Quiz: TOP 75 câu hỏi trắc nghiệm môn Quản trị hành chính văn phòng (có đáp án) | Đại học Tài chính - Marketing.
Q31:
Công ty X lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng bằng phương pháp cho điểm có trọng số với thang điểm 1. Chất lượng sản phẩm của các Nhà cung cấp A, B, C, D được đánh giá lần lượt là Rất tốt, Tốt, Khá, Trung bình, vậy điểm cho chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp C là:
Câu hỏi trắc nghiệm
Những văn bản hành chính thông thường có tên loại là: Thông cáo, thông báo, chương trình, báo cáo
Thời gian để tổ chức một cuộc họp tham mưu, tư vấn nên là: Không quá một buổi làm việc.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày bằng loại chữ, kiểu chữ nào sau đây: Loại chữ in thường; kiểu chữ nghiêng
Bạn là thư ký giám đốc, những việc bạn cần làm sau khi Giám đốc đi công tác về là: Báo cáo tóm tắt diễn biến công tác của cơ quan trong thời gian Giám đốc vắng mặt; Trình những văn bản, thư từ, sách báo đã nhận cho thủ trưởng, trình nhật ký công tác; Nhận các tài liệu từ chuyến đi công tác để chỉnh lý, lập hồ sơ báo cáo; Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ. Việc còn thiếu là: Tất cả các công việc trên.
Vị trí đóng dấu đến trên văn bản đến: Đóng dấu dưới ngày tháng.
Chuẩn bị trước cuộc họp là nhằm mục đích: Đạt mục tiêu của cuộc họp như đã được hoạch định trước.
Bản chính văn bản là: Bản thảo cuối cùng có chữ ký trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Công việc y tế của bộ phận nào trong văn phòng doanh nghiệp: Bộ phận quản trị.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng bằng phương pháp cho điểm có trọng số gồm các bước:
“Bản sao lục” là: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Yếu tố nào sau đây không phải là yếu tố cấu thành của văn phòng: Sản phẩm.
Theo hệ thống lưu trữ hồ sơ theo số tự nhiên (như là mã số) thì dãy số “10-15-22” có ý nghĩa gì: Ngăn tủ 10, hồ sơ 15, tài liệu 22
Công ty X lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý văn phòng bằng phương pháp cho điểm có trọng số với thang điểm 1. Thời gian bảo hành phần mềm mà các nhà cung cấp A, B, C thông báo lần lượt là 36 tháng, 30 tháng, 24 tháng. Vậy điểm của tiêu chí thời gian bảo hành của các nhà cung cấp A, B, C lần lượt là: 1; 0.5; 0
Điền vào chỗ trống bước còn thiếu trong quy trình bàn giao tài sản: Người bàn giao chuyển tài sản theo danh sách cho người nhận; Người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử; ghi rõ tình trạng vào phiếu bàn giao tài sản; bên bàn giao và bên nhận bàn giao ký biên bản bàn giao, cập nhật vào hồ sơ quản lý của công ty và lưu trữ.
Bước 2 trong quy trình giải quyết công văn đến là: Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc thuộc về chức năng: Tổ chức. (Tổ chức bộ máy nhân sự)
Chữ kí thừa lệnh (TL.) và chữ kí thừa ủy quyền (TUQ.) khác nhau như thế nào: Khác nhau về chủ thể có thẩm quyền, tính chất công việc và điều kiện kí.
Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản…, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hoặc của một cá nhân.
Dấu chỉ mức độ "mật" và "khẩn" được đóng ở vị trí nào của văn bản: Đóng giáp lai văn bản
Công tác tổ chức và điều hành hội nghị có thể chia làm mấy giai đoạn: 3 giai đoạn
Hình thức tổ chức công việc hành chính phân tán có ưu điểm: Tạo tính linh hoạt và thích ứng, giảm áp lực công việc.
Điền vào chỗ trống việc cần làm để quản lý hiệu quả việc sử dụng trang thiết bị tài sản trong văn phòng: Xây dựng quy định sử dụng tài sản, trang thiết bị văn phòng; quản lý danh mục tài sản trang thiết bị văn phòng; dán tem mã tài sản khi bàn giao cho các phòng ban; kiểm kê định kỳ.
Điền vào chỗ trống: “Hội nghị là hình thức để thu thập cùng với các hình thức truyền đạt khác đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt”.
Quy trình mua sắm trang thiết bị văn phòng định kỳ khác với quy trình mua sắm trang thiết bị nhỏ lẻ trong văn phòng ở điểm: Lập kế hoạch mua sắm.
Công ty X lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng bằng phương pháp cho điểm có trọng số với các tiêu chí theo thứ tự ưu tiên là Giá > Phương thức thanh toán > Chất lượng > Khuyến mãi > Thời gian giao hàng > Uy tín > Thời gian bảo hành. Trọng số của tiêu chí thời gian giao hàng là: 0,107.
Trong các trường hợp sau, trường hợp nào phải làm văn bản báo cáo: Khi muốn trình bày về tình hình, sự việc và kết quả làm được của một cá nhân hay tập thể.
Hoạch định trong quản trị văn phòng mang lại những tác dụng, ngoại trừ: Hoạch định mang lại thành công cho tổ chức.
Số trang được trình bày tại vị trí nào của trang giấy sau: Góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).
Hãy sắp xếp lại theo trình tự quy trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ dưới đây:
1 - Lập hồ sơ hủy bỏ tài liệu bạn
2 - Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
3 - Lập biên bản hủy tài liệu
4 - Quyết định hủy bỏ tài liệu
5 - Trình hồ sơ hủy tài liệu lên thủ trưởng cơ quan
6 - Tiến hành hủy tài liệu
=> (1),(2),(5),(4),(6),(3)
Tổ chức chiêu đãi khách theo quy tắc bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau, vậy vị khách danh dự được xếp ngồi ở vị trí: Bên phải chủ nhân.
Công ty X lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng bằng phương pháp cho điểm có trọng số với thang điểm 1. Chất lượng sản phẩm của các Nhà cung cấp A, B, C, D được đánh giá lần lượt là Rất tốt, Tốt, Khá, Trung bình, vậy điểm cho chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp C là: 0,667
Sự tồn tại của nhà quản trị hành chính cấp cao không phụ thuộc vào yếu tố: Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo đi dự hội nghị khoa học, tài liệu chủ yếu cần chuẩn bị là: Các tham luận, báo cáo khoa học, bài phát biểu hoặc diễn văn.
Công ty TNHH Mai Vàng gửi văn bản đề nghị Công ty Cây xanh Tp. Hồ Chí Minh cho đốn các cây cổ thụ trước cổng cơ quan có nguy cơ gẫy đổ khi mùa mua tới. Lựa chọn văn bản hành chính thông thường thích hợp nhất: Công văn đề nghị
Hình thức tổ chức văn phòng không gian đóng có hạn chế: Tốn diện tích, thiết bị văn phòng.
“Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói; làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt,… ” là những nội dung cần thiết yếu tố của: Duy trì cuộc họp
Phân loại chuyến công tác gồm: Căn cứ vào thời gian, căn cứ vào địa điểm chuyến công tác
Văn bản nào sau đây không thuộc loại văn bản có tên loại: Công văn.
Những nguyên tắc nào sau đây không đúng trong công việc quản lý hồ sơ lưu trữ: Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, không cần thiết phải quan tâm đến tính linh động cũng như tính an toàn, tiết kiệm của hệ thống
Công ty (A) tung ra một sản phẩm mới nên đã chi rất nhiều tiền trong việc marketing, nhưng sự phản hồi từ khách hàng không tốt do thông tin về đối tượng khách hàng sai. Vậy bộ phận quản trị văn phòng có thể đã thực hiện nguyên tắc gì chưa tốt: Tất cả các ý trên đều có thể
Chọn các ý đúng trong các ý sau đây. Văn bản hành chính thông thường và cá biệt bao gồm:
1 - Thông báo
3 - Công văn
4 - Biên bản
Đâu không phải là yêu cầu của tổ chức không gian làm việc: Chỉ cần đạt được hiệu quả công việc, chi phí không là vấn đề
Trong lập kế hoạch hội nghị cần làm rõ các vấn đề: Tên hội nghị; mục đích yêu cầu nội dung hội nghị; đối tượng thành phần tham dự; địa điểm tiến hành; thời gian tiến hành; các công việc cần chuẩn bị; kinh phí
Chọn các ý đúng trong các ý sau đây. Thể thức của văn bản gồm: 1 - Quốc hiệu
2 - Tên cơ quan ban hành văn bản
3 - Quốc kỳ
4 - Số hiệu của văn bản
Văn bản hành chính thông thường bao gồm: Công văn, báo cáo, thông báo, biên bản
Quy trình sửa chữa trang thiết bị nhỏ lẻ trong văn phòng lần lượt là: Yêu cầu sửa chữa; Lập đề xuất; Duyệt đề xuất; Liên hệ bộ phận sửa chữa; Sửa chữa; Theo dõi sửa chữa; Nghiệm thu; Bàn giao; Cập nhật hồ sơ; Lưu hồ sơ.
Giả sử Anh/Chị là nhân viên hành chính thuộc phòng hành chính nhân sự của một công ty A tại Tp HCM, trong ngày 15/7/20xx anh chị nhận được yêu cầu từ Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo 1 máy tính để bàn bị hư hỏng, đề nghị kiểm tra, sửa chữa ngay trong ngày. Thủ tục cần thực hiện là: Yêu cầu nhân viên kinh doanh lập đề xuất, trình duyệt đề xuất, liên hệ bộ phận sửa chữa, sửa chữa, nghiệm thu, bàn giao cho nhân viên kinh doanh, cập nhật hồ sơ, lưu hồ sơ
“Bản trích sao” là: Bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định
Phần ghi ký hiệu Công văn của Sở Nội vụ do Văn phòng Sở soạn thảo nào sau đây được soạn thảo đúng: Số:……/CV-SNV
Văn bản quy phạm pháp luật: Có thể là văn bản sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật
Tên loại (Đối với văn bản có tên loại) được trình bày bằng loại chữ, kiểu chữ nào sau đây: Loại chữ in hoa; Kiểu chữ đứng, đậm
Tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động cuối năm trong cơ quan thì không cần có: Bày trí các lẵng hoa và thiết kế chương trình giúp vui
Chọn các ý đúng trong các ý sau đây. Văn bản hành chính thông thường và cá biệt bao gồm:
1 - Quyết định
2 - Tờ trình
3 - Chỉ thị
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật là bước mấy trong quản lý văn bản đi: Bước 3.
Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm…... kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận những vấn đề sản xuất kinh doanh. Trong dấu “...” là: Tổng kết, đánh giá
“Văn bản hành chính” là: Văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
Hồ sơ về nội quy lao động được phân loại theo nhóm: Hồ sơ hành chính.
“Tên cơ quan ban hành văn bản là để cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Tên cơ quan đặt ở góc trái đầu văn bản, trình bày đậm nét, rõ ràng, có gạch. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cửa cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có)”
Những yêu cầu trình bày đối với thư tín thương mại, ngoại trừ: Đúng thể thức hành chính.
Quản lý văn bản đến bao gồm các công việc: (1), (2), (3), (4).
(1) Tiếp nhận văn bản đến;
(2) Đăng ký văn bản đến;
(3) Trình, chuyển giao văn bản đến;
(4) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Yếu tố kỹ năng nghề nghiêp được dựa theo những chỉ tiêu nào: Trình độ chuyên môn, thủ thuật làm việc, kinh nghiệm, văn hóa, ….
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản, ghi ngang phần chữ kí ở góc trái văn bản.
Bước nào dưới đây đúng với hoạch định, tổ chức chuyến công tác: Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu
Việc định lề trang văn bản đối với lề trái (khổ giấy A4), được quy định là bao nhiêu: Cách mép trái từ 30 - 35 mm
Trong quý 3 năm 20xx các phòng ban trong cty X đề nghị mua sắm trang thiết bị văn phòng cho năm sau gồm phòng kinh doanh: 5 máy vi tính để bàn, phòng kế toán: 2 máy in, phòng nhân sự: 1 máy photo, 1 máy điều hòa. Phòng hành chính cần: Yêu cầu các phòng ban lập đề xuất, phê duyệt đề xuất, xem xét định mức mua sắm, lập kế hoạch mua sắm, mua sắm, nghiệm thu, bàn giao.
Điều chuyển tài sản trong nội bộ của một bộ phần cần:
Có ý kiến của trưởng bộ phận có tài sản cần điều chuyển.
Có ý kiến của Giám đốc.
Có ý kiến của trưởng phòng Hành chính.
Hội nghị để phát triển sẽ có các nội dung: Phổ biến chủ chủ trương, chính sách, đường lối, kế hoạch
Văn bản nào được sử dụng để quy định các vấn đề về chế độ chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng pháp luật: Quyết định.
Dựa vào lý thuyết đã học, SV hãy sắp xếp theo thứ tự, quy trình chuẩn bị hội nghị, hội thảo theo trình tự dưới đây: (5),(1),(3),(4),(6),(7),(2)
Đâu không phải là yêu cầu của tổ chức không gian làm việc: Chỉ cần đạt được hiệu quả công việc, chi phí không là vấn đề.
Quá trình kiểm tra công việc hành chính văn phòng không bao gồm: Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp.
Trong tháng 10/20xx, Phòng Hành chính nhận được yêu cầu của phòng kinh doanh cần mua một máy tính để bàn trị giá 9 triệu đồng, các bước cần thực hiện để xử lý công việc là: Tiếp nhận, kiểm tra, yêu cầu P.kinh doanh lập đề xuất, duyệt đề xuất, liên hệ nhà cung cấp, mua sắm, lắp đặt, nghiệm thu, bàn giao, cập nhật hồ sơ, lưu hồ sơ.
Chọn các ý đúng trong các ý sau đây: Các nhóm tài liệu lưu trữ gồm:
1 - Nhóm tài liệu về quản lý nhà nước
2 - Nhóm tài liệu về Khoa học công nghệ
3 - Nhóm tài liệu nghe nhìn
4 - Nhóm tài liệu về văn học nghệ thuật
5 - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
6 - Nhóm tài liệu về bí mật quốc gia
=> Tất cả đều sai
Hội nghị bàn bạc giải quyết vấn đề sẽ có nội dung: Tập thể thảo luận một số vấn đề nhưng không quyết định mà là thử trưởng căn cứ vào đó để quyết định
Trình tự tiếp khách quan trọng tại văn phòng gồm: Đề xuất yêu cầu, lập kế hoạch, triển khai công tác chuẩn bị, đón tiếp, quyết toán chi phí.