lOMoARcPSD|50582371 Học viên: Hà Sơn Bình Lớp: 2107QTVA002
Bài Kiểm Tra Điều Kiện
Đề bài: Hãy lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một
phông lưu trữ cơ quan.
Qua quá trình được trải nhiệm công việc một thời gian ngắn tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng. Em xin lựa chọn và xây dựng phương án
phân loại tài liệu cho phông lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng, cụ thể như sau: *
Một số khái niệm chung
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế,
bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim,
ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn
học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ
hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ).
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản đặc biệt của Quốc
gia, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao,
phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý
nghĩa to lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Tài liệu lưu trữ có giá trị trên mọi lĩnh vực lĩnh vực của cuộc sống. Do
vậy, tài liệu lưu trữ được coi là một nguồn tài nguyên của quốc gia, được khai
thác và sử dụng để phục vụ cho nhiều lĩnh vực khác nhau như: nghiên cứu khoa
học ( đặc biệt là khoa học lịch sử), lĩnh vực kinh tế, xã hội, chính trị, quốc phòng. *
Vị trí, chức năng:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ có chức lOMoARcPSD|50582371
năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân thành phố quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố và trực tiếp quản lý tài liệu lưu
trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật. *
Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.
Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế
hoạch dài hạn,hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức
thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ. 2.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy
định về văn thư,lưu trữ. 3.
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh
mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử của thành phố”. 4.
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh
mục tài liệuhết giá trị” của Lưu trữ lịch sử thành phố. 5.
Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh
mục tài liệuhết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố. 6.
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thư,lưu trữ. 7.
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. 8.
Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu
nại, tố cáo và xửlý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. 9.
Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ.
10. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. lOMoARcPSD|50582371
11. Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
12. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
chuẩn bị hồsơ, tài liệu đến hạn nộp lưu.
13. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử củathành phố.
14. Phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị, thống kê, sắp
xếp hồ sơ, tàiliệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ.
15. Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
16. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai
thác sử dụng tàiliệu lưu trữ.
17. Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
18. Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ
khác phát sinhdo Giám đốc Sở Nội vụ giao.
Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư- Lưu trữ thành phố Hải Phòng: Chi cục trưởng
Phó chi cục trưởng
Phòng quản lý Văn Phòng Quản lý Phòng Hành thư - Lưu trữ kho lưu trữ chính - Tổng hợp chuyên dụng
Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố đang lưu trữ khoảng trên
600 mét giá tài liệu có giá trị. Trong đó gồm tài liệu hành chính, một số lượng lOMoARcPSD|50582371
nhỏ tài liệu khoa học – kỹ thuật, hệ thống công báo Chính phủ và các tài liệu
sách, báo, tạp chí khác. *
Tài liệu hành chính: Đây là khối tài liệu chiếm số lượng
nhiều nhấttrong các kho lưu trữ của Chi cục.
Tài liệu có thời gian sớm nhất từ năm 1955 thuộc Phông Uỷ ban hành
chính tỉnh Kiến An và Uỷ ban Hành chính thành phố Hải Phòng. Trong số tài
liệu trên đặc biệt có hồ sơ tiếp quản thành phố (bao gồm cả bản đồ quân sự) và
những văn bản bàn giao giữa Uỷ ban Hành chính thành phố Hải Phòng và Pháp.
Hồ sơ khen thưởng của các tập thể, cá nhân có thành tích tham gia kháng chiến
chống Pháp - Chống Mỹ cứu nước được hình thành từ năm 1961 (Phông lưu
trữ Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố).
Có thể nói đây là một trong những nguồn sử liệu vô cùng quý giá và có
ý nghĩa rất quan trọng vì chúng không chỉ phản ánh quá trình hình thành phát
triển của cơ quan, tổ chức mà còn phản ánh cả một giai đoạn lịch sử hào hùng
của dân tộc, gắn với biết bao sự cống hiến và hy sinh của những người con trên mảnh đất Hải Phòng. *
Tài liệu khoa học – kỹ thuật:
Chiếm số lượng nhỏ bao gồm: hồ sơ xây dựng các công trình công cộng trên
địa bàn thành phố (từ những năm 1959) thuộc Phông lưu trữ Sở Xây dựng, Sở
Nhà đất và Công trình đô thị, Uỷ ban xây dựng cơ bản, Sở Giao thông Công
chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư. Các hồ sơ này đã phần nào thể hiện các giai
đoạn phát triển về cơ sở hạ tầng của thành phố Hải Phòng.
Tài liệu khoa học – kỹ thuật:
Chiếm số lượng nhỏ bao gồm: hồ sơ xây dựng các công trình công cộng
trên địa bàn thành phố (từ những năm 1959) thuộc Phông lưu trữ Sở Xây dựng,
Sở Nhà đất và Công trình đô thị, Uỷ ban xây dựng cơ bản, Sở Giao thông Công
chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư. Các hồ sơ này đã phần nào thể hiện các giai
đoạn phát triển về cơ sở hạ tầng của thành phố Hải Phòng.
Bên cạnh đó phải kể đến hồ sơ về các đề tài nghiên cứu khoa học, các
phát minh sáng chế (Phông lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ) đánh dấu nền
kinh tế - xã hội thành phố đã có bước phát triển vượt bậc, nền kinh tế thị trường lOMoARcPSD|50582371
theo định hướng XHCN đang từng bước hình thành tốc độ tăng trưởng trong
đó có vai trò không nhỏ của khoa học và công nghệ. *
Tài liệu sách, báo, tạp chí: Bao gồm các loại sách chính trị, kinh tế,văn
hoá, xã hội, pháp luật. Các báo: Nhân dân, Hải Phòng, Tiền phong, Đại đoàn
kết, Lao động, An ninh Hải Phòng, An ninh thế giới, Tạp chí Thế giới vi tính… *
Hệ thống Công báo Chính phủ: Từ năm 1945 đến nay bao gồm các văn
bản quy phạm pháp luật do Chính Phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
Nội dung tài liệu:
Khối tài liệu hành chính: Đây là khối tài liệu chiếm phần lớn số lượng
tài liệu trong các kho lưu trữ của Chi cục. Vì số lượng phông được bảo quản tại
Chi cục khá đa dạng nên nội dung tài liệu cũng rất phong phú. Tài liệu của các
phông UBND, Sở, ban, ngành phản ánh một cách sinh động quá trình hoạt động
trên các lĩnh vực kinh tế - văn hóa – xã hội của thành phố.
Khối tài liệu khoa học – kỹ thuật: Chủ yếu là tài liệu xây dựng cơ bản
như: xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc của UBND thành phố, các Sở, các
công trình công cộng…; xây dựng mới, nâng cấp các tuyến đường giao thông,
các vùng kinh tế, các dự án đầu tư.
Khối tài liệu sách, báo, tạp chí, công báo đề cập đến các vấn đề chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội, pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật do Chính
Phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
Hiện nay Chi cục thực hiện công tác chỉnh lý dựa theo “Quyết định số
128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn TCVN 90012000;bao gồm 28 bước
Đối với bước Phân loại tài liệu ở Chi cục được thực hiện trên 1 phông
cụ thể như sau:
Phân loại tài liệu phông lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng chung hay
những đặc điểm giống nhau của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành
các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm
nhỏ nhấtnhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả Phông lưu trữ đó. lOMoARcPSD|50582371
Phân loại tài liệu Phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn với việc tổ chức khoa
học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. Tài liệu của một phông lưu trữ mà
được phân loại khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng và tổ
chức công cụ tra cứu khoa học
Chi cục văn thư - Lưu trữ thành phố là nơi bảo quản tài liệu của các cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu trên địa bàn thành phố. Chính vì vậy tài liệu được
bảo quản ở Chi cục rất đa dạng và phong phú thuộc nhiều phông khác nhau.
Hiện nay, trong kho đang bảo quản 48 phông trên tổng số 60 phông thuộc nguồn
nộp lưu. Vì vậy, việc phân loại tài liệu không theo một phương án cố định nào.
Tùy theo tình hình hoạt động, cơ cấu tổ chức và tình hình tài liệu của từng đơn
vị mà cán bộ Chi cục sẽ lựa chọn phương án phân loại phù hợp.
Xây dựng phương án phân loại và phân loại tài liệu lưu trữ
Phương án phân loại tài liệu là bảng dự kiến phân chia tài liệu thành các
nhóm và sắp xếp theo trật tự các nhóm tài liệu của Phông.
Phương án phân loạiđảm bảo cho tài liệu của Phông trở thành một khối
thống nhất và phản ánh chính xác hoạt động của đơn vị hình thành Phông. Vì
thế, việc xây dựng một phương án phân loại khoa học, hợplý và chi tiết là một
việc làm hữu ích đối với mọi phòng, kho lưu trữ.
Đối với Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố, tôi lựa chọn phương
án phân loại “Thời gian – Măt hoạt động”. Theo phương án phân loại này, trước
hết sử dụng đặc trưng thời gian để phân chia tài liệu của Phông ra thành các
năm, tiếp đó trong từng năm lại sử dụng mặt hoạt động để chia thành các nhóm nhỏ hơn.
Phương án này thường được áp dụng đối với những Phông lưu trữ mà
đơn vị hình thành Phông có cơ cấu tổ chức không ổn định, trong từng thời gian
có sự thay đổi ít nhiều nhưng sự thay đổi đó có thể theo dõi được. Mặt khác,
trong trường hợp Phông lưu trữ mở, cơ cấu tổ chức của cơ quan (đơn vị hình
thành Phông) có sự thay đổi không lớn, có thể kiểm soát được thì vẫn có thể sử
dụng được phương án “thời gian – cơ cấu tổ chức”. lOMoARcPSD|50582371
Phương án phân loại này có ưu điểm là tài liệu trong Phông lưu trữ sẽ
phản ánh rõ lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành Phông, của các đơn vị tổ
chức theo từng thời gian nhất định. Phương án phân loại này tương đối đơn
giản, phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước.
Khối tài liệu của Ủy ban nhân dân thành phố theo phương án phân loại
mà tôi xây dựng gồm các bước sau:
Bước 1: Phân loại tài liệu theo thời gian từng năm, kết quả là được các
nhóm cơ bản có đặc trưng chung là thời gian hình thành tài liệu trong cùng một năm. Năm 1963 - 1980 Năm 1981 - 1990 Năm 1991 - 1999 Năm 2000 – 2002 Năm 2003 Năm 2004 ……… Năm 2008
Bước 2: Phân loại tài liệu của một năm thành 7 nhóm lớn tương ứng với
7 khối của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Năm 2008 I. Khối văn bản lưu II. Khối Tổng hợp III. Khối Nội chính IV. Khối Kinh tế
V. Khối Văn xã - Khoa học Công nghệ
VI. Khối xây dựng và quản lý đô thị VII. Khối Văn phòng
Tôi chỉ trình bày tài liệu của Khối Kinh tế và Khối Xây dựng và quản lý
đô thị. Sau khi tài liệu được chia về từng khối, tiếp tục phân loại tài liệu của lOMoARcPSD|50582371
các nhóm lớn trên thành các nhóm nhỏ, tức là tài liệu của từng khối sẽ được
chia theo các mặt hoạt động IV. Khối Kinh tế: 1.Vấn đề chung 2.Tài chính- Ngân sách 3.Đầu tư 4.Kho bạc 5.Doanh nghiệp 6.Vật giá 7.Thuế 8.Hải quan …..
VI. Khối Xây dựng và Quản lý đô thị: 1.Vấn đề chung 2.Xây dựng 3.Nhà ở 4.Quản lý đất 5.Bưu điện 6.Viễn thông 7.Giao thông vận tải 8.Cấp thoát nước 9.Môi trường
Căn cứ vào số lượng thực tế của tài liệu trong mỗi nhóm có thể phân
chia tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ lại được chia thành các nhóm nhỏ hơn. IV. KHỐI KINH TẾ
2. Tài chính – Ngân sách 2.1. Vấn đề chung.
2.2. Quản lý chỉ đạo điều hành ngân sách.
2.3. Thành lập các quỹ và quản lý các quỹ tài chính nhà nước. 2.4. Kiểm toán.