Đề cương Legal Drafting
Đề cương Legal Drafting
Môn: Legal Drafting
Trường: Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
Chapter 12: avoiding ambiguities (tranh su map mo) A. Definition.
● Have two or more different meanings
● Make a choice of the meanings
- VAGUENESS has an unclear meaning with a follow-up question.
- AMBIGUITY has more than one possible meaning causing confusion.
B. WHAT ARE CONSEQUENCES?
• Lead to expensive litigation. • Harm to the contract.
• Be against ambiguous terms by the court.
• Be guilty of an ethical violation in case of deliberate contrivance.
• Lead to unsuccessful litigation.
C. TYPES OF AMBIGUITIES - CONTEXTUAL AMBIGUITY
- SEMANTIC AMBIGUITY - “The use of words and phrases”
- SYNTACTIC AMBIGUITY - “The order of words and punctuation”
I. CONTEXTUAL AMBIGUITY
1. The inconsistency between provisions: Sự không thống nhất của các điều khoản
- Security Deposit: within 30 days after the termination or expiration of the lease, the
landlord will return the security deposit, less any amount owed for damage to the
premises caused by the tenant.
- Unpaid Rent: at the termination of the lease period, the landlord may apply the
security deposit to any rent then owed by the tenant.
2. Faulty definition
- “Because of sex” or “On the basis of sex”:
+ on the basis of pregnancy, childbirth, or related medical condition à an unequivocal
prohibition against discrimination.
+ because of the features of females, women shall be treated the same à the
requirement of equal treatment.
3. The inconsistency between contracts
- “Contract for purchase of a house”: terms and conditions should be consistent with
those in the lease of the house.
II. SEMANTIC AMBIGUITY
1. HOMONYMS: từ đồng âm
…the meaning of a polysemous word should be fixed. We need to avoid the use of the
same word in its different senses. If different words are used (citizen and person) they
should mean different things. If they are used as interchangeable, the drafter should
make corrections and employ only one through all the text.”
ý nghĩa của một từ đa nghĩa nên được cố định. Chúng ta cần tránh sử dụng cùng một
từ theo các nghĩa khác nhau của nó. Nếu các từ khác nhau được sử dụng (công dân và
con người) thì chúng sẽ có nghĩa khác nhau. Nếu chúng được sử dụng thay thế cho
nhau, người soạn thảo nên sửa chữa và chỉ sử dụng một trong toàn bộ văn bản.” 2. AND/OR
-Show the consistency in the use of “and”, “or”, “and/or” throughout the drafting.
-Provide a definition of the terms.
-Perceive the intention of clients in specific cases.
-Follow these structures to adopt a workable solution: + A or B or both + A or B but not both
+ A and B together but not separately
3. SPECIFIC DATES
1. Buyer may exercise the option between July 1, 2009, and July 29, 2009.
2. Buyer must exercise the option by July 29, 2009.
3. Buyer may exercise the option from July 1, 2009, to July 29, 2009.
4. Buyer’s option is open until July 29, 2009.
5. Buyer may exercise the option after July 1, 2009, and before July 29, 2009. / Buyer
must exercise the option after July 1, 2009. / Buyer must exercise the option before July 29, 2009.
6. Buyer may exercise the option on or after July 1, 2009, and on or before July 29, 2009.
7. Buyer’s option begins on July 1, 2009, and ends on July 29, 2009. 4. TIMES SPAN Within - Within 30 days - Within 7 days
Before: Penalties for late filing are as follow:
- 10 days and before the 20th days - $45. After
- After 20 days and before the 30th day - $100. - After 30 days - $500
- The option lapses 7 days after the Landlord receives Tenant’s notice of non-renewal.
5. DAYS / WEEKS / MONTHS /YEARS Days
- Include or exclude weekends and holidays.
- Begin at midnight or during a 24-hour period. Weeks
- Identify when the week is calculated.
- Mean only five-day business week. Months
- Identify when the month is determined. - Include or exclude time.
- Based on the lunar or solar calendar. Years
- Determine what its length is.
- How to mark the starting and ending points.
HOW TO SOLVE
- Express the term in length of words.
“Each party has 7 days to object to the report, beginning on the day and at the time
the report is filed and ending at 5:00 p.m. on the seventh day (excluding weekends
and federal holidays) following the day the report is filed.”
-Need a definition to identify the periods begin and end.
“Day” means the next full 24-hour period following the event referenced, beginning
at 00:01 a.m., and each consecutively following full 24-hour period, exclusive of
Saturdays, Sundays, and federal holidays.
6. BIMONTHLY / BIANNUALLY / BIENNIALLY / SEMI-MONTHLY / SEMI- ANNUALLY
Bimonthly: Every two months / Twice a month Semi-monthly: Twice a month Biannually: Twice a year Semi-annually: Twice a year Biennially: Every two years 7. HOURS
- The contract requires parties to complete the tasks by no later than 2 o’clock.
- All vehicles are allowed to park here between 8 am and 12 pm.
=> “Noon” and “midnight” are the alternative ways.
8. RELATIONAL WORDS
Seller shall not charge a price in excess of that currently charged in the Atlanta wholesale cotton seed market.
=> Seller shall not charge a price in excess of that in effect the time of delivery
charged in the Atlanta wholesale cotton seed market.
=> Seller shall not charge a price in excess of that as of the date of this contract
charged in the Atlanta wholesale cotton seed market. 9. AGES
- The boy will not smoke or drink until he is over 21 years old.
- The boy will not smoke or drink until after his 21st birthday.
- A person can take a driving test at or over 18 years old.
10. PROVIDED THAT
-Used as a verb, “Seller will provide transportation for the good”.
-Usually go with “that” as in “provided that”.
-Express the various meanings (exceptions, qualifications, conditions, new substantive provision).
“Cure. Seller may attempt to cure any defects, provided, however, that notice of intend
to cure is given within 10 days of the notification of the defect; and provided that does
not waive notice; and provided further that if the attempt at cure is unsuccessfully,
seller will replace the item and compensate buyer for any losses due to delay”
11. LEGALESE: Hợp pháp
- Is a language used by lawyers.
- Show their knowledge as well as bring highly academic effects.
- Bring the ambiguity due to a variety of senses.
- Should use plain languages in the drafting.
- Here- / there- / -said / -mentioned - Same / such
12. SHALL / MAY / WILL
- May Permission – a privilege to choose the option
- Shall Involve the duty or responsibility
- Will Involve the duty or the future fact
13. AMONG / BETWEEN
- This is just between you and me, but I intend to distribute the reward evenly among Ann, Betty, Carol, and Diane.
- The Executive shall divide my estate among / between my son and the two children of my deceased daughters.
III. SYNTACTIC AMBIGUITY
1. PRONOUNS REFERENCE: là đại từ dùng để ám chỉ sự vật, hiện tượng, sự kiện
đã được nhắc đến ở vế hoặc câu đằng trước. Đại từ chỉ định có thể không cần danh từ,
tự thân nó có thể làm chủ ngữ
- “If you can guess what kind of cookies in this box, I’ll give it to you”
- “Seller will load a dumpster onto a vehicle provided by Buyer. It will be capable of holding three tons”
- “Employees shall not remove any die tap tools from the plant that are not checked
out with the Tool supervisor and each Shift Supervisor shall inventory such tools weekly.”
2. WHICH / THAT
- Restrictive vs nonrestrictive clauses; “which” in nonrestrictive and “which/that” in restrictive.
=> “The basement wall defects which cost less than $100 to correct shall not be
submitted to this arbitration”
3. PLURAL NOUNS: danh từ số nhiều
“The guard shall issue security badges to employees who work in Building D and Building E.”
=> “The guard shall issue a security badge to each employee who works in Building D
and each employee who works in Building E.”
4. MODIFIERS: người sửa đổi
* Items in a series
“Educational institutions and corporations working with the hearing impaired”
* Quality versus Identity: chịu :)))
“Distributor shall supply red, white, and blue caps”
“That great deal of wealth is donated by a small businessman”
* Linkage problems: chịu :))) “working dog owners”
“The skinny general’s daughter was the belle of the ball”
* Dangling Modifiers: bổ ngữ lơ lửng
“If alive but incompetent at the time of my death, my son’s guardian shall inherit half
of my estate for his continued care and keeping”
* Squinting Modifiers : lỗi sắp đặt bổ từ, bổ ngữ trong câu
“Lessee shall use the vessel only for recreation”
“They watched the goldfish eating the sandwiches”
“She found a spider doing exercises on the floor” * Passive Voice
“To prove satisfaction of the notice requirement, a courier service approved by the
Department of State under 34 U.S.C. 89-667 must be used”
5. PARTICIPLES AND CHAIN PREPOSITIONS: TÍNH TỪ VÀ GIỚI TỪ CHUỖI * Participles
“Each person who was admitted to the Club on January 1, 2009, is eligible”
”No person shall accost another wearing a police uniform”
“Each stockholder of a Chapter 9 corporation in Georgia is entitled to...” 6. BECAUSE
* Because with the negation
“Marty didn’t sell his bike because the gears were broken”
7. NEGATIVE PREGNANT
* The contract is for the sale of widgets, smidgets, and gadgets
“The parties acknowledge that Seller is not a merchant of widgets”
If a person (defendant) who is accused of theft by conversion of her friend’s money
and silver necklace on September 2, 2021, issues a denial stating, “I did not steal my
friend’s silver necklace on September 2, 2021,”
This denial is pregnant with the possibility as follow:
1) the defendant stole the silver necklace on another day, and/or
2) the defendant did steal money on that day.
Sự từ chối này có khả năng xảy ra như sau:
1) bị cáo lấy trộm sợi dây chuyền bạc vào một ngày khác, và/hoặc
2) bị cáo đã ăn cắp tiền vào ngày hôm đó.
➔ Vẫn có ăn cắp nhưng phủ nhận ngày đó,.. 8. UNLESS
“Unless the ship Peerless comes in on Wednesday, Andy will buy the cotton”
”Seller will not ship by rail unless the Teamsters are still on strike on December 10, 2009” 9. ONLY
- Modify the word or phrase preceding.
- Change the meaning of a sentence with a different position of “only”.
10. TRUNCATED PASSIVE
“My executors shall pay the sum of £10,000 to my son, Peter.”
=> My son, Peter, shall be paid £10,000 by my executors.
Instead, “All change orders over $500 must be reported to the bank by the contractor within 10 days”
=> All change orders over $500 must be reported to the bank within 10 days. -> Truncated Passive 11. PUNCTUATIONS
This man said the judge is a fool.
Woman without her man would be a savage.
=> This man, said the judge, is a fool.
Woman - without her, man would be a savage.
* In Compound Sentence
“The attorney presented his closing argument, the judge instructed the jury, and the
jury retired to consider the case”
* In a Series of more than One Element
“Small, Nelson, and Lee attended the conference.”
“Dealer will maintain a supply of hats in the following colors: red, blue, orange, and black”
1. “James hit Ian and Edward, then ran away.”
2. “James hit Ian, and Edward then ran away.”
3. “The screening panel consists of five judges, two Democrats and three Republicans.”
* Modification: sự sửa đổi
“I did not go to Paris because the meeting was canceled”
- Comma should be added, especially the last comma.
- The use of comma should be consistent.
- The intended meaning should be examined for clear and legally precise results.
12. SEMI-COLONS: dấu chấm phẩy
- Separate phrases in a long series.
- Separate events with already internal commas. - Join independent clauses.
“Nothing in this Act is intended to prohibit a resident wholesale’s sale of Class III
fireworks for which a permit has been granted by the Department of Public Safety; or
the sale of any kind of fireworks for shipment directly out of state; the use of Class III
fireworks as maritime signal by boats in distress.”
- Use semi-colons for the highest level of the list.
”The available color combinations are red, white, and blue; yellow, green, and tan;
and gold, red, and purple” 13. “IF...THEN”
“If an employee requests an unpaid personal leave in writing at least 10 days in
advance and has no unused vacation time, then the ship supervisor shall approve the request.”
”If delivery is on or before June June 30, 2004, then purchaser will tender cash”
CHAPTER 13: DRAFTING STYLE AND USAGE
1. Consistency: sự thống nhất.
Dùng từ A thì dùng luôn trong hợp đồng là từ A đừng dùng từ B.
2. Consistent grammartical structure: thống nhất về mặt ngữ pháp
- Đã dùng Verb A rồi thì B không thêm -ing, và C thì cũng không được thêm -ing.
- Cụm sau may/can... đang là động từ thì nên dùng động từ khi liệt kê việc làm ra
thay vì dùng danh từ,...
➔ Thống nhất về mặt ngữ pháp trong đoạn đó cho parallel: song song.
3. Consistent document structure and approach: sự thống nhất về cấu trúc
và cách tiếp cận tài liệu Đoạn a cấu trúc: A. Heading 1. Heading a. Heading (i) Heading,
Thì đoạn b cấu trúc y chang
B. Concision: súc tích
1. Unecessary content: nội dung không cần thiết
2. cross-references and Section/paragraph references: tham chiếu chéo và
tham chiếu Mục/đoạn
Một vài drafter sẽ chừa đoạn tham chiếu section hoặc paragraph cho đến giai đoạn
draft cuối cùng để proof cross-references.
3. Repetitious substance: nội dung lặp lại
Tránh lặp lại nội dung bằng cách chỉ nói đúng 1 lần.
4. Redundant couplets, triplets and other chain synonyms: Câu ghép dự
phòng, bộ ba và các từ đồng nghĩa chuỗi khác
- Avoid legal doublets and triplets: tránh cà lăm pháp lý (lặp đi lặp lại một khái niệm
trong khi chỉ cần dùng một từ là đủ.)
“Will” tra từ điển là “di chúc, chúc thư” rồi vậy “testament” là gì? Cũng là… “di chúc, chúc thư”.
Dịch nguyên câu “He has just signed his last will and testament” theo kiểu dịch máy
móc thì sẽ thành ra “Ông ta vừa ký cái chúc thư cuối cùng và chúc thư của mình.”
- Rút gọn lại: “animals” đại diện cho “tigers, snakes, and other animals...”
5. Other redundant expressions:
- Avoid compound preposistions: Giới từ kép (compound prepositions): Là giới từ
được tạo thành bằng tiếp đầu ngữ a hoặc be: About, among, across , amidst, above,
against, Before, behind, beside, beyond, beneath, between, below…
- Avoid overly showy words: lời nói quá phô trương:
- The expression of “time period of 3 hours” is redundant: nên đổi thành “3 hours” là được.
6. Legalese: ngôn ngữ chính thức và kỹ thuật của các văn bản pháp lý
thường khó hiểu.
-> Không nên dùng nhiều, nếu phải dùng, thì dùng tiết kiệm (sparingly)
- Không nên dùng “said” như là một tính từ, xóa và thay thế thành “the”, “that”, “this”
(said application -> the application)
- Không nên dùng “such” như 1 tính từ trước một danh từ số ít
- Không nên dùng “same” or “such” như một pronoun (đại từ)
Ex: While on duty, employees shall not drink alcoholic beverages, take illegal drugs,
or smoke controlled substances. Such are grounds for immediate termination.
➔ Sửa thành: While on duty, employees shall not drink alcoholic beverages, take
illegal drugs, or smoke controlled substances. These actions are grounds for immediate termination.
7. Compound prepositions and Prepositional phrases: giới từ ghép và cụm giới từ
8. “the fact that”
- Thay thế “the fact that” trong các câu:
(1) A subject: "The fact that the buyer fails to inspect constitutes waiver."
(2) A direct object: "Upon delivery, the shipper must note on the invoice the fact that
the buyer failed to inspect."
(3) An indirect object: "The consequences of the fact that the buyer fails to inspect
are that buyer waives all defects."
(4) An object of a preposition: Under paragraph (c), the buyer may recover for
defects that were not discovered because of the fact that the seller made timely
inspection impossible.
The drafter can avoid these obtuse constructions by replacing the dependent clause
with a true noun or noun clause, as in the following revisions to the above sentences:
(1) "The buyer's failure to object constitutes waiver."
(2) "Upon delivery, the shipper must note on the in- voice the buyer's failure to object."
(3) "The consequences of the buyer's failure to object are that buyer waives all defects."
(4) "Under paragraph (c), the buyer may recover for defects that were not discovered
because the seller made timely inspection impossible."
9. Rhetorical and Transitional Words and Phrases: Các từ và cụm từ tu từ
và chuyển tiếp
Các từ này không dành cho mục đích gì, nên bỏ qua:
10. “of the...” phrases:
- Nên xóa đi hoặc thay bằng sở hữu cách (‘s)
All of the children -> All children
All children of a state -> A state’s children
11. Unnecessary “who’s”, “which’s”, “that’s”:
Chỉ cần rút gọn mệnh đề quan hệ là được.
12. Redundant numeration: thêm số dư thừa1
Ex: This section is subject to the four (4) exceptions contained in section 8.c.
One half (1/2) of the payment is due on delivery
- chỉ nên sử dụng số 0 sau dấu thập phân khi số tiền phân số xuất hiện trong cùng ngữ
cảnh. Nói cách khác, hãy nói $2 thay vì $2,00 , trừ khi điều khoản được đề cập cũng
đề cập đến $3,78 và $12,93
- thường sử dụng hỗn hợp các từ và số để thể hiện số tiền lớn: ex: $4.4 billion; $3 million.
13. Expletive: từ chêm (?): đóng vai trò trong ngữ pháp: It is/There is/there are - Nên bỏ đi.
14. Nominalizations: danh từ hóa2
Danh từ hóa trong drafting gần như lúc nào cũng phải chuyển đổi về lại dạng động từ đơn giản hơn của nó.
1 Link xem thêm: https://precontractual.com/cross-border-contracting-book/how-to-draft-clear-and-precise-
contracts/how-to-write-numbers-refer-to-a-time-and-to-a-date/best-practice-rules-on-drafting-numbers/
https://www.adamsdrafting.com/stating-amounts-of-money/
2 https://theenglishassembly.wixsite.com/home/post/cach-viet-luan-ielts-essay
- Nominalizations thường được tìm ra thông qua phần đuôi của nó: -al, -ancy, -el,
-ence, -ent, -ion, -ity, -ive, -ment.
15. Passive voice
- Tránh đề cập đến giới tính
Ex: “An attorney must file his personal affidavit as an attachment to the motion”
➔ An attorney’s personal affidavit must be filed as an attachment to the motion.
- Nhấn mạnh việc phải làm thay vì ai đó làm
- Nhưng vẫn nên dùng dạng chủ động thay vì bị động khi nào có thể.
16. “to be” verb form
- Nên thay các động từ tobe sang các động từ thường dạng chủ động để ngắn và sinh động hơn
C. Clarity and simplicity: Rõ ràng và đơn giản
1. Short sentences:
- Trung bình 1 câu dài 26 chữ là ổn
2. Simple sentence structure:
S + V + O
- Tránh thêm mệnh đề chen vào giữa S và V hoặc V với O. Để mệnh đề chen vào đó
nên để thành câu riêng
3. Present tense:
Nên dùng thì hiện tại đơn
4. Simple, ordinary words: từ thông thường, đơn giản
5. Terms of Art:
- Tóm lại, nên từ bỏ việc sử dụng Terms of Art, mặc dù nhiều luật sư phản đối, nhưng
nhiều terms thật sự không đủ nghĩa, không chính xác và không cố định về ý nghĩa pháp lý.
6. Techinical and Trade terms:
- Nên dùng vì tòa án có thể sẽ trích dẫn ra và diễn giải thuật ngữ đó
7. Foreign words and Phrases:
- Tuy đúng nhưng nên đổi:
8. Words ending in “-ee” and “-or”:
- Nên dùng plain language (ngôn ngữ đơn giản) khi mô tả các bên trong hợp đồng. Ví
dụ: landlord & tenant, borrower & lender,...
9. Compound Adj and noun phrases: tính từ ghép và cụm danh từ
- Nên hạn chế dùng dấu gạch nối, nên dùng gạch nối để mô tả tính từ nối: “short-term loan agreement”
- Tuy nhiên, các từ về nonpayment (sự ngưng thanh toán), intercompany, pro rata thì
nên viết không kèm gạch nối.
10. Unconvetional Capitalization: Viết hoa phi truyền thống
- Chỉ nên sử dụng chữ hoa nếu thuật ngữ được sử dụng trong ngữ cảnh của định nghĩa.
11. Positive vs Negative expression:
- Nên dùng theo nghĩ tích cực hơn nếu có thể sử dụng cả 2 nghĩa tiêu cực và tích cực. Thay vì nói:
12. Exceptions: sự ngoại lệ
- Không nên draft ngoại trừ “nhóm lớn những A” thì còn lại làm việc X, nên draft
thẳng nhóm nhỏ B, C, D (không tính A luôn) làm việc X
- Trường hợp trừ các nhóm nhỏ B, C, D mà để “nhóm lớn những A” làm việc X thì
nên draft thêm cụm except.
13. Personal pronouns: Đại từ nhân xưng
- Có thể dùng we và you, I trên lý thuyết nhưng thực tế thì dễ làm cho người đọc confused
➔ Nên xác định các bên theo tên, chức danh hoặc trạng thái hoặc một thuật ngữ
nhất định chứ không nhất thiết là đại từ nhân xưng Ex: Party A, Party B
D. Some basic rules of grammar revelant to drafting:
1. Forming the possessive
a. cho danh từ số ít: Dùng sở hữu cách ‘s như thường
b. Forming the possessive cho danh từ số nhiều: sở hữu cách ‘s: the lawyers’ laptop
c. Its, it’s, his, her: grammar học rồi
2. Use the semicolon vs the colon: dấu chấm phẩy và dấu hai chấm
a. the semicolon: dấu chấm phẩy
- Dùng để nối 2 hoặc nhiều mệnh đề hoàn chỉnh độc lập về mặt ngữ pháp mà không có liên từ
- Ngoài việc dùng để phân tách các mục trong một danh sách dài hoặc phức
hợp, dấu chấm câu này ít liên quan đến các hợp đồng và tài liệu giao dịch.
b. the colon: dấu hai chấm
- Sử dụng để giới thiệu nhiều câu có liên quan: một danh sách các chi tiết cụ
thể, một trích dẫn, một lời khẳng định, một minh họa hoặc một sự khuếch đại. Ngay
cả 2 mệnh đề độc lập cũng có thể được nối với dấu hai chấm nếu mệnh đề thứ hai diễn
giải hoặc khuếch đại mệnh đề thứ nhất.
- Không cần sử dụng dấu hai chấm mỗi khi danh sách được giới thiệu. Ex: The
model you like is available in red, blue, white and ochre.”
3. Slashes: dấu gạch chéo /
- Không nên dùng trong văn bản pháp lý, có thể biểu thị “and” hoặc “or” nên sẽ tạo sự
mập mờ, mơ hồ. Nên dùng để dành cho ngày tháng (13/03/10) và phân số (%)
4. Subject and verb agreement
- Chủ từ và động từ phải thống nhất về số lượng
a. Số lượng của chủ từ xác định số lượng của động từ, đúng khi các danh từ khác nối
với nó bằng “with” hoặc “no less than”
(thì hiện tại đơn như bình thường)
b. Danh từ số nhiều so với số ít:
- Khi “none” có nghĩa là “no one” hoặc “not one”: động từ số ít
- Khi “none” gợi ý nhiều hơn 1 vật, người: động từ số nhiều
- Remember-forum, memorandum, datum, and criterion là số ít: động từ số ít
- Fora, memoranda, data, and criteria: số nhiều
- Verb ít nên dùng either và any và ở dạng thông thường là “neither... nor”
5. Parentheses: dấu ngoặc đơn
- Khi 1 câu lệnh tách rời hoàn toàn được chứa trong ngoặc đơn, dấu chấm câu cuối
cùng sẽ xuất hiện trước khi kết thúc.
- Khi kết câu thì có dấu chấm trước ngoặc đơn (abc.)
- Nếu muốn câu tuyên bố được nổi bật, nên dùng 1 cặp gạch ngang.
Ex: 'The man was dressed—rather plainly — in a black suit.'
6. Quotation marks: ngoặc kép
Cách làm của người Mỹ như sau:
- Luôn đặt dấu phẩy và dấu chấm trong dấu ngoặc kép.
Trừ khi đề cập đến một cá nhân cụ thể, tác giả sẽ không sử dụng bất kỳ thuật ngữ giới
tính cụ thể nào trong văn bản, bao gồm "anh ấy", "cô ấy", "anh ấy", "của anh ấy" hoặc "cô ấy".
- Luôn đặt dấu hai chấm và dấu chấm phẩy bên ngoài dấu ngoặc kép.
- Đặt dấu chấm than và dấu chấm hỏi bên trong dấu ngoặc kép nếu chúng thực sự là
một phần của tài liệu được trích dẫn; nếu là phần bổ sung riêng của người soạn thảo,
hãy đặt chúng bên ngoài dấu ngoặc kép.
- Dấu chấm và dấu phẩy phải nằm ngoài dấu ngoặc kép trừ khi chúng được dự định là
một phần của nội dung đang được sửa đổi. Dấu hai chấm và dấu chấm phẩy phải nằm
trong dấu ngoặc kép nếu chúng được dự định là một phần của ngôn ngữ đã sửa đổi.
7. Spacing after sentences: khoảng trống sau câu
- Hai khoảng trắng giữa dấu chấm câu và từ đầu tiên của câu tiếp theo
➔ Đã bị xói mòn quy tắc này những năm gần đây
E. Misused and abused words and expressions: Các từ và cách diễn đạt bị
lạm dụng và dùng sai
F. Gender specific language: ngông ngữ dành riêng cho giới tính
Dễ gây tranh cãi, bối rối, có những kỹ thuật khắc phục sau:
- Eliminate unecessary pronouns: loại bỏ các đại từ nhân xưng không cần thiết. - Reword: viết lại câu.
Ex: If he fails to report the injury within 10 days,...
➔ The insured must report the injury within 10 days,...
- Repeat the noun: lặp lại danh từ
Ex: If the distributor fails to... that distributor must...
- Use a shorten form of the noun or a synonym: Dùng dạng ngắn gọn của danh từ hoặc từ đồng nghĩa.
Ex: The Director of the Department of Health must do something... That Director shall...
- Change the Pronoun to “a”, “the”, “this”
Ex: If the buyer exercises the (thay vì dùng his) right to do sth.... - Use “it” - Use “one” - Use “you” Thay thành: - Use the Imperative mood:
- Replace “he” with “he or she”
- Use plural subject: Dùng chủ từ số nhiều
- Use passive voice: bị động
- Use Gender-neutral discriptive terms: Sử dụng thuật ngữ mô tả phân biệt giới tính
- Drop the “-man” and replace with “person” :
Chapter 14: Definitions
A. General principles of usage: Nguyên tắc sử dụng chung
- Các định nghĩa cho phép người đọc hiểu được ý nghĩa của 1 từ hoặc 1 cụm từ cụ thể.
• To give a defined-term identity to terms and concepts that have no previously
established lexical (dictionary) meaning; essentially, one is creating a proper noun.
• To resolve an ambiguity in terms that have more than one possible meaning.
• To clarify terms that have a lexical meaning, but an impossibly vague one.
• To add to or subtract from a lexical meaning.
• Để đưa ra một danh tính thuật ngữ được xác định cho các thuật ngữ và khái niệm
không có nghĩa từ vựng (từ điển) đã được thiết lập trước đó; về cơ bản, người ta đang
tạo ra một danh từ thích hợp.
• Để giải quyết một sự mơ hồ trong các thuật ngữ có nhiều hơn một nghĩa có thể.
• Để làm rõ những thuật ngữ có nghĩa từ vựng nhưng lại mơ hồ khó hiểu.
• Thêm vào hoặc bớt đi một nghĩa từ vựng.
* Để tránh bị ambiguity:
- Viết hoa chữ cái đầu: Initial caps (most common)
Ex: July 7, 2005 (“Due Date”). - In hoa toàn bộ - In nghiêng - In đậm - Gạch chân
* Cẩn thận với Inclusive và Exclusive:
1. Terms with established meanings:
- Không cần định nghĩa thêm một term đã đủ nghĩa dictionary.
➔ Trước khi định nghĩa, kiểm tra unabridged dictionary, a legal dictionary or
book on legal usage, and “Words and Phrases”
2. Terms of Art and Technical Terms:
Mặc dù đã được định nghĩa rồi nhưng drafters vẫn có thể định nghĩa lần nữa.
4. Humpty-Dumpty Definitions:
Không được định nghĩa 1 term theo cách hoàn toàn trái ngược với ý nghĩa thường
được chấp nhận hoặc theo từ điển.
Humpty Dumpty là một nhân vật trong một bài đồng dao tiếng Anh mẫu giáo, và nếu
drafter có xu hướng như Humpty Dumpty như kiểu:
Thì sẽ vô cùng lố bịch
4. Circular Definitions: định nghĩa vòng tròn
Một định nghĩa không bao giờ nên xác định thuật ngữ bằng cách tham khảo cho chính
nó. một số người soạn thảo định nghĩa toàn bộ cụm từ Ex: ABC means abc abc abc
Những người soạn thảo khác sẽ tuân thủ quy tắc và chỉ cung cấp định nghĩa cho A Ex: A means...
5. One-short definition:
- Các định nghĩa hữu ích vì chúng tránh được sự cần thiết phải lặp lại một chuỗi dài
các từ mỗi khi một khái niệm được tham chiếu trong tài liệu. Định nghĩa cung cấp một
cách thức xác định để diễn đạt khái niệm đó.
-> Việc xác định định nghĩa đó xong sau đó sử dụng thuật ngữ đó sẽ đạt được sự tiết kiệm từ ngữ.
- Tuy nhiên, định nghĩa một lần có thể hợp lý khi khái niệm được định nghĩa phức tạp
và khi kết hợp nó vào điều khoản nội dung sẽ tạo ra một câu có độ dài không chính đáng...
6. Definitional mazes = defined terms with defined terms
Khi một định nghĩa sử dụng một thuật ngữ mà chính nó là chủ ngữ của một định nghĩa
khác và định nghĩa đó cũng bao gồm một thuật ngữ phụ thuộc vào một định nghĩa
khác, v.v. - người đọc bước vào một mê cung.
B. Substantive matter: vấn đề về nội dung, bản chất
Việc chôn vùi một điều khoản nội dung trong một định nghĩa có thể gây ra những hậu
quả lớn hoặc được sử dụng để cố tình làm lu mờ ý nghĩa. Người soạn thảo có thể quên
rằng nó ở đó và sau đó soạn thảo một điều khoản không nhất quán trong phần chính
của tài liệu, tạo ra sự mơ hồ về ngữ cảnh. Các bên, những người thường nghĩ rằng
không cần thiết phải đọc kỹ các định nghĩa, có thể vô tình hành động một cách không
nhất quán và phải gánh chịu trách nhiệm pháp lý đáng kể. Ngược lại, tòa án đôi khi
coi các điều khoản nội dung được đưa vào các định nghĩa là không có ý nghĩa bởi vì
những điều khoản này hiếm khi sử dụng các điều khoản thích hợp để tạo ra các quyền.
Tuy nhiên, các định nghĩa có chứa các thuật ngữ thực chất không phải là hiếm. Các
điều khoản nội dung đôi khi len lỏi vào xác định hợp đồng
C. Definitions incoporated by reference: Dont do it
Thực hiện việc định nghĩa tốt hơn là lặp lại nguyên văn định nghĩa theo luật định thay
vì kết hợp nó bằng cách tham khảo, trên lý thuyết rằng người đọc tài liệu không nên bị
buộc phải truy cập vào một nguồn khác để tìm hiểu ý nghĩa của các thuật ngữ quan trọng.
D. Types of definitions and terminology:
1. Defined terms:
- Đây là hình thức định nghĩa phổ biến nhất và được sử dụng trong tất cả các dạng văn bản pháp luật.
- "Vest pocked definition" cung cấp thuật ngữ được xác định mà tài liệu sau đó sẽ sử
dụng để chỉ một bên hoặc khái niệm
- Chỉ cung cấp cho một người, thực thể hoặc khái niệm một định nghĩa thuật ngữ đã
xác định, không phải hai. Đừng nói:
“This is a contract between Jim Beam (“Buyer” or “Beam”) and...”
- Sau khi xong, hãy sử dụng chữ viết tắt đó một cách nhất quán trong phần còn lại của
tài liệu. Đừng bắt đầu sử dụng lại toàn bộ thuật ngữ. Hơn nữa, không tạo định nghĩa
thuật ngữ được xác định trừ khi thuật ngữ được xác định thực sự được sử dụng lại sau
này trong tài liệu. "Ngày bắt đầu" và "Ngày kết thúc" đôi khi thuộc loại này.
2. Full definitions:
Khi các định nghĩa của một thỏa thuận quá nhiều hoặc phức tạp, các điều khoản nên
được định nghĩa và nên được trình bày theo thứ tự bảng chữ cái trong một phần riêng
biệt nằm gần phần đầu hoặc phần cuối của thỏa thuận.
3. Partial definitions: Định nghĩa từng phần
Định nghĩa một phần lấy ý nghĩa từ vựng của một từ làm điểm xuất phát và làm rõ
ranh giới của nó, bằng cách bao gồm hoặc loại trừ các tham chiếu cụ thể.
a. Enlarging definitions: Định nghĩa mở rộng
Để đảm bảo rằng một khái niệm cụ thể được bao gồm trong ý nghĩa của một thuật ngữ
với một định nghĩa từ điển thông thường hoặc để thêm vào định nghĩa đó một cái gì
đó mà thuật ngữ này sẽ không bao hàm, các nhà soạn thảo sử dụng thuật ngữ
"include" Mặc dù cụm "but is not limited to" là không cần thiết, nhiều người soạn thảo
thêm cụm từ để đảm bảo rằng danh sách không được hiểu là độc quyền
- Cẩn thận với Humpty-Dumpty:
b. Limiting definitions: Định nghĩa giới hạn
- Thuật ngữ "does not include" được sử dụng để đảm bảo rằng điều gì đó có thể nằm
trong định nghĩa thông thường được loại trừ hoặc để loại trừ điều gì đó rõ ràng sẽ được bao gồm.
- Người soạn thảo thông thường có thể sử dụng định nghĩa giới hạn hoặc định nghĩa
đầy đủ để đạt được cùng một mục tiêu
Mặc dù việc soạn thảo về các trường hợp ngoại lệ thường không được ưa chuộng,
nhưng nếu mục đích rõ ràng là loại trừ những người làm việc bán thời gian, thì dùng
"does not include" sẽ là tốt nhất. Nhưng nếu mục đích là bao gồm trong định nghĩa về
những người "nhân viên", những người có thể được coi là nhà thầu độc lập hoặc nhân
viên được thuê, thì dùng “means" sẽ là tốt nhất.
4. Combining full and partial definitions: kết hợp toàn phần và thành phần 5. Example:
Người soạn thảo nên sử dụng các ví dụ một cách tiết kiệm (sparingly), bởi vì chúng
thường được hiểu là dứt khoát hơn dự kiến. Sử dụng một ví dụ là một kỹ thuật cuối
cùng. Cách tiếp cận tốt hơn là xây dựng định nghĩa theo cách làm cho các ví dụ trở nên không cần thiết.
E. Methodology: Phương pháp học
1. Use more familiar terms:
Mặc dù thuật ngữ "common" có ý nghĩa đối với các luật sư về tài sản, nhưng đó là
một thuật ngữ mà hầu hết những người bình thường không quen thuộc. Nó có thể
được định nghĩa bằng các thuật ngữ quen thuộc hơn, như sau:
2. Use more precise terms: sử dụng thuật ngữ chính xác hơn
Các khái niệm mơ hồ đôi khi có thể được làm sáng tỏ với độ chính xác khoa học.
3. Identify components: Xác định các thành phần
-> Sometimes very nicely
4. Indentify specific referents
Một thuật ngữ cũng có thể được định nghĩa bằng cách liệt kê các tham chiếu dự định của thuật ngữ.
-> đây có lẽ là hình thức định nghĩa phổ biến nhất
5. Indicate relationship to a larger unit: biểu thị mối quan hệ với một đơn
vị lớn hơn: F. Location
- Nếu một thuật ngữ chỉ được sử dụng trong một phần của tài liệu, người soạn thảo
nên xác định thuật ngữ đó trong chính phần đó
G. When to draft definitions:
- Thông thường, những người soạn thảo nên đưa ra các định nghĩa sau cùng.
-> Lý thuyết là người soạn thảo không biết những gì cần được xác định cho đến khi tài
liệu được hoàn thành. Các định nghĩa có thể và thường được soạn thảo trước, trong và
sau khi các điều khoản nội dung được chuyển thành văn bản.
- Đầu tiên, người soạn thảo có thể biết ngay từ đầu rằng các điều khoản nhất định phải
được xác định. Nếu luật dự định sẽ chỉ áp dụng cho các thực thể kinh doanh có từ 50
nhân viên trở lên, thì người soạn thảo có thể viết định nghĩa về "người sử dụng lao
động" trong các điều khoản đó ngay từ đầu quy trình.
- Thứ hai, nhu cầu về các định nghĩa sẽ thường xảy ra nhất đối với người soạn thảo
trong giai đoạn khái niệm hóa quan trọng. Nếu người soạn thảo đang tạo một khái
niệm mới hoặc kết hợp, thì người soạn thảo gần như sẽ luôn cần sử dụng một định
nghĩa để nắm bắt được bản chất của khái niệm đó.
- Thứ ba, trong quá trình rà soát sau khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có thể
phát hiện nhiều lần trong văn bản có một khái niệm được nêu đầy đủ. Sau đó, người
soạn thảo sẽ quyết định định nghĩa khái niệm và sử dụng thuật ngữ đã định nghĩa thay
vì giải thích đầy đủ bất cứ khi nào khái niệm này xuất hiện trong tài liệu.
=> Tóm lại, soạn thảo các định nghĩa là một quá trình tương tác, không phải là việc
luôn luôn được thực hiện cùng một lúc.
H. Testing definitions:
Người soạn thảo có thể kiểm tra các định nghĩa của tài liệu theo nhiều cách.
- Người soạn thảo phải xem qua tài liệu và đánh dấu, mọi cách sử dụng thuật ngữ đã
xác định hoặc, nếu làm việc trên máy tính, hãy sử dụng chức năng "search" của trình
xử lý văn bản để tìm từng trường hợp của thuật ngữ. Điều này có thể tiết lộ một số điều.
- Không tìm kiếm việc sử dụng chính thuật ngữ đó mà tìm kiếm các khái niệm được
định nghĩa và có liên quan chặt chẽ với nhau.