Thành lập văn phòng dự án cho nhà đầu tư thực hiện như thế nào?

Thành lập văn phòng dự án cho nhà đầu tư
thực hiện như thế nào? Trả lời:
1. Văn phòng dự án là gì?
- Văn phòng dự án hay còn được gọi là văn phòng điều hành (văn phòng
quản lý dự án) có tên gọi bằng tiếng Anh là Project Management Office - viết
tắt là PMO. Văn phòng dự án có nhiều loại văn phòng và trong mỗi tổ chức
khác nhau thì tên gọi và cơ cấu lại khác nhau. Tùy thuộc vào loại văn phòng
dự án thì mức độ kiểm soát và ảnh hưởng của nó đối với các dự án trong tổ
chức. Văn phòng dự án là trung tâm chỉ huy và kiểm soát dự án, văn phòng
dự án gồm người quản lý dự án (PM), nhóm phân tích, nhóm phát triển,
nhóm kiểm thử (nhóm test), cán bộ quản lý cấu hình, cán bộ chất lượng và do
người quản lý dự án (PM) quản lý. Văn phòng dự án là một đơn vị trong tổ
chức có các quy chế quản trị dự án và hỗ trợ việc chia sẻ các nguồn lực,
phương pháp, công cụ, kỹ thuật. Trách nhiệm của văn phòng dự án rất đa
dạng từ việc cung cấp sự hỗ trợ đến trực tiếp điều hành dự án hoặc chỉ đơn
giản là một phòng lưu trữ thông tin về quản lý dự án.
- Như đã nêu ở trên thì văn phòng dự án trong một tổ chức rất đa dạng tùy
thuộc vào cách thức tổ chức, phân định chức năng của từng tổ chức, nhưng
về cơ bản trách nhiệm của văn phòng dự án có thể kể đến ở một số khía cạnh như sau:
+ Quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án, chương trình và danh mục đầu tư.
+ Tích hợp thông tin từ tất cả các dự án để đánh giá xem tổ chức có đạt được
mục tiêu chiến lược hay không.
+ Giúp cung cấp các nguồn lực cho dự án.
+ Đề nghị chấm dứt các dự án khi thích hợp.
+ Giám sát việc tuân thủ các quy trình của tổ chức.
+ Giúp tập hợp các bài học kinh nghiệm vào một kho lưu trữ và cung cấp chúng cho các dự án.
+ Cung cấp các biểu mẫu tài liệu như cấu trúc phân tích công việc hoặc kế
hoạch quản lý truyền thông.
+ Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
+ Cung cấp thông tin liên lạc tập trung về các dự án.
+ Tham gia nhiều hơn trong quá trình bắt đầu dự án so với giai đoạn sau của dự án.
+ Có đại diện trong ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board - CCB). + Là một bên liên quan.
+ Sắp xếp sự ưu tiên các dự án.
- Đặc điểm của văn phòng dự án tiêu chuẩn phải có là:
+ Hỗ trợ: cung cấp các chính sách, phương pháp luận, biểu mẫu và bài học
kinh nghiệm để quản lý các dự án trong tổ chức. Tại bước này thì văn phòng
dự án hỗ trợ có mức độ kiểm soát thấp đối với các dự án.
+ Kiểm soát: cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn về cách quản lý các dự án, đào
tạo nhân lực trong quản lý dự án và cung cấp phần mềm quản lý dự án, hỗ
trợ các công cụ quản lý dự án cụ thể và đảm bảo tuân thù các chính sách của
tổ chức. Tại bước này thì văn phòng dự án kiểm soát thường có mức độ
trung bình trong kiểm soát các dự án.
+ Chỉ đạo: chỉ định nhà quản lý dự án cho các dự án khác nhau và chịu trách
nhiệm về kết quả của các dự án đó. Tất cả các dự án kể cả các dự án có quy
mô nhỏ, loại hình hoặc tầm ảnh hưởng nhất định đều được quản lý bởi văn
phòng dự án. Tại bước này thì chỉ đạo có mức độ kiểm soát cao đối với các dự án.
- Như vậy chúng ta có thể thấy văn phòng dự án là một hình thức quản lý dự
án được thành lập rất chặt chẽ và thông qua đó ta thấy được những vai trò
của văn phòng dự án trong sự thành công của một dự án cụ thể là từ khi tiến
hành đến bước thực hiện của dự án đó.
2. Thành lập văn phòng dự án như thế nào?
2.1. Thành lập văn phòng dự án của nhà đầu tư trong nước.
- Thành lập văn phòng dự án để quản lý hoạt động thực hiện dự án đầu tư và
là một trong những nhu cầu cần thiết khi doanh nghiệp tiến hành đầu tư, kinh
doanh vào một dự án cụ thể.
- Đối với nhà đầu tư trong nước thì doanh nghiệp trong nước quyết định việc
thành lập văn phòng dự án, mọi hoạt động tại văn phòng dự án sẽ được hạch
toán phụ thuộc vào doanh nghiệp, do đó mà khi thành lập dự án của doanh
nghiệp trong nước thì không cần phải đăng ký và được cấp giấy phép thành
lập. Do đó mà sau khi xây dựng thành lập văn phòng quản lý dự án đầu tư thì
văn phòng tiến hành hoạt động bình thường. Mọi vấn đề liên quan đến hoạt
động của văn phòng sẽ do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm.
+ Đối với những hợp đồng mà thực hiện việc quy hoạch, lập dự án đầu tư
hay khảo sát xây dựng và thiết kế công trình thì doanh nghiệp có thể thành
lập văn phòng điều hành dự án tại nơi đăng ký trụ sở của dự án đó.
+ Đối với những dự án được tiến hành và thi công xây dựng qua nhiều tỉnh
thành thì doanh nghiệp có thể lập văn phòng dự án tại một địa phương mà có
công trình đi qua để có thể điều hành thực hiện toàn bộ công việc.
2.2. Thành lập văn phòng dự án của nhà đầu tư nước ngoài.
- Đối với nhà đầu tư nước ngoài thì khi thành lập văn phòng dự án thì phải
tiến hành đăng ký thành lập với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi dự kiến đặt văn phòng dự án.
- Căn cứ theo quy định của Điều 49 của Luật Đầu tư năm 2020 thì văn phòng
dự án có một số đặc điểm sau:
+ Địa điểm văn phòng điều hành do nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng
BCC quyết định theo yêu cầu thực hiện hợp đồng.
+ Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC có
con dấu, được mở tài khoản, tuyển dụng lao động, ký hợp đồng và tiến hành
các hoạt động kinh doanh trong phạm vi quyền và nghĩa vụ được quy định
trong hợp đồng BCC và Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng điều hành.
- Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng điều hành bao gồm:
+ Văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành gồm có các nội dung như
sau tên và địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu có) của nhà đầu tư
nước ngoài trong hợp đồng BCC; tên, địa chỉ văn phòng đại điện; nội dung
thời hạn, phạm vi hoạt động của văn phòng điều hành; họ, tên, nơi cư tú, số
Giấy chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của
người đứng đầu văn phòng điều hành.
+ Quyết định của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC về việc thành
lập văn phòng điều hành.
+ Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng điều hành. + Bản sao hợp đồng BCC.
- Thời gian: trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ quy định như
trên thì cơ quan đăng ký đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn
phòng điều hành cho nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC. Nếu từ
chối cấp giấy chứng nhận thì phải nêu rõ lý do bằng văn bản và thông báo
cho nhà đầu tư được biết.
- Hơn nữa theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 107 của Nghị
định 15/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dụng về
quản lý dự án đầu tư xây dựng thì nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài là:
+ Lập văn phòng điều hành tại nơi có dự án sau khi được cấp giấy phép hoạt
động xây dựng; đăng ký địa chỉ, số điện thoại, số fax, e-mail, dấu, tài khoản,
mã số thuế của văn phòng điều hành.
+ Đối với các hợp đồng thực hiện lập quy hoạch xây dựng, lập dự án đầu tư
xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, nhà thầu nước
ngoài có thể lập văn phòng điều hành tại nơi đăng ký trụ sở của chủ đầu tư
hoặc không lập văn phòng điều hành tại Việt Nam.
+ Đối với hợp đồng thực hiện thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng
công trình đi qua nhiều tỉnh, nhà thầu nước ngoài có thể lập văn phòng điều
hành tại một địa phương có công trình đi qua để thực hiện công việc
+ Văn phòng điều hành chỉ tồn tại trong thời gian thực hiện hợp đồng và giải
thể khi hết hiệu lực của hợp đồng.
3. Mẫu văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành dự án.
Dưới đây, xin cung cấp mẫu văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành
dự án. Quý khách hàng có thể tải xuống, chỉnh sửa trực tiếp tùy theo thông tin của nhà đầu tư.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc VĂN BẢN ĐĂNG KÝ
THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN
Kính gửi: Sở Kế hoạch và Đầu tư ...
Nhà đầu tư đăng ký thành lập Văn phòng điều hành dự án với các nội dung như sau: I. Nhà đầu tư
1. Đối với nhà đầu tư là cá nhân: Họ và tên: .... Giới tính: .... Sinh ngày: ... / ... / ... Quốc tịch: ...
Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân / Hộ chiếu số: ... Ngày cấp: ... / ... / ... Nơi cấp: ....
2. Đối với nhà đầu tư là doanh nghiệp / tổ chức:
Tên doanh nghiệp / tổ chức: ....
Mã số / số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận đăng ký
đầu tư / Giấy chứng nhận đầu tư / Giấy phép đầu tư / Quyết định thành lập: ... Ngày cấp: ... Cơ quan cấp: ....
Tên văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu có): ...
Địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu có): ...
I . Thông tin về dự án đầu tư. 1. Tên dự án.
2. Mã số dự án / số Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư / Giấy chứng nhận đầu
tư / Giấy phép đầu tư / Giấy phép kinh doanh: ....
3. Ngày cấp (lần đầu): ... 4. Cơ quan cấp: ...
5. Địa điểm thực hiện dự án: ... 6. Mục tiêu dự án: ...
I I. Nội dung đăng ký văn phòng điều hành dự án đầu tư.
1. Tên văn phòng điều hành:
Tên bằng tiếng Việt: ...
Tên bằng tiếng nước ngoài (nếu có): ...
Tên viết tắt (nếu có): ...
2. Địa chỉ văn phòng (ghi số nhà, đường phố / xóm, phường / xã, quận /
huyện, tỉnh / thành phố): ...
3. Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng điều hành (ghi cụ thể theo
từng nội dung và phạm vi hoạt động của Văn phòng điều hành): ...
4. Thời hạn hoạt động (ghi số năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận
đăng ký hoạt động văn phòng điều hành): ...
5. Thông tin người đứng đầu văn phòng điều hành: ... Họ và tên: ... Giới tính: .... Sinh ngày: ... / ... / ... Quốc tịch: ....
Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân / Hộ chiếu số: ... Ngày cấp: ... / ... / ... Nơi cấp: ...
Địa chỉ thường trú: ... Chỗ ở hiện tại: ...
Điện thoại: ... Fax: ... Email: ...
IV. Nhà đầu tư cam kết:
1. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực
của hồ sơ và các văn bản gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật Việt Nam và các quy
định của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng điều hành. V. Hồ sơ kèm theo.
1. Các văn bản quy định tại điểm b, c, d khoản 4 Điều 49 Luật Đầu tư năm
2020 (liệt kê cụ thể các văn bản gửi kèm theo):
2. Văn bản chứng minh quyền sử dụng địa điểm của nhà đầu tư (hợp đồng
hoặc thỏa thuận thuê địa điểm, ...).
... ., ngày ... tháng .. năm 20 ... Nhà đầu tư
Từng nhà đầu tư phí, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu (nếu có)
Document Outline

• Thành lập văn phòng dự án cho nhà đầu tư thực hiện
  • 1. Văn phòng dự án là gì?
  • 2. Thành lập văn phòng dự án như thế nào?
    • 2.1. Thành lập văn phòng dự án của nhà đầu tư tron
    • 2.2. Thành lập văn phòng dự án của nhà đầu tư nước
  • 3. Mẫu văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hà