Trả lời câu hỏi chương 1- 2 | Thông tin phục vụ lãnh đạo | Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố HCM
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cung cấp nhiều môn học phong phú như Ngôn ngữ học đối chiếu, Phong cách học, Kinh tế học Vi mô, Lịch sử Việt Nam, Xã hội học, Tâm lý học, Văn hóa học và Ngữ văn Trung Quốc. Các môn học này giúp sinh viên phát triển kiến thức chuyên môn, kỹ năng phân tích và nghiên cứu, chuẩn bị tốt cho công việc và nghiên cứu sau khi ra trường.
Môn: Thong tin phục vụ lãnh đạo
Trường: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
Thông tin:
Tác giả:
Thông tin :
Môn:
Trường:
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
Tác giả:
Preview text:
CHƯƠNG 1
1.Sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý?
● Khái niệm lãnh đạo và quản lý -
Thuật ngữ lãnh đạo thường được hiểu là việc định ra đường lối, chính sách, chủ
trương, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống nào đó trong
các điều kiện môi trường nhất định. Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho
một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý/khách thể quản lý. -
Quản lý có thể được coi là một dạng lãnh đạo đặc biệt khi sự tác động của nhà quản
lý có ý thức, có hệ thống, trên cơ sở tri thức của nhà quản lý, tới khách thể quản
lý/đối tượng quản lý nhằm đảm bảo cho nó hoạt động và phát triển có hiệu quả, đạt
tới mục đích của nhà lãnh đạo.
● So sánh sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý *Giống nhau:
- Hệ thống lãnh đạo, quản lý bao gồm chủ thể - khách thể: chủ thể là tác nhân tạo ra
các tác động nhằm dẫn dắt khách thể/đối tượng đi đến mục tiêu xác định. Mối quan
hệ tương tác là người lãnh đạo - người bị lãnh đạo: ra lệnh - phục tùng; chủ thể
quản lý - đối tượng quản lý; chỉ huy, điều khiển - chấp hành, thực hiện;
- Phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể - khách thể.
- Hoạt lãnh đạo, quản lý liên quan chặt chẽ đến con người, là sự tác động mang tính
chủ quan dựa trên quy luật khách quan.
- Lãnh đạo, quản lý là một quá trình thông tin, trao đổi thông tin nhiều chiều.
- Lãnh đạo, quản lý là một tiến trình năng động, có khả năng tăng cường, có khả năng
thích nghi rất nhanh trước những biến động của môi trường bên trong và bên ngoài.
- Lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. *Khác nhau: Lãnh đạo Quản lý
Lãnh đạo thường là người đưa ra ý tưởng
Quản lý là người thực thi ý tưởng
Người lãnh đạo là người củng cố niềm tin
Người quản lý dựa vào sự kiểm soát, duy
cho cấp dưới vào những mục tiêu đang
trì việc kiểm soát nhân viên để thực hiện hướng tới
các kế hoạch đã được phê duyệt, bắt buộc
nhân viên phải phát huy năng lực của mình
nhằm tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng
Người lãnh đạo là người quyết định con
Là người tổ chức thực hiện nên luôn hướng
đường đi nên có thể thay đổi hướng đi, có
đến sự ổn định, duy trì các nguyên tắc đã
thể phá bỏ nguyên tắc khi cần thiết, hay
vạch ra, kiểm soát gắt gao các nguồn
hướng đến những cái mới
Người lãnh đạo thường động viên, khuyến
Người quản lý thường áp đặt trong tương
khích, sử dụng phương pháp tâm lý xã hội,
tác với cấp dưới, thường xuyên kiểm tra
phương pháp giáo dục để tác động đến tư
cấp dưới để bảo đảm rằng công việc đang
tưởng, trái tim của cấp dưới
được triển khai với hiệu quả cao nhất và
phải đạt được mục tiêu đã xác định trong lOMoAR cPSD| 40799667 từng thời kỳ
Ví dụ: Giả sử có một công ty sản xuất ô tô. Trong công ty này, giám đốc điều hành (quản lý)
và giám đốc điều hành kỹ thuật (lãnh đạo) đều đóng vai trò quan trọng nhưng có sự khác
biệt trong cách họ tiếp cận công việc hàng ngày và chiến lược dài hạn.
Lãnh đạo (Giám đốc điều hành kỹ thuật): -
Tầm nhìn: Lãnh đạo trong trường hợp này có thể có tầm nhìn về việc phát triển
công nghệ mới và cải tiến sản phẩm ô tô để đáp ứng nhu cầu thị trường. -
Khả năng đổi mới: Họ có thể đề xuất và thúc đẩy sự đổi mới trong quá trình
sản xuất, sử dụng công nghệ mới và quy trình hiệu quả hơn. -
Truyền cảm hứng: Lãnh đạo này có thể truyền cảm hứng cho nhóm kỹ sư và
nhân viên kỹ thuật để đạt được mục tiêu và tiến triển trong lĩnh vực công nghệ và sản phẩm.
Quản lý (Giám đốc điều hành): -
Quản lý nguồn lực: Quản lý này sẽ phối hợp các bộ phận khác nhau trong công
ty như sản xuất, tiếp thị, và tài chính để đảm bảo quá trình sản xuất ô tô diễn ra
một cách suôn sẻ và hiệu quả. -
Xây dựng kế hoạch: Họ sẽ đưa ra các kế hoạch cụ thể và phân công nhiệm vụ cho
các nhóm và cá nhân để đảm bảo mục tiêu sản xuất và doanh số bán hàng được đạt được. -
Quản lý hiệu suất: Quản lý này có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên
và quy trình sản xuất, đưa ra điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng.
->Như vậy, trong ví dụ này, lãnh đạo và quản lý có những vai trò và trách nhiệm riêng biệt,
mỗi người đóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty từ các góc độ khác nhau.
=> Bên cạnh một số đặc điểm chung, người lãnh đạo và người quản lý cũng có nhiều điểm
khác biệt. Tuy vậy, cả hai hoạt động lãnh đạo và quản lý đều là hoạt động quan trọng,
không thể thiếu ở mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cả doanh nghiệp.
2.Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là
nhà quản lý? Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?
•Khái niệm lãnh đạo và quản lý -
Thuật ngữ lãnh đạo thường được hiểu là việc định ra đường lối, chính sách, chủ
trương, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống nào đó trong
các điều kiện môi trường nhất định. Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho
một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý/khách thể quản lý. -
Quản lý có thể được coi là một dạng lãnh đạo đặc biệt khi sự tác động của nhà quản
lý có ý thức, có hệ thống, trên cơ sở tri thức của nhà quản lý, tới khách thể quản
lý/đối tượng quản lý nhằm đảm bảo cho nó hoạt động và phát triển có hiệu quả, đạt
tới mục đích của nhà lãnh đạo. lOMoAR cPSD| 40799667
Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? -
Ở Việt Nam, trong các cơ quan, tổ chức ở cấp cơ sở (thường là đơn vị hành chính
sự nghiệp), nếu người lãnh đạo đồng thời là nhà quản lý (phương thức 2 trong 1) thì
tránh được hiện tượng xung đột về quan điểm, về cách thức giải quyết từng vấn đề,
đặc biệt là vấn đề nhân sự và công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn, đạt hiệu quả
cao hơn. Việc người lãnh đạo đồng thời là nhà quản lý cũng đảm bảo sự cần thiết
của việc duy trì sự ổn định và hiệu suất trong các hoạt động hàng ngày. Trong một
môi trường chính trị và quản lý công, sự ổn định và tuân thủ quy trình thường được
thường được ưu tiên cao. Do đó, người đứng đầu cũng thường là những người có
kỹ năng quản lý tốt để đảm bảo hoạt động diễn ra một cách hiệu quả.
Một ví dụ cụ thể về việc nhà lãnh đạo nên là nhà quản lý trong đơn vị hành chính sự nghiệp
có thể là trong một tổ chức giáo dục, chẳng hạn như một trường đại học.
Trong trường hợp này, Rektor (Tổng giám đốc) của trường đại học đóng vai trò là nhà lãnh
đạo, nhưng cũng cần có khả năng làm việc như một nhà quản lý trong các hoạt động hành
chính sự nghiệp của trường. Cụ thể như sau: -
Quản lý nguồn lực: Rektor phải quản lý nguồn lực của trường, bao gồm ngân sách,
nhân lực và cơ sở vật chất. Họ cần đảm bảo rằng tài nguyên được phân bổ một
cách hiệu quả để đạt được mục tiêu giáo dục và nghiên cứu của trường. -
Định hình chiến lược: Rektor cần đưa ra chiến lược dài hạn cho trường đại học, bao
gồm việc phát triển chương trình học, nâng cao chất lượng giảng dạy và nghiên cứu,
và mở rộng quan hệ với cộng đồng. -
Quản lý nhân sự: Rektor phải quản lý các bộ phận và phòng ban trong trường, cũng
như định hình văn hóa làm việc và giám sát hiệu suất của nhân viên. -
Xây dựng quan hệ: Rektor cần xây dựng và duy trì quan hệ với các bên liên quan,
bao gồm sinh viên, giảng viên, cán bộ hành chính, cộng đồng địa phương, và các
đối tác khác trong ngành giáo dục.
->Như vậy, trong trường hợp này, nhà lãnh đạo (Rektor) của trường đại học không chỉ đóng
vai trò là một người lãnh đạo có tầm nhìn và thúc đẩy sự phát triển của trường mà còn phải
là một nhà quản lý có khả năng quản lý hệ thống hành chính sự nghiệp của trường để đạt
được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý? -
Ở các cấp cao hơn thường có sự tách bạch giữa người lãnh đạo, người quản lý. Đối
với những đơn vị sản xuất kinh doanh/doanh nghiệp có quy mô lớn, người lãnh đạo
không nhất thiết là nhà quản lý. Lãnh đạo các doanh nghiệp có thể là những nhà
đầu tư, có thể thuê người làm điều hành (nhà quản lý/giám đốc). Việc tách biệt giữa
lãnh đạo và quản lý thường được khuyến khích để tối ưu hóa hiệu suất và sáng tạo..
Lãnh đạo thường tập trung vào việc định hướng, tạo động lực, phát triển tầm nhìn
cho tương lai của công ty, trong khi quản lý tập trung vào việc tổ chức, lập kế hoạch
và kiểm soát các quy trình hàng ngày. Do cách thức tác động đến con người của
hoạt động lãnh đạo, quản lý có sự khác nhau nên hiệu quả làm việc có thể sẽ khác
nhau; đồng thời, nếu lãnh đạo, quản lý là hai người khác nhau sẽ giảm được khả
năng quyền lực tập trung vào tay một người. Sự phân tách này giúp định rõ trách
nhiệm và tạo điều kiện cho sự sáng tạo và phát triển bền vững của doanh nghiệp. lOMoAR cPSD| 40799667
*Một ví dụ cụ thể về việc nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý trong một doanh nghiệp có thể là như sau:
Trong một công ty phần mềm khởi nghiệp, có hai vị trí quan trọng là CEO (Chief Executive
Officer - Tổng giám đốc) và COO (Chief Operating Officer - Tổng giám đốc điều hành). Hai
vị trí này có những trách nhiệm cụ thể khác nhau nhưng cần phối hợp chặt chẽ để đạt
được mục tiêu kinh doanh của công ty. Lãnh đạo (CEO): -
Tầm nhìn: CEO có nhiệm vụ định hình tầm nhìn và chiến lược dài hạn của công
ty. Họ cần đưa ra quyết định chiến lược về hướng phát triển sản phẩm, mở rộng
thị trường, và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. -
Thúc đẩy sự đổi mới: CEO chịu trách nhiệm thúc đẩy sự đổi mới trong công ty bằng
cách tạo ra môi trường khuyến khích sáng tạo và thử nghiệm các ý tưởng mới. -
Đại diện và kết nối: CEO thường là người đại diện chính thức của công ty
trước cộng đồng doanh nghiệp, các nhà đầu tư, và truyền thông. Quản lý (COO): -
Quản lý hoạt động hàng ngày: COO có trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày
của công ty, bao gồm sản xuất, tiếp thị, và dịch vụ khách hàng. -
Tối ưu hóa quy trình và tài nguyên: COO phải đảm bảo rằng các quy trình và tài
nguyên của công ty được sử dụng một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh. -
Đảm bảo hiệu suất và chất lượng: COO phải đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của
công ty đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và hiệu suất.
->Trong trường hợp này, việc tách biệt giữa lãnh đạo (CEO) và quản lý (COO) giúp công ty
tập trung vào cả hai khía cạnh quan trọng của quản lý doanh nghiệp: định hình chiến lược
và thúc đẩy sự đổi mới (lãnh đạo), cũng như quản lý hoạt động hàng ngày và tối ưu hóa
hiệu suất (quản lý). Điều này giúp tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong quản lý và phát triển của công ty.
=> Để một tập thể phát triển nhanh chóng và bền vững thì cần có cả lãnh đạo và quản lý
dù cho đó là lựa chọn vừa là nhà lãnh đạo vừa là nhà quản lý hay tách biệt lãnh đạo với
quản lý vì cả hai hoạt động này đều cố gắng xử lý các tác động, ảnh hưởng của mình đến
một cá nhân để có thể đạt được mục tiêu đặt ra
3.Người làm công tác lãnh đạo, quản lý phải thực hiện những chức năng nào trong hệ thống quản lý của mình
*Chức năng dự báo/dự đoán -
Người lãnh đạo, nhà quản lý phải xác định tương lai của hệ thống quản lý bằng các
dự báo, dự đoán các biến động có thể xảy ra. Khả năng dự báo thể hiện tầm nhìn xa
trông rộng của lãnh đạo, quản lý. -
Người lãnh đạo, nhà quản lý có thể dự báo bằng cách định lượng và định tính
hoặc mang tính trực giác về tương lai theo kinh nghiệm cá nhân.
Ví dụ : Người lãnh đạo, nhà quản lý trong các lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi, thủy
sản, muối, lâm nghiệp, an ninh lương thực muốn dự báo về việc biến đổi khí hậu lOMoAR cPSD| 40799667
toàn cầu sẽ tác động như thế nào đến lĩnh vực mình quản lý sẽ cần các thông tin dự
báo như mực nước biển dâng cao, khí thải nhà kính, sự nóng lên của Trái Đất,
những cơn lốc xoáy nhiệt đới,... để dự báo và định hướng thực hiện các giải pháp
giảm nhẹ và thích ứng với nó. -
Chức năng dự báo đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Chức
năng này giúp lường trước được những rủi ro, những khó khăn, thuận lợi, các yếu
tố tác động của môi trường bên ngoài tới hệ thống và các yếu tố tác động của chính
môi trường bên trong hệ thống, từ đó tiên đoán những sự việc xảy ra trong tương
lai; xác định đúng các tiền đề, các điều kiện cho việc xây dựng chiến lược; lập các
kế hoạch dễ dàng hơn; định hướng đúng con đường sẽ đi; xây dựng cung cấp kết
quả đầu vào cho chức năng hoạch định và chức năng điều chỉnh trong quá trình
điều hành hoạt động của hệ thống quản lý.
=>Nhìn chung các dự báo của lãnh đạo, quản lý đều cần phải dựa trên cơ sở khoa
học, liên quan chặt chẽ đến các dữ liệu, số liệu thu thập được trong quá khứ, hiện tại
và thông tin dự báo. Nếu dự báo sai có thể gây tổn thất nặng nề về kinh tế vì người
lãnh đạo, nhà quản lý buộc phải điều chỉnh cho phù hợp với diễn biến của tình hình thực tế. *Chức năng hoạch định -
Chức năng hoạch định là chức năng cơ bản, trọng yếu nhất trong công tác lãnh đạo, quản lý. -
Hoạch định là quá trình xác định phương hướng, mục tiêu và lựa chọn các
phương thức để đạt được các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. -
Thực hiện chức năng hoạch định nhằm ấn định rõ những mục tiêu của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp, thiết lập một chiến lược tổng thể và phát triển một hệ thống
các loại kế hoạch khác nhau (kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn,kế hoạch ngắn
hạn) để hội nhập và phối hợp hoạt động, xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đề ra. -
Sản phẩm cụ thể của công tác hoạch định là các bản kế hoạch
Ví dụ: Bộ Quốc phòng phải lập kế hoạch an ninh quốc phòng, kế hoạch phòng thủ
đất nước, kế hoạch xây dựng các lực lượng vũ trang, bảo vệ biên giới,…; Bộ Tài
Chính lập kế hoạch ngân sách nhà nước,... -
Chức năng dự báo sẽ hỗ trợ tốt cho chức năng hoạch định vì nhà lãnh đạo, nhà
quản lý sẽ có thông tin để nhận diện được thách thức và cơ hội đối với hệ thống
quản lý của mình, đánh giá khả năng thích ứng với sự biến đổi của môi trường bên ngoài hệ thống. -
Trong thực tế, ngoài các thông tin bên trong nội bộ của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, các thông tin liên quan thường được cung cấp để hỗ trợ lãnh đạo, quản lý
thực hiện tốt chức năng hoạch định là:
+ Thông tin về chính sách, luật pháp
+ Thông tin về điều kiện kinh tế - xã hội
+ Thông tin về đổi mới cơ chế quản lý chung
+ Thông tin về công nghệ
+ Các thông tin khác như: thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trường, nhu cầu khách hàng,...
=> Như vậy, trên cơ sở các loại thông tin khác nhau, nhà lãnh đạo, nhà quản lý sẽ cân
nhắc, tính toán các phương án khác nhau, lựa chọn phương án tối ưu và các biện pháp khả
thi để đạt mục tiêu đề ra, các kế hoạch sẽ đảm bảo tính khoa học và sát với thực tế. lOMoAR cPSD| 40799667 *Chức năng tổ chức -
Chức năng tổ chức nhằm xác định một cơ cấu chủ định về vai trò hay chức vụ, chức
danh hợp thức hóa. Cơ cấu chủ định này buộc những người làm việc với nhau phải
thực hiện những vai trò, có những trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn nhất định. Các
vai trò, nhiệm vụ được xây dựng một cách có chủ đích để đảm bảo rằng các hoạt
động của mọi thành viên trong tổ chức là phù hợp với nhau, mỗi người có thể làm
việc trôi chảy, có hiệu quả cao trong tập thể. -
Khi thực hiện chức năng tổ chức, nhà lãnh đạo, quản lý phải xác định rõ ràng những
nhiệm vụ phải làm, do ai làm, làm cái gì, ai quyết định, ai sẽ thực hiện, ai báo cáo cho ai, ai kiểm tra. -
Nhà lãnh đạo, nhà quản lý thực hiện chức năng tổ chức bằng các công việc cụ thể sau:
+ Xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu tổ chức làm khuôn khổ cho việc triển khai các kế hoạch
+ Tổ chức quản lý nhân sự
+ Tổ chức thực hiện công việc và đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ; tìm
kiếm và huy động các nguồn lực, chọn lọc các yếu tố tốt nhất cho cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp phát triển -
Khi xây dựng một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhà lãnh đạo, quản lý cần:
+ Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu
+ Nhóm gộp các hoạt động này theo các phòng ban hoặc các bộ phận chức
năng, được chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa
+ Giao cho các nhóm hoạt động/các phòng ban hoặc các bộ phận chức năng
một người quản lý có khả năng kiểm soát, điều hành
+ Giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt động và chuẩn bị đầy đủ cho sự
phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin, theo chiều ngang
và chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức -
Những thông tin có liên quan chặt chẽ đến chức năng tổ chức là:
+ Thông tin về các mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị/bộ phận chức năng:
mức độ kết nối, sự tương tác, hỗ trợ, phối hợp lẫn nhau để hướng tới thực
hiện mục tiêu chung. Ví dụ: sự chậm trễ trong phối hợp hành động giữa các
đơn vị/bộ phận chức năng làm hạn chế hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành.
+ Thông tin về hiện trạng cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Ví dụ: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chưa rõ ràng; có sự trùng lắp, chồng
chéo về thẩm quyền, trách nhiệm;... -
Chức năng tổ chức được thực hiện tốt sẽ đảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu,
dẫn đến sự thành công hay thất bại của việc thực hiện các chức năng khác, tạo nên
sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các đơn vị/bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi cho
việc kiểm tra, đánh giá. -
Chức năng tổ chức chỉ được thực hiện tốt khi:
+ Nhà lãnh đạo, nhà quản lý đã xác định được mục tiêu, hướng phát triển và
được cung cấp thông tin về những thuận lợi, khó khăn, những nguồn lực cơ
bản, tình trạng và trình độ phát triển, mức độ chuyên môn hóa, khối lượng
công tác thực tế, các mối quan hệ ngang, dọc, số lượng và chất lượng nhân
sự, điều kiện làm việc, những quy định ràng buộc của cơ quan quản lý vĩ mô. lOMoAR cPSD| 40799667
+ Nhà lãnh đạo, nhà quản lý đã có các thông tin cần thiết về nhân lực, vật
lực, tài lực, các thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng, điều chỉnh nội quy,
quy chế và chính sách của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
+ Đảm bảo công tác vận hành thông suốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực
hiện chức năng kiểm soát các hoạt động của hệ thống quản lý, so sánh, đối
chiếu với mục tiêu, kế hoạch đã vạch ra đồng thời thực hiện chức năng điều
chỉnh nếu thấy cần thiết. *Chức năng điều khiển -
Chức năng điều khiển (chỉ huy, phối hợp) là sự tác động có chủ đích của nhà lãnh
đạo, nhà quản lý đến cấp dưới nhằm tạo ra ở sự tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu
đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ra với hiệu quả cao. -
Thực hiện chức năng điều khiển chính là quá trình nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng
quyền lực (quyền lực hành chính, quyền lực tinh thần, quyền lực kinh tế) của
mình tác động lên hành vi của cấp dưới. -
Chức năng điều khiển của nhà lãnh đạo, nhà quản lý bao gồm:
+ Ra mệnh lệnh, chỉ thị, chỉ đạo buộc cấp dưới thực hiện, chấp hành
+ Ra các quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý, hướng
dẫn quá trình hoạt động để thực thi các quyết định đã ra
+ Đôn đốc, thúc đẩy các thành viên dưới quyền làm việc với hiệu quả cao
+ Chọn lọc các kênh thông tin hữu hiệu nhất để thấy trước vấn đề phải giải quyết theo hướng nào.
+ Giải quyết xung đột giữa các thành viên, giữa cá nhân và tập thể, giữa các
bộ phận, và tổ chức liên quan,... -
Điều quan trọng nhất khi thực hiện chức năng điều khiển là việc ra quyết định quản
lý và giải quyết xung đột phải đảm bảo chất lượng các hoạt động theo đúng tiến độ
đã vạch ra, hoàn thiện và đổi mới các quy trình hoạt động. Ra quyết định quản lý
đúng và giải quyết xung đột là thước đo năng lực, tài ba của nhà lãnh đạo, nhà
quản lý về cả mặt lý thuyết và thực tiễn. -
Chức năng điều khiển quyết định việc thành công các mục đích, mục tiêu của
tổ chức, góp phần nâng cao tính tích cực, thái độ, tinh thần làm việc của người
lao động trong tổ chức, qua đó nâng cao năng suất lao động. -
Muốn thực hiện tốt chức năng điều khiển, nhà lãnh đạo, quản lý phải chọn được
cách thức tác động phù hợp đến cấp dưới tùy theo đặc điểm công việc cần giải
quyết và nắm vững thông tin về trình độ, năng lực, sự hiểu biết công việc, phẩm
chất, cá tính của nhân viên. Ngoài ra, phải cập nhật thông tin thường xuyên, theo
dõi sát sao tình hình hoạt động của hệ thống. *Chức năng động viên -
Mục đích của chức năng động viên là nhà lãnh đạo, nhà quản lý muốn huy động
cao nhất mọi nỗ lực của con người trong tổ chức để thực hiện mục tiêu đã đề ra. -
Việc động viên đúng lúc, kịp thời về tinh thần và vật chất đối với cấp dưới sẽ có tác
dụng tốt tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, tính tích cực và tinh thần trách nhiệm cao hơn
trong quá trình thực hiện công việc của họ và làm cho công việc hoàn thành với hiệu quả cao. -
Chức năng động viên gắn liền với việc tạo ra động cơ thôi thúc làm việc cho từng nhân
viên. Nhà lãnh đạo, nhà quản lý cần phải xác định những yếu tố tạo thành động lOMoAR cPSD| 40799667
cơ thúc đẩy con người đóng góp có kết quả và hiệu quả với khả năng cao nhất cho cơ quan, tổ chức -
Để tạo ra sự hưng phấn hơn trong quá trình làm việc, nhà lãnh đạo, nhà quản lý
thường cố gắng để thỏa mãn nhu cầu về tăng thu nhập, các cơ hội thăng tiến, hoặc
nhu cầu về tinh thần như nêu rõ ý nghĩa của các thành tựu đạt được, công lao của
họ với tập thể,ý nghĩa của việc họ đã làm với tinh thần trách nhiệm cao,... -
Trong thực tế, dùng các kích thích về tiền lương, tiền thưởng để động viên, đặc biệt
là tiền thưởng, thường là một động lực thúc đẩy quan trọng nhưng không phải là
động lực duy nhất. Nếu người lãnh đạo, quản lý nắm rõ thông tin về hoàn cảnh, khó
khăn riêng của các nhân viên và có sự động viên kịp thời về tinh thần sẽ làm cho các
nhân viên cảm động và hăng say, tích cực làm việc hơn, cống hiến nhiều hơn, tự
nguyện dành nhiều thời gian hơn cho công việc tập thể.
=> Như vậy, chức năng động viên sẽ phát huy được mọi khả năng tiềm tàng của
nguồn nhân lực vào quá trình thực hiện mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. *Chức năng kiểm tra -
Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã
được hoạch định để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các
quyết định quản lý đã được đề ra. -
Mục đích chung của kiểm tra là nhằm đảm bảo cho việc thực hiện thành công các
kế hoạch, phát hiện kịp thời sai sót, tìm ra nguyên nhân và biện pháp sửa chữa -
Mục đích cụ thể cần đạt được của người lãnh đạo, quản lý khi thực hiện chức năng kiểm tra là:
+ Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Bảo đảm
các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.
+ Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.
+ Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết
trong hoạt động cụ thể của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
+ Phát hiện kịp thời công việc bị lệch hướng, đo lường các sai lệch nảy
sinh trong quá trình hoạt động so với mục tiêu và kế hoạch đã định.
+ Loại bỏ những công việc thừa, không cần thiết.
+ Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến công việc, tiết
kiệm thời gian, công sức của nhân viên. -
Thực chất của chức năng kiểm tra là theo dõi tình hình hoạt động, giám sát công
việc, so sánh, đánh giá kết quả thực hiện với những mục tiêu đã đặt ra và sửa chữa
nếu công việc bị lệch hướng để bảo đảm những nguồn lực đã và đang được sử
dụng có hiệu quả nhất. -
Tiến trình kiểm tra thường áp dụng cho mọi hệ thống quản lý trong thực tế là:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn, chỉ tiêu và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện
+ Tiến hành đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn, chỉ tiêu
+ Đánh giá các chỉ tiêu so với kế hoạch -
Bất kỳ người lãnh đạo, quản lý nào cũng tiến hành thường xuyên việc kiểm tra và
kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra như: kiểm tra lường trước, kiểm tra trực
tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra chéo,... -
Chức năng kiểm tra rất quan trọng bởi vì việc kiểm tra gây áp lực buộc các bộ phận,
cá nhân phải thực hiện đúng quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ của mình. lOMoAR cPSD| 40799667
=> Kiểm tra là điều kiện tất yếu, không thể thiếu để quản lý có hiệu quả cao. *Chức năng điều chỉnh -
Trên cơ sở kết quả kiểm tra, nhà lãnh đạo, nhà quản lý đã có thông tin để làm cơ
sở cho các quy trình điều chỉnh của mình -
Việc tiến hành điều chỉnh nhằm sửa chữa các sai lệch nảy sinh trong quá trình
hoạt động của hệ thống quản lý để duy trì các mối quan hệ bình thường giữa bộ
phận điều khiển và bộ phận chấp hành, để bộ máy quản lý hoạt động nhịp nhàng, ăn khớp. -
Việc điều chỉnh đúng mức độ, đưa ra các biện pháp khắc phục để bảo đảm được
sự cân đối giữa các nguồn lực (con người, trang thiết bị, kinh phí,...) cũng rất phức
tạp. Trong thực tế, sự thay đổi của bộ phận này có thể dẫn đến sự thay đổi của các
bộ phận liên quan, sự điều chỉnh một khâu công tác sẽ ảnh hưởng trực tiếp hay
gián tiếp đến những khâu công tác khác. Vì vậy, muốn điều chỉnh đạt hiệu quả, nhà
lãnh đạo, nhà quản lý phải thường xuyên thu nhận thông tin về sự chênh lệch giữa
hoạt động hiện tại của hệ thống quản lý với những thông số đã quy định thông qua khâu kiểm tra. -
Các điều chỉnh của nhà lãnh đạo, nhà quản lý tuân theo các nguyên tắc:
+ Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết
+ Điều chỉnh phải đúng mức độ, không được tùy tiện
+ Điều chỉnh kịp thời, không bảo thủ, không được để lỡ thời cơ
+ Tùy theo điều kiện, hoàn cảnh mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh phù hợp
+ Điều chỉnh để khắc phục khâu yếu trong hệ thống quản lý -
Chức năng điều chỉnh sẽ thực hiện tốt nếu khí chất của nhà lãnh đạo, nhà quản lý là
khí chất linh hoạt và có kỹ năng lắng nghe tốt, phân biệt nhanh thông tin chính, phụ,
nhạy bén trước sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. *Chức năng đánh giá -
Chức năng đánh giá là chức năng cuối cùng và rất quan trọng của quá trình lãnh
đạo, quản lý đối với tất cả mọi hệ thống quản lý. -
Nhà lãnh đạo, nhà quản lý phải đánh giá đúng tình trạng của khách thể/đối tượng
quản lý, đánh giá kết quả hoạt động của hệ thống quản lý và đánh giá hiệu quả
làm việc của đội ngũ nhân viên. Trên cơ sở đánh giá, nhà lãnh đạo, nhà quản lý sẽ
dự kiến bước phát triển mới. -
Việc đánh giá thường được tiến hành định kỳ, hoặc sau các đợt kiểm tra, thanh
tra, hoặc theo yêu cầu của cấp trên. -
Kết quả của đánh giá hệ thống giúp nhà lãnh đạo, nhà quản lý xác định được các
vấn đề tồn tại, rủi ro, các kinh nghiệm tốt, cơ hội phát triển và là một hàn thử biểu đo
lường sự toàn vẹn của hệ thống quản lý cũng như các quá trình quản lý và khả
năng của chúng trong việc thực hiện mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. -
Các thông tin thu được từ đánh giá hệ thống trong từng giai đoạn nhất định được coi
là một tài sản có giá trị cao, có thể sử dụng cho việc hoạch định chiến lược cũng
như ra quyết định quản lý cho giai đoạn tiếp theo. -
Để đánh giá chính xác, nhà lãnh đạo, nhà quản lý phải bảo đảm tính khách quan, xem
xét mọi vấn đề một cách toàn diện và có thước đo phù hợp dựa vào các tiêu chuẩn, tiêu
chí của các yếu tố định tính và định lượng. Đối với các yếu tố có thể định lOMoAR cPSD| 40799667
lượng được thì căn cứ vào hạch toán; đối với các yếu tố định tính thì căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ để đánh giá.
=> Hoạt động lãnh đạo, quản lý thực hiện nhiều chức năng khác nhau. Tuy từng chức năng
có tính độc lập tương đối nhưng chúng có sự liên kết hữu cơ với nhau, có sự phụ thuộc vào
nhau. Quá trình ra quyết định quản lý là quá trình thực hiện các chức năng quản lý theo một
trình tự nhất định. Không được bỏ qua hay coi nhẹ bất cứ một chức năng nào.
4.Các đặc điểm lao động nào của nhà lãnh đạo, nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến thông tin
*Đặc điểm hoạt động trí tuệ -
Lao động của người cán bộ lãnh đạo, quản lý là lao động điều khiển, gắn với các
quyền lực. Cán bộ lãnh đạo, quản lý thường sử dụng quyền lực hành chính, quyền
lực kinh tế và quyền lực tinh thần để điều khiển nhân viên thuộc quyền thực hiện
các công việc theo mục tiêu đặt ra. Đây là dạng lao động trí tuệ mang tính sáng tạo -
Thực chất lao động của lãnh đạo, quản lý là quá trình thu thập, xử lý thông tin trong
điều kiện đối tượng quản lý và môi trường luôn luôn biến đổi. -
Người cán bộ, quản lý trong nhiều trường hợp đòi hỏi phải ra quyết định khẩn cấp,
không thể chần chừ mặc dù có thể chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết. Do
vậy, các nhà lãnh đạo, nhà quản lý luôn luôn phải làm việc trong tình trạng thiếu
thông tin để ra các quyết định quản lý và khi có một quyết định nào đó rồi thì phải
chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Chính vì thế, nhu cầu thông tin của cán
bộ lãnh đạo, quản lý rất cao; đòi hỏi phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời và
đầy đủ để hạn chế tối đa những quyết định sai lầm khi chưa đủ thông tin. -
Ví dụ: trong quân đội, một quyết định không đúng của người chỉ huy có thể dẫn
tới việc cả một đơn vị bị thương vong hay bại trận. -
Cho dù điều kiện, hoàn cảnh các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp rất khác nhau, lao
động trí tuệ của các nhà lãnh đạo, quản lý đều nặng nề, phức tạp và liên quan chặt chẽ đến thông tin. -
Muốn làm tốt công tác lãnh đạo, quản lý phải biết kế hoạch hóa công việc và xử lý
các loại thông tin nhanh chóng, phân tích được, đề ra được những vấn đề then chốt
cần giải quyết ngay, từ đó ra quyết định quản lý đúng và kịp thời.
*Đặc điểm về tác phong lãnh đạo -
Tác phong lãnh đạo là sự tổng hợp yêu cầu của các phương pháp lãnh đạo đối
với phẩm chất, tư cách của bản thân người làm công tác quản lý. -
Cùng một phương pháp lãnh đạo nhưng những con người khác nhau cũng tạo
thành tác phong lãnh đạo khác nhau. Chúng ta có thể phân biệt ba tác phong lãnh
đạo chính: tác phong mệnh lệnh, tác phong dễ dãi, tác phong dân chủ. + Tác phong mệnh
•Biểu hiện: quy định rất chặt chẽ và nghiêm ngặt các nhiệm vụ cũng như các
biện pháp thực hiện cho các thành viên cấp dưới, tập trung giải quyết tất cả
các vấn đề trong tay mình. Trong thực tế, người lãnh đạo, quản lý có tác
phong này ít khi trao đổi, bàn bạc với cấp dưới và ít tiếp thu những ý kiến
phản ứng và bàn luận về quyết định của mình. Bên cạnh các thông tin do đội
ngũ chuyên viên cung cấp, họ thường tự mình thu thập thông tin, tự đánh giá
thông tin và ra quyết định quản lý. Các quyết định, mệnh lệnh được đề ra trên
cơ sở kiến thức, kinh nghiệm, đánh giá thông tin của người lãnh đạo, quản lý. lOMoAR cPSD| 40799667
•Cơ sở của tác phong lãnh đạo này là phương pháp hành chính, nghĩa là
các mệnh lệnh và chỉ thị ngự trị trong các mối quan hệ với cấp dưới. Người
lãnh đạo, quản lý kiểu này luôn luôn nghiêm khắc trong cư xử với cấp dưới,
chỉ quan tâm tới thông tin về kết quả, hiệu quả công việc, thời hạn thực hiện
công việc là chính. Tác phong này rất phù hợp với các tình huống quản lý cấp bách.
•Nhược điểm cơ bản của tác phong lãnh đạo mệnh lệnh là ít đề cao tính
trách nhiệm của nhân viên dưới quyền, ít phát huy được sáng tạo cá
nhân của cấp dưới. Về mặt thông tin, cấp dưới chỉ được cấp trên cung
cấp một lượng thông tin tối thiểu, cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của
mình, dòng thông tin đi theo chiều từ trên xuống.
+ Tác phong lãnh đạo dễ dãi
•Biểu hiện: người lãnh đạo, quản lý thiếu kiên quyết và thường dao động khi
thông qua các quyết định, tìm mọi dịp đưa việc giải quyết các vấn đề thuộc
thẩm quyền của mình cho tập thể thảo luận trong khi điều đó không cần thiết,
tìm cách tránh né việc giải quyết các vấn đề khi phải chịu trách nhiệm cá nhân.
•Người lãnh đạo, quản lý có tác phong này để dòng thông tin đi theo chiều
ngang, họ thường nắm thông tin phản hồi rất yếu, không sâu sát công việc.
Sau khi cung cấp các thông tin cần thiết cho công việc, họ cho phép nhân
viên tự do hành động theo nhận thức của mình, ít khi khen, chê cấp dưới,
không muốn phiền phức trong mối quan hệ với cấp dưới, dễ dàng bỏ qua
khuyết điểm của cấp dưới. Trong trường hợp bắt buộc phải giải quyết vấn
đề, phải ra chỉ thị nào đó thường vịn vào đó là lệnh của cấp trên.
•Kỷ luật lao động của các đơn vị có người lãnh đạo với tác phong này
thường rất lỏng lẻo, năng suất lao động thấp, thiếu vắng các chỉ dẫn cụ thể
của hệ thống quản lý, hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý hoạt động kém hiệu quả.
+ Tác phong lãnh đạo dân chủ
•Biểu hiện: người lãnh đạo, quản lý thường thông báo cho cấp dưới biết về kế
hoạch hoạt động của mình, bàn bạc, thảo luận với cấp dưới về mọi phương án
trước khi ra quyết định và cuối cùng tự mình ra quyết định; lãnh đạo từ bên
trong tập thể, tỏ ra tin tưởng vào nhân viên; không để cho sự việc tự trôi mà
quản lý, điều hành công việc thật sự, làm việc có nguyên tắc; giữ
những khoảng cách cần thiết với cấp dưới nhưng họ vẫn tìm ra những quan
hệ ”đồng đội”,thân thiện với cấp dưới và được cấp dưới yêu mến, kính phục
thật sự; khi cần thiết vẫn sử dụng mệnh lệnh và được cấp dưới thi hành một cách tận tụy.
•Ưu điểm: phát huy được tính tích cực sáng tạo và ý thức trách nhiệm của
các thành viên trong tập thể, luôn nắm được thông tin phản hồi từ cấp
dưới. Thông tin thông suốt theo nhiều chiều: từ trên xuống, từ dưới lên và chiều ngang.
*Đặc điểm về uy tín của người lãnh đạo, quản lý -
Uy tín là sự biểu hiện một phẩm chất cá nhân trong một con người, cho phép người ấy
tác động về mặt tâm lý - xã hội lên sự ứng xử của những người khác. Nói cách khác,
uy tín của người lãnh đạo, quản lý là hành động của người đó được cấp dưới tiếp thu
như tiêu chuẩn, như giá trị của chính bản thân tập thể, như những hành lOMoAR cPSD| 40799667
động phù hợp với lợi ích cơ bản, phù hợp với những khát vọng chính đáng của các
thành viên trong tập thể. -
Uy tín là sự kết hợp hài hòa giữa quyền lực và sự tín nhiệm. Uy tín thể hiện sự tin
tưởng, tín nhiệm của tập thể đối với người lãnh đạo, quản lý, thể hiện sự tôn trọng
của cấp dưới đối với những lời nói, việc làm, thực hiện các chỉ thị, mệnh lệnh của
người lãnh đạo. Mọi ý kiến, quyết định của người lãnh đạo, quản lý có uy tín đều có
giá trị đối với cấp dưới và có sức cảm hóa họ. Uy tín là tiêu chuẩn cực kỳ quan
trọng để đánh giá người lãnh đạo, quản lý. -
Người lãnh đạo, quản lý sẽ có uy tín cá nhân đối với cấp dưới nếu họ có đầy đủ các
thông tin và xử lý nhanh chóng các vấn đề chung và chuyên môn, làm đúng các
chức năng quản lý khi giải quyết các công việc của tập thể. Thông tin do người lãnh
đạo, quản lý có uy tín phổ biến, truyền đạt sẽ củng cố niềm tin của cấp dưới vào tính
sáng suốt của các quyết định quản lý, là cơ sở cho họ ủng hộ và tích cực, tự giác
thực hiện các quyết định quản lý. Chính uy tín của nhà lãnh đạo, quản lý tạo nên
khả năng gắn kết toàn thể nhân viên lại thành một khối thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chung.
*Đặc điểm về tương tác thông tin giữa cấp trên và cấp dưới -
Xét về mối tương tác thông tin giữa người lãnh đạo và người dưới quyền chúng ta thấy:
+ Cấp dưới đánh giá cấp trên bằng những thông tin phản ánh sự phê bình hay
ca ngợi. Chính sự đánh giá này có tác dụng điều chỉnh hành vi của cấp trên.
Người lãnh đạo, quản lý phải có tính tự phê cao và có khả năng phân tích,
đánh giá, xét đoán sáng suốt những thông tin mang tính “khen ngợi” cũng
như hết sức bình tĩnh trước những thông tin có ý “chê trách”, phê bình của cấp dưới
+ Cấp trên nhận xét, đánh giá cấp dưới, có tác dụng điều chỉnh hành vi của
cấp dưới. Việc khen, chê cấp dưới cần phải nhìn vào công việc, hành động
cụ thể. Thông tin “khen” hay “chê” cũng phải đúng lúc, đúng chỗ thì mới
mang lại hiệu quả giáo dục.
*Đặc điểm về các năng lực liên quan đến thông tin -
Năng lực tổ chức chung (khả năng điều khiển con người, điều khiển công việc)
+ Muốn điều khiển được con người, điều khiển được công việc phải có khả
năng xét đoán tốt. Khả năng này thể hiện ở việc, khi tiếp nhận các thông tin
từ các nguồn khác nhau, người lãnh đạo, quản lý sẽ hiểu rất nhanh tình
huống hiện tại và nhận thức được những gì có thể xảy ra trong tương lai,
suy xét nhanh bản chất của hiện tượng và nguyên nhân, hậu quả của các
hiện tượng đó; nhận ra ngay những cái to lớn, quan trọng trong vô vàn sự
vật, hiện tượng, phát hiện nhanh được tài năng của nhân sự thuộc quyền.
+ Bên cạnh đó, người lãnh đạo, quản lý có khả năng truyền đạt thông tin một
cách dễ hiểu khi giao tiếp với mọi đối tượng khác nhau sẽ có tính quảng giao,
giao thiệp rộng rãi, điều này rất thuận lợi cho việc nắm bắt thông tin phản hồi
trong quá trình điều khiển công việc. -
Năng lực tổ chức đặc biệt (sự nhạy cảm tổ chức)
+ Sự nhạy cảm tổ chức của người lãnh đạo, quản lý thể hiện ở khả năng nhận
biết nhanh chóng những biến đổi tâm lý của con người trong những tình
huống thực tế, qua thông tin bằng lời nói, văn bản, thái độ tiếp xúc. lOMoAR cPSD| 40799667
+ Sự nhạy cảm tổ chức giúp người lãnh đạo, quản lý dễ dàng nhận biết điểm
mạnh, điểm yếu của cấp dưới, từ đó biết dùng người và dùng đúng chỗ, sắp
xếp nhân viên vào những vị trí phù hợp với trình độ, năng lực và mong
muốn của họ. Thông qua thông tin người lãnh đạo, quản lý tác động vào ý
chí và tình cảm của cấp dưới để bắt buộc, lôi cuốn, kích thích họ làm việc vì mục tiêu chung. -
Năng lực thu thập và xử lý thông tin
+ Năng lực thu thập và xử lý thông tin hết sức quan trọng đối với người làm
công tác lãnh đạo, quản lý
+ Để có thể thu thập, xử lý tốt một khối lượng thông tin lớn trong công việc,
bên cạnh kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng, người lãnh đạo, quản lý cần có
một số tố chất nền tảng như thông minh, tầm nhìn xa trông rộng tư duy độc
lập, tư duy phản biện, linh hoạt, sáng suốt, suy nghĩ lành mạnh, có sức khỏe.
Các tố chất này sẽ làm tăng năng lực phân tích thông tin, đặc biệt là những
thông tin liên quan đến những rắc rối về quan hệ, sự cố của tổ chức, thông
tin liên quan đến cái mới.
+ Việc xử lý thông tin để ra quy định chính xác đòi hỏi người lãnh đạo, quản
lý phải có năng lực thật sự. Nếu năng lực thu thập và xử lý thông tin yếu
kém sẽ dẫn đến hiện tượng thông tin thu thập được thừa hoặc thiếu, hoặc
không khách quan, hoặc không cụ thể…và hậu quả là ra quyết định sai lầm.
+ Khi đánh giá đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý, ngoài các tiêu chí đánh giá về
“cái tâm, cái tầm, cái tài”, mức độ thạo việc, kết quả lao động quản lý… bao
giờ cũng có tiêu chí về năng lực tổ chức và năng lực xử lý thông tin. Trong
trường hợp phải xử lý kỷ luật, những người lãnh đạo, quản lý bao giờ cũng
xem xét đến yếu tố thông tin.
=> Lao động của người cán bộ lãnh đạo, quản lý là lao động của những người trực tiếp ra
quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Đây là dạng lao động gián tiếp, lao động sáng
tạo với sự vận động của thông tin và có tính đặc thù, có độ phức tạp cao, có tính nghệ
thuật vì liên quan đến quan hệ ứng xử với con người. Và 5 đặc điểm: đặc điểm hoạt động
trí tuệ; đặc điểm về tác phong lãnh đạo; đặc điểm về uy tín của người lãnh đạo, quản lý;
đặc điểm về tương tác thông tin giữa cấp trên và cấp dưới; đặc điểm về các năng lực liên
quan đến thông tin đều là những đặc điểm lao động của người lãnh đạo, quản lý liên quan
chặt chẽ đến thông tin. CHƯƠNG 2
1.Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?
Trong đời sống hiện nay, đi đến đâu chúng ta cũng rất dễ bắt gặp từ khóa “thông tin”. Thông
tin chính là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống hiện đại. Chúng ta tiếp xúc với thông
tin hàng ngày thông qua Internet, truyền hình, báo chí và nhiều nguồn khác. Chính vì vậy,
thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng và đa dạng trong cuộc sống của chúng ta,
đặc biệt thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý. -
Thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý vì thông tin chứa các dữ liệu
quan trọng và cần thiết để đưa ra quyết định và thực hiện các hoạt động trong tổ chức.
Tương tự như hệ thần kinh của cơ thể con người, thông tin giúp truyền đạt, xử lOMoAR cPSD| 40799667
lý và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả, giúp nó phản ứng
nhanh chóng và linh hoạt đối với môi trường và tình hình thay đổi. -
Một số lý do giải thích vì sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý:
+ Quy định dựa trên thông tin: thông tin là căn cứ để đưa ra các quyết định có
trách nhiệm và đúng đắn. Các nhà lãnh đạo, nhà quản lý sử dụng thông tin để
phân tích tình hình, dự đoán xu hướng và đưa ra quyết định chiến lược.
+ Phân phối thông tin đúng lúc: một hệ thống quản lý hiệu quả cần có khả
năng phân phối thông tin đúng lúc và đúng người ,giúp tăng cường sự linh
hoạt và nhanh chóng trong quyết định và hành động.
+ Liên kết các bộ phận: thông tin giúp liên kết các bộ phận và đơn vị trong tổ
chức, tạo ra một mạng lưới thông tin liên tục giữa các phần tử khác nhau,
từ đó tạo ra sự đồng thuận và sự thống nhất trong hành động
+ Theo dõi và đánh giá: thông tin cung cấp cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý các
dữ liệu và chỉ số để theo dõi hiệu suất và đánh giá kết quả, từ đó có thể
điều chỉnh chiến lược và hoạt động của tổ chức.
+ Phản hồi và điều chỉnh: thông tin cung cấp phản hồi liên tục về hoạt động của
tổ chức, cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý điều chỉnh và cải thiện quá
trình quản lý theo thời gian. Ví dụ: -
Một ví dụ cụ thể về tầm quan trọng của thông tin đối với hệ thống quản lý có thể là
trong ngành y tế. Trong một bệnh viện, hệ thống quản lý thông tin đóng vai trò quan
trọng trong việc theo dõi tình trạng sức khỏe của bệnh nhân, quản lý lịch trình khám
và điều trị, đặt lịch hẹn, và phân bổ tài nguyên y tế. -
Thông tin chính xác và đầy đủ về bệnh nhân, bao gồm lịch sử bệnh lý, kết quả xét
nghiệm, và thông tin về thuốc đã sử dụng, là cực kỳ quan trọng để bác sĩ có thể đưa
ra các quyết định chẩn đoán và điều trị hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống quản lý thông tin
còn giúp tăng cường hiệu suất hoạt động của bệnh viện bằng cách tối ưu hóa lịch
trình khám và điều trị, giảm thiểu thời gian chờ đợi của bệnh nhân, và cải thiện trải
nghiệm chăm sóc sức khỏe. -
Tuy nhiên, nếu thông tin được nhập sai, không đầy đủ, hoặc không chính xác, hệ
thống quản lý có thể gặp khó khăn trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe
hiệu quả, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho bệnh nhân và danh tiếng của bệnh
viện. Do đó, việc duy trì và cập nhật thông tin chính xác là điều cực kỳ quan trọng đối
với hệ thống quản lý trong ngành y tế.
=> Với những vai trò và tính chất quan trọng như vậy, thông tin được xem như là hệ thần
kinh của hệ thống quản lý, đóng vai trò trung tâm trong sự hoạt động và quản lý của tổ chức.
2.Tầm quan trọng của thông tin chính thức và thông tin không chính thức trong phục vụ
thông tin cho lãnh đạo, quản lý?
Trong đời sống hiện nay, đi đến đâu chúng ta cũng rất dễ bắt gặp từ khóa “thông tin”. Hàng
ngày, chúng ta được tiếp cận rất nhiều nguồn thông tin khác nhau như: thời sự, chiến tranh,
dịch bệnh, xã hội,... Các thông tin này đến từ nhiều nguồn, có chính thức và không chính
thức. Vậy thông tin chính thức là gì? Và như thế nào là thông tin không chính thức?
•Thông tin chính thức là thông tin được phát đi theo con đường chính thức của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp. Ví dụ như: lOMoAR cPSD| 40799667 -
Thông tin chính trị, đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước - Thông tin pháp luật - Thông tin kinh tế -
Thông tin về các vấn đề văn hóa - xã hội -
Thông tin về khoa học - công nghệ (ngoại trừ bí mật khoa học - công nghệ) -
Thông tin về an ninh, quốc phòng -
Các thông tin về kỹ thuật nghiệp vụ, về hành chính quản trị, nguồn vốn, tình hình
sử dụng trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. -
Các thông tin về nhân viên, thông tin về tình hình sử dụng lao động, thông tin dự
báo phát triển nghề nghiệp,...
•Thông tin không chính thức là thông tin được hình thành và lan truyền theo cơ cấu phi hình
thức, gắn liền với các tổ chức không chính thức bên trong và bên ngoài hệ thống quản lý.
Là dạng thông tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, người quản lý không thể dùng ý chí chủ quan để loại trừ.
•Thông tin chính thức và thông tin không chính thức đều đóng vai trò quan trọng trong
phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý, nhưng mỗi loại thông tin mang lại giá trị và ứng
dụng riêng. Dưới đây là tầm quan trọng của cả hai loại thông tin: - Thông tin chính thức:
+ Gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và bảo đảm tính thống nhất
của hệ thống quản lý, tạo nên sự thống nhất cho tổ chức.
+ Đáng tin cậy: thông tin chính thức thường được thu thập và xử lý một cách
cẩn thận, được xác định và chứng thực bởi các nguồn tin cậy như báo cáo
chính thức, báo cáo tài chính, thông cáo báo chí từ tổ chức hoặc cơ quan
chính phủ nên thường được coi là đáng tin cậy hơn.
+ Quyết định chiến lược: Thông tin chính thức cung cấp cơ sở cho việc ra
quyết định chiến lược, kế hoạch hoạt động dài hạn và quản lý toàn bộ tổ chức.
+ Nhà lãnh đạo và quản lý thường dựa vào thông tin chính thức để đưa
ra quyết định quan trọng về tài chính, nhân sự, và chiến lược phát triển.
+ Mang tính bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận
+ Mang lại những hiểu biết về tự nhiên, con người, xã hội, cung cấp những
sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian một cách kịp thời cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý. -
Thông tin không chính thức:
+ Tương tác xã hội: thông tin không chính thức thường được chia sẻ qua các
kênh tương tác xã hội như thảo luận không chính thức trong nhóm, email cá
nhân, hoặc trò chuyện không chính thức.
+ Thời gian thực: thông tin không chính thức thường được chia sẻ một cách
nhanh chóng và linh hoạt hơn, giúp nhận biết các vấn đề và cơ hội ngay khi chúng xảy ra.
+ Phản hồi tức thì: thông tin không chính thức thường cung cấp phản hồi tức
thì từ các thành viên trong tổ chức, giúp nhà lãnh đạo, quản lý hiểu được ý
kiến và tình cảm của nhân viên, mang lại cái nhìn sâu sắc và linh hoạt về
tình hình thực tế trong tổ chức. Ví dụ: lOMoAR cPSD| 40799667 -
Cụ thể khi doanh nghiệp lấy thông tin chính thức khi họ thu thập dữ liệu từ các
nguồn tin cậy như báo cáo tài chính, dữ liệu thống kê từ các cơ quan chính phủ,
hoặc thông tin từ các đối tác kinh doanh được xác nhận. Trong trường hợp này,
doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định chiến lược,
đánh giá hiệu suất hoạt động, và tạo ra kế hoạch phát triển dài hạn. -
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lấy nhầm thông tin không chính thức, điều này có thể
gây ra những hậu quả tiêu cực. Ví dụ, nếu họ dựa vào thông tin không chính xác
hoặc không đáng tin cậy để đưa ra quyết định, họ có thể phạm pháp, gặp rủi ro tài
chính, hoặc mất uy tín trong mắt cộng đồng doanh nghiệp và khách hàng. Đồng thời,
việc sử dụng thông tin không chính thức cũng có thể dẫn đến đánh mất niềm tin từ
phía cơ quan chính phủ, đối tác kinh doanh và nhà đầu tư.
=> Cả thông tin chính thức và không chính thức đều có tầm quan trọng như nhau, do đó
khi biết kết hợp đúng cách cả hai loại thông tin chính thức và thông tin không chính thức sẽ
có thể giúp nhà lãnh đạo và quản lý đưa ra các quyết định tổ chức thông minh và hiệu quả.