm vụ giúp người
quản lý đó trong quá trình chuẩn bị, ban hành, và thực hiện tất cả các quyết định
thuộc chức năng chuyên môn. •
Đặc điểm: Kiểu cơ cấu này xuất phát từ trong quân đội và ít được áp dụng trong quản lý kinh tế.
e. Cơ cấu theo kiểu dự án •
Nguyên tắc: Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều loại sản phẩm
giống nhau, mỗi sản phẩm có giá trị lớn và thực hiện ở những địa điểm khác nhau
thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu dự án.Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô mà
người ta có thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến hoặc trực tuyến chức năng. •
Đặc điểm: Việc tổ chức cơ cấu quản lý theo kiểu dự án là sự phát triển của cơ cấu
trực tuyến hoặc trực tuyến chức năng. cơ cấu quản lý trong mỗi dự án chỉ tồn tại
cùng với thời gian tồn tại của dự án. Khi dự án hoàn thành thì cơ cấu đó được giải
thể. một người cùng một lúc có thể tham gia vào nhiều dự án khác nhau.
f. Cơ cấu theo kiểu ma trận •
Nguyên tắc: Với một số doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh khác nhau
hoặc nhiều thành viên khác nhau thì bộ máy quản lý có thể tổ chức theo kiểu ma
trận. Trong đó, các bộ phận chức năng được thiết kế giúp người quản lý cấp cao
trong các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô doanh nghiệp lớn.Các bộ phận
trực thuộc tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ phận này cũng có các đơn vị
chức năng nhưng chỉ trong phạm vi đó và tuỳ theo quy mô thì người ta có thể tổ lOMoAR cPSD| 61570461
chức theo kiểu trực tuyến hoặc trực tuyến chức năng. Việc điều hành doanh nghiệp
lớn diễn ra theo nguyên tắc ma trận. •
Đặc điểm: Kiểu cơ cấu này thể hiện trình độ quản lý cao. lOMoAR cPSD| 61570461 
Ứng dụng: Kiểu cơ cấu này phù hợp với những tổng công ty, công ty đa quốc gia, v.v.
3.2.3. Thông tin từ một cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức có thể cung cấp 4 loại thông tin sau đây:
- Nhiệm vụ: cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân chia nhiệm vụ trong một tổ chức nào đó.
- Các bộ phận: mỗi ô trong một lược đồ tổ chức có trách nhiệm đảm đương, hoàn thành
một phần hoạt động, công việc chung của toàn bộ tổ chức.
- Các cấp quản lý: lược đồ quản lý cũng chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cao nhất đến thấp nhất.
- Các tuyến quyền hạn: các đường thẳng đứng trong cơ cấu tổ chức cho thấy quyền hạn
của một vị trí quản lý đối với vị trí khác trong toàn bộ tổ chức.
3.3. Tổ chức quá trình quản lý (cơ cấu quyền lực trong doanh nghiệp)
3.3.1. Phân quyền và tập quyền
Để cho cơ cấu tổ chức quản lý có thể hoạt động được trên thực tế thì cần tổ chức quản
lý thông qua việc xây dựng cơ cấu quyền lực trong doanh nghiệp. Khi xem xét cơ cấu
quyền lực trong quản lý doanh nghiệp người ta nhận thấy quá trình quản lý doanh nghiệp
tồn tại hai xu hướng: phân quyền và tập quyền. •
Phân quyền: Phân quyền là xu hướng phân chia quyền ra các quyết định quản lý.
Nó cho phép người quản lý trung gian có thể đưa ra một số loại quyết định nào đó
(nếu ở mức cao thì đó là sự uy quyền). •
Tập quyền: Tập quyền là xu hướng người quản lý cấp cao tập trung quyền lực về
mình quyền ra các quyết định quản lý. Nó xảy ra khi người quản lý cấp cao muốn
doanh nghiệp đi theo một đường lối thống nhất nào đó, tránh các suy nghĩ và quyết
định phân tán, cục bộ trong doanh nghiệp.
Mặc dù tồn tại cả hai xu hướng trên trong quá trình quản lý doanh nghiệp nhưng quá
trình phân quyền có ý nghĩa hơn, bởi vì: •
Trong quá trình phát triển của doanh nghiệp không một người nào có đủ khả năng
về trình độ, thời gian để có thể tự đưa ra tất cả các quyết định cho doanh nghiệp, do
vậy muốn quản lý được thì đòi hỏi tất yếu là phải có sự phân quyền. lOMoAR cPSD| 61570461 
Sự phân quyền ngoài ý nghĩa là công cụ quản lý, nó còn phản ánh đường lối về tổ
chức trong mỗi doanh nghiệp, phản ánh chính sách về sử dụng lao động và đào tạo
người quản lý kế cận cho doanh nghiệp. •
Sự phân quyền nếu được xây dựng và tổ chức hợp lý sẽ đem lại nhiều hiệu quả, cho
phép phát huy tối đa sự nhiệt tình, chủ động sáng tạo của cấp dưới trong doanh nghiệp.
3.3.2. Sự giao phó quyền lực trong quản lý doanh nghiệp (Uỷ quyền) Mục đích: •
Sự uý quyền là làm cho cơ cấu tổ chức quản lý có thể vận hành được trên thực tế.
Một mặt nó là công cụ quản lý đắc lực, đồng thời nó cũng thể hiện trình độ quản lý. •
Thông qua sự uy quyền thì các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện nhanh
hơn với chất lượng tốt hơn vì các nhà quản lý trung gian hiểu được công việc họ
cần tiến hành và đối tượng tác động của họ một cách tốt nhất. Vai trò của ủy quyền: •
Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao. •
Tăng tính linh hoạt của cơ cấu, đặc biệt làm cho việc ra quyết định quản lý nhanh hơn. •
Phát huy tiềm năng của cán bộ quản lý cấp dưới. •
Đào tạo cán bộ, chuẩn bị nguồn cán bộ bên trong cho việc tổ chức nhân sự được liên tục.
Quá trình ủy quyền thường diễn ra theo các bước sau đây: •
Xác định mục tiêu cần đạt được. •
Chọn người phù hợp với việc thực hiện mục tiêu đó để ủy quyền. •
Giao nhiệm vụ, quyền hạn cùng các điều kiện vật chất để có thể thực hiện được nhiệm vụ. •
Yêu cầu người được uỷ quyền sẽ cam kết hoàn thành công việc, đảm bảo mối liên
hệ giữa công việc đó với công việc khác. Nguyên tắc uy quyền: lOMoAR cPSD| 61570461 
Giao quyền theo kết quả mong muốn: bản thân sự uy quyền chỉ là một công cụ
quản lý, nó không thể thay thế cho toàn bộ quá trình quản lý.
Sự uy quyền trước hết và chủ yếu là nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. •
Uỷ quyền theo chức năng: những người được ủy quyền phải có đủ khả năng thực
hiện sự uy quyền theo đúng chức năng chuyên môn. Vì vậy muốn ủy quyền có hiệu
quả thì việc trước tiên là việc chọn đúng người để giao nhiệm vụ cho phù hợp với công việc. •
Uỷ quyền theo nguyên tắc bậc thang: đòi hỏi càng ủy quyền xuống cấp quản lý thấp
thì càng phải cụ thể và chi tiết. •
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: cấp trên không được trốn tránh
trách nhiệm bằng cách ủy quyền cho cấp dưới và ngược lại, khi đã nhận được sự uy
quyền thì cấp dưới phải dám ra quyết định và chịu trách nhiệm chứ không được đùn
đẩy lại nhiệm vụ cho cấp trên. •
Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ. Chú ý khi thực hiện sự ủy quyền: •
Nên uỷ quyền bằng văn bản để cấp dưới hiểu rõ những nhiệm vụ mà mình cần thực
hiện, những quyền hạn mà mình có thể sử dụng và văn bản uỷ quyền sẽ là cơ sở
pháp lý để xác định trách nhiệm trong sự ủy quyền. •
Khi thực hiện sự ủy quyền thì cấp trên phải tin tưởng vào cấp dưới và tạo điều kiện
để cấp dưới có thể suy nghĩ và hành động theo ý kiến riêng của mình. Đồng thời
cấp trên cũng phải thông cảm và cho phép cấp dưới phạm sai lầm trong một phạm
vi nào đó và coi đó là chi phí đào tạo cấp dưới. •
Cần thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả của sự ủỷ quyền. Không có sự
uỷ quyền vĩnh viễn. Nếu sự uỷ quyền không có hiệu quả thì cấp trên cần phải thu
hồi quyền lực đã giao. lOMoAR cPSD| 61570461 
3.4. Tổ chức nhân sự cho bộ máy quản lý
3.4.1. Bản chất và ý nghĩa của tổ chức nhân sự
Chức năng quản lý của công việc định biên hay còn gọi là xác định biên chế được hiểu
là quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã xây lOMoAR cPSD| 61570461
dựng được thông qua hàng loạt các hoạt động như tuyển chọn, đào tạo, sắp xếp, sử dụng,
đánh giá, đề bạt các cá nhân trong từng vị trí của cơ cấu tổ chức quản lý.
Công tác định biên có ý nghĩa ở chỗ nó là một khâu của quá trình quản lý mà nếu không
thực hiện tốt thì cơ cấu tổ chức quản lý sẽ khó có thể thực hiện được.
Ngoài ra việc thực hiện tốt chức năng định biên sẽ làm tiền đề cho việc sử dụng có hiệu
quả cán bộ quản lý ở các cấp và thực hiện các chức năng về lãnh đạo hay phối hợp sau này.
3.4.2. Lựa chọn cán bộ quản lý
1. Nguồn cán bộ quản lý
Để quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục thì doanh nghiệp cần
phải dự trữ các yếu tố đầu vào cũng như các sản phẩm làm ra. Do đó muốn quá trình quản
lý doanh nghiệp được diễn ra liên tục thì người ta cũng phải dự trữ và duy trì nguồn cán bộ
có thể sử dụng làm cán bộ quản lý doanh nghiệp.
Có hai nguồn nhân lực có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp:
- Nguồn bên trong. - Nguồn bên ngoài.
a. Nguồn bên trong
Nguồn bên trong có ý nghĩa quan trọng hơn, một mặt nó đảm bảo cho quá trình quản lý
được liên tục, nhưng nó cũng thể hiện tiềm năng quản lý bên trong doanh nghiệp: •
Giúp phát huy tiềm năng của cấp dưới. •
Kết quả của cơ sở đào tạo cán bộ.
Người từ bên trong do có sẵn nên quan hệ thân thiện và dễ được chấp nhận hơn. Để có
thể duy trì tốt nguồn cán bộ quản lý bên trong mỗi doanh nghiệp thì các nhà quản lý sử
dụng sơ đồ dự trữ nhân lực, đó là sơ đồ tổ chức ở từng bộ phận của doanh nghiệp b. Nguồn bên ngoài
+ Tuyển dụng sinh viên từ các trường.
+ Tuyển dụng bạn bè, người thân của nhân viên.
+ Nhân viên cũ của doanh nghiệp.
+ Nhân viên của đối thủ cạnh tranh ... lOMoAR cPSD| 61570461
+ Nguồn này là quan trọng khi tổ chức cần có sự đổi mới trong tư duy và hành động
2. Xác định yêu cầu của vị trí cần lựa chọn
Việc lựa chọn cán bộ quản lý có vai trò quan trọng trong công tác định biên nói riêng
và quá trình quản lý nói chung. Do đó nó đòi hỏi phải được tiến hành thận trọng và có căn
cứ khoa học. Trước tiên cần xác định rõ yêu cầu của vị trí mà tổ chức đang lựa chọn. Các
yêu cầu này có thể biểu hiện bằng các chỉ tiêu: - Trình độ - Nhận thức - Kỹ năng - Quan hệ
Tuy nhiên cũng không có một quy tắc nào thật cụ thể, thật chi tiết giúp người quản lý cấp
cao xác định yêu cầu của vị trí cần lựa chọn trong mọi tình huống, nhưng người ta có thể
phân theo một số chỉ tiêu dưới đây:
- Tầm cỡ công việc phải tương ứng: nếu công việc được xác định quá hẹp thì người được
lựa chọn sẽ cảm thấy nhàm chán và không sử dụng hết tiềm năng của họ. Ngược lại, nếu
công việc được xác định quá rộng thì người được lựa chọn sẽ không xác định được công
việc và do đó sẽ dẫn đến việc buông trôi công việc.
- Mỗi công việc phải có tính thử thách và thu hút toàn bộ thời gian của những người đượclựa chọn.
- Những công việc phải tạo điều kiện cho người được lựa chọn có khả năng mở rộng công
việc nhằm sử dụng sự sáng tạo của họ.
- Mỗi công việc phải gắn với từng kỹ năng quản lý cụ thể. 3. Các kỹ năng quản lý
- Kỹ năng kỹ thuật (công nghệ)
Đó là những hiểu biết về những vấn đề có liên quan đến một ngành kỹ thuật cụ thể, như:
quy trình sản xuất, chế độ công nghệ, quy trình công nghệ, chế độ vận hành, v.v.
Kỹ năng kỹ thuật gắn với những chuyên môn hẹp và nó có được là nhờ sự chuyên sâu đối
với các cán bộ quản lý, do đó thường là mỗi người chỉ có kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể. lOMoAR cPSD| 61570461 - Kỹ năng quan hệ
Kỹ năng quan hệ là khả năng làm việc được với mọi người, khả năng tạo ra một bầu không
khí thuận lợi cho tổ chức, trong đó các thành viên đều cảm thấy yên tâm và dễ dàng bộc lộ ý kiến của mình. - Kỹ năng nhận thức
Kỹ năng nhận thức là khả năng nhận ra các nhân tố chính trong mọi hoàn cảnh, nhận thức
được mới liên hệ giữa các bộ phận. - Kỹ năng thiết kế
Kỹ năng thiết kế là khả năng tạo dựng hay thiết kế công việc theo chiều hướng có lợi nhất.
Kỹ năng này rất quan trọng đặc biệt là đối với quản lý cấp cao. Người ta không những chỉ
cần nhận thức ra vấn đề mà còn phải biết triển khai để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
4. Một số đặc tính cá nhân cần lưu ý khi lựa chọn
Để bổ sung kỹ năng quản lý, một số điểm cá tính của các nhà quản lý dưới
đây cũng cần thiết đối với cán bộ quản lý:
- Ước muốn được làm công việc quản lý
Đa số các nhà quản lý đều có mong muốn mãnh liệt với công việc quản lý. Họ muốn có
ảnh hưởng với người khác, được tác động đến người khác và thu được kết quả thông qua
những cố gắng tập thể của cấp dưới.
Tuy nhiên cũng cần chú ý rằng có những người muốn làm công việc quản lý là do ham
muốn về địa vị, quyền lợi, bổng lộc, v.v. mà họ mất đi những động lực căn bản là muốn tạo
ra một môi trường thuận lợi để mọi người có thể cộng tác với nhau nhằm thu được kết quả tốt nhất. - Khả năng quan hệ
Đa số các nhà quản lý thành đạt đều có khả năng quan hệ đạt đến sự thông cảm với nhân
viên, khách hàng, v.v. thông qua các buổi trao đổi, thư từ, hoặc các bài phát biểu, v.v. - Tính trung thực
Người quản lý phải là người có tiếng là trung thực, nó được thể hiện ở. một
số đặc điểm dưới đây:
+ Luôn trung thành với toàn bộ sự thật.