Bài tập lớn: Ứng dụng BI trong quản lý kho hàng môn Năng lực số ứng dụng | Học viện Ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ BÀI TẬP LỚN
MÔN NĂNG LỰC SỐ ỨNG DỤNG
ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG BI TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO HÀNG NHÓM 11 HÀ NỘI – 12/2023 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ BÀI TẬP LỚN
MÔN NĂNG LỰC SỐ ỨNG DỤNG
ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG BI TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO HÀNG
Giáo viên hướng dẫn: TS. Bùi Thị Hồng Nhung Danh sách nhóm: 1. 26A4051640 Nghiêm Thị Hạ Vy (NT) 2. 26A4053354 Bùi Thu Hiền 3. 26A4051620 Phạm Thu Trang 4. 26A4052954 Nguyễn Thị Anh Bình 5. 26A4053364 Nguyễn Việt Huy HÀ NỘI – 12/2023
ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP CỦA CÁC THÀNH VIÊN Mã SV Họ và tên Mức độ đóng góp 26A4051640 Nghiêm Thị Hạ Vy 20% 26A4053354 Bùi Thu Hiền 20% 26A4051620 Phạm Thu Trang 20% 26A4052954 Nguyễn Thị Anh Bình 20% 26A4053364 Nguyễn Việt Huy 20% LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến TS. Bùi Thị Hồng
Nhung. Trong quá trình học tập và tìm hiểu bộ môn Năng lực số ứng dụng, chúng em đã
nhận được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn rất tận tình của cô. Chúng em đã có thêm cho
mình rất nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả. Đây chắc chắn sẽ là những
kiến thức quý báu, là hành trang phục vụ cho việc học tập cũng như làm việc sau này.
Thông qua bài tập lớn này, chúng em xin trình bày về chủ đề ỨNG DỤNG BI TRONG VIỆC QUẢN LÝ KHO HÀNG.
Do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ
ngỡ. Vì vậy, trong quá trình hoàn thiện, chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Chúng em rất mong nhận được những đóng góp ý kiến đến từ cô để nội dung bài làm được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, chúng em xin kính chúc cô sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp giảng dạy.
Chúng em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN
Chúng em xin cam đoan toàn bộ nội dung nghiên cứu là của riêng nhóm và
được sự hướng dẫn của TS. Bùi Thị Hồng Nhung. Các nội dung nghiên cứu là
trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những nội dung,
số liệu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được nhóm thu thập từ các
nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào,
chúng em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài làm cuat nhóm mình. Nhóm sinh viên thực hiện Nghiêm Thị Hạ Vy Bùi Thu Hiền Phạm Thu Trang Nguyễn Thị Anh Bình Nguyễn Việt Huy MỤC LỤ C
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BI TRONG CẢI THIỆN
QUẢN LÝ KHO HÀNG....................................................................................................1
I. Lý do chọn chủ đề....................................................................................................1
1. Tính minh bạch.....................................................................................................1
2. Tính khả thi...........................................................................................................1
3. Tính mới lạ...........................................................................................................1
II. Thực trạng nhu cầu quản lý kho hàng hiện nay.........................................................1
1. Các yếu tố tác động đến nhu cầu quản lý kho hàng của doanh nghiệp.................1
2. Các thách thức lớn nhất trong việc quản lý kho hàng hiện nay................................3
III. Phân tích về BI.........................................................................................................3
1. Định nghĩa:...........................................................................................................3
II. Khả năng của BI.........................................................................................................5
1. Khả năng thu thập dữ liệu.....................................................................................5
2. Khả năng phân tích dữ liệu...................................................................................5
3. Khả năng trình bày dữ liệu....................................................................................6
III. Sức mạnh của BI.......................................................................................................6
1. Tăng khả năng hiểu...............................................................................................6
2. Tăng khả năng hành động.....................................................................................6
3. Tăng khả năng cạnh tranh.....................................................................................7
Chương 2: BI ĐÃ ĐƯỢC ỨNG DỤNG NHƯ THẾ NÀO TRONG CẢI THIỆN QUẢN
LÝ KHO HÀNG?..............................................................................................................8
I. Sơ lược về quản lý kho hàng (Inventory Management):..............................................8
1. Định nghĩa:..............................................................................................................8
2. Các vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp đang phải giải quyết trong quá trình quản
lý kho hàng:.................................................................................................................8
II. Ứng dụng BI trong quản lý kho...............................................................................9
1. Các bước ứng dụng BI trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp..........................9 III.
Ưu nhược điểm của BI........................................................................................11
1. Ưu điểm..............................................................................................................11
2. Nhược điểm:.......................................................................................................12 IV.
Kết quả của việc ứng dụng BI.............................................................................13
V. Ví dụ điển hình - Nhà thuốc Long Châu:...............................................................14
1. Giới thiệu:.............................................................................................................14
2. Lịch sử hình thành và phát triển:...........................................................................14
3. Điều gì đã làm nên thành công thần tốc hiện nay của nhà thuốc Long Châu?....15
4. Ứng dụng BI trong quản lý kho bãi tại chuỗi nhà thuốc Long Châu:..................15
Chương 3: GIẢI PHÁP CHO VẤN ĐỀ CẢI THIỆN QUẢN LÝ KHO HÀNG..............17
I. Giải pháp của nhóm cho vấn đề quản lý kho hàng....................................................17
1. Ứng dụng công nghệ, tích cực tham gia chuyển đổi số.........................................17
2. Tối ưu hóa quy trình quản lý.................................................................................17
3. Nâng cao năng lực của nhân viên..........................................................................17
4. Lựa chọn giải pháp phù hợp..................................................................................18
II. Khuyến nghị sửa chữa nhược điểm cho BI..............................................................18
Kết luận............................................................................................................................ 19
Tài liệu tham khảo............................................................................................................20
DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU
Ảnh 1. Các bước trong hệ thống BI...................................................................................5
Ảnh 2: Tốc độ phát triển của số lượng cơ sở Nhà thuốc Long Châu................................15 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. BI: Business Intelligence
2. ERP: Enterprise Resource Planning
3. CRM: Customer Relationship Management
4. ETL: Extract - Transform - Load 5. POS: Point of Sale
6. KPI: Key Performance Indicators 7. IT: information technology
8. USEE: Unified Supply Chain Execution Environment
9. WMS: Warehouse Management System
10. SCM: Supply Chain Management
11. AIS: Automatically Identification System 12. LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BI TRONG CẢI THIỆN QUẢN LÝ KHO HÀNG I. Lý do chọn chủ đề 1. Tính minh bạch
- Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động rất quan trọng của các doanh
nghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ khoa học - công nghệ phát triển rất nhanh chóng,
ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tuy nhiên, hiện nay trong thực tế, quản lý kho hàng của nhiều doanh nghiệp còn
gặp rất nhiều hạn chế như: lạc hậu, thủ công, thiếu chính xác, thiếu minh bạch,... 2. Tính khả thi
- Công nghệ Business Intelligence (BI) có thể giúp khắc phục những hạn chế của việc quản lý kho hàng.
BI giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý: Giúp doanh nghiệp phân tích
dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó nắm bắt được tình hình kho hàng một cách chính xác nhất.
BI giúp doanh nghiệp tạo ra các báo cáo chi tiết, rõ ràng về tính hình kho hàng
Ngoài ra, BI còn giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quản lý kho hàng 3. Tính mới lạ
- BI là một lĩnh vực khá mới mẻ trong việc ứng dụng vào quản lý kho hàng ở Việt
Nam. Đây là một lĩnh vực có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, phù hợp với những
doanh nghiệp có đam mê trong việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn.
II. Thực trạng nhu cầu quản lý kho hàng hiện nay
- Trên nhiều khía cạnh kho đóng vai trò như bộ não của doanh nghiệp và việc quản
lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, tối ưu được
không gian, tiết kiệm được thời gian và nhân lực.
- Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhu cầu về việc quản lý
kho hàng của các doanh nghiệp ngày càng tăng cao.
1. Các yếu tố tác động đến nhu cầu quản lý kho hàng của doanh nghiệp 1.1.
Sự phát triển của thương mại điện tử:
- Thương mại điện tử đang phát triển mạnh mẽ, tác động sâu sắc đến nhiều lĩnh vực
kinh tế - xã hội, trong đó có hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
Theo báo cáo của Statista, doanh thu thương mại điện tử toàn cầu dự kiến
sẽ đạt 5,42 nghìn tỷ USD vào năm 2025, tăng từ 4,92 nghìn tỷ USD vào
năm 2022. Sự tăng trưởng mạnh mẽ của thương mại điện tử đã dẫn đến 11
những thay đổi lớn trong nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng, từ đó tác
động đến hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
Người tiêu dùng ngày càng có nhu cầu mua sắm nhanh chóng, tiện lợi.
Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu này bằng cách
nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp
thời, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thương mại điện tử đã mở ra cho người tiêu dùng nhiều lựa chọn mua sắm
đa dạng, phong phú. Vì thế các doanh nghiệp cần đa dạng hóa sản phẩm,
đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến giá cả khi mua sắm. Các doanh
nghiệp phải tối ưu hóa chi phí kho bãi, vận chuyển,... để giảm giá thành sản
phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Sự phát triển của thương mại điện tử đã mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp,
nhưng cũng đặt ra những thách thức đối với hoạt động quản lý kho hàng, cụ thể là:
Sự gia tăng nhu cầu mua sắm online đã dẫn đến sự gia tăng khối lượng hàng hóa trong kho.
Thương mại điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng tần suất nhập, xuất kho
để đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng.
Thương mại điện tử khiến cho quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên phức
tạp hơn, từ đó làm tăng nguy cơ thất thoát hàng hóa. 1.2.
Sự cạnh tranh trên thị trường:
- Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch
vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát
sinh, từ đó nâng cao lợi nhuận. 1.3.
Sự phát triển của công nghệ:
- Tự động hóa các quy trình quản lý: Công nghệ giúp tự động hóa các quy trình
quản lý kho hàng, từ nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho,...
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Công nghệ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình
kho hàng một cách toàn diện, chính xác, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết
định kinh doanh hiệu quả.
- Tăng cường tính minh bạch: Công nghệ giúp doanh nghiệp tạo ra các báo cáo chi
tiết, rõ ràng về tình hình kho hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường tính
minh bạch, nâng cao trách nhiệm của các nhân viên trong quản lý kho hàng.
- Tăng cường tính cạnh tranh: Công nghệ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu
của khách hàng, từ đó tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường. 12
2. Các thách thức lớn nhất trong việc quản lý kho hàng hiện nay
- Lỗi con người: Theo dõi không nhất quán, số liệu thiếu chính xác, giao tiếp và phối hợp kém.
- Dữ liệu không kịp thời: Không thể biết tại bất kỳ thời điểm chính xác nào có những hàng tồn kho nào.
- Hàng tồn kho “Chết”: Dự trữ hàng tồn kho quá mức, lập kế hoạch kém.
- Giao hàng chậm: Hàng tồn kho không đảm bảo, dữ liệu không chính xác.
- Quản lý không gian kho kém hiệu quả: Khó xác định được địa điểm, vị trí, giá kệ,
số lượng hàng hóa trong kho làm tăng thời gian tìm kiếm, lấy hàng trong kho.
- Thiếu tự động: Không tự cập nhật dữ liệu, không dễ dàng mở rộng quy mô trên
nhiều kho với nhiều hàng, cần nhiều lao động.
- Thiếu năng lực quản lý: Quy trình thủ công, thất thoát hàng hóa, khó tìm kiếm nhà
quản lý thành thạo công nghệ mới và có thể cải thiện chiến lược hàng tồn kho.
- Phần mềm không tương thích: Phần mềm không tích hợp với các quy trình kinh
doanh hiện có, nhân bản công việc và dữ liệu bởi các phần mềm rời rạc.
Trong môi trường năng động hiện nay, quản lý kho là một lĩnh vực mà “sự nhanh
nhẹn” thực sự quan trọng. Điều này đưa chúng ta đến ý tưởng về một giải pháp quản lý kho thông minh. III. Phân tích về BI 1. Định nghĩa: I.1. Định nghĩa
- Business Intelligence (BI) là một tập hợp các quy trình, công nghệ, kỹ năng và
ứng dụng được sử dụng để thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu kinh doanh để
hỗ trợ ra quyết định. Nói một cách đơn giản, BI là quá trình biến dữ liệu thô thành
thông tin có thể hành động. I.2. Mục đích
- BI giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó
đưa ra các thông tin, báo cáo hữu ích, giúp ra quyết định kinh doanh hiệu quả. I.3. Vai trò
- Giúp doanh nghiệp phân tích những thông tin chính xác, hiệu quả để linh hoạt
thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục cùng sự cạnh tranh khốc liệt.
- Hỗ trợ nhà quản trị tối ưu khi đưa ra quyết định kinh doanh trong những trường
hợp khẩn cấp một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ Marketing trong doanh nghiệp trong các hoạt động phân tích hành vi khách
hàng, xây dựng chiến lược Marketing, giữ chân khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 13
- Phác thảo bức tranh tổng thể chân dung doanh nghiệp, xác định vị thế, khả năng
cạnh tranh cũng như dự đoán tương lai của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ trong công tác điều hành, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí quản trị doanh nghiệp.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nội bộ, cải thiện và tối ưu hóa các quy trình hoạt động của tổ chức.
- Cô đọng các báo cáo thành các bảng điều khiển, giúp những người ít am hiểu về
kỹ thuật vẫn dễ dàng phân tích, tiết kiệm thời gian khi tìm cách thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu.
- Các nền tảng Business Intelligence hiện đại có thể tổng hợp các cơ sở dữ liệu nội
bộ với các nguồn dữ liệu bên ngoài vào một kho dữ liệu duy nhất, nhờ đó cho
phép các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu cùng lúc. I.4.
Các bước trong hệ thống BI
- Bước 1: Data sources: Các nguồn dữ liệu có thể được chia thành hai loại chính là
dữ liệu nội bộ và dữ liệu bên ngoài. Dữ liệu nội bộ là dữ liệu được tạo ra từ các
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như dữ liệu từ hệ thống ERP,
CRM,... Dữ liệu bên ngoài là dữ liệu được thu thập từ các nguồn bên ngoài doanh
nghiệp, chẳng hạn như dữ liệu từ Internet, truyền thông,...
- Bước 2: Data warehousing: Kho dữ liệu là một hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung,
được tổ chức theo một cấu trúc thống nhất. Kho dữ liệu giúp doanh nghiệp lưu trữ
và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó hỗ trợ cho các hoạt động phân tích dữ
liệu và ra quyết định kinh doanh.
- Bước 3: Integrating Server: Công cụ này giúp vận hành công cụ ETL chuyển đổi
dữ liệu từ Data Sources sang Data Warehouse.
- Bước 4: Analysis Server: Máy chủ phân tích là công cụ giúp phân tích dữ liệu từ
kho dữ liệu. Máy chủ phân tích có thể sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu
khác nhau, chẳng hạn như phân tích thống kê, phân tích dự đoán,...
- Bước 5: Reporting Server: Máy chủ báo cáo là công cụ giúp tạo các báo cáo từ kết
quả phân tích dữ liệu. Báo cáo được tạo ra bởi máy chủ báo cáo có thể được sử
dụng để hỗ trợ cho các hoạt động ra quyết định kinh doanh.
- Bước 6: Data mining: Đây là quá trình dữ liệu đã được xử lý và đem đi trích xuất,
đây được đánh giá là khâu khá quan trọng, bao gồm phân loại (classification),
phân cụm (Clustering), hay dự đoán (Prediction).
- Bước 7: Data Presentation: Trình bày dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu
thành một định dạng dễ hiểu và dễ truyền đạt. Trình bày dữ liệu thường sử dụng
các biểu đồ, đồ thị,... để giúp người dùng hiểu rõ hơn về dữ liệu. 14
Ảnh 1. Các bước trong hệ thống BI I.5.
Các công cụ, giải pháp của BI
- Công cụ thu thập dữ liệu: Data warehouse, Data mart, Data mining,...
- Công cụ phân tích dữ liệu: Business intelligence tools, Data analytics tools,...
- Công cụ trực quan hóa dữ liệu: Business intelligence dashboards, Data visualization tools,... I.6.
Các nguồn dữ liệu của BI
- Dữ liệu nội bộ: Dữ liệu từ các hệ thống ERP, CRM,...
- Dữ liệu bên ngoài: Dữ liệu từ các nguồn như Internet, truyền thông,... II. Khả năng của BI
1. Khả năng thu thập dữ liệu
- BI có thể giúp các doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao
gồm hệ thống ERP, CRM, POS, dữ liệu từ mạng xã hội, v.v. Điều này cho phép
các doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của họ.
2. Khả năng phân tích dữ liệu
- BI có thể giúp các doanh nghiệp phân tích dữ liệu để tìm ra các xu hướng, mẫu và
mối quan hệ. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng,
thị trường và hiệu suất hoạt động của họ.
3. Khả năng trình bày dữ liệu
- BI có thể giúp các doanh nghiệp trình bày dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu.
Điều này có thể giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhà phân tích dễ dàng
hiểu và ra quyết định dựa trên dữ liệu. 15
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về khả năng của BI:
- BI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu nhu cầu và hành
vi của họ. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp nhắm mục tiêu và tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.
- BI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất của các chiến dịch bán hàng và xác
định các cơ hội tiềm năng.
- BI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất của các hoạt động sản xuất và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
- BI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất tài chính của doanh nghiệp và lập kế hoạch ngân sách.
BI là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt
động và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Việc áp dụng BI có thể mang
lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng doanh thu: BI có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng và thị
trường của họ, điều này có thể dẫn đến việc tăng doanh thu.
- Giảm chi phí: BI có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của họ, điều
này có thể dẫn đến việc giảm chi phí.
- Tăng năng suất: BI có thể giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, điều
này có thể dẫn đến việc tăng năng suất.
- Tăng lợi nhuận: BI có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động tổng
thể, điều này có thể dẫn đến việc tăng lợi nhuận III. Sức mạnh của BI 1. Tăng khả năng hiểu
- BI giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, thị trường và hiệu suất hoạt
động của họ. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
2. Tăng khả năng hành động
- BI giúp các doanh nghiệp đưa ra các hành động dựa trên dữ liệu. Điều này có thể
giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ.
3. Tăng khả năng cạnh tranh
- BI giúp các doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh. Điều này có thể giúp các
doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng, phát triển thị phần và đạt được các
mục tiêu kinh doanh của họ. 16
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách BI có thể được sử dụng để tăng khả năng
hiểu, khả năng hành động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp:
- Một công ty bán lẻ có thể sử dụng BI để phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu nhu
cầu và hành vi của họ. Điều này có thể giúp công ty nhắm mục tiêu các sản phẩm
và dịch vụ phù hợp hơn với khách hàng của mình.
- Một nhà sản xuất có thể sử dụng BI để theo dõi hiệu suất của các hoạt động sản
xuất. Điều này có thể giúp nhà sản xuất xác định các lĩnh vực cần cải thiện để
giảm chi phí và tăng năng suất.
- Một ngân hàng có thể sử dụng BI để phát hiện các giao dịch gian lận. Điều này có
thể giúp ngân hàng bảo vệ khách hàng và tài sản của họ.
Nhìn chung, BI là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện
hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ. Việc áp dụng BI
có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tăng doanh thu, giảm chi
phí, tăng năng suất và tăng lợi nhuận. 17
CHƯƠNG 2: BI ĐÃ ĐƯỢC ỨNG DỤNG NHƯ THẾ NÀO TRONG CẢI THIỆN QUẢN LÝ KHO HÀNG?
I. Sơ lược về quản lý kho hàng (Inventory Management): 1. Định nghĩa:
- Kho hàng: là không gian nhất định sử dụng để lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu,
bán thành phẩm hoặc thành phẩm công nghiệp nhằm mục đích phục vụ sản xuất
hoặc kinh doanh thương mại.
- Quản lý kho: là quy trình các hoạt động từ khâu order, lưu trữ, sử dụng và phân
phối hàng hóa của một công ty. Quy trình này bao gồm quản lý vật liệu thô, thành
phần và hàng hóa hoàn thiện cũng như việc lưu trữ những item trên.
- Hoạt động quản lý kho hàng liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, quản lý số lượng
hàng hóa, đặc biệt là lượng hàng hóa tồn kho nhằm đảm bảo tính liên tục của hoạt
động sản xuất: “Sản xuất - Cung cấp - Phân phối hàng hóa” cũng như góp phần
giảm chi phí vận chuyển hàng hóa và sử dụng cơ sở vật chất của kho một cách có
hiệu quả. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa tăng lên hoặc có
thêm các kho khác nhau, bộ phận kinh doanh cần sử dụng phần mềm quản lý kho
để tiết kiệm thời gian, nguồn lực, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Như vậy, có thể thấy rõ tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng đối với mọi
doanh nghiệp sản xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả sẽ giúp tối thiểu hóa chi
phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
2. Các vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp đang phải giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng:
- Việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa chưa được tối ưu hoá: Khi các sản phẩm không
được sắp xếp ngăn nắp, có hệ thống, không gian trong kho hàng không được phân
bố hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí không gian lưu trữ, gây mất thời gian và
gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, lấy hàng hóa. Hậu quả gây ra còn là tăng chi
phí vận hành, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngoài ra,
việc xếp các sản phẩm không hợp lý còn dẫn đến các tổn thất khác như hỏng hóc,
nguyên liệu quá hạn sử dụng, sản phẩm bị xuống cấp (Do ẩm mốc,sâu bọ,...)
- Không có kế hoạch quản lý kho hàng hiệu quả: Không tạo dựng một kế hoạch
quản lý chi tiết sẽ dẫn đến các tình trạng thiếu mặt hàng hoặc dư thừa hàng quá
mức tồn kho cho phép. Thêm vào đó, khi không có kế hoạch cụ thể, các doanh
nghiệp sẽ rơi vào trạng thái bị động, không ứng biến kịp khi có sự cố không mong
muốn xảy ra, gây thất thoát chi phí cũng như là hiệu quả trao đổi hàng hóa.
- Nhân sự không đủ năng lực quản trị kho, bãi: Năng lực của nhân viên còn yếu
kém, thiếu sót là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến việc quản lý không 18
hiệu quả, gây ra tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát. Hơn nữa, khi một vài
thành viên không hoàn thiện tốt vai trò của mình dẫn đến quy trình quản lý bị gián
đoạn và ảnh hưởng đến cả một hệ thống kho lưu trữ. Điều đó ảnh hưởng trực tiếp
đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
- Khó cập nhật chính xác số lượng tồn kho do không có phương án theo dõi và cập
nhật hàng tồn kho thường xuyên, đều đặn: Đây là vấn đề thường gặp trong công
tác quản lý kho của các doanh nghiệp gây ra tình trạng lãng phí tài nguyên, chi phí
khi hàng hóa tồn quá lâu mà không được sử dụng. Với những sản phẩm có sự biến
động nhanh chóng, nếu không cập nhật kịp thời sẽ khiến cho việc quản lý, kiểm
soát kém chính xác. Điều đó ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách
hàng và biến đổi thị trường cũng như là bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh của công ty.
- Công tác quản lý thủ công mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc: Khi các
doanh nghiệp quản lý kho hàng theo phương pháp thủ công qua các hình thức: sổ
sách, excel,...(dựa vào sức của con người) thì sẽ dễ xảy ra tình trạng sai sót trong
quá trình kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa. Những thông tin ghi chép
không chính xác sẽ khiến cho các doanh nghiệp đưa ra những quyết định, kế sách
kinh doanh sai lầm. Bên cạnh đó, quản lý theo phương pháp thủ công tiêu tốn
nhiều thời gian, công sức làm lãng phí tài nguyên doanh nghiệp. II.
Ứng dụng BI trong quản lý kho
- Quy trình quản lý kho bao gồm rất nhiều bước phức tạp, tốn kém và thường có xu
hướng xảy ra những lỗi nhỏ làm giảm năng suất. Đây chính là điểm mà đặc biệt
cần tới BI. BI là việc sử dụng những công cụ phân tích dữ liệu để nắm bắt tâm lý
khách hàng và đưa ra lựa chọn kinh doanh phù hợp.
1. Các bước ứng dụng BI trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp
- Bước 1: Thu thập dữ liệu
Sử dụng hệ thống BI để tự động thu thập dữ liệu hàng hóa từ tất cả các cửa
hàng của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được thu thập từ các nguồn của
doanh nghiệp như: hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), CRM
(Customer Relationship Management), hệ thống quản lý đơn hàng, hệ
thống vận hành chuyển đổi và các nguồn dữ liệu khác trong doanh nghiệp
và các nguồn bên ngoài như các trang thương mại điện tử,... Quá trình thu
thập dữ liệu trong hệ thống BI bao gồm việc xác định các dữ liệu cần thu
thập: thông tin về số lượng nhập/ xuất hàng, số lượng hàng tồn kho, doanh
số bán hàng, lợi nhuận và dữ liệu khách hàng, sau đó tạo các kết nối và giao
thức truyền dữ liệu cũng như sắp xếp dữ liệu thành một cấu trúc phù hợp.
Hệ thống cũng tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu để đảm bảo tính nhất
quán và độ tin cậy của dữ liệu. 19
Sau khi dữ liệu được thu thập, hệ thống BI sẽ tiến hành tích hợp các dữ liệu
đó thành một kho dữ liệu chung. Quá trình này bao gồm việc chọn lọc dữ
liệu, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và khả năng phân tích cao.
Hệ thống thu thập và tích hợp dữ liệu BI đóng vai trò quan trọng trong việc
cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cho các doanh nghiệp đưa ra
quyết định kinh doanh. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của
mình, phân tích xu hướng, mô hình kinh doanh và đưa ra những quyết định
thông minh dựa trên dữ liệu.
- Bước 2: Phân tích dữ liệu
BI xử lý và phân tích các dữ liệu thu thập được để tạo ra thông tin hữu ích.
Các công cụ BI có thể giúp phân loại dữ liệu, tạo biểu đồ, lập các bảng báo
cáo chi tiết về tình hình kho hàng, so sánh thấy được sự biến động của hàng
hóa giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động của kho.
Sau đó dựa vào phân tích dữ liệu của BI, người quản lý kho sẽ dùng để đưa
ra quyết định phù hợp: nhập thêm mặt hàng nào, giảm bớt mặt hàng nào,
hướng giải quyết lượng hàng tồn kho,...Từ đó tạo ra một lịch trình tối ưu
cho việc đặt hàng dựa trên dữ liệu lịch sử và mô hình bán hàng.
- Bước 3: Theo dõi và đánh giá
Sử dụng BI để theo dõi hiệu suất kho và doanh số bán hàng sau khi doanh
nghiệp đã thực hiện các biện pháp tối ưu hóa.
Điều này cho phép doanh nghiệp thấy rõ tác động của các quyết định và
điều chỉnh chúng theo thời gian.
- Bước 4: Điều chỉnh chiến lược
Dựa vào dữ liệu thời gian thực và phản hồi từ hệ thống BI, doanh nghiệp có
thể điều chỉnh liên tục các chiến lược quản lý kho hàng của mình để đáp
ứng biến đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
BI giúp tối ưu chi phí: Nhờ BI, doanh nghiệp có thể tổng hợp, phân tích dữ liệu từ
nhà cung cấp, kho hàng, đơn vị vận chuyển và việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông qua đó sẽ xác định và loại bỏ được một số vấn đề ảnh hưởng tới lợi nhuận
của doanh nghiệp và làm giảm sự hài lòng của khách hàng như hàng tồn kho hay lỗi do vận chuyển.
Tăng sự minh bạch và khả năng hợp tác: Ngày nay, các công cụ kinh doanh thông
minh có thể giúp người dùng tạo ra và chia sẻ những báo cáo, tiến độ hay những
thông tin quan trọng cho các bên liên quan như chuyên viên phân tích, quản lý, đối
tác và khách hàng. Nhờ vậy mà có thể cải thiện khả năng hợp tác, gia tăng sự minh
bạch trong chuỗi cung ứng. 20