Thông tin là gì? Vai trò, đặc điểm và các dạng thông tin cơ bản?
1. Khái niệm thông tin là gì?
Có rất nhiều cách hiểu về thông tin. Thậm chí ngay cả các từ điển cũng không thể có một định nghĩa thống
nhất. Trong từ điển Oxford English Dictionary thì cho rằng thông tin là " điều mà người ta đánh giá hoặc nói
đến; là tri thức, tin tức" còn theo từ điển khác thì đơn giản đồng nhất thông tin với kiến thức: "Thông tin là
điều mà người ta biết" hoặc "thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của con người" ...
Nguyên nhân của sự khác nhau trong việc sử dụng thuật ngữ này chính là do thộng tin không thể sờ mó
được. Người ta bắt gặp thông tin chỉ trong quá trình hoạt động, thông qua tác động trừu tượng của nó.
Từ Latin "Informatio", gốc của từ hiện đại "information" (thông tin) mang hai nghĩa. Một là, nó chỉ một hành
động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng (forme). Hai là, tùy theo tình huống, nó có nghĩa là sự truyền đạt một
ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo.
Theo nghĩa thông thường, thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự
hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực
tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả
các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Trên quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ,
ký hiệu, hình ảnh ... hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người.
Theo Điều 2 , định nghĩa về thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn,
tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các
dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.
2. Vai trò của thông tin
Thông tin là một trong sáu loại tài nguyên trong tổ chức hoạt động: Trong bất kỳ tổ chức hoạt động ngày nay
đều có 6 loại tài nguyên cơ bản: Tài chính; Nguồn nhân lực; Thiết bị; Máy móc; Nguyên nhiên vật liệu;
Sự quản lý điều hành và thông tin.
Thông tin là một trong ba thành phần cấu thành nên thế giới khách quan: Vật chất; Năng lượng; Thông tin.
Thông tin ngày nay chiếm tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu giá thành của mọi hàng hóa sản phẩm và dịch
vụ; đặc biệt đối với xã hội càng phát triển thì tỷ trọng của thông tin chiếm trong cơ cấu giá thành càng lớn.
Thông tin được xem là một trong bốn vấn đề quan trọng của thế kỷ 21: Công nghệ sinh học;
Công nghệ vật liệu mới; Năng lượng mới; Thông tin.
Từ xưa đến nay, thông tin luôn là một nguồn lực quan trọng mang tính quyết định đối với mọi hoạt động,
quyết định trong cuộc sống và công việc.
- Đối với các tổ chức, thông tin là phương tiện để quản lý, điều phối, định hướng và đưa ra quyết định cải
tiến về mục tiêu, chiến lược, kế hoạch, quản trị nhân lực .... Thông tin đến từ sự trao đổi giữa cấp trên với
cấp dưới, cùng cấp, giữa doanh nghiệp với các đơn vị bên ngoài như cơ quan pháp luật, đối tác, đối thủ
cạnh tranh ... Thông tin là xương sống trong các tổ chức. Đặc biệt là trong kinh doanh, ai nắm được thông
tin nhanh chóng và chuẩn xác hơn sẽ có lợi thế dẫn dắt cuộc chơi, kịp thời điều chỉnh kế hoạch và sẵn sàng trước mọi thay đổi.
- Các tổ chức thông tin trong máy tính với ưu thế tự động hóa xử lí công việc, mang lại nhiều lợi ích thiết
thực cho tổ chức và hoạt động của con người. Chúng giúp con người thực hiện từ các công việc đơn giản
hàng ngày đến phát hiện và giải quyết các vấn đề trong tổ chức.
3. Thuộc tính của thông tin
Thông tin tiềm tàng khắp nơi trong xã hội. Đó là các nguồn thông tin về lao động, đất đai, tài nguyên, môi
trường; thông tin về các tổ chức và các hoạt động kinh tế, xã hội; thông tin về khoa học và công nghệ; thông
tin về sản xuất, kinh doanh .... Nhưng thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được truyền đi, phổ biến và
được sử dụng. Có thể nói bản chất của thông tin nằm trong sự giao lưu của nó. Nói cách khác thuộc tính cơ
bản của thông tin là giao lưu.
Để phân biệt nội dung thông tin cần truyền đi và cách thức chuyển giao thông tin người ta tách nội dung
thông tin ra khỏi hình thức biểu diễn nó. Các hình thức biểu diễn thông tin (các ký hiệu, dấu hiệu, hình ảnh
...) là hữu hạn. Nhưng nội dung của thông tin (khái niệm, ý tưởng, sự kiện, tên ...) thì vô hạn. Trong trường
hợp thông tin có một hình thức biểu diễn, quá trình chuyển giao thông tin chính là quá trình truyền đi các ký
hiệu biểu diễn nó. Những ý tưởng mới sẽ được truyền đi bằng một tổ hợp mới của một số hữu hạn các ký
hiệu (chữ cái, chữ số ...). Trong đời sống hàng ngày thông tin được biểu diễn bằng ngôn ngữ. Khi đó thông
tin được diễn tả bằng cú pháp và ngữ nghĩa của ngôn ngữ mà người ta sử dụng.
Lý thuyết thông tin xác nhận rằng càng nhiều tín hiệu sinh ra từ nguồn tin thì càng có nhiều thông tin được
truyền đi. Khi đó thông tin được mô tả bằng sự thống kê và tổ hợp các dấu hiệu phát ra từ nguồn.
Thông báo được chuyển đi bằng ghi tín hiệu lên một dạng vật chất trung gian, tức là một cái giá, gọi là vật
mang tin. Vật mang tin có thể là giấy, sóng điện tử, băng từ, ... Về mặt lý thuyết mỗi vật mang tin đều có khả
năng xác định giới hạn số lượng các tín hiệu mà nó có thể chứa đựng trên đơn vị không gian hay đơn vị
thời gian. Các kỹ sư truyền thông có trách nhiệm truyền đi chính xác các tín hiệu. Nhưng họ không cần
quan tâm đến nội dung cũng như chất lượng của thông tin. Rõ ràng là việc truyền đi chính xác một thông tin
không chính xác không làm cho thông tin này trở nên "tốt hơn".
Nếu như trước đây các nền kinh tế đều dựa chủ yếu vào các nguồn tài nguyên thiên nhiên, lấy việc khai
thác và chế biến các tài nguyên thiên nhiên là nguồn chủ yếu tạo ra các của cải và sự giàu có cho xã hội, thì
từ những năm cuối của thế kỷ XX, thông tin đã được xem là một nguồn tài nguyên kinh tế, giống như các tài
nguyên khác như vật chất, lao động, tiền vốn. Bởi vì việc sở hữu, sử dụng và khai thác thông tin trong công
nghiệp chế tạo cũng như trong việc giải quyết các vấn đề xã hội vfa con người tăng lên đáng kể. Khác với
các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có thể mở rộng phát triển không ngừng và hầu như chỉ bị
hạn chế bởi thời gian và khả năng nhận thức của con người. Khả năng mở rộng này thể hiện ở các thuộc tính sau đây:
Thông tin lan truyền một cách tự nhiên;
Khi sử dụng thông tin không bao giờ bị cạn đi, mà trái lại càng trở nên phong phú do được tái tạo và
bổ sung thêm các nguồn thông tin mới;
Thông tin có thể chia sẻ, nhưng không mất đi trong giao dịch.
4. Các dạng thông tin
- Thông tin khái niệm:
Thông tin khái niệm đến từ các ý tưởng, lý thuyết, khái niệm, giả thuyết và hơn thế nữa. Với thông tin khái
niệm, một ý tưởng trừu tượng không phải lúc nào cũng bắt nguồn từ nền tảng khoa học và đúng hơn là sự
sáng tạo cơ bản của niềm tin, tư tưởng, triết lý và sở thích. Bạn có thể hình thành hoặc chia sẻ thông tin
khái niệm thông qua so sánh và phản ánh, tạo ra những triết lý không thể được chứng minh hoặc nhìn thấy.
- Thông tin thủ tục:
Thông tin thủ tục hoặc kiến thức mệnh lệnh là phương pháp về cách một người nào đó biết để làm điều gì
đó và được sử dụng khi thực hiện một nhiệm vụ. Bạn có thể gọi nó là trí nhớ cơ bắp, vì nó là kiến thức khó
giải thích và được lưu giữ sâu trong tâm trí bạn.
- Thông tin chính sách:
Thông tin chính sách tập trung vào việc ra quyết định và thiết kế, hình thành và lựa chọn các chính sách. Nó
bao gồm luật, hướng dẫn, quy định, quy tắc và sự giám sát đối với một tổ chức, nhóm người hoặc địa điểm.
Bạn có thể nhận được thông tin chính sách thông qua hình ảnh, sơ đồ, mô tả và các thông điệp bằng hình
ảnh, âm thanh hoặc văn bản khác.
- Thông tin kích thích:
Thông tin kích thích là thông tin tạo ra phản ứng hoặc kích thích giữa một người hoặc một nhóm người.
Kích thích khuyến khích nguyên nhân của hoạt động và bạn có thể thu được thông tin kích thích theo nhiều
cách khác nhau, như trực tiếp qua quan sát, thông qua truyền miệng hoặc thông qua các kênh truyền thông như tin tức.
Một ví dụ có thể là một người quan sát ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp phi ngôn ngữ của một người nào đó
đang đi bộ gần đó. Nếu sự kích thích là tích cực, họ có thể chào và bắt đầu một cuộc trò chuyện hoặc nếu
sự kích thích không tích cực, họ có thể đáp lại bằng cách đi theo hướng khác, bỏ chạy hoặc tạo thêm khoảng cách giữa họ.
- Thông tin thực nghiệm:
Thông tin thực nghiệm có nghĩa là thông tin thu được thông qua các giác quan của con người, quan sát, thử
nghiệm và kiểm tra giả thuyết bằng cách thiết lập tài liệu về các mẫu hoặc hành vi. Nó hầu như luôn có cơ
sở khoa học và xác minh tính đúng hay sai của một tuyên bố thông qua các yếu tố định tính và định lượng.
Thông tin và bằng chứng thực nghiệm đối lập với thông tin và bằng chứng mang tính giai thoại, là kết luận
dựa trên các phương pháp thu thập không chính thức, thường là kinh nghiệm và lời khai cá nhân.
- Thông tin chỉ thị:
Thông tin chỉ thị và mô tả là cung cấp hướng dẫn cho một người hoặc một nhóm người để đạt được một kết
quả cụ thể. Bạn có thể sử dụng thông tin chỉ thị có hoặc không có chỉ thị các phương tiện để đạt được kết
quả mong muốn. Thông tin chỉ thị thường ở dạng lời nói hoặc văn bản và có thể áp dụng cho lãnh đạo tại
nơi làm việc, trong quân đội hoặc chính phủ và với các kinh nghiệm hàng ngày, như các vấn đề pháp lý, tính mạng và an toàn.
Các phân loại thông tin khác
Một cách khác để phân loại thông tin là thông qua bốn thuộc tính sau:
- Thông tin thực tế: Thông tin thực tế chỉ đề cập đến các khái niệm trung thực và đã được chứng minh,
giống như thực tế khoa học, điểm đóng băng của nước là 32 độ F.
- Thông tin phân tích: Thông tin phân tích là việc giải thích thông tin thực tế, xác định những gì được ngụ ý
hoặc suy luận, giống như bạn có thể làm đá viên bằng cách bảo quản chúng trong tủ đông lạnh hơn 32 độ.
- Thông tin chủ quan: Thông tin chủ quan là từ một quan điểm, như ý kiến.
- Thông tin khách quan: Thông tin khách quan là từ một số quan điểm đưa ra tất cả các mặt của một lập
luận, chẳng hạn như các bài báo và ấn phẩm trên tạp chí khoa học hoặc y học.