QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
Chương 8: Phương pháp 6 sigma
I. Giới thiệu về phương pháp quản lý 6 sigma: 1. Khái niệm:
6 Sigma (hay Six Sigma) là một tiêu chuẩn đo lường chất lượng và hiệu
suất trong quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất. Trong đó,
sigma (o) là một ký hiệu trong lý thuyết thống kê, chỉ độ lệch chuẩn của
một tập hợp. Sigma trong trường hợp này được sử dụng làm thước đo mức
độ biển động, sai lệch của một quy trình, sản phẩm so với tiêu chuẩn đặt ra ban đầu.
2 . Sự hình thành và phát triển của 6 sigma: - L
ịch sử ra đời của Six Sigma thường được biết đến từ các công ty lớn
như Toyota và Motorola, nhưng phương pháp này thực sự đã có từ thế kỷ 19.
Chương trình chất lượng và phương pháp cải tiến quy trình liên tục đều
mong muốn đạt được các mục tiêu như giảm lỗi và khiếm khuyết, giúp các
quy trình hiệu quả hơn, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng lợi
nhuận. Nhưng các chương trình chất lượng tập trung vào việc đạt được
một mục tiêu cụ thể. Chương trình sẽ liên tục hoạt động và hướng tới một
mục tiêu hoặc khi đạt được mục tiêu thì nó sẽ bắt đầu lại với mục tiêu mới.
-Six Sigma luôn hướng tới cải tiến chất lượng liên tục nhằm tối ưu hóa
hiệu suất của một tổ chức từ trong ra ngoài. Six Sigma, cho phép tổ chức
thực hiện những cải tiến nhỏ và sâu rộng, ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu
quả và chi phí. Six Sigma hướng tới các mục tiêu riêng lẻ liên quan đến
từng dự án, tạo ra các biện pháp bảo vệ và chiến thuật để ngay cả sau khi
dự án được hoàn thành, thì biện pháp kiểm soát được đưa ra để đảm bảo
tiến trình vẫn được suy trì và không thể trở lại con đường cũ.
3. Tác dụng của 6 sigma:
Tác dụng của việc áp dụng pp tổ chức 6sigma : - Xá
c định và đánh giá mức độ dao động trong các qui trình sản xuất, tìm
nguyên nhân của vấn đề, cải tiến qui trình để loại những dao động. - Gi
ảm chi phí sản xuất và chi phí quản lý. Nhờ giảm tỷ lệ khuyết tật, tổ
chức có thể loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu, nhân công, thời
gian kiểm tra, tái chế. Từ đó giảm được giá thành, tăng lợi nhuận.
- Gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Với việc giảm tỷ lệ phế phẩm, rút
ngắn thời gian sản xuất, tổ chức có thể cung cấp đúng hẹn những sản phẩm
đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khách hàng, gia tăng sự hài lòng của
khách hàng, duy trì được đơn hàng.
Mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, phát triển thêm những sản phẩm mới.
-Thay đổi văn hóa của tổ chức. Hình thành thái độ tích cực, chủ động
trong việc phòng ngừa khả năng xuất hiện sai hỏng hơn là chờ đợi, đối phó khi nó xảy ra.
4. Các chủ đề chủ yếu của 6 sigma
-Tập trung vào những yêu cầu của khách hàng.
-Sử dụng các phương pháp đo lường và thống kê để xác định và đánh giá
mức dao động trong quy trình sản xuất.
-Xác định căn nguyên của vấn đề.
-Nhấn mạnh việc cải tiến quy trình để loại trừ dao động trong quy trình
sản xuất giúp giảm thiểu lỗi. Qu -
ản lý chủ động đầy trách nhiệm trong việc tập trung ngăn ngừa sai
sót, cải tiến liên tục không ngừng vươn tới sự hoàn hảo.
- Phối hợp liên chức năng trong cùng 1 tổ chức. -T
hiết lập những mục tiêu rất cao.
5.Mô hình tổ chức 6 sigma: Mô hình 6 sigma :
Quán quân (Champion): là người phác thảo ra các dự án, hỗ trợ các đội
thực hiện dự án 6 sigma triển khai hoạt động trong thực tế. Quán quân giữ
vai trò quan trọng cho sự thành công của các dự án và thường đảm nhận các công việc như sau:
Đảm bảo các nguồn lực thích hợp được cấp cho các dự án.
Đích thân xem xét tiến trình phát triển của các dự án.
• Nhận dạng và giúp các đội vượt qua trở ngại, khó khăn.
• Đánh giá và chấp thuận các kết quả, sản phẩm.
• Chưởng môn đai đen (Master black belt): là chuyên gia trong tổ chức 6
sigma, đảm nhận công việc toàn thời gian của nhóm dự án. Những người
này rất thành thạo việc áp dụng phương pháp luận 6 sigma để đạt kết quả
kinh doanh rõ ràng. Chưởng môn đai đen thường đảm nhận các công việc như sau:
• Chịu trách nhiệm về một hoặc nhiều mặt kỹ thuật trong dự án 6 sigma
(phân tích thống kê nâng cao, quản trị dự án, đào tạo,...).
Nhận biết các cơ hội có thể tạo động lực cho việc áp dụng 6 sigma trong tổ chức.
Đào tạo đai đen và đai xanh
Cố vấn và tư vấn trực tiếp cho đai đen giải quyết các sự cố, khó khăn trong
quá trình thực hiện dự án.
Là thành viên của ban chứng nhận đai đen và đai xanh.
. Đai đen (Black belt): là chuyên gia kỹ thuật, đảm nhận công việc bán thời
gian của nhóm dự án. Đai đen thường đảm nhận các công việc như sau:
Lãnh đạo các dự án cải tiến 6 sigma.
. Thực hiện thành công các dự án có tác động quan trọng và đem lại kết
quả rõ ràng cho tổ chức.
Thể hiện sự thành thạo kiến thức thông qua việc đạt được các dự án thực tế.
Cố vấn các dự án cải tiến trong quá trình thực hiện, triển khai.
Huấn luyện, cố vấn cho đai xanh.
Giới thiệu để chứng nhận cho các đai xanh.
Đai xanh (Green belt): là thành viên của đội dự án, đảm nhận công việc
bán thời gian trong các dự án cải tiến. Đai xanh thường đảm nhân các công việc như sau:
Đề nghị hoặc gợi ý các dự án 6 sigma.
Tham gia vào các dự án 6 sigma.
Liên hệ chặt chẽ với các trưởng nhóm dự án khác để có thể sử dụng các
kết quả phân tích số liệu chính thức vào dự án.
Đào tạo đội dự án ở đơn vị nhỏ hơn, chia sẻ kiến thức
6. Lợi ích của phương pháp 6 Sigma:
-Giúp giảm chi phí sản xuất: Với tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể, doanh
nghiệp có thể loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu và việc sử dụng
nhân cộng kém hiệu quả liên quan đến khuyết tật. Điều này sẽ giảm bớt
chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm, từ đó gia tăng lợi nhuận.
-Giúp giảm chi phí quản lí: Khi tỷ lệ khuyết tật giảm và sẽ không còn tái
diễn trong tương lai, doanh nghiệp sẽ dành được thời gian cho các hoạt
động mang lại giá trị cao hơn.
-Góp phần làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Thông qua việc giảm
đáng kể tỷ lệ lỗi từ công cụ 6 Sigma, doanh nghiệp sẽ luôn cung cấp đến
khách hàng những sản phẩm tốt nhất họ yêu cầu và làm tăng sự hài lòng nơi họ.
-Làm giảm thời gian chu kì: Càng mất nhiều thời gian để xử lý nguyên vật
liệu và thành phẩm trong quy trình sản xuất thì chi phí sản xuất càng cao.
Tuy nhiên, với 6 Sigma, có ít vấn đề nảy sinh hơn trong quá trình sản xuất,
có nghĩa là quy trình luôn được hoàn tất nhanh hơn, vì vậy, chi phí sản
xuất, đặc biệt là chi phí nhân công trên từng đơn vị sản phẩm làm ra sẽ thấp hơn.
-Giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn: Một vấn đề thường gặp với nhiều
doanh nghiệp sản xuất là tỷ lệ giao hàng trễ rất cao. Những dao động bất
ổn sinh ra vấn đề này có thể được loại trừ trong 6 Sigma. Do vậy, 6 Sigma
được vận dụng để giúp đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn và đều đặn
-Giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng hơn: Một công ty với sự
quan tâm cao về cải tiến quá trình và loại trừ các nguồn gốc gây khuyết tật
sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về những tác nhân tiềm tàng cho các
vấn đề khi triển khai những dự án mở rộng quy mô sản xuất. Vì vậy, các
vấn đề ít có khả năng xảy ra khi công ty mở rộng sản xuất và nếu có xảy ra
thì cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.
-Góp phần tạo nên những thay đổi tích cực trong văn hóa công ty: 6 Sigma
cũng vượt trội về yếu tố con người không kém ưu thế của nó về mặt kỹ
thuật. Nhân viên thường tự hỏi bằng cách nào để họ giải quyết những vẫn
đề khó khăn. Nhưng khi họ được trang bị những công cụ để đưa ra những
câu hỏi đúng, đo lường đúng đối tượng, liên kết một vấn đề với một giải
pháp và lên kế hoạch thực hiện thì họ có thể tìm ra những giải pháp cho
vấn đề một cách dễ dàng hơn. Vì vậy, với 6 Sigma, văn hóa tổ chức của
công ty chuyển sang hình thức tiếp cận có hệ thống trong việc giải quyết
vấn đề và một thái độ chủ động với ý thức trách nhiệm giữa các nhân viên.
II. 6 sigma và chu trình quản lí DMAIC
1. Quy trình quản lý 6 sigma
- 6 Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản
xuất nhằm giảm thiểu sự sai lệch trong sản xuất. Phương pháp này được sử
dụng để đo lường, phân tích dữ liệu về chất lượng sản phẩm và quy trình
sản xuất, từ đó xác định những nguyên nhân gây ra khuyết tật và tìm ra
giải pháp để sửa chữa chúng. Đặc trưng của 6 Sigma là độ chính xác cao,
với độ “lệch chuẩn” chỉ khoảng 3,4 lỗi trên mỗi một triệu sản phẩm.
- 6 Sigma tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình sản xuất và cải tiến liên
tục, hướng tới đạt được độ chính xác cao nhất để ngăn chặn các rủi ro xảy
ra trong quá trình, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm ngay từ đầu thay vì
tập trung xử lý những sản phẩm lỗi.
- Các tổ chức triển khai 6 sigma thường không giống nhau về phạm vi,
thời gian, lĩnh vực lựa chọn để cải tiến và kết quả đạt được cũng giống
nhau. Tuy nhiên, có một điểm chung giữa các tổ chức trong quá trình triển
khai đó là việc áp dụng phương pháp cải tiến DMAIC
VÍ DỤ VỀ 6 SIGMA TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG:
Microsoft (MSFT) là một trong những nhà sản xuất phần mềm lớn nhất
trên thế giới. Để cải thiện độ tin cậy và tính khả dụng của các mạng của
mình trên toàn thế giới, Microsoft đã triển khai phương pháp Six Sigma để
sử dụng quy trình hướng dữ liệu mạnh mẽ nhằm giúp loại bỏ mọi khiếm
khuyết trong hệ thống và trung tâm dữ liệu của họ nhằm giảm thiểu các lỗi
cơ sở hạ tầng CNTT một cách có hệ thống.
Đầu tiên, công ty đã thiết lập tiêu chuẩn cho tất cả phần cứng và phần
mềm của mình để tạo ra một phép đo cơ bản nhằm phát hiện các khuyết
tật. Microsoft đã sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ, bao gồm thu thập
dữ liệu từ các sự cố có mức độ ưu tiên cao trong quá khứ, lỗi máy chủ, đề
xuất từ các thành viên nhóm sản phẩm và khách hàng. Sử dụng dữ liệu lịch
sử, Microsoft đã thiết lập các tiêu chuẩn cơ sở để từ đó đo lường trong tương lai.
Microsoft có một lượng lớn dữ liệu được thu thập hàng ngày và hàng tuần
từ các máy chủ khác nhau, sau đó, phân tích và báo cáo dữ liệu đã xác
định được các khiếm khuyết cũng như các bước khắc phục cho từng khiếm
khuyết. Các sự cố được ưu tiên dựa trên mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng
của các khiếm khuyết đến hoạt động kinh doanh và các dịch vụ cơ bản của công ty.
Sử dụng phương pháp Six Sigma, các nhóm đã thực hiện các sáng kiến
loại bỏ các khiếm khuyết. Kết quả của Six Sigma, Microsoft đã cải thiện
tính khả dụng của các máy chủ của mình, nâng cao năng suất và tăng sự
hài lòng của khách hàng.
2. Nguyên tắc áp dụng phương pháp 6 Sigma:
-Lấy khách hàng làm trọng tâm: Tất cả sự thay đổi hay cải tiến quy trình
trong sản xuất, kinh doanh đều cần xác định theo nhu cầu, yêu cầu cũng
như sự kỳ vọng của khách hàng.
-Quản trị theo cách chủ động: Chú trọng vào việc tìm kiếm và xử lý các
khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác của quy trình. Doanh
nghiệp cần chủ động ngăn ngừa và loại bỏ các lỗi sai thay vì để cho các
khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động khắc phục, xử lý.
-Đề cao yếu tố dữ liệu và dữ kiện: Tất cả những thông tin liên quan đến
việc áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma không phải dựa trên sự phỏng đoán
một cách mơ hồ mà cần có sự đo lường chính xác.
-Cộng tác không giới hạn: Nhằm tạo ra quy trình hoàn thiện từ đầu đến
cuối, việc ứng dụng nguyên lý Six Sigma cần tuân theo nguyên tắc không
rào cản giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, thực hiện theo cả
chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
-Hướng đến mức độ hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm: Các giải
pháp cải tiến quy trình đều được phép mắc sai lầm hay gặp thất bại. Tuy
nhiên, hậu quả của chúng cần được giới hạn và doanh nghiệp có thể rút ra
bài học kinh nghiệm sau đó. 3. Chu trình DMAIC
Nội dung thực hiện 6 Sigma được khái quát trong 5 bước DMAIC. Dựa
trên các bước cơ bản này, tổ chức cần thực hiện theo 5 bước lộ trình thực hiện 6 Sigma.
Bước 1 - Giai đoạn xác định (Define): Xác định các mục tiêu của dự án
- Xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho dự án cải tiến.
Mục tiêu cần phải được đo lường bằng các chỉ số chất lượng cụ thể.
Một số chỉ số có thể được sử dụng bao gồm:
▪ Chỉ số hiệu suất quá trình (Process Performance): Đo lường
khả năng của quá trình để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đáp
ứng các yêu cầu của khách hàng.
▪ Chỉ số sai số của quá trình (Process Variation): Đo lường mức
độ dao động của quá trình sản xuất, được biểu diễn bằng độ
lệch chuẩn hoặc biến động của quá trình.
▪ Chỉ số độ tin cậy của sản phẩm (Product Reliability): Đo lường
khả năng của sản phẩm để hoạt động đúng và đáp ứng yêu cầu
của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Xác định khách hàng: Xác định ai là khách hàng cuối cùng của quy
trình cần cải thiện và tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng có thể giải
quyết thông qua 6 sigma là gì.
- Xác định dữ liệu cần thu thập: Xác định các loại dữ liệu cần thiết để
đánh giá tình trạng hiện tại của quy trình và đưa ra quyết định về các
cải tiến cần thực hiện. Thông thường, các dữ kiện liên quan tới đặc
tính chất lượng được được biểu thị dưới dạng dạng thông tin bằng số
liệu, với 2 loại phổ biến: dữ liệu về kết quả của đặc tính chất lượng và
dữ liệu về quá trình chỉ ra nguyên nhân của đặc tính chất lượng.
- Xác định phạm vi: Phân tích quy trình vận hành hiện tại để tìm ra
những “lỗ hổng” cần cải thiện, từ đây nhóm sẽ xác định được những
phạm vi cần tập trung để triển khai 6 sigma quản lý chất lượng, bao
gồm những hoạt động nào thuộc phạm vi quy trình đó và những hoạt
động nào không thuộc phạm vi.
Bước 2 - Giai đoạn đo lường (Measure): Đo lường quá trình để xác định
hiệu quả hiện tại, lượng hóa vấn đề - Lựa chọn đo cái gì;
- Tìm hiểu quá trình, xác định điểm đo;
- Dự kiến nguồn dữ liệu, phương pháp lấy dữ liệu;
- Kế hoạch thu thập và lấy mẫu; - Thu thập dữ liệu;
- Đánh giá năng lực quá trình và mức sigma hiện tại.
Bước 3 - Giai đoạn phân tích (Analyze): Phân tích và xác định nguyên
nhân gốc rễ của các vấn đề
- Phân tích dữ liệu, thiết lập mục tiêu;
- Nhận biết nguồn gây ra các dao động/sự không ổn định của quá trình; - Nghiên cứu quá trình;
- Xác định nguyên nhân gốc rễ;
- Chọn các nguyên nhân ưu tiên dựa vào mối quan hệ Y=f(x).
Bước 4 - Giai đoạn cải tiến (Improve): Cải tiến quá trình bằng cách loại
bỏ các khuyết tật và sai lỗi
- Phát triển các giải pháp tiềm năng;
- Đánh giá lợi ích và rủi ro của các giải pháp, xếp thứ tự ưu tiên;
- Thẩm định, nghiên cứu thử nghiệm;
- Đánh giá giải pháp dựa trên áp dụng thí điểm;
- Điều chỉnh, hoàn thiện, đánh giá lại giải pháp.
Bước 5 - Giai đoạn kiểm soát (Control): Kiểm soát hiệu quả quá trình trong tương lai
- Xác định và thẩm định các hệ thống giám sát và kiểm soát;
- Xây dựng các tiêu chuẩn và quy trình;
- Thực hiện kiểm soát quá trình bằng thống kê;
- Xác định năng lực quá trình;
- Chuyển giao và đào tạo cho những người trực tiếp quản lý và thực hiện quá trình;
- Đánh giá lợi ích tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận đạt được;
- Đóng dự án, xây dựng và chuẩn hóa tài liệu;
- Báo cáo Ban lãnh đạo và ghi nhận kết quả.
Thực hiện theo lộ trình này có những thuận lợi như sau: - Giú
p hiểu rõ hơn hoạt động kinh doanh thông qua hệ thống liên kết giữa
các quá trình và khách hàng; - Có
những quyết định tốt hơn và sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn để
đạt được lợi ích cao nhất cho tổ chức thông qua các cải tiến theo phương pháp 6 Sigma;
- Rút ngắn thời gian triển khai những hoạt động cải tiến nhờ có các dữ liệu
cần thiết và lựa chọn các dự án phù hợp; - Th
ẩm định chính xác hơn những thành quả của 6 Sigma: Có thể thông
qua đánh giá năng lực, số khuyết tật, sự hài lòng của khách hàng hoặc
những giá trị đo lường khác;
- Có nền tảng vững chắc để duy trì kết quả cải tiến và xúc tiến các thay đổi.
Các công việc cần thực hiện trong bước Control gồm:
- Thiết lập hệ thống kiểm soát: Thiết lập hệ thống kiểm soát để giám sát
quy trình và đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động ổn định và đáp ứng
các tiêu chuẩn chất lượng 6 sigma đã đặt ra. Hệ thống kiểm soát này bao
gồm các quy trình kiểm soát chất lượng, đánh giá hiệu quả và các hệ thống
giám sát để phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Thiết lập các chỉ số đo lường: Các chỉ số đo lường được thiết lập trong
bước Measure sẽ được sử dụng để giám sát quy trình trong bước Control.
Nhóm Six Sigma cần đảm bảo rằng các chỉ số này được đo lường và giám
sát thường xuyên để đảm bảo rằng quy trình hoạt động ổn định và đáp ứng
các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
- Thiết lập hệ thống phản hồi: Thiết lập hệ thống phản hồi để phát hiện và
xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời giúp cho quy trình hoạt động ổn định trong tương lai.
- Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của quy trình cải tiến bằng cách so
sánh các chỉ số chất lượng và hiệu suất trước và sau khi triển khai quy
trình DMAIC. Đánh giá này cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo rằng
quy trình đang hoạt động ổn định và đáp ứng các mục tiêu chất lượng được đặt ra.
Dưới đây là một số ví dụ về các doanh nghiệp đã thành công trong
việc áp dụng DMAIC: -Motorola:
Motorola đã phát triển Six Sigma và DMAIC vào những năm 1980 và đã
có nhiều thành công đáng kể trong việc cải thiện sản phẩm và quy trình
sản xuất. Cụ thể, họ đã sử dụng DMAIC để giảm thiểu sai sót trong việc
sản xuất điện thoại di động. -Amazon:
Amazon đã sử dụng DMAIC để tối ưu hóa quy trình giao hàng và vận
chuyển hàng hóa. Họ đã sử dụng dữ liệu và phân tích để cải thiện hiệu suất
trong việc xử lý và giao hàng đến khách hàng. -Johnson & Johnson:
Johnson & Johnson, một tập đoàn dược phẩm lớn, đã áp dụng DMAIC để
cải thiện quá trình sản xuất các sản phẩm y tế. Họ đã tập trung vào việc
đảm bảo chất lượng và an toàn của sản phẩm.
III. TỔ CHỨC DỰ ÁN CẢI TIẾN THEO PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 6 SIGMA
1. Lập và thực thi kế hoạch dự án cải tiến theo phương pháp 6 sigma
- Các bước thiết lập năng lực 6 Sigma trong tổ chức:
Nhận định: nhận biết nhu cầu ứng dụng chương trình Six Sigma và tìm
hiểu tác động tiềm năng của nó đối với công ty.
Quyết định: ban lãnh đạo cấp cao chấp thuận đề xướng Six Sigma và xác
định mục tiêu, phạm vi triển khai Six Sigma.
Tổ chức: thiết lập mục tiêu tài chính, lịch trình, đào tạo cho nhóm điều
hành cấp cao và cố vấn chuyên trách triển khai (Deployment Champions),
là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và cơ cấu tổ chức hỗ trợ.
Khởi xướng: xây dựng những kế hoạch triển khai chi tiết bao gồm số
lượng chuyên viên và nguồn nhân lực cần thiết khác cho mỗi đơn vị kinh
doanh, các yêu cầu huấn luyện, các đề xuất khả năng cho các dự án Six
Sigma cùng với ước tính giá trị tiết kiệm về chi phí, hình thức và lịch trình
đánh giá cập nhật tiến độ các dự án, những hướng dẫn và hệ thống theo dõi
hiệu quả cho từng dự án, ảnh hướng tài chính mong đợi từ chương trình
Six Sigma trong từng thời kỳ và so sánh với thực tế.
Triển khai: huấn luyện cho các Champion và Black Belt được chọn.
Đồng thời cũng chọn và thực hiện các dự án cải tiến.
Duy trì: huấn luyện các chuyên viên Six Sigma Green Belt và Trưởng
nhóm Cải Tiến Quy Trình nhằm tăng tốc những nổ lực cải tiến cũng như
duy trì những thành quả đạt được.
Thực thi kế hoạch dự án cải tiến theo phương pháp 6 sigma
Các dự án cải tiến đột phá cần được tổ chức thành một chương trình chính
thống với sự triển khai và cam kết đầy đủ của lãnh đạo. Sự cung cấp về
nguồn lực cũng như sự hỗ trợ kịp thời về tinh thần và vật chất sẽ giúp thúc
đẩy các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và với chất lượng cao nhất.
Các chương trình đào tạo về triết lý quản lý 6 sigma, các công cụ, kỹ thuật
thống kê và đặc biệt kiến thức về quản trị dự án phải luôn được cung cấp
cho nhân sự của tổ chức.
Khi các dự án cải tiến hoàn thành, tổ chức phải triển khai các chương trình
đánh giá hiệu quả thực tế đặc biệt về khía cạnh tài chính nhằm ghi nhận và
có những khen thưởng kịp thời cho các thành viên của đội dự án. Song
song đó, kết quả của các dự án phải được chuyển giao cho các bộ phận có
liên quan hoặc các đơn vị ở khác khu vực của tổ chức. Chính sự chia sẻ
này sẽ làm gia tăng giá trị của các thành quả mà dự án cải tiến 6 sigma đem lại cho tổ chức.
Các dự án cải tiến sẽ không có điểm dừng. Nhu cầu của khách hàng ngày
càng gia tăng thì mức độ đáp ứng của tổ chức cũng phải tăng theo. Chính
những cải tiến này sẽ giúp cho mức độ sigma của các quá trình tạo ra sản
phẩm và dịch vụ của tổ chức được nâng lên và ngày cùng tiệm cận với 6
sigma và hướng đến mức độ không lỗi.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công và thất bại của dự án 6 sigma
- Sự cam kết của Lãnh đạo cấp cao:
Việc triển khai Six Sigma thể hiện một cam kết dài hạn và sự thành công
của các dự án Six Sigma tùy thuộc vào mức độ cam kết bởi ban quản lý
cấp cao. Các dự án cải tiến trong phương thức quản lý 6 sigma sẽ tiêu tốn
nhiều nguồn lực của tổ chức, do vậy nếu như không có sự cam kết đi hết
con đường của những nhà lãnh đạo cấp cao thì các đội dự án không thể
nào hoàn thành được sứ mạng của dự án. Những giá trị, niềm tin, quy
chuẩn mới phải được hình thành dựa trên triết lý hướng đến khách hàng,
hướng đến những mục tiêu đột phá để đưa tổ chức đến những đỉnh cao
mới theo định hướng chiến lược đã được hoạch định.Thay đổi nhận thức
và thay đổi thái độ của nhân viên về chất lượng là một trong những thách
thức lớn nhất mà ban lãnh đạo cấp cao phải cam kết vượt qua.
- Nguồn nhân lực tham gia vào các đội dự án cải tiến
Điều cần thiết là thu hút được những người giỏi nhất tham gia vào đề
xướng Six Sigma của công ty và khuyến khích họ bằng thù lao, phần
thưởng, sự công nhận và thăng tiến gắn liền với kết quả thực hiện.
Các chương trình đào tạo nên tập trung vào các kỹ năng thống kê, phân
tích, giải quyết vấn đề và lãnh đạo giúp gỡ bỏ những rào cản và tạo ra
những xung lượng tích cực ban đầu.
Hơn nữa, việc khiến cho nhân viên hứng khởi và phấn khích về Six Sigma
nên được thực hiện qua huấn luyện và truyền đạt thông tin. Mọi người
trong công ty nên hiếu Six Sigma sẽ mang lại lợi ích cho họ và công ty như thế nào.
- Lựa chọn, chọn lọc các dự án Six Sigma:
Trước tiên, các dự án Six Sigma tập trung vào những vấn đề then chốt
mang tính liên kết chiến lược; có ảnh hưởng rõ rệt đến mức độ hài lòng
của khách hàng; và thiết yếu đối với kết quả kinh doanh dưới hình thức
mang lại hiệu quả tài chính nhanh chóng và to lớn (thu nhập cao, chi phí thấp hơn, v.v...).
Việc chọn lựa các dự án Six Sigma ở giai đoạn đầu là rất quan trọng và do
đó nó đóng một vai trò then chốt cho sự thành công của các dự án Six
Sigma. Tổ chức cần xem xét một cách kỹ lưỡng các tác động có thế ảnh
hưởng đến sự thành công của dự án cũng như việc xem xét các khả năng
có thể giải quyết được vấn đề mà không cần tới việc thực hiện dự án Six Sigma.
- Sự tham gia của bộ phận Tài Chính:
Bộ phận tài chính cần tham gia ngay từ lúc bắt đầu mỗi dự án để đảm bảo
rằng những tiết kiệm về chi phí được ghi nhận đầy đủ đối với từng dự án
Six Sigma và thật sự thể hiện trong kết quả báo cáo tài chính của công ty.
Mốc so sánh của dự án và những cải tiến được công bố phải được cẩn thận
kiểm chứng bởi bộ phận tài chính. Các cải tiến sẽ được chuyển thành giá
trị tiết kiệm bằng tiền khi có thể và bị khấu trừ nếu phát sinh chi phí từ dự án.