Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ và cách viết chi tiết nhất
Biên bản giao nhận là biên bản cần thiết trong quá trình nhận và bàn giao bất cứ tài liệu,
hồ sơ, giấy tờ.....Biên bản giao nhận được trình bày theo mẫu của từng loại hồ sơ khác
nhau. Trong bài viết dưới đây chúng tôi đưa ra các loại mẫu biên bản và cách viết cho
từng loại mẫu, cụ thể:
1. Biên bản giao nhận được hiểu như thế nào?
Biên bản giao nhận chính là một trong những văn bản ghi chép lại sự việc, vấn
đề, hồ sơ, tài liệu, tài sản quan trọng nào đó mà bên giao bàn giao cho bên nhận.
Đây là loại văn bản quan trọng và cần thiết trong quá trình giao nhận của các
bên, vì trong biên bản đã trình bày cụ thể, rõ ràng và những thông tin của hai
bên, những nội dung mà bên giao muốn truyền tải cũng như những tài liệu,
giấy tờ...mà các bên đã bàn giao cho nhau, là căn cứ để bên nhận có thể kiểm
tra những nội dung có xác thực không, có đúng với những gì đã được bàn
giao hay không, đồng thời nó là loại văn bản có giá trị làm căn cứ chứng minh
trong trường hợp phát sinh sự kiện hay một vấn đề xảy ra giữa các bên hoặc
với bên thứ ba. Tuy nhiên, biên này này không có hiệu lực pháp lý nhưng cũng
là cơ sở quan trọng không thể thiếu trong mọi trường hợp.
2. Một số biên bản hồ sơ, tài liệu thường gặp khi giao nhận.
Một số biên bản hồ sơ, tài liệu, sự kiện thường gặp như sau:
- Biên bản giao nhận hàng hóa;
- Biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính
như: Biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng….
- Biên bản hội nghị, hội họp. Biên bản hành chính. Biên bản có tính chất pháp lý.
- Biên bản giao nhận hồ sơ công chức, viên chức giữa các cá nhân hay phòng ban;
- Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh: Biên bản bàn giao học sinh về sinh hoạt
hè tại địa phương; Biên bản bàn giao hoc sinh đầu năm học;.......
- Biên bản giao nhận hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
giữa cơ quan có thẩm quyền và thương nhân đến nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Biên bản giao nhận hồ sơ công chức, viên chức giữa các cá nhân hay phòng ban;
- Biên bản giao nhận hồ sơ lao động giữa người quản lý lao động cũ và người
quản lý lao động mới;
- Biên bản bàn giao chứng từ kế toán;
- Biên bản bàn giao hồ sơ sổ sách giáo viên;
- Biên bản vi phạm hành chính;
- Biên bản giao nhận hồ sơ vụ vi phạm hành chính/ hình sự/ dân sự;
- Biên bản bàn giao tài sản, hồ sơ sổ sách của chuyên môn;.....
>> Xem thêm: Mẫu phiếu giao nhận hồ sơ BHXH qua bưu điện mới nhất
Trên đây là một số biên bản giao nhận thường gặp, mỗi biên bản sẽ có những
nội dung khác nhau, nhưng chung quy lại vẫn có những nội dung bắt buộc
như mục 3 dưới đây:
3. Các nội dung có trong biên bản giao nhận.
Pháp luật không quy định về mẫu biên bản của từng loại, nhưng mỗi biên bản
thường có các nội dung dưới đây:
- Phần mở đầu bao gồm thông tin sau:
+ Tên cơ quan chủ quản, đơn vị ban hành lập biên bản, một số trường hợp
không cần ghi nội dung này;
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ
+ Số biên bản giao nhận
+ Ngày tháng năm lập biên bản
+ Tên biên bản: Ghi rõ tên của từng loại biên bản cần lập: Biên bản giao nhận
hồ sơ; Biên bản họp; Biên bản giao nhận hàng hóa......
- Phần nội dung gồm:
+ Thông tin bên giao: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người giao (Trường hợp
đại diện cho các phòng ban có liên quan hoặc nhiều người bàn giao cùng lúc
thì ghi tất cả tên của người bàn giao cùng với chức vụ của những người đó)
+ Thông tin bên nhận: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người nhận ( Trường hợp
có nhiều người nhận cùng lúc thì ghi tất cả tên của người nhận cùng với chức
vụ của những người đó)
=> Tóm lại cần phải liệt kê tất cả đầy đủ những thông tin cá nhân của những
người có liên quan.
+ Ghi thời gian, địa điểm cụ thể giao nhận hồ sơ: Ghi rõ ràng, chính xác về
thời gian cũng như địa điểm bàn giao và thời điểm lập biên bản
+ Thành phần hồ sơ giao nhận, đặc điểm, số lượng mỗi giấy tờ, tài liệu, tài sản
và những nội dung cần bàn giao, kết luận, ghi chú. Đối với những biên bản
đặc biệt như bàn giao tài sản thì phải ghi rõ tên, số lượng, đặc điểm nhận
dạng, tình trạng thực tế, giá trị… Đây là loại biên bản có tính rủi rõ và thất
thoát nên người bàn giao phải thật cẩn trọng khi thực hiện giao cho bên nhận,
để có thể đảm bảo cho mình, bên bàn giao có thể đưa ra các điều kiện, trách
nhiệm đối với tài sản đã bàn giao và phải có xác thực, cam kết giữa các bên. - Phần kết thúc:
Bên giao và bên nhận ký và ghi rõ họ tên.
Trên đây là những nội dung và thông tin căn bản cần phải có trong biên bản giao nhận.
4. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và cách viết.
Đây là loại biên bản phổ biến nhất. Trong quá trình kinh doanh, mua bán đối
với doanh nghiệp không thể thiếu những hoạt động trao đổi, bàn giao chứng
từ, giấy tờ, tài liệu liên quan, dưới đây là mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu trong doanh nghiệp để khách hàng tham khảo và trình bày theo trường hợp của mình:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
Công ty TNHH Thương mại và Du NAM lịch VNA
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: ..../ 20....
—————————
Hà Nội , ngày ... tháng ... năm 20....
BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU Bên giao:
Họ tên: Nguyễn Văn A
Chức vụ: Phó giám đốc điều hành tour du lịch
Trụ sở: số 400, Ngõ 59 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Bên nhận:
Họ tên: Hoàng Lệ Q
Chức vụ: Lễ tân khách sạn
Công ty: Công ty TNHH Thương mại và Du lịch VNA
Trụ sở: số 400, ngõ 59 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Chi tiết tài liệu bàn giao: ST Hồ sơ, tài liệu Số lượng Ghi chú T Danh sách các
Danh sách áp dụng bắt đầu từ 1 khách du lịch đặt 01 ngày 14/10/2022 phòng
Áp dụng với toàn bộ phòng có
Bảng giá phòng nghỉ 2 01
trong khách sạn tại trụ sở 400 ngày, nghỉ đêm Hoàng Quốc Việt Chìa khóa phòng, Có 200 phòng, mỗi 3
điều khiển ti vi, điều phòng có một hòa. chiếc. Danh sách các đồ 4 dùng có trong từng 01 phòng. Danh sách phân 5
công tạp vụ dọn vệ 01
sịn của từng phòng. Danh sách những 6
khách hàng đặt bàn 01 ăn tại khách sạn.
Người bàn giao cam kết toàn bộ hồ sơ, tài liệu nêu trên được bàn giao đầy đủ,
chính xác. Biên bản lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bên giao Bên nhận Nguyễn Văn A Hoàng Lệ Q
5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa.
Biên bản bàn giao hàng hóa, giao nhận hàng là văn bản thể hiện việc giao
nhận hàng hóa giữa các bên đã xảy ra trên thực tế. Trong đó, bên bán đã giao
hàng và bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Biên bản giao nhận được lập nhằm tránh ảnh hưởng về kinh tế cũng như
tránh xảy ra sai sót về hàng hóa và tiền bạc.
- Biên bản sẽ được làm ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.
- Khi bên bán đã tiến hành cưng ứng, giao đầy đủ lượng hàng hóa như trong
hợp đồng ký kết cho bên mua thì bên mua sẽ phải kiểm tra rồi ký xác nhận
theo đúng quy định.
Dưới đây là mẫu biên bản giao nhận hàng hóa để khách hàng tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
CÔNG TY TNHH Dịch vụ thương mại và xuất NGHĨA VIỆT NAM nhập khẩu HML
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 100/2022/BBGN
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2022
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
- Căn cứ Hợp đồng mua bán số: 09/2022/HĐMB giữa Công ty Cổ phần hàng
tiêu dùng HM Và Công ty TNHH Dịch vụ thương mại và xuất nhập khẩu HML
được hai bên ký kết ngày 13 tháng 10 năm 2022
Hôm nay, ngày 13 tháng 10 năm 2022 Tại trụ sở của công ty Cổ phần hàng
tiêu dùng HM, Chúng tôi gồm:
BÊN A ( Bên giao hàng) : Công ty TNHH Dịch vụ thương mại và xuất nhập khẩu HML
- Mã số thuế: 0363xxxxxx -
Địa chỉ: số 232 Trần Duy Hưng, phường Trung Hóa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại : 036301xxxx Fax: ( Nếu có) -
Đại diện Ông/bà: Hoàng Xuân Ph Chức vụ: Giám đốc
BÊN B ( Bên nhận hàng) : Công ty Cổ phần hàng tiêu dùng HM
- Mã số thuế: 0123xxxxxx
- Địa chỉ: số 59 Phạm Văn Đồng, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội,
- Điện thoại : 0246xxxxxxx Fax: (Nếu có)
- Đại diện Ông/bà: Ngô Huy C; Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau: Quy Ghi ST cách/ Số Tên hàng ĐVT ch T chủn lượng ú g loại 1 Ml 50.00
Sữa tươi diệt chủng Sữa (Mililit) 0 ml Bánh gạo:
- Bánh gạo vị phô mai bắp khoai lang Dozo. ...
- Bánh gạo Nhật vị Shouyu mật ong Ichi. ...
- Bánh gạo nướng vị tảo biển Orion An. ... Kg Bánh 10.00 2 (Kiloga
- Bánh gạo vị ngọt dịu One One. ... gạo 0 Kg m)
- Bánh gạo Yappy Senbei. ...
- Bánh gạo vị rong biển Bin Bin. ...
- Bánh gạo vị ngọt Richy.
3 ............................................................................ .
Bên B xác nhận bên B đã giao đủ, đúng và Bên A xác nhận Bên A đã nhận đủ,
đúng chủng loại và số lượng hàng như trên. Hai bên đồng ý, thống nhất ký
tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như
nhau, làm cơ sở quyết toán hợp đồng ĐẠI DIÊN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Hoàng Xuân Ph Ngô Huy C
6. Mẫu biên bản bàn giao công việc, hồ sơ tài liệu liên quan và cách viết.
Biên bản bàn giao công việc là hồ sơ, thủ tục bắt buộc đối với Người lao động
(NLĐ) được lập khi NLĐ nghỉ việc,, chuyển công tác hay bất kỳ sự thay đổi
công việc nào khác… thì cần lập biên bản bàn giao công việc, làm căn cứ thực
hiện cho người được bàn giao và xử lý khi có phát sinh. Chính vì vậy, mỗi
nhân viên có ý định nghỉ việc thì phải lập biên bản bàn giao cho cấp trên trước
một khoảng thời gian nhất định theo quy định của từng doanh nghiệp, trong
biên bản ghi rõ lý do bàn giao và những vấn đề, hồ sơ, tài liệu.. cần bàn giao.
Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao cho khách hàng tham khảo: ● ● ● ● ● ● ●
7. Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công cụ và cách viết.
Biên bản bàn giao tài sản, công cụ là một trong những văn bản có giá trị pháp
lý cao, là văn bản ràng buộc trách nhiệm giữa những bên tham gia. Chính vì
vậy, khi lập biên bản này, các bên phải lưu ý về nội dung, số lượng, chất
lượng tài sản bàn giao, tình trạng tài sản, công cụ. Người được bàn giao cần
có trách nhiệm đối với tài sản, công cụ được bàn giao bằng việc quản lý và sử
dụng tài sản, công cụ theo đúng mục đích của cá nhân hoặc doanh nghiệp bàn giao.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, CÔNG CỤ
Căn cứ Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính Phủ quy định
chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công;
Hôm nay, ngày 14/10/2022, tại ( Ghi rõ địa chỉ hai bên đã bàn giao tài sản, công cụ) Chúng tôi gồm: 1. Bên giao:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: ………………………... 2. Bên nhận:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: ………………………...
III. Nội dung bàn giao
Vì lý do phục vụ cho công việc nên bên …………. đã tiến hành bàn giao tài sản
cho bên ……………… tại: ……………… theo bảng thống kê chi tiết sau: ST Đơn Số Tình Thành Chữ ký
Tên tài sản, công cụ T vị lượng trạng tiền nhận
Điện thoại Smartphone 1 1 iPhone 14 Promax 128 GB 2 Bộ đàm xiaomi 1
Bên giao cam đoan rằng toàn bộ tài sản đã được bàn giao đầy đủ, đúng số
lượng, chất lượng. Kể từ ngày ………………… số tài sản trên sẽ do bên
………………………. chịu trách nhiệm quản lý. Biên bản được lập thành 03 bản,
mỗi bên giữ một bản. Người làm chứng Người bàn giao
Người nhận bàn giao
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)