Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh, Song ngữ Anh - Việt chuẩn nhất

Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh, Song ngữ Anh - Việt chuẩn nhất 1. Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng trong tiếng anh được gọi là là Purchase order.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành không có quy định giải
thích cụ thể như thế nào là đơn đặt hàng. Tuy nhiên, thông thường có thể
hiểu đơn đặt hàng là nguồn chứa đựng thông tin liên quan đến yêu cầu cung
cấp hàng hóa hoặc dịch vụ với số lượng cụ thể trong một khoảng thời gian
nhất định theo mức giá và phương thức thanh toán đã được định trước. Theo
đó, đơn đặt hàng là một căn cứ để chứng minh giữa các bên đã xác lập giao
dịch dân sự; đồng thời là căn cứ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các bên.
Thông thường, đơn đặt hàng có những đặc trưng cơ bản như sau:
- Các bên trong giao dịch đặt hàng có thể đã có thỏa thuận trước hoặc chưa
từng thỏa thuận về việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn đặt hàng không phải là căn cứ xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền,
nghĩa vụ dân sự nếu bên nhận đặt hàng từ chối cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
Có thể thấy, các thông tin chứa đựng trong đơn đặt hàng sẽ có ý nghĩa rất
lớn trong việc giải quyết tranh chấp phát sinh sau này; đặc biệt là trong
trường hợp các bên không có thỏa thuận thêm về hợp đồng mua bán hàng
hóa. Các nội dung cơ bản của đơn đặt hàng bao gồm:
- Thông tin chi tiết và đầy đủ của các bên: Họ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc,…;
- Mô tả chi tiết về loại hàng hóa, dịch vụ cần đặt; số lượng; thông số kỹ thuật;
chất lượng hàng hóa, dịch vụ;
- Thông tin giá theo niêm yết hoặc yêu cầu thỏa thuận thêm;
- Điều kiện giao hàng; Điều kiện thanh toán,…
Việc ghi chép và theo dõi thông tin của đơn đặt mua hàng là không bắt buộc
trong quy trình quản lý mua hàng của một công ty. Thực hiện lập đơn đặt
hàng chỉ mang tính chất kế hoạch và theo dõi tiến độ, trạng thái, tình hình đặt
mua hàng. Đây không phải là ghi chép nghiệp vụ đã phát sinh, không ảnh
hưởng đến tồn kho hàng hóa, công nợ phát sinh,… Trong trường hợp công ty
tiến hành việc ghi chép, theo dõi theo đơn đặt mua hàng thì nhất thiết sẽ phải
lập phiếu này trước phiếu nhập mua hàng có liên quan. Khi công ty thực hiện
việc hạch toán thì phiếu nhập mua hàng sẽ phải chỉ rõ phiếu nhập mua này
cho đơn đặt mua hàng nào.
2. Những lưu ý khi lập đơn đặt hàng song ngữ Anh - Việt
Việc lập đơn để đặt hàng là công việc tưởng như đơn giản, tuy nhiên khi lập
đơn đặt hàng song ngữ Anh - Việt cần phải lưu ý một số vấn đề sau:
- Về bản chất, đơn đặt hàng không phải là một hợp đồng mà chỉ được coi là
hợp đồng và có giá trị pháp lý khi nó được gửi đến một bên xác định và sau
đó có thông tin chính xác và được bên còn lại chấp nhận. Theo quy định của
Luật Thương mại thì mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ
sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương
đương. Ngoài ra theo quy định tại thông tư 39/2015/TT-BTC của bộ tài chính
có quy định Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa
được xác lập bằng văn bản hoặc là bằng những hình thức có giá trị tương
đương văn bản bao gồm có điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Như vậy
tùy thuộc vào những trường hợp nhất định nếu đơn đặt hàng đáp ứng các
điều kiện theo quy định của luật thì sẽ được coi là hợp đồng và sẽ có giá trị
pháp lý tương đương như hợp đồng. Tóm lại, để tránh gây mất thời gian cho
đôi bên do sự nhầm lẫn, để chắc chắn thì các bên cần lập một hợp đồng mua
bán hàng hóa trong đó có các điều khoản vi phạm về sai sót số lượng, hàng
hóa kém chất lượng và giao hàng chậm trễ.
- Cần điền đầy đủ các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và
tính thành tiền tương ứng. Những nội dung này cũng là một cách xác nhận số
lượng, giá cả hàng hóa làm căn cứ thanh toán sau này.
- Đồng thời, địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ
để làm căn cứ giao hàng và thanh toán, nếu giao hàng chậm sẽ bị phạt.
- Càng chi tiết càng tốt các thông tin về mặt hàng: Đặc biệt là các thông số kỹ
thuật để không bị nhầm lẫn với mặt hàng khác. Đồng thời, cũng là cơ sở để
hai bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp sau này.
- Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết
phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh
toán, có thể là thanh toán trước 50% hoặc thanh toán 100% trước khi giao
hàng hoặc ngay sau khi nhận hàng.
- Phương thức thanh toán trong Đơn đặt hàng là do sự thỏa thuận giữa
hai bên. Vì thế, nếu thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung này chưa hợp lý thì bên
nhận đặt hàng cũng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại. Ngoài ra,
02 bên cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành
chuyển khoản qua ngân hàng.
- Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu
hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được Đơn đặt hàng
và gửi lại cho bên đặt mua hàng.
- Khi soạn thảo đơn đặt mua hàng thì cần phải lưu ý có đầy đủ những thông
tin như trên để đảm bảo được quyền lợi tốt nhất cho cả bên bán hàng hóa và
cả bên đặt đơn để mua hàng hóa hoặc là cung ứng dịch vụ.
- Ngoài ra một vấn đề cần lưu ý trong khi viết đơn hàng chính là lỗi chính tả
bởi lẽ lỗi này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin của đơn hàng cũng
như quyền và lợi ích của các bên nếu không may có xảy ra tranh chấp trong
quá trình bán hàng và nhận hàng hóa, vậy nên cần lưu ý lỗi chính tả của
phần tiếng Việt và cả tiếng Anh đối với đơn đặt hàng song ngữ.
3. Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh, Song ngữ Anh - Việt chuẩn nhất
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Ðộc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
Independence – Freedom – Happiness
ĐƠN ĐẶT HÀNG/ORDER
Số (Number): ../……/……
Kính gửi: Phòng Kinh doanh Công ty X
Kindly attention: Sales Department Of X Company
THÔNG TIN KHÁCH HÀNG (Customer information)
TÊN KHÁCH HÀNG (Customer name): John Smith
ĐỊA CHỈ (Address): 123 Main Street, Anytown, USA
MST (Tax code): 123456789 ĐẶT
HÀNG (Order):……………………………………………………………………… …………….. STT/No Mã hàng/ Tên hàng/ Đơn vị/ SL/ Đơn giá/ Thành tiền(+VAT)/ Item code Product Name Unit Quality Price Amount (+VAT) 1
Tổng cộng (Giá trị đơn hàng ) / Total (Order value)
NƠI NHẬN HÀNG (Ship to):
ĐỊA CHỈ (Address): 99 Main Street, Anytown, USA
THỜI GIAN (Time):Nhận hàng ngày .6./.4./…2023. / Receiving products ../../…
PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN (Delivery means): airline
CHI PHÍ VẬN CHUYỂN (Delivery fee):
THANH TOÁN (Payment):
ĐẶT CỌC (Deposit):
Bên … sẽ đặt cọc cho…………………………………………. đồng sau khi
ký đơn đặt hàng để bảo đảm ký kết và thực hiện đơn đặt hàng này. Khoản
tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả lại cho … trong vòng một (…………..) ngày
kể từ ngày .. hoàn thành thanh toán giá trị đơn đặt hàng cho ……………./shal
deposit to………………….VND ……………….. after signing the Order for
signing and performance of the Order……………………….shal return the
deposit to … within one (….) after …completed the payment.
HÌNH THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN (Form and Payment time):
Bên… thanh toán cho…………………..giá trị đơn đặt hàng sau khi nhận hàng
hóa thực tế và hóa đơn GTGT hợp lệ/shal pay the order value
to…………………………after completion of receipt goods and VAT invoice.
ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG/ORDERED BY
XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG/CONFIRMED BY
CÔNG TY /COMPANY…………….
CÔNG TY /COMPANY………………………………
Date (Ngày tháng) ———————-
Date (Ngày tháng) —————————–
Document Outline

• Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh, Song ngữ Anh - Vi
  • 1. Đơn đặt hàng là gì?
  • 2. Những lưu ý khi lập đơn đặt hàng song ngữ Anh -
  • 3. Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh, Song ngữ Anh -