BÀI TẬP ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP | Đại học Điện lực

lOMoARcPSD| 59149108
BÀI 1: Anh Hòa là giám đốc công ty sản xuất vài màn cao cấp có hệ thống văn phòng chính
đặt tại TP.HCM và các cửa hàng tại nhiều tinh thành và nhà máy sản xuất tại Bình Dương.
Hiện tại hệ thống thông tin riêng lê ở các phòng ban/bộ phận có nhiều khó khăn trong việc
chuyển số liệu tổng hợp về kế toán từ phần mềm kế toan chuyên dụng được sử dụng ở
phòng kế toán. Điều này dẫn đến những khó khăn cho việc quản lý tổng thể công ty và kết
xuất những báo cáo tổng hợp tức thời đáp ứng nhu cầu ra quyết định của các cấp quản lý.
Anh Hòa có tìm hiểu qua về các giải pháp, quyết định tìm kiểm giải pháp ERP nguồn gốc
nước ngoài . Ở bước tiếp theo anh Hòa sẽ làm việc chi tiết với các nhà cung cấp giải pháp
tổng thể về hệ thống ERP. Tuy nhiên anh Hòa đang cần hiểu biết tổng quan về các giai
đoạn cần thiết khi ứng dụng hệ thống ERP vào công ty trước khi làm việc với các nhà cung
cấp giải pháp. Anh Hòa đã tìm đến gặp bạn bè để nhờ tư vấn về hệ thống Yêu cầu:
• Hãy mô tả giúp anh Hòa hiểu rõ các giai đoạn khi ứng dụng hệ thống ERP
• Cung cấp sơ lượng thông tin về các gói sản phẩm ERP phổ biến trên thị trường. Câu 1:
B1: Phân tích và lập kế hoạch
- Thiết lập đội dự án và phòng dự án, thiết lập các thủ tục quản trị dự án
- Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án,....kế hoạch
- Cài đặt ERP trên hệ thống máy chủ và máy tạm - Thiết kế mẫu thử B2: Thiết hế
-đưa ra các quy trình nghiệp vụ
- thiết kế đầu vào, đầu ra của dữ liệu và giao diện
- thiết lập và thử cấu hình hệ thống - huấn luyện ng dùng
B3: chuyển đổi dữ liệu:
- Định nghĩa yêu cầu và chuyển đổi dữ liệu
- Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi
- Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
- Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống B4: chạy thử B5: bàn giao - Chạy chính thức
- Kiểm toán hệ thống và đánh giá hệ thống
- Chuyển sang bộ phận hỗ trợ
Các gói sản phẩm ERP phổ biến trên thị trườn: lOMoARcPSD| 59149108
SAP ERP: SAP là một trong những hệ thống ERP hàng đầu, với khả năng tùy chỉnh cao và tích
hợp sâu. Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn có nhiều quy trình phức tạp. SAP cung cấp nhiều
module để hỗ trợ các phòng ban khác nhau.
Microsoft Dynamics 365: Đây là giải pháp ERP và CRM tích hợp, rất phổ biến và linh hoạt. Phù
hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, có khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp tốt với các ứng dụng Microsoft khác.
Infor ERP: Infor là ERP phổ biến trong các ngành công nghiệp như sản xuất và bán lẻ. Hệ thống
có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp quản lý tốt chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất và tài chính.
BÀI 2: Tập đoàn siêu thị truyền thông Walmart tại Hoa Kì đang trong thời kỳ liên kết với
công ty Amazon, một mô hình thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ. Việc quản lí hàng
tồn kho và phân phối hàng tồn kho trong hệ thống quản lí Thương mại của Walmart đã có
thời hoạt động theo cách thức độc lập bằng việc tổng hợp nhu cầu mua hàng (PR) tạo lập
đơn hàng (PO) và gửi đến nhà cung cấp liên quan rồi chờ nhận hàng. Trong quá trình tái
cấu trúc quy trình kinh doanh( business re-engineering), tập đoàn Walmart liên kết với
Amazon nhận những bất cập trong việc quản lí đơn đặt hàng theo kiểu truyền thống. Họ
quyết định áp dụng hệ thống (VMI- Vendor Management Inventory là hệ thống quán lí
hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lí cho phép các nhà cung cấp lớn uy tín như P&G truy
cập để theo dõi số lượng hàng tồn kho các danh sách mặt hàng và tự động chuyển hàng
hóa đầy đủ đúng hạn theo yêu cầu
Qua mô hình trên bạn hãy nhận định những khuyết điểm tồn tại trong hệ thống
quản lí hàng tồn kho truyền thống cũng như nêu cách thức áp dụng khi cấu trúc
quy trình kinhh doanh và từ đó rút ra các tác động kinh doanh. Quy trình: ->
PO( Pucchase order)- NCC->Kho 1. Khuyết điểm.
- Cập nhật dữ liệu chậm: đặt đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp - Quản lí hàng tồn kho chậm - Nhầm lẫn hàng hóa:
- Chi phí hoạt động lớn.
2. ứng dụng ERP vào doanh nghiệp mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp như sau
- giúp truy cập thông tin nhanh chóng với độ chính xác cao, an toàn và ổn định.
- Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu theo quy trình sẽ tránh đc sự trùng lặp giữa các công việc.
- Giám sát và cân bằng khả năng tài chính và sản xuất kinh doanh trog doanh nghiệp.
- Giám sát và theo dõi đầy đủ các tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, cũng như
việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp.
- Tăng cường khả nawg tương thích nhanh chóng với quy trình sx kinh doanh
- Khả năng mở rộng hệ thống sx kinh doanh sẽ đồng bộ và nhanh chóng.
- Giảm thời gian lưu chuyểnvà xoay vòng nhanh tiền hàng và hàng hóa, vật tư
- Đáp ứng yêu cầu liên kết thương mại điện tử và kinh doanh số lOMoARcPSD| 59149108
- Giúp góp phần giảm thiểu các chi phí bất hợp lí thông qua việc cung cấp thông tin giúp
nhà quản lí có cơ sở giám sát chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh..
BÀI 3: Walmart và Protor& Gamble, rất lâu trc khi các công nghệ tiên tiến như
Blockchain xuất hiện và hỗ trợ chia sẻ thông tin, Walmart và P&G đã bắt đầu kết nối
chuỗi cung ứng của họ vào cuối những năm 1980. Bằng cách chia sẻ thông tin giữa 2
công ty thì có thể giảm chi phí. Ví dụ Walmart đã liên kết hệ thống POS( ponit of sale)
của mình để thông báo cho các trug tâm phân phối gửi các sp bổ sung đến các cửa hàng
khi các sản phẩm P&G hết hàng. Nếu trug tâm phân phối giảm xuống dưới ngưỡng của
nó, một cảnh báo tự động sẽ đc gửi đến trung tâm phân phối P&G để vận chuyển sản phẩm bổ sung.
Chu kì liên lạc liên tục này giúp cân bằng sản xuất để hàng tồn kho có thể dáp ứng nhu
cầu mà không vượt quá mức và cho phép lập hóa đơn và thanh toán trở thành quy trình tự động
• Yêu cầu phân tích và lập hồ sơ của quy trình mua hàng Lời giải.
• Tác vụ cơ bản trong xây dựng quy trình
- Tables (bảng): là công cụ cơ bản để xây dựng dữ liệu. Mỗi bảng sẽ có các trường dữ
liệu và giá trị khác nhau do người dùng xây dựng
- Queries (truy vấn, tìm kiếm): đây là công cụ rất quan trọng trong Access, Queries bao
gồm bảy tools xử lí dữ liệu là Select Queries, Total Queries,Crosstab Queries,
Maketables Queries, Delete Queries, Update Queries, Append Queries. Các tools này
giúp người dùng tổng hợp, xử lí dữ liệu và quản lí thông tin dữ liệu.
- Forms ( mẫu): bao gồm các lệnh tạo thông tin biểu mẫu.
- Report( báo cáo): chức năng báo cáo giúp bạn theo dõi được bảng tổng hợp dữ liệu
xuất ra từ đó lên kế hoạch phát triển trong tương lai hiệu quả hơn.
- Macro ( các macro lệnh ): giúp người dùng sử dụng các hàm , số,, để tối ưu hóa việc xử lí thông tin.
- Modules ( các khai báo, thư viện chuyên ngành): bao gồm nhiều công cụ định dạng cho phần mềm.
• Giới thiệu việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp.
Yêu cầu -> Phiếu yêu cầu mua hàng-> Thư hỏi giá -> nhà cung cấp-> bảng chào giá-> đơn
hàng-> kiểm hàng-> nhận hàng-> hóa đơn->thanh toán->
Purchasing-> inventory-> payables->GL
Chúng ta có thể mô tả sơ lược về dòng dữ liệu trên hệ thống ERP tập trung vào quy trình
mua hàng cơ bản đối với doanh nghiệp như sau:
- Khi bộ phận kế hoạch hoặc các phòng ban khác trong doanh nghiệp có nhu cầu về
công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu mà lượng dự trữ trong kho không thể đáp ứng, đề
nghị mua hàng sẽ được bộ phận kế hoạch hoặc các phòng ban có nhu cầu khởi tạo
trên hệ thống ERP và được duyệt bởi cấp có thẩm quyền. lOMoARcPSD| 59149108
- Đề nghị mua hàng sau khi được phê duyệt sẽ được bộ phận mua hàng mua hàng lưu ý
trên hệ thống để tổng hợp dữ liệu lên đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp.
- Bộ phận mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp trogn danh sách
- Nhà cug cấp tiến hành giao hàng đến bộ phận kho hàng. Bộ phận kho hàng kiểm tra
rồi nhận hàng qua việc ghi nhận chứng từ nhập kho.
- Nhà cung cấp sẽ chuyển hóa đơn mua hàng đến bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán ghi
nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và hệ thống để theo dõi công nhân và thanh toán cho nhà cung cấp.