Tài liệu Quản trị học đại cương | Đại học Bách Khoa Hà Nội

Họ và tên: Nguyễn Đăng Dương MSSV: 20213203
Ngành: EM1 – Kinh tế công nghiệp
Câu hỏi tự luận chương 1: Tổng quan về quản trị một tổ chức.
Câu 1: Phân tích vai trò của nhà quản trị theo quan điểm của Henry
Mintzberg và lấy ví dụ minh họa?
-Trong cuốn sách “Mintzberg on Management: Inside our Strange World of
Organizations” của Mintzberg được xuất bản năm 1990 đã dề cập dến 10
vai trò của nhà quản trị và được chia thành 3 nhóm như sau:
a) Nhóm giao tiếp - cung cấp thông tin và ý tưởng gồm các vai trò:
1.Tấm gương: một nhà quản trị phải có các trách nhiệm xã hội, nghi lễ và
pháp lý; bạn được mong đợi là nguồn cảm hứng và được nhìn như một
người có thẩm quyền, một tấm gương sáng.
2.Lãnh đạo: nhà quản trị có vai trò lãnh đạo đội nhóm, phòng ban hay toàn
bộ tổ chức của mình; cũng như quản lý hiệu suất và trách nhiệm của mọi người trong nhóm.
3.Liên lạc: nhà quản trị phải liên lạc với các yếu tố bên ngoài và bên trong,
cần có khả năng liên kết mạng lưới thay mặt cho tổ chức một cách hiệu quả.
b) Nhóm thông tin - liên quan tới việc xử lý thông tin gồm các vai trò:
4.Giám sát: luôn tìm kiếm thông tin liên quan tới tổ chức và ngành của
mình, tìm kiếm những thay đổi liên quan đến môi trường; đồng thời, theo
dõi đội nhóm/tỏ chức về năng suất và lợi ích của họ.
5.Thông báo: nhà quản trị có kỹ năng giao tiếp, truyền tải những thông tin
hữu ích cho đồng nghiệp và đội nhóm/tổ chức.
6.Người phát ngôn: người quản trị đại diện và nói chuyện cho tổ chức của
mình, chịu trách nhiệm truyền tải thông tin về tổ chức và mục tiêu của nó
tới những người ở bên ngoài.
c) Nhóm ra quyết định - liên quan đến việc sử dụng thông tin gồm các vai trò:
7.Doanh nhân: nhà quản trị có trách nhiệm giải quyết các vấn đề, tạo ra
các ý tưởng mới, và thực hiện chúng.
8.Giải quyết xung đột: khi đội nhóm/ tổ chức gặp phải một rào chắn bất
ngờ, nhà quản trị cần phải đứng ra chịu trách nhiệm và cũng cần phải hòa
giải những tranh chấp, xung đột có thể xảy ra trong đó.
9.Phân bổ nguồn lực: xác định cách sử dụng các nguồn lực của tổ chức
sao cho hiệu quả nhất, điều này bao gồm việc phân bổ ngân sách, cũng
như chỉ định nhân viên và các nguồn lực khác.
10.Người đàm phán: nhà quản trị cần phải tham gia trực tiếp các cuộc đàm
phán quan trọng trong đội nhóm, phòng bạn hoặc tổ chức của mình..
Câu 2: Phân tích mối quan hệ giữa các cấp quản trị và các kỹ năng quản
trị. Lấy ví dụ minh họa?
-Có 3 kỹ năng cơ bản, không thể thiếu đối với mỗi nhà quản trị là: 1.Kỹ năng chuyên môn. 2.Kỹ năng nhân sự. 3.Kỹ năng tư duy.
-Mối quan hệ giữa các cấp quản trị và các kỹ năng quản trị:
+ Kỹ năng chuyên môn là nền tảng mà bắt buộc mỗi người quản trị khi bắt
đầu phải nắm vững. Hiểu biết chuyên sâu về ngành, công việc mà mình
làm là bước đầu tiên quan trọng để trở thành một nhà quản trị thành công.
Đồng thời giúp cho công việc giám sát, kiểm tra được đảm bảo trong quá
trình sản xuất. Kỹ năng này đồi hỏi nhiều ở nhà quản trị cấp thấp.
VD: Trong một công ty dệt may, mỗi một khâu sản xuất sẽ có các tổ sản
xuất và mỗi tổ có một tổ trưởng, Đây là người trực tiếp giám sát các công
nhân làm việc và kiểm tra thành phẩm mà họ làm ra, vậy nên yêu cầu về
mặt kỹ thuật rất cần thiết.
+ Kỹ năng nhân sự là yếu tố quan trọng thứ 2 và đòi hỏi nhiều hơn ở cấp
quản trị cao hơn, từ cấp trung trở lên. Trong cấp quản trị này, so với cấp
thấp thì được giảm nhẹ một số công việc để đảm nhận các nhiệm vụ mới
và yêu cầu cao nhất chính là mặt nhân sự. Người quản trị phải biết phối
hợp, thúc dẩy, khuyến khích nhân viên cùng hợp tác lao động sao cho đạt
hiệu quả tốt nhất. Khả năng giao tiếp, thấu hiểu, lắng nghe rất cần thiết khi làm việc nhóm.
VD: Trong một công ty dệt may, quản đốc là người quản lý các tổ trưởng.
Họ có nhiệm vụ kiểm duyệt lại hàng hóa; lắng nghe, thấu hiểu tình hình,
vấn đề của các công nhân để có những biện pháp khuyến khích, thúc đẩy
tiến trình sản xuất nhằm đạt năng suất theo yêu cầu.
+ Kỹ năng tư duy là kỹ năng cuối cùng yêu cầu trình độ quản trị viên cấp
cao nhất. Đây là người sẽ hoạch định ra phương hướng phát triển cho
công ty/doanh nghiệp, lập ra kế hoạch và phân bổ công việc cho các
phòng/ban liên quan một cách hợp lý, yêu cầu người có đầu óc tư duy
nhanh nhẹn, sắc bén, sáng tạo, là trung tâm đầu não của một công ty/ doanh nghiệp.
VD: Giám đốc của một công ty may mặc là người đưa ra quyết định về
mục tiêu, kế hoạch sản xuất hằng năm cho công ty của họ từ sự phân tích
về thị trường, nhu cầu, nguồn vốn… Điều này quyết định cách thức hoạt
động sản xuất nhằm đật được mục tiêu mà công ty đề ra.
Câu 3: Phân tích về các nhân tố môi trường tác động tới hoạt động quản
trị và lấy ví dụ minh họa?
-Môi trường ở đây là môi trường hoạt động của doanh nghiệp, nó bao gồm
toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài, có những tác động trực tiếp hay
gián tiếp đến tổ chức theo 2 hướng thuận (có lợi) và nghịch (có hại).
-Có 3 loại môi trường chính:
1.Môi trường vĩ mô:
a) Khái niệm: môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố bên ngoài (văn hóa,
xã hội, chính trị, kinh tế, công nghệ, tự nhiên, quốc tế) có tác động đến tất
cả các tổ chức trong nền kinh tế b) Tác động:
+Ảnh hưởng với quy mô lớn và lâu dài.
+Doanh nghiệp khó kiểm soát các yếu tố.
+Mức độ và tính chất tác động khác nhau theo từng ngành.
+Ảnh hưởng đến cả môi trường vi mô và môi trường nội bộ.
VD: Khi sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp cần nhân lực và khách hàng
nên dân số là một trong các yếu tố tác động mạnh đòi hỏi doanh nghiệp
phải luôn quan tâm, nắm bắt thông tin (cơ cấu dân số, sự dịch chuyển dân
số, quy mô, giới tính …) để thiết lập hướng đi đúng cho doanh nghiệp.
2.Môi trường vi mô:
a) Khái niệm: môi trường vi mô bao gồm các yếu tố bên ngoài (nhà cung
ứng, trung gian, đối thủ, công chúng). b) Tác động:
+ Ảnh hưởng trực tiếp và thường xuyên, đe dọa trực tiếp sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp, mang tính đặc thù của từng ngành và từng đơn vị
+ Quyết định đến tính chất cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh.
VD: Doanh nghiệp đầu tư máy móc, thiết bị, công nghệ hiện đại; nguồn
nhân lực chất lượng cao nhưng khi đi vào sản xuất lại tiếu nhà cung ứng
dẫn đến tình trạng lãng phí nhân công, thiết bị; sản phẩm bán ra không đủ
tiền vốn, sản xuất bị ngưng trệ có thể dẫn đến phá sản.
3. Môi trường nội bộ:
a) Khái niệm: môi trường nội bộ gồm những yếu tố môi trường vi mô
nhưng lại nằm trong doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, marketing, sản
xuất, văn hóa tổ chức, hoạt động nghiên cứu và phát triển) mà tổ chức có
khả năng kiểm soát được. b) Tác động:
+ Ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên, rất quan trọng tới hoạt động quản trị của doanh nghiệp đó.
+ Phản ánh nội lực, thể hiện bản sắc riêng của từng doanh nghiệp.
VD:Một công ty sản xuát quần áo được nhiều người ưa chuộng nhưng
không đầu tư về hoạt động nghiên cứu và phát triển thì chỉ qua vài năm,
sản phẩm của họ sẽ lỗi thời, không đủ sức cạnh tranh với nhiều thương
hiệu mới, phát triển “ngược” với mục tiêu của công ty.
Câu 4: Nhà quản trị cần có những kỹ năng gì? Lấy ví dụ minh họa?
- Một nhà quản trị cần phải có 5 kỹ năng trọng yếu sau:
1. Kỹ năng quản lý, lãnh đạo:
+ Điều hành, tổ chức công việc: phân bổ nguồn lực, công việc hợp lý và
hiệu quả, tăng hiệu suất công việc để thực hiện các mục tiêu kinh doanh.
+ Hoạch định các chiến lược chung: thiết lập các mục tiêu (từ nhỏ đến lớn,
từ ngắn hạn đến dài hạn, từ gần đến xa).
VD: Kỹ năng quản lý, lãnh đạo tốt sẽ xây dựng nên một môi trường làm
việc tốt, thúc đẩy tinh thần nhân viên, thiết lập lối đi đúng đắn => đạt mục
tiêu chung của doanh nghiệp.
2. Tư duy chiến lược và lập kế hoạch: nhà quản lý cần có tư duy chiến
lược cao hơn, tầm nhìn dài hạn hơn để xây dựng được các bản kế hoạch
phù hợp với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp.
VD: Một người lãnh đạo/quản lý không có tầm nhìn, tư duy => lập kế
hoạch không khả thi/hiệu quả, không có mục tiêu thống nhất => hiệu quả
làm việc thấp, không đạt được mục đích của doanh nghiệp
3. Kỹ năng nhân sự: khả năng điều phối con người, làm hài hòa các mối
quan hệ, kết nối từng nhân viên thành một mạng lưới vững chắc để thực
hiện mục tiêu chung cho doanh nghiệp.
VD: Nếu trong 1 tổ chức, mỗi người tự làm việc theo cá nhân, không thống
nhất, hay xảy ra xung đột => hiệu quả công việc rất thấp => khó hoàn
thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
4. Kỹ năng giao tiếp: luôn phải làm việc cùng tập thể, quan trọng hơn
là với khách hàng, đối tác, giao tiếp tốt là “chìa khóa” để thực hiện tốt
việc “đối nội và đối ngoại” cho doanh nghiệp.
VD: Nếu không biết cách ăn nói, giao tiếp sẽ rất khó để truyền tải
thông tin của mình đến nhân viên/đối tác, khó lấy được thiện cảm =>
công việc dễ bị đình trệ, hiệu quả không cao.
5. Kỹ năng quản lý thời gian: khi đứng trên cương vị của người lãnh
đạo, nhà quản lý, việc quản lý thời cần đặt trong bối cảnh tập thể, cần sắp
xếp thời gian hợp lý, xác định rõ thứ tự công việc để thực hiện kịp thời hạn,
tránh tình trạng lộn xộn, quá tải.
VD: Quản lý thời gian tốt sẽ tiết kiệm được lượng thời gian lãng phí thấp
nhất, tài chính..., năng suất công việc được đảm bảo.
Câu 5: Trình bày các quan điểm về quản trị? Điểm chung của các quan
điểm khác nhau về quản trị?
-Có 4 quan điểm nhận định về quản trị như sau:
1. Koontz (nhà lý thuyết tổ chức, giáo sư quản lý kinh doanh, nhà tư vấn người
Mỹ) và O' Donnel (giáo sư. giáo viên quản lý chuyên nghiệp người Mỹ): quản
trị là thông qua nhiệm vụ của nó, cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là
"thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với
nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định".
2. Mary Parker Follett (nhân viên xã hội, tư vấn quản lý người Mỹ): “quản trị
là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
3. James Stoner (nhà nghiên cứu chanh trị người Mỹ) và Stephen Robins
(linh mục, cựu sĩ quan người Anh): “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức
và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu
đề ra” ; “Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối
tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước”
4.Và từ một số đông cho rằng: Quản trị là sự tác động có hướng đích
của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả
cao nhất với mục tiêu đã định trước.
=> Từ 4 nguồn quan điểm trên, mỗi nguồn có một cách phát biểu khác
nhau song, đánh giá một cách tổng quát, ta thấy: quản trị là sự tác động có
chủ đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm giúp tổ chức đạt
được mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất thông qua các chức năng
(hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát).
Câu 6: Trình bày các chức năng cơ bản của quan trị và mối quan hệ giữa chúng?
-Có 4 chức năng cơ bản của quản trị:
1.Hoạch định: là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: thiết
lâp các mục tiêu (phương hướng) cho tổ chức; nhận diện các nguồn lực
của tổ chức để thực hiện những mục tiêu đó; quyết định về những hoạt
động cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.Tổ chức: là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức
nhân sự cho một tổ chức: xác định những việc phải làm, người nào phải
làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ
giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ
chức đó được thiết lập ra sao?
3.Lãnh đạo: phải biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người
khác, thúc đẩy họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức.
4.Kiểm tra (kiểm soát): các nhà quản trị thiết lập các tiêu chuẩn của công
việc; đo lường mức độ hoàn thành công việc so với các tiêu chuẩn đã đề
ra; tiến hành điều chỉnh bất cứ sự lệch chuẩn hay tiêu chuẩn nào nếu cần
thiết nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng giúp hoàn thành mục tiêu.
-Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị với nhau:
+ Bất cứ tổ chức nào cũng đều có mục tiêu riêng và để thực hiện được
điều đó cần có một chiến lược cụ thể. Sau khi đã thiết lập “đường đi” đến
mục tiêu, bước tiếp theo chính là xác định và phân công công việc cụ thể
đến từng người để vận hành chiến lược đã đề ra. Nhưng trong tổ chức sẽ
luôn phát sinh những vấn đề/sự cố vì vậy cần phải hình thành hệ thống
lãnh đạo để giải quyết đồng thời để thúc đẩy tiến độ công việc. Sau khi các
công việc đã được hoàn thành cần phải đối chứng với tiêu chuẩn đề ra để
đánh giá kế hoạch, năng suất và hiệu quả công việc, từ đây đưa ra điều
chỉnh nếu cần thiết. Cuối cùng, từ sự phối hợp giữa các chức năng với
nhau, doanh nghiệp/công ty… sẽ đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu.
=>Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức
năng này bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài
hòa sẽ giúp tổ chức phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian.
Câu 7: Kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với nhà quản trị cấp cơ sở và tại sao?
-Nhà quản trị cấp cơ sở: là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức với
các chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca...
-Kỹ năng chuyên môn (kỹ thuật) là quan trọng nhất đối với một nhà quản trị cấp cơ sở vì:
1.Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc,
hướng dẫn, đièu khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất
kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
2.Trong số các chức năng của nhà quản trị thì chức năng điều khiển chiếm
phần lớn tỉ lệ thời gian trong công việc (51%).
Câu 8: Kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với nhà quản trị cấp cao và tại sao?
-Nhà quản trị cấp cao: Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ
chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức
với các chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị,
tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc…
-Kỹ năng nhận thức (tư duy) là kỹ năng quan trọng nhất đối với một nhà quản trị cấp cao vì:
1.Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện
chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức
2.Trong số các chức năng của nhà quản trị thì chức năng tổ chức chiếm
phần lớn tỉ lệ thời gian trong công việc (36%). Ngoài ra, các chức năng còn
lại cũng được phân bố đều: hoạch định (28%), điều khiển (22%), kiểm tra (14%).
=> đòi hỏi người quản trị phải có khả năng tư duy, phán đoán, hoạch định
tốt; óc sáng tạo, trí tưởng tượng cao.
Câu 9: Trình bày các nguyên tắc quản trị tổ chức hiệu quả?
-Khái niệm tổ chức: là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai
hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức; có hệ thống
thứ bậc quyền lực, sự phân công lao động để đat được mục đích chung.
-Các nguyên tắc quản trị tổ chức hiệu quả:
1.Định hướng khách hàng: tổ chức phụ thuộc vào khách hàng của
mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách
hàng, để không những đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự
mong đợi của khách hàng.
2.Sự lãnh đạo: thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đach và
đường lối của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi
trường nội bộ trong tổ chức để hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong
viêc đạt được các mục tiêu của tổ chức đã đề ra.
3.Sự tham gia của mọi người: con người là nguồn lực quan trọng nhất và
sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích
cho tổ chức. Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình
có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả cho tổ chức.
4.Tiếp cận theo quá trình: khi các nguồn lực và các hoạt động có liên
quan được quản lý như một quá trình thì kết quả mong muốn sẽ đạt
được một cách hiệu quả nhất.
5.Cải tiên liên tục: cải tiến liên tục vừa là mục tiêu, vừa là phương pháp
của mọi tổ chức. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất
lượng cao nhất, tổ chức phải liên tục cải tiến để phát triển bền vững.
6.Quyết định dựa trên sự kiện: mọi quyết định và hành động của hệ
thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải được xây
đựng dựa trên việc phân tach, đánh giá dữ liệu.
7.Quản lý mối quan hệ liên quan cùng có lợi: tổ chức và các bên liên
quan phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ
nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.