Mẫu thẻ kho (sổ kho) bằng Excel theo quy định mới nhất

Mẫu thẻ kho (sổ kho) bằng Excel theo quy định mới nhất
1. Thẻ kho (số kho) được hiểu như thế nào? 1.1 Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một dạng chứng từ rời nhằm theo dõi hoạt động, số lượng xuất -
nhập - tồn của từng loại nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho. Thẻ kho là loại
giấy tờ được lập bởi kế toán, quản lý kho, theo đó thì nội dung của thẻ kho sẽ
bao gồm nội dung ghi chép về số lượng của hàng hóa nhập vào và số lượng
hàng hóa bị tồn đọng ở trong kho.
Mỗi một thẻ kho chỉ được sử dụng cho một loại hàng hóa, người được quản
lý kho thực hiện. Tổng hợp tất cả những thẻ kho ghi rời theo từng tháng sẽ
được đóng lại thành quyển, được gọi là sổ kho. Trong sổ kho sẽ có chữ ký
của Giám đốc, những người có liên quan đến công tác quản lý kho bãi.
Quyển sổ kho này sẽ được nộp cho kế toán để phục vụ trong công việc như
chi phí, tính các khoản tiền có liên quan. Những số liệu trong thẻ kho có ảnh
hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của đơn vị đó.
1.2 Thẻ kho có vai trò như thế nào?
Thẻ kho có sự liên quan mật thiết với công việc của kế toán. Tất cả thông tin
về số lượng hàng nhập xuất, số lượng hàng tồn ... sẽ là nguồn thông tin
chính để kế toán thực hiện các nhiệm vụ như: 
Tình hình doanh thu, lợi nhuận trong kỳ; 
Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh; 
Tính nguồn vốn, tài sản doanh nghiệp; 
Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa nhập với hàng hóa thực tế trong kho.
Thẻ kho chính là tài liệu quan trọng, quyết định tiến độ và kết quả công việc
của kế toán, vì vậy những ai nhận nhiệm vụ quản lý kho phải cập nhật chính
xác thông tin thẻ kho mỗi ngày. Thông qua số liệu được ghi nhận trong thẻ
kho, chủ doanh nghiệp sẽ bao quát được tình hình xuất nhập tồn, kinh doanh
của từng loại mặt hàng cụ thể, từ đó sẽ đưa ra các kế hoạch kinh doanh cũng
như giải pháp phù hợp cho hàng tồn kho.
1.3 Thẻ kho có bắt buộc không?
Thẻ kho là tài liệu không bắt buộc. Hiện nay, chưa có quy định nào bắt buộc
phải lập thẻ kho. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, tổ chức vẫn nên lập Thẻ kho
để tổng hợp các thông tin liên quan về sản phẩm, hàng hóa trong kho. Thẻ
kho được lập thì mới có sổ kho, khi kế toán tổng hợp các thông tin liên quan
về sản phẩm, hàng hóa trong kho thì cần đến sổ kho để ghi nhận lại số liệu
cụ thể, chính xác. Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ và vừa, việc sử
dụng thẻ kho sẽ giải đáp phù hợp giúp chủ kinh doanh và nhân viên kho có
thể quản lý toàn bộ sản phẩm một cách dễ dàng trên tất cả các kênh, hạn chế
tối đa sai sót cũng như đảm bảo khả năng vận hành một cách hiệu quả.
1.4 Lưu ý khi làm việc với thẻ kho (sổ kho): 
Kế toán lập ra thẻ kho sẵn mẫu để gửi lại cho thủ kho, quản lý kho, sau đó
ghi lại những thông tin cần thiết theo yêu cầu của mẫu thẻ kho. Đến cuối
mỗi ngày thì kế toán cần kiểm tra đồng thời xác nhận các thông tin trong thẻ
kho, nếu có sai sót phải điều chỉnh cho đúng và hợp lý; 
Để độ chính xác cũng như dễ kiểm soát kho hàng thì nhân viên thủ kho nên
ghi lạu và thực hiện đều đặn hàng ngày, kiểm soát một cách chính xác tránh
tình trạng chênh lệch về thông tin của hàng hóa hoặc sản phẩm trong kho hàng.
Như vậy, thẻ kho (sổ kho) có vai trò rất quan trọng là cơ sở để doanh nghiệp
đối chiếu số lượng hàng hóa, sản phẩm, ... giữa nhập kho và xuất kho để đề
ra phương hướng cân đối và xử lý hàng tổn khô, đồng thời là cơ sở để xác
định trách nhiệm của thủ kho.
2. Cách lập thẻ kho (sổ kho)
Mẫu thẻ kho hàng hóa sẽ được phòng kế toán lập và in ra sẵn, sau đó sẽ
được chuyển qua cho thủ kho. Thủ kho sẽ dựa vào phiếu xuất nhập khi hàng
ngày để ghi thông tin chính xác, đầy đủ nội dung vào trong thẻ kho. Việc lập
sổ kho được dùng làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng
cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Thẻ kho là sổ tờ rời, nếu đóng thành quyển thì gọi là " sổ kho" và thẻ tờ rời
sau khi dùng xong phải đóng thành quyển " sổ kho" hoặc " thẻ kho" sau khi
đóng thành quyển phải có chữ ký của giám đốc.
Lưu ý: Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu,, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
cùng nhãn hiệu, quy cách cùng một kho. Bộ phận phòng kế toán sẽ lập thẻ và
ghi các chỉ tiêu bao gồm : tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu,
dụng cụ, sản phẩm , hàng hoá, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng
ngày. Hàng ngày thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để
ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
Mẫu thẻ kho sẽ có những nội dung chính như sau: 
Thông tin số kho, ghi rõ người lập thẻ kho và số tờ in thẻ kho; 
Tên hàng hóa, sản phẩm, nhãn hiệu; 
Thông tin về chi tiêu sản phẩm và yêu cầu chất lượng sản phẩm; 
Thông tin về Mã số thẻ kho.
Thẻ kho sẽ được kẻ bảng, theo đó mỗi cột sẽ tương ứng với từng nội dung
khác nhau, cụ thể như sau:  Cột A: Ghi số thứ tự; 
Cột B: Ghi ngày tháng năm của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; 
Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho; 
Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; 
Cột F: Thời gian ngày nhập, xuất kho.
Các cột sẽ ghi tất cả thông tin về hàng hóa: 
Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho; 
Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho; 
Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần nhập xuất, phần này sẽ tổng hợp
và ghi lại vào cuối ngày.
Cuối cùng là cột G có chữ ký xác nhận của kế toán khi đã kiểm tra xong các
thông tin. Phần cuối cùng bảng từ cột E đến cột G là thống kê số liệu tổng
cuối kỳ. Thẻ kho được đóng thành quyển sẽ lập thành sổ khi thì phải cần có số thứ tự của trang.
Cuối thẻ kho là chữ ký và ghi rõ họ tên, có dấu mộ của những người có liên
quan như thủ quỹ, kế toán, giám đốc bộ phận.
Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư sẽ xuống kho nhận chứng từ và kiểm
tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho ở Cột G.
Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù
hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
3. Mẫu thẻ kho (sổ kho) mới nhất
Vì tính chất quan tọng của thẻ kho, Bộ Tài chính có ra thông tư số 200 và 133
về hướng dẫn và quy định cách lập thẻ kho hàng hóa. Mọi thông tin trong thẻ
kho phải được ghi chép chính xác, phản ánh đúng hoạt động của sản phẩm
trong kho, như vậy việc quản lý, xây dựng định hướng mới thực sự có đúng
đắn và có hiệu quả. Theo đó, hiện nay có thể sử dụng một trong hai mẫu này
để tiến hành lập thẻ kho.
- Mẫu thẻ kho số S12 - DN ban hành kèm theo theo thông tư số 200/2014/
TT-BTC đối với doanh nghiệp, cụ thể dưới đây:
- Mẫu thẻ kho số S08 - DNN quy định tại Thông tư 133/2016/ TT-BTC đói với
doanh nghiệp nhỏ và vừa, cụ thể dưới đây: Mẫu số S08 - DNN
Đơn vị: Công ty TNHH Nguyễn Hoàng A
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/
Địa chỉ: 12x, đường Nguyễn Thị Định, phường Trung Hoà, quận TT-BTC Cầu Giấy, Hà Nội.
ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính) THẺ KHO (SỔ KHO)
Người lập thẻ: Nguyễn Văn A Tờ số: 15x
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bàn gỗ, nhãn hiệu LGXX - Đơn vị tính: Cái - Mã số: 125xxx
- Sổ này có 0X trang, đánh số từ trang 01 đến trang 0X
- Ngày mở sổ: ngày ... tháng .... năm 20. ...
Ngày .... tháng .... năm 20.. . Người lập biểu Kế toán trưởng
Người đại diện theo pháp luật (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Hoàng Văn C
Document Outline

• Mẫu thẻ kho (sổ kho) bằng Excel theo quy định mới
  • 1. Thẻ kho (số kho) được hiểu như thế nào?
    • 1.1 Thẻ kho là gì?
    • 1.2 Thẻ kho có vai trò như thế nào?
    • 1.3 Thẻ kho có bắt buộc không?
    • 1.4 Lưu ý khi làm việc với thẻ kho (sổ kho):
  • 2. Cách lập thẻ kho (sổ kho)
  • 3. Mẫu thẻ kho (sổ kho) mới nhất