Ủy nhiệm thu là gì? Cách viết và Lưu ý khi sử dụng ủy nhiệm thu?

Ủy nhiệm thu là gì? Cách viết và Lưu ý khi sử dụng ủy nhiệm thu? 1. Ủy nhiệm thu là gì?
Ủy nhiệm thu (hay còn gọi là dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu) là lệnh thu tiền
của chủ tài khoản (người thụ hưởng) lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng,
kho bạc Nhà nước yêu cầu Ngân hàng, kho bạc Nhà nước phục vụ mình thu
hộ số tiền theo các chứng từ về việc chuyển giao hàng hóa, đã cung ứng dịch
vụ cho người khác. Ủy nhiệm thu dùng để trả tiền mua hàng hóa hoặc nhận
cung ứng dịch vụ, trả tiền điện, tiền nhà, tiền nước, cước phí bưu điện, ...
Theo quy định, dịch vụ thanh toán nhờ thu, ủy nhiệm thu (dịch vụ thanh toán
ủy nhiệm thu) là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng
thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để
chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản để việc ủy
nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.
Chủ thể, quyền và nghĩa vụ chủ thể tham gia quan hệ thanh toán ủy nhiệm thu - Chủ thể bao gồm: 
Bên thụ hưởng là bên bán hàng, cung ứng dịch vụ; 
Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng là ngân hàng bên thụ hưởng có tài khoản; 
Bên trả tiền là bên mua, bên nhận dịch vụ; 
Ngân hàng phục vụ bên trả tiền là ngân hàng bên mua có tài khoản.
- Quyền và nghĩa vụ của các chủ thể thanh toán ủy nhiệm thu:
+ Bên thụ hưởng có nghĩa vụ lập giấy ủy nhiệm thu kèm theo hóa đơn, chứng
từ giao hàng, cung cấp dịch vụ nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước phục
vụ mình hay nộp trực tiếp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền.
Lưu ý: Trên giấy ủy nhiệm thu bên thụ hưởng phải ghi đầy đủ các yếu tố quy
định, ký tên đóng dấu đơn vị. Đồng thời, bên thụ hưởng có trách nhiệm theo
dõi việc thanh toán các giấy ủy nhiệm thu đã gửi đi để phối hợp với ngân
hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền đôn đốc việc thanh toán kịp thời.
+ Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng có nghĩa vụ: 
Tiếp nhận và kiểm soát giấy ủy nhiệm thu và các giấy tờ liên quan đến ủy
nhiệm thu. Sau đó ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên thụ hưởng ký
tên đóng dấu ghi vào sổ theo dõi nhận giấy ủy nhiệm thu gửi đi; 
Khi nhận được chứng từ thanh toán giấy ủy nhiệm thu do Ngân hàng, kho
bạc nhà nước bên trả tiền chuyển đến thì thực hiện việc chuyển tiền vào tài
khoản cho người thụ hưởng.
+ Ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền: Khi nhận được giấy ủy
quyền thu và các chứng từ kèm theo về việc giao hàng hóa và cung ứng dịch
vụ do ngân hàng, kho bạc nhà nước bên thụ hưởng gửi đến hoặc do chính
bên thụ hưởng trực tiếp đến nộp, ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên
trả tiền kiểm tra thủ tục lập giấy ủy nhiệm thu, kiểm tra việc thỏa thuận của
bên trả tiền và bên nhận tiền bằng giấy ủy nhiệm thu. Nếu thấy đủ điều kiện
thanh toán thì ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ bên trả tiền làm thủ tục
trích tài khoản tiền gửi của bên trả tiền để chuyển đến ngân hàng, kho bạc
nhà nước phục vụ bên thụ hưởng để thanh toán cho bên thụ hưởng.
Phân biệt ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi: + Khái niệm: 
Ủy nhiệm chi được định nghĩa là việc ngân hàng sẽ nhận yêu cầu từ bên trả
tiền và thực hiện trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của
bên trả tiền để trả hoặc chuyển tiền cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể là bên trả tiền; 
Ủy nhiệm thu được định nghĩa là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của
bên thụ hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của
bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn
bản về việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.
+ Giống nhau: Hai phương thức thanh toán ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi
nhìn chung là hai phương thức thanh toán giữa hai ngân hàng với nhau. Do
đó, hai phương thức thanh toán này tuy khác nhau nhưng nó vẫn có sự giống nhau nhất định, đó là: 
Đều là một trong những loại hình của ủy nhiệm, ủy thác trách nhiệm cho một
ai đó để đảm nhận trách nhiệm của người ủy nhiệm; 
Có rủi ro vì người ủy nhiệm không nắm bắt được năng lực thực sự của
người được nhận ủy nhiệm, vì vậy khó mà tránh khỏi những trường hợp đáng tiếc xảy ra.
+ Khác nhau: Hai hình thức ủy nhiệm này hoàn toàn trái ngược nhau. Một
bên là chi - chuyển tiền đi, một bên là thu - được hiểu là đòi tiền về. Chi thì
phải có chủ tài khoản ra lệnh chi, còn thu thì cũng phải được chủ tài khoản
đồng ý từ trước và đồng ý chi trả khi có ủy nhiệm thu đòi tiền họ. Một số đặc
điểm khác nhau cụ thể như: Đặc Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chi điểm
- Lệnh của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng Tính
- Yêu cầu khách hàng nhờ ngân hàng phục vụ chất
mình thu hộ số tiền trên cơ sở số lượng hàng hóa trích một số trong tài khoản của mình để trả cho dịch vụ đã cung cấp người hưởng thụ Người lập
- Do người thụ hưởng lập
- Do người trả tiền lập
Tính rủi - Rủi ro người thụ hưởng cao; ro
- An toàn đối với người thụ hưởng.
- An toàn đối với người trả tiền
Lợi ích khi sử dụng hình thức ủy nhiệm thu, đó là: 
Được ngân hàng hỗ trợ thu hộ tiền dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa một cách
thuận tiện và nhanh chóng; 
Đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý và thời gian của những khoản phải thu; 
Giảm thiểu những rủi ro nếu chọn giao dịch tiền mặt; 
Dễ dàng quản lý và sử dụng vốn hiệu quả; 
Phương thức giao dịch cực kỳ tối ưu, dễ dàng với mức phí cạnh tranh; 
An toàn và bảo mật thông tin khách hàng.
2. Cách viết ủy nhiệm thu
Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu được dựa trên cơ sở thỏa thuận bằng văn
bản về ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng. Chức năng của ủy
nhiệm thu là dịch vụ thanh toán nhờ thu, theo đó bên thụ hưởng sẽ nhờ ngân
hàng thu hộ số tiền từ bên trả tiền.
Mẫu chứng từ ủy nhiệm thu cần đảm bảo bao gồm các yếu tố chính sau: 
Chữ nhờ thu (hoặc ủy nhiệm thu), số chứng từ; 
Ngày tháng, năm lập chứng từ ủy nhiệm thu; 
Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng; 
Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền; 
Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền; 
Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền; 
Số hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng, thỏa thuận) làm căn cứ để nhờ thu, số
lượng chứng từ kèm theo;  Nội dung thanh toán; 
Số tiền nhờ thu bằng chữ và số; 
Ngày, tháng, năm ngân hàng phục vụ bên trả tiền thanh toán; 
Ngày, tháng, năm ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng nhận được khoản thanh toán; 
Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ)
của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản hoặc người được chủ tài
khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy
định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).
Ngân hàng được quy định thêm các yếu tố trên ủy nhiệm thu cho phù hợp với
yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo
phù hợp với quy định của pháp luật. Mỗi ngân hàng hàng sẽ xây dựng, ban
hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm thu, đảm bảo xử lý
nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ.
3. Lưu ý khi sử dụng ủy nhiệm thu
Tùy thuộc vào quy trình của mỗi ngân hàng mà sẽ có cách xây dựng và ban
hành quy trình nội bộ thực hiện việc thanh toán ủy nhiệm thu khác nhau.
Nhưng tất cả phải đảm bảo được luồng công việc xử lý được an toàn, đầy đủ
và nhanh chóng các bước trong quy trình thanh toán ủy nhiệm thu như sau:
- Lập và giao nhận ủy nhiệm thu:
Người thụ hưởng sẽ lập ủy nhiệm thu kèm đó là văn bản giữa bên trả tiền và
bên thụ hưởng cùng những chứng từ khác để gửi đến ngân hàng để phục vụ
mình hoặc ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Dựa theo đó, ngân hàng sẽ có
những hướng dẫn cụ thể khách hàng lập và phương thức giao nhận chứng
từ để đảm bảo phù hợp với quy định.
- Kiểm soát ủy nhiệm thu:
+ Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng: Khi nhận được ủy nhiệm thu và các
chứng cứ kèm theo của khách hàng, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm
bảo tính hợp pháp, hợp lệ của ủy nhiệm thu theo đúng quy định về chế độ
chứng từ kế toán ngân hàng. Nếu ủy nhiệm thu không hợp pháp, hợp lệ thì
ngân hàng báo cho khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho khách hàng.
+ Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền: Khi nhận được hồ sơ thanh toán ủy
nhiệm thu, ngân hàng tiến hành kiểm soát ủy nhiệm thu hợp pháp, hợp lệ và
kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.
Lưu ý: Nếu ủy nhiệm thu có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ
thời điểm nhận ủy nhiệm thu, ngân hàng phục vụ bên trả tiền gửi yêu cầu tra
soát hoặc trả lại ủy nhiệm thu cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc
bên thụ thưởng. Nếu tài khoản bên trả tiền đã đóng, chậm nhất 01 ngày làm
việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm thu, ngân hàng phục vụ bên trả tiền trả lại
ủy nhiệm thu cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ hưởng.
- Xử lý chứng từ, hạch toán:
+ Đối với trường hợp bên trả tiền đã có tài khoản thanh toán tại ngân hàng
phục vụ cho bên thụ hưởng thì việc kiểm soát ủy nhiệm thu, ngân hàng kiểm
tra thỏa thuận thanh toán bằng ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng xử lý như sau: 
Trường hợp bên trả tiền đã ủy quyền cho ngân hàng được quyền tự động
trích nợ tài khoản thanh toán của bên trả tiền để thanh toán ủy nhiệm thu:
Bên trả tiền cần phải đảm bảo khả năng thanh toán chậm nhất 01 ngày làm
việc kể từ lúc nhận được ủy nhiệm thu. Ngân hàng sẽ thực hiện hạch toán
vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho
bên trả tiền, đồng thời báo Có cho bên thụ hưởng; 
Trường hợp bên trả tiền chưa ủy quyền ngân hàng được quyền tự động
trích nợ tài khoản thanh toán để thanh toán ủy nhiệm thu, ngân hàng cần
phải thông báo ủy nhiệm thu cho bên trả tiền: Nếu bên trả tiền đã chấp nhận
ủy quyền trích nợ tài khoản (chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận
được ủy quyền trích nợ), ngân hàng sẽ tiến hành xử lý hạch toán tài khoản
thanh toán cho bên thụ hưởng. Sau đó thực hiện báo Nợ cho bên trả tiền và
báo Có cho bên thụ hưởng. Nếu bên trả tiền không chấp thuận ủy quyền về
trích nợ, ngân hàng cần thông báo ngay, đồng thời gửi trả ủy nhiệm thu cho bên thụ hưởng.
+ Đối với trường hợp bên trả tiền không có tài khoản thanh toán tại ngân
hàng phục vụ bên thụ hưởng: 
Sau khi ngân hàng kiểm soát ủy nhiệm thu hợp lệ, ngân hàng sẽ phục vụ
bên thụ hưởng có hình thức theo dõi phù hợp với chứng từ đã xử lý (chậm
nhất 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được ủy quyền nhiệm thu, ngân hàng
cần gửi cho ngân hành phục vụ bên kia trả tiền); 
Khi nhận được ủy nhiệm thu và các chứng từ kèm theo (nếu có) do ngân
hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ hưởng đã gửi đến, sau khi kiểm
soát ủy nhiệm thu hợp pháp, hợp lệ, ngân hàng phục vụ bên trả tiền sẽ kiểm
tra thỏa thuận ủy quyền trích nợ tài khoản thanh toán và tiến hành xử lý,
hạch toán vào tài khoản thanh toán bên trả tiền như trường hợp bên trả tiền
có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng. Đồng thời lập
lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.; 
Khi đã nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền
chuyển đến, chậm nhất là 1 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ
hưởng căn cứ lệnh chuyển tiền để hạch toán vào tài khoản thích hợp và báo Có cho bên thụ hưởng.
- Ngân hàng sẽ thực hiện báo nợ, báo có đầy đủ và kịp thời cho khách hàng
theo phương thức và thời điểm đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách
hàng phù hợp với quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, cần lưu ý về các điều kiện sử dụng ủy nhiệm thu, đó là: 
Khách hàng doanh nghiệp và ngân hàng ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ; 
Khách hàng doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng; 
Người trả tiền và doanh nghiệp phải có thỏa thuận bằng văn bản về việc
thanh toán bằng Ủy nhiệm thu qua ngân hàng; 
Trường hợp ủy nhiệm thu tự động: Khách hàng trả tiền có ủy quyền hoặc
thỏa thuận với ngân hàng về tự động trích nợ tài khoản.
Document Outline

• Ủy nhiệm thu là gì? Cách viết và Lưu ý khi sử dụng
  • 1. Ủy nhiệm thu là gì?
  • 2. Cách viết ủy nhiệm thu
  • 3. Lưu ý khi sử dụng ủy nhiệm thu