Mẫu Biên bản bàn giao công việc 2024 File Word và Cách viết
Biên bản bàn giao công việc là loại văn bản rất quen thuộc trong thị trường lao động. Việc lập biên bản
bàn giao công việc vừa thể hiện tính chuyên nghiệp, có trách nhiệm với công việc, vừa thể hiện sự tôn
trọng đối với người sử dụng lao động. Luật Minh Khuê có bài phân tích hướng dẫn cách viết mẫu biên
bản mới và đầy đủ nhất:
Mục lục bài viết
1. Tìm hiểu về biên bản bàn giao công việc
Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 thì không quy định người lao động bắt buộc phải bàn
giao công việc mà có quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động. Theo đó trong thời
hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy
đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, không quá 30 ngày trong những trường
hợp sau: Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; Người sử dụng lao động
thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; Chia tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển
đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp,
hợp tác xã; Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Tuy nhiên trên thực tế khi ký kết hợp đồng lao động thì hai bên đều sẽ có điều khoản về trách nhiệm
bàn giao công việc khi chấm dứt hợp đồng, tạm hoãn hợp đồng, chuyển công tác,... Bàn giao công việc
được lập thành văn bản đó là một loại giấy tờ quan trọng gần như là bắt buộc khi người lao động nghỉ
việc, nghỉ thai sản,...
Việc bàn giao được hiểu là người tiến hành bàn giao liệt kê, rà soát lại những công việc đã hoàn
thành, đang thực hiện, sẽ thực hiện và tài liệu, tài sản, thiết bị đang quản lý trong công việc được
phân công trong quá trình công tác tại doanh nghiệp. Theo đó người nhận bàn giao sẽ tiếp nhận và
thay thế để tiếp tục làm những công việc đang thực hiện và tài sản, dụng cụ, tài liệu, thiết bị ... của
người bàn giao để sử dụng cho công việc.
2. Cách viết biển bản bàn giao công việc chuyên nghiệp
2.1 Quy định về hình thức mẫu biên bản bàn giao công việc
Biên bản bàn giao công việc là một dạng văn bản nên để thể hiện tính chuyên nghiệp thì cần đảm bảo
văn phong của một văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp
dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc
đối với một số loại văn bản nhất định
- Thành phần chính gồm:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
+ Số, ký hiệu của văn bản
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức + Nơi nhận
( Ngoài các thành phần trên văn bản có thể bổ sung các thành phần khác. Phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát
hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax)
2.2 Nội dung cơ bản trong biên bản bàn giao công việc
Tuy thuộc đặc thù của công việc, đặc điểm lĩnh vực của doanh nghiệp, tổ chức mà có những biên bản
bàn giao công việc khác nhau có nội dụng khác nhau nhằm phục vụ cho mục đích tình hình thực tế của
doanh nghiệp, tổ chức đó. Những hầu hết các biên bản bàn giao đều cần những thông tin như sau:
- Thông tin về người bàn giao và người nhận bàn giao công việc ( Họ tên, số Căn cước công dân/
Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu, nơi ở, bộ phận làm việc, chức danh, mã nhân viên ...)
- Thông tin về ngày, tháng, năm và địa điểm thực hiện quy trình lập Biên bản bàn giao công việc
- Lý do lập Biên bản bàn giao công việc, căn cứ ghi nhận của đơn vị công tác
- Nội dung bàn giao công việc: Đây là phần chính không thể thiếu của biên bản ( nội dung công việc đã
hoàn thành, đang thực hiện dở, tài liệu, tài sản, thiết bị,....) để người nhận bàn giao nắm rõ tình hình
công việc phải đảm nhận
- Thực hiện ký tên xác nhận các thông tin bàn giao giữa các bên và đại diện phòng hành chính và nhân
sự ký tên ở cuối biên bản.
2.3 Tại sao phải lập biên bản bàn giao công việc?
Theo pháp luật lao động thì không bắt buộc phải bàn giao công việc tuy nhiên thực tế thì hầu hết các
công việc đều có công đoạn bàn giao công việc. Công việc càng phức tạp, trách nhiệm cao,... thì việc
bàn giao càng được thực hiện chặt chẽ. Lý do của việc bàn giao được thể hiện dưới một số phương
diện cơ bản sau đây
- Thể hiện tính chuyên nghiệp, tôn trọng trách nhiệm của người bàn giao đối với công việc, doanh nghiệp
Trước khi chấm dứt hợp đồng, chuyển công việc, nghỉ thai sản,... ( nghỉ công việc hiện tại) thì việc lập
biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết sẽ thể hiện rõ nhất tinh thần trách nhiệm đối với công
việc, tôn trọng đối với doanh nghiệp. Mặc dù xã hội rộng lớn, nghỉ việc có thể khó gặp lại nhau nhưng
thị trường lao động có lĩnh lực chuyên môn càng cao càng sâu thì có thể sẽ rất nhỏ. Khi đến với công
việc mới cùng lĩnh vực thì doanh nghiệp mới có thể xác nhận với doanh nghiệp cũ về kinh nghiệm hay
tinh thần trách nhiệm của người lao động đó. Do đó việc này sẽ để lại một ấn tượng tốt đẹp trong mắt doanh nghiệp.
Đối với người nhận bàn giao, người tiếp nối công việc của mình thì việc này là hỗ trợ rất lớn đối với
họ, giúp họ dễ dàng hợp thực hiện công việc mới tránh mất thời gian, khó khăn trong việc tiếp nhận
và xử lý công việc.
- Đảm bảo quyền lợi cho các bên sau khi chấm dứt hợp đồng
Khi không thể tiếp tục công việc thì việc bàn giao chi tiết rõ ràng giúp xác định cụ thể trách nhiệm,
chuyển giao trách nhiệm sẽ tránh rủi ro tranh chấp sau:
+ Tài liệu, văn bản quan trọng liên quan đến công việc bị xóa bỏ
+ Công cụ, dụng cụ, tài sản bị thất lạc, chiếm dụng, ..
+ Bồi thường thiệt hại khi thất thoát tài sản, tài liệu;
- Thực hiện đúng quy trình đã thỏa thuận
Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều quy định về quy trình nghỉ việc ( trong đó có bàn giao công
việc) đối với cả bên người lao động và bên người sử dụng lao động. Điều này hỗ trợ việc vận hành,
quản lý được diễn ra rõ ràng, thuận lợi.
3. Một số Mẫu biên bản bàn giao công việc
3.1 Mẫu biên bản bàn giao công việc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - - - - o 0 o - - - -
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
Hôm nay, ngày 5 tháng 11 năm 2024, tại trụ sở chính Công Ty trách nhiệm hữu hạn MOTEL MAI VỀ Chúng tôi gồm: Bên bàn giao:
Họ và tên: NGUYỄN VĂN TUẤN Sinh năm 1999
Chức danh: Quản lý Bộ phận : Lễ tân
Mã nhân viên: 09yhn779-98 Bên nhận bàn giao:
Họ và tên: NGUYỄN THỊ CẨM TÚ
Chức danh: Phó phòng Bộ phận: Lễ tân Lý do bàn giao:
Căn cứ đơn xin nghỉ việc của tôi Nguyễn Văn Tuấn ngày 31 tháng 10 năm 2024 và đã được duyệt ngày 1 tháng 11 năm 2024. Đã
cam kết thực hiện việc bàn giao công việc từ ngày 3 tháng 11 năm 2024 cho chị Nguyễn Thị Cẩm Tú đến khi bàn giao hoàn thành.
Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau: Bàn giao công việc
STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI NHẬN 1
quản lý việc tiếp nhận lệnh đặt phòng
Nguyễn Thị Cẩm Tú 2
Giải quyết đơn khiếu nại của khách hàng Đồng Thị Hiện ngày 2 tháng 11 năm 2024
Nguyễn Thị Cẩm Tú
BÀN GIAO TÀI LIỆU, TÀI SẢN SỐ
STT TÊN TÀI LIỆU, TÀI SẢN
TÌNH TRẠNG VỊ TRÍ LƯỢNG Đang hoạt 1 Máy tính để bàn 2
Phòng 2007 Tòa C3 trụ sở chính động Đang hoạt 2 Máy tính laptop DELL 1 - động 3
Tài khoản PARTNER BOOKING " MOTEL MAI VỀ" 1 - -
FILE mề và bản cứng hớp đồng thuê căn hộ từ ngày 1 tháng 1
Tủ số 1008 phòng 690 Tòa C2 trụ 4 1 - năm 2019 đến nay sở chính
Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ.
Biên bản kết thúc vào lúc 16 giờ 30 phút cùng ngày.
Biên bản được lập thành 3 bản, môi bên giữ một bản ./. Bên bàn giao Bên nhận bàn giao Bên làm chứng
( Ký và ghi rõ họ tên)
( Ký và ghi rõ họ tên)
( Ký và ghi rõ họ tên)
3.2 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho kế toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - - - - o 0 o - - - -
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN
Căn cứ thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động số 069/HĐLD-KT, ngày 1/11/2024 giữa Nguyễn Văn Tuấn và Công ty trách
nhiệm hữu hạn HOTEL MAI VỀ
Hôm nay, vào lúc 16 giờ, ngày 5 tháng 11 năm 2024; tại phòng 2007 Tòa C2 trụ sở chính công ty Chúng tôi gồm có: BÊN BÀN GIAO:
Họ và tên: NGUYỄN VĂN TUẤN ; chức vụ: Trưởng phòng kế toán Giới tính Nam
Mã nhân viên: 09hyg7976 BÊN NHẬN BÀN GIAO:
Họ và tên: Nguyễn Phương Thúy ; chức vụ: Phó phòng kế toán
Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao công tác kế toán, gồm các nội dung:
+ Bàn giao chứng từ tháng 11 năm 2024 trở về trước
+ Bàn giao về tài sản, thiết bị của công ty
+ Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải chi
Hồ sơ liên quan đến việc quản lý tài sản cố định( sổ TSCĐ, CCDC năm 2021, biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC năm 2021 quyết định
tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm 2021 )
Bộ dự toán và công khai dự toán năm 2024 ( hoạt động tài chính khác năm 2024, qua chế chi tiêu nội bộ ... )
+ Bàn giao chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan
Sổ kết dư năm 2021 chuyển qua ( có bảng chi tiết sổ chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại)
+ Bàn giao phần mềm kế toán MISA
Công tác bàn giao kết thúc lúc 20 giờ cùng ngày; Biên bảo bàn giao này có 3 trang, từ trang 1 đến trang 3. Được lập thành 3 bản
có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 1 bản, Công ty lưu nội bộ một bản. Các thành viên tham
gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung trên và cùng ký tên dưới đây ./. Bên bàn giao Bên nhận bàn giao
(ký và ghi rõ họ tên)
(ký và ghi rõ họ tên)
3.3 Mẫu biên bản bàn giao tài sản
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - - - - o 0 o - - - -
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN
Căn cứ thỏa thuận giao tài sản quản lý số 069 ngày 15 tháng 10 năm 2024 về việc bàn giao tài sản phục vụ công tác thi công
giữa bên nhận tài sản ông Nguyễn Văn Tuấn và bên giao tài sản là Công ty trách nhiệm hữu hạn HOTEL MAI VỀ
Bên bàn giao: Công ty trách nhiệm hữu hạn HOTEL MAI VỀ
Địa chỉ: 1061 Ngô Gia Tự, phường Nam Hải, quận Hải An, thành phố Hải Phòng
Đại diện: ĐỒNG THỊ HIÊN
Căn cước công dân số: 10986gfyuy675 do Cục trưởng cục cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội cấp ngày 18/9/2018
Mã nhân viên: 986ghyt2764
Bên nhận bàn giao: NGUYỄN VĂN TUẤN
Địa chỉ: 1b/1061 Ngô Gia Tự, phường Nam Hải, quận Hải An, thành phố Hải Phòng
Mã nhân viên: 567ghjy590
Các bên cùng tiến hành bàn giao máy móc, thiết bị với nội dung như sau: STT Tên thiết bị
Thông số kỹ thuật, Mã thiết bị Số lượng Hiện trạng 1 Máy biến áp 78ghnwtgg636-g77 2 Còn hoạt động 2 Laptop DELL WQ-u885gy6u 1 Còn hoạt động 3 Máy cắt yh07-7284a 5 Mới 4 Máy phun sơn ghy-87263 6 Mới
Công tác bàn giao kết thúc lúc 21 giờ cùng ngày; Biên bản bàn giao này có 3 trang, từ trang 1 đến trang 3. Được lập thành 3 bản
có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Công ty lưu nội bộ 01 bản. Các thành viên tham
gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung trên và cùng ký dưới đây ./. Bên bàn giao Bên nhận bàn giao
(ký và ghi rõ họ tên)
(ký và ghi rõ họ tên)