Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán | Học viện Phụ nữ Việt Nam

MỤC LỤC
Chương 1. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN ....................................................................................... 3
1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán .................................................. 3
1.1.1.Lý thuyết về hệ thống ............................................................................... 3
1.1.2. Hệ thống thông tin ................................................................................... 4
1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý ....................................................................... 6
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán .................................................................... 12
1.2. Sơ đồ dòng dữ liệu ......................................................................... 21
1.2.1. Một vài khái niệm cơ bản ..................................................................... 21
1.2.2. Các biểu tƣợng đƣợc sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu ....................... 22
1.2.3. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu ................................................................... 24
1.3. Lưu đồ ............................................................................................. 29
1.3.1. Các biểu tƣợng dùng để vẽ lƣu đồ......................................................... 29
2.3.2. Lƣu đồ dòng dữ liệu (chứng từ) ............................................................ 31
1.3.3. Lƣu đồ hệ thống..................................................................................... 38
Chương 2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH
KINH DOANH ...................................................................................... 39
2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................. 39
2.1.1. Định nghĩa và các thành phần cấu thành ................................. 39
2.1.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................... 39
2.1.1.3. Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả ............ 52
2.1.1.4. Đánh giá chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp .......... 53
2.1.2. Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát ................................... 55
2.1.2.1. Nhận diện rủi ro .................................................................................. 55
2.1.2.2. Đánh giá rủi ro .................................................................................... 57
2.1.3. Phân tích các thủ tục kiểm soát .................................................. 60
2.1.3.1. Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa ............................................................. 60
2.1.3.2. Thủ tục kiểm soát phát hiện và thủ tục kiểm soát điều chỉnh ............ 60
2.1.3.3. Mối quan hệ giữa thủ tục ngăn chặn và thủ tục phát hiện ................. 61
2.1.4. Kiểm toán viên nội bộ .................................................................. 64
2.1.4.1. Khái niệm và thực tế kiểm toán nội bộ tại Việt Nam ........................ 64
2.1.4.2. Vai trò - đặc thù – Vị trí .................................................................... 66
2.1.4.3. Hoạt động của kiểm toán nội bộ......................................................... 66
2.1.4.4. Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ .............................................. 67
2.1.4.5. Đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ ................ 68
2.2. Các chu trình kinh doanh cơ bản................................................. 68
2.2.1. Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty ............................ 69
2.2.2. Hai chu trình kinh doanh chính ................................................. 71
2.2.2.1. Chu trình bán hàng ............................................................................. 72
2.2.2.2. Chu trình mua hàng ............................................................................ 78
2.2.3. Các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp ................ 84
2.2.3.1. Chu trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty ............................... 85
2.2.3.2. Chu trình sản xuất............................................................................... 91
2.2.3.3. Chu trình tài chính .............................................................................. 94
2.2.3.4. Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt ................................ 97
Chƣơng 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ
TOÁN ................................................................................................................ 101
3.1. Đặc điểm của việc ứng dụng Excel làm công tác kế toán .......................... 101
3.2. Quy trình xử lý dữ liệu kế toán .................................................................. 101
3.3. Thiết lập Danh mục tài khoản kế toán........................................................ 102
3.4. Thiết lập Sổ kế toán máy và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. .. 107
3.5. Lập các sổ sách và báo cáo kế toán ............................................................ 109
3.5.1. Lập sổ Nhật ký chung .......................................................................... 110
3.5.2. Lập bảng cân đối tài khoản ................................................................. 111
3.5.3. Lập Sổ cái các tài khoản ...................................................................... 113
3.5.4. Lập Sổ quỹ tiền mặt ............................................................................. 116
3.5.5. Lập Sổ tiền gửi ngân hàng ................................................................... 118
3.5.6. Lập Sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho ....................... 120
3.5.8. Lập Sổ chi tiết các tài khoản ............................................................... 127
3.5.9. Lập Sổ chi phí sản xuất kinh doanh .................................................... 131
3.5.10. Lập thẻ tính giá thành ............................................................. 134
3.5.11. Lập Bảng cân đối kế toán .................................................................. 141
Chương 1. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1.Lý thuyết về hệ thống
Hệ thống là một khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem
“hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”.
Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro… nhận đầu vào là
âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra. -
Hệ thống giao thông: Đƣờng, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu của hệ thống
là vận chuyển con ngƣời hàng hóa… từ nơi này đến nơi khác Một hệ thống bất kỳ có 4 đặc điểm sau: -
Các thành phần, bộ phận trong hệ thống -
Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tƣơng tác giữa các thành phần bên trong -
Phạm vi, giới hạn của hệ thống -
Các mục tiêu hƣớng đến hệ thống
Lý thuyết hệ thống có đƣa ra những khái niệm liên quan nhƣ sau:
+ Hệ thống con và hệ thống cha
Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành
phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Các thành phần của nó
cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp
hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành
phần bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc
vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó. -
Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông
đƣờng bộ, hệ thống giao thông đƣờng thủy…
+Đƣơng biên và nơi giao tiếp
*Đƣờng biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con,
đƣờng biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đƣờng biên của hệ thống
phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.
*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đƣờng biên của hệ thống con. Nơi giao tiếp nối
kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.
+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhƣng có thể đƣợc phân loại
thành bốn dạng cơ bản sau:
* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trƣờng. Nó không có nơi giao tiếp với bên
ngoài, không tác động khỏi đƣờng biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trƣờng tác
động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác
động qua lại với môi trƣờng theo nhiều cách khác nhau.
*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trƣờng, có nơi giao tiếp với
bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hƣởng của môi trƣờng lên tiến trình. Quan hệ ở đây đƣợc
thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.
* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trƣờng.
Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thƣờng bị nhiều
loạn hoặc không kiểm soát đƣợc, ảnh hƣởng đến quá trình xử lý của nó. Hệ thống đƣợc
thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn.
- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó.
Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, ngƣời ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau.
Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ
thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.
1.1.2. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời thiết lập nên bao gồm tập hợp những
thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng.
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng
đƣợc gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần
hay hệ thống kế toán… chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp
các thông tin phục vụ cho các đối tƣợng sử dụng thông tin khác nhau. Để thực hiện mục tiêu
cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần sau (hình 1.3)
Hình 1.3: các thành phần của hệ thống thông tin
- Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phƣơng thức thu
thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. Những sự kiện, con số, hình ảnh… chƣa đƣợc xử lý để
phù hợp với ngƣời sử dụng
- Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ
liệu đầu vào đã thu thập nhƣ phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm
biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
- Thành phần lƣu trữ: Lƣu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của
các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
- Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phƣơng thức cung cấp thông tin đƣợc
tạo ra từ hệ thống cho các đối tƣợng sử dụng.
- Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lƣu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin
theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của
các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa.
Ví dụ: điểm của một lớp là dữ liệu muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phân loại giỏi, khá trung bình…
Nhƣ vậy thông tin chỉ đƣợc tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các
thành phần của một hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối
tƣợng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trƣờng hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống này
sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác
nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi một hệ thống thông tin cụ thể.
Quá trình xử lý hệ thống thông tin có thể đƣợc thực hiện bởi các phƣơng thức xử lý
khác nhau. Đó có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông tin
không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này đƣợc dùng một cách
rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong nó.
1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý 1.1.3.1.Bản chất
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan
hệ với nhau đƣợc thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của
một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp
thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức.(Hình 1.4)
Hình 1.4 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý
Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua
quá trình ra quyết định. Quá trình này có thể diễn ra theo các bƣớc sau:
- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết
- Đƣa ra các phƣơng án giải quyết
- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phƣơng án
- Lựa chọn các phƣơng án khả thi và ra quyết định
Trong quá trình này, thông tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hƣởng đến chất lƣợng
của các quyết định. Thông tin đƣợc sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và thông tin
cũng đƣợc sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin quản lý phải
có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị. Một thông tin hữu ích phải
là thông tin phù hợp với đối tƣợng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông
tin đủ tin cậy, đầy đủ đƣợc trình bày dƣới các hình thức mà ngƣời sử dụng có thể hiểu đƣợc.
Đồng thời thông tin phải đƣợc cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại.
1.1.3.2. Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý
Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong DN sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và
nội dung khác nhau từ đó ảnh hƣởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản
lý. Thông thƣờng chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một DN ra thành 3 cấp với 3
loại thông tin sau trong hình 1.5 Phân loại thông tin Cấp quản lý Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu trúc Hoạch định chiến lƣợc Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động
Hình 1.5. Phân loại thông tin và đối tƣợng sử dụng
- Cấp kiểm soát hoạt động: cấp này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng
hoạt động thực hiện trong DN. Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải
phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại DN. Những thông tin này thƣờng có quy
định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn,
khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu. Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc
- Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong DN. Nhiệm vụ của cấp
quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu
của DN. Các quyết định ở cấp độ này rất đa dạng tùy vào từng DN, loại hình DN, và tình
hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng nhƣ tùy thuộc vào trình độ của ngƣời
quản lý. Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin đƣợc tổng hợp
và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin đƣợc phân tích, tổng hợp
nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của
ngƣời quản lý, mà không theo một quy ƣớc khuôn mẫu sẵn có. Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc.
- Cấp hoạch định chiến lƣợc: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong DN. Họ sẽ thiết lập
và đƣa ra các quyết định chiến lƣợc phát triển trong tƣơng lai của DN. Những thông tin để
phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài
DN, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Khó có thể xác định những
thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này. Do đó, thông thƣờng
những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mẫu, quy định và ko có cấu trúc
1.1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tƣợng sử dụng thông
tin và theo nội dung kinh tế của các quá sản xuấ kinh doanh mà hệ thống này thu thập và phản ánh.
* Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong DN
Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong DN, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau: -
Hệ thống xử lý nghiệp vụ: thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh
hàng ngày tạo DN để cung cấp các thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp
độ kiểm soát hoạt động. -
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông
tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu
của từng nhà quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý. Hệ thống này đòi hỏi phải có khả
năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ
thông tin có cấu trúc đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian. -
Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia: thông tin cung cấp từ
các hệ thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao. Thông qua các công cụ phân
tích, các quy luật về suy luận đƣợc lƣu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp
cao trong DN có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phƣơng
án, các xu thế để đƣa ra các dự báo và các chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn của DN
* Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh
Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào
của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm
và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng. Mỗi nội dung của quá trình này
sẽ cần những loại thông tin khác nhau. Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải
thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang nội dung
khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của DN.
Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan,
chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con nhƣ sau: -
Hệ thống thông tin sản xuất -
Hệ thống thông tin bán hàng -
Hệ thống thông tin nhân sự -
Hệ thống thông tin kế toán -
Hệ thống thông tin tài chính…
Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc
thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy
nhiên do tính liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có
quan hệ qua lại sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng.
Do đó việc phân chia các hệ thống này chỉ nên dừng ở mức độ phân loại theo các chức
năng của từng hệ thống. Nếu phân chia các hệ thống thông tin con này một cách độc lập
giống nhƣ những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến việc tổ chức trùng lắp
dữ liệu và thông tin cung cấp giữa các hệ thống. Điều này sẽ dẫn đến sự không nhất quán
và lãng phí trong việc tổ chức cung cấp thông tin của hệ thống thông tin quản lý.
1.1.3.4. Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý cũng nhƣ bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống
cùng với các chu kỳ sống có những đặc trƣng riêng. Nó đƣợc sinh ra, phát triển và cuối
cùng thì bị thay thế hay bị loại bỏ bởi hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn. Ta có thể
chia cuộc sống, hay còn gọi là vòng đời của hệ thống thông tin quản lý ra các giai đoạn nhƣ sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tình từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây
dựng hệ thống thông tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều
hành các hoạt động sản xuất trong tổ chức.
- Giai đoạn hình thành và phát triển: Trong giai đoạn này, các dự định xây dựng hệ
thống thông tin đƣợc triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân tích hệ thống,
nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng
hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin đƣợc thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đƣa vào sử dụng.
- Giai đoạn khai thác và sử dụng: Thông thƣờng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng
đời của hệ thống thông tin quản lý. Trong giai đoạn này hệ thống đƣợc vận hành phục vụ
cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức. Trong quá trình sử dụng, hệ
thống đƣợc bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhu cầu thông tin.
- Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sự
thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lƣợng, cấu trúc) và những sửa chữa trong hệ thống
làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống thông tin cũ cần
phải đƣợc thay thế bởi hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp.
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.1 Bản chất
Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành DN nhằm
đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính
hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản
xuất kinh doanh của DN. Để thực hiện chức năng đó, cần phải có một cấu trúc đƣợc thiết
lập để thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế toán. Cấu trúc
đó chính là hệ thống thông tin kế toán.
Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông
thƣờng đƣợc thực hiện theo các bƣớc:
- Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng
từ và các đối tƣợng mang dữ liệu;
- Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký;
- Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần theo tập hợp và theo dõi nhƣ tập hợp
theo các đối tƣợng kế toán, các đối tƣợng theo dõi chi tiết gọi là chuyển số;
Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã đƣợc tập hợp, theo dõi.
Nhƣ vậy, kế toán dƣới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành
phần có liên quan với nhau (con ngƣời, phƣơng tiện, công nghệ, quy trình…) tham gia
vào quá trình vận hành của hệ thông thông tin kế toán để có đƣợc thông tin đáp ứng yêu
cầu của ngƣời sử dụng.
1.1.4.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ
thống thông tin quản lý. Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần cơ
bản của một hệ thống thông tin. Đó là:
- Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung đƣợc đƣa vào hệ thống kế toán gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:
+ Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh;
+ Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi
thông qua hệ thống tài khoản kế toán;
+ Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp, theo dõi
chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của DN
- Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ
liệu để có thông tin kế toán hữu ích:
+ Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh;
+ Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;
+ Quy định về phân tích, hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh;
+ Phƣơng thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;
+ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập
và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán.
- Lƣu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho các quá trình
xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức:
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công
+ Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng máy tính.
- Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách đƣợc thiết lập trong hệ thống
kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán,
đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực, hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin.
- Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung
của báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán.
1.1.4.3. Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán
Để cung cáp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý
cũng nhƣ các đối tƣợng hữu quan bên ngoài DN, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập dữ
liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Dữ liệu thu thập chính là nội dung của
các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình quá trình trên. Tùy theo nội dung thông tin
yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tƣơng ứng.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ
thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó đƣợc ghi nhận
vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm đƣợc điều này, kế toán cần am hiểu quá trình
sản xuất kinh doanh của DN, nhận biết tƣờng tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt
động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối tƣợng của hệ thống thông tin kế toán là các
hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của DN.
Mỗi DN khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho DN của mình.
Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên
quan. Trong mỗi quá trình đƣợc phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập
hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lăp lại. Các quá trình đƣợc phân
chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán.
Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra
theo trình tự đƣợc lặp lại liên liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau:
- Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung
cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng
- Chu trình chi phí: Là tập hợp các các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa,
dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
- Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa
NVL, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có trong các DNSẢN XUẤT.
- Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử
dụng và trả lƣơng cho ngƣời lao động.
- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các
nguồn tiền đầu tƣ vào DN và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tƣ vào DN.
Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hƣởng qua lại lẫn nhau
theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh nội
dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ đƣợc chuyển đến hệ thống ghi
sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng trong và ngoài DN.
1.1.4.4. Vai trò của hệ thông thông tin kế toán
Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của DN thể hiện trong năm chức năng sau:
- Cung cấp các báo cáo cho các đối tƣợng sử dụng bên ngoài DN: Đây là các báo cáo
tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nƣớc. Các
báo cáo này đƣợc lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu có sẵn có và thống
nhất cho tất cả loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm nhƣ vậy, chức năng
này hầu nhƣ đều đƣợc đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong
điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin.
- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin
kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh
doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình quá trình thực hiện các hoạt
động diễn ra. Các thông tin đƣợc tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho
các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong
việc ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc trong
việc quản lý các hoạt động nhƣ quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá
hàng bán… cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán,
chức năng này hầu nhƣ có thể thực hiện đƣợc đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán.
- Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết định
quản trị DN rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của ngƣời sử dụng thông tin. Các thông tin này
thƣờng ko có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông
tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu
thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin
kế toán nào cũng có thể đáp ứng đƣợc, ví dụ nhƣ một hệ thống thông tin kế toán ghi chép
thủ công đơn thuần. Tuy nhiên, nếu thực hiện đƣợc chức năng này, vai trò của kế toán sẽ
đƣợc nâng lên trong quá trình quản trị DN, bởi các thông tin đƣợc tạo ra từ hệ thống kế
toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các DN khác
(mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng đƣợc).
- Hoạch định và kiểm soát: Thông tin này đƣợc cung cấp từ hệ thống thông tin kế
toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lƣợc và kiểm soát thực hiện mục tiêu.
Thông qua những dữ liệu thu thập đƣợc theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN,
những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt
động của DN trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đƣa ra những dự báo, xu
hƣớng và các chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn.
- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ
tục đƣợc thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá
trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp. thông qua việc
thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ đƣợc “ nhúng vào”
hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền
thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN.
1.1.4.5. Phân loại hê thống thông tin kế toán
* Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp
Theo đặc điểm và tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc chia làm 2 loại: -
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính
chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các
quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. -
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục
đích quản trị trong nội bộ DN để dự báp các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các
ảnh hƣởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức.
* Phân loại theo phương thức xử lý
Tùy theo phƣơng thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính, chúng
ta chia hệ thống thông tin kế toán làm 3 loại: -
Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lƣu
trữ, thiết lập các báo cáo đều đƣợc thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay. -
Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định
của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán. -
Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện, vận
hành của hệ thống kế toán phần lớn đƣợc thực hiện trên nền máy tính từ việc
thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…
1.1.4.6. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán * Bản chất
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống
thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế
toán. Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận
dạng các yếu tố ảnh hƣởng, tổ chức lựa chọn con ngƣời tham gia vào quá trình phát triển,
cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán.
Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ
phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán.
Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế
toán sẽ liên quan đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập,
luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý.
Quá trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro,
ảnh hƣởng đến hoạt động hiện tại của DN. Do đó, nếu không đƣợc tổ chức chặt chẽ, khoa
học, DN sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán cho mình.
*Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán đƣợc tiếp cận theo các thành
phần hệ thống. Các nội dung bao gồm:
* Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực,
hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức
công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.
Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh
của DN, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản
lý sẽ đƣợc phân loại và xác định đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh
hƣởng đáng kể đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này
* Tổ chức dữ liệu đầu vào
Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức,
phƣơng thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Đây
chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối tƣợng
quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh.
* Tổ chức quá trình xử lý
Nội dung này liên quan đến 2 nhóm công việc:
- Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định chức
năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này. Đồng thời thiết lập đƣợc
cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh
- Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh
doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử
lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo yêu cầu thông tin cần cung cấp.
* Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập đƣợc
làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
* Tổ chức hệ thống kiểm soát
Nhận dạng đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trƣờng kinh doanh, môi
trƣờng xử lý của DN, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa,
phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra, ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin cung
cấp của hệ thống kế toán.
* Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì
thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá
trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết đƣợc cung cấp, nội dung của từng báo
cáo, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo.
Để thực hiện các nội dung trên, ngƣời tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông tin
kế toán cần đƣợc trang bị các kiến thức chuyên sâu về hệ thống thông tin kế toán cho các vấn đề: -
Các công cụ mô tả, phác thảo hệ thống thông tin kế toán -
Am hiểu các chu trình kinh doanh (các hoạt động, các rủi ro và báo cáo
cung cấp thông tin cần thiết) -
Tổ chức dữ liệu cho một hệ thống thông tin kế toán -
Tổ chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán -
Quá trình phát triển một hệ thống thông tin kế toán
1.1.4.7.Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đƣợc tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định bao
gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ
thống từ khi mới chỉ là ý tƣởng tới khi đƣa ý tƣởng thành hiện thực và hệ thống chính
thức đi vào hoạt động.
Quá trình phát triển hệ thống kế toán đƣợc chia thành các giai đoạn lập kế hoạch, phân
tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự
và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình này còn
đƣợc gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán”.
* Lập kế hoạch phát triển hệ thống
Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ thống,
thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá trình phát
triển hệ thống thông tin kế toán. Kế hoạch phát triển này phải đặt trong mối quan hệ với