Mẫu Phiếu xuất kho mới nhất bằng Excel (Có Tải File)

Mẫu Phiếu xuất kho mới nhất bằng Excel (Có Tải File)
Phiếu xuất kho là một loại giấy tờ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Lập phiếu xuất
kho là một khâu quan trọng trong quá trình xử lý hàng hóa, vật tư, công cụ, vật phẩm... khi
xuất kho. Vậy, mẫu phiếu xuất kho mới nhất được quy định như thế nào, bài viết này sẽ giải
đáp thắc mắc của quý bạn đọc.
1. Một số kiến thức cần nắm vừng về phiếu xuất kho
1.1 Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận số lượng công cụ, nguyên vật liệu, vật
tư, sản phẩm, hàng hóa ... được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước.
1.2 Mục đích khi sử dụng phiếu xuất kho?
Mẫu phiếu xuất kho được lập ra để ghi nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, phiếu này thường được sử
dụng để theo dõi số lượng vật phẩm, số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho và từ đó sẽ là
cơ sở để hạch toán về chi phí sản xuất, để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực
trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, với việc ghi chép số lượng hàng hóa vật tư đã được xuất ra, mẫu phiếu xuất kho
giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý việc biến động hàng hóa trong kho để điều chỉnh
và kiểm soát. Khi doanh nghiệp xác định được số lượng hàng hóa xuất ra khỏi kho thì sẽ xác
định được mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, từ đó điều chỉnh được mức độ, đánh giá được
chất lượng và hiệu quả công việc. Sau đó, bộ phận kế toán sẽ dựa vào phiếu xuất kho để ghi
vào sổ kế toán của doanh nghiệp, vì vậy thông tin ghi trên phiếu xuất kho cần phải chính xác tuyệt đối.
Phiếu xuất kho cũng là căn cứ đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của
các đơn vị, Vì thế, việc lập phiếu xuất kho cần được bảo đảm sự hợp lệ, chính xác, đồng
thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ. Như vậy, có thể thấy được rằng
phiếu xuất kho có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và khi xuất một sản phẩm,
vật liệu nào đó thì doanh nghiệp sẽ cần phải lập mẫu phiếu xuất kho.
1.3 Một số lưu ý khi sử dụng phiếu xuất kho:
+ Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho một hoặc nhiều sản phẩm, hàng hóa cùng kho xuất
chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí.
+ Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập
phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt ký và ghi rõ
họ tên, rồi giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.
1.4 Nội dung của phiếu xuất kho bao gồm những gì?
Theo quy định, trên phiếu xuất kho không ghi những cách thức mua mà ghi đầy đủ nội dung
gồm: Họ và tên người vận tải; Phương tiện vận tải; Địa chỉ kho xuất hàng; Địa chỉ kho nhập
hàng và không ghi tiền thuế; Thuế suất hay tổng số tiền phải thanh toán trên phiếu xuất kho.
Theo đó, phiếu xuất kho là một giấy tờ quan trọng nên nội dung chính trong một phiếu xuất
kho thường bao gồm các mục sau đây:
• Tên doanh nghiệp và tên kho hàng;
• Họ và tên người yêu cầu xuất kho, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu xuất kho và lý do xuất kho;
• Tên, nhã hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
• Mã số sản phẩm;
• Đơn vị tính của sản phẩm;
• Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất kho;
• Đơn giá sản phẩm và tổng tiền;
• Phiếu xuất kho gồm có 03 liên, mỗi liên sẽ đưa cho những bộ phận khác nhau như lưu
ở bộ phận lập phiếu; thủ kho giữu để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để
ghi vào sổ sách kế toán; và giao cho người nhận hàng. Do đó, trên phiếu xuất kho cần
có chữ ký của các bộ phận liên quan tới hoạt động xuất kho là người lập phiếu, người
nhận hàng, thủ kho, kế toán trường và giám đốc.
2. Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là một căn cứ để hoạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình
kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp. Khi đã xác định được số lượng
hàng hóa, nguyên vật liệu xuất kho thì doanh nghiệp sẽ xác định được mực tiêu hao vật tư từ
đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc.
Hiện nay, mẫu phiếu xuất kho được quy định cụ thể tại một số thông tư sau:
• Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp;
• Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ kế
toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Như vậy, tùy theo doanh nghiệp mà khi lập mẫu sẽ cần phải lưu ý sử dụng đúng các mẫu theo
quy định của pháp luật để việc xuất hóa đơn hàng hóa tuân thủ theo đúng quy trình của pháp
luật. Nhìn chung, cách ghi phiếu xuất kho cụ thể như sau:
- Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận
xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
- Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận); Số và
ngày, tháng, năm lập phiếu; Lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa cần được ghi đầy đủ và chi tiết.
+ Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
+ Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
+ Cột C: Ghi Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn - có thể bỏ qua);
+ Cột D: Đơn vị tính (ghi theo hóa đơn)
+ Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của
người (bộ phận) sử dụng;
+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số ượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc
ít hơn số lượng yêu cầu);
+ Cột 3,4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành
tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Lưu ý: Cột 4 = Cột 2 x Cột 3);
+ Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho;
+ Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữa trên Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo tổ
chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau
khi lập phiếu xuất kho xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc
hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho
để nhận hàn. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi
ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên), cụ thể như sau:
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột
3,4 và ghi vào sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
>> Xem thêm: Hướng dẫn các viết phiếu xuất kho theo quy định mới nhất
3. Mẫu phiếu xuất kho mới nhất
Như đã trình bày ở trên, mỗi loại doanh nghiệp sẽ hạch toán theo những chế độ kế toán khác
nhau và tương ứng với mẫu phiếu xuất khi phù hợp theo quy định của pháp luật, cụ thể:
- Mẫu phiếu xuất kho là Mẫu số 02 -VT ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC,
được áp dụng đối với:
• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực,
mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và
vừa trừ doạn nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50 % vốn
điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác
xã, liên hiện hợp tác xã theo quy định tại Luật hợp tác xã;
• Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo
hiểm, chứng khoán ... đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Mẫu số 02-VT xxx
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài
Bộ phận: Kế toán chính) PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 10 năm 2023 Nợ: 876 Số: PX001 Có: 456
- Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn A Địa chỉ (bộ phận): Công ty TNHH xyz
- Lý do xuất kho: Xuất bán hàng
- Xuất tại kho (ngăn lô): Hàng hóa Địa chỉ (bộ phận): xx, đường Tố Hữu, quận
Hà Đông, Thành phố Hà Nội
- Tổng số tiền :(viết bằng chữ)
- Số chứng từ gốc kèm theo: Ghi rõ số chứng từ gốc kèm theo.
Ngày xx tháng xx năm 2023
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Mẫu phiếu kho là Mẫu số 02 - VT ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/ TT-BTC, được áp dụng đối với:
• Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế;
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho
doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để
kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Đơn vị: Công ty TNHH xxx Mẫu số 02-VT
Bộ phận: Kế toán
(ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 11 năm 2023 Nợ: 567 Số: PT0001 Có: 213
- Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Hoàng L Địa chỉ (bộ phận): Công ty TNHH dịch vụ và thương mại xyz
- Lý do xuất kho: Xuất bán hàng
- Xuất tại kho (ngăn lô): Hàng hóa Địa chỉ: xx, đường Hoàng Hoa Thám, phường Lam
Sơn, Thành phố Thanh Hóa.
( Lưu ý: Cần phải ghi rõ đầy đủ các nội dung tại các cột A, B, C, D, 1,2, 3, 4. không bỏ trống.)
- Tổng số tiền: (viết bằng chữ)
- Số chứng từ gốc kèm theo: Ghi rõ số chứng từ gốc kèm theo
Ngày xx tháng xx năm 2023 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)