Bài tập mẫu: Phân tích thiết kế
h thống qu n lý thông tin th vi n
1. Mô tả nghiệp vụ hệ thống
a. Các nhiệm vụ cơ bản:
- Cập nhật và bổ sung các lo i đầu sách, tài li u, giáo trình … cùng những thông tin có
liên quan l u trữ vào cơ s dữ li u.
- Qu n lý b n đọc m ợn tr tài li u trong th vi n.
- Qu n lý thông tin về t li u, th mục, l ợng sách còn, đã cho m ợn, đã mất…
- Báo cáo, thông kế theo tháng, quý về tài li u và thông tin b n đọc trong th vi n.
b. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm:
H thống qu n lý th vi n gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này ho t động có quan h
t ơng đối độc lập trong nhiều quy trình xử lý công vi c:
- Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật (ký hiệu là CNSX):
o Nhi m vụ chính của bộ phận này là mua sách, nhập sách từ nhiều nguồn khác
nhau. Liên h với bộ phận b n đọc để có danh sách các yêu cầu cập nhật sách. Bộ
phận này còn có trách nhi m xử lý kỹ thuật đối với những đầu sách đ ợc nhập về
nh đóng dấu, gán nhãn, làm hồ sơ cho sách, đăng ký vào sổ tài li u tài s n của th
vi n, nhập vào cơ s dữ li u.
- Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu (ký hiệu là XDBM):
o Khi nhận đ ợc sách từ bộ phận CNSX – bộ phận XDBM có trách nhi m phân lo i tài
li u thành nhiều th mục, định ra từ khóa để phục vụ cho công tác tìm kiếm, tra cứu
tài li u sau này. Bên c nh đó bộ phận XDBM hoàn thi n quy trình cập nhật sách bằng
cách đ a sách về kho, phân lo i sách theo từng kho và nhập cơ s dữ li u đối với những tr
ng cần bổ sung đối với từng đầu sách.
- Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả (ký hiệu là BDMT):
o Có trách nhi m trực tiếp tiếp xúc với b n đọc, qu n lý thông tin tình hình sử dụng
sách trong th vi n. Đối với những lo i sách cần đ ợc b o l u cẩn thận cần có cơ
chế đặc bi t để kiểm tra, gia h n th i gian đọc và thông báo với b n đọc trong tr
ng hợp những sách thuộc lo i này đã quá h n m ợn. Bộ phận này còn cần có
nhi m vụ phát hi n ra các sai sót về tài li u đ ợc đem tr từ b n đọc và ph t tiền trong tr
ng hợp tài li u đ ợc đem tr có h hỏng. Cần có quan h chặt chẽ với
Phòng Đào t o, văn phòng các Khoa, Bộ môn trong tr
ng để có kế ho ch rõ ràng cụ
thể về vi c cập nhật, bổ sung tài li u cho bộ phận CNSX.
c. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý: Khi có
yêu cầu về cập nhật thêm đầu sách, số l ợng sách từ Phòng Đào t o,
văn phòng Khoa, Bộ môn trong tr
ng, bộ phận BDMT sẽ đ a những yêu cầu cập nhật
đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ cho công tác bổ sung, cập nhật của bộ 1
phận CNSX. Tùy theo mức độ u tiên của mỗi lo i yêu cầu, hoặc hoàn c nh của mỗi yêu
cầu, bộ phận CNSX sẽ lập được kế hoạch bổ sung thêm đầu sách hay số l ợng sách trong th vi n. Thông th
ng các yêu cầu này sẽ rơi nhiều vào các th i điểm nh đầu một học kỳ tr ng. Bên
c nh đó, bộ phận BDMT cũng là bộ phận trực tiếp làm nhi m vụ qu n lý kho
sách của th vi n nên BDMT có thể nắm bắt đ ợc rất rõ tình hình hi n tr ng các đầu sách
của th vi n. Với những đầu sách mà số l ợng sách h hỏng hay nhu cầu cần ph i đáp
ứng quá nhiều, BDMT có thể t o yêu cầu ph i cập nhật thêm số l ợng đầu sách này lên CNSX.
T i mỗi th i điểm, th vi n có kế ho ch mua, bổ sung thêm sách, bộ phận CNSX sẽ
thống kê và duy t đối với các yêu cầu bổ sung sách, xem xét nhu cầu, cân đối kinh phí và
lên một danh sách các đầu sách sẽ đ ợc đặt mua. Đối với những đầu sách đặc thù của Tr
ng, có thể không mua đ ợc những lo i sách đó bên ngoài thì bộ phận CNSX có thể
t o rồi gửi yêu cầu đ ợc in hay thuê in ngay t i nhà máy in quen biết hoặc thuê in các
nhà máy in ngoài. Đối với nhiều lo i sách mà bộ phận CNSX thấy có thể mua đ ợc ngay
bên ngoài, bộ phận CNSX sẽ lên danh sách sách cần mua với các thông tin về nhà cung
cấp và t o đơn đặt mua sách.
Sau đó, bộ phận CNSX sẽ gửi đơn đặt sách đến các nhà cung cấp sách trên thị tr
ng, sau khi nhận đ ợc sách và hóa đơn yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp, bộ phận
CNSX có nhi m vụ kiểm tra hàng nhận đ ợc, nếu có sai sót thì ph i gửi khiếu n i l i nhà
cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp có thông tin ph n hồi. Trong tr ng hợp hàng nhận đ ợc
kiểm tra tốt, bộ phận CNSX đóng dấu hóa đơn nhận đ ợc rồi gửi hóa đơn yêu cầu thanh
toán đó đến ban tài chính của Tr ng.
Sau khi các thủ tục thanh toán hoàn tất, bộ phận CNSX sẽ nhận sách về và làm các
công tác riêng của th vi n để chuẩn bị chuyển lên kho hay đ a đến bộ phận XDBM. Sau
khi nhận sách về, bộ phận CNSX cũng có nhi m vụ ph i làm các công tác xử lý kỹ thuật
nh đóng dấu, gắn nhãn, làm hồ sơ cho sách.
Tiếp đó là đăng ký vào sổ tài s n của th vi n (điền các thông tin chung về đầu
sách nh tên sách, nhà xuất b n, mã sách…) và nhập vào cơ s dữ li u theo các form
t ơng tự nh đã ghi trong sổ tài s n của th vi n.
Cuối cùng, sách sẽ đ ợc chuyển giao sang bộ phận XDBM. T i đây, bộ phận XDBM
sẽ phân lo i tiếp các tài li u đã nhận đ ợc thành nhiều th mục (nh các chủ đề về toán,
lý, hóa, vũ khí…). Tiếp theo, bộ phận XDBM sẽ xác định ra một số từ khóa cho từng đầu
sách để phục vụ cho vi c tìm kiếm. Kết qu của công vi c này đó là sẽ in ra các phích để
trong phòng tra tài li u, và nhập các từ khóa này lên cơ s dữ li u của th vi n để phục vụ
cho vi c tìm kiếm bằng máy tính.
Cuối cùng, bộ phận XDBM sẽ làm tiếp nhi m vụ phân lo i tài li u về các lo i kho
khác nhau. Có những lo i tài li u mật sẽ đ ợc đ a lên các kho mật, những lo i tài li u này
sẽ chỉ có một số ít ng i đ ợc phép đọc.
Một số tài li u tự chọn cho b n đọc nh ng không đ ợc đem về nhà, các lo i tài li u này th
ng đ ợc đ a lên kho của phòng đọc. Và một số tài li u thuộc d ng giáo trình, hay
tài li u tham kh o thì b n đọc của th vi n có thể đ ợc m ợn về nhà. Với mỗi kho khác
nhau, bộ phận XDBM còn cần ph i ghi nhận l i vị trí giá của mỗi đầu sách trong cơ s dữ
li u, điều này cũng rất là cần thiết khi thủ th tìm kiếm tài li u. Khi tài
li u mà b n đọc m ợn bị mất, b n đọc cần ph i thông báo với th vi n
thông qua bộ phận BDMT bằng một phiếu thông báo mất sách để BDMT cập nhật vào cơ 2
s dữ li u. Vi c này giúp bộ phận CNSX khi làm các thống kê có thể kiểm soát đ ợc tình
hình sách, tài li u bị mất và có thể lên kế ho ch cập nhật nếu c m thấy cần thiết.
Đối với yêu cầu m ợn sách của b n đọc, b n đọc sẽ gửi một yêu cầu m ợn sách tới
bộ phận BDMT, bộ phận BDMT sẽ tìm kiếm và kiểm tra tình tr ng hi n t i của đầu sách
đ ợc m ợn. Tr ớc đó, b n đọc có thể chủ động tìm kiếm về đầu sách mà mình m ợn
thông qua một máy tính đ ợc đặt trong th vi n. Tùy theo kh năng và hoàn c nh, bộ
phận BDMT có thể từ chối yêu cầu b i các lý do nh sách này không thể m ợn hoặc đầu
sách đó đã bị m ợn hết. Nếu có thể m ợn đ ợc sách, thủ th của th vi n cần ghi nhận
mã số thẻ và thông tin m ợn sách trong yêu cầu m ợn sách vào cơ s dữ li u.
Cuối cùng, khi b n đọc đem tài li u đến tr th vi n, ng i thủ th trong bộ phận
BDMT sẽ kiểm tra tài li u đ ợc đem tr . Nếu tài li u bị h hỏng hoặc mất mát, ng i thủ
th có quyền từ chối nhận tài li u đ ợc tr l i và có thể yêu cầu b n đọc ph i đền tiền
hoặc bằng vật chất t ơng đ ơng với giá trị tài li u (có xử lý tài li u bị h hỏng trong cơ s
dữ li u). Nếu vi c tr tài li u thành công, thủ th cũng cần cập nhật l i thông tin đầu sách
vừa đ ợc tr l i. Bên c nh đó, bộ phận BDMT còn có trách nhi m qu n lý danh sách thẻ
b n đọc, hủy, xóa đối với những thẻ đã quá h n sử dụng, sửa hồ sơ thẻ cũng nh gia h n cho thẻ b n đọc.
2. Xây dựng mô hình phân cấp chức năng:
a. Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng:
Tr ớc hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu di n phân rã có thứ
bậc đơn gi n các công vi c cần thực hi n. Mỗi công vi c đ ợc chia ra làm các công vi c
con. Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức t p của h thống. Đặc điểm của sơ đồ
phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, d hiểu từ đ i
thể đến chi tiết về các chức năng và nhi m vụ thực hi n (rất d thành lập bằng cách phân
rã các chức năng dần dần từ trên xuống).
Nh vậy, vi c xây dựng mô hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác định
ph m vi của h thống cần phân tích. Đồng th i, sơ đồ phân rã chức năng cũng là ph ơng
ti n trao đổi giữa nhà thiết kế và ng
i sử dụng trong khi phát triển h thống. Sơ đồ phân
rã chức năng cho phép mô t , khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực
tiếp hoặc khách quan, phát hi n đ ợc các chức năng thiếu và trùng lặp.
b. Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống:
Để xây dựng đ ợc mô hình phân cấp các chức năng của h thống qu n lý thông tin
th vi n, tôi có sử dụng kết hợp c hai ph ơng pháp bottom-up và ph ơng pháp top-
down. Áp dụng cụ thể vào h thống qu n lý thông tin th vi n, ta sẽ làm lần l ợt các b ớc
(có áp dụng hai ph ơng pháp trên) nh sau:
Ü Sử dụng ph ơng pháp top-down để tìm kiếm những chức năng chi tiết đ ợc
nêu trong phân mô t quy trình nghi p vụ của h thống.
Ü Sử dụng ph ơng pháp bottom-up để góm nhóm các chức năng chi tiết đ ợc
li t kê trên thành các chức năng mức cao hơn.
Ü Thực hi n kết hợp vi c gi n l ợc hóa từ ngữ đến khi thu đ ợc chức năng của toàn bộ h thống.
Giai đoạn 1 – Sử dụng phương pháp top-down để tìm kiếm những chức năng chi tiết: 3
Để tìm kiếm chức năng chi tiết từ b n mô t quy trình nghi p vụ ta thực hi n đầy
đủ theo 5 b ớc nh d ới đây:
Bước 1: G ch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công vi c của h thống
thống (những chức năng chi tiết sẽ đ ợc mô t thông qua các động từ và bổ ngữ này).
Bước 2: Từ danh sách các động từ và bổ ngữ thu đ ợc b ớc 1 ta tìm và lo i bỏ
những chức năng trùng lặp hay những cụm không ph i là chức năng của h thống.
Bước 3: Từ danh sách thu đ ợc b ớc 2, gom nhóm những chức năng nào đơn gi n do một ng i thực hi n l i.
Bước 4: Trong danh sách thu đ ợc từ b ớc 3, lo i các chức năng không có ý nghĩa với h thống l i.
Bước 5: Chỉnh sửa l i các chức năng đ ợc chọn sau b ớc 4 cho hợp lý.
Kết quả thu được:
Ü G ch chân các động từ và bổ ngữ có đ ợc từ quy trình nghi p vụ của h thống, lo i
bỏ các cụm từ không có ph i là chức năng của h thống ta đ ợc kết qu sau: (1)
Thêm yêu cầu bổ sung đầu sách (2) Lên danh sách sách đặt mua (3)
Thống kê tình hình hi n tr ng các đầu sách (4) Tìm kiếm đầu sách (5)
Lập kế ho ch bổ sung đầu sách (6)
Cập nhật thông tin đầu sách (7)
Ghi nhận vị trí đầu sách trên giá (8)
Xóa thẻ b n đọc hết h n (9)
Cập nhật thông tin đầu sách (10)
Cập nhật, gia h n thẻ b n đọc (11)
Thống kê yêu cầu cập nhật sách (12) Ghi
nhận thông tin sách m ợn (13) Phân
lo i thông tin đầu sách theo biên mục (14) Ghi nhận thông tin sách tr (15)
Kiểm tra tình tr ng hi n t i của đầu sách (16) In hóa đơn yêu cầu đền sách (17) Tìm kiếm b n đọc (18) Phân lo i sách theo kho (19)
Xử lý tài li u quá h n, h hỏng (20)
Nhập từ khóa tìm kiếm của tài li u (21)
T o yêu cầu đặt in/mua tài li u (22) Báo cáo (23) Thống kê
Ü Gom nhóm các chức năng trùng lặp hoặc các chức năng có thể khái quát hóa l i
đ ợc ta có kết qu d ới đây: (1) å (1) (2) + (5) å (2) (4) å (4)
(6) + (7) + (9) + (13) + (18) + (20) å (6) 4 (8) å (8) (10) (12) (14) (16) (17) (19) (21) (22)
(23) + (3) + (11) + (15) å (23)
Sửa đổi thay thế các từ ngữ cho phù hợp ta thu đ ợc kết qu cuối cùng là danh sách các
chức năng chi tiết nh sau:
¬ Thêm yêu cầu bổ sung tài li u
¬ Lên danh sách tài li u đặt mua ¬ Tìm kiếm tài li u
¬ Cập nhật thông tin tài li u
¬ Xóa thẻ b n đọc hết h n
¬ Cập nhật, gia h n thẻ b n đọc
¬ Ghi nhận thông tin tài li u đ ợc m ợn
¬ Ghi nhận thông tin tài li u đ ợc tr
¬ In hóa đơn yêu cầu đền tài li u
¬ Tìm kiếm thông tin b n đọc
¬ Xử lý tài li u quá h n, h hỏng
¬ T o yêu cầu đặt in/mua tài li u ¬ Báo cáo ¬ Thống kê
Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi
tiết thành các chức năng ở mức cao hơn:
Sau khi làm công đo n gom nhóm các chức năng nhỏ đ ợc li t kê trong giai đo n
1, ta sẽ thu đ ợc các chức năng mức cao hơn nh sau:
¬ Đặt mua/Bổ sung tài li u. ¬ Qu n lý tài li u. ¬ Qu n lý b n đọc. ¬ Qu n lý m ợn tr . ¬ Báo cáo và thống kê.
Lập b ng và gom các chức năng chi tiết nhỏ theo từng những chức năng lớn trên ta có
thể có cái nhìn rõ ràng hơn tập hợp các chức năng của h thống:
Thêm yêu cầu bổ sung tài li u Đặt mua/Bổ sung QU N LÝ
Lên danh sách tài li u đặt mua tài li u
T o yêu cầu đặt in/mua tài li u TH VI N Tìm kiếm tài li u Qu n lý tài li u 5
Cập nhật thông tin tài li u
Xử lý tài li u quá h n, h hỏng
Tìm kiếm thông tin b n đọc Cập nhật thẻ b n đọc Qu n lý b n đọc Xóa thẻ b n đọc
Ghi nhận thông tin tài liêu đ ợc m ợn
Ghi nhận thông tin tài li u đ ợc tr Qu n lý m ợn tr
In hóa đơn yêu cầu đền tài li u Báo cáo Báo cáo & thống kê Thống kê
Từ b ng trên, ta có thể d dàng đ a ra sơ đồ phân rã chức năng (BFD) của h thống qu n lý thông tin th vi n Tr ng Kỹ thuật Quân sự. 6 7
3. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu:
a. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0 ):
mức này, chức năng tổng qu n của h thống là Qu n lý th vi n. Với h thống
này, có bốn tác nhân ngoài có kh năng tác động đến h thống về mặt dữ li u (có thể rút
ra từ sơ đồ quy trình nghi p vụ – ch ơng I) là: Nhà cung cấp sách, Ban tài chính, Bạn đọc,
Văn phòng Khoa, Bộ môn và phòng Đào tạo
(tác nhân ngoài kho sách không đ ợc tính đến đây). Bổ sung các luồng dữ li u trao đổi
giữa h thống và tác nhân ngoài, ta có biểu đồ luồng dữ li u mức khung c nh (DFD mức 0) nh sau: 8
b. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1):
Chức năng chính Qu n lý th vi n (chức năng mức 0) có thể phân rã thành năm chức năng con là:
Chức năng Đặt hàng/Bổ sung, Quản lý tài liệu, Quản lý bạn đọc, Quản lý mượn trả, Báo cáo thông kê
Ngoài các luồng dữ li u vào/ra (14 luồng) mô hình luồng dữ li u mức khung c nh
(DFD mức 0) đ ợc b o toàn, thì ta thấy luồng thông tin trao đổi giữa ba chức năng Đặt
mua/Bổ sung, Qu n lý m ợn tr , Qu n lý b n đọc là không trực tiếp mà ph i thông qua
một vài kho dữ li u nh kho Tài li u, kho Tài li u m ợn, kho Hóa đơn đền sách, kho Danh
sách yêu cầu cập nhật/bổ sung. Từ đó ta có các b ớc xây dựng mô hình luồng dữ li u
mức đỉnh (DFD mức 1) nh sau:
- Từ DFD mức khung c nh, với DFD mức đỉnh các tác nhân ngoài của h thống
mức khung c nh đ ợc giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra.
- H thống đ ợc phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính bên
trong h thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1.
- Xây dựng thêm các kho dữ li u và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh. 9 10
c. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2):
mức này, ta có thể thấy 5 chức năng Đặt mua/Bổ sung, Báo cáo và thống kê,
Qu n lý tài li u, Qu n lý m ợn tr , Qu n lý b n đọc còn đ ợc phân rã thành nhiều chức
năng con khác. Cụ thể là: -
Chức năng Đặt mua/Bổ sung đ ợc phân rã thành 3 chức năng: Thêm yêu cầu
bổ sung tài li u, Lên danh sách tài li u đặt mua, T o yêu cầu đặt in/mua tài li u. -
Chức năng Quản lý tài liệu đ ợc phân ra thành 3 chức năng: Tìm kiếm tài li u,
Cập nhật thông tin tài li u, Xử lý tài li u quá h n và h hỏng. -
Chức năng Quản lý bạn đọc đ ợc phân rã thành 3 chức năng: Tìm kiếm thông
tin b n đọc, Cập nhật thẻ b n đọc, Xóa thẻ b n đọc. -
Chức năng Quản lý mượn trả đ ợc phân rã thành 3 chức năng: Ghi nhận thông
tin tài li u đ ợc m ợn, Ghi nhận thông tin tài li u đ ợc tr , In hóa đơn yêu cầu đền tài li u. -
Chức năng Báo cáo và thống kê đ ợc phân ra thành 2 chức năng: Báo cáo, Thống kê. Sau khi
đã tiến hành xây dựng sơ đồ DFD mức 1 và xác định đ ợc các chức năng
phân rã, ta tiếp tục xây dựng sơ đồ DFD mức 2 theo nguyên tắc:
- Thực hi n phân rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh.
- Khi thực hi n phân rã mức này vẫn ph i căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng
để xác định các tiến trình con sẽ xuất hi n trong biểu đồ luồng dữ li u.
- Vi c phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết. o
Khi phân rã các tiến trình ph i đ m b o tất c các luồng thông tin vào ra tiến trình
mức cao ph i có mặt trong các tiến trình mức thấp hơn và ng ợc l i.
o Chức năng Đặt mua/Bổ sung: o 11
Chức năng Quản lý tài liệu: o o
o Chức năng Quản lý bạn đọc: o 12
o Chức năng Báo cáo và thống kê: o o o
Chức năng Quản lý mượn trả:
4. Kết luận: Sau
b ớc phân tích h thống về chức năng, ta đã có cái nhìn khá toàn di n về h thống.
Nếu nh sơ đồ phân rã chức năng BFD cho ta một cái nhìn khái quát, d hiểu từ đ i thể đến chi tiết
về các chức năng và nhi m vụ thực hi n thì sơ đồ luồng dữ li u l i cung cấp cho chúng ta bức tranh tổng thể
của h thống và thiết kế sơ bộ về cách thức thực hi n các chức năng của h thống. 13