Tổng quan về quản trị tổ chức và chức năng quản lý | Môn Quản trị học đại cương - Đại học Bách Khoa Hà Nội

lOMoAR cPSD| 61554479 ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ MỘT TỔ CHỨC
1. Các quan điểm về quản trị
- Tiếp cận theo quá trình
- Tiếp cận theo hệ thống
- Tiếp cận theo ngẫu nhiên 2. Các khái niệm
- Tổ chức: là sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với
nhau để đạt được những mục tiêu cụ thể.
• Có mục tiêu cụ thể
• Có ít nhất 2 thành viên
• Có một cấu trúc hệ thống
- Quản trị học: là một quá trình làm việc với và thông qua người
khác để đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động
• Làm việc với và thông qua người khác
• Các mục tiêu của tổ chức
• Kết quả và hiệu quả
• Sự hạn chế về nguồn tài nguyên
• Môi trường quản trị luôn biến động
- Năng lực nhà quản trị: là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, hành vi,
thái độ mà một nhà quản trị cần có để tạo ra các hiệu quả trong các
hoạt động quản trị khác nhau ở các tổ chức khác nhau.
3. Nhà quản trị và các cấp quản trị a) Nhà quản trị
- Hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng người khác
- Thực hiện lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
- Chức danh có thể khác nhau tùy thuộc vào phạm trách nhiệm, lĩnh
vực phụ trách và tính chuyên môn hóa
b) Chức năng của quản trị: có 4 chức năng
- Hoạch định: Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương
lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt
được mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn lOMoAR cPSD| 61554479
thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Nhiều DN không hoạt động
được hay hoạt động chỉ với một phần công suất do không có hoạch
định hoặc hoạch định kém. Là chức năng đầu tiên trong quan trị, bao gồm:
• Xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động
• Xác định và cam kết các nguồn lực để thực hiện mục tiêu
• Quyết định công việc cần thiết để đạt được mục tiêu
- Tổ chức: chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc, tổ chức
nhân sự. Công việc bao gồm:
• Thiết lập cơ cấu và mối quan hệ giữa các thành viên
• Phối hợp nhân lực và các nguồn lực khác
Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên MT nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt
động đạt được mục tiêu. Nếu tổ chức kém thì DN sẽ thất bại, dù hoạch định có tốt - Lãnh đạo:
• Định hướng, phối hợp, thúc đẩy
Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa DN đến thành công mặc dù
hoạch định và tổ chức chưa tốt, nhưng chắc chắc sẽ thất bại nếu lãnh đạo kém
- Kiểm tra: sau khi đề ra mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ
việc đặt cơ cấu, nhân sự, công việc còn lại... Nhưng vẫn có thể thất
bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra gồm:
• Thiết lập các tiêu chuẩn • Đo lường kết quả
• Điều chỉnh hoạt động
• Điều chỉnh các tiêu chuẩn c) Các cấp quản trị - Quản trị cấp cao:
• Quyết định mục tiêu lâu dài và quyết định phương hướng
của tổ chức => Hình dung, vạch ra kế hoạch dài hạn =>
Phù hợp với sự biến động của môi trường
• Kỹ năng nhận thức chiến lược, xây dựng chiến lược 
VD: Chủ tịch HĐQT, tổng GĐ, GĐ... lOMoAR cPSD| 61554479
- Quản trị cấp trung gian:
• Điều phối, phối hợp hoạt động của các cấp và quan tâm biến động MT
• Kỹ năng về quan hệ con người trong công việc  Đưa
ra quyết định chiến thuật  VD: trưởng phòng, quản đốc...
- Quản trị cấp cơ sở:
• Thực hiện các công việc cụ thể, quan tâm chính xác, kỹ thuật
trong từng công việc cụ thể
• Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật
• Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên trong công việc hàng ngày
d) Năng lực nhà quản trị: có 6 năng lực
- Năng lực truyền thông: Khả năng truyền đạt và trao đổi thông tin
một hiệu quả với người khác.
- Năng lực hoạch định và điều hành: Quyết định nhiệm vụ nào cần
phải thực hiện, thực hiện ntn, phân bổ các nguồi lực và giám sát tiến
trình theo kế hoạch đặt ra.
- Năng lực hành động chiến lược: Hiểu rõ sứ mệnh và các giá trị của
tổ chức, nắm chắc các hoạt động của mình và thuộc cấp được phân
định, phối hợp rõ ràng
- Năng lực làm việc nhóm: Hoàn thành công việc thông qua nhóm
người có cùng trách nhiệm và phụ thuộc lẫn nhau.
- Năng lực nhận thức toàn cầu: Phối hợp sử dụng các nguồn lực
nhận sự, tài chính, thông tin và nguyên liệu từ nhiều quốc gia, đáp ứng
nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn hóa.
- Năng lực tự quản trị: Có trách nhiệm đối với cuộc sống của mình
bên trong cũng như bên ngoài công việc, khi thất bại không đổ lỗi cho hoàn cảnh.
4. Vai trò của nhà quản trị
- Vai trò quan hệ con người: Sống và làm việc trong một tổ chức mọi
cá nhân thường có quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau. Nhưng với
tư cách là nhà quản trị họ thường có các vai trò sau:
• Vai trò đại diện: đại diện cho công ty • Vai trò lãnh đạo lOMoAR cPSD| 61554479
• Vai trò liên lạc: tiếp xúc khách hàng và nhà cung cấp
- Vai trò thông tin: Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở
khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở
các thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần
cho nhà quản trị mà cũng chính bản thân nó giữ vai trò cực kỳ quan
trọng trong lĩnh vực này.
• Vai trò thu nhập và tiếp cận thông tin. VD: Đọc báo chí, văn
bản và qua trao đổi trực tiếp, tiếp xúc với mọi người.
• Vai trò phổ biến thông tin.
• Vai trò cung cấp thông tin.
- Vai trò ra quyết định: • Vai trò doanh nhân
• Vai trò người giải quyết rắc rối.
• Vai trò người phân phối nguồn lực.
• Vai trò thương thuyết, đàm phán
5. Các nguyên tắc để quản trị một tổ chức hiệu quả
a) Trường phái mang tính khoa học
- Xây dựng những quy luật làm việc một cách khoa học cho mỗi
phần việc của từng cá nhân
- Lựa chọn nhân viên một cách khoa học, say đó huấn luyện, đào tạo và phát triển họ
- Hợp tác nhiệt tình với công nhân để đảm bảo rằng mọi công việc
đều được hoàn thành theo đúng nguyên tăc khoa học xây dựng -
Phân chia công việc và trách nhiệm tương đối công bằng giữa quản trị và nhân viên
b) Trường phái hành chính - Phân công lao động
- Quyền hạn và trách nhiệm - Kỷ luật
- Thống nhất mệnh lệnh - Thống nhất lãnh đạo
- Hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể - Trả công hợp lý - Tập trung hóa lOMoAR cPSD| 61554479 - Chuỗi đoịnh hướng - Trật tự - Công bằng - Ổn định nhân sự - Sáng kiến - Tinh thần đông đội
c) Trường phái theo quan điểm hệ thống
- Cách thức quản lý khác nhau cần thiết cho các tổ chức khác nhau và tình huống khác nhau
- Tính hiệu quả của từng phong cách, kỹ năng quản trị hay nguyên
tắc quản trị sẽ thay đổi tùy theo từng trường hợp, không có những
luật lệ đơn giản và chung cho tất cả các tình huống - Các biến
số tình huống hay ngẫu nhiên gồm có: • Qui mô của tổ chức
• Tính đều đặn của công nghệ
• Tính bất định của môi trường
• Sự khác biệt của cá nhân
6. Kỹ năng của nhà quản trị
- Kỹ năng khái quát: Kỹ năng nhận thức/tư duy đòi hỏi người quản trị
phải thấu hiểu được bản chất về các chính sách, đường lối, chiến lược
phát triển của công ty và có khả năng phân tích, dự đoán điểm đến cho
từng mục tiêu khác nhau. Đối với các nhà quản trị cấp trung và cấp cơ
sở, không cần thiết rèn luyện kỹ năng về nhận thức/tư duy. Tuy nhiên,
một nhà quản lý cấp cao nhất định phải có kỹ năng này. Đảm nhiệm
một vị trí cao hơn trong công việc đòi hỏi mỗi nhà quản trị cũng phải
chuyên nghiệp hơn trong cách làm việc và nhìn nhận vấn đề.
- Kỹ năng quan hệ: Bên cạnh việc tạo động lực cho nhân viên, người
quản trị cần phân chia, kiểm soát nguồn nhân lực một cách chuyên
nghiệp và hiệu quả hơn, tránh việc nhân viên lơ là công việc, không
nhiệt tình kéo theo năng suất của bộ phận bị sụt giảm. Vì vậy, kỹ năng
nhân sự quan trọng đối với tất cả các cấp bậc, không chỉ riêng nhà quản trị cấp cao.
- Kỹ năng chuyên môn: thường ở cấp cơ sở sẽ chú trọng kỹ năng chuyên môn hơn lOMoAR cPSD| 61554479
7. Môi trường quản trị
a) Môi trường ngoài: để nhận biết được cơ hội và thách thức - Môi trường vi mô - Môi trường vĩ mô - Kinh tế - Văn hóa – xã hội - Công nghệ - kỹ thuật - Chính trị - pháp luật - Đoàn thể
- Tự nhiên – cơ sở vật chất
b) Môi trường bên trong: để nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu - Khách hàng - Đối thủ tiềm ẩn - Đối thủ cạnh tranh - Nhà cung cấp - Sản phẩn thay thế
 Khi đã nhận thực đc MT bên trong và bên ngoài ntn thì từ đó nhà QT sẽ
xây dựng đc chiến lược kinh doanh và các chính sách cho DN
CHƯƠNG II: CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 1. Khái niệm
- Lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến
lược và đề ra các phương pháp để đạt được mục tiêu
- Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản
trị DN vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lại
- Lập kế hoạch là việc xác định trước một chương trình hành động
trong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xác định
các mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được các mục tiêu đó
2. Vai trò của chức năng lập kế hoạch với tổ chức
- Phát triển có định hướng
- Tối ưu hóa trong sử dụng nguồn lực
- Thích nghi với biến động của môi trường
- Xây dựng tiêu chuẩn để áp dụng khi thực hiện kiểm tra lOMoAR cPSD| 61554479  Mục tiêu:
• Phát hiện các cơ hội mới.
• Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai. 
Vạch ra các hành động hữu hiệu.
• Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức.
• Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong
môi trường luôn thay đổi.
3. Các nguyên tắc lập kế hoạch
- Phải chủ động lập kế hoạch và tạo ra một môi trường làm việc có
kế hoạch trong tổ chức.
- Phải có sự tham gia của các nhà quản trị các cấp từ thấp đến cao.
- Các mục tiêu kế hoạch phải cụ thể và có sự liên kết tạo thành một
mạng lưới các mục tiêu (cây mục tiêu).
- Kế hoạch phải có tính linh hoạt phù hợp với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
- Các hoạt động triển khai kế hoạch phải rõ ràng, nguồn lực cho
việc thực hiện kế hoạch phải được xem xét cẩn thận tránh sự nhầm
lẫn giữa tiền đề kế hoạch và kế hoạch.
- Phải có cơ chế để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch trên thực tế và
phát hiện sớm các sai lệch, đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. 4. Phân loại kế hoạch
- Theo time: dài hạn (> 5 năm), trung hạn (1-5 năm), ngắn hạn (<1 năm)
- Theo phạm vi hoạt động (cấp kế hoạch): Chiến lược (tổng thể) và tác nghiệp
- Theo hình thức thể hiện: chiến lược, chính sách, chương trình, thủ quỹ, ngân quỹ
5. Chiến lược, chiến thuật lOMoAR cPSD| 61554479
CHƯƠNG III: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1. Khái niệm, mục tiêu
- Khái niệm: Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị
trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể
phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và
phân chia công việc phải làm, những ng or nhóm người nào sẽ làm
việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ
được phối hợp với nhau ntn, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định
đc làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào
- Mục tiêu: Nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân
và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau
một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
2. Nội dung của chức năng tổ chức
- Tổ chức cơ cấu: là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu
quả nhằm đạt đc các mục tiêu của tổ chức bao gồm ciệc thiết kế cơ
cấu tổ chức quản lý và xác định nhiệm vụ cho mỗi bộ phận trong cơ cấu
- Tổ chức quá trình: là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác
định mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây
dựng nội quy, quy chế hợp tác nội bộ và giữa các bộ phận - Tổ chức
nhân sự: lựa chọn cán bộ cho bộ máy quản lý
a) Tổ chức cơ cấu quản lý - Khái niệm:
• Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận
• Có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nha lOMoAR cPSD| 61554479
• Được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định
• Được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau
• Nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những
mục tiêu chung đã xác định.
- Tầm quản lý cấp quản lý:
• Tầm quản lý: là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý
có thể kiểm soát có hiệu quả
• Cấp quản lý: là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. ...
CHƯƠNG IV: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO