Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh (song ngữ) chính xác nhất

Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh (song ngữ) chính xác nhất
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là những ghi chú được ghi lại trong cuộc họp. Biên bản
họp không chỉ bao gồm những thông tin quan trọng được đem ra thảo luận,
mà còn cả ý kiến của các cá nhân đã tham gia thảo luận vấn đề. Thông
thường sẽ có một người được chỉ định ghi biên bản cuộc họp. Có thể thấy,
đối với môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc ghi lại nội dung cuộc hộ dưới
dạng văn bản không còn quá xa lạ. Tuy nhiê, hiểu một cách hình thức thì ít ai
có thể bao quát được tầm quan trong của một biên bản cuộc họp đối với một
tổ chức hoặc cơ quan, doanh nghiệp. Luật Minh Khuê sẽ đưa ra cho bạn
những lý do về tầm quan trọng của một biên bản cuộc họp ghi nhận nội dung
quá trình họp đối với các cá nhân cũng như đối với hoạt động chung của tổ chức, doanh nghiệp : 
Biên bản cuộc họp có hiệu lực pháp lý: Nếu có sự cố xảy ra, các biên bản
sẽ là căn cứ để giải quyết mâu thuẫn dựa vào tính xác định như: ngày tháng
năm diễn ra cuộc họp, những chủ thể tham gia cuộc họp, những nội dung
của cuộc họp, chủ thể chủ trì cuộc họp,.... 
Đưa ra cấu trúc cuộc họp hợp lý: Càng ghi chú chặt chẽ và bám sát quy
trình họp, các vấn đề càng được thảo luận trôi chảy và chặt chẽ hơn, từ đây
định hướng rõ ràng để điều phối các đầu mục công việc. 
Điều phối công việc hiệu quả: một biên bản điều phối chi tiết những đầu mục
công việc sẽ hướng kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, nhân viên và cả những
người tham gia hoặc không trực tiếp tham dự cuộc họp nắm bắt được tinh
thần của công việc và thực hiện có hiệu quả. 
Công cụ đo lường hiệu suất. Vì đã phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân,
đây sẽ là thước đo hữu ích để đánh giá năng suất trong trường hợp biên
bản ghi nhận kết quả quá trình thực hiện công việc.
2. Thế nào là biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh?
Biên bản cuộc họp bằng Tiếng Anh hay được gọi là Meeting minutes hoặc
MoM (Minutes of meeting), thuật ngữ này được dùng để chỉ một phiên bản
ghi chú bằng ngôn ngư viết về các vấn đề đã xảy ra trong buổi họp. Trên thực
tế, mẫu biên bản cuộc họp hay biên bản cuộc họp song ngữ Meeting minutes
không hề khác nhau, cả hai đều có những mục đích chung như: cả hai đều
phục vụ mục đích ghi chú nội dung cuộc họp và do một người được chỉ định
đảm nhiệm. Dù là sử dụng từ khóa nào để tìm kiếm, kết quả bạn nhận được cũng sẽ tương đồng.
Biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh được thể hiện dưới hai dạng cơ bản như sau:
- Meeting agenda là loại văn bản được thông báo và gửi đến cho những
người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu. Agenda cũng cung cấp tất cả các
thông tin liên quan về thời gian, địa điểm và người sẽ tham dự. Đôi khi còn
đính kèm các tài liệu và báo cáo liên quan.
- Meeting minutes là văn bản thường được sử dụng trong khi cuộc họp đang
diễn ra, nhằm ghi chú lại các thông tin quan trọng và những người đã có
mặt. Meeting minutes luôn luôn đóng một vai trò nhất định trong bất cứ buổi
họp nào. Mỗi tổ chức hoặc mỗi nhóm sẽ có cách thiết kế form biên bản cuộc
họp khác nhau, nhưng nhìn chung thường bao gồm các yếu tố sau:  Tên cuộc họp 
Địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp 
Mục đích của cuộc họp 
Danh sách thành phần tham gia và vắng mặt  Nội dung của cuộc họp 
Các quyết định được đưa ra 
Ý kiến của các bên tham gia 
Công việc sắp tới và người đảm nhiệm  Lượt bầu cử (nếu có)
Như vậy, biên bản cuộc họp dù là bằng tiếng Việt hay tiếng Anh thì đều đảm
bảo tính thống nhất về thời điểm, địa điểm, chủ thể tham gia, mục đích tổ
chức cuộc họp cũng như những nội dung của cuộc họp. Biên bản nhằm nhắc
nhở cũng như mang tính xác thực những nội dung trước và sau khi diễn ra buổi họp.
3, Mẫu Biên bản cuộc họp song ngữ (bằng Tiếng Anh) mới nhất
3.1. Mẫu biển bản cuộc họp song ngữ cơ bản của tại công ty số 01: LOGO
QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP Mã tài liệu/ Code :. . . TÊN CÔNG TY
ORGANIZATION AND MANAGEMENT MEETING
Phiên bản / Version :. . . . COMPANY REGULATIONS Ngày ban hành / Date of NAME issue :. . . . BIÊN BẢN HỌP MEETING MINUTES
(V/v . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . )
Hôm nay, lúc ..... ngày ,.... tại văn phòng Công ty ..... .... diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:
Today, time ..... dated .... at ..... meetings with the fol owing content :
I. Thành phần tham dự gồm / Participants included :
..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... .... ... .... ....
..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... .... ... .... ....
..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... .... ... .... ....
I . Nội dung cuộc họp / Content of the meeting :
..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... .... ... .... ....
..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ...
..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... .... ... .... ....
Cuộc họp kết thúc lúc ..... . ngày ..... .
The meeting ends at ..... date ..... THƯ KÝ CHỦ TRÌ THE SECREATARY THE CHAIRMAN
3.2. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh số 02: COMPANY
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM . . . . . . . . . .
Independence - Freedom - Happiness
No : . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . , date . . . . month . . . . year . . . . . MEETING MINUTES
About ..... .... ... .... .... ... .
1. Time, address, voting method.
Today, at ... (hour) .... on (date / month/ year )...... at the headquarter of company ..... .
Address : ..... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... ... .... .... ... .... .... ... ...
The meeting took place with the content : .... .... .... ... .... ... .... .... ... I. PARTICIPANTS:
1. Mr. ……….. – owns ……. common shares accounted for….% charter capital of the company.
2. Mrs. ……….. – owns ……. common shares accounted for…...% charter capital of the company.
3.………. Pte., Ltd– owns …….. common shares accounted for ...% charter capital
of the company – Representative is Mr. ………..
Chairman of the meeting: Mr. …………………………
Secretary of the meeting: Ms. ………………………... Absent: 0
Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total
shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. I . MEETING CONTENT:
……………………………………………………………………
…………………………………………………………………… I I. VOTING :
- Total number of votes: …………. Promissory note
- Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……%
- Number of votes for disapproval: ……… ... votes, accounting for ……%
IV. CONCLUSION OF THE MEETING :
………………………………………………………..... .... ...
……………………………………..... .... ... .... .... ... .... …
The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting
content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./. Absent: 0
Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total
shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. II. Meeting content:Absent: 0
Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total
shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. I . Meeting content: (7)
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………… I I. Voting :
- Total number of votes: …………. Promissory note
- Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……%
- Number of votes for disapproval: ……… ... votes, accounting for ……%
IV. Conclusion of the meeting :
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the
attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./. Absent: 0
Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights,
have eligible for organizing Meeting of Shareholders. II. Meeting content: (7)
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………… III. Voting :
- Total number of votes: …………. Promissory note
- Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……%
- Number of votes for disapproval: ……… ... votes, accounting for ……% IV. Conclusion of the meeting :
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the
attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./. SECRETARY PRESIDE (Sign, write full name) (Sign, write full name)
4. Hướng dẫn viết mẫu biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh
- OPENING THE MEETING (mở đầu cuộc họp)
Lời mở đầu cũng giống như khuôn mẫu biên bản cuộc họp tiếng Việt, lời mở
đầu/ lời chào người tham gia bằng cụm từ ngắn và bắt đầu cuộc họp. 
Good morning/ afternoon, everyone. (Chào buổi sáng/ chiều); 
If we are al here, let’s.. . get started (OR) start the meeting. (OR). . . start.
(Nếu tất cả mọi người đã có mặt, hãy bắt đầu cuộc họp.) 
Ex: Good morning everyone. If we’re al here, let’s get started.
- WELCOMING AND INTRODUCING PARTICIPANTS (Chào mừng và giới thiệu đại biểu)
Trong mọi cuộc họp sẽ đều hướng đến chủ thể tham gia, hãy giới thiệu họ
trước khi bắt đầu cuộc họp. 
Please join me in welcoming (name of participant) (Hãy chào đón…..) 
We’re pleased to welcome (name of participant) (Chúng ta vinh dự chào mừng….) 
It’s a pleasure to welcome (name of participant) (hân hạnh được đón chào…..) 
I’d like to introduce (name of participant) (tôi muốn giới thiệu…..) 
I don’t think you’ve met (name of participant) (tôi không nghĩ là chúng ta đã gặp……) 
Ex: Before I get started, I’d like to please join me in welcoming Anna Dinger
from our office in New York. (Trước khi bắt đầu, tôi muốn mọi người chào
đón Anna Dinger từ văn phòng New York.
- GIVING APOLOGIES FOR SOMEONE WHO IS ABSENT (thông báo ai vắng mặt)
Trong quá trình diễn ra cuộc họp, nếu ai đó quan trọng vắng mặt, hãy cho mọi người biết điều đó. 
I’m afraid.., (name of participant) can’t be with us today. She is in… (Tôi e
là …..không thể dự với chúng ta hôm nay. Cô ấy đang ở….) 
I have received apologies for the absence of (name of participant), who is in
(place). (tôi vừa nhận được lời xin lỗi về sự vắng mặt của…..người đang ở….) 
Ex: I’m afraid Peter can’t be with us today. He’s in London meeting with
clients, but wil be back next week. (Tôi e là Peter không thể có mặt. Anh ấy
đang ở Luân Đôn gặp khách hàng, nhưng sẽ về tuần sau.)
- STATING THE PRINCIPAL OBJECTIVES OF A MEETING (Đưa ra mục
đính chính của buổi họp)
Sau lời mở đầu, giới thiệu về người tham gia vào cuộc họp, người chủ trì tiếp
tục đưa ra mục đích chính của buổi họp là rất quan trọng. 
We’re here today to…. (chúng ta ở đây hôm nay để….) 
Our aim is to … (mục đích củ chúng ta là…) 
I’ve cal ed this meeting in order to … (tôi triệu tập cuộc họp này để….) 
By the end of this meeting, I’d like to have … (Cuối cuộc họp này, tôi muốn có….) 
Ex: We’re here today to discuss the upcoming merger, as wel as go over
last quarter’s sales figures. (Chúng ta ở đây hôm nay để bàn về việc sáp
nhận sắp tới, cũng như là doanh số quý trước.)
- READING THE MINUTES (NOTES) OF THE LAST MEETING (Đọc biên bản cuộc họp trước.)
Nếu có một cuộc họp trước đó liên quan đến cuộc họp này, hãy nhắc lại nội
dung để mọi người dễ theo dõi. 
First, let’s go over the report from the last meeting which was held on
(date) (đầu tiên, hãy xem lại bản báo cáo cuộc họp lần trước vào ngày….) 
Here are the minutes from our last meeting, which was on (date) (Đây là bản
ghi chép của cuộc họp lần trước ngày …..) 
Ex: First, let’s go over the minutes from our last meeting which was held last
Tuesday. Jeff could you please read the notes?
- END OF MEETING ( kết thúc cuộc họp): 
The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the
meeting content was approved by the attending members and signed the
minutes. (Cuộc họp kết thúc vào lúc… .. giờ… .. ngày…. tháng… ..
năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và ký vào biên bản). 
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of
signing. (Biên bản được các thành viên thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký). 
Ex: The meeting ended at 06 hour day25 month 10 year 2023, the
meeting content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing. 
Document Outline

• Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng anh (song ngữ) ch
  • 1. Biên bản cuộc họp là gì?
  • 2. Thế nào là biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiến
  • 3, Mẫu Biên bản cuộc họp song ngữ (bằng Tiếng Anh)
    • 3.1. Mẫu biển bản cuộc họp song ngữ cơ bản của tại
    • 3.2. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh số 02:
  • 4. Hướng dẫn viết mẫu biên bản cuộc họp song ngữ b