Ôn tập cuối kỳ Môn Quản trị học đại cương | Đại học Bách Khoa Hà Nội

lOMoAR cPSD| 61570461
Chương 1: Nhập môn về quản lý và tổ chức
Giới thiệu chung về môn học -
Hết chương 3 thi giữa kỳ (Trắc nghiệm, tự luận): 10 câu TN và 1
bài tập tình huống. Thi GK thi online trên Assigment. 6h45-7h30 Thứ hai, 9/8 thi giữa kỳ -
BT lớn: nguyên cứu doanh nghiệp (nhóm 3-5 người): 23/8 - Cuối kỳ: 12h30 ngày 27/8
I. Khái quát về quản trị 1. Khái niệm quản trị
- Thuật ngữ quản trị được định nghĩa là quá trình điều phối các công việc để chúng
có thể được hoàn thành với hiệu suất và hiệu quả cao nhất, bằng và thông qua những người khác
- Đặc điểm của quản trị:
+ Sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt
được kết quả cao nhất với những mục tiêu đã định trước
+ Chủ thể quản trị: người quản lý
+ Đối tượng quản trị: các nhân viên nói chung (người làm thuê)
-> Tác động từ chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị và ngược lại
-> Tác động đó có tính chất bắt buộc đối tượng quản lý phải tuân theo -> Tác
động có thể mang tính chất thường xuyên, 1 lần, trực tiếp hoặc gián tiếp - Sự
khác nhau giữa chi phí và vốn: Vốn Chi phí
Số tiền doanh nghiệp giữ lại
Số tiền được chi ra để đầu tư, kinh doanh
2. Hiệu quả và hiệu suất - So
sánh hiệu quả và hiệu suất: Hiệu quả Hiệu suất
Để đạt được mục đích với kết quả cao Sử dụng nguồn lực ít lãng phí nhất  kết quả
để đạt được kết quả cao, ít hao phí
các nguồn lực  phương tiện  Quá
trình làm việc với và thông qua người khác và kết hợp các hoạt động của họ sao
cho các công việc hoàn thành có hiệu quả và hiệu suất cao - Quản trị bao gồm
toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức theo các
có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức.
3. Vai trò của quản lý
- Tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất
- Tiềm năng sáng tạo của quản trị
- Những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện
đại: VUCA (Volatility-Biến động, Uncertainty-Bất định, Complexity-Phức tạp, Ambiguity-Mơ hồ) lOMoAR cPSD| 61570461
- Con người luôn hướng đến tính hiệu quả, đặc biệt trong hoạt động sản xuất kinh doanh
4. Các chức năng và quá trình quản lý
- Các chức năng của quản lý (thi)
+ Chức năng lập kế hoạch: Mục đích, Mục tiêu, Chiến lược, Các kế hoạch
+ Chức năng tổ chức: Cơ cấu, Quản lý, Nhân sự
+ Chức năng lãnh đạo: Thúc đẩy, Lãnh đạo, Truyền thông, Hành vi cá nhân và nhóm
+ Chức năng kiểm tra: Tiêu chuẩn, Thước đo, So sánh, Hành động
II. Các chức năng và quá trình quản lý
1. Khái niệm người quản lý - Khái niệm
+Người điều phối và giám sát công việc của những người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức.
+Người chịu trách nhiệm về việc thực hiện và kết quả công việc của những thành
viên khác trong nhóm hoặc trong tổ chức.
- Người quản lý = người lãnh đạo??? Trong môn học này có thể coi người quản lý là người lãnh đạo
2. Phân cấp người quản lý (thi) - Gồm 3 cấp:
+ Quản lý cấp cơ sở (cấp thấp): Top managers phối hợp, giao việc, giám sát những
người nhân viên cấp dưới (What)
+ Quản lý cấp trung gian: middle managers Điều phối giám sát công việc của
người quản lý cấp cơ sở, là người quan trọng trong việc truyền đạt những thông
tin giữa cấp cao và cấp thấp (nhận thông tin để truyền đạt thông tin) (How) +
Quản lý cấp cao: first-line managers xây dựng chiến lược, đề ra mục tiêu và đưa
ra quyết định quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, đưa ra đường lối chung cho tổ chức
3. Các kỹ năng của người quản lý -
Người quản lý cấp cơ sở cần giỏi những kỹ năng nào? Kỹ năng kỹ thuật. Vì
họ phải giám sát và cùng thực hiện với người nhân viên, hiểu được người nhân
viên đang làm gì, liệu có đúng hay không. -
Người quản lý cấp trung gian cần giỏi kỹ năng quan hệ con người. Vì họ
nằm ở cấp trung gian, cần giao tiếp vs cng -
Quản lý cấp cao: Kỹ năng khái quát. Vì họ nằm ở cấp cao nhất, cần có kỹ
năng khái quát, tổng hợp và ra quyết định, chiến lược cho toàn bộ nhân viên cấp dưới Quiz:
1. Tại sao quản lý dần quan trọng hơn trong các tổ chức? Dựa vào 4 vai trò: ... lOMoAR cPSD| 61570461
2. Tầm quan trọng của quan lý cấp cơ sở trong tổ chức? Vô cùng quan trọng.
Người quản lý cấp cơ sở chính là người trực tiếp làm việc với nhân viên, họ là
người truyền đạt thông tin của các nhà quản lý cấp trung gian cho nhân viên, là
người tạo động lực làm việc cho nhân viên, trực tiếp giám sát công việc của
nhân viên và có kỹ năng kỹ thuật để giúp người nhân viên khi họ không biết
làm 3. Bất kỳ tổ chức nào cũng luôn có 3 cấp quản lý?? Sai. Tùy thuộc vào quy
mô doanh nghiệp có thể có thể chia doanh nghiệp nhiều hơn 3 cấp quản lý
3. Kỹ năng của người quản lý (tiếp) *Mức độ quan trọng
- ((Quản lý cấp cơ sở)): Kỹ năng kỹ thuật: Có kiến thức, thành thạo về 1 lĩnh vực nhất định
- ((Quản lý cấp trung gian)) Kỹ năng quan hệ con người
- ((Quản lý cấp cao)) Kỹ năng khái quát
Ex: Với nhà quản lý, kỹ năng nghe là quan trọng nhất (nghe, nói, đọc, viết): phải
có kỹ năng bao quát trong tương lai về doanh nghiệp sẽ phát triển mức độ nào,
như thế nào, theo định hướng nào
4. Vai trò của người quản lý (thi) 10 vai trò được chia thành 3 nhóm vai trò chính
a. Nhóm vai trò ra quyết định -
Vai trò người khởi xướng
+Tìm kiếm những cơ hội từ tổ chức và môi trường của tổ chức và khởi xướng "c
ác dự án cải tiến" nhằm tạo ra sự thay đổi; giám sát việc thiết kế các dự án cụ thể
+Tổ chức chiến lược và các chương trình đánh giá nhằm phát triển các chương tr ình hoạt động mới
- Vai trò người xử lý trở ngại:
+Chịu trách nhiệm đối với hoạt động hiệu chỉnh khi tổ chức phải đối mặt với nh
ững trở ngại quan trọng và bất ngờ
+Tổ chức chiến lược và các chương trình đánh giá liên quan đến những xáo trộn và khủng hoảng
- Vai trò người phân bố lực lượng
+Chịu trách nhiệm đối với việc phân bổ tất cả các nguồn lực của tổ chức – trong thực tế, đưa
ra hoặc phê chuẩn tất cả các quyết định quan trọng của tổ chức
+ Lập kế hoạch; ra quyết định uỷ quyền; tiến hành tất cả các hoạt động liên
quan đến việc phân bổ ngân sách và tổ chức công việc của cấp dưới - Vai
trò người thương lượng
+Chịu trách nhiệm đại diện cho tổ chức trong các cuộc thương lượng quan trọng
+Tham gia vào các cuộc thương lượng về thoả ước lao động b.
Nhóm vai trò quan hệ con người lOMoAR cPSD| 61570461
- Vai trò đại diện: Là người đứng đầu 1 đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt
động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức
- Vai trò lãnh đạo:
+ Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền.
+ Tuyển dụng, đào tạo, khích lệ và kỷ luật nhân viên.
- Vai trò liên kết:
+ Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn
thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
+ Mintzberg mô tả hoạt động này như là sự tiếp xúc với các nguồn thông tin bên
ngoài. Các nguồn thông tin này có thể là cá nhân, tập thể không thuộc đơn vị của
nhà quản trị và có thể là bên trong hay bên ngoài tổ chức. c. Nhóm vai trò thông
tin - Người phát ngôn:
Nhà quản lý có trách nhiệm thu thập các loại thông tin đặc biệt (phần lớn là cập
nhật) để nâng cao sự hiểu biết, thấu đáo liên
quan đến tổ chức và môi trường; đóng vai trò là đầu mối thông tin bên trong
và bên ngoài của tổ chức,
qua đó phân tích được những cơ hội và thách thức của tổ chức
- Người truyền đạt thông tin: Truyền đạt thông tin nhận được từ bên
ngoài tổ chức hoặc từ nhân viên cấp dưới đến các thành viên của tổ chức; một số thông
tin trực tiếp mô tả thực tế cần được diễn giải và kết hợp của các tuyên bố giá trị
khác nhau và của những bên có ảnh hưởng tới tổ chức
- Người thu thập thông tin: Cung cấp thông tin
cho người bên ngoài tổ chức và kế hoạch, chính sách, hành động và kết quả của
tổ chức; đón vai các chuyên gia về ngành mà doanh nghiệp hoạt động
III. Tổ chức 1. Khái niệm tổ chức
- Tổ chức là sự sắp xếp có chủ ý về con người nhằm đạt được mục tiêu chung
2. Đặc điểm tổ chức - Tổ chức có mục tiêu
- Tổ chức gồm những con người
- Tổ chức có cơ cấu nhất định3. Phân loại doanh nghiệp
- Dựa vào mục tiêu hoạt động
- Dựa vào phạm vi hoạt động
- Dựa vào quy mô doanh nghiệp lOMoAR cPSD| 61570461
4. Tổ chức là hệ thống mở
Hệ thống là một nhóm những phần tử có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau, được
sắp xếp sao cho các phần tử tạo nên một chỉnh thể duy nhất. Hệ thống bao gồm 2
loại: Hệ thống đóng và hệ thống mở. Hệ thống đóng là hệ thống không bị ảnh
hưởng và không có tương tác với môi trường bên ngoài. Ngược lại hệ thống mở
tương tác với môi trường bên ngoài. Hệ thống mở được thể hiện qua sơ đồ trên.
Ex: Chứng minh Bách Khoa là 1 hệ thống mở
Từ sơ đồ trên ta thấy sự tương tác qua lại giữa các yếu tố bên trong và bên ngoài
tổ chức BK  BK là 1 hệ thống mở 5. Môi trường
* Khái quát về môi trường
- Điều kiện, hoàn cảnh hoạt động của 1 tổ chức: Bao gồm các yếu tố và tác độngtừ
bên ngoài, có ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức
- Môi trường bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài tổ chức
(Môn học này chỉ nghiên cứu môi trường bên ngoài tổ chức) - Môi trường bên ngoài + MT chung + MT riêng
- MT bên trong (k học) * Môi trường riêng - Khách hàng:
+ Người tiêu dùng hoặc nhóm các cá nhân và tổ chức mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp lOMoAR cPSD| 61570461
+ Khách hàng = Người tiêu dùng?? Khác nhau - Nhà cung cấp - Đối thủ cạnh tranh
+ Các bên cung cấp hàng hoá/ dịch vụ tương tự
+ Cạnh tranh trực tiếp + cạnh tranh gián tiếp
+ Các bên hữu quan: Stake holders
- Nhóm có ảnh hưởng: bao gồm các cá nhân và tổ chức có mối quan tâm đặc biệt
mong muốn gây ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức
- Nhà quản lý: Các cơ quan và người đại diện quản lý ở cấp cơ sở, nhà nước thực
thi luật pháp và quy định ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp * Môi trường chung
1. Yếu tố chính trị
- Thể chế chính trị và mức độ ổn định
- Mối quan hệ về chính trị với các quốc gia và các tổ chức trên thế giới 2. Yếu tố pháp luật
- Hệ thống văn bản pháp lý - Hệ thống toà án
3. Yếu tố văn hoá xã hội
- Điều kiện nhân khẩu: tuổi, sức khoẻ, dâm trí, học vấn...
- Truyền thống, tập quán, giá trị đạo đức
4. Yếu tố khoa học kỹ thuật
- Trình độ phát triển khoa học kỹ thuật
- Khả năng thay thế, đổi mới công nghệ - Đầu tư cho R&D
- Mối quan hệ giữa các ngành với các cơ sở nghiên cứu 5. Yếu tố kinh tế
- Thu nhập bình quân đầu người - Lạm phát - Lãi suất ngân hàng - Tỷ giá hối đoái 6. Yếu tố môi trường - Điều kiện tự nhiên - Bảo vệ môi trường
Chương 2: Chức năng lập kế hoạch
I. Khái quát về lập kế hoạch 1. Khái niệm:
- Khái niệm: Lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược
và đề ra các phương pháp để đạt được mục tiêu
- Mục tiêu: kết quả người quản lý mong muốn tổ chức đạt được sau khi thực hiện kế hoạch
- Chiến lược: nguyên cứu và phát triển sản phẩm mới
- Phương án hành động: (R&D, M&A) merge and aquisition mua lại và hành động lOMoAR cPSD| 61570461
- Có 2 loại kế hoạch: Kế hoạch chính thức và không chính thức (normal và innormal)
2. Vai trò của lập kế hoạch
- Phát triển có định hướng
- Tối ưu hoá trong sử dụng nguồn lực
- Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể
- Thích nghi với biến động của môi trường - Căn cứ để kiểm tra
3. Phân loại kế hoạch
- Mức độ ảnh hưởng trong tổ chức: kế hoạch chiến lược (bản kế hoạch dài hạn),
kế hoạch tác nghiệp (bản kế hoạch ngắn hạn)
- Thời gian thực hiện: kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn
- Mức độ chi tiết: kế hoạch định hướng, kế hoạch cụ thể
- Mức độ sử dụng: kế hoạch 1 lần, kế hoạch hiện hành
II. Sơ đồ tháp kế hoạch 1. Mục tiêu - Nhiệm vụ tổng quát: +Sứ mệnh +Tầm nhìn
- Mục tiêu: Kết quả mong muốn đạt được sau khi thực hiện kế hoạch + Theo thời gian
+ Theo mục tiêu bộ phận, cụ thể (các cấp quản lý)
2. Căn cứ lập kế hoạch
- Dựa vào năng lực của tổ chức
- Dựa vào môi trường hoạt động của tổ chức
3. Sơ đồ tháp kế hoạch: (thi) 7 loại kế hoạch được chia thành 2 loại kế hoạch
lớn: KH chiến lược, KH tác nghiệp
- Kế hoạch tác nghiệp: KH tổng quát, KH mục tiêu, KH chiến lược - Kế hoạch tác nghiệp:
+Kế hoạch hiện hành: đang được tiếp diễn, tiết kiệm thời gian xử lý những sự việc
xảy ra và lặp đi lặp lại
+Kế hoạch sử dụng 1 lần: giải quyết những kế hoạch chỉ xảy ra 1 lần duy nhất KH chiến lược KH tác nghiệp
do quản trị cấp cao đề ra và ảnh
chỉ ảnh hưởng 1 phần nhất định trong
hưởng đến toàn bộ tổ chức tổ chức lOMoAR cPSD| 61570461
*Phải nhớ sơ đồ tháp kế hoạch và phân loại kế hoạch
4. Yêu cầu về mục tiêu: tiêu chí (SMART) + Specific - Cụ thể
+ Measurable - Đo lường được (kết quả đó phải đo lường được, lượng hoá được,
được thể hiện bằng con số)
+ Achievable - Có thể đạt được (dựa vào năng lực của tổ chức và những gì doanh
nghiệp thực hiện được trước đó) + Realistic - Thực tiễn
+ Time-bound - Có thời hạn xác định
5. Các bước xác định mục tiêu - Xem xét lại sứ mệnh
- Xem xét nguồn lực của tổ chức
- Xác định mục tiêu theo tiêu chí SMART
- Ghi chép thành văn bản và chia sẻ trong tổ chức
- Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu
6. Phương pháp Management by Objectives (MBO)
- MBO: quản trị bằng mục tiêu Management by Objectives: là một phương pháp
trong đó người quản lý và nhân viên xác định mục tiêu cho từng phòng, từng dự
án, từng người và dùng các mục tiêu này để giám sát kết quả làm việc sau này của họ Ưu điểm: Nhược điểm: lOMoAR cPSD| 61570461
- Quy trình quản lý chiến lược
- Lợi thế cạnh tranh: Một hoặc 1 nhóm các đặc điểm cho phép doanh nghiệp hoạt
động tốt hơn đối thủ cạnh tranh
- Duy trì lợi thế cạnh tranh
- Căn cứ xây dựng chiến lược: mô hình SWOT (thi) Nội bộ Bên ngoài ĐIỂM MẠNH CƠ HỘI
Những hoạt động công ty có khả năng Những yếu tố của môi trường bên làm
tốt, hoặc là những nguồn lực quý
ngoài có tác động tích cực đến hoạt hiếm
(duy nhất) mà công ty sở hữu động của tổ chức ĐIỂM YẾU THÁCH THỨC
Những hoạt động công ty làm không Những yếu tố của môi trường bên
tốt hoặc những nguồn lực cần thiết mà ngoài có tác động tiêu cực đến hoạt công ty lại không có động của tổ chức
Mô hình chiến lược Michael Porter
- Ưu điểm: có khả năng bán được nhiều hàng hơn so với đối thủ cạnh tranh -
Nhược điểm: Nếu quản lý chi phí không tốt và không tiếp tục cạnh tranh được
về giá so với đối thủ thì sẽ mất khách hàng, mất thị trường lOMoAR cPSD| 61570461
- chiến lược dẫn đầu chi phí
- chiến lược khác biệt hoá
-> tác động toàn bộ thị trường -
chiến lược tập trung dẫn đầu chi phí (chỉ đánh vào 1 nhóm khách hàng nhất
định, đưa ra sp cạnh tranh về giá với đối thủ, quản lý sp hiệu quả so với đối thủ cạnh tranh) -
chiến lược tập trung khác biệt hoá (chỉ tập trung vào thị trường ngách, và
cố gắng tạo ra 1 sản phẩm khác biệt cho đối tượng ở thị trường ngách đó)
-> tác động quy mô hẹp III.
Trình tự lập kế hoạch
1. Nhận thức cơ hội:
- Dựa vào nhu cầu của thị trường
- Yếu tố công nghệ (xu hướng công nghệ)
- Sàn lọc cơ hội kinh doanh (kinh nghiệm, ý kiến của chuyên gia, thực nghiệm) -
Trả lời 1 số câu hỏi: có hợp pháp không, đối tượng kinh doanh có được pháp
luật cho phép không, cách thức kinh doanh có được pháp luật cho phép không;
nhu cầu có đủ lớn? Quy mô như thế nào?
2. Thiết lập mục tiêu - Phân loại mục tiêu
+theo thời gian: mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn
+phân loại theo bộ phận, tổng thể
- Cây mục tiêu: sự phù hợp của các cấp mục tiêu
3. Xây dựng căn cứ lập kế hoạch
- Dựa vào năng lực của tổ chức
- Dựa vào môi trường hoạt động của tổ chức
((Hoạch định là lập kế hoạch))
4. Xác định các tiền đề hoạch định 5. Đánh giá các phương án 6. Lựa chọn
phương án tối ưu 7. Xây dựng kế hoạch phụ trợ 8. Hoạch định ngân quỹ
Chương 3: Chức năng tổ chức I.
Tổng quan về chức năng tổ chức
- Chức năng tổ chức là việc xây dựng và duy trì hoạt động của 1 cơ cấu, chỉ rõ
vai trò, nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân nhằm tạo ra môi trường thực hiện kế hoạch tốt nhất II. Tổ chức cơ cấu
- Tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý: Phân chia đối tượng quản lý thành các bộ phận
chuyên môn hóa và sắp xếp bộ phận đó vào các cấp quản lý để tạo ra môi trường phối hợp lOMoAR cPSD| 61570461 + Chuyên môn hóa + Hình thành bộ phận + Tầm mức quản lý
- Nguyên tắc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức:
+ Xây dựng bộ máy mang tính tối ưu + Mang tính linh hoạt
+ Mang tính kinh tế (chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức thấp nhất)
+ Đảm bảo độ tin cậy 1. Chuyên môn hóa:
- Là phân chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ và mỗi nhiệm vụ do 1 người thực hiện
+ Ưu điểm: năng suất lao động tăng
+ Nhược điểm: khi chuyên môn hóa lao động quá cao, khi làm đi làm lại thì người
nhân viên mất động lực làm việc khiến năng suất lao động giảm
 Phụ thuộc vào tính chất công việc sẽ có cách để động viên nhân viên khác nhau
2. Tầm mức quản lý
- So sánh tầm mức quản lý Doanh nghiệp có tầm Doanh nghiệp có tầm mức quản lý hẹp mức quản lý rộng Ưu điểm - Hiệu quả lao động - Chi phí quản lý cao (người quản lý sát doanh nghiệp ít
hơn sao với người nhân - Thông tin được viên) truyền đạt nhanh hơn Nhược điểm - Chi phí quản lý + Năng lực của người
doanh nghiệp tốn kém quản lý và người nhân
- Thông tin truyền đạt chậm và dễ sai sót  Tầm viên và chính xác hơn
mức quản lý rộng hay hẹp dựa vào: - Không thể sát sao trong công tác quản lý  Hiệu quả lao động giảm
+ Dựa vào nội dung tương đồng trong công việc của mỗi người nhân viên phải làm
+ Dựa vào khoảng cách địa lý và người nhân viên
+ Dựa vào văn hóa của doanh nghiệp lOMoAR cPSD| 61570461
VD: Vì sao các doanh nghiệp hiện nay có xu hướng mở rộng tầm mức quản
lý? Vì họ luôn muốn tăng lợi nhuận (tăng doanh thu), giảm chi phí  tăng
năng lực của nhân viên để giảm số lượng người quản lý và giúp thông tin liên
lạc trong tổ chức được nhanh hơn
3. Hình thành bộ phận
- Phân chia tổ chức thành các bộ phận theo: ◼ Chức năng ◼ Sản phẩm ◼ Địa lý ◼ Quá trình ◼ Khách hàng
4. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Thi: phải biết vẽ sơ đồ,
nhớ nguyên tắc, ưu nhược và áp dụng nó ntn)
a. Cơ cấu (sơ đồ) kiểu trực tuyến
- Nguyên tắc: Mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên - Ưu điểm:
+Đạt sự thống nhất trong mệnh lệnh
+Nếu có sai lầm thì quy trách nhiệm dễ dàng - Nhược điểm
+ Tập trung gánh nặng và nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp cao phải hiểu biết
sâu rộng về nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau
+ Khi quy mô doanh nghiệp tăng, người quản lý khó có thể hỗ trợ nhân viên kịp
thời  giảm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên
- Ứng dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản và số lượng sản phẩm ít lOMoAR cPSD| 61570461
b. Sơ đồ theo kiểu chức năng
- Nguyên tắc: Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao, người ta tổ
chức ra các bộ phận chức năng (phòng chức năng). Các bộ phận này sẽ trực
tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc trong phạm vi chuyên môn của mình
- Ưu điểm: Do có sự chuyên môn hóa trong quản lý nên chất lượng mỗi loại
quyết định có thể tăng lên - Nhược điểm:
+ Do mỗi người quản lý cấp dưới phải nhận mệnh lệnh từ nhiều cấp trên nên có
thể có sự không thống nhất giữa các quyết định
+ Các bộ phận chức năng có thể đùn đầy trách nhiệm cho nhau, khó quy trách nhiệm
- Ứng dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có mức độ chuyên môn hóa cao
 Sơ đồ tổ chức này phù hợp với loại hình tổ chức có chuyên môn hóa cao c.
Sơ đồ trực tuyến chức năng - Nguyên tắc:
+ Kết hợp 2 loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng để tận dụng những ưu
điểm của 2 cơ cấu đó
+ Vẫn tổ chức các bộ phận chức năng nhưng những bộ phận này không trực tiếp
ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu
cho nhà quản lý cấp cao trong quá trình chuẩn bị ban hành và thực hiện các quyết
định thuộc phạm vi chuyên môn của mình - Ưu điểm:
+ Tính thống nhất trong mệnh lệnh
+ Đảm bảo chất lượng của các quyết định quản lý lOMoAR cPSD| 61570461
+ Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao
+ Quy trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm
- Ứng dụng: Được áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay
d. Sơ đồ kiểu ma trận - Nguyên tắc:
+ Với doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều nhánh khác nhau hoặc nhiều thành viên
+ Các Bộ phận kiểm soát thực hiện chức năng về công việc, chuyên môn, dự án;
các phòng ban chức năng kiểm soát về mặt hành chính, tổ chức Một nhân viên
vào các thời điểm khác nhau có thể làm những nhiệm vụ khác nhau  nhân lực
được lưu chuyển linh hoạt và sử sụng 1 cách triệt để
- Ưu điểm: Làm nội dung công việc của người nhân viên phong phú đa dạng,
bớt sự nhàn chán cho nhân viên, giúp nhân viên tích lũy được nhiều
kinh nghiệm  Làm nhân viên gắn bó với tổ chức - Nhược điểm:
+ Làm người nhân viên có thể lúng túng trong công việc (do có 2 mệnh lệnh từ 2
người quản lý) do không biết nhận mệnh lệnh nào trước
+ Chi phí sơ đồ ma trận cao (mất thời gian phối hợp, họp hành, ra ý kiến chung
 thời gian không tạo ra được sản phẩm dịch vụ)
Ví dụ: Sơ đồ trên là sơ đồ kiểu trực tuyến lOMoAR cPSD| 61570461 III.
Tổ chức quá trình quản lý 1. Chuỗi mệnh lệnh
Tuyến quyền hạn từ cấp quản lý cao nhất đến cấp quản lý thấp nhất, nêu rõ người
báo cáo và người được báo cáo
◼ Quyền hạn ◼ Trách nhiệm ◼ Thống nhất mệnh lệnh 2. Chính thức hóa
Mức độ tiêu chuẩn hóa công việc và mức độ ảnh hưởng của nguyên tắc và quy
trình đến hành vi nhân viên trong tổ chức
3. Tập quyền, phân quyền và ủy quyền a. Tập quyền
- Tập quyền: mức độ tập trung quá trình ra quyết định tại những cấp quản lý cao hơn trong tổ chức
- Ưu điểm: Tạo sự thống nhất trong tổ chức
- Nhược điểm: Chất lượng của quyết định thấp hơn để nhân viên và người quản
lý cấp thấp nhất thậm chí còn tốt hơn những người quản lý cấp cao b. Phân quyền
- Phân quyền: mức độ tham gia vào quá trình ra quyết định tại những cấp quản lý
thấp hơn trong tổ chức - Ưu điểm:
+ Giảm gánh nặng công việc cho người quản lý cấp cao
+ Chấp lượng của quyết đinh tốt hơn và tốc độ ra quyết định nhanh chóng hơn lOMoAR cPSD| 61570461
+ Là quá trình để nhân viên và nhà quản lý được đào tạo về ra quyết định và chịu trách nhiệm của mình
- Nhược điểm: Tạo sự không thống nhất trong quyết định của tổ chức
* Ảnh hưởng về mức độ ảnh hưởng về phân quyền và tập quyền tới tổ chức: ảnh
hưởng tới năng lực của người quản lý và người nhân viên
c. Ủy quyền (Sự giao phó quyền lực trong quản lý doanh nghiệp)
- Ủy quyền: Phân quyền ở cấp độ cao, theo đó, cấp trên cho phép cấp dưới toàn
quyền hành động nhằm đạt được mục tiêu - Nguyên tắc:
+Giao quyền theo kết quả mong muốn
+Ủy quyền theo chức năng
+Ủy quyền theo nguyên tắc bậc thang
+Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
+Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ
- Trình tự thực hiện ủy quyền
+ Xác định mục tiêu cần đạt được
+ Chọn người phù hợp với việc thực hiện mục tiêu đó để ủy quyền
+ Giao nhiệm vụ, quyền hạn cùng các điều kiện vật chất để có thể thực hiện được nhiệm vụ
+ Yêu cầu người được ủy quyền sẽ cam kết hoàn thành công việc, đảm bảo mối
liên hệ giữa công việc đó với công việc khác
- 1 số lưu ý khi ủy quyền
+ Nên ủy quyền bằng văn bản để cấp dưới hiểu rõ những nhiệm vụ mà mình cần
thực hiện, những quyền hạn mà mình có thể sử dụng và văn bản ủy quyền sẽ là
cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm trong ủy quyền
+ Khi thực hiện sự ủy quyền thì cấp trên phải tin tưởng vào cấp dưới và tạo điều
kiện để cấp dưới có thể suy nghĩ và hành động theo ý kiến riêng của mình. Đồng
thời cấp trên cũng phải thông cảm và cho phép cấp dưới phạm sai lầm trong 1
phạm vi nào đó và coi đó là chi phí đào tạo cấp dưới
+ Cần thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả của sự ủy quyền. Không
có sự ủy quyền vĩnh viễn. nếu sự ủy quyền không có hiệu quả thì cấp trên phải
thu hồi quyền lực đã giao lOMoAR cPSD| 61570461 IV. Quản lý nhân sự
1. Khái niệm: Quá trình đảm bảo nhân sự về chất lượng và số lượng, đúng thời
gian và địa điểm cần thiết 2. Vai trò
◼ Nguồn lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất
◼ Tài sản quan trọng nhất
◼ Giúp tăng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3.
Quá trình quản lý nguồn nhân lực
4. Quy trình tổ chức nhân sự
Ex: Khi tuyển dụng những nhà quản lý cấp cao thì nên tuyển dụng từ nội bộ hay bên ngoài tổ chức?
*Khi nào áp dụng tuyển dụng nội bộ: Có thể kiểm chứng năng lực của ứng viên,
hiểu vắn hóa tổ chức đó nên dễ dàng thích nghi với doanh nghiệp đó
- Có những nhân sự có năng lực
- Có kế hoạch chuẩn bị và đào tạo những nahf quản lý cấp cao*Khi áp dụng
tuyển dụng nguồn bên ngoài: lOMoAR cPSD| 61570461
Chương 4: Chức năng lãnh đạo
I. Tổng quan về chức năng lãnh đạo
- Khái niệm: Lãnh đạo là quá trình người quản lý tác động lên các bộ phận, các
cá nhân sao cho phát huy được sự nhiệt tình, chủ động sáng tạo của các cá
nhân nhằm hướng tới thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã đặt ra. (Lãnh đạo là
người truyền cảm hứng cho nhân viên)
- Tổ chức với hình ảnh 1 tảng băng
+ Yếu tố hữu hình (có thể đọc được, diễn giải dưới dạng văn bản, có thể trao đổi
được, diễn đạt, vẽ ra): Chiến lược; mục tiêu; chính sách, quy trình; cơ cấu; công
nghệ; quyền hạn; chuỗi mệnh lệnh)
+ Yếu tố vô hình (thái độ, nhận thức, giao tiếp qua ánh mắt, thái độ, body
language): thái độ; nhận thức; giao tiếp không chính thức); mâu thuẫn giữa cá nhân và nhóm
II. Yếu tố con người trong tổ chức -
Yếu tố con người trong tổ chức: lOMoAR cPSD| 61570461 0 + Thái độ
+ Nhận thức của con người: quá trình các cá nhân gán ý nghĩa cho môi trường
cách tổ chức và giải thích ấn tượng cảm giác của cá nhân đó + Năng lực và kỹ năng
 Ảnh hướng tới năng suất lao động, hiệu quả công việc và tính sáng tạo -
Phân biệt người quản lý và người lãnh đạo Người lãnh đạo Người quản lý
Khả năng gây ảnh Không chỉ hạn chế bởi Có khả năng gây ảnh hưởng đến những người chức danh (Khả năng
hưởng đến những người khác
gây ảnh hưởng tới người khác
khác dù không do chức danh mà do uy tín cá nhân)
Chức danh chính thức Có thể có hoặc không Có
do tổ chức trao cho người quản lý
III. Một số lý thuyết về động viên (khả năng thi cuối kỳ vào 2 thuyết đầu cao) lOMoAR cPSD| 61570461
*Lý thuyết về động viên
- 3 yếu tố về nhu cầu của con người: Sự mong muốn, Tính hiện thực, môi trường xung quanh
 Quá trình tạo ra động lực và dẫn đến hành động của nhân viên: Xuất phát từ
nhu cầu, nhu lớn tạo ra bức xúc, bức xúc đủ lớn dẫn tới động cơ  hành vi tìm
kiếm (mong muốn hành vi làm việc của nhân viên với hiệu quả hiệu suất cao)
hành động để có phần thưởng xứng đáng *Động cơ:
- Động cơ: những nhân tố kích thích người nhân viên nỗ lực làm việc
- Tạo động lực: quá trình thúc đẩy, định hướng và duy trì nỗ lực nhằm đạt được mục tiêu
- Nỗ lực cao  Kết quả làm việc tốt?
*Phần thưởng bên trong – phần thưởng bên ngoài
- Phần thưởng bên trong: tự có cảm giác hài lòng
- Phần thưởng bên ngoài: cảm giác hài lòng nhờ người khác đem lại
+ Phần thưởng vật chất
+ Phần thưởng phi vật chất
*Lý thuyết tạo động lực làm việc
- Nhóm lý thuyết về nội dung tạo động lực
+ Tháp nhu cầu Abraham Maslow
+ Thuyết hai yếu tố cảu Herzberg
+ Thuyết 3 nhu cầu của David Mc Clelland
- Nhóm lý thuyết về quá trình tạo động lực
+ Thuyết xác định mục tiêu