BÀI TI U LU N CU I K
HC PHN:
QUN TR T CH C S KI N VÀ L H I
Trường H p
T CHC S KIN H T TÂN NIÊN CHO P M
CÔNG TY CHEM CHEM COMSETIC
Ging viên: ThS. Bùi Mai Hoàng Lâm
Lp: Sáng th 5 (Online)
Hc phn: 222PUR41201
Hc k: 2 - Năm học: 2022-2023
Tên nhóm: Chem Chem
TP.HCM, tháng 4 năm 2023
B GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TO
TRƯỜNG ĐẠ ỌC VĂN HIẾI H N
KHOA KINH T - QU N TR
DANH SÁCH NHÓM CHEM CHEM
STT H VÀ TÊN MSSV
ĐÁNH
GIÁ
(%)
NHIM
V
TÊN
GHI
CHÚ
1
H Tr n Thùy Trâm
201A030805
100 %
Tng h p
chnh sa
NT
2
Cao Th Hu ỳnh Nhưng 201A030600 100 %
Tng h p
chnh sa
3
Trần Văn Minh 201A240040 100 % Chương 2, 3
4
Đinh Thu Vy Thảo 201A030754 100 % Chương 2
5
Phan Th Anh Đào
201A030888 50 % Chương 2
K tham
gia làm
cui kì
6
Trn Th Minh Thư 201A030700 100 % Chương 2
7
Bùi Th Thu Phương
201A030671 100 % Chương 2
8
Ngô Th Ng c Mn 201A030033 100 % Chương 3
9
Nguyn Th Thúy
Hng
201A030753 100 % Chương 1
10
Nguyn Th Minh Thư 201A030798 100 % Chương 1
11
Hoàng Th Ki u Di m 201A030392 100 % Chương 3
3
NHN XÉT C A GI NG VIÊN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Ging viên 1 ch m bài Gi ng viên 2 ch m bài
4
MC LC
LI CẢM ƠN ...................................................................................................................... 5
CHƯƠNG 1: ẢNH HƯỞNG ĐẾ CÁC YU T N CÔNG TÁC T CHC S KI N .... 6
1.1 Y u tế vĩ mô (bên ngoài) ................................................................................................ 6
1.1.1 Môi trường kinh t ........................................................................................................ 6 ế
1.1.2 Môi trường t nhiên ...................................................................................................... 6
1.1.3 Môi trường công ngh k thu t ...................................................................................... 6
1.1.4 Môi trường chính tr ...................................................................................................... 7
1.1.5 Môi trường văn hóa ....................................................................................................... 7
1.1.6 Các nhà cung ng d ch v b tr t ch c s ki n ........................................................... 7
1.1.7 Khách hàng ................................................................................................................... 8
1.2 Y u t vi mô (bên trong) ................................................................................................ 8 ế
1.2.1 Xây dựng concept ý nghĩa, phù hợp vi mc đích tổ chc ca s kin ........................... 8
1.2.2 S qu n ..................................................................................................................... 8
1.2.3 Nghiên c u và phát tri n ............................................................................................... 8
1.2.4 Tình hình kinh doanh c a doanh nghi p ........................................................................ 9
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG S KIN ................................................................................. 10
2.1 B ng Brief (mô t s ki n) b ng nh minh h a .......................................................... 10
2.2 Proposal ........................................................................................................................ 10
2.2.1 K ho ch t ng th ........................................................................................................ 10 ế
2.2.2 Timeline chi tiết .......................................................................................................... 12
2.2.3 H ng m c n i bt ........................................................................................................ 19
2.2.4 Menu ........................................................................................................................... 23
2.2.5 H ng m c c n chu n b ............................................................................................... 25
2.2.6 Thiết k s kiế n ........................................................................................................... 27
2.2.7 Các r i ro có thể xảy ra trong quá trình tchức sự kiện và cách khắc phục .................. 31
2.3 K ho ch ngân sách ...................................................................................................... 35 ế
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUT VÀ KIN NGH ........................................................................ 36
3.1 Nhnt ........................................................................................................................ 36
3.2 Đề xut và ki n ngh ..................................................................................................... 37 ế
TÀI LI U THAM KH O ................................................................................................. 38
5
LI CM ƠN
Chúng em xin gi l i c n Khoa Kinh t - Qu n tr i h c m ơn chân thành đế ế ị, Trường Đạ
Văn Hiến đã tạo điề ập và hoàn thành đều kin thun li cho chúng em hc t tài nghiên
cu cu i k môn Qu n tr t ch c s ki n và l h c bi t, chúng em xin bày t ội này. Đặ
lòng bi n thết ơn sâu sắc đế ầy Bùi Hoàng Mai Lâm đã tậ ền đạn tình truy t ki n th c ế
hướ ng dn chúng em trong quá trình h c tp và làm bài này.
Chúng em đã cố gng vn d ng nh ng ki n th c trong h c k ế ức đã học đượ qua để
hoàn thành bài ti u lu n th c h n ch không nhi u kinh nghi m ận. Nhưng do kiế ế
thc ti n nên ktránh kh i nh ng thi u sót trong quá trình nghiên c u vi c t ch c ế
mt s ki n th c t . R t kính mong s góp ý c a quý th bài ti u lu n c a ế ầy để
chúng em đượ ện hơn.c hoàn thi
Mt l n n a, chúng em xin trân tr ng c c a th y và các b n ảm ơn sự quan tâm giúp đ
trong nhóm đã đồng hành giúp đ nhau trong quá trình th c hi n bài ti u lu n này.
Kính chúc th y th t nhi u s c kh e và ti p t ng truy t ki n th c cho th t ế ục con đườ ền đạ ế
nhiu sinh viên.
Chúng em xin trân tr ng c ảm ơn!
6
CHƯƠNG 1: ẢNH HƯỞNG Đ CÁC YU T N CÔNG TÁC T CHC S
KIN
1.1 Y u tế vĩ mô (bên ngoài)
1.1.1 Môi trường kinh tế
Khi kinh t nh phát tri n, nhu c u tế ổn đị ch c s ki n, các bu i g p g , giao
lưu củ ệp tăng cao đểa doanh nghi m rng c mi quan h thu n li trong vi c kinh
doanh. Theo đánh gcủa nhiu chuyên gia t chc s ki n, thì các s ki n liên quan
đến hoạt động kinh doanh, thương mại ca các doanh nghi p chi s ếm n 60% về
lượng, và 75% v ngân sách t ch c s ki n.nhu c u c a các doanh nghi p này l i
chu ng tr c ti p tnh hưở ế môi trường kinh tế do đó môi trường kinh tế s nhng
ảnh hưở ớn đếng rt l n dch v t chc s kin. Công ty Chem Chem Comestics mong
muốn đượ ển, điềc phát tri u kin kinh t n thế tăng cao. Nhậ ức được điều đó, công ty
mun t ch c s ki n tân niên. Yêu c u v s ki c chu n b ch nh chu ện tân niên đượ
nht có th nh m kh a v c i v i tác và xã h i. ẳng định đị ủa công ty đố ới khách hàng, đố
1.1.2 Môi trường t nhiên
Điều ki n th i ti t khí h u y u t ng r t l n quá trình t ch c s ế ế ảnh hưở ớn đế
kin. Tuy ti c tân niên c a Công ty Chem Chem Comestics t ch c trung tâm h i
ngh ti i ti t x u s n quá trình di chuy n c a khách mệc cưới nhưng thờ ế ảnh hưởng đế i.
T đó, tiệ ắt đầ ộn hơn bình thườc tân niên có th b u mu ng.
1.1.3 Môi trường công ngh k thut
Công ngh k thu t phát tri n, h th c c i thi n. T ống âm thanh, ánh sáng đư đó,
để phc v tt cho bu i ti c, âm thanh, ánh sáng y u t ế quy nh r t l n s ết đị ớn đế
thành công c a b a ti c. Công ngh k thut phát trin, v âm thanh, ánh sáng ấn đ
được ci thi m bện, đả o yếu t hi i và thuện đạ n tin trong vic trình din.
Công ngh k thu t phát tri n, quá trình t ch c s ki n s c di n ra d dàng đượ
hơn. Thay đốt pháo như bình thường, gây ra tình trng cháy n, nguy him, doanh
7
nghip t ch c s ki n th s dụng pháo điện để hn chế cháy n, nguy hiểm, đảm
bo an toàn cho khách m i và s ki n.
Công ngh phát tri n, v ấn đề liên lc gi a nhân viên h u c n và các b ph n khác
trong s ki ện cũng được nâng cao. Qua đó, s phi hp s tr nên cht ch gia các b
phận, đm bo ba tic được din ra suôn s.
1.1.4 Môi trường chính tr
Khi t ch c s ki n c n cho phép c a s nh. Mu n t ch c văn hóa theo các nghị đị
mt s ki n l h i ph i g ngh ửi đơn đề c p gi y phép t i S thao và Du Văn hóa, Thể
lịch nơi tổ ội trướ chc l h c ngày d định khai mc l hi ít nht là 30 ngày làm vi c.
th , khi khách hàng duy t kế ế hoch t ng th và timeline, đơn vị t ch c s ki n
như chúng tôi phi nhanh chóng xin gi y phép và chu n b m t s giy t như yêu cầu
để n nh Pháp Luộp theo đúng quy đị t. Nếu gi c cấy phép đượ p tr, thi gian t ch c
s ki n có th b lùi.
1.1.5 Môi trường văn hóa
S ki n c s hi n di n c a khách m i Vi t Nam khách m c ngoài. ời nướ
thế, menu ph m b o phù h p v i c ng, ph i d ng h p khách ải đả hai đối tượ trù trườ
không s d c món Vi t Nam. ụng đượ
Văn hóa giữa các nướ ệt: Văn hóa ăn uc luôn có s khác bi ng, tiếng nói, cách giao
tiếp trong b a ti c. Ch ng h ạn, người nước ngoài thường không thích bàn đến chuyn
công vi c trong b a ti c, h mu n ngh ngơi, thư giãn giải trí trong toàn b bui
tic. Ngoài ra, tiếng nói cũng yếu t cn tr gi a các khách m i trong b a ti c.
vy, n u bế a ti c ngoài c n phiên dệc có người nướ ịch viên để đảm b o v giao ấn đề
tiếp cũng như việ ền đạc truy t thông tin.
1.1.6 Các nhà cung ng d ch v b tr t ch c s ki n
Cn s d ng thêm các nhà cung ng d ch v b tr t ch c s ki ch v ện như: Dị
an ninh, b o an, nhà cung c p pháo, v t d i tác in thi p m ụng trang trí, đố ời, đơn vị
cung c ng này s giúp s ki n Công ty Chem Chem ấp PG PB,….Các nhà cung
8
Cosmetics thành công cách r c r c bi t, chi phí cung ng d ch v ỡ. Đặ c a các nhà
cung c quy n l i nhu n c t ch c s ki n ấp này cũng sẽ ết định đế ủa đơn vị
1.1.7 Khách hàng
Khách hàng Công ty Chem Chem Cosmetics s ng tr c ti n công ảnh hưở ếp đế
tác t ch c s ki n. Khách hàng duy t k ho ch t ng th outline nhanh chóng s ế
giúp th i gian t ch c s ki n càng nhi u, quá trình t ch c chu n b k ức đượ lưỡng,
s ki n s càng thành công.
1.2 Y u t vi mô (bên trong)ế
1.2.1 Xây d ng concept ý ng p v i m ch c c a s ki n hĩa, phù hợ ục đích tổ
Tic t t niên, t ng k ết cu ng thối năm thườ ời điểm để toàn th mọi người th
ngi l i k t n i v i nhau, mong mu nh ng k t qu ế ốn lưu giữ ế thành công đã làm
được trong năm và k nim cùng v ng nghi p, ới đồ đối tác. Do đó, concept ý nghĩa sẽ
làm nên m t s ki n thành công và th khi n cho m i c m nh c ngay ế ọi ngườ ận đượ
khi v a b u bu i ti n lúc k ắt đầ ệc, cho đế ế t thúc v n ẫn còn lưu luyế l i.
1.2.2 S qu n lý
Đơn v ần đả ản như: Ban q t chc s c m bo s qu un cn qun s
lượng, v trí c a nhân viên, trang ph c bi ục nhân viên; đặ ệt training PG để s kin
din ra suôn s ; yêu c ầu nhân viên đến sm 1-2 ti phòng s c x y ra; b trí ếng đề
nhân viên d x k phòng để p thi các v phát sinh bấn đ t ng trong quá trình
din ra s ki n,...
Hơn thế ủa đơn vị na, s qun c t chc s kin còn yếu t giúp s kin
din ra suôn s i lãnh trách nhi m duy t chu n b s ki n c n ki m tra liên . Ngườ
tục, đảm bo mi khâu chu n b u t t, h n ch v phát sinh trong quá trình t đề ế ấn đề
ch n.c s ki
1.2.3 Nghiên c u và phát tri n
Đơn vị t chc s kin nghiên cu và phát tri n t t s tìm ki m và cho vào s ế
kin nhng y u t b t ng , nh ích. T ki n tân niên tr ế ững trò chơi b đó, giúp sự
9
nên thú v , khách m i s th y h ng thú khi tham gia, s ki n s tr nên thành công
hơn bình thường.
Khi quá trình nghiên c u và phát tri n không thu n l i, s ki n s t l i đi theo mộ
mòn, t o nên s chán n n cho khách m i khi tham gia s ki c bi t, không ện. Đặ
s th ng nh t, sáng t o t ban đầu quá trình t chc s ki n d g p nhiều khó khăn:
Xy ra nhi u v phát sinh do không nghiên c c tình hu ấn đề ứu, phân tích đượ ống,….
1.2.4 Tình hình kinh doanh c a doanh nghi p
Khi doanh nghi p Chem Chem Cosmetics l i nhu n kinh doanh trong m ột năm
qua lớn, đáp ứng đượ ệc tân niên thườ được quan tâm hơn hc yêu cu ca h, ti ng s n.
T đó, họ ừa đủ s chi mt khon chi phí v để s ki n di ễn ra thành công hơn. Khi kinh
phí đủ ln, quá trình t chc s kin s din ra d dàng hơn.
10
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG S KIN
2.1 B ng Brief (mô t s ki n) b ng nh minh h a
2.2 Proposal
2.2.1 K ho ch t ng thế
Thuê phòng h i ngh ti i t 12h-22h. ệc cướ
Thuê 1 MC t 18h - 22h và 4 PG t 17h30 - 22h.
11
Hng mc Thi gian Thi
lượng
Ni dung
2/2/2023: Trang trí
sân kh u, chu n b
hu cn.
12h -16h30
Trang trí sân kh u, photo booth,
chu .n b đầy đủ dng c
16h30 -17h30
Ki t.m tra. T ng duy
Đón khách, n
đị nh ch ngi
18h -19h 60p
Đón khách, hướng dn khách
chp hình phía bên ngoài,
photobooth.
Mi khách vào trong, nh ổn đị
ch i. ng
Văn nghệ m màn 19h-19h05 5p Tiết m c nh y hi i m ện đạ đầu
chương trình.
Trình chi u videoế 19h05-19h15 10p Video gi i thi u v công ty
Chem Chem Cosmetics, quá
trình hình thành và phát tri n
nhng thành tựu công ty đã đt
được trong năm 2023
M đầu 19h15-19h35 20p MC chào đầu, tuyên b do,
gii thi u khách m i công ty
MC m i di n Ban Giám ời đạ
Đốc công ty đại din các
doanh nghi p h p tác phát bi u,
đưa ra mục tiêu cho năm mới
Khai tic 19h35-19h40 5p Ban giá c nâng ly khai tim đố c
19h40-21h30
Toàn th ban giám đốc, khách
mi nhân viên d ti c theo
set menu
Văn nghệ Các ti t m do nhân ế ục văn nghệ
viên c a ban t ch c chu n b
Trò chơi Chương trình gameshow
Trao thưởng Chương trình trao giải thưởng
cho nhân viên xu t s c
Văn nghệ
Hát karaoke b ng màn hình
LED
12
xì, trao quà, đưa
ra mục tiêu năm
mi
21h30-21h40 10p Chương trình Bốc thăm may
mn - Lì xì đầu năm
21h40-21h50 10p Đại diện Ban Giám Đc
cho người may mn, tng q
tri ân cho các doanh nghi i ệp, đố
tác
21h50-22h 10p Kết thúc, ti n khách
2.2.2 Timeline chi ti t ế
Hạng
mục
Thời
gian
Nội dung Chi tiết Nhân s Dụng cụ
2/2/2023:
Trang trí
sân khấu,
chuẩn bị
hậu cần
(5,5 giờ )
12h
-
16h30p
Trang trí
sân khấu,
bàn ghế,
photobooth,
chuẩn bị
đầy đủ
dụng cụ,
phần
thưởng
Tiến hành
trang trí sân
khấu, bàn
ghế,
photobooth,
kiểm tra
thuật
Bộ phận
thiết kế,
nhân
viên hậu
cần, lắp
đặt, kĩ
thuật
Dụng cụ
trang trí,
lắp đặt,
chuẩn bị
phần
thưởng,
chuẩn bị
thùng
đựng
phiếu
thăm
13
16h30p
-
17h30p
Tổng duyệt
Kiểm tra
âm thanh,
ánh sáng,
backdrop,
photobooth,
kiểm tra về
ẩm thực,
hướng dẫn
chi tiết cho
MC và PG
những việc
cần làm
Giám sát
chương
trình,
MC, PG
Âm
thanh,
ánh sáng,
backdrop
chính
Đón
khách,
ổn định
chỗ ngồi
(1 giờ )
18h
-
19h
Đón khách,
hướng dẫn
khách chụp
hình phía
bên ngoài
Ban lãnh
đạo công ty
Chem
Chem
Cosmetics
đón và
chụp hình
chung với
khách, PG
hướng dẫn
khách chụp
ở backdrop
2 PG, 3
đội ngũ
nhân
viên
chụp ảnh
cho
khách
của ban
tổ chức,
Ban lãnh
đạo công
ty
Backdrop
chụp hình,
photobooth
14
Mời khách
vào trong,
ổn định chỗ
ngồi, đối
với nhân
viên công
ty thì sẽ
được bốc
thăm có
đánh số
trong thùng
phiếu thăm
để tham gia
bốc thăm
trúng
thưởng
PG kiểm
tra thư mời
của các
khách mời
tại cửa
phòng tiệc,
cho nhân
viên Chem
Chem
Cosmetics
bốc thăm
và hướng
dẫn khách
vào chỗ
ngồi đã
được sắp
xếp
2 PG,
Ban
Giám
Đốc
Âm nhạc,
backdrop
chính,
thùng
đựng
phiếu
thăm
Văn nghệ
thứ nhất
(5 phút)
19h
-
19h05p
Tiết mục
nhảy hiện
đại đến từ
Vũ đoàn
bước nhảy
mở đầu
chương
trình
MC, Vũ
đoàn bước
nhảy
Âm
nhạc,
ánh
sáng,
backdrop
chính
15
Trình
chiếu
video
(10 Phút)
19h05p
-
19h15p
Video giới
thiệu về
công ty
Chem
Chem
Cosmetics,
quá trình
hình thành,
phát triển
và những
thành tựu
công ty đã
đạt được
trong năm
2023
Nhân viên
kỹ thuật
của ban tổ
chức
Màn
hình
LED, âm
thanh
Mở màn
(20 phút)
19h15p
-
19h20p
MC chào
đầu, tuyên
bố lý do,
giới thiệu
khách mời
công ty
MC Âm
thanh,
ánh
sáng,
backdrop
chính
16
19h20p
-
19h35p
MC mời
đại diện
Ban Giám
Đốc công
ty Chem
Chem
Cosmetics
và đại diện
các doanh
nghiệp hợp
tác phát
biểu, đưa ra
mục tiêu
cho năm
mới
MC, đại
diện Ban
Giám Đốc,
đại diện
khách mời,
đối tác của
công ty
Chem
Chem
Cosmetics
Âm
thanh,
ánh
sáng,
backdrop
chính,
màn
hình
LED
Khai tiệc
(1 giờ 55
phút)
19h35p
-
19h40p
Ban giám
đốc nâng ly
khai tiệc
Đại diện
Ban Giám
Đốc
Âm
thanh,
ánh
sáng,
backdrop
chính
17
19h40p
-
21h30p
Toàn thể
ban giám
đốc, khách
mời và
nhân viên
công ty
Chem
Chem
Cosmetics
dự tiệc theo
set menu
Ban Giám
Đốc, nhân
viên nhà
hàng,
khách mời,
đối tác
Âm
nhạc,
ánh sáng
Văn nghệ
thứ hai
(5 phút)
19h55p
-
20h
Tiết mục
hát song ca
của Minh
Thư và Thu
Phương
đến từ ban
tổ chức
Minh Thư,
Thu
Phương,
MC
Âm
nhạc,
ánh
sáng,
backdrop
chính
18
Trò chơi
(20 phút)
20h
-
20h20p
Gameshow
“Giải ô
chữ”
MC, nhân
viên công
ty Chem
Chem
Cosmetics,
khách mời,
đối tác
Âm
thanh,
ánh
sáng,
backdrop
chính,
màn
hình
LED,
đạo cụ,
phần
thưởng
cho đội
chiến
thắng
Văn nghệ
thứ ba
(1 giờ)
20h20p
-
21h20p
Hát
karaoke
bằng màn
hình LED
MC, nhân
viên công
ty Chem
Chem
Cosmetics,
khách mời,
đối tác
Màn
hình
LED, âm
thanh
Trao thưởng
(10 phút)
21h20p
-
21h30p
Vinh danh
và trao giải
thưởng cho
nhân viên
xuất sắc
trong năm
vừa qua
Đại diện
Ban Giám
Đốc, MC,
PG mang
quà lên sân
khấu
Âm
nhạc,
ánh
sáng,
backdrop
chính,
phần
thưởng
19
Chương
trình “Bốc
thăm may
mắn - Lì xì
trao tay”,
tặng quà
tri ân
(20 phút)
21h30p
-
21h40p
Chương
tnh Bốc
thăm may
mắn -
trao tay
MC, đại
diện Ban
Giám Đốc,
nhân viên
công ty
Chem
Chem
Cosmetics
Âm
nhạc,
ánh
sáng,
backdrop
chính,
vòng
banh
quay số
21h40p
-
21h50p
Đại diện
Ban Giám
Đốc lì xì
cho người
may mắn,
cảm ơn và
tặng quà tri
ân cho đối
tác
Đại diện
Ban Giám
Đốc, đại
diện khách
mời, đối
tác, MC, 1
PG hỗ trợ
mang quà
lên sân
khấu
Âm
thanh,
ánh
sáng,
backdrop
chính,
quà cho
đối tác
Bế mạc
21h50p
-
22h
Kết thúc,
tiễn khách,
tặng quà
cho khách
Ban Giám
Đốc, MC,
PG
Âm nhạc
2.2.3 H ng m c n i b t
* B n - Lì xì trao tay: ốc thăm may mắ
Toàn th nhân viên c c ủa công ty Chem Chem Cosmetics đã được các PG đưa bố
thăm số may mn khi ki i diểm tra thư mời. Đạ ện Ban Giám Đốc lên sân khu tiến
hành quay vòng xoay may m n, s trên trái banh i ra trùng khp vi s trên phiếu
20
thăm của nhân viên nào thì nhân viên đó sẽ ận đượ nh c t c, s 3 Ban Giám Đ
người chơi may mắ ận đượ ần thưởn nht nh c ph ng
Chương trình bốc thăm gm 3 gi i:
Giải 3 : 1.000.000đ tiền mt ( 2 gii)
Giải 2 : 2.000.000đ tiền mt ( 1 gii)
Giải 1 : 3.000.000đ tiền mt ( 1 gii)
* Ti t m m ng tân niên:ế ục văn nghệ
Một chương trình tân niên rộn ràng chào đón một năm mới làm vic thun li thì
đương nhiê ục văn nghệ ếng hát đn không th thiếu nhng tiết m , li ca ti làm nóng
bầu không khí. Văn nghệ m màn công ty s trình di n nh y hi i bài "Bo bo" ện đạ
của ca sĩ Hoàng Thùy Linh do vũ đoàn Bước Nhy biu din.

Preview text:


B GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
KHOA KINH T - QUN TR
BÀI TIU LUN CUI K
HC PHN:
QUN TR T CHC S KIN VÀ L HI
Trường Hp
T CHC S KIN HP MT TÂN NIÊN CHO
CÔNG TY CHEM CHEM COMSETIC
Ging viên: ThS. Bùi Mai Hoàng Lâm
Lp: Sáng th 5 (Online)
H
c phn: 222PUR41201
Hc k: 2 - Năm học: 2022-2023 Tên nhóm: Chem Chem
TP.HCM, tháng 4 năm 2023
DANH SÁCH NHÓM CHEM CHEM ĐÁNH STT H NHIM GHI VÀ TÊN MSSV GIÁ (%) V TÊN CHÚ 1 H Tổng hợp ồ Trần Thùy Trâm 201A030805 100 % chỉnh sửa NT 2 Cao Th ợ ị Huỳnh Nhưng 201A030600 100 % Tổng h p chỉnh sửa 3 Trần Văn Minh 201A240040 100 % Chương 2, 3
4 Đinh Thu Vy Thảo 201A030754 100 % Chương 2 K tham 5 Phan Thị Anh Đào 201A030888 50 % Chương 2 gia làm cuối kì
6 Trần Thị Minh Thư 201A030700 100 % Chương 2 7 Bùi Thị Thu Phương 201A030671 100 % Chương 2 8 Ngô Thị Ngọc Mẫn 201A030033 100 % Chương 3 9 Nguyễn Thị Thúy Hằng 201A030753 100 % Chương 1
10 Nguyễn Thị Minh Thư 201A030798 100 % Chương 1
11 Hoàng Thị Kiều Diễm 201A030392 100 % Chương 3
NHN XÉT CA GING VIÊN
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Gi
ng viên 1 chm bài Ging viên 2 chm bài 3
MC LC
LI CẢM ƠN ...................................................................................................................... 5
CHƯƠNG 1: CÁC YU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾ
N CÔNG TÁC T CHC S KIN .... 6
1.1 Yếu t vĩ mô (bên ngoài) ................................................................................................ 6
1.1.1 Môi trường kinh tế ........................................................................................................ 6
1.1.2 Môi trường tự nhiên ...................................................................................................... 6
1.1.3 Môi trường công nghệ kỹ thuật ...................................................................................... 6
1.1.4 Môi trường chính trị ...................................................................................................... 7
1.1.5 Môi trường văn hóa ....................................................................................................... 7
1.1.6 Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ t c
ổ hức sự kiện ........................................................... 7
1.1.7 Khách hàng ................................................................................................................... 8 1.2 Yếu t
vi mô (bên trong) ................................................................................................ 8
1.2.1 Xây dựng concept ý nghĩa, phù hợp với mục đích tổ chức của sự kiện ........................... 8
1.2.2 Sự quản lý ..................................................................................................................... 8
1.2.3 Nghiên cứu và phát triển ............................................................................................... 8
1.2.4 Tình hình kinh doanh c a
ủ doanh nghiệp ........................................................................ 9
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG S KIN ................................................................................. 10 2.1 B ng Brief (mô t s
ả ự kin) bng nh minh h a
.......................................................... 10
2.2 Proposal ........................................................................................................................ 10 2.2.1 Kế hoạch t n
ổ g thể........................................................................................................ 10
2.2.2 Timeline chi tiết .......................................................................................................... 12
2.2.3 Hạng mục nổi bật ........................................................................................................ 19
2.2.4 Menu ........................................................................................................................... 23
2.2.5 Hạng mục cần chuẩn bị ............................................................................................... 25
2.2.6 Thiết kế sự kiện ........................................................................................................... 27
2.2.7 Các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện và cách khắc phục .................. 31
2.3 Kế hoch ngân sách ...................................................................................................... 35
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUT VÀ KIN NGH ........................................................................ 36
3.1 Nh
n xét ........................................................................................................................ 36
3.2 Đề xut và kiến ngh ..................................................................................................... 37
TÀI LI
U THAM KHO ................................................................................................. 38 4
LI CẢM ƠN
Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Kinh tế - Quản trị, Trường Đại học
Văn Hiến đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em học tập và hoàn thành đề tài nghiên
cứu cuối kỳ môn Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội này. Đặc biệt, chúng em xin bày tỏ
lòng biết ơn sâu sắc đến thầy Bùi Hoàng Mai Lâm đã tận tình truyền đạt kiến thức và
hướng dẫn chúng em trong quá trình học tập và làm bài này.
Chúng em đã cố gắng vận dụng những kiến thức đã học được trong học kỳ qua để
hoàn thành bài tiểu luận. Nhưng do kiến thức hạn chế và không có nhiều kinh nghiệm
thực tiễn nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu việc tổ chức
một sự kiện ở thực tế. Rất kính mong sự góp ý của quý thầy cô để bài tiểu luận của
chúng em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, chúng em xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của thầy và các bạn
trong nhóm đã đồng hành và giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện bài tiểu luận này.
Kính chúc thầy thật nhiều sức khỏe và tiếp tục con đường truyền đạt kiến thức cho thật nhiều sinh viên.
Chúng em xin trân trọng cảm ơn! 5
CHƯƠNG 1: CÁC YU T ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC T CHC S KIN
1.1 Yếu t vĩ mô (bên ngoài)
1.1.1 Môi trường kinh tế
Khi kinh tế ổn định và phát triển, nhu cầu tổ chức sự kiện, các buổi gặp gỡ, giao
lưu của doanh nghiệp tăng cao để mở rộng các mối quan hệ thuận lợi trong việc kinh
doanh. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thì các sự kiện liên quan
đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số
lượng, và 75% về ngân sách tổ chức sự kiện. Mà nhu cầu của các doanh nghiệp này lại
chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó môi trường kinh tế sẽ có những
ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện. Công ty Chem Chem Comestics mong
muốn được phát triển, điều kiện kinh tế tăng cao. Nhận thức được điều đó, công ty
muốn tổ chức sự kiện tân niên. Yêu cầu về sự kiện tân niên được chuẩn bị chỉnh chu
nhất có thể nhằm khẳng định địa vị của công ty đối với khách hàng, đối tác và xã hội.
1.1.2 Môi trường t nhiên
Điều kiện thời tiết khí hậu là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tổ chức sự
kiện. Tuy tiệc tân niên của Công ty Chem Chem Comestics tổ chức ở trung tâm hội
nghị tiệc cưới nhưng thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến quá trình di chuyển của khách mời.
Từ đó, tiệc tân niên có thể bắt đầu muộn hơn bình thường.
1.1.3 Môi trường công ngh k thut
Công nghệ kỹ thuật phát triển, hệ thống âm thanh, ánh sáng được cải thiện. Từ đó,
để phục vụ tốt cho buổi tiệc, âm thanh, ánh sáng là yếu tố quyết định rất lớn đến sự
thành công của bữa tiệc. Công nghệ kỹ thuật phát triển, vấn đề âm thanh, ánh sáng
được cải thiện, đảm bảo yếu tố hiện đại và thuận tiện trong việc trình diễn.
Công nghệ kỹ thuật phát triển, quá trình tổ chức sự kiện sẽ được diễn ra dễ dàng
hơn. Thay vì đốt pháo như bình thường, gây ra tình trạng cháy nổ, nguy hiểm, doanh 6
nghiệp tổ chức sự kiện có thể sử dụng pháo điện để hạn chế cháy nổ, nguy hiểm, đảm
bảo an toàn cho khách mời và sự kiện.
Công nghệ phát triển, vấn đề liên lạc giữa nhân viên hậu cần và các bộ phận khác
trong sự kiện cũng được nâng cao. Qua đó, sự phối hợp sẽ trở nên chặt chẽ giữa các bộ
phận, đảm bảo bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ.
1.1.4 Môi trường chính tr
Khi tổ chức sự kiện cần cho phép của sở văn hóa theo các nghị định. Muốn tổ chức
một sự kiện lễ hội phải gửi đơn đề nghị cấp giấy phép tới Sở Văn hóa, Thể thao và Du
lịch nơi tổ chức lễ hội trước ngày dự định khai mạc lễ hội ít nhất là 30 ngày làm việc.
Vì thế, khi khách hàng duyệt kế hoạch tổng thể và timeline, đơn vị tổ chức sự kiện
như chúng tôi phải nhanh chóng xin giấy phép và chuẩn bị một số giấy tờ như yêu cầu
để nộp theo đúng quy định Pháp Luật. Nếu giấy phép được cấp trễ, thời gian tổ chức
sự kiện có thể bị lùi.
1.1.5 Môi trường văn hóa
Sự kiện có cả sự hiện diện của khách mời Việt Nam và khách mời nước ngoài. Vì
thế, menu phải đảm bảo phù hợp với cả hai đối tượng, phải dự trù trường hợp khách
không sử dụng được món Việt Nam.
Văn hóa giữa các nước luôn có sự khác biệt: Văn hóa ăn uống, tiếng nói, cách giao
tiếp trong bữa tiệc. Chẳng hạn, người nước ngoài thường không thích bàn đến chuyện
công việc trong bữa tiệc, họ muốn nghỉ ngơi, thư giãn và giải trí trong toàn bộ buổi
tiệc. Ngoài ra, tiếng nói cũng là yếu tố cản trở giữa các khách mời trong bữa tiệc. Vì
vậy, nếu bữa tiệc có người nước ngoài cần có phiên dịch viên để đảm bảo vấn đề giao
tiếp cũng như việc truyền đạt thông tin.
1.1.6 Các nhà cung ng dch v b tr t chc s kin
Cần sử dụng thêm các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như: Dịch vụ
an ninh, bảo an, nhà cung cấp pháo, vật dụng trang trí, đối tác in thiệp mời, đơn vị
cung cấp PG và PB,….Các nhà cung ứng này sẽ giúp sự kiện Công ty Chem Chem 7
Cosmetics thành công cách rực rỡ. Đặc biệt, chi phí cung ứng dịch vụ của các nhà
cung cấp này cũng sẽ quyết định đến lợi nhuận của đơn vị tổ chức sự kiện 1.1.7 Khách hàng
Khách hàng là Công ty Chem Chem Cosmetics sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công
tác tổ chức sự kiện. Khách hàng duyệt kế hoạch tổng thể và outline nhanh chóng sẽ
giúp thời gian tổ chức sự kiện càng nhiều, quá trình tổ chức được chuẩn bị kỹ lưỡng,
sự kiện sẽ càng thành công.
1.2 Yếu t vi mô (bên trong)
1.2.1 Xây dng concept ý nghĩa, phù hợp vi mục đích tổ chc ca s kin
Tiệc tất niên, tổng kết cuối năm thường là thời điểm để toàn thể mọi người có thể
ngồi lại và kết nối với nhau, mong muốn lưu giữ những kết quả thành công đã làm
được trong năm và kỷ niệm cùng với đồng nghiệp, đối tác. Do đó, concept ý nghĩa sẽ
làm nên một sự kiện thành công và có thể khiến cho mọi người cảm nhận được ngay
khi vừa bắt đầu buổi tiệc, cho đến lúc kết thúc vẫn còn lưu luyến ở lại.
1.2.2 S qun lý
Đơn vị tổ chức sự cần đảm bảo sự quản lý như: Ban quản lý cần quản lý số
lượng, vị trí của nhân viên, trang phục nhân viên; đặc biệt là training PG để sự kiện
diễn ra suôn sẻ; yêu cầu nhân viên đến sớm 1-2 tiếng đề phòng sự cố xảy ra; bố trí
nhân viên dự phòng để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh bất ngờ trong quá trình diễn ra sự kiện,. .
Hơn thế nữa, sự quản lý của đơn vị tổ chức sự kiện còn là yếu tố giúp sự kiện
diễn ra suôn sẻ. Người lãnh trách nhiệm duyệt và chuẩn bị sự kiện cần kiểm tra liên
tục, đảm bảo mọi khâu chuẩn bị đều tốt, hạn chế vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
1.2.3 Nghiên cu và phát trin
Đơn vị tổ chức sự kiện nghiên cứu và phát triển tốt sẽ tìm kiếm và cho vào sự
kiện những yếu tố bất ngờ, những trò chơi bổ ích. Từ đó, giúp sự kiện tân niên trở 8
nên thú vị, khách mời sẽ thấy hứng thú khi tham gia, sự kiện sẽ trở nên thành công hơn bình thường.
Khi quá trình nghiên cứu và phát triển không thuận lợi, sự kiện sẽ đi theo một lối
mòn, tạo nên sự chán nản cho khách mời khi tham gia sự kiện. Đặc biệt, không có
sự thống nhất, sáng tạo từ ban đầu quá trình tổ chức sự kiện dễ gặp nhiều khó khăn:
Xảy ra nhiều vấn đề phát sinh do không nghiên cứu, phân tích được tình huống,….
1.2.4 Tình hình kinh doanh ca doanh nghip
Khi doanh nghiệp Chem Chem Cosmetics có lợi nhuận kinh doanh trong một năm
qua lớn, đáp ứng được yêu cầu của họ, tiệc tân niên thường sẽ được quan tâm hơn hẳn.
Từ đó, họ sẽ chi một khoản chi phí vừa đủ để sự kiện diễn ra thành công hơn. Khi kinh
phí đủ lớn, quá trình tổ chức sự kiện sẽ diễn ra dễ dàng hơn. 9
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG S KIN
2.1 Bng Brief (mô t s kin) bng nh minh ha 2.2 Proposal
2.2.1 Kế hoch tng th
Thuê phòng hội nghị tiệc cưới từ 12h-22h.
Thuê 1 MC từ 18h - 22h và 4 PG từ 17h30 - 22h. 10
Hng mc Thi gian Thi Ni dung lượng 2/2/2023: Trang trí 12h -16h30
Trang trí sân khấu, photo booth, sân khấu, chuẩn bị
chuẩn bị đầy đủ dụng cụ. hậu cần. 16h30 -17h30 Kiểm tra. Tổng duyệt. Đón khách, ổn 18h -19h 60p
Đón khách, hướng dẫn khách định chỗ ngồi
chụp hình phía bên ngoài, photobooth.
Mời khách vào trong, ổn định chỗ ngồi. Văn nghệ mở màn 19h-19h05 5p
Tiết mục nhảy hiện đại mở đầu chương trình. Trình chiếu video 19h05-19h15 10p
Video giới thiệu về công ty Chem Chem Cosmetics, quá
trình hình thành và phát triển và
những thành tựu công ty đã đạt được trong năm 2023 Mở đầu 19h15-19h35 20p
MC chào đầu, tuyên bố lý do,
giới thiệu khách mời công ty
MC mời đại diện Ban Giám
Đốc công ty và đại diện các
doanh nghiệp hợp tác phát biểu,
đưa ra mục tiêu cho năm mới Khai tiệc 19h35-19h40 5p
Ban giám đốc nâng ly khai tiệc 19h40-21h30
Toàn thể ban giám đốc, khách
mời và nhân viên dự tiệc theo set menu Văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ do nhân
viên của ban tổ chức chuẩn bị Trò chơi Chương trình gameshow Trao thưởng
Chương trình trao giải thưởng cho nhân viên xuất sắc Văn nghệ
Hát karaoke bằng màn hình LED 11 Lì xì, trao quà, đưa 21h30-21h40 10p
Chương trình Bốc thăm may ra mục tiêu năm mắn - Lì xì đầu năm mới 21h40-21h50 10p
Đại diện Ban Giám Đốc lì xì
cho người may mắn, tặng quà
tri ân cho các doanh nghiệp, đối tác 21h50-22h 10p Kết thúc, tiễn khách
2.2.2 Timeline chi tiết Hạng Thời Nội dung Chi tiết Nhân sự Dụng cụ mục gian Trang trí Tiến hành Bộ phận Dụng cụ sân khấu, trang trí sân thiết kế, trang trí, bàn ghế, khấu, bàn nhân lắp đặt, 2/2/2023: photobooth, ghế, viên hậu chuẩn bị Trang trí 12h chuẩn bị photobooth, cần, lắp phần sân khấu, - đầy đủ kiểm tra kĩ đặt, kĩ thưởng, chuẩn bị 16h30p dụng cụ, thuật thuật chuẩn bị hậu cần phần thùng (5,5 giờ ) thưởng đựng phiếu thăm 12 Tổng duyệt Kiểm tra Giám sát Âm âm thanh, chương thanh, ánh sáng, trình, ánh sáng, backdrop, MC, PG backdrop photobooth, chính 16h30p kiểm tra về - ẩm thực, 17h30p hướng dẫn chi tiết cho MC và PG những việc cần làm Đón khách, Ban lãnh 2 PG, 3 Backdrop hướng dẫn đạo công ty đội ngũ chụp hình, khách chụp Chem nhân photobooth hình phía Chem viên Đón bên ngoài Cosmetics chụp ảnh khách, 18h đón và cho ổn định - chụp hình khách chỗ ngồi 19h chung với của ban (1 giờ ) khách, PG tổ chức, hướng dẫn Ban lãnh khách chụp đạo công ở backdrop ty 13 Mời khách PG kiểm 2 PG, Âm nhạc, vào trong, tra thư mời Ban backdrop ổn định chỗ của các Giám chính, ngồi, đối khách mời Đốc thùng với nhân tại cửa đựng viên công phòng tiệc, phiếu ty thì sẽ cho nhân thăm được bốc viên Chem thăm có Chem đánh số Cosmetics trong thùng bốc thăm phiếu thăm và hướng để tham gia dẫn khách bốc thăm vào chỗ trúng ngồi đã thưởng được sắp xếp Tiết mục MC, Vũ Âm nhảy hiện đoàn bước nhạc, đại đến từ nhảy ánh Văn nghệ 19h Vũ đoàn sáng, thứ nhất - bước nhảy backdrop (5 phút) 19h05p mở đầu chính chương trình 14 Video giới Nhân viên Màn thiệu về kỹ thuật hình công ty của ban tổ LED, âm Chem chức thanh Chem Cosmetics, Trình quá trình 19h05p chiếu hình thành, - video phát triển 19h15p (10 Phút) và những thành tựu công ty đã đạt được trong năm 2023 MC chào MC Âm đầu, tuyên thanh, 19h15p Mở màn bố lý do, ánh - (20 phút) giới thiệu sáng, 19h20p khách mời backdrop công ty chính 15 MC mời MC, đại Âm đại diện diện Ban thanh, Ban Giám Giám Đốc, ánh Đốc công đại diện sáng, ty Chem khách mời, backdrop Chem đối tác của chính, 19h20p Cosmetics công ty màn - và đại diện Chem hình 19h35p các doanh Chem LED nghiệp hợp Cosmetics tác phát biểu, đưa ra mục tiêu cho năm mới Ban giám Đại diện Âm đốc nâng ly Ban Giám thanh, Khai tiệc 19h35p khai tiệc Đốc ánh (1 giờ 55 - sáng, phút) 19h40p backdrop chính 16 Toàn thể Ban Giám Âm ban giám Đốc, nhân nhạc, đốc, khách viên nhà ánh sáng mời và hàng, 19h40p nhân viên khách mời, - công ty đối tác 21h30p Chem Chem Cosmetics dự tiệc theo set menu Tiết mục Minh Thư, Âm hát song ca Thu nhạc, Văn nghệ 19h55p của Minh Phương, ánh thứ hai - Thư và Thu MC sáng, (5 phút) 20h Phương backdrop đến từ ban chính tổ chức 17 Gameshow MC, nhân Âm “Giải ô viên công thanh, chữ” ty Chem ánh Chem sáng, Cosmetics, backdrop khách mời, chính, 20h đối tác màn Trò chơi - hình (20 phút) 20h20p LED, đạo cụ, phần thưởng cho đội chiến thắng Hát MC, nhân Màn karaoke viên công hình Văn nghệ 20h20p bằng màn ty Chem LED, âm thứ ba - hình LED Chem thanh (1 giờ) 21h20p Cosmetics, khách mời, đối tác Vinh danh Đại diện Âm và trao giải Ban Giám nhạc, thưởng cho Đốc, MC, ánh 21h20p Trao thưởng nhân viên PG mang sáng, - (10 phút) xuất sắc quà lên sân backdrop 21h30p trong năm khấu chính, vừa qua phần thưởng 18 Chương MC, đại Âm Chương trình Bốc diện Ban nhạc, trình “Bốc thăm may Giám Đốc, ánh thăm may 21h30p mắn - Lì xì nhân viên sáng, mắn - Lì xì - trao tay công ty backdrop trao tay”, 21h40p Chem chính, tặng quà Chem vòng tri ân Cosmetics banh (20 phút) quay số Đại diện Đại diện Âm Ban Giám Ban Giám thanh, Đốc lì xì Đốc, đại ánh cho người diện khách sáng, 21h40p may mắn, mời, đối backdrop - cảm ơn và tác, MC, 1 chính, 21h50p tặng quà tri PG hỗ trợ quà cho ân cho đối mang quà đối tác tác lên sân khấu Kết thúc, Ban Giám Âm nhạc 21h50p tiễn khách, Đốc, MC, Bế mạc - tặng quà PG 22h cho khách
2.2.3 Hng mc ni bt
* Bốc thăm may mắn - Lì xì trao tay:
Toàn thể nhân viên của công ty Chem Chem Cosmetics đã được các PG đưa bốc
thăm số may mắn khi kiểm tra thư mời. Đại diện Ban Giám Đốc lên sân khấu tiến
hành quay vòng xoay may mắn, số trên trái banh rơi ra trùng khớp với số trên phiếu 19
thăm của nhân viên nào thì nhân viên đó sẽ nhận được lì xì từ Ban Giám Đốc, sẽ có 3
người chơi may mắn nhất nhận được phần thưởng
Chương trình bốc thăm gồm 3 giải:
Giải 3 : 1.000.000đ tiền mặt ( 2 giải)
Giải 2 : 2.000.000đ tiền mặt ( 1 giải)
Giải 1 : 3.000.000đ tiền mặt ( 1 giải)
* Tiết mục văn nghệ mừng tân niên:
Một chương trình tân niên rộn ràng chào đón một năm mới làm việc thuận lợi thì
đương nhiên không thể thiếu những tiết mục văn nghệ, lời ca tiếng hát để làm nóng
bầu không khí. Văn nghệ mở màn công ty sẽ trình diễn nhảy hiện đại bài "Bo xì bo"
của ca sĩ Hoàng Thùy Linh do vũ đoàn Bước Nhảy biểu diễn. 20