Mẫu thư mời họp đẹp File Word và Cách viết thư mời hay, ý nghĩa

Mẫu thư mời họp đẹp File Word và Cách viết thư mời hay, ý nghĩa 1. Thư mời là gì?
Thư mời là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó có nội dung
mời tham dự một sự kiện, trong nội dung thư mời cần phải ghi rõ thông tin
của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc.
Thư mời đôi khi tưởng chừng là đơn giản nhưng lại rất tỉ mỉ khi lập ra, bởi thư
mời đôi khi thể hiện sự trang trọng của sự kiện cũng như thể hiện sự chuyên
nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Dù nội dung cuộc họp, sự kiện được diễn
ra như thế nào thì lập ra thư mời họp hay dự sự kiện cũng cần phải nghiêm
túc để đảm bảo được tính chất của cuộc họp, sự kiện được tổ chức.
2. Các nội dung chủ yếu của thư mời
Mỗi thư mời theo từng mục đích của sự kiện hay cuộc họp mà sẽ có những
nội dung khác nhau. Nhưng cụ thể nhìn chung một thư mời sẽ phải có những nội dung sau đây:
- Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức sự kiện;
- Mục đích thư mời: Thư mời họp, thư mời đại hội,...
- Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời;
- Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện;
- Lời tiếp đón và cảm ơn người được mời;
- Chữ ký của người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có).
Bên cạnh đó, để đảm bảo nội dung thư mời được đầy đủ, người soạn thảo
cần phải thực hiện xác định theo các bước sau:
Thứ nhất, xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thư mời
Bước đầu tiên rất quan trọng trong chuẩn bị thư mời chính là xác định nội
dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, thư mời cần phải đưa ra được
những thông tin cơ bản về sự kiện một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội
dung bao quát được cuộc họp, sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước
đầu nắm được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư mời phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có
dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận nhưng phải ngắn gọn, súc tích.
Thứ hai, xác định người nhận
Tùy vào từng cuộc họp hay sự kiện cụ thể, mà sẽ xác định được những
khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin
thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của
sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thư mời một cách
chính xác và phù hợp với sự kiện hay cuộc họp. Cũng trên cơ sở mục đích
sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư
mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện hay cuộc họp một cách đầu đủ.
Thứ ba, phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai
đoạn trước của chuẩn bị cuộc họp, sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức cần
phác thảo mẫu thư mời cho cuộc họp, sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa
chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong
cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn
mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
Thứ tư, kiểm tra thư mời
Các cuộc họp hay sự kiện có khách mời thường là những sự kiện quan trọng,
chính vì thế việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì vậy, ngay ở khâu đầu
tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời,
hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn
chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ tên, chức vụ của người được mời
sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
3. Mẫu thư mời họp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN. . . . . . . . . . . . .
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:.... .... ... .... ../CV
.... .... , ngày....., tháng......, năm ..... ... THƯ MỜI HỌP
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức:.... .... ... .... Kính gửi:.... .... .... ...
Đến dự cuộc họp:. ... ..(1)... ....
Địa điểm:. ... .... .... ... .... .... ... .
Thời gian: vào hồi ..... . ngày..... tháng..... năm. .... ...
Rất mong nhận được sự góp mặt của bạn tại buổi họp để buổi họp có thể
thành công tốt đẹp. Mọi liên quan chưa rõ bạn vui lòng liên hêh Ban tổ chức
theo số điện thoại sau:. ... .... ... .... .... ... .... Trân trọng cảm ơn!
Thủ trưởng cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
(1) Ghi các nội dung đưa ra trong cuộc họp (nên nêu vắn tắt, ngắn gọn nội
dung của cuộc họp nhưng vẫn phải đủ để giúp cho người nhận nắm được cơ
bản mục đích của cuộc họp).
4. Mẫu thư mời dự sự kiện
Mẫu thư mời dự sự kiện thường được dùng trong các dịp như sinh nhật, kỷ
niệm các dịp quan trọng của công ty, thư mời 20/11, 8/3,... các sự kiện quan trọng khác. THƯ MỜI
Trân trọng kính mời: ..... ... .... .... ... .... ... .... .... ..
Tới dự: ..... .... .(tiệc sinh nhật/ sự kiện/ liên hoan công ty...)
Địa chỉ:.... .... ... .... .... ... ....
Thời gian: vào hồi...... . ngày...... tháng.... . năm..... ....
Sự hiện diện của bạn là sự hân hạnh của chúng tôi. Rất hân hạnh được đón tiếp!
Mọi thắc mắc xin liên hệ:.... .... ... .... ...
..... .... ... .... .... ... .... . (Ký tên)
5. Hướng dẫn cách viết thư mời họp, mời dự sự kiện chuẩn nhất
Khi viết thư mời họp hay thư mời dự sự kiện để gửi đến từng đối tượng,
người viết thư mời cần xác định các thành phần, đối tượng tham gia cuộc họp
hay sự kiện là ai. Để từ đó có thể có những lời mời sao cho trang trọng, phù
hợp cho từng đối tượng khác nhau.
Khi viết thư mời họp, mời dự sự kiện thì một trong những điểm cần lưu ý đó
là nội dung của thư mời phải đảm bảo ngắn gọn, khách quan và nêu đúng
vào trọng tâm tránh lan man, dài dòng.
Các lưu ý quan trọng khi soạn thảo thư mời như sau:
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời: Ở nội dung này người viết cần
phải nêu rõ thông tin đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân được mời. Ví
dụ như đối với trường hợp mời cá nhân thì phải nêu rõ họ và tên, chức vụ
của người được mời: ông Nguyễn Văn A, chức vụ: Giám đốc kỹ thuật.
- Tóm tắt nội dung cuộc họp: Trong giấy mời họp hay thư mời họp, cần phải
lưu ý khi viết phần nội dung chỉ cần nêu tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp,
đủ để người đọc nắm được nội dung cuộc họp, tránh lan man, dài dòng gây
khó hiểu cho người đọc. Mặc dù nội dung chỉ cần ghi ngắn gọn 2-3 dòng
nhưng vẫn phải viết làm sao để người được mời hiểu rõ những nội dung cơ
bản trước khi tham gia cuộc họp.
- Thời gian và địa điểm: Như đã phân tích ở bên trên để chuẩn bị cho cuộc
họp hay sự kiện, người tổ chức sẽ phải lên kế hoạch cho địa điểm cũng như
thời gian tổ chức cuộc họp hay sự kiện. Theo đó, việc gửi thư mời đến những
thành phần tham dự thì thời gian và địa điểm họp là một phần không thể thiếu
trong nội dung của thư mời. Và thông thường các cơ quan đều sẽ gửi giấy
mời họp trước thời gian diễn ra cuộc họp 1 tuần để người được mời có thể
sắp xếp lịch trình của mình để tham gia một cách thuận lợi và đầy đủ nhất.
Document Outline

• Mẫu thư mời họp đẹp File Word và Cách viết thư mời
  • 1. Thư mời là gì?
  • 2. Các nội dung chủ yếu của thư mời
  • 3. Mẫu thư mời họp
  • 4. Mẫu thư mời dự sự kiện
  • 5. Hướng dẫn cách viết thư mời họp, mời dự sự kiện