Phân tích công việc là gì? Để làm gì? Các bước phân tích công việc

Phân tích công việc là gì? Để làm gì? Các bước phân tích công việc
1. Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc (tiếng Anh: Job Analysis) là việc đầu tiên mà nhà tuyển
dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vậy phân tích công việc là
gì? Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao
động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số
người lao động. Do đó, phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập
các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng, nghiên
cứu nội dung liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức, từ đó xác
định định quyền hạn, trách nhiệm, các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để
phục vụ cho yêu cầu công việc; đồng thời làm cơ sở xác định cho việc quản
trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Phân tích công việc cần trả lời được 6 câu hỏi sau:
(1) Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì?
(2) Tai sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?
(3) Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?
(4) Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?
(5) Khi nào thì các nhiệm vụ đó hoàn thành?
(6) Người lao động cần có những yêu cầu thể lực và trí lực gì để hoàn thành công việc đó?
2. Mục đích và ý nghĩa của phân tích công việc
- Đối với người quản trị và người tuyển dụng:
Phân tích công việc giúp người quản trị và người tuyển dụng nắm rõ được nội
dung công việc là gì và công việc đó được làm như thế nào; từ đó nâng cao
trình độ cho người quản trị và người tuyển dụng bởi họ cần có sự nghiên cứu,
tìm hiểu một cách cụ thể về công việc đó. Điều này cũng giúp dẫn đến các
quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao, đề bạt,.. được rõ ràng, mạch
lạc chứ không mập mờ, thiếu nhất quán.
Cùng với đó, phân tích công việc giúp người quản trị và người tuyển dụng dễ
dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc
thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó, đưa ra các
phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen
thưởng phù hợp khi người lao động hoàn thành tốt công việc. Từ đó xác định
điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức
lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện
công việc; xác định mối tương quan giữa công việc này với công việc khác,
tạo ra cơ sở để người quản trị và nhân viên có thể hiểu nhau hơn; định
hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn
thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhân sự;
xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ
nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhân sự.
- Đối với người lao động:
Phân tích công việc sẽ giúp người lao động nắm rõ nội dung công việc cần
làm, xác định chính xác nhiệm vụ và phần việc mà bản thân phải chịu trách
nhiệm; từ đó biết được mức độ khả năng phù hợp của bản thân đối với công
việc để ứng tuyển, đề xuất mức lương và chế độ tương đương với năng lực
để quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả; làm việc với
đồng nghiệp và cấp trên sẽ có sự phối hợp và thống nhất.
3. Thông tin để thực hiện phân tích công việc
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên
cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc,
hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
- Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên
thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến
thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
- Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại
của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc
- Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn,
định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công
việc… Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên
quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện
vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế
độ lương bổng, quần áo đồng phục…
4. Trình tự thực hiện phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin. Tùy theo yêu cầu
mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, dạng hoạt động và
khả năng tài chính, ta có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp
thu thập thông tin như: quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản
về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của công ty, phòng ban, phân
xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 4: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin
Bước 5: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích
công việc như xXây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc,
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và ứng dụng các bản trên vào hoạt động
quản trị nhân lực như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo...
5. So sánh phân tích công việc và mô tả công việc Điểm so
Phân tích công việc (Job Analysis)
Mô tả công việc (Job Description) sánh
Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một
cách có hệ thống các thông tin quan trọng, nghiên
cứu nội dung liên quan đến một công việc cụ thể Là một bản liệt kê bao gồm các nội dung chính
Khái trong tổ chức, từ đó xác định định quyền hạn, trách về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà người
niệm nhiệm, các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để phục lao động phải thực hiện khi đảm nhận một công việc cụ thể.
vụ cho yêu cầu công việc; đồng thời làm cơ sở xác
định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công
việc một cách tốt nhất. Bản
Phân tích công việc bao gồm hai thành phần là đặc Mô tả công việc là một phần của phân tích công chất
điểm công việc và mô tả công việc. việc
Bản mô tả sẽ có các thông tin như vị trí công
việc, chức danh, nhiệm vụ công việc phải thực Nội
Xác định rõ nhu cầu cụ thể của từng công việc và
dung những kỹ năng mà người lao động cần phải đáp hiện, mức độ quyền hạn được giao, trình độ, kỹ
chính ứng để có thể thực hiện các công việc một cách năng cần có để phân biệt các công việc khác
hiệu quả và năng suất nhất.
nhau trong cùng một công ty, môi trường làm
việc và các điều kiện thực hiện công việc. Mục đích
Làm rõ bản chất của từng công việc
Phân biệt các công việc khác nhau trong cùng chính một công ty
Document Outline

• Phân tích công việc là gì? Để làm gì? Các bước phâ
  • 1. Phân tích công việc là gì?
  • 2. Mục đích và ý nghĩa của phân tích công việc
  • 3. Thông tin để thực hiện phân tích công việc
  • 4. Trình tự thực hiện phân tích công việc
  • 5. So sánh phân tích công việc và mô tả công việc