lOMoARcPSD|49605928
QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG
Bài tập nhóm: Chức năng lập kế hoạch I. LẬP KẾ HOẠCH
1. Khái niệm lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương lai, các phương
thức thích hợp để đạt được mục tiêu đó.
Lập kế hoạch rất cần thiết vì:
Một là, do sự bất định của tương lai nên việc lập kế hoạch trở thành tất yếu,
tương lai càng xa thì các kế hoạch càng kém chắc chắn.
Hai là, việc lập kế hoạch rất cần thiết cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu
ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao.
Ba là, nhà quản lý cần đưa ra các kế hoạch để mọi thành viên trong tổ chức biết
phải tiến hành như nào.
2. Vai trò của lập kế hoạch
2.1. Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi
Thiết kế một hệ thống cơ sở lý luận khoa học và căn cứ quan trọng giúp
cho tổ chức đưa ra được những kế hoạch hành động cụ thể, tạo thế chủ động,
theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường 2.2.
Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức
Lập kế hoạch sẽ cực tiểu chi phí vì nó chú trọng vào các hoạt động hiệu
quả và với những sự phù hợp nhất, giúp cho việc đưa ra các phương thức
hành động trong quá trình lập ra quyết định.
Lập kế hoạch tốt thì sẽ tạo ra một cơ sở vững chắc cho các chức năng
quản lý khác: tổ chức – sắp xếp và phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu
và nhiệm vụ. Lãnh đạo – chỉ đạo những nỗ lực về nguồn lực. Kiểm soát –
giám sát thực hiện nhiệm vụ và tiến hành can thiệp cần thiết.
2.3. `Thống nhất được các hoạt động tương tác trong tổ chức
Nâng cao hiệu quả làm việc, nâng cao cơ chế phối hợp và kiểm soát.
Khác biệt giữa cá nhân, nhóm và hệ thống hỗ trợ trong các tổ chức là các vị
trí, trách nhiệm và những năng lực khác nhau, những hệ thống bổ trợ. Lập kế
hoạch là chất keo gắn kết các thành viên, làm cơ sở hoạt động, tạo nên hành
động và khuyến khích tinh thần trách nhiệm. lOMoARcPSD|49605928
2.4. Các kế hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát Lập
kế hoạch xác định các mục tiêu cần đạt được và chính những mục tiêu này
lại là tiêu chuẩn để kiểm tra , đánh giá hoạt động của từng bộ phận , cá nhân.
Trên cơ sở các kế hoạch , nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát.
3. Các loại kế hoạch
Phân loại theo phạm vi: kế hoạch chiến lược, kế hoạch thực thi
Phân loại theo khuôn khổ thời gian: kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung
hạn, kế hoạch dài hạn
Phân loại theo tính cụ thể: kế hoạch cụ thể, kế hoạch định hướg Phân
loại theo đối tượng: kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch tác
nghiệp, kế hoạch dự án
4. Quá trình lập kế hoạch
Giai đoạn 1: Thiết lập các mục tiêu
Phân tích, đánh giá nhu cầu tương lai của tổ chức, các khả năng cũng như
các nguồn lực hiện có thông qua đó để cân đối giữa nhu cầu, yêu cầu và
nguồn lực rồi xác định được mục tiêu cần đạt được.
Giai đoạn 2: Thiết lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch xác định hành động, phân công công việc giữa các bộ phận
trong tổ chức thông qua việc xây dựng các kế hoạch, ngân sách, các thủ tục thực thi
Giai đoạn 3: Thẩm định các kết quả
Đo lường các kết quả đạt được và đưa ra các biện pháp điều chỉnh
5. Các nguyên tắc thực hiện chức năng lập kế hoạch
Mục tiêu: Mục đích của mọi kế hoạch là phải hướng mọi nỗ lực của
các cá nhân vào mục đích chung.
Hiệu quả: Các nguồn lực là có hạn trong khi mong muốn là vô hạn,
hiệu quả của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kế quả và các
chi phí, hậu quả cần thiết để xây dựng kế hoạch.
Khách quan: Khi xây dựng các kế hoạch cần phải dựa trên căn cứ khoa
học, những yêu cầu khách quan và có tính thực tế tránh tình trạng chủ quan,
duy ý chí tạo nên những kế hoạch viển vông. lOMoARcPSD|49605928
Cân đối: Cân đối các nguồn lực, biện pháp nhằm tránh tình trạng dư
thừa, lãng phí nguồn nhân lực.
Linh hoạt: Tương lai luôn thay đổi bất định, vì vậy các kế hoạch cần
phải được xây dựng linh hoạt tránh các rủi ro không mong muốn.
Phù hợp: Vì các nhà quản lý xây dựng nhiều kế hoạch ở các lĩnh vực
khác nhau, để tránh chồng chéo giữa các kế hoạch thì cần phải tính toán sao ăn khớp về thời gian . II.
CÁC CÁCH LẬP KẾ HOẠCH VÀ THỰC TIỄN 1. Lập kế hoạch từ trên xuống
Cách thức này được dựa trên đánh giá, phân tích và kinh nghiệm của
quản lý cấp cao, cấp trung. các nhà quản trị sẽ ước tính và bao quát tình hình
thực tế, phân chia dự án thành các mục nhỏ.
Các đầu mục công việc đã được phân chia sẽ được chuyển dần xuống
các cấp phía dưới, từ bộ phận quản lý cấp trung, trưởng phòng, trưởng
nhóm,... Tiến trình này sẽ được tiếp tục thực hiện cho đến cấp thấp nhất là
nhân viên để thực hiện kế hoạch tổng thể.
2. Lập kế hoạch từ dưới lên
Trái ngược với cách thức lập kế hoạch từ trên xuống, cách thức lập kế
hoạch từ dưới lên sẽ được thực hiện từ cấp thấp nhất - thông thường là nhân
viên. Người trực tiếp thực hiện công việc sẽ dựa trên những đầu mục cần
thực hiện để tự phác thảo ra bản kế hoạch làm việc, sau đó chuyển dần lên
các bộ phận phía trên: Trưởng nhóm, trưởng phòng, quản lý bộ phận, quản
lý cấp trung, quản lý cấp cao.
Từng bộ phận sẽ đưa ra ý kiến, góp ý và phê duyệt. Nếu kế hoạch được
phê duyệt thì sẽ được đưa vào thực hiện.
So với cách thức lập kế hoạch từ trên xuống, cách thức này sẽ có tính
cụ thể, rõ ràng hơn do người lập kế hoạch là người trực tiếp thực hiện. Tuy
nhiên hạn chế sẽ nằm ở khả năng bao quát của phương pháp này sẽ khó nắm
bắt hết các vấn đề tổng thể của tổ chức như: tình hình tài chính, tình hình
nhân lực, một số yếu tố khách quan khác như tác động của thị trường, đối thủ,...
3. Thực tiễn
Ở Việt Nam: Trước năm 1986, kế hoạch được xây dựng theo phương thức
“hai lên ba xuống” tức là: lOMoARcPSD|49605928 •
Trung ương giao sổ kiểm tra xuống các bộ, ngành, địa phương,
cơsở để các đơn vị đầu mối kế hoạch tiến hành xây dựng kế hoạch. •
Dự thảo kế hoạch được gửi lên Trung ương và tiến hành bảo vệ kếhoạch. •
Trung ương giao kế hoạch đã bảo vệ xuống để đơn vị đầu mối hoànchỉnh. •
Gửi kế hoạch đã hoàn chỉnh lên Trung ương để tổng hợp. •
Trung ương giao kế hoạch chính thức xuống cho đơn vị đầu mối kếhoạch.
Hiện nay, các Bộ - Ngành - Trung Ương với chức năng quản lý Nhà
nước có nhiệm vụ xây dựng và tối ưu hóa các phương án kế hoạch từ các Tổng công
ty, cơ sở sản xuất kinh doanh... Các Tổng công ty lớn sẽ cụ thể hóa các quy hoạch
và kế hoạch phát triển toàn ngành trong phạm vi hoạt động của mình.
Ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ủy ban nhân dân đứng
đầu là Chủ tịch tỉnh, thành phố có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu quy hoạch và kế
hoạch phát triển ở địa phương.
Sở Kế hoạch và Đầu tư có chức năng tham mưu cho ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố về phát triển kinh tế - xã hội của địa phương là tổ chức ngành dọc
của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Bản kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, thành
phố được tổng hợp từ phương án kế hoạch của các sở, ban, ngành và các quận, huyện xây dựng lên.
Bản phương án đó được gửi lên Bộ Kế hoạch và Đầu tư và gửi cho Thủ
tướng Chính phủ. Cơ quan cao nhất để thông qua kế hoạch phát triển kinh tế xã hội
dài hạn, trung hạn và ngắn hạn là Quốc hội.
Bản đánh giá kết quả làm bài
1, Nguyễn Thị Phương Thảo: A+ 2, Nguyễn Sỹ Hiếu: A+
3, Nguyễn Thị Ngọc Mai: A lOMoARcPSD|49605928 4, Đặng Gia Ngọc: B+ 5, Phùng Minh Đức: B 6, Ngô Thị Hằng: D 7, Hoàng Thị Trà My: A