Bài giảng Quản trị tinh gọn | Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Đại học Thái Nguyên
Bài giảng Quản trị tinh gọn | Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Đại học Thái Nguyên. Tài liệu được sưu tầm giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem.
Môn: Quản trị vận hành (TN) 2 tài liệu
Trường: Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Đại học Thái Nguyên 255 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
CHƯƠNG MỞ ĐẦU: TƯ DUY QUẢN TRỊ TINH GỌN “MADE IN VIETNAM”,
PHẠM TRÙ QUẢN TRỊ “TÂM THẾ”, MÔ HÌNH “ÁNH XẠ”
TƯ DUY QUẢN TRỊ TINH GỌN “MADE IN VIETNAM” – ĐƯỜNG TỚI THÀNH CÔNG
Tư duy quản trị tinh gọn “Made in Vietnam”
Tư duy quản trị tinh gọn “Made in Vietnam” là tư duy quản trị tạo ra lợi nhuận/giá
trị gia tăng cho doanh nghiệp, tổ chức bằng cách dùng trí tuệ của con người (hoặc trí tuệ
của tổ chức), cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Tư duy này có thể được diễn giải thông hệ
công thức (1, 2, 3) trong bảng dưới đây:
LỢI NHUẬN = DOANH THU – CHI PHÍ (1)
Trong đó: Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí (2)
Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình (3)
Cách thức hiệu quả giúp tăng lợi nhuận doanh nghiệp chính là cắt giảm chi phí hoặc
tăng doanh thu. Việc gia tăng doanh thu thông qua tăng giá bán hoặc tăng sản lượng thường
có giới hạn do phụ thuộc vào quan hệ cung – cầu trên thị trường và nguồn lực hữu hạn của
doanh nghiệp. Ở khía cạnh cắt giảm chi phí, doanh nghiệp không nên cắt giảm chi phí thực,
tức là các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh, đảm bảo chất lượng
của sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu, lương công nhân…Vì vậy, giải pháp giúp doanh
nghiệp tăng lợi nhuận một cách bền vững chính là không ngừng cắt giảm các chi phí lãng phí. 1
Chi phí lãng phí tồn tại dưới hai hình thức là chi phí lãng phí vô hình và chi phí lãng
phí hữu hình. Chi phí lãng phí hữu hình phổ biến và khá dễ nhận dạng trong quá trình sản
xuất – kinh doanh. Các lãng phí này có thể tồn tại dưới dạng lãng phí về cơ sở vật chất (dư
thừa kho bãi, máy móc thiết bị không sử dụng hết công suất…); lãng phí nguyên vật liệu
trong quá trình sản xuất do dùng quá nhiều nguyên liệu, sản xuất thừa hay các thói quen
lãng phí như quên không tắt đèn, tắt van nước, in ấn thừa tài liệu…; lãng phí do sai hỏng
(sản xuất sản phẩm lỗi, cung ứng dịch vụ không đúng mong muốn của khách hàng); lãng
phí thời gian (thời gian chờ đợi giữa các khâu của sản xuất, chờ đợi trong quá trình sử dụng dịch vụ)…
Chi phí lãng phí vô hình gồm chi phí lãng phí trong tư duy (tư duy phát triển, tầm
nhìn, triết lý phát triển…) trong phương pháp làm việc (cách thức triển khai, quy trình triển
khai công việc) và trong việc bỏ lỡ các cơ hội phát triển (cơ hội tăng trưởng, cơ hội kinh
doanh…); chi phí lãng phí này được cho là nhiều hơn đáng kể so với các lãng phí hữu hình.
Hình 1 minh họa sức ảnh hưởng của lãng phí vô hình đối với doanh nghiệp có cùng/hoặc
không cùng tư duy phát triển: Giá trị gia tăng Giá trị gia tăng Doanh nghiệp A Doanh nghiệp B
Hình 1: Ảnh hưởng của chi phí lãng phí vô hình đối với doanh
nghiệp có cùng/hoặc không cùng tư duy phát triển 2
Tuy duy hay phương pháp làm việc (kể cả động lực làm việc) của từng cá nhân được
minh họa bằng một véc-tơ có hướng. Theo nguyên lý hình học, các véc-tơ có cùng một
hướng sẽ tạo ra một véc-tơ tổng được nối dài từ các véc-tơ thành phần; ngược lại, khi cộng
các véc-tơ khác hướng hoặc ngược chiều nhau, độ dài của các véc-tơ thành phần sẽ bị triệt
tiêu. Tương tự, nếu như mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có tư duy, phương pháp giải quyết
công việc không đồng nhất sẽ tạo ra sự lãng phí trong tư duy và phương pháp của chính
bản thân mỗi cá nhân, từ đó ảnh hưởng tới giá trị gia tăng của toàn doanh nghiệp. Ở mức
độ cao hơn, khi mỗi cá nhân trong một tổ chức (hay một quốc gia) có động lực phấn đấu
cùng hướng tới một mục tiêu chung thì sẽ tạo nên một nguồn sức mạnh khổng lồ giúp tổ
chức (quốc gia) đó vươn lên. Ngược lại, nếu động lực của mỗi cá nhân có hướng khác
nhau, tổng động lực hay tổng nguồn sức mạnh của doanh nghiệp/tổ chức (quốc gia) sẽ bị
suy yếu, dẫn tới sự kìm hãm phát triển…
Quản trị tinh gọn là mô hình quản trị tập trung vào việc dùng trí tuệ của con người
/tổ chức nhằm cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Như vậy, để cắt giảm chi phí lãng phí thì
cần phải phát hiện – nhận dạng lãng phí một cách khoa học, từ đó có các phương pháp
khoa học để loại bỏ các loại lãng phí này. Quản trị tinh gọn sử dụng hệ thống các công cụ
và phương pháp khoa học như 5S, Kaizen, quản lý trực quan, Jidoka, khoa học giải quyết
vấn đề… Các công cụ, phương pháp này là do con người sáng tạo, do vậy chúng cũng
không ngừng được phát triển về mặt nội dung, số lượng và đặc biệt là phải phù hợp với
việc cắt bỏ các chi phí lãng phí. Các phương pháp, công cụ này được áp dụng một cách
sáng tạo, linh hoạt giúp doanh nghiệp/tổ chức nhận diện và loại bỏ các lãng phí tồn tại
trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Ngoài ra, quản trị tinh gọn bao gồm cả triết lý, tầm
nhìn, chiến lược, văn hóa của doanh nghiệp/tổ chức, luôn hướng tới khách hàng/cộng đồng
thông qua việc không ngừng gia tăng các giá trị (tài chính và phi tài chính) cho doanh
nghiệp/tổ chức (ví dụ: triết lý tầm nhìn phát triển bền vững dựa vào sức mạnh trí tuệ của
doanh nghiệp, tư duy quản trị nhân sự tinh gọn, các yếu tố giá (P – Price), giao hàng nhanh
(D – Delivery), hướng tới thực hiện trách nhiệm xã hội (CSR – Corporate Social
Responsibility), hướng tới bảo vệ môi trường (E – Environment). 3
Động lực áp dụng và duy trì việc áp dụng theo triết lý tư duy của quản trị tinh gọn
tại doanh nghiệp/tổ chức
Bằng việc giữ hoặc tăng doanh thu một cách bền vững và cắt giảm tối đa chi phí
lãng phí, doanh nghiệp/tổ chức sẽ tạo ra lợi nhuận (giá trị gia tăng tài chính có giá trị A)
nào đó, để duy trì và phát triển động lực giúp các doanh nghiệp/tổ chức phát triển, áp dụng
quản trị tinh gọn để phát triển, giá trị A này cần được tái phân bổ theo hệ công thức sau:
A = A1 + A2 + A3 + A4 …An (4)
A1, A2,… An là các thành tố được tái phân bổ vào hệ thống trong doanh nghiệp/tổ
chức và xã hội nhằm duy trì và thúc đẩy việc triển khai áp dụng quản trị tinh gọn. Ví dụ,
trong trường hợp n = 4, chúng ta có thể hiểu các thành tố A1, A2, A3, A4…trong công thức (4):
A1: Lợi ích phân bổ cho cán bộ nhân viên trực tiếp tạo ra sự cắt giảm chi phí lãng phí
A2: Lợi ích (phúc lợi) mang lại cho những thành viên trong doanh nghiệp/tổ chức như
tăng khẩu phần bữa ăn, tham quan nghỉ mát…
A3: Lợi ích mang lại cho xã hội/khách hàng như tăng chất lượng sản phẩm, giảm giá
thành, các hoạt động CSR…
A4: Lợi nhuận để lại trong doanh nghiệp
Nói một cách dễ hiểu hơn, khi áp dụng quản trị tinh gọn thì tất cả các bên đều được
lợi: A1 – lợi ích (khen thưởng) cho người lao động trực tiếp tạo ra phần chi phí tiết kiệm,
từ đó sẽ tạo động lực kích thích các cá nhân trong tổ chức liên tục suy nghĩ để nhận dạng,
phát hiện những điểm bất hợp lý, tìm ra những giải pháp hữu hiệu cải tiến hiện trạng; A2
– lợi ích mang lại cho những thành viên trong doanh nghiệp, cho dù những người này
không trực tiếp góp vào việc tạo ra A, đây cũng là động lực mang tính hỗ trợ hệ thống cùng
phát triển hiệu quả; A3 – lợi ích cho khách hàng/xã hội dưới dạng các hoạt động doanh
nghiệp đóng góp như dùng nguồn lực này để cải tiến chất lượng sản phẩm, hoặc giảm giá
thành, hoặc tích lũy tái đầu tư cho hoạt động kinh doanh hay hoạt động quản trị tin gọn về
sau như hệ thống xử lý môi trường (nước, khí thải đạt tiêu chuẩn), chi phí đào tạo, đóng 4
góp cho quỹ phúc lợi địa phương…, A4 là lợi nhuận để lại của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển.
Bản chất của công thức này cũng cho thấy doanh ngiệp không nhất thiết phải có
những khoản đầu tư thêm cho các hoạt động quản trị tinh gọn khi hệ thống đã được thiết
lập; bản thân lợi ích kinh tế từ việc cắt giảm chi phí lãng phí sẽ là nguồn tài trợ để tiếp tục
duy trì và phát triển các hoạt động quản trị tinh gọn. Bản thân các bên liên quan trong quá
trình áp dụng quản trị tinh gọn (các bộ phận tham gia trực tiếp và gián tiếp vào hoạt động
sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp: người lao động, chủ doanh nghiệp, khách hàng
và xã hội) đều nhận được lợi ích từ việc áp dụng quản trị tinh gọn. Hiểu và làm được theo
công thức trên sẽ góp phần tạo động lực và duy trì bền vững việc áp dụng quản trị tinh gọn
trong doanh nghiệp/tổ chức.
Như vậy, với việc khai thác hiệu quả trí tuệ của con người, tạo động lực cho con
người cống hiến trí tuệ của mình để cắt giảm tối đa các chi phí lãng phí, quản trị tinh gọn
sẽ là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp/tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động. Tư duy
quản trị này sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp/tổ chức nói riên và các nước đang phát
(được coi là thiếu vốn và công nghệ) nói chung dần từng bước nâng cao lợi thế cạnh tranh
của mình thông qua sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên sẵn có chính là các cá nhân trong
doanh nghiệp/tổ chức, trong quốc gia.
PHẠM TRÙ QUẢN TRỊ “TÂM THẾ” – TRÁI TIM ĐƯA MẠCH MÁU NUÔI DƯỠNG THÀNH CÔNG
Khái niệm tâm thế
Tâm thế là một phạm trù quản trị, được tác giả định nghĩa theo công thức sau:
TÂM THẾ = THẤU 1 + THẤU 2 + Ý
(Tâm thế là hai thấu một ý) (5)
THẤU 1: Thấu hiểu rằng công việc (việc học/việc làm) mà con người thực hiện là
có ích chính cho bản thân mình. 5
THẤU 2: Thấu hiểu rằng con người chỉ có làm thật công việc (học thật/làm thật)
mới năng cao được năng lực tư duy (khi đi học) và năng lực làm việc (khi đi làm) của chính bản thân.
Ý: Con người cần có ý thức, thái độ và đạo đức tốt đối với công việc (việc học/việc
làm) của mình, để soi đường cho thực hiện hai thấu ở trên.
Thuật ngữ “Tâm thế” được dùng ở đây là một phạm trù quản trị bao gồm hai thấu
một ý, như cách định nghĩa ở trên. Tâm thế không tự nhiên sinh ra, nó phải được hình thành
(giáo dục hình thành) thông qua ba khu vực chính đó là gia đình (từ lúc mới sinh ra), tiếp
tục được bồi dưỡng ở nhà trường (cơ quan, tổ chức) khi đi học đi làm và trong xã hội (khi
tham gia vào xã hội trong cuộc sống hàng ngày). Tâm thế được phát triển thông qua việc
giáo dục, dạy dỗ, động viên khen thưởng, kỷ luật một cách thường xuyên, theo một triết lý
xuyên suốt. Trong gia đình, đối với từng cá nhân, cách nào cũng được, chúng ta phải tìm
ra phương pháp phù hợp để có được hai thấu một ý. Trong tổ chức, cách nào cũng được,
phải có các biện pháp thường xuyên liên tục để duy trì Tâm thế. Trong xã hội, bằng mọi
hình thức tuyên truyền giáo dục khác nhau như bài hát, kịch nghệ, chương trình truyền
hình, gương người tốt… để góp phần giáo dục tâm thế cho con người. Các cá nhân trong
gia đình, các nhà nghiên cứu và các nhà thực tiễn trong tổ chức/doanh nghiệp/quốc gia sẽ
góp phần đào tạo, định hướng các chương trình hành động để đào tạo tâm thế cho con
người. Xây dựng tâm thế tốt cho con người từ lúc còn nhỏ là cần thiết trong chiến lược đào
tạo và phát triển con người nhằm góp phần phát triển bền vững đất nước. 6 Công việc 2 (việc học/ việc làm) Công việc 1 (việc học/ việc làm) Công việc 3 (việc học/ việc làm) TÂM THẾ ( HAI THẤU Công việc n MỘT Ý ) (Việc học/ việc làm) Công việc 4 (việc học/ việc làm) Công việc … n-1 (Việc học/ việc làm)
Hình 2: Tâm thế - Trái tim đưa mạch máu nuôi dưỡng thành công 7
Đối với cùng một công việc, có tâm thế tốt sẽ magn lại hiệu quả hoạt động cao hơn
nhiều so với thiếu tâm thế. Ví dụ, một học sinh nghèo ở nông thông, với tâm thế học tốt,
tức là với sự thấu hiểu việc học có ích cho chính mình, giúp mình thoát nghèo sau này, với
khát vọng cháy bỏng là thi vào đại học và sự thấu hiểu chỉ học thật mới thi đỗ vào đại học
(để sau này kiếm được việc làm thoát nghèo) khiến học sinh này luôn tự giác học. Còn với
một học sinh ở thành phố, điều kiện vật chất và học tập tốt hơn rất nhiều so với học sinh
nghèo ở nông thôn, thậm chí có cả gia sư giỏi, nhưng nếu không có tâm thế, học không
biết để làm gì, không thấu hiểu được ý nghĩa mục đích của việc học thì học sinh này luôn
học đối phó, cho dù gia sư có ngồi cạnh giảng giải thì cũng khó có thể kiểm soát được ý
nghĩ của học sinh này, và kết quả thi vào đại học có thể kém hơn học sinh ở nông thôn rất
nhiều. Một ví dụ khác, hai công nhân cùng làm việc ở nhà máy, một người chỉ hiểu là đi
làm vì đồng lương, ông chủ bóc lột mình nên mình chỉ làm thế thôi, không cần thiết phải
làm nhiều, luôn đối phó vì bị động trong công việc; công nhân còn lại với tâm thế tốt luôn
nghĩ rằng ngày xưa mình đi học phải đóng tiền, ngày nay đi làm được học nhiều thứ thông
qua công việc mà lại được tiền, được nâng cao năng lực làm việc thông qua công việc,
mình cứ cố gắng làm việc hết sức để nâng cao năng lực xử lý công việc thực tiễn (nếu sau
này năng lực làm việc tăng sẽ giúp gia tăng thu nhập), như vậy công nhân này sẽ luôn chủ
động trong công việc và hiệu quả công việc của anh ta sẽ cao hơn công nhân không có tâm thế.
Trong mỗi gia đình, nếu con cái có tâm thế tốt, bố mẹ sẽ đỡ vất vả hơn trong việc
nhắc nhở con học hành, phụ giúp việc nhà. Trong doanh nghiệp/tổ chức, khi người lao
động có tâm thế thì sẽ luôn chủ động công việc, luôn tìm tòi cải tiến đề hoàn thành công
việc nhanh nhất, có giá trị gia tăng cao nhất, từ đó giúp doanh nghiệp/tổ chức phát huy sức
mạnh nội tại. Trong một quốc gia, nếu mọt người dân đề có tâm thế tốt thì đất nước sẽ văn
minh và phồn vinh. Đây chính là ý nghĩa và sự khác biệt giữa có hoặc không có tâm thế tốt
thể hiện ở mọi lĩnh vực trong đời sống.
Tâm thế áp dụng trong quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp/tổ chức. 8
Hơn bao giờ hết, tâm thế đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc áp dụng thành
công quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp/tổ chức Việt Nam. Có nghĩa là, mọi người phải
có (tự nhận thức hoặc được đào tạo) hai thấu một ý: đó là thấu hiểu rằng áp dụng, phát triển
tư duy và công cụ quản trị tinh goạn có ích cho chính bản thân từng người trong doanh
nghiệp, thấu hiểu rằng áp dụng tư duy, phương pháp, công cụ của quản trị tinh gọn sẽ giúp
nâng cao năng lực của từng cá nhân và năng lực của doanh nghiệp, và ý thức thái độ đạo
đức của mọi người phải tốt để có được hai thấu như trên. Áp dụng Áp dụng phát phát triển triển khoa 5S học giải quyết vấn đề ) Áp dụng phát triển Kaizen, cải tiến liên tục TÂM THẾ ( HAI THẤU Áp dụng MỘT Ý ) phát triển Jidoka Áp dụng phát triển quản lý trực quan Áp dụng phát triển … TQM
Hình 3: Tâm thế - Trái tim đưa mạch máu nuôi dưỡng thành công
trong triển khai quản trị tin gọn 9
Trong doanh nghiệp/tổ chức, quản trị tinh gọn được triển khai trên nền tảng của ba
yếu tố cơ bản: (i) con người; (ii) phần mềm và (iii) phần cứng. “Phần cứng” ở đây được
hiểu là cơ sở hạ tầng, vốn… “Phần mềm” ở đây được hiểu như là tư duy, triết lý, phương
pháp, quy trình triển khai (các bước đưa quản trị tinh gọn vào thực tiễn), các công cụ cụ
thể để nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong thực tiễn doanh nghiệp/tổ chức. Yếu tố “con
người” là yếu tố được biệt, có tính chât quan trọng nhất ảnh hưởng tới hai yếu tố còn lại
cũng như mang tính chất quyết định ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình triển khai quản trị tinh
gọn tại doanh nghiệp. “Con người” ở đây chỉ tập thể người lao động và ban lãnh đạo doanh
nghiệp – những người trực tiếp “thổi hồn” vào các yếu tố kỹ thuật như “quy trình” hay
“công nghệ”; nói cách khác họ là những người trực tiếp triển khai quản trị tinh gọn, biến
các yếu tố kỹ thuật (cứng và mềm) trở nên phù hợp với hoàn cảnh và thực tiễn của doanh
nghiệp, đồng thời phản ánh văn hóa của bản thân doanh nghiệp. Như vậy, khác với yếu tố
kỹ thuật, yếu tố “con người” (thể hiện qua sức mạnh, trí tuệ tập thể hay tinh thần đoàn
kết…) mang tính đặc thù và riêng có của từng doanh nghiệp. Chính vì vậy, “con người” là
yếu tố cần được quan tâm xuyên suốt trong quá trình triển khai quản trị tinh gọn. Khi nhắc
tới yếu tố “con người”, nội dung chính là “tâm thế” của con người. Khi “con người” trong
doanh nghiệp triển khai quản trị tinh gọn có một “tâm thế” tốt thì “con người” sẽ chủ động
tham gia vào quá trình triển khai. Từ đó, hiệu quả của quản trị tinh gọn mới có thể được
phát huy và duy trì bền vững. Ý nghĩa của “tâm thế” nằm ở chỗ nó là yếu tố then chốt trong
quá trình doanh nghiệp phát triển từ lúc sơ khai áp dụng quản trị tinh gọn cho tới khi trở
thành một doanh nghiệp “tinh gọn” thật sự. Khi đã xây dựng được “tâm thế” cho con người
của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể áp dụng và phát triển nhiều yếu tố kỹ thuật như các
công cụ hay quy trình hỗ trợ hiện đại. Một trong những sai lầm của các doanh nghiệp khi
áp dụng quản trị tinh gọn là quá chú trọng đến việc sử dụng các công cụ kỹ thuật cảu quản
trị tinh gọn (5S, Kaizen, quản lý trực quan…) trong khi các công cụ kỹ thuật này lại là nhân
tố có thể thay đổi liên tục theo thời gian và có khả năng nghiên cứu, bổ sung, tạo ra các
công cụ kỹ thuật mới. Thực tế, các doanh nghiệp chưa chú trọng đến nhân tố quyết định là
đào tạo, xây dựng và hình thành TÂM THẾ của con người, của tổ chức – yếu tố hạt nhân
quan trọng bậc nhất trong việc tạo ra thành công của hệ thống. Về ý nghĩa thực tiễn, nếu 10
tư duy, phương pháp quản trị của doanh nghiệp là bộ não của một cơ thể sống thì thâm thế
là trái tim đưa mạch máu đi nuôi dưỡng mọi hoạt động của cơ thể. Nếu tư duy quản trị tinh
gọn lấy trí tuệ của con người làm trung tâm thì tâm thế như sức mạnh tinh thần gắn kết con
người trong tổ chức, định hướng suy nghĩ của các cá nhân theo cùng một trục suy nghĩ,
cùng một trục tâm thế, để tất cả các cá nhân phát huy được trí tuệ và sức mạnh tập thể nhằm
tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức. Đối với doanh nghiệp (tập hợp của người làm kinh
doanh), phải luôn xây dựng tâm thế tốt để cung cấp các sản phẩm/dịch vụ có ích cho xã
hội và có chất lượng vượt trội so với sự mong đợi của khách hàng.
Tóm lại, để thực hiện áp dụng thành công bất cứ một công việc gì nói chung và các
hoạt động của quản trị tinh gọn nói riêng thì cần có tư duy của quản trị tinh gọn và tâm thế
tốt. Đây là các nhân tố quyết định sống còn đối với sự phát triển của doanh nghiệp/tổ chức
trên toàn thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng.
Hộp 1: Một số cảm nhận của các doanh nghiệp khi được tiếp cận với “Tâm thế”
“ Hoạt động đào tạo “Tâm thế” cho người lao động là hết sức cần thiết. Người làm quản
trị nhân sự cũng phải luôn củng cố “Tâm thế” cho người lao động; mỗi khi họ có dấu
hiệu chùng xuống thì cần tạo ra động lực để đẩy họ lên và giúp họ lấy lại tinh thần làm
việc hứng khởi. Các công cụ kích thích tạo động lực có thể sử dụng như đào tạo, hỗ trợ, trao đổi,…) Nguyễn Hương Giang –
Công ty TNHH Honda Lock Việt Nam
“Tâm thế của cán bộ và môi trường doanh nghiệp rất quan trọng để tạo ra sự chuẩn hóa
trong doanh nghiệp chứ chưa hẳn là yếu tố thưởng phạt. Đây chính là động cơ, nhu cầu
được tôn trọng, được tin cậy, được ghi nhận của bản thân các cán bộ mà lãnh đạo doanh
nghiệp có trách nhiệm phải tạo ra, duy trì liên tục trong doanh nghiệp của mình. Đây
cũng chính là chỉ số phi tài chính ảnh hưởng rất lớn đến động cơ sáng tạo của con người.
Giám đôc công ty Sumitomo Heavy Industries Việt Nam 11
“ Nguồn nhân lực có “Tâm thế” ở Việt Nam có nhưng không nhiều; nguồn nhân lực có
tiềm năng “Tâm thế” thì rất nhiều, chỉ là họ chưa được đào tạo, chưa nhận thức, thấu
hiểu. Để xây dựng một đội ngũ công nhân viên có “Tâm thế” tốt, ở khâu tuyển dụng,
với một số vị trí thông thường, doanh nghiệp nên ưu tiên cơ hội cho sinh viên mới ra
trường hoặc những người chưa có kinh nghiệm. Những ứng viên này, bản thân họ đã có
tiềm năng về tâm thế và rất dễ đào tạo. Nếu người lãnh đạo biết cách định hướng đúng
đắn thì đây là nguồn nhân lực cực kỳ tinh nhuệ sau này. Lựa chọn phương án này đồng
nghĩa với việc bản thân người lãnh đạo chấp nhận mất mát rất nhiều thời gian và công
sức để đào tạo, phát triển đội ngũ kế cận nhưng việc này cũng xứng đáng bởi “Không
có gì quan trọng hơn việc tuyển dụng và phát triển con người, sau cùng bạn phải làm
việc với con người chứ không phải những chiến lược”. Một doanh nghiệp có rất nhiều
nhân viên với nhiều tính cách khác nhau, thời gian, kinh nghiệm làm việc khác nhau; vì
vậy để tất cả nhân viên thấu hiểu về tâm thế thì trước tiên cần tổ chức đào tạo khóa học
về tâm thế, từ đó mọi người bắt đầu sẽ có cái nhìn khác đi đối với công việc. Những
thành viên có suy nghĩ tích cực là đội ngũ nòng cốt, tiên phong trong thực hiện các công
việc, sự kiện trong nhóm/phòng. Mọi người cùng chia sẻ kinh nghiệm cũng như ý tưởng,
truyền cảm hứng cho người khác học hỏi nhiều hơn, làm việc nhiều hơn và trở nên tốt đẹp hơn.”
Đinh Thị Thùy Linh – Công ty TNHH Honda Lock Việt Nam
“Tâm thế là thành tố quan trọng, chính là nguồn lực, là tài sản, là nền tảng gốc của doanh
nghiệp, khi xây dựng được Tâm thế của cá nhân, và cả Tâm thế của tổ chức thì mới có
thể áp dụng thành công quản trị tinh gọn cũng như các công cụ quản lý hiện đại khác
trong doanh nghiệp, như vậy bằng cách nào cũng được, chúng ta phải xây dựng bằng
được tâm thế tốt cho con người trong doanh nghiệp và tổ chức.”
Nguyễn Đăng Toản – Công ty Thắng Lợi 12
“ Tâm thế không phải là một sự bất biến, không phải có rồi là không đổi, đó là một quá
trình biến thiên thăng giáng liên tục như đồ thị hình sin, do đó cần duy trì liên tục thông
qua các công cụ kỹ thuật như cơ chế khen thưởng, kỷ luật, đào tạo OJT, Off-JT, các
công cụ kích hoạt, cổ động phong trào, tạo động lực trong doanh nghiệp.
Mỗi khi tâm thế của từng cá nhân ở trạng thái suy giảm thì cần kích lên ngay để
đảm bảo luôn ở trạng thái dương, nếu không nó sẽ ở trạng thái âm hoặc là một đường
nằm ngang, không có lợi cho tổ chức. Chỉ khi cán bộ của chúng ta ý thức rõ là các hoạt
động áp đụng quản trị tinh gọn vào doanh nghiệp cũng như các hoạt động tự đào tạo,
thay đổi phương pháp tư duy, phương pháp làm việc sẽ tạo ra lợi ích cho cá nhân họ,
cũng như nâng cao năng lực bản thân, làm cho cơ hội cuộc sống của họ ngày càng tốt
lên thì mới thực sự hoạt động đúng như vai trò nguồn lực của doanh nghiệp. Như vậy,
ta có thể thấy là Tâm thế chính là nguồn lực, là tài sản, là nền tảng gốc của doanh nghiệp.
Chỉ khi xây dựng được Tâm thế của cá nhân cán bộ, và cả Tâm thế của tổ chức (điều
này chính là triết lý kinh doanh của doanh nghiệp, sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp)
thì mới có thể áp dụng thành công quản trị tinh gọn cũng như các công cụ quản lý hiện
đại khác vào doanh nghiệp.”
Nguyễn Đào Vinh – Công ty A&TT Jsc
“Tâm thế thực sự là cái tâm của vòng tròng kết nối tất cả những kiến thức, kỹ năng của
một con người, giúp các kiến thức kỹ năng đó luôn được kết nối chặt chẽ, vận hành một
cách tốt nhất. Tâm thế là điều kiện cần thiết nhất và giữ vững những thành công trong
cuộc sống cũng như học tập, làm việc.”
Nguyễn Thị Phương Viên –
Công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương 13
MÔ HÌNH “ÁNH XẠ” – ĐƯA TRI THỨC VÀO THỰC TIỄN HIỆU QUẢ
Mô hình Ánh xạ, một trong những giải pháp đưa tri thức vào thực tiễn hiệu quả. Trong
quá trình đào tạo và tự đào tạo, để các tri thức nói chung và tư duy, phương pháp, tâm thế
của quản trị tinh gọn nói riêng đi vào thực tiễn nhanh và hiệu quả hơn, giúp các cá nhân,
doanh nghiệp/tổ chức giảm thiểu các lãng phí khi tham gia quá trình đào tạo và tự đào tạo.
Giải thích mô hình
Trong suốt cuộc đời, chúng ta được học rất nhiều tri thức (12 năm phổ thông, 2 năm
trung cấp, 3 năm cao đẳng, 4(5) năm đại học, 2 năm thạc sỹ, 3 năm tiến sỹ, các khóa đào
tạo ngắn hạn…). Tuy nhiên, việc chuyển hóa tri thức, áp dụng sáng tạo vào cuộc sống để
nâng cao chất lượng cuộc sống và hiệu quả công việc không phải đối với ai cũng thành
công, suôn sẻ. Người học phải tìm cách áp dụng sáng tạo tri thức vào thực tiễn cuốc sống
thông qua các hành động cụ thể. Để thực hiện được việc này với mô hình Ánh xạ (Hình 4)
Giải thích khái niệm:
Không gian tri thức: Là tập hợp những kiến thức, kinh nghiệm chúng ta học được từ gia
đình, nhà trườn, cơ quan, xã hội, ở dạng tri thức. Ví dụ: Tri thức bố mẹ truyền đạt ở nhà;
kiến thức văn hóa, khoa học học được ở trường phổ thông; kiến thức nghề nghiệp học được
ở các trường trung cấp, cao đẳng, đạ học; kến thức, kinh nghiệm làm việc học được tại cơ
quan; kinh nghiệm sống học được từ bạn bè, xã hội… 14 Phản xạ tri thức A1 A’1 Ánh xạ tri thức A’2 A2 Khúc xạ tri thức Không gian cuộc sống Không gian tri thức (CS) (cuộc sống cá nhân (TT)
và cuộc sống công việc)
Hình 4: Mô hình ánh xạ đưa tri thức vào cuộc sống 15
Không gian cuộc sống: Là tập hợp những công việc chúng ta phải thực hiện ở trong
gia đình, nhà trường, cơ quan, xã hội. Ví dụ: Công việc được thầy cô giáo ở trường như
trực nhật lớp; bố mẹ giao ở nhà lau nhà, nấu cơm; công việc xử lý ở cơ quan do cấp trên
giao; công việc tình nguyện ngoài xã hội…
Phản xạ tri thức: Là học tập một cách máy móc tri thức trong không gian tri thức,
không tìm được điểm áp dụng trong cuộc sống, do vậy kiến thức sẽ bị mai một, quên đi
nhanh chóng. Khi kiến thức không ứng dụng được vào cuộc sống, kiến thức sẽ phản xạ đi
đâu đó vào cõi hư vô. Ví dụ: Có những người học rất nhiều nhưng quên rất nhanh, không
tạo ra giá trị gia tăng cho chính bản thân, nói rất hay nhưng làm việc gì cũng cảm thấy khó
khăn. Có những người học vừa phải, nhưng kiến thức áp dụng vào cuộc sống tạo ra được
giá trị gia tăng. Cụ thể hơn, có những người trong doanh nghiệp có bằng cấp cao nhưng
chưa chắc đã làm việc giỏi hơn những người có bằng cấp thấp hơn.
Khúc xạ tri thức: Đó là hiểu sai bản chất của tri thức được học trong không gian tri
thức, do vậy sẽ không áp dụng hiệu quả tri thức vào cuộc sống. Khái niệm học ít, hiểu đúng
sẽ thay thế khái niệm học ít hiểu nhiều, có thể hiểu sai, sẽ biến thành khúc xạ trị thức. Ví
dụ: Việc hiểu sai nội hàm tri thức tư duy quản trị ở một quốc gia có trình độ phát triển cao
sang nước có trình độ phát triển thấp, không phù hợp với điều kiện của quốc gia này…
Ánh xạ tri thức: Là áp dụng một cách sáng tạo tri thức từ không gian tri thức sang
không gian cuộc sống, làm cho các công việc trong không gian cuộc sống tốt đẹp hơn, hiệu
quả hơn. Ví dụ: Trẻ em đi học ở trường biết cách áp dụng điều thầy cô giảng dạy vào thực
tiễn các công việc ở nhà, hay kiến thức mà sinh viên học ở trường đại học có áp dụng ngay
khi sinh viên đi làm thêm và áp dụng để nâng cao hiệu quả công việc khi đi làm sau này.
Nói rộng ra hơn là tri thức, tư duy phát triển đất nước của các quốc gia phát triển có thể
được áp dụng sáng tạo cho các quốc gia đang phát triển, tri thức quản trị hiệu quả tại doanh
nghiệp này có thể áp dụng sáng tạo cho doanh nghiệp khác. Để có thể ánh xạ tri thức, trước
tiên cần phải xác định được các điểm cần áp dụng, cần nâng cao hiệu quả của công việc cụ
thể trong không gian cuộc sống ( điểm A’1 và A’2 trong mô hình), từ đó tìm tương ứng
các tri thức có thể áp dụng không gian tri thức (điểm A1, A2) và áp dụng một cách sáng
tạo tri thức này vào thực tiễn công việc (tìm điểm áp dụng trong không gian cuộc sống, kéo 16
tri thức trong không gian tri thức sáng không gian cuộc sống, áp dụng sáng tạo tri thức vào
công việc để nâng cao hiệu quả công việc; hay nói một cách ngắn gọn là “kéo tri sang, áp
tri vào, nâng công lên”) Phản xạ tri thức quản trị tinh gọn A1 A’1
Ánh xạ tri thức quản trị tinh gọn A’2 A2 Khúc xạ tri thức Quản trị tinh gọn Không gian cuộc sống
Không gian tri thức quản trị tinh (CS) (cuộc sống cá nhân
gọn: tư duy, phương pháp công
và cuộc sống công việc)
cụ => quản trị tinh gọn (5S,
Kaizen, Khoa học giải quyết
vấn đề SPS, quản lý trực quan, Jidoka…)
Hình 5: Mô hình Ánh xạ - Đưa quản trị tinh gọn vào cuộc sống 17
Theo mô hình Ánh xạ tổng quát, chúng ta có thể xây dựng mô Ánh xạ tư duy, kiến
thức, công cụ của quản trị tinh gọn vào cuộc sống.
- Tư duy của quản trị tinh gọn (dùng trí tuệ của con người để cắt giảm tối đa chi phí
lãng phí) có thể ánh xạ vào các lĩnh vực của cuộc sống như áp dụng để giảm lãng
phí hữu hình và vô hình trong việc học tập của con cái trong gia đình, cán bộ cơ quan, tổ chức,…
- Các công cụ, phương pháp của quản trị tinh gọn như 5S, Kaizen, Quản lý trực
quan… có thể ánh xạ vào cuộc sống, làm cho cuộc sống tốt đẹp hơn: Ví dụ ánh xạ
5S vào việc sắp xếp đồ đạc trong gia đình, bàn làm việc cơ quan, tài liệu trong tủ
đựng tài liệu…; ánh xạ quản lý trực quan vào việc phân công trực nhật, quản lý hệ
thống giao thông…; ánh xạ Kaizen vào việc cải tiến quy trình làm việc…Ngoài ra,
trên nền của các công cụ này, chúng ta có thể tiếp tục nghiên cứu cải tiến các công
cụ nay cho phù hợp hoặc có thể nghiên cứu đề xuất thêm các công cụ mới phù hợp
trong không gian cuộc sống. 18
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN
1.1. Khái niệm, nguồn gốc của quản trị tinh gọn
1.1.1. Khái niệm theo cách hiểu của các chuyên gia quốc tế
Năm 1996, trong cuốn sách Lean Thinking ( Tư duy tinh gọn ), James Womack và
Daniel Jones định nghĩa “tinh gọn” theo ba yếu tố: dòng sản xuất, hệ thống kéo và nỗ lực
để đạt được “sự xuất sắc” . “ sự xuất sắc” được định nghĩa xuất phát từ khái niệm của sản
xuất tinh gọn là một hệ thống các phương pháp áp dụng trong sản xuất nhằm hạn chế tối
đa sự lãng phí thông qua tập trung vào chính xác những gì khách hàng mong muốn. Cách
“tư duy tinh gọn” chính là nền tảng để triển khai phương pháp quản trị tinh gọn hiệu quả.
Năm 2000, James Womack tiếp tục cho ra đời cuốn sách The Machine that changed
the World ( cỗ máy làm thay đổi thế giới ). Trong cuốn sách này, quản trị tinh gọn được
định nghĩa là phương pháp quản lý định hướng vào việc giảm thiểu lãng phí để nâng cao
năng suất, chất lượng, hiệu quả toàn bộ quá trình sản xuất. Ý tưởng cốt lõi của việc tinh
gọn quá trình sản xuất là nâng cao tối đa giá tri gia tăng cho khách hàng dựa trên việc loại
bỏ triệt để lãng phí trong các công đoạn tạo ra hàng hóa kể từ lúc sản xuất cho tới khi tiêu dùng.
John Shook – “Kacho” ( quản lý ) người Mỹ đầu tiên làm việc tại Tập đoàn Toyota
Nhật Bản, hiện là chuyên gia làm việc tại Viện Nghiên cứu Lean Anh Quốc – định nghĩa
“tinh gọn” là “một triết lý sản xuất rút ngắn thời gian từ khi nhận được đơn hàng của
khách hàng đến khi giao hàng bằng cách giảm lãng phí” (Liker,2004)
1.1.2. Lịch sử ra đời quản trị tinh gọn
Được bắt nguồn sâu xa từ lý luận về phân công lao động của Adam Smith, lý thuyết
này đã giúp các nhà sản xuất nâng cao hiệu quả lao động hơn, tiết kiệm thởi gian sản xuất
bằng cách thay vì phân công một công việc lớn cho một người làm, công việc lớn được
chia nhỏ thành các công việc phụ cho nhiều người cùng thực hiện.
Sau đó, Eli Whitney ( 1765 -1825), người đầu tiên đặt tiêu chuẩn cho việc chế tạo
súng ở Mỹ, đã đặt ra tiêu chuẩn cho sản phẩm dựa vào đó, các nhà sản xuất hoàn thành công việc tốt hơn. 19
Người đóng góp thứ ba trong lịch sử hành thành lý thuyết về quản trị tinh gọn là
Frederick Taylor – kỹ sư cơ khí người Mỹ, được coi là cha đẻ của “quản lý theo khoa học”.
Ông cho rằng để nâng cao năng suất công nghiệp, cần nghiên cứu cẩn thận quá trình làm
việc để khai thác chính xác chuỗi thao tác và “làm theo cách tốt nhất”.
Người có cống hiến to lớn tiếp theo chính là Henry Ford (1863 – 1947), ông không
chỉ làm nên cuộc cách mạng trong nền công nghiệp Hoa Kỳ mà còn là cha để của phương
pháp sản xuất hàng loạt – nền tảng của phương pháp sản xuất tinh gọn ngày nay. Là người
đầu tiên áp dụng dây chuyền lắp ráp, đồng thời kết hợp các tư tưởng tiến bộ của ba thiên
tài đi trước: thuyết phân chia lao động của Adam Smith, đặt ra tiêu chuẩn cho từng bộ phận
của Eli Whitney và việc “làm theo cách tốt nhất” của Frederick Taylor, Henry Ford đã tạo
ra bước ngoặt lớn trong ngành công nghiệp sản xuất ô tô thế giới.
Tiếp theo là Kiichiro Toyoda ( 1894 – 1952), người đã học hỏi từ hệ thống và các
làm của Ford, áp dụng ý tưởng về JIT và đưa công ty ô tô Toyota, cùng với cách sử dụng
dây chuyền sản xuất tinh gọn theo phong cách Nhật Bản.
Edward Deming ( 1900 – 1993) là học giả không thể không nhắc đến, người đưa
quy trình PDAC ( Plan – Do – Check – Act ) mà đến nay vẫn được áp dụng rộng rãi trên
thế giới, bên cạnh đó là quan điêm về quản lý chất lượng hiện đại – nền tảng quan trọng
của quản lý chất lượng trong sản xuất tinh gọn hiện nay.
Người có đóng góp quan trọng tiếp theo là Taiichi Ohno, cha để của phương thức
sản xuất Toyota ( TPS), phát triển chi tiết hơn về khái niệm JIT và Jidoka cũng như kết
hợp chúng trong sản xuất tại Tập đoàn Toyota Nhật Bản. 20
