Báo cáo bài tập lớn Phân tích thiết kế quản lý thư viện | Đại học Công nghệ Giao thông vận tải

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VÂN TẢI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN *******
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN
CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
ĐỀ TÀI: Phân tích thiết kế quản lý thư viện
Các thành viên: Tào Hải Hưng Nguyễn Nhật Minh Nguyễn Quyết Tiến Nguyễn Đức Trọng Nguyễn Văn Thắng Lớp: 71DCTT21 Khóa: 71
Giảng viên hướng dẫn: Vũ Thị Thu Hà LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một công nghệ
mũi nhọn, nó là ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các
hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thư viện sách, kinh tế, thông tin, kinh doanh,
và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu…
Nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp, tổ
chức đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con
người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, và những kiến thức, những suy nghĩ,
những đào tạo chuyên sâu
Công việc quản lý thư viện là một công việc khá vất vả. Người thủ thư phải chịu nhiều
áp lực từ công việc. Và để phần nào giảm bớt gánh nặng công việc đó thị phần mềm
quản lý thư viện sẽ giúp họ giảm bớt phần nào áp lực đó. Phạm vi
Nhóm được hỗ trợ khảo sát các thông tin về thư viện trong trường Công Nghệ Giao Thông Vận Tải. Mục đích
Phần mềm thư viện hỗ trợ các chức năng thông dụng mà nhiệm vụ của thủ thư hay
làm như cấp nhập Sách (bao gồm thêm các sách mới hay xóa đi các sách bị thanh lý ra
khỏi thư viện), quản lý đọc giả, thống kê tình hình mượn trả sách.
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành công việc, nhưng do thời gian có hạn và thiếu
kinh nghiệm cũng như kỹ năng chưa cao nên việc phân tích và thiết kế còn nhiều thiếu
sót, kính mong quý thầy cô và các bạn góp ý, bổ sung để chúng em hoàn thiện cho bài
tập tốt hơn nữa. Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Chương 1 Xác định yêu cầu của hệ thống
1.1. Tổng quan về hệ thống
Tên hệ thống: Quản lý thư viện
Đ/c: Thư viện đại học Công nghệ Giao thông vận tải Lịch sử:
Thư viện ở trường là nơi rất quan trọng cho sinh viên, đó là nơi để học tập,
nâng cao kiến thức cho sinh viên. Với nhu cầu mở rộng để tạo điều kiện cho
sinh viên, số lượng sinh viên và số lượng sách đang tăng lên rất nhiều. Vì vậy
việc quản lý sách và việc quản lý mượn trà ở thư viện dùng diễn ra rất phức
tạp. Cùng với đó là sự phát triển của CNTT, nhu cầu mẹ dụng công nghệ trong
quản lý ngày càng phát triển mình nên việc có một phần mềm quản lý thư văn là rất cần thiết.
Phần mềm quản lý thư viện để phục vụ công tác quản lý tài liệu, người quản lý
có khả năng bao quát, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo cáo định kỳ
và thường xuyên về tình hình hoạt động của thư viện. Các khâu chuyên trách
khác của thư viện sẽ được nhân viên trong bộ phận quản lý đảm nhiệm.
Cơ cấu, quy mô tổ chức:
Hiện nay, hệ thống thư viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn đề quản lý( xét
về mật thông tin cấp nhất cho người dùng cũng như thuận tiện cho thủ thư
trong vấn đề quản lý) những mặt yếu thể hiện rõ trong công tác cho mượn
sách, cũng nằm công việc của thủ thư hiện nay mất thời gian và độ chính xác không được đảm bảo: Độc giả (User)
Công tác mượn sách diễn ra một cách thì công. Người mượn sách phải tìm tài
liệu bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại thư viện. Dẫn đến việc độc
gia không chủ động trong việc mượn sách
Độc giả chưa nhận được các thông tin cập nhập nhanh nhất từ thư viện.
Mặc dù nhu cầu lớn nhưng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế Thủ thư
Thủ thư hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và như vậy độ
chính xác không được đảm bảo.
Thống kê thông tin rất mất thời gian
Gửi thông tin đến người sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trên thư
viện. Điều tùy chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng
Tóm lại, như vậy vai trò và vị trí của thư viện chưa đứng đúng chỗ của nó, vẫn
chưa khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu. Trong điều
kiện hiện tại rất nhiều trung tâm, nhà trường đang được trang bị cơ sở vật chất
về thông tin rất hiện đại, mạng văn phòng được phát triển rộng rãi và chúng
nên kết hợp quản lý thư viện với hệ thống hiện có.
Lợi nhuận, doanh thu:
Thư viện là một cơ sở hạ tầng quan trọng trong một cộng đồng, nhiệm vụ
chính của nó là cung cấp và phục vụ tài liệu và thông tin cho người sử dụng. Vì
vậy, lợi nhuận và doanh thu của thư viện không phải là mục đích chính của nó.
Thay vào đó, quản lý thư viện tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ và tài liệu
tốt nhất cho người sử dụng với một chi phí hợp lý và bảo đảm tính khả dụng của tài liệu.
Tuy nhiên, có một số nguồn thu nhập tiềm năng cho thư viện, chẳng hạn như:
+Phí dịch vụ: Thư viện có thể thu phí cho một số dịch vụ như in, sao chụp, tài
liệu tham khảo đặc biệt, hoặc cho mượn tài liệu trong thời gian dài hơn.
+Quyên góp: Thư viện có thể hưởng lợi từ sự quyên góp của các nhà tài trợ
hoặc từ các chương trình quyên góp của cộng đồng.
+Sản phẩm tài liệu: Thư viện có thể sản xuất và bán các sản phẩm tài liệu như
sách báo, tạp chí, băng đĩa, hoặc các sản phẩm tương tự.
+Khai thác dữ liệu: Thư viện có thể khai thác dữ liệu của mình để tạo ra giá trị
thương mại thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc phân tích dữ liệu.
Tuy nhiên, đối với phần lớn các thư viện, mục tiêu chính là cung cấp các dịch vụ
và tài liệu tốt nhất cho người sử dụng, chứ không phải là tạo ra lợi nhuận hay
doanh thu. Do đó, việc quản lý chi phí và tối ưu hóa nguồn lực là rất quan trọng
để đảm bảo sự phát triển bền vững của thư viện trong tương lai.
1.2. Đánh giá hiện trạng của hệ thống Nhập sách:
Để nhập sách, thư viện có một bộ phận tìm hiểu, xem xét nhu cầu, phải nắm
được các loại sách cần thiết (đã, đang, sắp phát hành) để từ đó liên hệ với nhà
xuất bản cần thiết (có những loại sách chỉ được xuất bản bởi nhà xuất bản
riêng) cung cấp cho thư viện.
Nguồn sách có thể được nhập với 2 hình thức:
-Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa thư viện và nhà xuất bản.
-Giấy thỏa thuận mua bán hoặc trao tặng giữa thư viện và các cá nhân muốn đóng góp sách
Sách nhập về sẽ được phân loại,định giá (cho mượn, tiền thế chân) và cho
nhập vào từng kho riêng biệt theo thể loại.
1.2.1. Quy trình nghiệp vụ 1.2.1.1.Nhập sách mới
Do bộ nhân viên thủ kho thực hiện. Theo định kỳ khoảng 2 tháng một lần, thư
viện có bổ sung sách mới về cho kho việc đặt mua sách được thực hiện như sau:
+ Nhà xuất bản sẽ đăng thông tin sách mới ra trên trang web của mình. NXB sẽ
gửi các danh mục sách kèm theo giá về cho thư viện ở các trường. Trưởng
quản lý thư viện xem xét các thông tin về sách mới và kiểm tra sách trong kho
để chọn những sách của mua và lập một danh mục các sách cần mua gửi cho
hiệu trưởng. Hiệu trưởng xem xét của đó ký phê duyệt danh mục sách đó. Sau
khi được Hiệu trưởng thông qua thì Trường quản lý thư viện sẽ tiến hành lập
hợp đồng với NXB. Hóa đơn sẽ được gửi cho bộ phận tài vụ (thủ quỹ) của nhà
trưởng thanh toán. Sau đó thư viện nhân sách về.
1.2.1.2. Cấp thẻ độc giả
Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho các học sinh mới trong
trưởng theo khóa học (mỗi khóa học chỉ cấp thẻ một lần cho học sinh trừ
trường hợp bị mất). Thư viện dựa vào danh sách yêu cầu làm thẻ của các lớp
để tiến hành làm thể cho học sinh Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký học sinh
sẽ được thủ thư cấp thẻ thư viện (thể bạn đọc). Nếu là cán bộ hoặc giáo viên
của trường thì thẻ thư viện cũng được cấp dài hạn trong suốt quá trình công tác ở trường. 1.2.1.3.Mượn trả sách
Mỗi một cuốn sách trong kho được thủ thư gọi là một đầu sách. Để mượn
được sách, độc giả có thể vào kho tự tìm sách mình cần hoặc nhờ thủ thư hay
thủ kho tìm giúp với điều kiện độc giả sẽ phải cung cấp các thông tin như tên
sách tác giả thì thủ thư sẽ tìm giúp. Khi tra cứu độc giả có thể biết được đầu
sách đỏ còn trong kho hay đã được mượn rồi dựa vào trạng thái của mỗi đầu
sách. Sau đó, sẽ điền các thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu mượn sách.
Nhân viên phục vụ (thủ thư) bạn độc căn cứ vào phiếu này để cho mượn hay
không để cho độc giả muốn
1.2.1.4. Đăng ký chờ mượn sách:
Nếu bạn độc muốn mượn một cuốn sách nhưng cuốn này bạn độc khác đang
mượn, thì người này có thể đăng ký và chờ. Khi cuốn sách đó được trả về, thì
thủ thư phải thông báo đến bạn đọc đăng ký trước nhất trong danh sách
những bạn đọc đang chờ mượn sách đó. Thủ thư tại một thời điểm bất kỳ, có
thể xác định có bao nhiêu bảo sao ứng với một đầu sách đang được mượn hay đang đăng ký. 1.2.1.5. Huỷ đầu sách:
Hàng năm, có kiểm tra định kỳ các kho sách. Các sách bị hư hỏng (không dùng
được nữa) hoặc sách không có độc giả muốn được lập thành danh sách. Quyết
định hủy sách do hội đồng (có trường quản lý thư viện các thành viên nhà
trường) đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ
phận quản lý kho sách xinh. Bộ phận thủ thư loại các đầu sách này ra khỏi CSDL
(thông qua ứng dụng quản lý) 1.2.1.6. Hủy độc giả:
Đối với độc giả là học sinh, thẻ có giá trị sử dụng trong suốt khóa học. Hết thời
hạn trên, thẻ sẽ bị hủy. Đối với giáo viên công nhân viên của trưởng khi chuyển
công tác sang đơn vị khác cũng tiến hành hủy thẻ như học sinh.
1.2.1.7. - Bảo cho thống kê
Đối với công tác thư viện ngoài công việc phục vụ bạn đọc, định kỳ hàng tháng
hay theo từng quý nhân viên còn phải thống kê, lập báo cáo về số sách đã
mượn, hiện trạng của sách độc gia danh sách các sách cần mua bổ sung (căn cứ
vào phiếu yêu cầu của độc giả) gửi lên ban trưởng quản lý thư viện.
1.2.2. Quy tắc quản lý 1.2.2.1.Nhập sách mới
Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại sách
cho NXB theo điều khoản đã có trong hợp đồng
Ngoài ra nếu nhà sách nào đáp ứng được nhu cầu của thư viện thì thư viện
cũng đăng ký hợp đồng với họ.
Trong quá trình phân loại thì bộ phận quản lý thủ thư có trách nhiệm rà xét
xem sách đỏ đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và
cho mã số mới. Còn đã có rồi thì ta chỉ việc cập nhật số lượng thêm.
Sách sau khi mua về sẽ được bộ phận quản lý thủ thư tiến hành phân loại. Việc
phân các đầu sách vào các kho tùy theo loại sách, kích cỡ sách để đưa vào các
kho khác ra và lập thẻ quản lý cho sách.
1.2.2.2. Cấp thẻ độc giả
Thẻ thư viện gồm các thuộc tỉnh: Số thẻ, họ tên, ngày sinh, niên khóa (đối với
giáo viên thì không xét niên khỏa), ngày cấp thẻ, ngày hết hạn (đối với giáo
viên thì không xét ngày hết hạn).
Đối với giáo viên, nhân viên trong trường và cán bộ thư viện muốn mượn sách
họ cũng phải làm thủ tục như sinh viên.
Đối với học sinh ở lại lớp, khi hết thời hạn sử dụng thẻ. Học sinh phải làm lại
thể nếu muốn mượn sách
Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thì phải có đơn yêu cầu. Thể được cấp với mã mới 1.2.2.3.Mượn trả sách
Phiếu yêu cầu bao gồm các thông tin Số thẻ, Họ tên, lớp, tên sách 1 tên sách 2
ký hiệu, ngày mượn, ký tên của người giao sách và của người mượn
Độc giả là giáo viên, nhân viên, cán bộ thư viện thì có thể mượn được nhiều
sách và thời hạn mượn có thể lâu hơn độc giả là học sinh
Khi mượn sách đọc tại chỗ, mỗi độc giả chỉ được mượn 2 cuốn lần (Vì số lượng
học sinh động mà lượng sách trong thư viện còn hạn chế)
Khi mượn sách về nhà. Mỗi độc giả chỉ được mượn tối đa 2 cuộn lần
Các hình thức xử phạt của thư viện.
Trường hợp làm mất sách, độc giả phải mua đèn đúng sách đó, nếu không có
sách thì độc giả phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời chịu một mức phạt theo quy định.
Đối với những học sinh không trả sách cho thư viện thi cuối khóa thư viện sẽ
gửi danh sách cho phòng giám thị. Phòng giám thị sẽ có hình thức xử phạt với học sinh đó
Khi độc giả tra sách thủ thư sẽ xem trên phiếu trả sách, nếu quá 1 ngày thì độc
giả bị xử phạt. Thư viện cũng có hình thức xử phạt thích đáng cho những độc
giả trả sách không còn nguyên vẹn
1.2.3. Đánh giá hiện trạng
- Ưu điểm của hệ thống:
+Làm giảm bớt khó khăn cho người quản lý như việc quản lý mượn, trả, quản
lý sách, quản lý việc xử lý vi phạm.
+Cập nhật thông tin tài liệu mới và cũ vào các bảng biểu liên quan, quản lý
thông tin sách khi nhập vào, khi thành lý.
+Tìm kiếm, tra cứu thông tin tài liệu, thông tin mượn trả. Điều này giúp cho
người quản lý dễ dàng tìm kiếm thông tin và kiểm tra các thông tin một cách dễ dàng hơn.
+Tính số lượng sách sau khi nhập sách mới, cho mượn sách, nhận lại sách.
+Báo cáo tình hình mượn trả sách, những sách đang được mượn, những người vi phạm.
+Hệ thống được thiết kế đảm bảo. Thời gian xử lý nhanh, tra cứu dữ liệu được
xử lý chính xác, dễ sử dụng, giao diện thân thiện. -Nhược điểm:
Không thực hiện quản lý nhân viên, các vấn đề liên quan đến tài chính, và các cơ sở vật chất khác.
1.3. Xác định yêu cầu của hệ thống
1.3.1. Yêu cầu về chức năng
1.Yêu cầu tính năng – chức năng :
Các chức năng – tính năng chính của phần mềm quản lý thư viện gồm: a) Đăng nhập b) Quản lý nhân viên
c) Quản lý xuất,nhập sách d) Quản lý độc giả
e) Quản lý mượn sách, trả sách f ) Quản lý vi phạm g ) Báo cáo thống kê h) Tìm kiếm 2. Đăng nhập :
a) Mục đích : Dùng cho nhân viên đăng nhập vào hệ thống để sử dụng các tính năng của chương trình.
b) Thông tin đầu vào : Nhân viên cần phải thực hiện theo yêu cầu của hệ thống
khi muốn đăng nhập vào hệ thống .
c) Thao tác xử lý : Một bảng thông báo sẽ hiện ra hỏi nhân viên có đăng nhập hoặc thoát. 3. Quản lý nhân viên
Thông tin nhân viên: Hệ thống quản lý thư viện cần có cơ sở dữ liệu về thông
tin cá nhân của nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email,
quốc tịch, giới tính, v.v.
Quản lý chức vụ: Hệ thống quản lý thư viện cần phân chia các chức vụ trong
thư viện để quản lý nhân viên theo chức vụ tương ứng như thủ thư, quản lý
thư viện, giám đốc, v.v.
4. Quản lý xuất, nhập sách :
a) Mục đích : Chúng ta có thể nhập thêm thông tin sách từ nhà cung cấp và lưu
trữ dữ liệu trên máy tính.Khi cần chúng ta có thể truy cập, tìm kiếm sách thông
qua mã sách hay tên sách,chúng ta cũng có thể thêm bớt sách một cách dễ dàng.
b) Thông tin vào : Giám đốc hiệu sách có yêu cầu tới bộ phận nhập sách nhập
thêm một số lượng sách vào cửa hàng.
c) Thao tác xử lý : Khi thủ thư gửi yêu cầu nhập sách và danh mục nhập sách
cho nhà cung cấp thì nhà cung cấp dựa vào danh mục xem có đủ các mặt hàng
trong đơn hàng hay không để thông báo trả lời từ chối hay đồng ý cung cấp
sách cho bộ phận nhập sách.Nhà cung cấp sẽ đưa đến hiệu sách và giao cho bộ phận nhập sách.
5. Quản lý độc giả :
a) Mục đích : Quản lý độc giả để có thể cung cấp sách phù hợp cho mọi độc giả
và có thể quản lý được việc sử dụng sách ở thư viện của độc giả .
b) Thông tin đầu vào : Độc giả đến mượn sách hoặc trả sách phải gửi thông tin về bản thân
c) Thao tác xử lý : Khi độc giả có nhu cầu đọc mượn sách, bộ phận phục vụ độc
giả sẽ làm các thủ tục để cấp thẻ cho độc giả để họ có quyền tra cứu thông tin
trong thư viện. Trên thẻ có những thông tin chi tiết về độc giả như: Họ tên,
Năm sinh , lần mượn sách gần nhất…, mỗi thẻ sẽ có một số đăng ký do thư
viện cấp. Sau khi cấp thẻ, thư viện sẽ tạo một hồ sơ ghi nhận việc mượn trả của
người đọc. Trên hồ sơ này có các thông tin tương tự như các thông tin được
ghi trên thẻ,ngoài ra trên hồ sơ còn có một bảng ghi lại những lần mượn trả
sách của độc giả để dễ theo dõi .
d) Thông tin đầu ra : Thẻ thư viện với các thông tin được nêu ở trên và độc giả
có thể sử dụng thẻ này để có thể đọc mượn sách ở thư viện .
6. Quản lý Mượn – Trả sách :
a) Mục đích : Quản lý thông tin các loại sách được mượn và trả để đáp ứng mọi yêu cầu độc giả .
b) Thông tin đầu vào : Độc giả yêu cầu mượn sách hoặc trả sách và gửi thông
tin về cuốn sách cần mượn hoặc cần trả .
c) Thao tác xử lý : Khi độc giả gửi yêu cầu mượn – trả sách, thông tin sách cần
mượn – trả đến bộ phận phục vụ độc giả, bộ phận này tìm kiếm sách và kiểm
tra cho độc giả . Cụ thể :
i. Khi độc giả mượn sách nào đó thì kiểm tra xem sách sách đó thuộc về loại
mượn đọc tại chỗ hay mượn về nhà đọc và báo cho độc giả xem yêu cầu mượn
có phù hợp với loại sách cần mượn hay không ?
ii. Khi độc giả trả sách thì kiểm tra xem sách đã hết hạn trả hay chưa ? Hoặc là
sách được trả có còn nguyên vẹn hay không ?Độc giả nhận sách rồi nhận phiếu
từ bộ phận phục vụ độc giả .
d) Thông tin đầu ra : Bộ phận phục vụ độc giả giao phiếu mượn trả cho độc giả 7.Quản Lý vi phạm
Quản lý vi phạm của độc giả: Hệ thống quản lý thư viện cần quản lý vi phạm
của độc giả như mượn sách quá hạn, sách bị mất, sách bị hư hỏng, v.v. và xử lý
theo quy định của thư viện.
Quản lý vi phạm của nhân viên: Hệ thống quản lý thư viện cần quản lý vi phạm
của nhân viên như việc không chấp hành quy định của thư viện, không đúng
trách nhiệm, v.v. và xử lý theo quy định của thư viện.
Tổng quan, hệ thống quản lý thư viện cần có một cơ sở dữ liệu về nhân viên và
độc giả để quản lý tốt nhất các hoạt động của thư viện. Ngoài ra, hệ thống cần
có chức năng quản lý vi phạm để đảm bảo tuân thủ quy định của thư viện và
giữ vững uy tín của thư viện. 8. Thống kê :
a) Mục đích : Giám đốc có thể bao quát được toàn bộ hệ thống của thư viện để
có những phương pháp cải tiến để phát triển thư viện.
b) Thông tin vào : Giám đốc yêu cầu thống kê báo cáo theo hàng tháng hay hàng năm
c) Thông tin xử lý : Hàng tháng hay hàng năm thủ thư phải thống kê lượng sách
tồn, lượng sách đã được mượn , số sách chưa được trả , loại sách được mượn
nhiều nhất (hoặc ít nhất ) gửi cho giám đốc
d) Thông tin ra : Báo cáo tổng kết thống kê cho từng loại sách 9. Tìm kiếm :
a) Mục đích: Dùng để tìm kiếm thông tin sách có trong thư viện.
b) Thông tin vào : Độc giả nhập từ khóa để tìm kiếm mọi thông tin về tất cả các sách có trong thư viện :
c) Thông tin ra: Bảng tìm kiếm có thể giúp cho người dùng có thể tìm kiếm sách
nhanh chóng hơn nhờ những hướng dẫn có sẵn.
1.3.2. Yêu cầu phi chức năng
- Nhận danh sách từ bảng độc giả có thể xuất danh sách độc giả hoặc
danh sách trong kho và in ra máy in khi cần
- Người dùng có thể thay đổi các quy định nhập sách mới, quy định mượn
sách, thay đổi các biểu mẫu, thay đổi phiếu (ví dụ như thay đổi số sách
mượn tối đa), phần mềm thì có thể ghi nhận mới và thay đổi cách thức kiểm tra
- Yêu cầu hiệu quả tương thích của máy tính với dung lượng lưu trữ, tốc
độ xử lý. Khi người dùng lập thẻ độc giả, nhập sách mới hay tra cứu sách
hay thực hiện các chức năng khác thì phần mềm hệ thống thực hiện đúng
- Yêu cầu về bảo mật STT Nghiệp vụ Quản trị Thủ thư 1 Phân quyền x 2
Lập thẻ độc giả x x 3 Nhập sách mới x x 4 Cho mượn sách x 5 Nhận trả sách x 6 Sửa thông tin x x độc giả 7 Sửa thông tin x x sách 8 Xóa sách x x 9 Xóa độc giả x x 10 Thống kê x x 11 Tra cứu sách x x - Yêu cầu an toàn:
Hệ thống có thể phục hồi thông tin về sách đã xóa, thông tin người dùng độc
giả và cũng có thể hủy vĩnh viễn chúng Cho biết cách thức xóa lí do và thông tin sách cần xóa
-Yêu cầu về công nghệ STT Yêu cầu Mô tả chi tiết Ghi chú 1 Dễ sửa lỗi Xác định lỗi Khi sửa thì sửa 1 nhanh. lỗi chức năng không ảnh hưởng tới các chức năng khác 2 Dễ bảo trì Thêm hoặc thay Không ảnh đổi chức năng hưởng tới các mới nhanh chức năng đã có 3 Tái sử dụng Xây dựng Với cùng các yêu phần mềm quản cầu nghiệp vụ lý mới nhanh phát triển từ phần mềm cũ 4 Dễ thích ứng Tức là khi đổi Với cùng các yêu sang hệ quản trị cầu nghiệp vụ mới hệ thống vẫn hoạt động tốt.
1.3.3. Kết quả dự kiến
Các dịch vụ và tài liệu đáp ứng nhu cầu của người sử dụng: Quản lý thư viện
đảm bảo rằng người sử dụng có thể truy cập và sử dụng các tài liệu và dịch vụ
một cách hiệu quả nhất. Kết quả này sẽ được đo lường bằng sự hài lòng của
người sử dụng và sự tăng trưởng của số lượt sử dụng thư viện.
Tăng cường năng lực đọc và học tập cho cộng đồng: Quản lý thư viện có thể
tăng cường năng lực đọc và học tập cho cộng đồng bằng cách cung cấp các tài
liệu và chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của người sử
dụng. Kết quả này sẽ được đo lường bằng sự tăng trưởng của khả năng đọc và
học tập của cộng đồng.
Tạo ra một môi trường học tập và nghiên cứu: Quản lý thư viện có thể tạo
ra một môi trường học tập và nghiên cứu cho người sử dụng bằng cách cung
cấp các không gian làm việc và tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ. Kết quả này
sẽ được đo lường bằng sự tăng trưởng của số lượng người sử dụng thư viện
cho mục đích học tập và nghiên cứu.
Đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng: Quản lý thư viện có thể đóng
góp vào sự phát triển của cộng đồng bằng cách cung cấp thông tin, tài liệu và
các dịch vụ hỗ trợ cho các hoạt động của cộng đồng. Kết quả này sẽ được đo
lường bằng sự đóng góp của thư viện vào sự phát triển của cộng đồng.
Tóm lại, kết quả sản phẩm dự kiến của quản lý thư viện là đáp ứng nhu cầu
của người sử dụng và đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng. Nó được đo
lường bằng sự hài lòng của người sử dụng, tăng trưởng số lượng người sử
dụng và đóng góp của thư viện vào sự phát triển của cộng đồng.
1.4. Lập kế hoạch thực hiện
1.4.1. Kế hoạch về nhịp và tiến độ
Xác định mục tiêu: Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu của quản lý thư viện.
Mục tiêu có thể là cải thiện dịch vụ thư viện, tăng khả năng tiếp cận của độc giả
với tài liệu, hoặc tăng số lượng độc giả.
Lập kế hoạch: Sau khi xác định được mục tiêu, bạn cần lập kế hoạch để đạt
được mục tiêu đó. Kế hoạch bao gồm các hoạt động cụ thể, thời gian thực
hiện, nguồn lực cần thiết và định hướng chung.
Phân tích nhịp và tiến độ: Để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện hiệu
quả, bạn cần phân tích nhịp và tiến độ của từng hoạt động trong kế hoạch. Bạn
cần xác định thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động và xác định các cột mốc để đánh giá tiến độ.
Thực hiện kế hoạch: Sau khi phân tích nhịp và tiến độ, bạn có thể bắt đầu
thực hiện kế hoạch. Điều này bao gồm việc thực hiện các hoạt động cụ thể,
theo dõi tiến độ và đánh giá các kết quả.
Đánh giá và điều chỉnh: Cuối cùng, bạn cần đánh giá tiến độ và kết quả của
kế hoạch và điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu các hoạt động không đạt được tiến
độ, bạn có thể điều chỉnh lại kế hoạch để đảm bảo mục tiêu được đạt được.
Quản lý thư viện là một nhiệm vụ rất quan trọng, vì vậy bạn cần thực hiện
kế hoạch về nhịp và tiến độ một cách cẩn thận và đảm bảo rằng tất cả các hoạt
động được thực hiện hiệu quả.
1.4.2. Kế hoạch về kinh phí, các thành phần khác
Ngoài kế hoạch về nhịp và tiến độ, kế hoạch về kinh phí và các thành phần khác
của quản lý thư viện cũng rất quan trọng.
Kế hoạch về kinh phí: Bạn cần xác định số tiền dự kiến cần thiết để thực hiện
các hoạt động trong kế hoạch quản lý thư viện của mình. Bạn cần xác định các
khoản chi phí như mua sắm tài liệu, phát triển cơ sở hạ tầng, trả lương cho
nhân viên, quảng bá thư viện, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của
thư viện. Sau đó, bạn cần lập một ngân sách chi tiết để đảm bảo rằng chi phí
được quản lý và sử dụng hiệu quả.
Cơ sở hạ tầng: Điều quan trọng đầu tiên để quản lý thư viện là đảm bảo rằng
bạn có một cơ sở hạ tầng vững chắc. Điều này bao gồm không gian lưu trữ tài
liệu, thiết bị và phần mềm quản lý thư viện, và các thiết bị khác như máy tính,
máy in và máy sao chụp. Bạn cần lập kế hoạch để mua sắm, cập nhật và bảo trì các thiết bị này.
Tài liệu: Quản lý tài liệu là một phần rất quan trọng của quản lý thư viện. Bạn
cần xác định những tài liệu cần thiết để thư viện hoạt động hiệu quả, như sách,
báo, tạp chí và tài liệu điện tử. Bạn cần lập kế hoạch để mua sắm tài liệu mới
và bảo trì các tài liệu đã có.
Nhân sự: Nhân sự là một thành phần quan trọng trong quản lí thư viện. Bạn
cần xác định số lượng và loại nhân viên cần thiết để thực hiện các hoạt động
của thư viện. Các nhân viên cần được đào tạo và hướng dẫn để đảm bảo rằng
họ có đầy đủ kỹ năng để thực hiện công việc của mình. Bạn cũng cần lập kế
hoạch để giữ chân nhân viên và đảm bảo rằng thư viện luôn có đội ngũ nhân
viên có năng lực và kinh nghiệm.
1.4.3. Giải pháp thực thi
Để thực hiện quản lý thư viện hiệu quả, có một số giải pháp thực thi sau đây:
Tạo ra một kế hoạch quản lý thư viện chi tiết: Kế hoạch này bao gồm các
mục tiêu cụ thể, kế hoạch hành động, lịch trình, ngân sách và các chỉ tiêu đo
lường hiệu quả. Kế hoạch cần được xây dựng trên cơ sở đánh giá nhu cầu của
cộng đồng sử dụng và các tiêu chí khác liên quan đến hoạt động của thư viện.
Tổ chức tài liệu và thông tin của thư viện một cách hiệu quả: Các tài liệu cần
được sắp xếp theo các tiêu chí, hệ thống phân loại rõ ràng để người sử dụng có
thể tìm kiếm và truy cập tài liệu dễ dàng. Thông tin cần được cập nhật thường
xuyên để đảm bảo tính khả dụng của nó.
Sử dụng công nghệ hiện đại: Công nghệ được sử dụng để quản lý thư viện
cũng rất quan trọng. Sử dụng các phần mềm quản lý thư viện, hệ thống quản lý
nội dung và các ứng dụng kết nối đến các nguồn tài liệu trực tuyến để nâng cao
tính khả dụng và khả năng truy cập của tài liệu.
Tạo môi trường thân thiện và hấp dẫn: Thư viện nên được thiết kế sao cho
người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu và sử dụng các dịch vụ của thư
viện. Môi trường cần phải thoải mái, hiện đại và thân thiện để người sử dụng
có thể tận hưởng trải nghiệm sử dụng thư viện tốt nhất.
Tăng cường quảng bá và tiếp thị: Quảng bá và tiếp thị là một phần rất quan
trọng để đảm bảo tính khả dụng của thư viện. Các hoạt động quảng bá bao
gồm các sự kiện, chiến dịch quảng cáo và các hoạt động khác để tăng cường ý
thức của người sử dụng về các dịch vụ của thư viện.