/10
lOMoARcPSD| 61570461
CHƯƠNG I: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ
1.1. Sự cần thiết của quản trị, khái niệm chung về quản trị
Sự cần thiết khách quan của quản trị bắt nguồn từ tính chất hội hoá quá
trình lao động. Để đạt được một mục tiêu chung thì cần phải có sự tham gia của
nhiều nhân, nhiều bộ phận khác nhau, trong đó mỗi nhân hoặc bộ phận phải
đảm nhận thực hiện một chức năng cụ thể nào đó. Mục tiêu chung chỉ thực hiện
được nếu như người ta phối hợp được những hoạt động riêng lẻ của các cá nhân
hay các bộ phận nói trên.
Như vậy, khái niệm quản trị đã ra đời kể từ khi sự hội hoá động, sự
phân công hợp tác lao động. Hiện nay thể hiểu quản trị sự tác động
mục tiêu, có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị trong mỗi tổ
chức, thông qua các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp, một lần hoặc thường xuyên
nhằm thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đó đã de ra.
Tuy nhiên cùng với sự phát triển của kinh tế hội nói chung thì khái niệm
quản trị ngày càng được hoàn thiện. Điều đó cũng thể hiện vai trò của quản trị
ngày càng trở nên quan trọng.
Trong điều kiện hiện nay, vai trò của quản trị ngày càng tăng một số nguyên
nhân có tính khách quan như :
- Kinh tế hội ngày càng phát triển thì các yếu tố tính ngẫu nhiên,
bấtđịnh, rủi ro ngày càng tăng. Do đó để hạn chế thiệt hại của những yếu tố
này thì cần phải nâng cao trình độ quản trị.
- Các nguồn lực con người thể sử dụng ngày càng cạn kiệt bị
giớihạn ; trong khi đó nhu cầu mong muốn của hội đòi hỏi phải thoả
mãn ngày càng tăng luôn xu hướng vượt trước khả năng đáp ứng.
vậy phải quản trị để có thể sử dụng hiu quả nhất các nguồn lực nhằm
đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội.
- Từ tiềm năng sáng tạo của quản trị, trên thực tế rất nhiều quốc gia không
được ưu đãi về tài nguyên, điều kiện tự nhiên, nhưng do quản trị tốt họ vẫn
trở thành các cường quốc về kinh tế trên thế giới.
- Đối với Việt Nam, để thể phát triển được hoà nhập với nền kinh tếthế
giới thì một trong những điều kiện tiên quyết là phải nâng cao quá trình quản
trị.
1.2. Quản trị hoạt động của mt tổ chức
1.2.1. Khái niệm
lOMoARcPSD| 61570461
Tổ chức là một hệ thống có sự tham gia của con người, ví dụ : nhà trường,
doanh nghiệp, hội sinh viên, câu lạc bộ thể thao v.v. (trong bài giảng này khi phân
tích về quản trị hoạt động của tổ chức ta sẽ chọn doanh nghiệp một dạng tổ chức
đặc trưng để phân tích).
Có thể hiểu quản trị hoạt động của một tổ chức là sự tác động của chủ thể
quản trị lên đối tượng quản trị nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chung
một cách có hiệu quả nhất. Sơ đồ sau mô tả việc quản trị hoạt động của tổ chức :
Các điều lưu ý rút ra từ sơ đồ :
- Các tác động quản trị :
+ Tác động quản trị thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Thực tế cần
kết hợp các loại tác động.
+ Tác động quản trị có thể là một lần hay thường xuyên, cần kết hợp
các tác động.
+ Tác động quản trị căn cứ vào các thông tin bên trong và bên ngoài
mỗi tổ chức.
dụ : Doanh nghiệp muốn ra quyết định sản xuất thì phải căn cứ vào các dự báo
từ môi trường bên ngoài : nhu cầu của khách hàng, scạnh tranh, biến động kinh
tế - xã hội và các điều kiện bên trong mỗi doanh nghiệp.
- Trong một tổ chức các bộ phận không giống nhau, bên cạnh mục
tiêuchung cần chú ý đến mục tiêu riêng của các bộ phận. Cần hài hòa quan
hệ giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng. Quan trọng nhất lợi ích chung
và lợi ích riêng.
1.2.2. Một số lý thuyết về quản trị học
Sự phát triển của khoa học quản trị Nhiều công trình đại từ xa xưa như
Vạn Lý Trường Thành, Kim Tự Tháp, vv. cho thấy quản lý đã được thực hiện từ
hàng ngàn năm trước. Tuy vậy, lý thuyết về quản lý chỉ thực sự bắt đầu xuất hiện
vào đầu thế kỷ 19. Hai tác nhân quan trọng dẫn tới sự phát triển này bao gồm :
- Sự xuất hiện phát triển của phân công lao động. Khái niệm này
doAdam Smith đưa ra. Theo đó, phân công lao động chia nhỏ công việc
thành những nhiệm vụ ( thao tác ) nhỏ hơn, lặp đi lặp lại. Lợi ích của phân
Công lao động tăng năng suất do người lao động tiết kiệm thời gian
chuyển từ công đoạn này sang công đoạn khác thực hiện công việc
thành thục hơn.
lOMoARcPSD| 61570461
- Sự xuất hiện của máy móc nhà máy trong cuộc cách mạng côngnghiệp
thay cho lao động thủ công trong phạm vi gia đình. Sản xuất quy
lớn đòi hỏi các công việc liên quan đến quản lý như dự báo nhu cầu, đảm
bảo vật tư, phân công lao động, vv. phải được thực hiện. Kết quả là xuất
hiện nhu cầu về thuyết quản chính thống, chỉ dẫn người quản về
điều hành những tổ chức quy mô lớn.
Lý thuyết quản lý khoa học
Quản khoa học là sử dụng phương pháp khoa học để tìm ra cách tốt nhất
thực hiện một công việc. Phương pháp được sử dụng có thể là đưa ra nguyên tắc
quản lý, sử dụng phương pháp quay phim hoặc đồ. Mục đích chính của
thuyết quản khoa học nâng cao năng suất lao động thông qua cách tốt nhất
để thực hiện mt công việc.
- Những đóng góp chính của Frederick W. Taylor
Frederick W. Taylor được coi cha đẻ của thuyết quản khoa học. Ông nhận
thấy công nhân thường làm một công việc theo nhiều cách khác nhau được
sắp xếp làm những công việc không phù hợp với năng lực của họ. Trong tác phẩm
Những nguyên tắc của quản khoa học, xuất bản năm 1911, ông đưa ra bốn
nguyên tắc quản lý, bao gồm :
1. Xây dựng nguyên tắc làm việc khoa học cho từng chi tiết công việc
củamỗi cá nhân để thay thế cho cách làm việc cũ, tùy tiện.
2. Lựa chọn, hướng dẫn, đào tạo phát triển năng lực nhân viên
mộtcách khoa học.
3. Hợp tác nhiệt tình với nhân viên để đảm bảo rằng mọi công việc
đượchoàn thành theo các nguyên tắc khoa học đã được xây dựng.
4. Phân chia công việc nhiệm vụ công bằng giữa bộ phận quản
vànhân viên. Bộ phận quản thực hiện tất cả những công việc phù hợp
với khả năng thay vì để nhân viên thực hiện mọi công việc.
- Những đóng góp của Frank và Lillian Gilbreth
Frank và Lillian Gilbreth là những nhà nghiên cứu đầu tiên sử dụng phim
làm phương tiện để nghiên cứu chuyển động tay thể của công nhân. Nhờ
ghi lại chuyển động của công nhân và thời gian của từng chuyển động, họ tìm ra
và loại bỏ những chuyển động thừa mà thông thường không nhận thấy. Họ cũng
xây dựng hệ thống phân chia 17 cử động tay, gọi là therbligs, để phân tích cụ thể
và chính xác hơn cử động tay của công nhân.
lOMoARcPSD| 61570461
Ưu điểm của Lý thuyết quản lý khoa học
- Coi quản lý là đối tượng nghiên cứu khoa học,
- những người đầu tiên nêu lên tất quan trọng của việc tuyển chọn vàđào
tạo nhân viên.
- Đề cao kỹ năng quản thông qua phân công chuyên môn hoá laođộng
Nhược điểm của Lý thuyết quản lý khoa học
- Để cao yếu tố kỹ thuật trong công việc, chưa quan tâm đến yếu tố con
người và sự biến động của môi trường.
Lý thuyết hành chính
Thay tập trung chủ yếu vào hoạt động sản xuất như thuyết quản
khoa học, các học giả đóng góp và lý thuyết hành chính xem xét toàn bộ tổ chức.
Mục đích chính tăng năng suất lao động thông qua quản tốt. Chính vậy,
những học giả này đưa ra thuyết tổng quát hơn về công việc của người quản lý
và những việc người quản lý cần thực hiện để quản lý tốt.
- Những đóng góp chính của Henry Fayol
Trong khi Taylor quan tâm nhiều đến những người quản lý cấp thấp. Fayol
lại hướng sự chú ý đến tất cả những người quản lý nói chung.
Fayol để xuất người quản 5 chức năng bao gồm lập kế hoạch, tổ chức,
ra lệnh, phối hợp và kiểm tra. Đây chính là sở để đưa ra 4 chức năng quản lý
hiện nay là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Theo ông, hoạt động quản hoàn toàn khác biệt so với những hoạt động
khác như kế toán, sản xuất, phân phối, v, v. Ngoài ra, quản lý là hoạt động được
thực hiện trong mọi loại hình tổ chức như chính phủ, doanh nghiệp, vv. Ông đưa
ra 14 nguyên tắc quản lý như sau :
1, Phân công lao động : Chuyên môn hoá giúp nhân viên làm việc hiệu quả
hơn, nhờ đó, tăng kết quả lao động.
2. Quyền hạn : Người quản phải quyền ra lệnh quyền hạn
gắnliền với công việc quản lý trao cho họ quyển ra lệnh đó.
3. Kỷ luật : Nhân viên phải tuân lệnh tôn trọng những quy tắc của
tổchức.
4. Thống nhất mệnh lệnh : Mỗi nhân viên ch nên nhận lệnh của
mộtngười quản lý cấp trên.
lOMoARcPSD| 61570461
5. Thống nhất định hướng : Tổ chức nên một kế hoạch hành động
duynhất để chỉ dẫn người quản lý và nhân viên.
6. Đặt lợi ích chung lên trên lợi ích riêng : Lợi ích của từng nhân
viênhoặc của các nhóm nhân viên không nên đặt trên lợi ích chung của cả
tổ chức.
7. Trả công : Nhân viên cần được trả lương hợp cho phần công
việccủa họ.
8. Tập quyền : Khái niệm này cho biết mức độ tham gia vào quá trình
raquyết định của nhân viên.
9, Chuỗi định hướng : Dòng quyền hạn từ quản cấp cao tới những cấp
thấp nhất trong tổ chức.
10. Sắp xếp trật t: Con người vật tư nên được sắp xếp đúng vị
trí,đúng thời điểm.
11. Công bằng : Người quản nên đối xử tử tế công bằng với
nhữngngười cấp dưới.
12. Nhân sự n định : Người quản nên kế hoạch nhân sự, và
đảmbảo có người thay thế khi có vị trí trống.
13. Sáng kiến : Nhân viên s nỗ lực hơn khi được phép để xuất và
thựchiện kế hoạch.
14. Tinh thần tập thể : Khích lệ tinh thần tập thể sẽ giúp tạo ra sự
thốngnhất và hoà đồng trong tập thể.
- Những đóng góp chính của Max Weber
Weber xây dựng thuyết về cấu quyền hạn và các mối quan hệ. Ông
gọi một tchức tưởng hành chính quan liêu, một hình thức tổ chức đặc
điểm là phân công lao động, phân cấp quản lý ràng, quy định và luật lệ chi tiết
và những mối quan hệ khách của hành chính quan liêu bao gồm :
- Định hướng nghề nghiệp : người quản những chuyên gia,
khôngphải người sở hữu bộ phận họ quản lý.
- Phân công lao động : Công việc được chia nhỏ thành những nhiệm
vụđơn giản, lặp đi lặp lại, rõ ràng, chi tiết.
- Phân cấp quyền hạn : các vị trí được sắp xếp với sự phân cấp
tuyếnquyền hạn rõ ràng.
lOMoARcPSD| 61570461
- Lựa chọn chính thức : nhân viên được tuyển chọn dựa trên năng
lựcthực hiện công việc.
- Quy định luật lệ chính thức : hệ thống quy định và quy trình
tiêuchuẩn thực hiện công việc được văn bản hoá.
- Tính khách quan : thống nhất sử dụng các quy định, không dựa vào
tínhcách nhân viên.
Ông cho rằng hình tổ chức như vậy không tồn tại trên thực tế, tuy nhiên,
đây sở để phát triển thuyết về hoạt động trong những tổ chức lớn.
thuyết của ông trở thành hình tổ chức kiểu mẫu cho nhiều tổ chức lớn ngày
nay.
Ưu điểm
Đưa ra nhiều khái niệm quan trọng, vẫn được sử dụng hiện nay.
Nhược điểm
Chưa chú ý tới yếu tố con người, xã hội và môi trường thay đổi.
Phương pháp định lượng
Đặc điểm chung của phương pháp định lượng là việc sử dụng các kỹ thuật
định lượng để nâng cao chất lượng ra quyết định.
Những đóng góp quan trọng
Trong khi trường phái quản khoa học quản lý hành chính cho rằng
hiệu quả quản được thhiện qua việc tăng năng suất lao động, trường phái định
lượng lại tập trung vào nâng cao chất lượng ra quyết định quản lý.
Phương pháp này phát triển từ những giải pháp toán học thống sử
dụng trong quân đội Mỹ trong Chiến tranh thế giới lần thứ hai. Sau đó, một số
cán bộ quân đội tham gia vào các doanh nghiệp áp dụng để nâng cao chất
lượng ra quyết định. Phương pháp này sdụng ứng dụng thống kê, hình tối
ưu hoá, hình thông tin, chương trình máy tính vào hoạt động quản lý. Ví dụ,
chương trình tuyến tính giúp người quản nâng cao chất lượng quyết định về
phân bổ nguồn lực.
Ưu điểm
- Đề cao việc nâng cao chất lượng của quyết định quản lý, đặc biệt
íchcho chức năng lập kế hoạch và kiểm tra,
Nhược điểm
lOMoARcPSD| 61570461
- Chưa chú ý tới yếu tố con người, xã hội và i trường thay đổi.
- Phức tạp, cần những chuyên gia giỏi nên việc áp dụng phương pháp
nàycòn hạn chế.
Lý thuyết hành vi tổ chức
thuyết hành vi tổ chức nhấn mạnh đến vai trò của các yếu tố tâm lý, tình
cảm, quan hệ hội của con người trong công việc. Mục đích chính của lý thuyết
này tăng năng suất lao động thông qua thoả mãn các nhu cầu tâm , hội của
con người.
Những đóng góp chính Từ cuối thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20, một số người
đã nhận thấy tầm quan trọng của con người đối với thành công của tổ chức. Một
số học giả thời kỳ đầu bao gồm Robert Ov Hugo Munsterberg, Mary Parket
Follett và Chester Banard. Họ có những đóng góp khác nhau nhưng đều tin rằng
con người tài sản quan trọng nhất của tổ chức nhân viên nên được quản
theo cách nghĩ đó. Ý tưởng của họ là nền tảng cho những hoạt động quản lý như
quy trình lựa chọn nhân viên, chương trình thúc đẩy nhân viên, làm việc theo
nhóm, v.v.
Một trong những đóng góp quan trọng của nhóm nghiên cứu Hawthorne,
được tiến hành tại Công ty điện miền Tây ở Cicero, bang Illinois, Mỹ. Ban đầu,
kỹ của công ty nghiên cứu về ảnh hưởng của mức độ ánh sáng khác nhau tới
năng suất lao động của Công nhân. Họ chia đối tượng nghiên cứu thành hai nhóm,
một nhóm làm việc trong điều kiện ánh sáng ổn định, nhóm kia làm việc trong
điều kiện cường độ ánh sáng thường xuyên thay đổi. Khác với suy nghĩ ban đầu,
kết quả nghiên cứu cho thấy năng suất lao động của nhóm thứ hai không bị ảnh
hưởng bởi cường độ ánh sáng, và họ không tìm thấy mối liên hệ giữa mức đánh
sáng năng suất lao động. Họ mời giáo Elton Mayo tham gia vấn. Cùng
nhau, họ thực hiện nhiều nghiên cứu như thay đổi ngày làm việc, thời gian làm
việc trong tuần, đưa ra chế độ nghỉ ngơi, vv.
Kết quả nghiên cứu của họ cho thấy hành vi thái độ của con người
liên quan chặt chvới nhau, các đặc điểm của nhóm ảnh hưởng lớn tới hành
vi của từng cá nhân ; tiêu chuẩn chung của nhóm dẫn tới năng suất lao động của
từng công nhân, tiền là yếu tố ảnh hưởng tới năng suất lao động ít hơn tiêu chuẩn
chung của nhóm, thái độ của nhóm đối với cá nhân và cảm giác an toàn. Kết quả
nghiên cứu này có ý nghĩa đối với tư tưởng quản lý nói chung.
Ngoài ra, Mc. Gregor cho rằng các nhà quản lý trước đây đã tiến hành các
cách thức quản trị trên những giả thuyết sai lầm về tác phong và hành vi của con
người. Những giả thiết đó cho rằng, phần đông mọi người đều không thích làm
việc, họ thích được chỉ huy hơn là tự chịu trách nhiệm, và hầu hết mọi người làm
lOMoARcPSD| 61570461
việc lợi ích vật chất. Trên sở đó, các nhà quản đã xây dựng bộ máy tổ
chức với quyền hành tập trung, đặc ra nhiều quy tắc thủ tục, và hệ thống kiểm tra
giám sát chặt chẽ. Gregor gọi những giả thiết đó X, đưa ra một giả thiết khác
ông gọi Y. Thuyết Y cho rằng con người sẽ yêu thích công việc nếu điều
kiện và họ có thể đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Gregor cho rằng thay vì nhấn
mạnh đến cơ chế kiểm tra thì nhà quản lý nên quan tâm nhiều hơn đến phối hợp
hoạt động.
Ưu điểm
- Đề cập tới nhu cầu hội của con người mối liên hệ giữa nhân vàtập
thể
-Là tiền đề cho việc động viên nhân viên không chỉ bằng vật chất.
Nhược điểm
- Quá đề cao yếu tố con người.
- Coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín.
Phương pháp hệ thống
Từ những năm 1960, những người nghiên cứu về quản bắt đầu phân tích
tổ chức tquan điểm hệ thống. Theo đó, hệ thống là một nhóm những phần tử có
liên quan phụ thuộc lẫn nhau, được sắp xếp sao cho các phần tử tạo nên một
chinh thể duy nhất. Hệ thống gồm hai loại, bao gồm hệ thống đóng và hệ thống
mở. Hệ thống đóng hthống không bảnh hưởng không tương tác với
môi trường bên ngoài. Ngược lại, hệ thống mở tương tác với môi trường bên
ngoài. Ngày nay, khi nói rằng tổ chức là một hệ thống, người ta muốn nói tới hệ
thống mở. Sự tương tác của tổ chức là một hệ thống mở với môi trường được thể
hiện trên hình vẽ.
Tổ chức hệ thống mở được tạo thành bởi những yếu tố phụ thuộc lẫn
nhau bao gồm các cá nhân, nhóm, thái độ, động cơ, cơ cấu chính thức, tương tác
giữa các nhóm nhân, mục tiêu, địa vị quyền hạn. Điều này nghĩa
khi người quản phối hợp các hoạt động trong các bộ phận khác nhau của tổ
chức, họ đảm bảo rằng tất cả những bộ phận phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm
việc để đạt được mục tiêu.
Ngoài ra, quan điểm hệ thống cho rằng các quyết định hành động thực
hiện một bộ phận trong tchức sẽ ảnh hưởng đến những bộ phận khác
ngược lại. Hơn nữa, các tổ chức không phải là những tổ chức tự cung tự cấp mà
dựa vào môi trường để những yếu tố đầu vào cần thiết để tiêu thụ những
sản phẩm đầu ra.
lOMoARcPSD| 61570461
Phương pháp này giúp người quản cái nhìn toàn diện về tổ chức
chỉ ra mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức.
Phương pháp tình huống
Phương pháp tình huống cho rằng mỗi tổ chức có đặc điểm riêng biệt, hoạt
động trong tình huống, hoàn cảnh khác nhau do đó, cần các phương pháp
quản lý khác nhau. Người quản lý khi đó phải phân tích và hiểu rõ tình hình của
tổ chức, trên cơ sở đó, lựa chọn và áp dụng các lý thuyết quản lý phù hợp nhất.
Căn cứ lựa chọn thuyết quản bao gồm công nghệ, môi trường bên
ngoài, đặc điểm nhân viên quy mô của tổ chức. Tầm quan trọng của mỗi căn
cứ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Ưu điểm
- Linh hoạt hiệu quả các thuyết quản được áp dụng phù
hợpvới từng tình huống cụ thể.
- Chỉ ra rằng không những quy tắc đơn giản hoặc tổng quát cho
mọinhà quản lý.
Nhược điểm
- Khó ứng dụng việc áp dụng thuyết nào tuỳ thuộc vào nhận
thứccủa từng nhà quản lý.
Trường phái quản lý truyền thống phương Đông
Nghiên cứu về thành công của một số nền kinh tế tại châu Á như Nhật Bản,
Hàn Quốc, Trung Quốc, v.v. cho thấy : Hoạt động quản lý ở đây là kết quả của sự
giao thoa giữa thành tựu nghiên cứu về quản lý ca phương Tây với những giá tr
truyền thống châu Á và nhấn mạnh tới yếu tố con người.
Một số đặc điểm chính của trường phái quản này bao gồm làm việc trọn
đời tại một tổ chức, chế độ lương, thưởng, thăng chức dựa trên thâm niên làm
việc trong tổ chức, v.v.
Một trong những nghiên cứu về trường phái này thuyết Z được giáo
người Mỹ gốc Nhật Bản William Ouchi xây dựng trên sở áp dụng cách quản
của Nhật Bản trong các công ty Mỹ. thuyết ra đời năm 1978, nhấn mạnh
quan hệ xã hội và yếu tố con người trong tổ chức. Lý thuyết Z đưa ra những đặc
điểm của quản như công việc ổn định, đề cao trách nhiệm nhân, xét tặng
thưởng chậm, quan tâm đến tập thể và cả gia đình nhân viên, vv.
lOMoARcPSD| 61570461
Tiếp cn theo chức năng quản lý
Đây cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay. Trong đó người ta xem xét
quản như một quá trình bao gồm nhiều bước, nhiều khâu, mối quan h
chặt chẽ với nhau và mỗi một khâu đó là một hoạt động cần thiết mà người quản
lý phải tiến hành, hay người ta còn gọi là các chức năng quản lý.
Xác định mục tiêu và các phương pháp đạt mục tiêu
Xác định những hoạt động cần thiết để thực hiện kế hoạch và xây dựng cơ
cấu bộ máy, lựa chọn những người phù hợp nhất trong cơ cấu bộ máy nhằm thực
hiện kế hoạch
Tác động đến con người để cho họ nhiệt tình, chủ động sáng tạo trong công
việc
Đo lường việc thực hiện kế hoạch trên thực tế và điều chỉnh các sai lệch.

Preview text:

lOMoAR cPSD| 61570461
CHƯƠNG I: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ
1.1. Sự cần thiết của quản trị, khái niệm chung về quản trị
Sự cần thiết khách quan của quản trị bắt nguồn từ tính chất xã hội hoá quá
trình lao động. Để đạt được một mục tiêu chung thì cần phải có sự tham gia của
nhiều cá nhân, nhiều bộ phận khác nhau, trong đó mỗi cá nhân hoặc bộ phận phải
đảm nhận thực hiện một chức năng cụ thể nào đó. Mục tiêu chung chỉ thực hiện
được nếu như người ta phối hợp được những hoạt động riêng lẻ của các cá nhân
hay các bộ phận nói trên.
Như vậy, khái niệm quản trị đã ra đời kể từ khi có sự xã hội hoá động, có sự
phân công và hợp tác lao động. Hiện nay có thể hiểu quản trị là sự tác động có
mục tiêu, có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị trong mỗi tổ
chức, thông qua các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp, một lần hoặc thường xuyên
nhằm thực hiện các mục tiêu mà tổ chức đó đã de ra.
Tuy nhiên cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nói chung thì khái niệm
quản trị ngày càng được hoàn thiện. Điều đó cũng thể hiện vai trò của quản trị
ngày càng trở nên quan trọng.
Trong điều kiện hiện nay, vai trò của quản trị ngày càng tăng vì một số nguyên
nhân có tính khách quan như :
- Kinh tế xã hội ngày càng phát triển thì các yếu tố có tính ngẫu nhiên,
bấtđịnh, rủi ro ngày càng tăng. Do đó để hạn chế thiệt hại của những yếu tố
này thì cần phải nâng cao trình độ quản trị.
- Các nguồn lực mà con người có thể sử dụng ngày càng cạn kiệt và bị
giớihạn ; trong khi đó nhu cầu và mong muốn của xã hội đòi hỏi phải thoả
mãn ngày càng tăng và luôn có xu hướng vượt trước khả năng đáp ứng. Vì
vậy phải có quản trị để có thể sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực nhằm
đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội.
- Từ tiềm năng sáng tạo của quản trị, trên thực tế có rất nhiều quốc gia không
được ưu đãi về tài nguyên, điều kiện tự nhiên, nhưng do quản trị tốt họ vẫn
trở thành các cường quốc về kinh tế trên thế giới.
- Đối với Việt Nam, để có thể phát triển được và hoà nhập với nền kinh tếthế
giới thì một trong những điều kiện tiên quyết là phải nâng cao quá trình quản trị.
1.2. Quản trị hoạt động của một tổ chức 1.2.1. Khái niệm lOMoAR cPSD| 61570461
Tổ chức là một hệ thống có sự tham gia của con người, ví dụ : nhà trường,
doanh nghiệp, hội sinh viên, câu lạc bộ thể thao v.v. (trong bài giảng này khi phân
tích về quản trị hoạt động của tổ chức ta sẽ chọn doanh nghiệp một dạng tổ chức
đặc trưng để phân tích).
Có thể hiểu quản trị hoạt động của một tổ chức là sự tác động của chủ thể
quản trị lên đối tượng quản trị nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chung
một cách có hiệu quả nhất. Sơ đồ sau mô tả việc quản trị hoạt động của tổ chức :
Các điều lưu ý rút ra từ sơ đồ :
- Các tác động quản trị :
+ Tác động quản trị có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp. Thực tế cần
kết hợp các loại tác động.
+ Tác động quản trị có thể là một lần hay thường xuyên, cần kết hợp các tác động.
+ Tác động quản trị căn cứ vào các thông tin bên trong và bên ngoài mỗi tổ chức.
Ví dụ : Doanh nghiệp muốn ra quyết định sản xuất thì phải căn cứ vào các dự báo
từ môi trường bên ngoài : nhu cầu của khách hàng, sự cạnh tranh, biến động kinh
tế - xã hội và các điều kiện bên trong mỗi doanh nghiệp.
- Trong một tổ chức các bộ phận không giống nhau, bên cạnh mục
tiêuchung cần chú ý đến mục tiêu riêng của các bộ phận. Cần hài hòa quan
hệ giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng. Quan trọng nhất là lợi ích chung và lợi ích riêng.
1.2.2. Một số lý thuyết về quản trị học
Sự phát triển của khoa học quản trị Nhiều công trình vĩ đại từ xa xưa như
Vạn Lý Trường Thành, Kim Tự Tháp, vv. cho thấy quản lý đã được thực hiện từ
hàng ngàn năm trước. Tuy vậy, lý thuyết về quản lý chỉ thực sự bắt đầu xuất hiện
vào đầu thế kỷ 19. Hai tác nhân quan trọng dẫn tới sự phát triển này bao gồm :
- Sự xuất hiện và phát triển của phân công lao động. Khái niệm này
doAdam Smith đưa ra. Theo đó, phân công lao động là chia nhỏ công việc
thành những nhiệm vụ ( thao tác ) nhỏ hơn, lặp đi lặp lại. Lợi ích của phân
Công lao động là tăng năng suất do người lao động tiết kiệm thời gian
chuyển từ công đoạn này sang công đoạn khác và thực hiện công việc thành thục hơn. lOMoAR cPSD| 61570461
- Sự xuất hiện của máy móc và nhà máy trong cuộc cách mạng côngnghiệp
thay cho lao động thủ công và trong phạm vi gia đình. Sản xuất quy mô
lớn đòi hỏi các công việc liên quan đến quản lý như dự báo nhu cầu, đảm
bảo vật tư, phân công lao động, vv. phải được thực hiện. Kết quả là xuất
hiện nhu cầu về lý thuyết quản lý chính thống, chỉ dẫn người quản lý về
điều hành những tổ chức quy mô lớn.
Lý thuyết quản lý khoa học
Quản lý khoa học là sử dụng phương pháp khoa học để tìm ra cách tốt nhất
thực hiện một công việc. Phương pháp được sử dụng có thể là đưa ra nguyên tắc
quản lý, sử dụng phương pháp quay phim hoặc sơ đồ. Mục đích chính của lý
thuyết quản lý khoa học là nâng cao năng suất lao động thông qua cách tốt nhất
để thực hiện một công việc.
- Những đóng góp chính của Frederick W. Taylor
Frederick W. Taylor được coi là cha đẻ của Lý thuyết quản lý khoa học. Ông nhận
thấy công nhân thường làm một công việc theo nhiều cách khác nhau và được
sắp xếp làm những công việc không phù hợp với năng lực của họ. Trong tác phẩm
Những nguyên tắc của quản lý khoa học, xuất bản năm 1911, ông đưa ra bốn
nguyên tắc quản lý, bao gồm : 1.
Xây dựng nguyên tắc làm việc khoa học cho từng chi tiết công việc
củamỗi cá nhân để thay thế cho cách làm việc cũ, tùy tiện. 2.
Lựa chọn, hướng dẫn, đào tạo và phát triển năng lực nhân viên mộtcách khoa học. 3.
Hợp tác nhiệt tình với nhân viên để đảm bảo rằng mọi công việc
đượchoàn thành theo các nguyên tắc khoa học đã được xây dựng. 4.
Phân chia công việc và nhiệm vụ công bằng giữa bộ phận quản lý
vànhân viên. Bộ phận quản lý thực hiện tất cả những công việc phù hợp
với khả năng thay vì để nhân viên thực hiện mọi công việc.
- Những đóng góp của Frank và Lillian Gilbreth
Frank và Lillian Gilbreth là những nhà nghiên cứu đầu tiên sử dụng phim
làm phương tiện để nghiên cứu chuyển động tay và cơ thể của công nhân. Nhờ
ghi lại chuyển động của công nhân và thời gian của từng chuyển động, họ tìm ra
và loại bỏ những chuyển động thừa mà thông thường không nhận thấy. Họ cũng
xây dựng hệ thống phân chia 17 cử động tay, gọi là therbligs, để phân tích cụ thể
và chính xác hơn cử động tay của công nhân. lOMoAR cPSD| 61570461
Ưu điểm của Lý thuyết quản lý khoa học
- Coi quản lý là đối tượng nghiên cứu khoa học,
- Là những người đầu tiên nêu lên tất quan trọng của việc tuyển chọn vàđào tạo nhân viên.
- Đề cao kỹ năng quản lý thông qua phân công và chuyên môn hoá laođộng
Nhược điểm của Lý thuyết quản lý khoa học
- Để cao yếu tố kỹ thuật trong công việc, chưa quan tâm đến yếu tố con
người và sự biến động của môi trường.
Lý thuyết hành chính
Thay vì tập trung chủ yếu vào hoạt động sản xuất như lý thuyết quản lý
khoa học, các học giả đóng góp và lý thuyết hành chính xem xét toàn bộ tổ chức.
Mục đích chính là tăng năng suất lao động thông qua quản lý tốt. Chính vì vậy,
những học giả này đưa ra lý thuyết tổng quát hơn về công việc của người quản lý
và những việc người quản lý cần thực hiện để quản lý tốt.
- Những đóng góp chính của Henry Fayol
Trong khi Taylor quan tâm nhiều đến những người quản lý cấp thấp. Fayol
lại hướng sự chú ý đến tất cả những người quản lý nói chung.
Fayol để xuất người quản lý có 5 chức năng bao gồm lập kế hoạch, tổ chức,
ra lệnh, phối hợp và kiểm tra. Đây chính là cơ sở để đưa ra 4 chức năng quản lý
hiện nay là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Theo ông, hoạt động quản lý hoàn toàn khác biệt so với những hoạt động
khác như kế toán, sản xuất, phân phối, v, v. Ngoài ra, quản lý là hoạt động được
thực hiện trong mọi loại hình tổ chức như chính phủ, doanh nghiệp, vv. Ông đưa
ra 14 nguyên tắc quản lý như sau :
1, Phân công lao động : Chuyên môn hoá giúp nhân viên làm việc hiệu quả
hơn, nhờ đó, tăng kết quả lao động. 2.
Quyền hạn : Người quản lý phải có quyền ra lệnh và quyền hạn
gắnliền với công việc quản lý trao cho họ quyển ra lệnh đó. 3.
Kỷ luật : Nhân viên phải tuân lệnh và tôn trọng những quy tắc của tổchức. 4.
Thống nhất mệnh lệnh : Mỗi nhân viên chỉ nên nhận lệnh của
mộtngười quản lý cấp trên. lOMoAR cPSD| 61570461 5.
Thống nhất định hướng : Tổ chức nên có một kế hoạch hành động
duynhất để chỉ dẫn người quản lý và nhân viên. 6.
Đặt lợi ích chung lên trên lợi ích riêng : Lợi ích của từng nhân
viênhoặc của các nhóm nhân viên không nên đặt trên lợi ích chung của cả tổ chức. 7.
Trả công : Nhân viên cần được trả lương hợp lý cho phần công việccủa họ. 8.
Tập quyền : Khái niệm này cho biết mức độ tham gia vào quá trình
raquyết định của nhân viên.
9, Chuỗi định hướng : Dòng quyền hạn từ quản lý cấp cao tới những cấp
thấp nhất trong tổ chức.
10. Sắp xếp trật tự : Con người và vật tư nên được sắp xếp đúng vị trí,đúng thời điểm.
11. Công bằng : Người quản lý nên đối xử tử tế và công bằng với
nhữngngười cấp dưới.
12. Nhân sự ổn định : Người quản lý nên có kế hoạch nhân sự, và
đảmbảo có người thay thế khi có vị trí trống.
13. Sáng kiến : Nhân viên sẽ nỗ lực hơn khi được phép để xuất và thựchiện kế hoạch.
14. Tinh thần tập thể : Khích lệ tinh thần tập thể sẽ giúp tạo ra sự
thốngnhất và hoà đồng trong tập thể.
- Những đóng góp chính của Max Weber
Weber xây dựng lý thuyết về cơ cấu quyền hạn và các mối quan hệ. Ông
gọi một tổ chức lý tưởng là hành chính quan liêu, một hình thức tổ chức có đặc
điểm là phân công lao động, phân cấp quản lý rõ ràng, quy định và luật lệ chi tiết
và những mối quan hệ khách của hành chính quan liêu bao gồm : -
Định hướng nghề nghiệp : người quản lý là những chuyên gia,
khôngphải người sở hữu bộ phận họ quản lý. -
Phân công lao động : Công việc được chia nhỏ thành những nhiệm
vụđơn giản, lặp đi lặp lại, rõ ràng, chi tiết. -
Phân cấp quyền hạn : các vị trí được sắp xếp với sự phân cấp và
tuyếnquyền hạn rõ ràng. lOMoAR cPSD| 61570461 -
Lựa chọn chính thức : nhân viên được tuyển chọn dựa trên năng
lựcthực hiện công việc. -
Quy định và luật lệ chính thức : hệ thống quy định và quy trình
tiêuchuẩn thực hiện công việc được văn bản hoá. -
Tính khách quan : thống nhất sử dụng các quy định, không dựa vào tínhcách nhân viên.
Ông cho rằng mô hình tổ chức như vậy không tồn tại trên thực tế, tuy nhiên,
đây là cơ sở để phát triển lý thuyết về hoạt động trong những tổ chức lớn. Lý
thuyết của ông trở thành mô hình tổ chức kiểu mẫu cho nhiều tổ chức lớn ngày nay. Ưu điểm
Đưa ra nhiều khái niệm quan trọng, vẫn được sử dụng hiện nay. Nhược điểm
Chưa chú ý tới yếu tố con người, xã hội và môi trường thay đổi.
Phương pháp định lượng
Đặc điểm chung của phương pháp định lượng là việc sử dụng các kỹ thuật
định lượng để nâng cao chất lượng ra quyết định.
Những đóng góp quan trọng
Trong khi trường phái quản lý khoa học và quản lý hành chính cho rằng
hiệu quả quản lý được thể hiện qua việc tăng năng suất lao động, trường phái định
lượng lại tập trung vào nâng cao chất lượng ra quyết định quản lý.
Phương pháp này phát triển từ những giải pháp toán học và thống kê sử
dụng trong quân đội Mỹ trong Chiến tranh thế giới lần thứ hai. Sau đó, một số
cán bộ quân đội tham gia vào các doanh nghiệp và áp dụng để nâng cao chất
lượng ra quyết định. Phương pháp này sử dụng ứng dụng thống kê, mô hình tối
ưu hoá, mô hình thông tin, chương trình máy tính vào hoạt động quản lý. Ví dụ,
chương trình tuyến tính giúp người quản lý nâng cao chất lượng quyết định về phân bổ nguồn lực. Ưu điểm
- Đề cao việc nâng cao chất lượng của quyết định quản lý, đặc biệt có
íchcho chức năng lập kế hoạch và kiểm tra, Nhược điểm lOMoAR cPSD| 61570461
- Chưa chú ý tới yếu tố con người, xã hội và môi trường thay đổi.
- Phức tạp, cần những chuyên gia giỏi nên việc áp dụng phương pháp nàycòn hạn chế.
Lý thuyết hành vi tổ chức
Lý thuyết hành vi tổ chức nhấn mạnh đến vai trò của các yếu tố tâm lý, tình
cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc. Mục đích chính của lý thuyết
này là tăng năng suất lao động thông qua thoả mãn các nhu cầu tâm lý, xã hội của con người.
Những đóng góp chính Từ cuối thế kỷ 19 đến đầu thế kỷ 20, một số người
đã nhận thấy tầm quan trọng của con người đối với thành công của tổ chức. Một
số học giả thời kỳ đầu bao gồm Robert Ov Hugo Munsterberg, Mary Parket
Follett và Chester Banard. Họ có những đóng góp khác nhau nhưng đều tin rằng
con người là tài sản quan trọng nhất của tổ chức và nhân viên nên được quản lý
theo cách nghĩ đó. Ý tưởng của họ là nền tảng cho những hoạt động quản lý như
quy trình lựa chọn nhân viên, chương trình thúc đẩy nhân viên, làm việc theo nhóm, v.v.
Một trong những đóng góp quan trọng là của nhóm nghiên cứu Hawthorne,
được tiến hành tại Công ty điện miền Tây ở Cicero, bang Illinois, Mỹ. Ban đầu,
kỹ sư của công ty nghiên cứu về ảnh hưởng của mức độ ánh sáng khác nhau tới
năng suất lao động của Công nhân. Họ chia đối tượng nghiên cứu thành hai nhóm,
một nhóm làm việc trong điều kiện ánh sáng ổn định, nhóm kia làm việc trong
điều kiện cường độ ánh sáng thường xuyên thay đổi. Khác với suy nghĩ ban đầu,
kết quả nghiên cứu cho thấy năng suất lao động của nhóm thứ hai không bị ảnh
hưởng bởi cường độ ánh sáng, và họ không tìm thấy mối liên hệ giữa mức độ ánh
sáng và năng suất lao động. Họ mời giáo sư Elton Mayo tham gia tư vấn. Cùng
nhau, họ thực hiện nhiều nghiên cứu như thay đổi ngày làm việc, thời gian làm
việc trong tuần, đưa ra chế độ nghỉ ngơi, vv.
Kết quả nghiên cứu của họ cho thấy hành vi và thái độ của con người có
liên quan chặt chẽ với nhau, các đặc điểm của nhóm có ảnh hưởng lớn tới hành
vi của từng cá nhân ; tiêu chuẩn chung của nhóm dẫn tới năng suất lao động của
từng công nhân, tiền là yếu tố ảnh hưởng tới năng suất lao động ít hơn tiêu chuẩn
chung của nhóm, thái độ của nhóm đối với cá nhân và cảm giác an toàn. Kết quả
nghiên cứu này có ý nghĩa đối với tư tưởng quản lý nói chung.
Ngoài ra, Mc. Gregor cho rằng các nhà quản lý trước đây đã tiến hành các
cách thức quản trị trên những giả thuyết sai lầm về tác phong và hành vi của con
người. Những giả thiết đó cho rằng, phần đông mọi người đều không thích làm
việc, họ thích được chỉ huy hơn là tự chịu trách nhiệm, và hầu hết mọi người làm lOMoAR cPSD| 61570461
việc vì lợi ích vật chất. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý đã xây dựng bộ máy tổ
chức với quyền hành tập trung, đặc ra nhiều quy tắc thủ tục, và hệ thống kiểm tra
giám sát chặt chẽ. Gregor gọi những giả thiết đó là X, và đưa ra một giả thiết khác
mà ông gọi là Y. Thuyết Y cho rằng con người sẽ yêu thích công việc nếu có điều
kiện và họ có thể đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Gregor cho rằng thay vì nhấn
mạnh đến cơ chế kiểm tra thì nhà quản lý nên quan tâm nhiều hơn đến phối hợp hoạt động. Ưu điểm
- Đề cập tới nhu cầu xã hội của con người và mối liên hệ giữa cá nhân vàtập thể
-Là tiền đề cho việc động viên nhân viên không chỉ bằng vật chất. Nhược điểm
- Quá đề cao yếu tố con người.
- Coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín.
Phương pháp hệ thống
Từ những năm 1960, những người nghiên cứu về quản lý bắt đầu phân tích
tổ chức từ quan điểm hệ thống. Theo đó, hệ thống là một nhóm những phần tử có
liên quan và phụ thuộc lẫn nhau, được sắp xếp sao cho các phần tử tạo nên một
chinh thể duy nhất. Hệ thống gồm hai loại, bao gồm hệ thống đóng và hệ thống
mở. Hệ thống đóng là hệ thống không bị ảnh hưởng và không có tương tác với
môi trường bên ngoài. Ngược lại, hệ thống mở tương tác với môi trường bên
ngoài. Ngày nay, khi nói rằng tổ chức là một hệ thống, người ta muốn nói tới hệ
thống mở. Sự tương tác của tổ chức là một hệ thống mở với môi trường được thể hiện trên hình vẽ.
Tổ chức là hệ thống mở được tạo thành bởi những yếu tố phụ thuộc lẫn
nhau bao gồm các cá nhân, nhóm, thái độ, động cơ, cơ cấu chính thức, tương tác
giữa các nhóm và cá nhân, mục tiêu, địa vị và quyền hạn. Điều này có nghĩa là
khi người quản lý phối hợp các hoạt động trong các bộ phận khác nhau của tổ
chức, họ đảm bảo rằng tất cả những bộ phận phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm
việc để đạt được mục tiêu.
Ngoài ra, quan điểm hệ thống cho rằng các quyết định và hành động thực
hiện ở một bộ phận trong tổ chức sẽ có ảnh hưởng đến những bộ phận khác và
ngược lại. Hơn nữa, các tổ chức không phải là những tổ chức tự cung tự cấp mà
dựa vào môi trường để có những yếu tố đầu vào cần thiết và để tiêu thụ những sản phẩm đầu ra. lOMoAR cPSD| 61570461
Phương pháp này giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về tổ chức và
chỉ ra mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức.
Phương pháp tình huống
Phương pháp tình huống cho rằng mỗi tổ chức có đặc điểm riêng biệt, hoạt
động trong tình huống, hoàn cảnh khác nhau và do đó, cần có các phương pháp
quản lý khác nhau. Người quản lý khi đó phải phân tích và hiểu rõ tình hình của
tổ chức, trên cơ sở đó, lựa chọn và áp dụng các lý thuyết quản lý phù hợp nhất.
Căn cứ lựa chọn lý thuyết quản lý bao gồm công nghệ, môi trường bên
ngoài, đặc điểm nhân viên và quy mô của tổ chức. Tầm quan trọng của mỗi căn
cứ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Ưu điểm -
Linh hoạt và hiệu quả vì các lý thuyết quản lý được áp dụng phù
hợpvới từng tình huống cụ thể. -
Chỉ ra rằng không có những quy tắc đơn giản hoặc tổng quát cho mọinhà quản lý. Nhược điểm -
Khó ứng dụng vì việc áp dụng lý thuyết nào tuỳ thuộc vào nhận
thứccủa từng nhà quản lý.
Trường phái quản lý truyền thống phương Đông
Nghiên cứu về thành công của một số nền kinh tế tại châu Á như Nhật Bản,
Hàn Quốc, Trung Quốc, v.v. cho thấy : Hoạt động quản lý ở đây là kết quả của sự
giao thoa giữa thành tựu nghiên cứu về quản lý của phương Tây với những giá trị
truyền thống châu Á và nhấn mạnh tới yếu tố con người.
Một số đặc điểm chính của trường phái quản lý này bao gồm làm việc trọn
đời tại một tổ chức, chế độ lương, thưởng, thăng chức dựa trên thâm niên làm
việc trong tổ chức, v.v.
Một trong những nghiên cứu về trường phái này là lý thuyết Z được giáo
sư người Mỹ gốc Nhật Bản William Ouchi xây dựng trên cơ sở áp dụng cách quản
lý của Nhật Bản trong các công ty Mỹ. Lý thuyết ra đời năm 1978, nhấn mạnh
quan hệ xã hội và yếu tố con người trong tổ chức. Lý thuyết Z đưa ra những đặc
điểm của quản lý như công việc ổn định, đề cao trách nhiệm cá nhân, xét tặng
thưởng chậm, quan tâm đến tập thể và cả gia đình nhân viên, vv. lOMoAR cPSD| 61570461
Tiếp cận theo chức năng quản lý
Đây là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay. Trong đó người ta xem xét
quản lý như là một quá trình bao gồm nhiều bước, nhiều khâu, có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau và mỗi một khâu đó là một hoạt động cần thiết mà người quản
lý phải tiến hành, hay người ta còn gọi là các chức năng quản lý.
Xác định mục tiêu và các phương pháp đạt mục tiêu
Xác định những hoạt động cần thiết để thực hiện kế hoạch và xây dựng cơ
cấu bộ máy, lựa chọn những người phù hợp nhất trong cơ cấu bộ máy nhằm thực hiện kế hoạch
Tác động đến con người để cho họ nhiệt tình, chủ động sáng tạo trong công việc
Đo lường việc thực hiện kế hoạch trên thực tế và điều chỉnh các sai lệch.