Bài Tập Nhóm: Kiểm Soát Nội Bộ Tại Siêu Thị Lotte | Môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học Lao động - Xã hội
Là trung tâm thương mại (TTTM) thứ 4 của Lotte Mart tại Việt Nam và là TTTM lớn nhất tại Đà Nẵng hiện nay, Lotte Mart được xây theo phong cách hiện đại, phù hợp với thị hiếu và nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng.Tài liệu được sưu tầm gồm 27 trang, giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Kiểm soát nội bộ (KSNB0122H) 10 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 694 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TÌM HIỂU KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SIÊU THỊ LOTTE Môn : Kiểm soát nội bộ Mã học phần : AUD3004_3 Giảng viên hướng dẫn
: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Nhóm : 9 Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Nhung 46K06.2 : Lê Nguyễn Hạ Quỳnh 46K06.7 : Hoàng Thị Thanh Tuyền 46K06.7 : Hà Tường Vy 46K06.7 : Nguyễn Thị Hạnh 46K06.7
Đà nẵng, ngày 22 tháng 05 năm 2023 MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................................1 I.
Giới thiệu về siêu thị LOTTE....................................................................................4
II. Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động của đơn vị.........6 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 1.
Hoạt động mua hàng...............................................................................................6
1.1. Lập kế hoạch mua hàng...................................................................................6 a.
Các bộ phận tham gia.......................................................................................6
b. Mục đích..............................................................................................................6
c. Mô tả....................................................................................................................6
d. Chứng từ........................................................................................................... ...6
e. Nhiệm vụ..............................................................................................................6
f. Rủi ro....................................................................................................................6
g. Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp..........................................................7
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp......................7
i. Biện pháp nhóm đề xuất........................................................................................7
1.2. Lập đề nghị mua hàng..........................................................................................7
a. Các bộ phận tham gia....................................................................... ....................7
b. Mục đích..............................................................................................................7
c. Mô tả....................................................................................................................7
d. Chứng từ..............................................................................................................7
e. Nhiệm vụ..............................................................................................................8
f. Rủi ro....................................................................................................................8
g. Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị.....................................................................8
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp......................8
i. Biện pháp nhóm đề xuất........................................................................................8
1.3. Lựa chọn nhà cung cấp............................................................... ..........................8
a. Các bộ phận tham gia...........................................................................................8
b. Mục đích..............................................................................................................8
c. Mô tả....................................................................................................................9
d. Chứng từ..............................................................................................................9
e. Nhiệm vụ..............................................................................................................9
f. Rủi ro....................................................................................................................9
g. Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị.....................................................................9
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 1 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp......................9
i. Biện pháp nhóm đề xuất........................................................................................9
1.4. Lập hợp đồng mua hàng.......................................................................................9
a. Các bộ phận tham gia...........................................................................................9
b. Mục đích............................................................................................................10
c. Mô tả................................................................... ...............................................10
d. Chứng từ............................................................................................................10
e. Nhiệm vụ............................................................................... .............................10
f. Rủi ro..................................................................................................................10
g. Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị.................................................................. .10
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp....................10
i. Biện pháp nhóm đề xuất......................................................................................10
1.5. Gửi đơn đặt hàng................................................................................................10
a. Các bộ phận tham gia.........................................................................................10
b. Mục đích................................................................... .........................................10
c. Mô tả..................................................................................................................11
d. Chứng từ............................................................................................................11
e. Nhiệm vụ của bộ phận mua hàng........................................................................11
f. Rủi ro..................................................................................................................11
g. Biện pháp kiểm soát của đơn vị..........................................................................11
h. Biện pháp nhóm đề xuất.....................................................................................11
1.6. Nhận hàng hóa và nhập kho...............................................................................11
a. Các bộ phận tham gia.........................................................................................11
b. Mục đích............................................................................................................12
c. Mô tả..................................................................................................................12
d. Chứng từ............................................................................................................12
e. Nhiệm vụ kiểm tra hàng.....................................................................................12
f. Rủi ro..................................................................................................................12
g. Biện pháp của đơn vị..........................................................................................12
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 2 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
h. Biện pháp nhóm đề xuất.....................................................................................13
1.7. Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán........................................13 a. Các
bộ phận tham gia.........................................................................................13 b. Mục
đích............................................................................................................13 c.
Chứng từ........................................................................................................13 d.
Nhiệm vụ của kế toán thanh toán...................................................................13 e.
Rủi ro.............................................................................................................13 f.
Biện pháp của đơn vị......................................................................................13 g.
Biện pháp nhóm đề xuất.................................................................................13
1.8. Thanh toán cho nhà cung cấp:.................................................................. .........14 a.
Các bên tham gia............................................................................................14 b.
Mục đích........................................................................................................14 c.
Mô tả..............................................................................................................14 d.
Chứng từ........................................................................................................14 e.
Nhiệm vụ của kế toán thanh toán...................................................................14 f.
Rủi ro.............................................................................................................14 g.
Biện pháp của đơn vị......................................................................................14 h.
Biện pháp nhóm đề xuất:...............................................................................14 2.
Quy trình bán hàng và thu tiền............................................................................ ..15
2.1. Chuẩn bị hàng bán:.............................................................................................15
2.2. Tiếp cận, tư vấn cho khách hàng và bán hàng:...................................................17
2.3. Thu tiền khách hàng...........................................................................................18
III. Kết luận....................................................................................................................2 0 1.
Kịch bản phỏng vấn:.............................................................................................20 2.
Tường thuật phỏng vấn người ở đơn vị................................................................20
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 3 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 I.
Giới thiệu về siêu thị LOTTE -
Là trung tâm thương mại (TTTM) thứ 4 của Lotte Mart tại Việt Nam và là TTTM lớn
nhất tại Đà Nẵng hiện nay, Lotte Mart được xây theo phong cách hiện đại, phù hợp với
thị hiếu và nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng. -
Nằm tại phường Hòa Cường Bắc, quận Hài Châu, thành phố Đà Nẵng. Với diện tích
kinh doanh trên 24.000m2, LOTTE Mart Đà Nẵng hoạt động với hình thức kinh doanh
trung tâm thương mại cao cấp kết hợp với giải trí nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu mua
sắm và vui chơi của khách hàng. -
Mô tả bên trong siêu thị:
Tầng 1 gồm có nhà hàng thức ăn nhanh Lotteria, Jolibee, quầy bánh mì Paris
Baguest...và đặc biệt là trung tâm điện máy của thương hiệu nổi tiếng Samsung Galaxy.
Tầng 2 tập trung các gian hàng mỹ phẩm, đồ trang sức, giày dép, quần áo thời
trang cao cấp với các nhãn hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước như: Levis,
Nike, Josephi, The Faceshop, Bitas, Hoa Mặt Trời và đặc biệt là nhà sách Fahasa.
Tầng 3 là khu siêu thị tự chọn dành cho tất cả các mặt hàng hóa mỹ phẩm, văn
phòng phẩm, thời trang, điện máy gia dụng với hàng hóa đa dạng phong phú
mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn.
Tầng 4 là khu siêu thị tự chọn về thực phẩm tập trung tất cả các sản phẩm với
nhãn hiệu nổi tiếng với uy tín và chất lượng hàng đầu tại Việt Nam .Các sản
phẩm Châu Á được ưa chuộng nhất của Hàn Quốc, Nhật bản, Trung Quốc
cũng được bày bán ở đây. Đặc biệt, các mặt hàng thực phẩm tươi sống.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 4 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
Tầng 5 là khu vực ẩm thực mang nhiều hương vị độc đáo như Pizaa, Lẩu 1h,
Cơm 300, Đặc sản Huế... Tầng 5 cũng là nơi phục vụ nhu cầu vui chơi giải trí cho khách hàng. II.
Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động của đơn vị
1. Hoạt động mua hàng
1.1.Lập kế hoạch mua hàng
a. Các bộ phận tham gia
- Nhân viên thực hiện: Nhân viên phòng cung ứng lập, trưởng phòng cung ứng ký duyệt.
- Bộ phận tham gia: Phòng cung ứng, phòng kế hoạch, bộ phận kho, kế toán trưởng, giám đốc. b. Mục đích
- Giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ hàng hoá kinh doanh một cách liên tục mà
không bị thiếu hụt hoặc gián đoạn.
- Chủ động hơn trong việc mua hàng hóa từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí của doanh nghiệp.
- Giúp cho việc kiểm tra, theo dõi các nghiệp vụ mua hàng của đơn vị diễn ra dễ dàng. c. Mô tả -
Phòng kế hoạch dựa vào các số tồn kho của hàng hóa trên cửa hàng qua hệ
thống phần mềm hoặc báo cáo của bộ phận kho về số tồn kho để tiến hành
lên kế hoạch đặt hàng bổ sung cho cửa hàng. -
Phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng căn cứ vào kế hoạch đặt hàng bổ
sung do phòng kế hoạch lập. -
Sau khi kiểm tra và đối chiếu lại trưởng phòng cung ứng ký duyệt kế hoạch mua hàng. d. Chứng từ - Kế hoạch mua hàng
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 5 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 e. Nhiệm vụ
- Xác định đúng các hàng hóa cần bổ sung, tránh sai sót về số lượng chất lượng hàng mua. f. Rủi ro
- Nghiệp vụ mua hàng hóa được thực hiện không phù hợp với nhu cầu thực tế
tại doanh nghiệp (mua hàng sai chất lượng và số lượng).
- Việc phê duyệt các nghiệp vụ mua hàng chưa được kiểm tra đối chiếu lại dẫn
ra sai sót gây tổn thất cho doanh nghiệp (hàng trong kho còn nhiều nhưng vẫn mua thêm).
g. Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp
- Bộ phận mua hàng căn cứ vào thông báo lượng tồn kho
của hàng hóa trên hệ thống hoặc báo cáo của bộ phận kho
và tình hình sử dụng thực tế tại doanh nghiệp lập kế hoạch
mua hàng gửi Giám đốc để Giám đốc ký duyệt.
- Trưởng các phòng ban tham gia giám sát việc thực hiện.
- Có hệ thống theo dõi lượng hàng hóa trong kho.
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp
- Biện pháp đối phó với rủi ro của doanh nghiệp chưa hoàn toàn đối phó được
với các rủi ro nêu trên.
- Chỉ có thể kiểm soát cơ bản lượng hàng trong kho chứ chưa thể kiểm tra chất
lượng hàng hóa cụ thể và nhu cầu hàng mua thực tế tại doanh nghiệp.
i. Biện pháp nhóm đề xuất
- Cần có sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên về số lượng, chất lượng hàng
hóa trong kho với thực tế.
- Có sự phân cấp, phân nhiệm giữa các phòng ban.
- Sau khi lập kế hoạch cần có sự kiểm tra giám sát giữa các phòng ban có liên
quan, sau đó giám đốc ký duyệt cuối cùng.
1.2. Lập đề nghị mua hàng
a. Các bộ phận tham gia
- Nhân viên thực hiện: nhân viên phòng cung ứng lập, trưởng phòng cung ứng ý duyệt.
- Bộ phận tham gia: Phòng cung ứng, phòng kế hoạch, phòng kế toán, kế toán trưởng, giám đốc. b. Mục đích
- Mua các mặt hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bảo đảm nhu cầu về việc mua bổ sung hàng hóa là có thực.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 6 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 c. Mô tả
- Sau khi có đề nghị mua hàng từ bộ phận mua hàng, phòng cung ứng tiến
hành lập giấy đề nghị mua hàng.
- Trưởng phòng cung ứng kiểm tra và đối chiếu lại với thực tế rồi ký duyệt và
gửi cho giám đốc xét duyệt cuối cùng. d. Chứng từ -
Giấy đề nghị mua hàng. e. Nhiệm vụ
- Khi hàng hóa trong kho không còn đủ đề đáp ứng nhu cầu, phòng cung ứng
tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu tại doanh nghiệp. f. Rủi ro
- Nghiệp vụ mua hàng hóa diễn ra chậm, hàng mua nhiều hơn số lượng cần
mua, chất lượng kém hơn.
- Hàng trong kho còn nhiều nhưng báo hết và tiến hành mua bổ sung để tư lợi cá nhân.
g. Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị
- Khi hàng hóa không đủ dể đáp ứng, phòng mua hàng thông báo bổ sung hàng hóa.
- Sau khi nhân viên phòng cung ứng lập giấy đề nghị mua hàng, trưởng phòng
cung ứng tiến hành kiểm tra và xác nhận lại lượng hàng tồn và thực tế rồi mới ký duyệt.
- Sau khi ký duyệt trưởng phòng cung ứng gửi cho giám đốc xét duyệt cuối cùng.
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp
- Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị có tính hiệu quá kém, chưa thực sự đối phó
với hầu hết các rủi ro gặp phải.
i. Biện pháp nhóm đề xuất
- Cần thường xuyên theo dõi lượng hàng tồn kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu thực tế tại đơn vị.
- Sau khi trưởng phòng cung ứng kế duyệt cần chuyển cho các phòng ban có
liên quan kiểm tra lại ( phòng Kế hoạch, bộ phận kho,...) rồi chuyển cho Kế
toán trưởng xác nhận sau cùng mới chuyển cho Giám Đốc ký duyệt.
- Sau khi giấy đề nghị mua hàng được phê chuẩn cần chuyển một bản sao cho
phòng kế toán để theo dõi.
- Giữa các bộ phận liên quan cần có sự tách biệt rõ ràng, có sự bất kiêm nhiệm giữa các chức năng.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 7 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
1.3. Lựa chọn nhà cung cấp
a. Các bộ phận tham gia
- Nhân viên thực hiện: nhân viên phòng cung ứng.
- Các bộ phận tham gia: Phòng cung ứng, phòng kế toán, giám đốc. b. Mục đích
- Đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp cận những nhà cung cấp có chất lượng và giá cả hợp lý nhất. c. Mô tả
- Sau khi đề nghị mua hàng được xét duyệt, phòng cung ứng tiến hành lựa
chọn nhà cung cấp dựa trên yêu cầu về đơn hàng (số lượng, chất lượng) sau
đó lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp và chọn ra nhà cung cấp phù hợp.
- Khi chọn được nhà cung cấp phù hợp trưởng phòng cung ứng ký và gửi giấy
đề nghị nhà cung cấp cho Giám đốc xét duyệt. d. Chứng từ - Bảng so sánh nhà cung
cấp - Giấy đề nghị nhà cung cấp e. Nhiệm vụ
- Cơ sở chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Bằng chứng cho biết nhà cung cấp được chọn đã được xét duyệt hay chưa. f. Rủi ro
- Bảng đánh giá nhà cung cấp chưa thật sự chính xác.
- Nhân viên muốn tư lợi cá nhân cố tình chọn nhà cung cấp là người quen mặc
dù nhà cung cấp này không đáp ứng đủ các yêu cầu về chất lượng và giá cả.
g. Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị
- Chọn ra nhiều nhà cung cấp và đối chiếu với các yêu cầu của doanh nghiệp.
- Bảng so sánh nhà cung cấp sau khi lập phải được trưởng phòng cung ứng đối
chiếu và kiểm tra lại sau đó ký duyệt rồi mới gửi cho giám đốc xét duyệt cuối cùng.
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp
- Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp có hiệu quả.
- Chưa đối phó được rủi ro các nhà cung cấp được lựa chọn là nhà cung cấp
ảo, nhân viên cố tình lựa chọn nhà cung cấp đơn giá cao để so sánh và đưa
nhà cung cấp là người quen vào.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 8 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
i. Biện pháp nhóm đề xuất
- Khi có danh sách các nhà cung cấp để so sánh từ nhân viên, trưởng phòng
cần kiểm tra đối chiếu lại đầy đủ các thông tin về mỗi nhà cung cấp. Sau đó
mới ký duyệt và gửi kèm giấy đề nghị nhà cung cấp cho Giám đốc.
- Sau khi Giám đốc xét duyệt nhà cung cấp cần chuyển một bản sao cho phòng kế toán để theo dõi.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 9 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
1.4. Lập hợp đồng mua hàng
a. Các bộ phận tham gia
- Nhân viên thực hiện: nhân viên phòng cung ứng. -
Bộ phận tham gia: phòng cung ứng, giám đốc. b. Mục đích
- Hợp đồng mua hàng cung cấp các quy định rõ ràng và bảo vệ quyền lợi của
cả người bán và người mua, giúp tránh các tranh chấp trong quá trình giao dịch.
- Hợp đồng mua hàng cung cấp bằng chứng pháp lý về quá trình giao dịch mua
bán, giúp hai bên có thể chứng minh được quyền và nghĩa vụ của mình trong
trường hợp xảy ra tranh chấp. c. Mô tả
- Sau khi nhà cung cấp được phê chuẩn, phòng cung ứng tiến hành lập hợp đồng
mua hàng với nhà cung cấp. d. Chứng từ - Hợp đồng mua hàng. e. Nhiệm vụ
- Lập hợp đồng mua hàng để tránh được những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.
- Hợp đồng mua hàng lập ra để đơn đặt hàng có thể dựa vào để lập tranh sai sót. f. Rủi ro
- Nhân viên lập hợp đồng chưa đủ kinh nghiệm có thể ghi không rõ ràng các nội
dung, điều khoản gây nên hiểu lầm và làm thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
g. Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị
- Trưởng phòng cung ứng kiểm tra lại hợp đồng sau đó ký nháy và gửi cho giám
đốc trực tiếp ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
h. Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp
- Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp có tình hiệu quả vì được xet duyệt
và kiểm tra trước khi đưa tới Giám đốc.
i. Biện pháp nhóm đề xuất
- Sử dụng nhưng hợp đồng mẫu chuẩn, có điều khoản cố định.
1.5. Gửi đơn đặt hàng
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 10 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
a. Các bộ phận tham gia
- Nhân viên thực hiện: Nhân viên mua hàng
- Bộ phận tham gia : trường phòng cung ứng và nhà cung cấp ,giám đốc ,kế toán trưởng b. Mục đích
- Mua hàng hóa để dự trữ và tiêu thụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng c. Mô tả
- Khi nhà cung cấp đã được xét duyệt từ giám đốc, giám đốc yêu cầu bộ phận
đặt hàng tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh
toán, làm các thủ tục và kí kết hợp đồng hoặc nhận được sự chấp nhận đặt
hàng từ nhà cung cấp theo đúng các nội dung được yêu cầu. Nội dung chính
của đơn đặt hàng bao gồm: ngày tháng, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đặc tính
kĩ thuật, tên của phòng ban và người yêu cầu, người phê chuẩn...
- Bộ phận mua hàng gửi một bản sao của đơn đặt hàng và thông báo chấp nhận
của nhà cung cấp được gửi đến bô phậ n nhậ n hàng để bộ phận ṇ ày theo
dõi, chuẩn bị cho công tác nhận hàng khi hàng về đến công ty và một bản
sao khác của đơn đặt hàng được chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán để
bộ phận này kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp.
d. Chứng từ
- Hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng
e. Nhiệm vụ của bộ phận mua hàng
- Tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, làm
các thủ tục và kí kết hợp đồng f. Rủi ro
- Cố ý làm mất đơn đặt hàng để biển thủ hàng, ngụy tạo đơn đặt hàng không có
thật và lập chứng từ thanh toán giả gây thiệt hại lớn khi hàng hóa nhà cung
cấp giao nhưng được hạch toán dưới dạng nợ công ty cần phải trả.
g. Biện pháp kiểm soát của đơn vị
- Đơn đặt hàng trước khi thực hiện được phê duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng.
- Chỉ có bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và các đơn đặt hàng được đánh
số liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa dùng hạn chế rủi ro mất đơn đặt
hàng, ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật. Biện pháp này có hiệu quả cao
đối với đối phó với rủi ro.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 11 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
h. Biện pháp nhóm đề xuất
- Cần phải lập các sổ theo dõi tình trạng các đơn đặt hàng và phân quyền độc lập
các nhân viên mua hàng và nhân viên lập đơn đặt hàng riêng để tránh cho cả
hai thông đồng lập chứng từ giả .
1.6. Nhận hàng hóa và nhập kho
a. Các bộ phận tham gia
- Nhân viên thực hiện:bộ phận cung ứng,thủ kho
- Bộ phận tham gia:Bộ phận cung ứng,bộ phận KCS,bộ phận quản lý kho ,thủ kho b. Mục đích - Nhận hàng và nhập kho c. Mô tả
- Thủ kho thực hiện việc nhận hàng, kiểm nghiệm tại địa điểm và thời gian
giao hàng đã quy định trong đơn đặt hàng và làm thủ tục kiểm tra và nhận
hàng trên cơ sở đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hóa
thực tế được nhập với đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng đã giao trước và
phiếu giao hàng của nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp giao đúng, đủ, số lượng,
mặt hàng, thì nhân viên nhận hàng tiếng hành nhập kho. Nếu như có phát
sinh thừa thiếu bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền để
xử lí và làm các thủ tục liên quan.
- Xử lý hàng bán bị trả lại: Phát hiện hàng không đạt yêu cầu thì nhân viên
kiểm nhận hàng phải báo lên giám đốc để xử lý vụ việc kịp thời.
- Bước tiếp theo, nhập kho hàng hóa và thủ kho ký nhận vào phiếu nhập kho
và lúc này thủ kho có trách nhiệm quản lí vật tư, hàng hóa, bảo quản về mặt
hiện vật các loại hàng tồn kho được cung ứng cho đến khi xuất giao cho giao
cho khách hàng hay là cho các bộ phận khác sử dụng. Kế toán kho dựa trên
phiếu nhập kho phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan. d. Chứng từ
- Bảng kê nhập kho hàng hóa,phiếu nhập kho,biên bản giao nhận hàng hóa
e. Nhiệm vụ kiểm tra hàng
- Thủ kho: nhận hàng, kiểm tra nhận hàng, kiểm tra lượng hàng, bảo quản hàng
- Kế toán kho: bảo vệ tài sản, chứng thực tài sản, lập phiếu nhập kho, đảm bảo
hàng đã thực sự về dựa trên phiếu nhập kho phản ánh vào sổ kế toán tổng
hợp và chi tiết có liên quan.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 12 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 f. Rủi ro
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên khai khống và không nhập
kho đủ số lượng hàng gây thiêt hại lớn về tình trạng hàng thiếu, không đủ
số lượng giao, mất uy tín, mất khách hàng và trả chi phí vi phạm hợp đồng
khi số lượng hàng không giao đủ số lượng. Khả năng rủi ro phát sinh cao g. Biện pháp của đơn vị
- Khi nhận và nhập hàng giao cho thủ kho ,thủ kho chỉ được nhận hàng khi có
đầy đủ chứng từ về đơn đặt hàng khi bộ phận mua hàng gửi đến. Hiệu quả
của biện pháp này cao khi đối phó với rủi ro
h. Biện pháp nhóm đề xuất
- Cần tách biệt bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để khi nhận hàng có sự khách
quang về số lượng và thủ kho sau khi nhận hàng xong sẽ đối chiếu số liệu và
bộ phận nhận hàng để đảm bảo số lượng nhận hàng.
1.7. Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán
a. Các bộ phận tham gia
- Nhận viên thực hiện: Kế toán thanh toán và kế toán côn nợ -
Bộ phận tham gia: Giám đốc,kế toán trưởng b. Mục đích
- Theo dõi khoản thanh toán
- Mô tả: Khi thủ tục nhập kho thực hiện xong, với đầu vào phải đầy đủ các
chứng từ như đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng hóa
đơn bán hàng của nhà cung cấp và biên bản giao nhận hàng và các chứng từ
này sẽ được chuyển đến phòng kế toán, kế toán công nợ hạch toán và lưu trữ
hóa đơn bán hàng cho đến khi thanh toán. Kế toán thanh toán lúc này kiểm
tra đối chiếu hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp với bản sao yêu cầu mua
hàng, đơn đặt hàng của bộ phận mua hàng đã giao lúc trước và các chứng từ
nhận hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo hàng mua và các hình thức thanh
toán thanh toán chính xác với yêu cầu trước khi hạch toán vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. c. Chứng từ -
Giấy đề nghị thanh toán d.
Nhiệm vụ của kế toán thanh toán -
Theo dõi và ghi nhận khoản phải trả
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 13 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 e. Rủi ro
- Đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp không thể hiện được rõ ràng, chính xác
dẫn đến việc phê duyệt thanh toán không bài bản, dễ xảy ra sai sót. - Đề nghị
thanh toán được lập hai lần cho việc thanh toán một khoản nợ. f.
Biện pháp của đơn vị
- Cuối tuần đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng
- Đôi chiếu công nợ với nhà cung cấp
- Đối chiếu số liệu giữa sổ cái tài khoản với sổ chi tiết g.
Biện pháp nhóm đề xuất -
Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra xem các chứng từ có đầy đủ,
hợp lệ, khớp đúng không (trong một số trường hợp, tối thiểu phải có hóa đơn
và phiếu nhập kho (hoặc các chứng từ tài liệu tương tự) chứng minh rằng
NVL/tài sản mua thực sự đã là tài sản của đơn vị. -
Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra trên hệ thống kế toán là khoản
nợ với nhà cung cấp vẫn chưa được thanh toán, đồng thời, kiểm tra xem hóa
đơn và bộ chứng từ mua hàng đã được xác nhận thanh toán rồi hay chưa. -
Kế toán thanh toán và kế toán trưởng đối chiếu Giấy Đề nghị thanh toán với
hóa đơn và các chứng từ mua hàng, ký duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán. -
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và phê chuẩn Giấy đề nghị thanh toán
1.8. Thanh toán cho nhà cung cấp:
a. Các bên tham gia
- Nhân viên thực hiện: kế toán thanh toán
- Bộ phận tham gia: Giams đốc,kế toán trưởng b. Mục đích
- Hoàn tất các khoản thanh toán cho nhà cung cấp. c. Mô tả
- Tùy thuộc phương thức thanh toán đã thỏa thuận đã nêu trong đơn đặt hàng,
đến thời hạn thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành xuất “Hóa đơn bán
hàng” đến các thủ tục cần thiết để kế toán tiền gửi ngân hàng chuyển tiền vào
tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp hoặc kế toán tiền măt chi thanḥ toán
bằng tiền mặt. Chứng từ được lập ở khâu này là ủy nhiệm chi hay phiếu chi. d. Chứng từ
- Hóa đơn thanh toán, ủy nhiệm chi, lệnh chi, phiếu chi
e. Nhiệm vụ của kế toán thanh toán
- Lập phiếu chi hay ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng còn thiếu cho nhà cung cấp
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 14 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9 f. Rủi ro
- Việc thực hiện thanh toán không đúng như đề nghị thanh toán đã được duyệt.
- Chứng từ thanh toán được lập hai lần cho một đề nghị thanh toán.
- Khoản thanh toán bị lạm dụng trong một khoảng thời gian trước khi được thanh toán.
g. Biện pháp của đơn vị
- Theo dõi khoản thanh toán theo thời hạn nợ
- Hóa đơn đã thanh toán nên được đóng dấu, kí hiệu đã thanh toán.
h. Biện pháp nhóm đề xuất:
- Kế toán thanh toán lập các chứng từ chi tiền như Phiếu Chi, Ủy nhiệm chi hoặc séc.
- Các chứng từ chi tiền cần bảo đảm xác định rõ người nhận tiền chỉ có thể là
người được ủy quyền của nhà cung cấp hoặc tài khoản của nhà cung cấp.
- Kế toán trưởng kiểm tra tính chính xác của các chứng từ chi tiền thông qua
việc đối chiếu với Giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt, kiểm tra tính hợp lệ
của chứng từ chi tiền, kiểm tra tính xác thực của người được ủy quyền nhận
tiền của nhà cung cấp hoặc tài khoản của nhà cung cấp.
- Kế toán trưởng phải kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi tiền thanh toán cho
nhà cung cấp, bảo đảm việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện đúng thời hạn. 2.
Quy trình bán hàng và thu tiền
2.1. Chuẩn bị hàng bán:
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 15 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
Mô tả chi tiết hoạt động
- Nhân viên thực hiện: nhân viên bán hàng, nhân viên tạp vụ, nhân viên phòng kinh
doanh, nhân viên quản lý kho.
- Các bộ phận tham gia: BP bán hàng, BP kho, BP kinh doanh - Chi tiết công việc:
Nhân viên bán hàng: tiến hành sắp xếp, trưng bày hàng hoá theo đúng vị
trí, khu vực của sản phẩm sao cho đẹp mắt, sạch sẽ. Thường xuyên phải
kiểm tra hàng hoá, sản phẩm trên kệ theo quy định, tiến hành báo với kho
bổ sung hàng hoá, sản phẩm nếu hàng hoá bị thiếu hoặc cần được thay mới
khi phát hiện hàng kém chất lượng, bị lỗi, hỏng hay hết hạn sử dụng.
Nhân viên tạp vụ: tiến hành vệ sinh, đảm bảo các kệ trưng bày luôn sạch sẽ
cũng như các tủ chứa đồ lạnh, sảnh siêu thị, nhà vệ sinh, … tránh gây cảm
giác tiêu cực về thẩm mỹ không gian siêu thị của khách hàng.
Nhân viên phòng kinh doanh: tiến hành cung cấp bảng giá của hàng hoá,
sản phẩm thường xuyên, kịp thời cho nhân viên bán hàng bổ sung kịp thời
trên kệ cho khách hàng theo dõi lựa chọn.
Bộ phận kho: thống kê và kiểm tra các hàng hoá xuất – nhập kho, nhận các
thông báo bổ sung hàng hoá, sản phẩm từ nhân viên bán hàng để kịp thời
bổ sung, xử lý hàng hoá, sản phẩm hư hỏng, hết hạn.
- Chứng từ liên quan: Bảng giá bán; Yêu cầu bổ sung hàng hoá, sản phẩm; Báo cáo
chất lượng hàng hoá, sản phẩm.
Nhận diện rủi ro
- Thất thoát hàng hoá, sản phẩm trong siêu thị.
- Khai gian, khai khống hàng hoá, sản phẩm bị hỏng, hết hạn.
Phân tích rủi ro
- Trong quá trình nhận hàng hoá, sản phẩm từ bộ phận kho để trưng bày lên kệ thì
nhân viên bán hàng cũng có thể bỏ túi, ăn chặn bớt hàng hoá. Hay trong quá trình
kiểm tra số lượng hàng thì khai gian cố tình báo thiếu cho bộ phận kho bổ sung
hàng hoá và ăn chặn, bỏ túi bớt.
- Nhân viên tạp vụ trong quá trình dọn dẹp vệ sinh khu vực kệ trưng bày thì cũng
có thể bỏ túi, đánh cắp hàng hoá.
- Nhân viên bán hàng và nhân viên bộ phận kho có thể khai khống số lượng hàng
hoá bị hỏng, hết hạn mang đi xử lý nhằm tư lợi cá nhân (tuần hàng ra ngoài bán
lại để thu lợi cá nhân)
Biện pháp đơn vị đang áp dụng đối với rủi ro
- Khi hàng thiếu, hỏng hay hết hạn thì nhân viên bán hàng sẽ báo lại cho trưởng bộ
phận bán hàng và trưởng bộ phận sẽ báo cáo lại sau cho bộ phận bán hàng.
- Có nhân viên giám sát khu vực bán hàng. - Có camera.
Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp đó
- Trưởng bộ phận bán hàng cũng có thể thông đồng với nhân viên bán hàng để thực
hiện đánh cắp hàng hoá, sản phẩm hoặc thông đồng với bộ phận kho để khai khống
số hàng hỏng, hết hạn để tư lợi cá nhân.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 16 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
- Nhân viên giám sát chỉ ở một vài khu vực chưa nắm bắt được hết các khu vực bán hàng.
- Camera cũng phân bố mỏng có thể có nhiều góc khuất camera không quay được.
Đề xuất biện pháp của nhóm
- Nên có thêm 1 bộ phận kiểm định về chất lượng độc lập với hai bộ phận bán hàng
và kho. Nhận báo hàng hỏng, hàng hết hạn của nhân viên bán hàng có xác nhận
của trưởng bộ phận bán hàng sau đó kiểm tra lại số hàng đó, khi đúng như nhân
viên bán hàng báo thì tiến hành duyệt bảng báo chất lượng sản phẩm rồi đưa lại
cho nhân viên bán hàng và tiến hành gửi đến bộ phận kho.
- Mỗi khi nhân viên nhận hàng hoá, sản phẩm thì cho nhân viên xác nhận số lượng
nhận và có nhân viên bộ phận kho theo giám sát quá trình xếp hàng và xác nhận
nv bán hàng xếp đủ số hàng.
- Tăng cường số lượng camera để cải thiện mọi góc tiếp cận trong siêu thị.
2.2. Tiếp cận, tư vấn cho khách hàng và bán hàng:
Mô tả chi tiết hoạt động
- Nhân viên thực hiện: nhân viên bán hàng, nhân viên giám sát ngành hàng, nhân
viên bảo vệ, nhân viên giữ đồ.
- Các bộ phận tham gia: BP bán hàng. - Chi tiết công việc:
Nhân viên giám sát ngành hàng: có trách nhiệm quản lý, kiểm soát hàng
hoá, sản phẩm của ngành hàng mình giám sát. Thường xuyên kiểm tra hàng
hoá, sản phẩm trưng bày và bảng giá trên kệ hàng. Chú ý các đối tượng có
hành vi trộm cắp hay hỗ trợ tư vấn khách hàng khi không có nhân viên bán hàng.
Nhân viên bán hàng: hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng về các hàng hoá, sản
phẩm mà khách hàng thắc mắc. Hỗ trợ các khách hàng lấy hàng hoá ở trên
cao hoặc khách hàng cần sự giúp đỡ trong việc mua hàng tại siêu thị (trẻ
em, người già, phụ nữ mang bầu, người khuyết tật, …). Xử lý những khiếu
nại, thắc mắc của khách hàng và báo cáo cho nhân viên giám sát ngành
hàng hoặc các cấp cao hơn xử lí.
Nhân viên bảo vệ: có trách nhiệm đảm bảo an ninh, trật tự cũng như an toàn
phòng cháy chữa cháy trong siêu thị. Hỗ trợ nhân viên bán hàng xử lí các
hành vi quá khích của khách hàng trong siêu thị.
Nhân viên giữ đồ: chịu trách nhiệm trông coi, bảo quản tư trang khách hàng
gửi lại tại quầy để tiến hành mua sắm trong siêu thị. - Chứng từ liên quan:
Nhận diện rủi ro: - Thất thoát hàng hoá.
- Mất tư trang khách hàng. - Khách hàng gây sự.
Phân tích rủi ro:
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 17 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
- Trong quá trình mua hàng: khách hàng trộm cắp làm thất thoát hàng hoá trong siêu
thị. Cố tình làm hỏng sản phẩm gây thất thoát cho siêu thị nhưng không chịu nhận
và bồi thường. Tráo các sản phẩm với nhau.
- Làm mất tư trang khách hàng hoặc khách hàng không gửi lại tư trang nhưng cố
tình báo mất để gây sự trong siêu thị.
Biện pháp đơn vị đang áp dụng đối với rủi ro:
- Bảo vệ tiến hành yêu cầu khách hàng gửi lại các tư trang có thể chứa đựng hàng
hoá, sản phẩm như túi, giỏ xách, áo khoác quá rộng có thể chứa đựng được đồ
hoặc dùng dây rút nhựa để buộc kéo túi, cặp xách của khách hàng – khi thực hiện
phải giải thích rõ với khách hàng về yêu cầu này.
- Các mặt hàng mắt tiền như mỹ phẩm, áo quần có chip từ để phòng trường hợp mất.
- Có thẻ giữ đồ khi tiến hành gửi đồ tại quầy 1 cái cho khách hàng và 1 cái được
buộc vào túi đồ hoặc tủ đồ gửi của khách hàng.
- Nhân viên giám sát ngành hàng - Camera
Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp đó:
- Các hàng hoá, sản phẩm không có chip từ với kích thước khỏ thì vẫn dễ bị đánh cắp.
- Nhân viên giám sát ngành hàng cũng không quan sát được hết khi lượng khách hàng quá đông.
- Các sản phẩm bị đánh tráo vẫn chưa được phòng chống (trường hợp ít xảy ra nên
có thể bỏ qua vì rủi ro không quá lớn).
- Camera cũng phân bố mỏng có thể có nhiều góc khuất camera không quay được.
Đề xuất biện pháp của nhóm:
- Tăng cường thêm nhân viên bảo vệ để quan sát xung quanh khu vực hàng hoá, sản
phẩm để quan sát được nhiều hơn khách hàng.
- Tăng cường số lượng camera để cải thiện mọi góc tiếp cận trong siêu thị.
- Nên tăng cường thêm biện pháp kiểm tra hàng mua để tránh trường hợp tráo hàng
bên trong chứ không nên bỏ qua vì nếu có 1 lần sẽ có vài lần và sẽ có nhiều người
làm như vậy hơn (tráo thịt xay vào khay trứng).
2.3. Thu tiền khách hàng
Mô tả chi tiết hoạt động -
Nhân viên thực hiện: nhân viên thu ngân -
Các bộ phận tham gia: BP/quầy thu ngân -
Chi tiết công việc của nhân viên thu ngân:
Chuẩn bị trước ca làm:
• Nhân viên thu ngân có trách nhiệm kiểm tra tình trạng hoạt động của
các trang thiết bị tính tiền tại quầy thu ngân mà họ phụ trách. Bỏ sung
giấy in hóa đơn tính tiền, túi đựng hàng,…để thuận tiên cho quá trình
thu tiền thanh toán của khách hàng.
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 18 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM 9
• Tiếp theo là kiểm tra số tiền được giao và phân loại số tiền đó theo mệnh
giá để dễ dàng kiểm soát và thanh toán tiền nhanh hơn.
Trong quá trình thu tiền của khách hàng
• Thực hiện việc quét mã tất cả hàng hóa mà khách hàng mua sau đó phân
loại bỏ vào túi đựng.
• Thông báo số tiền trên hóa đơn cho khách hàng và hỏi khách hàng thanh
toán bằng tiền mặt hay thẻ chuyển khoản. Nhập số tiền vào trong phần
mềm của máy tính. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kiểm
tra số tiền sau đó phân loại và cất vào ngăn kéo.
• Tiếp theo gửi lại hóa đơn cũng như tiền thừa cho khách hàng nếu có. Kết thúc ca làm việc
Kiểm tra lại số tiền có chính xác với các giao dịch đã xảy ra trong ca làm
hay không, khi đã chắc chắn là chính xác thì bàn giao cho nhân viên thu
ngân ca tiếp theo và quản lý. -
Chứng từ liên quan: hóa đơn bán hàng, phiếu thu
Nhận diện rủi ro
- Thu sai số tiền, biển thủ hoặc thu không đủ số tiền cần thu của khách hàng
Phân tích rủi ro
- Trong quá trình thanh toán tiền cho khách hàng nhân viên thu ngân có thể đánh
cắp số tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận vào sổ
- Trong quá trình thu tiền từ khách hàng, nhân viên thu ngân có thể ghi số lượng
một mặt hàng nào đó để biển thủ số tiền chênh lệch. Và cũng có thể nhân viên thu
ngân sai sót trong quá trình thực hiện quét mã hàng hóa dẫn đến thiếu mặt hàng
nào đó từ đó dẫn đến thất thoát tài sản của đơn vị.
Biện pháp đơn vị đang áp dụng đối với rủi ro:
- Sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn. Giúp vừa in biên lai
cho khách hàng vừa lưu trữ về giao dịch trong tập tin của máy tính hoặc băng từ
được khóa trong máy. Và tập tin và băng từ được thiết kế sao cho nhân viên thu
ngân không thể tự ý sửa chữa bất kỳ mục nào.
- Cuối mỗi ngày tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi
chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính phát hành hóa đơn xem là có khớp với nhau hay không.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm có
thể phát hiện kịp thời nếu có sai phạm xảy ra. Như là xem có sự chênh lệch do bán
hàng nhưng không ghi vào sổ hay không.
- Áp dụng hệ thống camera giám sát 24/24 tại quầy thu ngân nhằm hạn chế các rủi
ro mất cắp hay lấy hàng hóa, tiền để trục lợi của nhân viên thu ngân.
- Bố trí nhân viên khác trực tiếp giám sát tại khu vực thu ngân. Giảm bớt ý định
gian lận của nhân viên thu ngân.
- Bố trí tập trung các quầy thu tiền sẽ đặt nhân viên thu ngân dưới sự giám sát của
khách hàng và giữa các nhân viên thu ngân với nhau. => Cách bố trí này vừa mang
GVHD: TS. Đoàn Nguyễn Trang Phương Trang 19