Bài giảng môn Kỹ Năng Mềm - Quản lý thời gian

lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023 Kỹ năng mềm 1 2 1
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023 2
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023 5
Thói quen trì hoãn 6 3
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023  Quá cầu toàn  Giải pháp:
 hành động theo kế hoạch  chú ý mốc thời gian 7 4
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023  Có hứng mới làm  Giải pháp:
 Quyết tâm theo kế hoạch
 Lúc có hứng nỗ lực làm nhiều hơn
 Tạo động lực bên trong (từ trạng thái cơ thể của mình)  Quy tắc số 2 9
 Sợ (sợ khó, thất bại, sợ đủ thứ…)  Giải pháp:  Điều chỉnh niềm tin  Cửa sổ Johari? 10 5
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 Nghĩ mình còn nhiều thời gian (ngày mai)  Giải pháp:
 Không bị lừa vì khái niệm ảo
 Đặt giới hạn hoàn thành công việc
 Chia nhỏ công việc và thời gian 11
 “Làm sao đặt đá, sỏi, cát vào chung 1 chiếc bình” 12 6
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023 13
 Chiếc bình - Quỹ thời gian của mỗi người (mỗi ngày 24 giờ).
 Viên đá - Những công việc quan trọng nhất của mỗi người
 Sỏi- Những công việc cần làm.
 Cát - những thứ vô bổ, mất thời gian.
Mỗi ngày, nếu chỉ làm những công việc vô bổ mà không
tập trung vào những công việc quan trọng thì sẽ không
thể đạt được những gì mong muốn. 14 7
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 Thử liệt kê 10 công việc cần làm ngay
 Sắp xếp trình tự xử lý công việc
 Tại sao có sự sắp xếp đó? 16 8
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 Bị chi phối bởi 2 yếu tố:
• Khẩn cấp: theo tiến độ/thời gian
• Quan trọng: theo tính chất công việc
 Cách xử lý thông thường: làm việc khẩn 17
Quản lý thời gian 18 9
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023 Khẩn cấp Không khẩn cấp P1 P2 ọng Quan tr P3 P4 ọng Không quan tr 19 20 10
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 P1: Quan trọng, khẩn cấp
 P2: Quan trọng, không khẩn cấp
 P3: Không quan trọng, khẩn cấp
 P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
• P= Priority: Sự ưu tiên 21  Phân loại:
• Xảy ra không đoán trước được (1)
• Đoán trước được (2)
• Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới hạn chót (3)  Xử lý: làm ngay 22 11
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 Thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để
không bị đẩy đến mức khẩn cấp  Xử lý:
• Lê kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm
• Hãy dành nhiều thời gian cho những việc này.
 Đang làm P2, xuất hiện P1?
 Sau khi xong P1, làm ngay P2! 23
 Những việc không quan trọng: không giúp hoàn
thành các mục tiêu công việc.
 Nhưng khẩn cấp: khó sắp xếp, kiểm soát  Giải quyết: • Càng nhanh càng tốt.
• Học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự.
• Học cách từ chối khéo léo…
• Giao lại cho người khác làm 24 12
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 Tiêu tốn thời gian và công sức
 Gần như không đem lại lợi ích gì đáng kể cho công việc chuyên môn  Xử lý: Loại bỏ 25
QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO CÁC CẤP ĐỘ P4 5% P1 P3 20% 15% P2 60% 26 13
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO CÁC CẤP ĐỘ P4 5% P1 P3 20% 15% P2 60% 27
QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO CÁC CẤP ĐỘ P4 5% P1 P3 <5 20% 15% 10-15 15-20 60-65 P2 60% 28 14
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
 Xác định điều quan trọng và cần thiết nhất trong thời điểm hiện tại
 Lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc
 Thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại 29
 Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
 Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm
dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào
Ma trận quản lý thời gian.
 Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời
gian hợp lý dành cho từng công việc. 30 15
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
1. Xác định khoảng thời gian Sung sức nhất và uể oải nhất
2. Hỏi trước khi làm: việc này có ý nghĩa với mình và
những người thân yêu quanh mình không?
3. Tập trung 100% trong việc mình làm
4. Quản lý môi trường xunh quanh
5. Sức khỏe tốt và tinh thần tích cực 31
 Dự định việc cần làm (mục tiêu sau 4 tuần)
(mục tiêu đơn giản, cần 15 phút mỗi ngày)
 Chia mục tiêu cần đạt theo tuần  Lịch biểu theo ngày 32 16
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023 Việc cần thực Được/Nếu làm Mất/Hậu quả
Cần làm gì để có hiện tốt kết quả tốt hơn Việc 1 (mục tiêu 1) 33
Việc cần thực hiện
Cần làm gì để có kết Mức độ ưu tiên quả tốt hơn Việc 1 (mục tiêu 1) Việc 2 (mục tiêu 2) Việc 3 (mục tiêu 3) 34 17
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com) lOMoARcPSD|35919223 5/10/2023
Việc cần thực hiện
Sẽ làm gì nếu đạt mục
Sẽ làm thì nếu không tiêu đạt được (thành công) (thất bại) Việc 1 (mục tiêu 1) Việc 2 (mục tiêu 2) Việc 3 (mục tiêu 3) 35 duynguyenphuong@gmail.com 0988 250 205 36 18
Downloaded by V?n Lê Ti?n (vanlehcp1152001@gmail.com)