Đề Cương Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo Và Quản Lý | Đại học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 45438797
ĐỀ CƯƠNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ
Câu 1: Trình bày các khái niệm và mối quan hệ biện chứng giữa: dữ
liệu, thông tin, tri thức * Các khái niệm: - Dữ liệu
Là các tin tức, số liệu, sự kiện, hình ảnh ban đầu được thu thập qua điều tra, khảo
sát; là ý tưởng, tin tức được thể hiện bằng ký hiệu cho phép truyền đi, xử lý và dễn
giải. Dữ liệu là các mẫu thông tin là các dữ liệu thô chưa được xử lý. Dữ liệu có 2 dạng:
+ Dạng có cấu trúc ( các biểu ghi, các cơ sở dữ liệu).
+ Dạng phi cấu trúc ( tệp văn bản) thường chiếm 80% lượng dữ liệu của 1 tổ chức.
+ Đặc trưng: Có thể được tổ chức, lưu trữ và lưu truyền trong các hệ thống mạng
lưới thông tin. Dữ liệu mô tả sự việc chứ ko đánh giá sự việc. - Thông tin
+ Là dòng chảy thông điệp
+ Là những dự liệu có thể nhận biết được, có thể hiểu được, chúng được sắp xếp lại
với nhau theo định hướng nhất định, được đặt trong một ngữ cảnh cụ thể và được
đồng hoá bởi cá nhân hoặc tổ chức cụ thể.
+ Thông tin bao gồm mọi hiểu biết về các sự vật hiện tượng quan hệ mà con người
thu nhận được qua trực giác, giao tiếp, khảo sát, thực nghiệm, lý giải, nghiên cứu.
+ Thông tin là dữ liệu đã qua xử lý phân tích và tổng hợp có ý nghĩa với một đối
tượng sự vật hiện tượng, một công việc, kèm theo đánh giá, nhận xét và trở thành thông tin - Tri thức
+ Là tổng hợp các thông tin hữu ích được trí tuệ con người xác nhận và sử dụng
trong thực tiễn, thông tin sau khi được thu thập xử lý được nhận thức hành tri thức
+ Thông tin là cái của người, tri thức là cái của mình, thông tin của mình cũng là tri
thức của người khác, hiểu biết cần được kiểm nghiệm, cần cho quyết định và hành động + Gồm 3 đặc tính:
Không tiêu tốn mà càng gia tăng khi được chia sẻ và sử dụng k
Không bị mất đi khi nó được cho h
Hoàn toàn di chuyển tốc độ cao và chi phí thấp + Vai trò:
Là nguồn lực sản xuất chính của thời đại kinh tế tri thức l
Là đầu vào chủ yếu của hoạt động giáo dục đào tạo
Là chất xúc tác cho thay đổi xã hội, phát triển kinh tế
* Mối quan hệ biện chứng giữa Dữ liệu, Thông tin và Tri thức: Thông tin Dữ liệu Tri thức + Cung cấp các sự liện + Lưu trữ các dữ liệu
+ Bất định, chủ động + Ổn định, bị động + Xử lý biến đổi + Thu thập được từ
+ Là đối tượng xử lý của nguồn khác nhau con người
+ Là đối tượng xử lý của máy tính
Câu 2: Mô hình hóa và trình bày nội dung quá trình thông tin lOMoAR cPSD| 45438797
- Khái niệm quá trình thông tin
QTTT là một quá trình tác động qua lại giữa nguồn tin và đối tượng thu nhận tin.
Quá trình này được thể hiện thông qua các kênh (phương tiện, phương thức) truyền
tin và gặp phải các trở ngại (nhiễu) nhất định, tùy thuộc vào kênh (phương tiện,
phương thức) truyền tin được sử dụng.
Quá trình thông tin được mô tả bằng lược đồ chung dưới đây.
- Sơ đồ hóa quá trình thông tin Nhiễu Nhiễu Nhiễu Nơi phát Kênh truyền tin Nơi thu (Mã hóa) (Giải mã) Thông tin phản hồi -
Nội dung quá trình thông tin:
+ Nơi phát: Có thể là 1 người, 1 nhóm người hay 1 tổ chức
Thông tin được truyền đi có chủ đích, tín hiệu phải được phát dưới dajng nơi thu
để có thể hiểu được (nghĩa là pải được mã hóa phù hợp)
Trước khi được truyền đi, thông tin có thể được né hoặc mã hóa để chống nhiễu và bảo mật
+ Nơi thu hay nơi nhận tin (tín hiệu): là nơi tiếp nhận thông tin từ kênh truyền tin
và khôi phục lại thành thông tin ban đầu như ở nơi phát đã truyền đi. Tin đến nơi
nhận thường không giống như tin ban đầu được phát đi vì sự tác động của nhiễu
trong quá trình truyền tin. Vì vậy, khi nhận tin, nơi nhận có thể phải thực hiện các
công việc như phát hiện sai và sửa sai thông tin. Để nhận được thông tin gốc, nơi
thu phải giải nén hoặc giải mã tín hiệu từ nơi phát.
+ Các kênh truyền tin: là các vật mang tin hoặc các phương tiện truyền thông cho
phép truyền tải thông tin). Chúng khác nhau tùy thuộc vào cách thức truyền tin:
sóng âm, sóng điện từ, tiếng nói, cử chỉ, hành động, văn bản, vệ tinh viễn thông,…
+ Nhiễu: là hiện tượng nơi phát và nơi thu không hiểu nhau do không nhận được
thông tin hoặc nhận được thông tin sai lệch, là yếu tố tác động làm giảm hiệu quả và
chất lượng của quá trình truyền tin.
+ Thông tin phản hồi: là tác động ngược lại tới nguồn phát từ phía nguồn thu, phản
ánh kết quả của quá trình truyền tin. Thông tin phản hồi giúp đánh giá và điều chỉnh
quá trình thông tin để đạt được hiệu quả tối đa. lOMoAR cPSD| 45438797
Câu 3: Nêu khái niệm và các tính chất cơ bản của thông tin quản lý - Khái niệm:
+ Thông tin quản lý là tất cả những thông báo, tin tức, sự kiện, số liệu, dữ liệu
nảy sinh trong quá trình hoạt động quản lý, cũng như được sản sinh trong môi
trường quản lý của tổ chức
+ Trong hoạt động quá trình quản lý từ nhà nước đến các đơn vị kinh doanh,
thông tin là tài nguyên giúp cho nhà quản lý có khả năng thực hiện các công
việc quản lý: ra quyết định đánh giá các hoạt động và ghi chép lại lịch sử hoạt động của các đơn vị
- Các tính chất cơ bản của thông tin quản lý:
Câu 4: Trình bày nội dung và các tiêu chí cho phân loại thông tin quản lý
Nội dung thông tin quản lý:
Các tiêu chí phân loại thông tin quản lý:
a . Theo nguồn xuất xứ thông tin lOMoAR cPSD| 45438797
- Thông tin bên trong( thông tin nội bộ) là thông tin xuất hiện bên trong hệ
thống. Nó cho phép xác định tình hình về các hoạt động đang diễn ra trong hệ thống.
Ví dụ: Báo cáo doanh thu tài chính của công ty trong quý 2
- Thông tin bên ngoài là thông tin xuất hiện từ môi trường của hệ thống. Nó
phản ánh tình hình về các hoạt động diễn ra trong môi trường hệ thống. Ví dụ:
thông tin về đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng.. b. Theo cách tiếp cận thông tin
- Thông tin có hệ thống là những thông tin được đưa đến cho người nhận theo
những chu kì đã được đề ra từ trước. Loại thông tin này tạo sự ổn định cho
hoạt động của hệ thống quản lý
Ví dụ: Bảng lương của nhân viên tháng 12
- Thông tin không có hệ thống là những thông tin được đưa đến cho người nhận
một cách ngẫu nhiên. Những thông tin này thường có liên quan đến những sự
kiện bất ngờ xảy ra, không lường trước trong quá trình hoạt động
Ví dụ: Thông tin nhận được từ chuyến công tác đột suất c. Theo kênh thu nhận thông tin
- Thông tin chính thống là các thông tin được thu nhận theo các kênh dọc do chủ
thể quản lí quy định. Ở đây cấp dưới phải báo cáo lên cấp trên theo địa chỉ nhất
định, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí, hàng năm…
Ví dụ: Bảng lương của nhân viên trong 1 công ty: tên nhân viên, số giờ làm việc,
lương cơ bản, các khoản phụ cấp và tổng thu nhập.
- Thông tin không chính thức: là thông tin mà chủ thể quản lý không thể nhận
được qua kênh chính thức, mà phải qua các đợt kiểm tra đặc biệt.
Ví dụ: 1 bài đăng trên mạng xã hội về 1 sự kiện quan trọng trước khi thông tin
chính thức được công bố.
d. Theo cấp độ và mức xử lý thông tin -
Thông tin cần cho tra cứu: là thông tin dùng chung cho toàn bộ hệ thống và
ít bị biến đổi. Các thông tin này thường được cập nhập một lần và chỉ dùng trong
việc tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này.
Ví dụ: Hồ sơ sinh viên trường UTC2 -
Thông tin luân chuyển chi tiết: là loại thông tin chi tiết về hoạt dộng quản
lý hoạt tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khối lượng thông tin rất
thường lớn cần phải xử lý kịp thời, chính xác mới đem lại hiệu quả cao.
Ví dụ: Báo các tài chính của một cửa hàng bánh vào từng ngày -
Thông tin luân chuyển tổng hợp: là loại thông tin được tổng hợp từ các cấp
thấp hơn. Thông tin này thường cô đọc và xử lý theo kì. •
Thông tin đầu ra: thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và
phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể.
Ví dụ: Báo cáo tình hình tài chính trong quý của 1 công ty: doanh thu, lợi nhuận,
chi phí và các chỉ số tài chính khác -> giúp cổ đông và nhà đầu tư đánh giá hiệu
suất tài chính và sức khỏe kinh doanh của công ty. •
Thông tin phản hồi: Thông tin phản hồi những thông tin đáp lại, trả lời sau
khi nhận được các nguồn thông tin đầu vào. lOMoAR cPSD| 45438797
Ví dụ: Trả lời của khách hàng trong phiếu điều tra đánh giá chất lượng dịch vụ.
e. Theo hình thức thể hiện thông tin:
- Thông tin viết: đây là dạng thường gặp trong hệ thống thông tin. Nó thường thể
hiện trên giấy hoặc trên màn hình của máy tính điện tử.
Ví dụ: Bảng hợp đồng thỏa thuận hợp tác giữa công ty A và công ty B. - Thông
tin nói: dạng thông tin này là một dạng thông tin khá phổ biến giữa các cá thể.
Đặc trung của loại thông tin này là phi hình thức, không có cấu trúc. Ví dụ:
Buổi giảng của giáo viên giải thích về 1 chủ đề trên lớp học
- Thông tin hình ảnh: là các bảng tính số liệu thu được từ bản vẽ chi tiết một bộ
phận sản phẩm từ bộ phận thiết kế…
Ví dụ: Bảng tính số liệu thu được từ bản vẽ chi tiết một bộ phận của sản phẩm
từ phòng thiết kế, mô hình thiết kế cầu đường, đầu máy toa xe, nhà xưởng….
g. Theo các chức năng được thực hiện trong quá trình quản lý.
- Thông tin điểu khiển: là những thông tin được phát ra từ chủ thể điều khiển hệ
thống nhằm tác động vào đối tượng điều khiển. Thông tin điều khiển được phân thành 2 loại:
+ Thông tin điều khiển gián tiếp hệ thống: là thông tin được truyền tới đối tượng
điều khiển với nội dung là những chỉ tiêu kế hoạch .
Ví dụ: Kế hoạch làm việc của bộ phận sale trong tuần tới.
+ Thông tin điều khiển trực tiếp hệ thống: là thông tin được truyền tới đối tượng
điều khiển với nội dụng là những mệnh lệnh cụ thể điều khiển đối tượng điều khiển
một cách trực tiếp, có tác dụng ngay trong việc thực hiện nhiệm vụ hệ thống. Ví
dụ: Giám đốc đưa thông tin xuống bộ phận maketing về hoạt động khuyến mãi của tết 2024
- Thông tin thực hiện: là những thông tin phản ánh sự hoạt động của đối tượng
điều khiển và được truyền tới chủ thể điều khiển.Thông tin thực hiện được
truyền theo kênh liên hệ ngược và bao gồm những thông tin chưa qua xử lý và
những thông tin đã xử lý. Thông tin thực hiện gồm: Thông tin ban đầu và thông
tin dẫn xuất. Ví dụ: Sau khi nhận được thông tin từ cấp trên, bộ phận marketing
tiến hành các chiến lược khuyến mãi dịp tết như mua một tặng một, giảm giá 10-
15-20%,… - Thông tin dự báo: gồm những thông tin đã qua xử lý nhằm dự tính
mức độ có thể đạt tới của đối tượng quản lý trong một khoảng thời gian xác định
trong tương lai với những điều kiện đã được giả định trước.
Ví dụ: dự báo thời tiết ngày mai.
- Thông tin lưu trữ: Các loại thông tin sau khi được sử dụng sẽ được cất trữ và bảo quản theo nhu cầu.
Ví dụ: các báo các tài chính, sổ sách của doanh nghiệp đc lưu trữ trong kho
Câu 5: Trình bày khái quát vai trò của thông tin trong xã hội - Khái niệm:
Thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó
và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ số, chữ viết…
nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. - Vai trò:
+ Bất cứ cộng đồng nào cũng tồn tại bằng cách truyền tin
+ Thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia; lOMoAR cPSD| 45438797
+ Thông tin là nguồn lực phát triển kinh tế của mỗi quốc
+ Sở hữu và khai thác thông tin đã và đang đem lại hiệu quả về kinh tế rất lớn.
+ Thông tin trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội với khả năng truyền với tốc độ cao
+ Thông tin đã thực sự đi vào hoạt động tích cực cho các ngành, các cơ quan
nghiên cứu khoa học, cơ sở giáo dục đào tạo, hoạt động xuất bản, tiếp thị và hoạt động chính trị.
+ Một xã hội không thể tồn tại nếu thiếu sự trao đổi thông tin.
Câu 6: Trình bày mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lý - Khái niệm:
Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn
lực và hoạt động của một tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu cụ thể.
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lý:
+ Quản lý là một hoạt động gồm 5 yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát
+ Những công việc chủ yếu của quản lý: là thực hiện các quy định của lãnh đạo, xử
lý các công việc hàng ngày, đảm bảo cho bộ máy hoạt động thông suốt. Đồng thời,
có mối quan hệ với lãnh đạo kết hợp 3 phương diện: thông qua tập thể để thúc đẩy
tích cực của cá nhân, điều hòa giữa người với người giảm tác động 2 bên, tăng
cường hợp tác hỗ trợ lẫn nhau tạo ra giá trị lớn hơn của giá trị cá nhân giá – giá trị tập thể. Lãnh đạo Quản lý
- Chỉ đường, vạch lối, nhìn xa,
- Tổ chức, điều khiển các hoạt động
hướng tới mục tiêu cuối cùng
theo các yêu cầu đó cụ thể ( đi sau
(đi trước, đề ra quyết định) thực hiện)
- Quan tâm những vấn đề chiến
- Chú trọng các yêu cầu có tính
lược, mục tiêu lâu dài
chiến thuật, mục tiêu cụ thể và thường là ngắn hạn
- Thuộc lĩnh vực “ nhà chính trị” –
- Thuộc lĩnh vực “ hành chính “
người lãnh đạo là nhà lãnh đạo
người quản lý là nhà hành chính
- Biện pháp động viên, thuyết phục,
- Sử dụng biện pháp tổ chức chặt
gây ảnh hưởng là chính
chẽ dựa vào ràng buộc của pháp chế, thể chế
- Phạm trù tư tưởng, lý luận, đạo
- Phạm trù luật pháp, pháp quy và
đức, không mang tính cưỡng chế mang tính cưỡng chế
- Tác động tới ý thức của con người
- Sử dụng con người như 2 nguồn
lực ( trí lực) bên cạnh nguồn vật lực, tài lực.
Câu 7: Trình bày khái niệm và đặc điểm của quản lý nhà nước - Khái niệm:
Quản lý Nhà nước là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực Nhà
nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người, duy trì và
phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức lOMoAR cPSD| 45438797
năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo
vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. - Đặc điểm:
+ Thứ nhất, quản lý Nhà nước mang tính quyền lực đặc biệt, tính tổ chức cao và
tính mệnh lệnh đơn phương của nhà nước. Quản lý Nhà nước được thiết lập trên cơ
sở mối quan hệ “quyền uy” và “sự phục tùng”.
+ Thứ hai, quản lý Nhà nước mang tính tổ chức và điều chỉnh. Tổ chức ở đây
được hiểu như một khoa học về việc thiết lập những mối quan hệ giữa con người với
con người nhằm thực hiện quá trình quản lý xã hội. Tính điều chỉnh được hiểu là Nhà
nước dựa vào các công cụ pháp luật để buộc đối tượng bị quản lý phải thực hiện theo
quy luật xã hội khách quan nhằm đạt được sự cân bằng trong xã hội.
+ Thứ ba, quản lý Nhà nước mang tính khoa học, tính kế hoạch. Đặc trưng này
đỏi hỏi Nhà nước phải tổ chức các hoạt động quản lý của mình lên đối tượng quản lý
phải có một chương trình nhất quán, cụ thể và theo những kế hoạch được vạch ra từ
trước trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học.
+ Thứ tư, quản lý Nhà nước là những tác động mang tính liên tục, và ổn định
lên các quá trình xã hội và hệ thống các hành vi xã hội. Cùng với sự vận động biến
đổi của đối tượng quản lý, hoạt động quản lý nhà nước phải diễn ra thường xuyên,
liên tục, không bị gián đoạn. Các quyết định của Nhà nước phải có tính ổn định,
không được thay đổi quá nhanh. Việc ổn định của các quyết định của Nhà nước giúp
cho các chủ thể quản lý có điều kiện kiện toàn hoạt động của mình và hệ thống hành
vi xã hội được ổn định.
Câu 8: Phân tích nội dung các chức năng quản lý và yêu cầu thông tin cho thực
hiện từng chức năng đó a. Lập kế hoạch:
Là một quá trình gồm các bước: Dự báo phát triển, xác định sứ mệnh và mục
tiêu xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu của tổ chức. - Cần các thông tin về:
+ Môi trường bên ngoài tổ chức. (Xu hướng phát triển, chủ trương, đường lối
phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của Đảng và Nhà nước, của địa phương thị trường…)
+ Nội bộ tổ chức: Kết quả thực hiện các mục tiêu, kế hoạch giai đoạn trước:
Thực trạng và khả năng của nguồn lực của tổ chức (vật lực, tài luật, nhân lực, tin lực). lOMoAR cPSD| 45438797 a .
Môi trường bên ngoài tổ chức. (Xu hướng phát triển, chủ trương, b .
Nội bộ tổ chức: Kết quả thực hiện các mục tiêu, kế hoạch giai đoạn
c Tổ chức thực hiện:
Xây dựng và duy trì một cơ cấu bộ máy với các bộ phận và vị trí công tác
nhất định. Đảm bảo sử dụng thích hợp các nguồn lực của tổ chức. Bố trí, sắp xếp
đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận
trong tổ chức. Quản lý nhân sự (tuyển dụng, xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng, khen
thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải cán bộ…) - Cần các thông tin về:
+ Hiệu quả phối hợp và điều hành các nguồn lực của tổ chức
+ Các nhân tố (điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể) có ản hưởng trực tiếp và
gián tiếp đến quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu đề ra
+ Các đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ và được giao của từng bộ phận và các thành viên
+ Các đánh giá về năng lực, sở trường, ý thức, tách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức •
Các đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ và được giao của từng bộ •
Các nhân tố (điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể) có ảnh hưởng •
Các đánh giá về năng lực, sở trường, ý thức, trách nhiệm của mỗi
d. Chỉ đạo, điều hành:
Là sự lãnh đạo thông qua việc truyền đạt các thông tin, các chỉ thị và huy
động các nguồn lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra - Cần các thông tin về:
+ Thực trạng duy trì kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết,
nhất trí trong tổ chức. •
Các xung đột, mâu thuẫn và các thay đổi trong tổ chức •
Đặc điểm cá nhân của các thành viên trong tổ chức •
Công tác chỉ đạo, khen thưởng, kỷ luật
+ Các xung đột, mâu thuẫn và các thay đổi trong tổ chức
+ Đặc điểm cá nhân của các thành viên trong tổ chức
+ Công tác chỉ đạo, khen thưởng, kỷ luật
e. Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh:
Là quá trình theo dõi, giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và kết quả đạt
được của các hoạt động, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc
phục những sai lệch cần thiết - Cần các thông tin về:
+ Tiến độ và kết quả thực hiện các mục tiêu trên thực tế so với kế hoạch
+ Hệ thống các tiêu chuẩn, định mức cho kiểm tra
+ Các sai lệch, sai phạm và người chịu trách nhiệm
+ Sự thay đổi của môi trường (quan hệ cạnh tranh, hợp tác) •
Là một quá trình gồm các bước: Dự báo phát triển, xác định sứ mệnh và
Xây dựng và duy trì một cơ cấu bộ máy với các bộ phận và vị trí công tác •
Là sự lãnh đạo thông qua việc truyền đạt các thông tin, các chỉ thị và huy •
Là quá trình theo dõi, giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và kết lOMoAR cPSD| 45438797
Câu 9: Phân tích đặc điểm của thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý
- Đặc điểm về hình thức của thông tin
- Được cung cấp theo thẩm quyền ở các cấp quản lý khác nhau: Vừa mang
+ Được cung cấp theo thẩm quyền ở các cấp quản lý khác nhau: vừa mang tính
chuyên sâu vừa có tính tổng hợp cao.
+ Hình thức thể hiện thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là một yếu tố quan
trọng làm tăng giá trị thông tin, được thiết kế thích hợp, cho phép trình bày thông
tin theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu người quản lý, thông tin được
trình bày logic, rõ ràng, súc tích,...
+ Hình thức là công cụ để truyền tải nội dung, cùng một nội dung thông tin
nhưng trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau
+ Thông tin đầu ra gồm các dữ liệu đã xử lý, báo cáo phân tích dưới các hình
thức phù hợp với đối tượng người dùng và trong thời gian thích hợp
+ Thông tin đầu vào gồm số liệu báo cáo thống kê tình hình hoạt động của cơ
quan tổ chức trong một thời gian nhất định
- Đặc điểm về nội dung thông tin
Hoạt động lãnh đạo và quản lý rất đa dạng và phong phú, nội dung thông tin
phục vụ lãnh đạo và quản lý gắn liền với đặc điểm của hoạt động lãnh đạo và quản
lý, gồm 3 nhóm cơ bản sau:
+ Thông tin phục vụ chủ trương, chính sách, chiến lược
+ Thông tin cho kiểm tra việc thực hiện các quyết định quản lý (có tính chất điều hành)
+ Thông tin phục vụ chỉ đạo, giải quyết sự vụ hàng ngày
- Đặc điểm về nguồn cung cấp thông tin
+ Nguồn thông tin bên trong tổ chức (các báo cáo, sổ sách của tổ chức) liên
quan, các nhà cung cấp, chính phủ…
- Nguồn thông tin bên ngoài tổ chức (đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức
Câu 10: Phân tích nhận diện các đặc trưng cơ bản của thông tin trong quản lý
a. Thông tin là nguồn lực của tổ chức
- Thông tin là tài sản quan trọng nhất của tổ chức được sản sinh và sử dụng trong
quá trình hoạt động của tổ chức
- Cùng các nguồn lực khác (Nhân lực, vật lực, tài lực) thông tin quản lý là nguồn
lực đặc biệt, là huyết mạch liên hệ các thành viên, quy định sự tồn tại và phát triển của tổ chức
- Nguồn lực thông tin hỗ trợ việc ra quyết định nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
b. Thông tin và phản hồi
- Phản ánh mối quan hệ tương tác lẫn nhau giữa nguồn phát và nguồn thu trong quá
trình truyền tin của tổ chức.
c. Thông tin là sản phẩm của lao động quản lý
- Về bản chất, quá trình quản lý chính là quá trình thu nhận và xử lý thông tin cho raquyết định
- Kết quả của quá trình này là tạo ra các thông tin mới và tiếp diễn không ngừng.d.
Thông tin là phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý - Thông tin quản lý gắn
liền với quyền lực, quyền uy lãnh đạo
- Các cấp quản lý khác nhau tiếp nhận và xử lý thông tin khác nhau lOMoAR cPSD| 45438797
- Không có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận xử lý và sử dụng thông tin của
các cấp quản lý cũng như các thành viên trong tổ chức.
e. Số lượng thông tin được quy định bởi tính đa dạng và phong phú của hoạt động quản lý
- Mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thể trở thành 1 trung tâm thu phát thông tin
- Cùng 1 nội dung thông tin nhưng có thể được mã hóa bằng nhiều cách và được
truyền đạt bằng nhiều phương tiện khác nhau
Câu 11: Phân tích nội dung hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý
Câu 12: Phân tích mô tả khái quát quy trình thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý
- Xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo và quản lý
- Thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý (các hình thức thu thập thông tin
và các nguồn thông tin chủ yếu)
- Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý (hình thức, nội dung, công cụ hỗ trợxử lý thông tin)
- Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Cung cấp và phổ biến thông tin
Câu 13: Nêu các nguồn thông tin chủ yếu và nội dung các thông tin cần thu thập
- Các nguồn thông tin chủ yếu: + Nguồn thông tin pháp luật
+ Nguồn thông tin thống kê
+ Nguồn thông tin khoa học (Thông tin tư liệu)
+ Nguồn thông tin đối chứng (dư luận xã hội)
- Nội dung các thông tin cần thu thập
+ Văn bản pháp quy (Kênh thông tin từ trên xuống): Công văn, chỉ thị, hướng dẫn…
+ Báo cáo thống kê (kênh thông tin từ dưới lên): Báo cáo thống kê định kỳ, đột
xuất, chuyên đề; báo cáo đánh giá hiện trạng của các ban, ngành, các địa phương có liên quan
+ Tài liệu đã công bố và không công bố (Sách, báo, tài liệu tham khảo trong và
ngoài nước có liên quan); Kỷ yếu khoa học, kỷ yếu hội thảo, hội nghị; Báo cáo kết
quả nghiên cứu các đề tài khoa học.
+ Dư luận xã hội (Thông tin đại chúng: Báo chí, truyền thanh, truyền hình…) Câu
14: Trình bày các hình thức thu thập thông tin và các kênh thu thập thông tin chủ yếu
- Các hình thức thu thập thông tin:
+ Qua các báo cáo hành chính + Điều tra
+ Hội nghị, hội thảo, họp định kỳ, hội ý, trực báo, giao ban
+ Trao đổi, phỏng vấn, trực tiếp hoặc qua điện thoại, điện tín, Email
+ Kiểm tra, quan sát trực tiếp
- Các kênh thu thập thông tin chủ yếu lOMoAR cPSD| 45438797
+ Kênh thông tin chính thức: Các cơ quan chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nước có liên quan
+ Kênh thông tin phi chính thức: Dư luận xã hội
+ Kênh thông tin khoa học: Sách, báo, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước có liên quan
Câu 15: Trình bày phương pháp xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý
chỉ ra công cụ hỗ trợ cho xử lý thông tin 1. Xử lý thông tin về hình thức a. Mô tả thư mục b. Thông tin quản lý c. Thông tin khoa học
2. Xử lý nội dung thông tin a. Phân loại thông tin b. Phân tích thông tin c. Tổng hợp thông tin d. Tóm tắt thông tin
3. Công cụ cho xử lý thông tin a. Thủ công b. Máy tính - Gồm 4 thao tác chính: + Nhận thông tin + Xử lý thông tin + Xuất thông tin + Lưu trữ Thông tin
- Công cụ hỗ trợ cho xử lý thông tin là máy tính cá nhân cần có: Thiết bị nhập, xử lý, xuất, lưu trữ
Câu 16: Trình bày các yêu cầu bảo quản thông tin các chuẩn nghiệp vụ và
công nghệ cho lưu trữ thông tin Các yêu cầu bảo quản thông tin a. Về mặt vật lý
- Cần giám sát chặt chẽ về: Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, kho thông tin bố trí nơi khô
ráo, thoáng khi, thông tin đẻ xa trần nhà, tường, nền nhà để tránh bị ẩm mốc, giá
tài liệu vuông góc với cửa sổ và ko xếp quá chật, xa ống dẫn nước và lò sưởi,trang
bị quạt thông gió, máy điều hòa, máy hút bụi
- Phòng chống: Mối, mọt, ẩm mốc, phòng cháy, định kỳ phục chế tài liệu, vệ sinh kho b. Về công nghệ
- 3 nguyên nhân mất thông tin khi lưu trữ trên máy tính:
+ Tuổi thọ của phương tiện lưu trữ
+ Thiết bị đọc thông tin kiểu cũ không còn tồn tại vì không còn đc sản xuất,kể cả
linh kiện thay thế khi bảo hành
Sản phẩm mềm được sử dụng để tạo ra thông tin đã lạc hậu, bị thay
+ Sản phẩm mềm được sử dụng để tạo ra thông tin đã lạc hậu, bị thay thế, không còn tồn tại
- 3 giải pháp bảo quản, lưu trữ
+ Bảo quản và lưu trữ cẩn thận, khoa học bằng những phương tiện thích hợp
+ Sắp xếp ngăn nắp và trật tự lOMoAR cPSD| 45438797
+ Có kế hoạch chọn lựa tư liệu cần thiết theo các mức độ quan trọng của chúng cho
lưu trữ bảo quản ổn định và lâu dài
+ Thường xuyên chuyển đổi tư liệu đã lưu trữ sang các phương tiện mang tin mới
trước khi chúng bị hỏng hoặc thay thế
+ Tăng cường công tác bảo quản và phổ cập kỹ thuật bảo quản tư liệu nhằm hạn chế
những mất mát không đáng có xảy ra hàng ngày c. Quá trình sử dụng
- Cần giáo dục người sử dụng ý thức bảo quản thông tin
- Đối với tài liệu truyền thống: Nhắc nhở không viết, vẽ bậy, làm hư hỏng, để đúng chỗ
- Đối với tài điện tử: Cần tập huấn, hướng dẫn
d. Các chuẩn nghiệp vụ và công nghệ cho lưu trữ thông tin
+ Chuẩn quốc tế: Marc, DCD, Dublin core
+ Chuẩn VN: TCVN/TC46, các tiêu chuẩn mô tả thư mục và dữ liệu thư mục, mô tả
chủ đề và dữ liệu chủ đề, trình bày tư liệu.
Câu 17: Phân tích đặc điểm người dùng tin ở các cấp lãnh đạo và quản lý
Người dùng tin quản lý là người tiếp nhận và sử dụng thông tin vừa là người truyền
tin lên cấp quản lý cao hơn theo thẩm quyền được giao
Đối tượng cần được cung cấp thông tin quản lý ở các cấp thẩm quyền quản
lý khác nhau ở bên trong và bên ngoài tổ chức có liên quan. Họ là người đứng đầu
một tổ chức, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động, thực hiện các chức năng quản lý
nhằm đạt mục đích đặt ra với chất lượng hiệu quả cao
Người lãnh đạo và quản lý xác định 3 yếu tố cơ bản:
+ Có vị thế trong tổ chức với trách nhiệm và quyền hạn nhất định
+ Có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản lý cụ thể trong hoạt động tổ chức
+ Có nhiệm vụ để thực hiện chức năng quản lý với những yêu cầu nhất định
Nhiệm vụ của người quản lý là xây dựng tập thể đoàn kết, năng động với
chất lượng cao, thích nghi với môi trường, giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ
mục tiêu đã định, ổn định lâu dài
Nhà quản lý có nhiệm vụ chủ yếu:
+ Nghiên cứu nắm vững thông tin về đối tượng bị quản lý và mục tiêu quản
lý để phát hiện những tình huống có vấn đề
+ Ra quyết định quản lý
+ Tổ chức thực hiện quy định quản lý
+ Điều chỉnh quy định quản lý nếu chưa phù hợp
Quy định quản lý là hành động sáng tạo của người lãnh đạo quản lý, nhằm
định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của hệ thống trên cơ sở hiểu
biết quy luật vận động khách quan. Toàn bộ quá trình ra quyết định tổ chức thực
hiện theo phong cách quản lý khác nhau. Tùy thuộc vào năng lực và quan điểm của từng ngành quản lý
Người dùng tin quản lý chiến lược là mức quản lý cao nhất, tác động toàn bộ
tổ chức. Các nhà quản lý chiến lược chịu trách nhiệm điều hướng phát triển, chỉ
đạo và điều hành. Gồm các nhiệm vụ:
- Vạch ra phương hướng và mục tiêu
- Xây dựng ra chính sách, chiến lược cho toàn bộ tổ chức - Lập kế hoạch lOMoAR cPSD| 45438797 - Dự báo phát triển
- Tổ chức và chỉ đạo ở tầm vĩ mô
Người dùng tin quản lý chiến thuật là cấp quản lý trung gian với qui mô một
cơ quan( đơn vị). Các nhà quản lý chiến thuật chịu trách nhiệm quản lý những bộ
phận và phân hệ tổ chức. Nhiệm vụ là tiếp thu những chủ trương, chiến lược, chính
sách từ đó hình thành các mục tiêu, kế hoạch cụ thể, riêng lẻ và truyền tải cho quản lý cấp thấp.
Người dùng tin quản lý tác nghiệp là cấp quản lý cấp cơ sở với qui mô
phồng, ban, bộ phận. Các nhà quản lý tác nghiệp chịu trách nhiệm quản lý hoạt
động hàng ngày của tổ chức, thực hiện các hoạt động cụ thể, chịu trách nhiệm về
kết quả hoạt động sản xuất, có nhiệm vụ giám sát hoạt động của người lao động
Câu 18: Phân tích đặc điểm nhu cầu tin của các nhóm người dùng tin ở các cấp
lãnh đạo và quản lý
* Nhu cầu tin quản lý chiến lược (vĩ mô):
- Thông tin trong khoảng thời gian dài và mang tính dự báo cao
- Thông tin mang tính khái quát cao, qui mô rộng, ít chi tiết, cô động, xác thực, cập
nhật cao và trợ giúp ra quyết định
- Nguồn thông tin được lấy cả bên trong và bên ngoài nhưng nguồn thông tin bên ngoài là chủ yếu
- Thông tin thể hiện ở mức định tính
* Nhu cầu tin quản lý chiến thuật -
Thông tin được cung cấp định kỳ, ít tổng hợp và chi tiết hơn với so với cấp quản lý chiến lược. -
Để thực hiện giám sát và kiểm tra cần thông tin từ các nguồn bên trong tổ
chức- Để thực hiện các chức năng khác như điều chỉnh, phối hợp hoạt động sẽ có
nhu cầu cung cấp thông tin từ bên ngoài tổ chức
* Nhu cầu tin quản lý tác nghiệp
- Thông tin được cung cấp thường xuyên mang tính ngắn như trong giờ, trong ngày,trong tuần.
- Thông tin mang tính chi tiết nhất định
- Thông tin có phạm vi hẹp, mang tính nội bộ, phản ánh hiện trạng hoạt động
- Thông tin thể hiện ở mức định lượng
Câu 19: Phân tích đánh giá các loại hình sản phẩm thông tin phục vụ công tác
lãnh đạo và quản lý - Các chỉ dẫn thư mục
- Hệ thống mục lục truyền thống và điện tử
- Các ấn phẩm thư mục khoa học chuyên ngành
- Các cơ sở dữ liệu thư mục, các cơ sở dữ liệu trực tuyến
- Bản tóm tắt nội dung tài phẩm thông tin (tổng thuật, tổng luận tài liệu, bảndịch các tài liệu khoa học).
- Bản tin chuyên đề; Tin tham khảo đặc biệt
- Bản tin hàng ngày; Điểm văn bản (trong ngày, trong tuần)
- Báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)
Câu 20: Phân tích đánh giá các loại hình dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý
- Cung cấp tài liệu gốc (truyền thống, điện tử) lOMoAR cPSD| 45438797
- Cung cấp số liệu, dữ kiện
- Báo cáo (văn bản, trực tiếp, sử dụng phương tiện kỹ thuật)
- Dịch vụ tìm tin hồi cố và tìm tin chọn lọc. Tìm tin hồi cố là tìm các tài liệu trả lời
cho câu hỏi về các tài liệu hiện có trong kho. Tìm tin chọn lọc là tìm các thông tin
cần thiết phục vụ cho các nhà lãnh đạo, quản lý theo yêu cầu thường xuyên của họ.
- Dịch vụ phổ biến tin chọn lọc - Dịch vụ hỏi – đáp
Câu 21: Nêu sự khác biệt và tương đồng trong nội hàm các khái niệm hệ thống,
hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý a. Khái niệm hệ thống
- Hệ thống là 1 tập hợp các phần tử hay các bộ phận khác nhau, có mối quanhệ
tương tác giữa chúng với nhau và với môi trường bên ngoài, được sắp xếp theo 1
trình tự đảm bảo tính thống nhất, cùng hoạt động hướng tới mục tiêu chung.
b. Khái niệm hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin là 1 tập hợp các cơ quan (đơn vị) thông tin được tổ chức
theo 1 trật tự nhất định, có tác động tương hỗ với nhau, thực hiện chức năng
thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin đạt hiệu quả cao.
c. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý -
Hệ thống thông tin quản lý là 1 tập hợp nhiều thành tố (phần tử), mối
liên hệ giữa các thành tố (phần tử) này, cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ
thống khác là liên hệ trao đổi thông tin với nhau, có chức năng thu thập hoặc phản
hồi, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, trợ giúp quá trình ra quyết định, điều
hành, giám sát và đánh giá trong 1 tổ chức. -
Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu
và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích
thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều
nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý. - Đặc trưng:
+ Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ
+ Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu
+ Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp dữ liệu
+ Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu
Câu 22: Phân tích nội hàm khái niệm hệ thống thông tin dưới các góc độ tiếp cận khác nhau -
Hệ thống thông tin được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau:
+ Trên góc độ tổ chức, Hệ thống thông tin được hiểu là một tập hợp có tổ chức các
đơn vị thông tin, được tin học hóa hoặc không được tin học hóa, có tác động tương
hỗ với nhau theo một số giao thức thích hợp. Hệ thống thông tin là một hệ thống
được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ
và bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin. Như vậy có thể nói, hệ thống thông
tin chỉ được hình thành khi các cơ quan (đơn vị) thông tin được tổ chức theo một trật tự nhất định.
+ Với góc độ chức năng, Hệ thống thông tin được hiểu là một tập hợp các bộ phận
liên kết với nhau, làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin trợ lOMoAR cPSD| 45438797
giúp quá trình ra quyết định, giám sát và đánh giá trong một tổ chức. Hoặc Hệ
thống thông tin là một hệ thống sử dụng nguồn nhân lực và công nghệ thông tin để
tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm
thông tin là yếu tố đầu ra.
Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại, Hệ
thống thông tin được hiểu là một hệ thống được máy tính hóa (tự động hóa), được
thiết kế phù hợp cho thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phản hồi và
cung cấp thông tin, phục vụ hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. +
Trên góc độ tổng quát, Hệ thống thông tin được hiểu là một tập hợp các cơ quan
(đơn vị) thông tin được tổ chức theo một trật tự nhất định, có tác động tương hỗ với
nhau, thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo quản, cung cấp và phổ
biến thông tin đạt hiệu quả cao
Câu 23: Trình bày khái quát nội dung các hệ thống thông tin quản lý theo các
tiêu chí phân loại khác nhau
Câu 24: Trình bày nội dung các chức năng và nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý
Các chức năng của hệ thống TTPVLĐ QL
- Thu thập và xử lý thông tin
- Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Cung cấp và phổ biến thông tin
Các nhiệm vụ của hệ thống TTPVLĐ QL
- Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận
- Cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định
- Trao đổi thông tin với môi trường ngoài
Câu 25: Phân tích nhận dạng các tiêu chí cơ bản cho đánh giá hiệu quả hoạt
động của hệ thống thông tin quản lý
- Mức độ phù hợp về cơ cấu tổ chức của hệ thống: đảm bảo tin mềm dẻo trong kết
quả và khả năng thích ứng biến đổi, phát triển của thực tế giúp người dùng tin
tìm kiếm nhanh chóng chính xác
- Mức độ tin học hóa của hệ thống: thể hiện tính hiện đại và khả năng thích ứng
với môi trường hoạt động, cho phép thống kê lưu trữ lớn dữ liệu kiểm soát dễ
dàng và trao đổi thông tin
- Sự đa dạng và chất lượng sản phẩm đầu ra của hệ thống
- Mức độ đáp ứng về trình độ chuyên môn và tin học của đội ngũ cán bộ
- Mức độ đảm bảo môi trường pháp lý cho hoạt động của hệ thống
- Được đánh giá qua các tiêu chí phản ánh chất lượng của thông tin đầu ra
Hình thức trình bày thông tin (sự phù hợp với từng nhóm đối tượng
Hình thức trình bày thông tin (sự phù hợp với từng nhóm đối tượng người dùng tin)
Mức độ đáp ứng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đối với các
- Mức độ đáp ứng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đối với các nhóm người
sử dụng khác nhau: về tần suất sử dụng, nội dung và hình thức trình bày thông
tin, tính giá trị và thuận tiện dễ dàng đáp ứng nhu cầu của người dùng tin Câu
26: Phân tích nhận dạng các tiêu chí cơ bản cho đánh giá chất lượng hoạt
động của hệ thống thông tin quản lý lOMoAR cPSD| 45438797
Câu 27: Phân tích tầm quan trọng của đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý
- Là vấn đề có ý nghĩa quyết định sống còn của một tổ chức. Thông tin là nền
tảng huyết mạch vận động của quá trình quản lý. Đó là quá trình tiếp nhận xử lý
và sử dụng thông tin. Thông tin trong quản lý là hệ thần kinh của hệ thống quản
lý, cung cấp sự kiện mang tính rộng phục vụ trực tiếp nhu cầu tin và tổng hợp báo cáo cấp trên
- Thông tin chính là công cụ phương tiện quan trọng thực hiện hoạt động quản lý,
đồng thời, là đối tượng và là sản phẩm của quá trình lao động, thực hiện các mục tiêu quản lý.
- Là căn cứ tổ chức kiểm tra và đánh giá kết quả quyết định quản lý góp phần
trong phân tích dự báo phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro - Đáp ứng nhu cầu công
tác lãnh đạo và quản lý ngành
+ Đảm bảo thông tin cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: Cung cấp kịp
thời các thông tin về đường lối, chính sách, chiến lược, chỉ thị, nghị quyết của Đảng,
nhà nước đối với lĩnh vực quản lý…Đây là những thông tin quan trọng giúp thực
hiện tốt các chức năng quản lý, xây dựng các chính lược, đưa ra các quyết định đúng đắn phù hợp.
+ Đảm bảo thông tin cho công tác tổ chức thực hiện quyết định quản lý: Đảm
bảo hoạt động của tổ chức thông suốt, liên tục.
- Nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý: khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh
chóngthông tin từ các nguồn khác nhau và đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác.
- Cung cấp các phân tích, đánh giá về môi trường hoạt động của tổ chức.
- Cung cấp các phân tích, đánh giá liên quan đến quá trình hoạt động, các sản
phẩm và dịch vụ đầu ra, đánh giá phản hồi xã hội đối với kết quả họat động tổ
chức. - Phản ánh chất lượng quyết định quản lý thông qua kết quả thực hiện.
Không có thông tin, quyết định quản lý trở nên duy ý chí, xa rời thực tiễn. -
Cung cấp căn cứ cho đề xuất giải pháp nâng cao năng lực lãnh đạo.
Câu 28: Nêu các yêu cầu đối với nhân lực thông tin trong thời đại internet
- Biết nắm bắt và làm chủ các nguồn tin
- Biết đánh giá chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin
- Biết cách truy cập và khai thác thông tin số
- Giữ vai trò “cầu nối”, “bộ lọc” giúp người dùng tin sử dụng thông tin và tri thức có hiệu quả tốt nhất
- Biết quản trị dữ liệu số và cung cấp các khả năng truy cập thông tin số
- Trợ giúp thực hiện tìm tin trực tuyến
Câu 29: Nêu các kiến thức cần được bổ sung của nhân lực thông tin trong thời đại internet
- Các công nghệ liên quan tới thư viện số
- Kỹ thuật phân phối các dạng thức mới của nguồn và dịch vụ thông tin - Tạo lập website
- Xây dựng và duy trì mạng máy tính
- Thiết kế giao diện tìm kiếm thông tin
- Kiến thức sư phạm để đào tạo người dùng tin lOMoAR cPSD| 45438797
Câu 30: Nêu các kỹ năng cần được bổ sung của nhân lực thông tin trong thời đại internet
- Sử dụng các công nghệ đa phương tiện
- Thu thập và xử lý tài liệu trực tuyến
- Tìm kiếm và khai thác thông tin từ nhiều nguồn
- Biên tập và tạo lập sản phẩm thông tin theo nhu cầu
- Thuyết trình và quan hệ với công chúng
- Thích nghi có hiệu quả trong môi trường mạng
Câu 31: Nêu những trở ngại trong quá trình đảm bảo thông tin quản lý và cách
khắc phục đúng không
* Những trở ngại trong thu thập, xử lý và sử dụng thông tin
- Trong 4 quá trình ở khâu thu thập, xử lý và sử dụng thông tin trong quản lý như sau:
+ Chủ thể quản lý thu thập, xử lý và sử dụng thông tin để ra quyết định
+ Khách thể quản lý tiếp nhận thông tin chỉ đạo và tiến hành xử lý
+ Khách thể quản lý nhận thông tin đẻ báo cáo
+ Chủ thể quản lý nhận thông tin phản hồi và xử lý
+ Khi thu thập thông tin có thể dẫn đến thông tin bị quá tải, thiếu những thông tin cần thiết
+ Nội dung thông tin không đúng đắn, cấu trúc thiếu chặt chẽ, logic, ngữ nghĩa
không rõ ràng, chỗ thừa chỗ thiếu, không rạch ròi về nghĩa
+ Nôi dung thông tin truyền đi có những sai lệch làm cho người nhận thông tin
không hiểu hoặc hiểu sai thông tin, dẫn đến khả năng không thể ra quyết định hoặc
ra quyết định dễ mắc sai lầm. Người sử dụng thông tin không nhận được dữ kiện và
thông tin cần thiết (do lọc tin, cố tình nhào nặn thông tin, bớt xén thông tin, nhiễu tin)
* Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin
- Việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin diễn ra thông qua mối quan hệ giữa chủ thể
truyền đạt thông tin (nguồn phát) và chủ thể tiếp nhận thông tin (nguồn thu)
- Chủ thể truyền đạt thông tin thường chịu áp lực lớn về thời gian
- Chủ thể tiếp nhận thông tin chịu tác động rõ rệt bởi các yếu tố về ngôn ngữ, tâm
lý, cảm xúc, tuổi tác, học thức và nếp sống văn hóa trong nhận thức thông tin mà
họ tiếp nhận được. Cảm xúc ảnh hưởng lớn đến quá trình nhận thức thông tin của
chủ thể. Tuổi tác, trình độ học vấn và nếp sống văn hóa là những nhân tố có ảnh
hưởng rõ rệt đến ngông ngữ của người tiếp nhận thông tin
- Kênh truyền thông tin: Chất lượng của kênh truyền thông thin tác động nhất định
tới quá trình truyền đạt và tiếp nhận thông tin. Kênh truyền tin lạc hậu, kém chất
lượng dễ làm mất mát thông tin bởi kém khả năng truyền đạt và ghi nhận thông tin
* Những trở ngại trong việc xử lý thông tin phản hồi
- Việc xử lý thông tin phản hồi bị tác động chủ yếu bởi các yếu tố về cơ cấu tổ chức,
văn hóa xử lý thông tin phản hồi của tổ chức, văn hóa ứng xử và phong cách quản
lý. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp, tính trách nhiệm và hiệu quả hoạt động của tổ chức đó.
* Những trở ngại trong việc lưu trữ, bảo quản và phục vụ thông tin -
Thiếu hệ thống; thiếu phương tiện; thái độ và trách nhiệm của cán bộ thông lOMoAR cPSD| 45438797
tin, bớt xén thông tin và quá nhiều thông tin. * Biện pháp khắc những trở ngại
- Điều chỉnh dòng thông tin: thiết lập hỗ trợ xử lý bảo đảm những thông tin quan
trọng sẽ ưu tiên trước, hoặc tiến hành tổng hợp tin, rút ra những thông tin cô đọng,
phù hợp với khả năng xử lý thông tin của người lãnh đạo và quản lý
- Sử dụng thích hợp ngôn ngữ mã hóa, kênh truyền
- Đảm bảo tính khoa học của các quyết định quản lý
- Đơn giản hóa ngôn ngữ: chọn từ và cấu trúc cô đọng, súc tích, ngôn ngữ đơn giản,
phù hợp với trình độ của người nhận thông tin, sử dụng ngôn ngữ mã hóa tích hợp
- Hạn chế cảm xúc: khi tiếp nhận và truyền thông tin cần bình tĩnh tránh cảm xúc
làm sai lệch thông tin và thể hiện tính khách quan trong kênh chuyển giao thông
tin - Quan tâm đến dư luận: sử dụng kênh dư luận để chuyển thông tin phục vụ lợi
ích của đơn vị và nắm bắt phản ứng của cấp dưới đối với các quyết định có thể
đưa ra - Sử dụng thông tin phản hồi
Câu 32: Phân tích vai trò của nhân lực thông tin trong xã hội thông tin và tri thức
Câu 33: Hãy liên hệ bản thân xem mình cần được bổ sung những kiến thức và
kỹ năng gì để đảm bảo cho hoạt động nghề nghiệp sau này