Tiểu luận: Phân tích cơ cấu tổ chức và phân công công việc của công ty cà phê Starbucks Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC VIỆT NHẬT
Môn học : Khoa học quản lý đại cương
Giảng viên : Phạm Ngọc Thanh
Học viên : Nguyễn Thị Kiều Trang
Ngành : Cử nhân Nhật Bản học Mã sinh viên : 20110055 Lớp học : BJSK1
Năm học: 2020 - 2021 Mục lục I.
Lý do chọn đề tài……………………………………………………………..2 II.
Quá trình hình thành nên công ty cà phê Starbucks…………………………..2 1.
Giới thiệu về công ty Strabucks………………………………………………2 2.
Lịch sử hình thành Starbucks………………………………………………...3 3.
Quá trình Starbucks về Việt Nam……………………………………………4
4. Sứ mệnh của Starbucks………………………………………………………..4 III.
Cơ cấu tổ chức của Starbuck Việt Nam………………………………………5 1.
Định nghĩa…………………………………………………………………...5
2. Các loại cơ cấu tổ chức………………………………………………………..5
3. Vai trò của cơ cấu tổ chức……………………………………………………..5 4.
Cơ cấu tổ chức của Starbucks Việt Nam……………………………………..6 5.
Mục đích của việc lựa chọn cơ cấu tổ chức của Starbucks…………………..8
6. So sánh cơ cấu tổ chức với các đối thủ xung quanh…………………………..9 IV.
Cách thức tổ chức phân công công việc của Starbucks Việt Nam……………9 1.
Khái niệm……………………………………………………………………9 2.
Ý nghĩa của việc phân công công việc……………………………………….9 3.
Quá trình phân công công việc……………………………………………...9
4. Nguyên tắc phân công công việc…………………………………………….10 5.
Tổ chức phân công công việc của Starbucks tại Việt Nam…………………10 6.
Ý nghĩa việc lựa chọn cách phân công …………………………………….11 7.
Phân tích ưu điểm, hạn chế…………………………………………………12 8.
Giải pháp……………………………………………………………………12
V. Kết luận…………………………………………………………………..12 1 I.
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.
Văn hóa cà phê của người Việt những năm gần đây là văn hóa thưởng thức về cả
vị giác lẫn thị giác. Người ta có thể ngồi hàng giờ liền không chỉ để thưởng thức một
ly cà phê mà còn để tận hưởng không gian của quán. Để đáp ứng nhu cầu này thì
càng ngày càng có nhiều quán cà phê với nhiều loại hình phục vụ khác nhau được
mọc lên. Khi có rất nhiều quán cà phê được mọc lên, khách hàng sẽ có sự cân nhắc
trong việc chọn lựa quán cà phê. Tiêu chí để chọn lựa quán cà phê không chỉ là
không gian quán, chất lượng đồ uống,…mà nó còn có cả sự phục vụ của nhân viên
đối với khách hàng. Trong sự phát triển và đổi mới liên tục để đáp ứng nhu cầu của
con người, do vậy các quán cà phê theo “trend” chỉ tồn tại trong thời gian ngắn và
sẽ đi vào dừng hoạt động. Thế nhưng, tại sao cà phê Starbucks tồn tại lâu dài và có
mặt ở khắp nơi trên thế giới và được rất nhiều khách nước ngoài trong đó có Việt
Nam yêu thích như vậy? Ngoài không gian thoáng mát, nơi lý tưởng để làm việc học
tập, trò chuyện,….thì chắc hẳn để có được tình yêu và lòng tin của khách hàng như
vậy thì chúng ta không thể không nhắc tới đó là Starbucks đã có một cơ cấu tổ chức,
phân công công việc trong nội bộ hoàn hảo. Đó là lý do để starbucks có mặt trên
khắp nơi trên thế giới, với tình yêu cà phê cùng với gì chưa biết về Starbucks nên
em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích cơ cấu tổ chức và phân công công việc
của công ty cà phê Starbucks tại Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu cho mình. II.
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH NÊN CÔNG TY CÀ PHÊ STARBUCKS
1. Giới thiệu về công ty Starbucks
Starbucks là một thương hiệu cà phê nổi tiếng trên thế giới. Hãng cà phê Starbucks
có trụ sở chính ở Seattle, Washington, Hoa Kỳ ; ngoài ra, hãng có 17.800 quán ở 49
quốc gia, bao gồm 11.068 quán ở Hoa Kỳ gần 1.000 ở Canada và hơn 800 ở Nhật Bản.
2. Lịch sử hình thành Starbucks
Quán cà phê Starbucks đầu tiên được thành lập tại số 2000 Western Avenue
(Seattle, Washington) vào ngày 30 tháng 3 năm 1971 bởi 3 người: Jerry Baldwin –
giáo viên tiếng Anh, Zev Siegl - giáo viên lịch sử và Gordon Bowker - nhà văn. Lấy 2
cảm hứng từ Alfred Peet, người sáng lập hãng Peet's Coffee & Tea, những người
chủ sáng lập Starbucks ban đầu mua hạt cà phê xanh từ Peet's. Một thời gian sau,
quán chuyển về số 1912 Pike Place, nơi mà bây giờ vẫn còn tồn tại, và họ cũng bắt
đầu mua cà phê hạt trực tiếp từ các nông trại. Ban đầu, hãng dự định lấy tên là Pequod,
lấy cảm hứng từ tiểu thuyết Moby-Dick. Tuy nhiên, sau khi cái tên bị từ chối bởi
một trong những người đồng sáng lập, hãng được đặt tên là Starbuck, một nhân vật
trong tiểu thuyết trên. Howard Schultz gia nhập hãng vào năm 1982 với vai trò Giám
đốc hoạt động bán lẻ và tiếp thị. Sau một chuyến đi đến Milan, Ý, ông đã định hướng
và đưa ra ý tưởng rằng hãng nên bán cả cà phê hạt cũng như cà phê xay. Các chủ sở
hữu từ chối ý tưởng này, tin rằng việc vào kinh doanh đồ uống sẽ làm công ty đi
ngược với định hướng của nó. Đối với họ, cà phê là một cái gì đó được chuẩn bị tại
gia, nhưng họ đã quyết định giới thiệu với khách hàng những mẫu thử nước uống
được chế biến sẵn. Một số là có tiền để được thực hiện bán đồ uống trước khi thực
hiện, Schultz bắt đầu chuỗi Il Giornale bar cà phê vào tháng 4 năm 1986.
Trong thập niên 1980, Starbucks đã mang đến những quyền lợi tốt nhất cho nhân
viên của họ. những nhân viên pha chế bán thời gian không chỉ có bảo hiểm y tế, họ
còn có quyền lựa chọn để mua cổ phiếu của công ty. Tuy nhiên, Starbucks cũng là
mục tiêu của các vụ biểu tình về các vấn đề như chính sách công bằng thương mại,
quan hệ lao động, tác động môi trường, quan điểm chính trị, và các hành vi phản cạnh tranh.
3. Quá trình Starbucks khi về Việt Nam
Trước khi đầu quân về Starbucks, Bà Patricia Marques (người Peru, sinh sống và
làm việc tại Mỹ) từng đảm nhận vai trò quản lý chiến lược kinh doanh cho các tập
đoàn thực phẩm hàng đầu thế giới như Saks Fifth Avenue, Panera Bread.
Tiếp quản công việc lèo lái Starbucks tại một thị trường đầy mới mẻ và thử thách
như ở Việt Nam, Bà Patricia Marques bắt đầu từ những chi tiết nhỏ nhất. Bà đã dành
nhiều công sức nghiên cứu tâm lý và phong cách uống cà phê của người Việt theo
đặc trưng văn hóa của từng vùng miền, để từ đó tạo ra những sản phẩm đồ uống cà
phê phù hợp với người Việt. Không dễ dàng để có thể giữ được tiêu chí chung của
thương hiệu cà phê Starbucks, nhất là tiêu chí “cà phê mang đi”, tại một đất nước có
truyền thống về cà phê như Việt Nam. Trong khi đó, người Việt Nam có thói quen
uống cà phê trong không gian yên tĩnh để cùng trò chuyện và giao lưu. Bắt đầu từ
chi tiết nhỏ này, Bà Patricia Marques cùng các đồng nghiệp đã nỗ lực để mỗi cửa
hàng của Starbucks đều được thiết kế độc đáo mang theo nét văn hóa Việt và phù
hợp thị hiếu người Việt.
Sự khởi đầu của Starbucks ở Việt Nam là các cửa hàng cà phê tại Tp. Hồ Chí Minh,
một thành phố năng động, khí hậu nắng ấm quanh năm và người dân cũng yêu thích
cà phê. Tại đây Starbucks chinh phục khách hàng bằng sự quyến rũ từ hương vị cà
phê, đến không gian thưởng thức. Uống một lần rồi đam mê, người dân Sài Gòn dần
dần nhận ra sự mới lạ của thứ đồ uống đẳng cấp thế giới này, thế là họ đam mê và
dám thay đổi thói quen của mình để tìm đến với Starbucks. Vì thế, từ một cửa hàng 3
đầu tiên, giờ Starbucks đã có 8 cửa hàng tại Tp. Hồ Chí Minh. Starbucks không chỉ
dừng lại ở Tp. Hồ chí Minh mà tiếp tục hành trình chinh phục thị trường Thủ đô Hà
Nội. Đây là thị trường khó tính và không dễ dàng. Bà Patricia Marques cho biết,
người dân Hà Nội quen cách uống cà phê truyền thống và khó thuyết phục hơn để
thay đổi. Vì vậy, nhiệm vụ của Starbucks là phải quy tụ được khách hàng Thủ đô
trong không gian cà phê thân thiện và cởi mở. Đó là tiêu chí mà Starbucks hướng
đến tại thị trường Hà Nội. Từ chi tiết nhỏ là thấu hiểu văn hóa cà phê của người Hà
Nội Starbucks đã sáng tạo nên những cửa hàng cà phê với không gian ấm cúng. Các
cửa hàng đều được thiết kế theo phong cách hoài cổ của người Hà Nội. Mỗi cửa
hàng của Starbucks đều được thiết kế có những nét riêng và thể hiện sự năng động,
hiện đại của thành phố Hà Nội trên nền tảng trân trọng di sản cà phê lâu đời của Việt
Nam. Nội thất và đồ trang trí trong các cửa hàng do các nghệ sỹ trong nước thực
hiện cũng như được mua từ các nhà cung cấp ở địa phương, mang đậm bản sắc văn hóa Hà Nội.
4. Sứ mệnh của Starbucks
Khơi nguồn cảm hứng và nuôi dưỡng tinh thần con người–một người, một cốc cà
phê và một tình hàng xóm vào một thời điểm. Dưới đây là các nguyên lý về cách
thức Starbucks hoạt động hàng ngày:
+ Cà phê của Starbucks: Starbucks đã, đang và sẽ luôn chú trọng vào chất lượng.
+ Cộng sự của Starbucks: Starbucks nắm lấy sự đa dạng để tạo ra một nơi mà mỗi
chúng ta có thể là chính mình.
+ Khách hàng của Starbucks: Khi Starbucks tham gia hoàn toàn, Starbucks giao
thiệp, tươi cười và nâng cao cuộc sống của khách hàng–ngay cả khi chỉ là một vài khoảnh khắc.
+ Cửa hàng của Starbucks: Trở thành nơi trú ẩn, nghỉ ngơi cho những lo lắng bên
ngoài, một nơi bạn có thể gặp gỡ bạn bè.
+ Tình hàng xóm của Starbucks: Mỗi cửa hàng là một phần của cộng đồng và
Starbucks có trách nhiệm là những người láng giềng tốt một cách nghiêm túc.
+ Tuyên bố về Sứ mệnh Môi trường: Starbucks cam kết đóng vai trò lãnh đạo môi
trường trong tất cả các khía cạnh kinh doanh của họ.
+ Đạo đức trong kinh doanh: Đạo đức và tuân thủ trong kinh doanh Starbucks tin
rằng việc thực hiện kinh doanh có đạo đức và phấn đấu làm đúng việc là vấn đề sống còn cho sự thành công.
• Starbucks thực hiện sứ mệnh này bằng cam kết:
✓ Hiểu các vấn đề về môi trường và chia sẻ thông tin với cộng sự của Starbucks.
✓ Phát triển các giải pháp sáng kiến và linh hoạt để đưa ra thay đổi.
✓ Phấn đấu mua, bán và sử dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường.
✓ Nhận thấy trách nhiệm về tài chính là cần thiết cho tương lai môi trường của chúng ta. 4
✓ Đưa trách nhiệm về môi trường thành giá trị của công ty.
✓ Đo và theo dõi tiến độ của Starbucks cho từng dự án.
✓ Khuyến khích tất cả cộng sự tham gia vào sứ mệnh của Starbucks.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA STARBUCK VIỆT NAM
1. Định nghĩa:
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm
duy trì sự hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập
hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
2. Các loại cơ cấu tổ chức: 4 loại cơ cấu tổ chức
a. Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu mà trong đó một doanh nghiệp được chia
thành nhiều bộ phận nhỏ hơn với nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể.
b. Cơ cấu tổ chức bộ phận
Theo cơ cấu này, mỗi bộ phận về cơ bản sẽ hoạt động như một công ty riêng, tự
kiểm soát các nguồn lực, chi phí đã chi ra cho từng dự án cụ thể. Ngoài ra, cấu trúc
này có thể phân phòng ban theo từng vị trí địa lý cụ thể như: khu vực Nam Sài Gòn, khu vực Đông Nam Bộ,...
c. Cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu tổ chức theo ma trận là dạng lai ghép nhằm tối ưu hóa điểm mạnh giữa cấu
trúc theo chức năng và cấu trúc theo dự án. Trong cấu trúc ma trận, nhân viên có thể
báo cáo cho hai hoặc nhiều vị sếp tùy theo tình huống hoặc dự án.
d. Cơ cấu tổ chức phân cấp – phẳng
Cơ cấu tổ chức phân cấp - phẳng (hay cơ cấu tổ chức theo chiều ngang) là dạng cơ
cấu tổ chức được sử dụng nhiều trong các công ty khởi nghiệp hoặc công ty nhỏ. Cơ
cấu này san bằng hệ thống phân cấp và chuỗi mệnh lệnh và mang lại cho các nhân
viên quyền tự chủ. Các công ty sử dụng cơ cấu này có tốc độ hoạt động cao.
3. Vai trò của cơ cấu tổ chức
Doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả nếu nhân viên hiểu đúng được quy trình làm
việc của công ty cũng như công việc của họ. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức sẽ 5
giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ trong công ty và ai sẽ là người họ cần báo
cáo để được đưa ra các quyết định. Với một cấu trúc mạnh mẽ kèm theo kế hoạch
rõ ràng để vượt qua những trở ngại sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn
a. Thiết lập một hệ thống phân cấp
Chức năng cơ bản của một cơ cấu tổ chức là cung cấp một chuỗi lệnh rõ ràng về
việc nhân viên nào sẽ phải báo cáo kết quả lên quản lý nào.
b. Thành lập ra các phòng ban và đội nhóm
Việc tạo nên cơ cấu tổ chức sẽ giúp xác định ra các nhóm làm việc chặt chẽ với
nhau. Các nhóm này có thể được phân theo phòng ban, vị trí địa lý hoặc một nhóm
nhỏ làm việc với nhau trong các dự án cụ thể.
c. Ra quyết định và trách nhiệm
Một cơ cấu giúp xác định chính xác ai là người đưa ra quyết định đúng cho mỗi
nhân viên, mặc dù có một vài doanh nghiệp cho phép nhiều nhân viên có quyền
quyết định nhiều hơn những người còn lại.
d. Xây dựng tiềm năng tiến bộ cho nhân viên
Nhân viên nào cũng muốn được thăng chức để có trách nhiệm hơn và có được mức
lương cao hơn. Một cơ cấu sẽ giúp họ biết được lộ trình thăng cấp cụ thể và hiểu rõ
trách nhiệm và nhiệm vụ ở từng vị trí cụ thể.
4. Cơ cấu tổ chức của Starbucks Việt Nam
Dưới đây, là biểu đồ phân tích cơ cấu tổ chức của công ty Starbucks tại Việt Nam: CEO Support Operation Human Marketing Development Resources 6
Biểu đồ phân tích cơ cấu tổ chức công ty Starbucks tại Việt Nam
Theo như đã phân tích thì Starbucks Việt Nam thuộc cơ cấu tổ chức theo chức năng
và phân theo cấp bậc để quản lý.
Đứng đầu của công ty là bà Patricia Marques_tổng giám đốc công ty cà phê
Starbucks Việt Nam (CEO), bà đã có hơn 16 năm trong ngành làm việc toàn cầu. Do
vậy, bà có cách làm việc rất chuyên nghiệp và đúng đắn. Trong hơn 7 năm qua,
Starbucks đã mang lại rất nhiều cơ hội nghề nghiệp cho nhiều lao động Việt Nam. Lúc
khởi hành, Starbucks chỉ có 20 người toàn công ty, bây giờ đã tăng lên 900 người. Lúc
đầu, văn phòng của Starbucks chỉ có 7 người, giờ tăng lên hơn 60 người, nhằm hỗ trợ
kịp thời cho sự phát triển của tập đoàn tại Việt Nam.
Tiếp đó, là hai bộ phận vô cùng quan trọng đó là bộ phận kinh doanh và hỗ trợ kinh
doanh. Đây là một bộ phận vô cùng quan trọng, bộ phận này có trách nhiệm đưa
Starbucks đến gần khách khàng hơn. Dù Starbucks là một thương hiệu cà phê nổi
tiếng, tuy nhiên, để thâm nhập được thị trường Việt Nam thì cũng phải có chiến lược
kinh doanh nhất định. Cụ thể, như sau:
▪ Mở rộng sản phẩm
▪ Quảng bá thương hiệu
▪ Tăng cường sử dụng các ứng dụng mạng xã hội
▪ Sử dụng marketing truyền miệng
▪ Sử dụng các phương thức thanh toán tiện lợi
▪ Starbucks và ngôi sao
▪ Hoạt động vì cộng đồng
Và cuối cùng là bộ phận không kém phần quan trọng, nơi tiếp xúc đầu tiên với
khách hàng để mang lại doanh thu cho Strabucks đó là Marketing, Development và
nhân lực. Starbucks là một điển hình trong lĩnh vực F&B về việc chú trọng đến tinh
thần và môi trường làm việc thân thiện với nhân viên, khuyến khích họ tạo dựng các
mối quan hệ gắn bó ngay trong nhóm và luôn xem nhân viên là các “thượng đế” cần
chăm sóc hết mình. Tại Starbucks, họ gọi nhân viên là “đối tác”, ngay cả các nhân
viên bán thời gian luôn có cơ hội nhận cổ phiếu và bảo hiểm của công ty.
Như vậy, ở Starbucks mỗi vị trí sẽ có một công việc và nhiệm vụ quan trọng khác
nhau, cũng như có những chế độ ưu đãi khác nhau để từ đó mọi người cùng nhau
biết cố gắng, nỗ lực phát triển bản thân cùng như để xây dựng một Starbucks vững mạnh, phát triển. 7
5. Mục đích của việc lựa chọn cơ cấu tổ chức của Starbucks
Starbucks tại Việt Nam đã chọn cơ cấu này là vì tổ chức của Starbucks được chia
theo các chức năng, một bên là chức năng hỗ trợ, một bên và chức năng hoạt động.
Bên chức năng “Hỗ trợ” để luôn hỗ trợ cho bên hoạt động về mặt nhân sự, marketing
và phát triển, đôi khi giải quyết vấn đề về khách hàng khi bên “Hoạt động” không
có khả năng giải quyết. Và bên “Hoạt Động” được chia theo các cấp quản lý theo
cấp bậc từ quản lý vùng đến quản lý cửa hàng và trong một cửa hàng lại chia ra nhiều
cấp bậc khác nhau khác. Và mỗi chức năng có thể quản lý tốt được nhiệm vụ chính của mình a. Ưu điểm
▪ Các nhân viên được phân thành nhóm dựa trên kỹ năng và trách nhiệm của
mình, do đó họ có thể dồn hết sức để thực hiện vai trò của bộ phận của họ để
giúp họ tập trung vào chuyên môn của mỗi chức năng
▪ Hai bên cùng làm việc với nhau tốt hơn và có thể hỗ trợ lẫn nhau để cùng nhau phát triển phát triển
▪ Giúp cho việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn, tốt hơn và dễ theo dõi quá trình
làm việc của nhân viên.
▪ Khi giám sát chặt chẽ như vậy, thì các nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi thêm và
trở thành những vị trí quan trọng hơn trong công ty.
▪ Chính điều này, sẽ tạo môi trường làm việc thoải mái, mọi người đều cùng
nhau làm việc phát triển có nhiều động lực thúc đẩy và phát triển Starbucks ngày càng vững mạnh. b. Hạn chế
▪ Tuy nhiên, việc lựa chọn cơ cấu tổ chức này cũng có những mặt hạn chế: vì
đã được phân nhiệm vụ theo từng cấp quản lý, nên sẽ thiếu đi sự giao tiếp giữa
các bộ phận. Các vấn đề và các cuộc tranh luận cấp quản lý đều diễn ra riêng
lẻ trong từng bộ phận nên cấp quản lý quận sẽ khó giám sát quản lý được tất cả các cửa hàng.
▪ Ngoài ra không thể không nhắc tới đó là việc phân công này sẽ khiến công
việc không được phân bổ đồng đều, sẽ có khoảng thời gian có một bên bị dồn
việc, nhiều việc phải giải quyết còn bên kia thì rảnh, công việc an nhàn và
ngược lại. Điều này có thể dẫn đến sự tranh chấp bởi thiếu tính công bằng
6. So sánh cơ cấu tổ chức với các đối thủ xung quanh
Với Starbuck thì đối thủ lớn nhất trên thị trường Việt Nam là Highlands Coffee.
Giữa Highlands và Starbucks có những điểm giống và khác như sau: \ + Giống:
▪ Highlands Coffee cũng là một công ty thuộc ngành F&B nên Starbucks và
Highland có một cơ cấu tổ chức gần như là tương đồng nhau.
▪ Các nhân viên được phân thành nhóm dựa trên kỹ năng và trách nhiệm của
mình, do đó họ có thể dồn hết sức để thực hiện vai trò của bộ phận của họ. 8
▪ Vì được phân nhiệm vụ theo từng phòng, ban nên thiếu đi sự giao tiếp giữa
các bộ phận, với hầu hết các vấn đề và các cuộc tranh luận cấp quản lý đều
diễn ra riêng lẻ trong từng bộ phận. + Khác:
▪ Quản lý của Highlands đã rút ngắn bộ phận quản lý chỉ có quản lý chức năng
chứ không có những quản lý như quản lý quận và quản lý vùng như của Starbucks.
▪ Việc rút ngắn quản lý như vậy sẽ giúp Highlands tiết kiệm chi phí hơn. Thế
nhưng, nó cũng có thể khiến cho công ty này không quản lý chặt chẽ nhân sự,
nhân sự lỏng lẻo, không giúp đỡ nhân sự thường xuyên nên sẽ khiến môi
trường làm việc thiếu đi sự chặt chẽ.
▪ Ngoài ra việc rút ngắn quán lý như vậy sẽ dẫn đến việc xảy ra trong từng bộ
phận khó giải quyết hơn khi gặp vấn đề xảy ra.
IV. CÁCH THỨC TỔ CHỨC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA STARBUCKS VIỆT NAM
1. Khái niệm:
Phân công công việc là giao cho ai đó trách nhiệm, quyền hạn để thực hiện công
việc nào đó. Song song với phân công công việc người quản lí cần cung cấp những
phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được
phân công hoàn thành công việc. Phân công công việc là một trong những nội dung
cơ bản và quan trọng của kỹ thuật điều hành công sở. Có thể thấy phân công công
việc là hoạt động bố trí , sắp xếp nhiệm vụ cho từng bộ phận, đơn vị, cá nhân trong
từng theo một kế hoạch, lịch trình định trước
2. Ý nghĩa của việc phân công công việc:
Người lãnh đạo, quản lý muốn thực hiện những mục tiêu nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị mình thì cần làm tốt việc phân công công việc bởi :
✓ Phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực của cán
bộ công chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải quyết công việc.
✓ Tăng cường sự đoàn kết, hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên của các bộ phận
đơn vị trong cơ quan, công sở.
✓ Tránh được chồng chéo nhiệm vụ chức năng
✓ Đảm bảo hoàn thành khối lượng và tính chất công việc được giao
✓ Nâng cao trách nhiệm được giao và năng lực của cán bộ công chức với việc
hoàn thành nhiệm vụ, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của công sở
3. Quá trình phân công công việc 9
Quá trình phân công công việc có thể dựa trên 3 cơ sở chính đó là:
(1) Vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị,
(2) Khối lượng và tính chất của công việc,
(3) Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan.
4. Nguyên tắc để phân công công việc
Theo kinh nghiệm của các nước phát triển và dựa trên những nguyên tắc chung, có
thể phân chia công việc theo nhiều kiểu. Và để phân công công việc hợp lý khoa học
thì cần phải dựa theo 5 nguyên tắc sau :
a. Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ.
Yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan. Nguyên tắc
đảm bảo công việc cụ thể phải có những phương tiện để giải quyết, đó là những điều
kiện về vị trí của công sở, về con người và những cơ sở về pháp lý, thẩm quyền để
giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
b. Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc”
Nguyên tắc này có thể hiểu khi phân công công việc cần chú ý đến kinh nghiệm và
năng lực của từng cá nhân để sắp xếp cho họ vào những nơi thích hợp. Đồng thời
phải chú ý đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt tình của họ với công việc để khuyến
khích nỗ lực của các cá nhân khi làm việc.
c. Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất
Nguyên tắc này có thể hiểu là những công việc cùng chủng loại được tập trung giao
cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể.
d. Nguyên tắc tạo sự ổn định, tránh lãng phí
Đối với các cơ quan tổ chức thì có hai khía cạnh luôn phải được quan tâm: “Phát
triển để ổn định” và “Ổn định để phát triển”.
e. Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ
Nguyên tắc này đòi hỏi chất và lượng của cong việc được phân phối một cách chính
đáng, thích hợp. Việc phân công công việc không tạo ra sự chồng chéo. Các công
việc cần được phân phối đến mọi nhân viên. Trong quá trình làm việc, phải làm rõ
người chịu trách nhiệm chính để đảm bảo tính cần bằng và chức năng nghiệp vụ
nhằm tận dụng tối đa các nguồn lực của công sở, đặc biệt là nguồn nhân lực.
5. Tổ chức phân công công việc của Starbucks tại Việt Nam
Đối với cơ cấu tổ chức phân công công việc của Starbucks về chức năng “Hoạt
Động” thì ta có sơ đồ như sau: 10 Baista Shift Supervisor Store Manager Shift Supervisor Barista Districs Manager Operation Manager Shift Supervisor Barista Districs Manager Store Manager Shift Supervisor Barista
Bảng sơ đồ phân công công việc của Starbucks tại Việt Nam
Theo sơ đồ trên thì trong công ty cà phê Starbucks Việt Nam người có chức vụ
quản lý cao nhất đó là “quản lý chức năng” có nhiệm vụ bao quát toàn bộ các vùng,
các cửa hàng, họ sẽ đầu tin để truyền xuống các cửa hàng. Tiếp đó, là “quản lý
vùng”_người sẽ quản lý tất cả các cửa hàng trong khu vực của mình và khu vực sẽ
phân chia theo địa bàn thành phố. Họ có trách nhiệm xây dựng mục tiêu cho đội ngũ
làm việc, phát triển năng lực tổ chức, và làm hình mẫu cho các Partners. Cung cấp
các chức năng chuyên môn và thực hiện các trách nhiệm chức năng, tiếp cận các
nguồn lực bên ngoài để hỗ trợ hoạt động toàn khu vực. Đảm bảo tuân thủ về mức
lương và giờ làm thêm cho các Partners và người lao động chưa thành niên theo quy
định. Thu thập thông tin phản hồi của khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng
và nhu cầu của cộng đồng địa phương. Xây dựng đội ngũ và phát triển Partner: Đào
tạo, phản hồi cho các Partners, tạo cơ hội phát triển và xây dựng đội ngũ làm việc
hiệu quả. Tiếp đó là “quản lý quán”_người sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về quán
nếu có vấn đề xảy ra. Họ có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn đào tạo nhân viên,
báo cáo các vấn đề của quan hàng ngày. Đồng thời, họ cũng là người gắn kết giữa
các nhân viên với nhau. Và người quán lý cuối cùng trong chuỗi quản lý này đó là
“quản lý ca”_chịu toàn bộ trách nhiệm về cửa hàng trong ca làm việc của mình. Họ
có trách nhiệm hỗ trợ trong việc đào tạo các đối tác mới bằng cách giữ vững phong
độ làm việc tốt nhất của bản thân và đưa ra lời khuyên và động viên khi cần thiết,
báo cáo với quản lý quán sau mỗi ca làm. Công việc cuối cùng trong chuỗi là “Barista”
là người phụ trách làm việc và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Như vậy, với cách tổ chức phân công công việc này sẽ giúp Starbucks quản lý nhân
viên chặt chẽ, mọi người có thể giúp đỡ nhau trong công việc, và quản lý cửa hàng sát sao hơn.
6. Ý nghĩa việc lựa chọn cách phân công: 11
- Với cách sắp xếp công việc như vậy sẽ giúp Starbucks khai thác triệt để những
năng lực của nhân viên, giúp nhân viên làm việc tập trung và có trách nhiệm
với công việc của mình.
- Tăng sự đoàn kết, tương trợ lẫn nhau giữa các bộ phận với nhau, mọi người
cùng giúp đỡ nhau để hoàn thành công việc tốt.
- Tránh sự chồng chéo trong công việc
- Đảm bảo khối lượng và tính chất công việc được giao, khối lượng công việc
được phân bổ hợp lý.
- Nâng cao trách nhiệm được giao, và năng lực của nhân sự với việc hoàn thành
tốt công việc của mình, để góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của công ty.
7. Phân tích ưu điểm, hạn chế a. Ưu điểm
✓ Từng vị trí sẽ chịu trách nhiệm cho từng cấp bậc công việc khác nhau, góp
phần hoàn thiện tốt phần công việc được giao.
✓ Khi có vấn đề xảy ra, sẽ biết báo cho bộ phận cần thiết để giải quyết tốt nhất.
✓ Giảm bớt gánh nặng cho từng cấp quản lý.
✓ Tăng sự đoàn kết, mọi người biết giúp đỡ nhau trong công việc
✓ Tránh quá tải công việc khi làm b. Hạn chế
✓ Mất thời gian làm việc và phải dành báo cáo.
✓ Việc báo cáo phải lên nhiều cấp phức tạp hơn.
✓ Nhầm lẫn giấy tờ, mọi người có thể không thống nhất được khi báo cáo trong quá trình làm việc. 8. Giải pháp
• Đối với các nhà lãnh đạo, việc giao nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt trong việc
mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giiar phóng một lượng thời
gian. Do vậy, các quản lý ở Starbucks cần đáp ứng đủ 4 tiêu chí:
✓ Là một người nói tập trung
✓ Lắng nghe nhiệt tình, đặt ra các câu hỏi ( Họ có đủ trình độ cho công việc này
không? Họ có đáng tin hay không? Họ có sẵn sàng để học hỏi không?....)
✓ Truyền đạt rõ ràng thời gian hoàn thành công việc
✓ Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
 Khi nắm chắc được điều này thì người quản lý, sẽ tránh mất thời gian làm
lại báo cáo, tránh sự không thoải mái đôi bên.
• Starbuck nên tăng cường sự gắn kết giữa những cấp bậc và loại bỏ đi sự phân
biệt tuổi tác, để các cấp bậc gần nhau hơn và những công việc sẽ được gải quyết nhanh hơn. 12
• Đối với cấp bậc trưởng cửa hàng người tiếp xúc trực tiếp và gần gũi với nhân
viên trong cửa hàng thì ngoài trau dồi kĩ năng chuyên môn thì nên trau dồi về
kĩ năng ứng xử, không chỉ đối với khách hàng mà con đối với chính nhân viên
trong cửa hàng, điều này giúp cửa hàng làm việc hiệu quả hơn.
• Trong trường hợp, gặp vấn đề về cửa hàng nếu không giải quyết qua điện
thoại, thì nên đến trực tiếp cửa hàng để giải quyết, tránh sự không đồng nhất ý kiến. V. KẾT LUẬN
Mỗi lần bước chân vào quán cà phê Starbucks ta chưa một lần cảm thấy thất vọng
về không gian, phục vụ và đồ uống nơi đây. Starbucks luôn làm việc bằng cái
“tâm” nên Starbucks ngày càng phát triển và luôn là nơi phục vụ tốt nhất. Để đạt
được điều đó, không thể không nhắc tới đó là cơ cấu tổ chức và phân công công
việc sát sao, chặt chẽ. Bằng tất cả những những hiểu biết và quá trình tham khảo,
nghiên cứu thì phần tiểu luận của em gồm 5 phần: “lý do chọn đề tài”, “quá trình
hình thành công ty cà phê Starbucks”, “cơ cấu tổ chức của Starbucks Việt Nam”,
“cách thức tổ chức phân công công việc của Starbucks Việt Nam”, và cuối cùng
là “kết luận”. Sau khi tìm hiểu, em thấy được Starbucks là môi trường trẻ trung,
năng động, mọi người được sống là chính mình. Do vậy, Starbucks có đuộcnhững
nhân sự trung thành mà còn có những khách hàng trung thành, đây là một điều
đáng quý ở công ty cà phê Starbucks Việt Nam. Bài tiểu luận của em còn nhiều
thiếu sót, mong thầy có thể đóng góp và bổ sung để bài tiểu luận của em được
hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy! 13