Báo cáo bài tập lớn: Ứng dụng QR code tại thư viện môn Năng lực số ứng dụng | Học viện Ngân hàng

ỨNG DỤNG QR CODE TẠI THƯ VIỆN H ỌC VIỆN NGÂN HÀNG ( xác minh nguồn gốc )
Giảng viên: ThS Nguyễn Thanh Thụy STT Họ và tên Mã SV Nhiệm vụ % Chữ ký 1
La Thúy Vy (nhóm trưởng) 25A4021143 2 Nguyễn Thùy Dương 25A4020489 3 Lương Thị Lan Anh 25A4021093 4 Đàm Hồng Ngọc 25A4021833 5 Đặng Thị Trang 25A4020233 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
Chương 1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu và QR Code..........................................2
1.1. Giới thiệu tổng quát về quản lí tài liệu:...............................................................2
1.1.1. Quản lý tài liệu là gì?....................................................................................2
1.1.2. Thực trạng về vấn đề quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm hỗ trợ.............2
1.1.3. Giải pháp.......................................................................................................2
1.2. Giới thiệu tổng quát về QR Code........................................................................3
1.2.1. QR Code là gì?..............................................................................................3
1.2.2. Cấu trúc và cách hoạt động của QR Code.....................................................4
1.2.3. Các loại QR Code:........................................................................................4
1.2.4. Ứng dụng QR Code.......................................................................................5
Chương 2. Thực trạng về thư viện Học Viện Ngân Hàng.........................................6
2.1. Giới thiệu về thư viện của Học Viện Ngân Hàng................................................6
2.1.1. Sơ lược về HVNH.........................................................................................6
2.1.2. Sơ lược về thư viện.......................................................................................7
2.1.3. Giới thiệu về thư viện HVNH.....................................................................10
2.2. Ưu và nhược điểm của các hình thức quản lý, hoạt động của thư viện HVNH: 11
2.2.1. Ưu và nhược điểm về cách quản lý:............................................................11
2.2.2. Ưu và nhược điểm về cách hoạt động:........................................................12
2.2.3. Ưu và nhược điểm của QR Code.................................................................14
Chương 3. Giải pháp cho những hạn chế trong thư viện Học Viện Ngân Hàng...15
3.1. Giải pháp cho hạn chế trong cách quản lý của thư viện Học Viện Ngân Hàng:.15
3.2. Ứng dụng hình thức quét mã QR Code vào thư viện của Học Viện Ngân Hàng.
............................................................................................................................. .....16
Tài liệu tham khảo.....................................................................................................21 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài.
Chúng ta có thể thấy thư viện là nơi không thể thiếu ở mỗi trường
ngay cả trên đại học thì nó thật sự là cần thiết. Là nơi chứa đựng
những thông tin, tài liệu, là cơ sở vật chất quan trọng trong việc phục
vụ giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên, đồng thời nâng
cao chất lượng giáo dục toàn diện của nhà trường và với thư viện ở
Học Viện Ngân Hàng cũng không ngoại lệ. Thư viện Học Viện Ngân
Hàng nắm giữ số lượng đầu sách rất lớn, trong đó có đủ mọi loại để
sinh viên có thể đọc: sách báo, tạp chí, sách tiếng anh, sách chuyên
ngành… vì vậy nhà trường cùng các thầy cô cần phải có các phương
án hợp lý để quản lý sách, bảo quản sách, … và có phương án nhập
thêm sách đảm bảo cho việc tìm kiếm thông tin của sinh viên. Dù
nhà trường cùng ban quản lí đã cố gắng tối ưu và đem lại cách quản
lí, hoạt động hợp lí, tiện lợi nhất song vẫn còn nhiều bất cập trong
các hoạt động của thư viện đối với cả người đọc và ban quản lí. Với
mục đích là có thể đem lại một thư viện thông minh tiện ích, tiết
kiệm thời gian hơn cho tất cả mọi người thông qua ứng dụng thông
minh ở thời đại mới đó là QR Code- một ứng dụng đang được sử
dụng hiện hành hiện nay.
2. Mục đích nghiên cứu.
Qua đề tài ứng dụng QR Code vào thư viện Học Viện Ngân Hàng,
nhóm em muốn làm rõ lợi ích của việc ứng dụng QR Code tại hệ
thống quản lí thư viện mà đặc biệt là tại thư viện Học Viện Ngân
Hàng. Nhờ đó, nhóm đã nhận ra và thấy được những ưu nhược điểm
của cách quản lí hiện tại đồng thời đưa ra những hướng khắc phục
dựa trên quan điểm cá nhân hướng đến việc xây dựng một thư viện
tiện ích, thông minh. Nhóm chúng em muốn có thể tiết kiệm thời
gian hơn cho tất cả mọi người thông qua ứng dụng thông minh ở thời
đại mới như hiện nay. Bởi thời gian là quý báu và bên cạnh đó nhưng
người trẻ như chúng ta cần biết áp dụng công nghệ song song với
việc phát triển đất nước. Từ đó mà nhóm chúng em đã tìm hiểu để có thể biết rõ hơn.
Chương 1. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu và QR Code.
1.1. Giới thiệu tổng quát về quản lí tài liệu:
1.1.1. Quản lý tài liệu là gì?
Tài liệu là toàn bộ dữ liệu bảo đảm thông tin cho vấn đề sản xuất và
quản lý. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã
hội con người, nó giúp con người ghi nhớ những thông tin quan trọng, có
giá trị trong quá trình hoạt động. Và dù ở lĩnh vực nào, tài liệu cũng nắm giữ một vai trò quan trọng.
Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của tổ
chức, doanh nghiệp, tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm chi
phí bảo quản và thời gian tìm kiếm.
1.1.2. Thực trạng về vấn đề quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm hỗ trợ.
Việc quản lý tài liệu truyền thống là một việc rất tốn nhiều thời gian,
chi phí và khó quản lý. Người quản lý tài liệu phải ghi nhận, sao lưu lại trên
tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho
lưu trữ. Về lâu dài kho sẽ bị đầy và người quản lý khó có thể nắm bắt hết
các loại giấy tờ đó là những hình thức quản lý tài liệu theo phương pháp
quản lý tài liệu truyền thống được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp
đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ mà
chúng ta có thể tìm kiếm lại nhưng thông tin tài liệu khi cần.
Với cách làm này, việc quản lý tài liệu sẽ gặp nhiều khó khăn khi
khối lượng những công văn giấy tờ hồ sơ, tài liệu của thư viện sẽ tăng lên
rất nhiều theo thời gian, việc này khiến cho thư viện bắt đầu lâm vào tình
cảnh khó khăn khi mà việc quản lý tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào
trạng thái quá tải và khó kiểm soát. 1.1.3. Giải pháp.
Thay vì tốn thời gian, công sức, thậm chí là chi phí cho việc quản lý
tài liệu theo phương thức cũ, các phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là
đơn giản và mang lại nhiều hiệu quả hơn. Vì thế Thư viện đã đổi cách thức
quản lý tài liệu truyền thống và thay vào đó là quản lý tài liệu bằng phần
mềm và sử dụng những QR code để có thể dễ dàng quản lý thư viện hơn.
Có các loại phần mềm quản lý tài liệu sau:
Phần mềm quản lý DocEye
Phần mềm quản lý thư viện TCSOFT LIB Phần mềm FUJFILM Phần mềm DMS Phần mềm EDMS
Phần mềm lưu trữ tài liệu C- Office
Aztec code – Dù trông tương tự như mã QR nhưng mã Aztec do W elch Allyn
phát triển chỉ chứa một mẫu công cụ tìm, nằm ở ngay chính giữa.
Maxi code – Loại mã QR này được sử dụng bởi dịch vụ bưu chính Hoa Kỳ. Nó
cũng tương tự như mã Aztec ở chỗ nó đặt mẫu công cụ tìm ở chính giữa nhưng nó sử
dụng mẫu tổ ong thay vì hình vuông.
PDF417 – Mã này được phát minh vào năm 1991 bở i Ynjiun Wang của
Symbol Technologies, với cái tên kì quặc PDF417 xuất hiện trước mã QR ba năm. Nó
trông như sự kết hợp giữa mã QR và mã vạch, có thể dễ dàng nhận dạng nó bở i khung hình chữ nhật.
Semacode – Mã này được phát triển bởi một công ty phần mềm c ùng tên,
Semacode là một ma trận dữ liệu trông rất giống một mã QR thông thường nhưng
không có các mẫu tìm kiếm dễ nhận biết. 1.2.4 . Ứng dụng QR Code.
Cách thêm Mã QR vào ho ạt động tiếp thị của riêng bạn:
( Cách áp dụng mã QR vào mô hình truyền thông của bạn)
Khẩu hiệu: “Tuệ sáng, Tâm cao”
Sứ mạng: Học viện Ngân hàng là trường đại học đào tạo nhân lực chất
lượng cao và nghiên cứu khoa học chuyên sâu trong các lĩnh vực của nền kinh
tế tri thức, là nơi người học được chủ động, sáng tạo để thích nghi và phát triển toàn diện.
Tầm nhìn: Đến năm 2030 Học viện Ngân hàng là trường Đại học đa
ngành theo định hướng nghiên cứu ứng dụng, nằm trong nhóm các trường
hàng đầu của Việt Nam, đạt chuẩn quốc tế.
Triết lí: “Toàn diện – Sáng tạo – Hội
nhập”. Giá trị cốt lõi:
- Sáng tạo: Không ngừng cải thiện, đổi mới và vượt qua các giới hạn.
- Trách nhiệm: Nói và hành động từ ý thức trách nhiệm trên tinh thần xây dựng.
- Cống hiến: Học tập, giảng dạy và nghiên cứu để đóng góp cho xã hội.
- Tôn trọng: Tôn trọng sự đa dạng về văn hoá, niềm tin và quan điểm cá nhân.
- Hợp tác: Liên kết ý tưởng và cùng hành động để đạt mục tiêu chung. Mục
tiêu chiến lược:
- Thực hiện tự chủ đại học phù hợp quy định của pháp luật.
- Đa dạng hóa lĩnh vực, phương thức đào tạo, đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm
định chất lượng đối với cơ sở giáo dục đại học của Việt Nam và quốc tế.
- Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ đa ngành
có khả năng giải quyết các vấn đề lý thuyết và thực tiễn của nền kinh tế với
trọng tâm là lĩnh vực tài chính – ngân hàng.
- Thực hiện mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số, phát triển môi trường số cho
các hoạt động quản trị, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong toàn Học viện.
- Tăng cường sự gắn kết với cộng đồng đóng góp vào sự phát triển bền vững
của ngành và nền kinh tế.
2.1.2. Sơ lược về thư viện.
Thư viện là gì: Thư viện là thiết chế văn hóa, thông tin, giáo dục, khoa
học thực hiện việc xây dựng, xử lý, lưu giữ, bảo quản, cung cấp tài nguyên
thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng.
Chức năng, nhiệm vụ của thư viện trường học:
-Xây dựng, xử lý, lưu giữ, bảo quản, kết nối và phát triển tài nguyên thông
tin phù hợp với người sử dụng thư viện.
-Tổ chức sử dụng chung tài nguyên thông tin, sản phẩm thông tin và dịch vụ
thư viện; truyền bá tri thức, giá trị văn hóa của dân tộc và nhân loại; phục vụ
nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí; góp phần hình thành và phát triển kiến
thức, kỹ năng, phẩm chất, năng lực của người sử dụng thư viện.
-Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ, hiện đại hóa thư viện.
-Phát triển văn hóa đọc và góp phần tạo môi trường học tập suốt đời cho Nhân
dân, xây dựng xã hội học tập, nâng cao dân trí, xây dựng con người Việt Nam toàn diện
Thư viện trường học từ lâu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được
trong nhà trường, đây là cơ sở vật chất trọng yếu phục vụ giảng dạy và học
tập, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện trong nhà
trường. Tại các trường học, nhu cầu học tập ngày càng cao, đặc biệt là để đảm
bảo kiến thức có tính logic và chính xác thì việc tìm đến với sách là rất cần
thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu đó thì thư viện trường học đã tăng số lượng sách
đáng kể, rất phong phú về loại sách cũng như số lượng. Công việc quản lý
thư viện trở thành một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Việc
tin học hoá trong quản lý thư viện sẽ giúp việc quản lý trở nên đơn giản và
đặc biệt là tính chính xác cao, truy vấn thông tin được nhanh chóng theo nhiều yêu cầu khác nhau.
Tương tự như các lĩnh vực khác, xem xét từ bản chất quản lý thư viện vẫn là
sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục
tiêu đề ra. Nếu căn cứ trên qui mô (phạm vi) quản lý thư viện được phân chia
thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô. Xem xét từ bình diện vi mô quản lý
thư viện được hiểu là quản lý trong thư viện hay trung tâm thông tin. Với
cách tiếp cận này, chủ thể quản lý là cán bộ quản lý gồm ban giám đốc, trưởng
các phòng, bộ phận, nhóm… Khách thể quản lý là nhân viên cấp dưới (người
làm công tác thư viện); Các yếu tố liên quan đến hoạt động chuyên môn
(nguồn lực thông tin, hoạt động xử lý tổ chức thông tin, dịch vụ thông tin thư
viện, người dùng tin); Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Mô hình quản lý thư viện là cách thức tổ chức hoạt động của thư viện
nhằm đảm bảo sự vận hành đồng bộ, hài hòa, hợp lý giúp cho thư viện đạt
hiệu quả tốt nhất trong hoạt động chức năng của nó.
Phần lớn, các thư viện hoạt động theo mô hình:
Quản lý: Phục vụ công tác giám sát, thông tin và quản lý toàn bộ hoạt
động chung của thư viện.
Quản lý bạn đọc: Quản lý cộng đồng bạn đọc và tiến hành các hoạt động
nghiệp vụ liên quan đến bạn độc như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, …
Bổ sung: Thực hiện công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện, quản lý
từ khi đặt mua đến khi tài liệu được xếp lên giá.
Biên mục: Thực hiện công tác biên mục bao gồm nhập mới, sửa chữa,
xóa duyệt, thao tác xử lý, phân tích tổng hợp tài liệu nhằm giúp người
dùng nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu- nội dung, công dụng,
hình thức để tiến hành chọn lựa phù hợp với yêu cầu tìm tin. Nói tóm
lại, biên mục nhằm mục đích tổ chức hệ thống thông tin hiện đại cho
phép tìm kiếm thông tin đơn giản, nhanh chóng, dễ dàng và nâng cao
hiệu quả khái thác thông tin. Ngoài ra, còn thực hiện việc thu thập
thông tin, tư liệu qua Internet, TV, CDROM, …và biên tập các nguồn
thông tin tư liệu này nhằm tạo ra nguồn thông tin số hóa đáp ứng yêu
cầu khai thác của bạn đọc và thống nhất với nguồn thông tin, tư liệu của thư viện.
Quản lý mượn- trả: thực hiện nghiệp vụ mượn, trả sách và quản lý bạn
đọc. Đây cũng là các tác nghiệp cơ bản của nghiệp vụ quản lý thư viện truyền thống.
Nhóm tra cứu: Đây là nhóm bạn đọc hoặc khách tham quan, những người
cần tra cứu thông tin tài liệu có trong thư viện để tìm những thông tin cần thiết.
Ấn phẩm đình kỳ: quản lý các ấn phẩm lặp lại mang nhiều đặc thù riêng
với các mực đình kỳ xê dịch từ nhật báo hàng ngày đến các ấn phẩm
hàng năm như niêm giám hoặc thưa hơn nữa.
Quản lý thư viện sách là một công việc phức tạp, đòi hỏi người quản lý
cần phải có sự tỉ mỉ, chu đáo và một phương pháp quản lý khoa học:
Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự:
Độc giả sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm một cuốn trong số hàng ngàn
đầu sách khác nhau có trong thư viện. Chính vì vậy, việc sắp xếp sách theo
đúng nguyên tắc, trật tự tuy mất nhiều thời gian nhưng lại tạo điều kiện cho
mỗi người có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm sau này. Mỗi một cuốn
sách sẽ có một số thứ tự nhất định trên giá sách, người quản lý thư viện cần
sắp xếp vào đúng vị trí của nó sau khi được sử dụng. Công việc này khá mất
thời gian, nhưng lại rất cần thiết để đảm bảo nhu cầu sử dụng của độc giả.
Tự tay sắp xếp và quản lý:
Nếu bạn được giao nhiệm vụ quản lý sách của thư viện, hãy tự tay sắp
xếp nó lên kệ và quản lý từng vị trí, từng đầu mục sách. Hãy sắp xếp theo
mong muốn và theo cách khoa học mà bạn hiểu. Khi đó, sẽ dễ dàng hơn cho
bạn trong việc tìm kiếm một cuốn sách theo yêu cầu của độc giả, rà soát số
lượng và tình trạng của từng đầu mục sách cụ thể. Hãy cẩn trọng khi rà soát
và sắp xếp từng cuốn sách, hãy cố gắng nắm vững vị trí của từng cuốn sách
cụ thể để có thể quản lý sách hiệu quả.
Thường xuyên rà soát và kiểm tra
Trong lúc chọn sách, độc giả có thể làm đảo lộn vị trí của từng cuốn sách.
Chính vì vậy, để có thể đảm bảo vị trí từng cuốn sách trong thư viện, hãy
thường xuyên rà soát, kiểm tra từng đầu mục để phát hiện những vấn đề nảy
sinh, tìm cách khắc phục kịp thời.
Sử dụng phần mềm quản lý
Sử dụng phần mềm quản lý thư viện sách, bạn có thể dễ dàng thực hiện những công việc như:
Cập nhật thông tin, số lượng cụ thể của mỗi đầu mục sách, mỗi
cuốn sách và mỗi hạng mục sách.
• Bạn có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin của từng cuốn sách.
• Cập nhật thông tin của từng độc giả. Cập nhật tình trạng sử dụng,
mượn, trả sách và thông tin kỳ hạn thẻ thư viện của từng độc giả.
Cập nhật vị trí, số lượng của từng loại sách, hỗ trợ người quản lý
có thể dễ dàng sắp xếp chúng vào những vị trí nhất định. Công
việc sắp xếp và quản lý sách có thể được thực hiện một cách
nhanh chóng và khoa học hơn.
• Sử dụng phần mềm quản lý, bạn có thể đồng bộ hóa thông tin dữ
liệu trong thư viện để có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin từng đầu
sách nhanh hơn.Bạn có thể thao tác nhanh trong việc thực hiện
những yêu cầu của từng độc giả.
2.1.3. Giới thiệu về thư viện HVNH.
Hiện nay, thư viện Học Viện Ngân Hàng nắm giữ số lượng đầu sách
rất lớn, trong đó có đủ mọi loại để sinh viên có thể đọc: sách báo, tạp chí,
sách tiếng anh, sách chuyên ngành… vì vậy nhà trường cùng các thầy cô cần
phải có các phương án hợp lý để quản lý sách, bảo quản sách, … và có phương
án nhập thêm sách đảm bảo cho việc tìm kiếm thông tin của sinh viên.
Thư viện Học Viện Ngân Hàng quản lý các đầu sách đó bằng các nhãn dán
có các số thứ tự, tên đầu sách, năm xuất bản, tên tác giả, mã sách, … được
dán vào gáy cuốn sách. Thư viện HVNH có 7 tầng và được sắp xếp, phân
chia sách theo từng chủ đề vào từng tầng. Trong các tầng lại có nhiều giá
sách, trên mỗi đầu giá sách sẽ được dán một tờ giấy ghi mã số về những quyển
sách được bày trên giá đó. Các giá sẽ được các thầy cô trong thư viện sắp xếp
sách một cách hợp lý nhất:
- Tầng 1: Khu vực an ninh – mượn trả.
- Tầng 2: Phòng đọc tham khảo (000 – 400). - Tầng 3: Phòng
đa năng – báo tạp chí.
- Tầng 4: Phòng đọc tham khảo (500 – 900).
- Tầng 5: Phòng đọc Chương trình Quốc tế - sách ngoại văn.
- Tầng 6: Phòng đọc TLNS – tài liệu Ngôn ngữ Anh. - Tầng
7: Phòng đọc CTĐT CLC – tài liệu môn học.
Thư viện học viện ngân hàng hiện nay có 2 khâu dùng tới quét mã để giảm
thiểu công việc cho cán bộ giáo viên và thuận tiện hơn, nhanh gọn hơn cho
sinh viên khi tới thư viện:
- Qúet mã ở cửa trước khi vào thư viện.
-Thủ tục mượn trả sách của sinh viên.
2.2. Ưu và nhược điểm của các hình thức quản lý, hoạt động của thư viện HVNH:
2.2.1. Ưu và nhược điểm về cách quản lý:
Trước khi sử dụng QR code
- Tốn thời gian, công sức: Khi muốn sinh viên cung cấp thông
tin mình cần thì học viện sẽ đánh máy, photo giấy tờ đó rồi gửi
đến từng lớp để các bạn điền vào rồi lại thu lại, cất giữ. Quá
mất công cho cả cán bộ và sinh viên vì phải phát rồi thu rồi nộp
quá nhiều loại giấy tờ khác nhau.
- Khó khăn trong việc quản lý: Ta thấy, liên quan đến một sinh
viên sẽ có rất nhiều giấy tờ xung quanh. Chúng ta có thể kẹp
thông tin của sinh viên đó vào 1 tập tài liệu. Nhưng có biết bao
nhiêu là sinh viên, vậy cách làm đó có hiệu quả hay không?
- Có thể có sai sót: Khi muốn tìm thông tin liên quan đến một
sinh viên nào đó, trước đây các thầy cô lại phải ngồi lại tìm
trong đống sổ sách khổng lồ đó. Điều này sẽ gây ra sai sót khi
có rất nhiều sinh viên bị trùng tên, thậm chí ngày tháng năm
sinh. Một khi có sai sót thì sẽ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
- Cần không gian lớn: Để chứa được giấy tờ đó thì tất nhiên học
viện cần một nơi rộng rãi, khô ráo để không ảnh hưởng tới chất
lượng của tờ giấy chứa thông tin của sinh viên. Và điều này
khá hó khăn bởi khuôn viên HVNH khá nhỏ, nằm gọn trong
ngõ 12 Chùa Bộc. Vì vậy, học viện sẽ phải đưa ra những phương án tốt hơn. Sau khi sử dụng QR code:
- Nhanh chóng hơn: Hiện nay, học viện chỉ cần tạo một mã QR
code sau đó yêu cầu sinh viên nhập thông tin của mình vào.
Vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm công sức, sinh viên có
thể ở bất cứ đâu điền xong thông tin thông tin của mình với vài
phút ngắn ngủi. Nhanh chóng hơn rất nhiều so với cách làm trước.
- Thuận tiện hơn: Giờ đây, nhờ có QR code, thầy cô cán bộ thư
viện có thể quản lý sinh viên một cách dễ dàng hơn chỉ qua một
cái quét mã. Chỉ cần đưa mã vào máy quét, tất cả thông tin liên
quan đến sinh viên đó sẽ được tích hợp trong cái mã đó.
- Chính xác hơn: Chỉ cần nhập mã sinh viên hay nói cách khác
là có mã QR của bạn đó và rồi thông tin đó sẽ hiện ra. Chính
xác hơn rất nhiều so với việc tìm thủ công.
- Tuy nhiên để sử dụng QR code thì ta cần có một bộ nhớ lớn:
HVNH có rất nhiều sinh viên. Vì vậy chúng ta cần một bộ nhớ
đủ lớn để chứa hết số lượng thông tin đó. Nếu bộ nhớ không
tốt nó sẽ mất dữ liệu, mất thông tin mà chúng ta không hề hay biết.
2.2.2. Ưu và nhược điểm về cách hoạt
động: Cách hoạt động hiện nay.
Quest mã ở cửa khi ra vào thư viện.
Trước đây, khi vào thư viện bạn cần phải trình thẻ sinh viên cho các
cán bộ giáo viên trực ở cửa ra vào. Các thầy cô sẽ ghi tên, giờ vào, giờ ra…
sau đó các bạn mới được vào thư viện. Điều đó tốn rất nhiều thời gian, nhân
lực và không hiệu quả vào giờ cao điểm khi có quá nhiều sinh viên có nhu
cầu ra vào thư viện cùng một lúc.
Hiện nay, khi bạn muốn vào thư viện, việc đầu tiên bạn cần làm là quét mã
tại cửa ra vào. Việc duy nhất bạn cần làm là dùng thẻ sinh viên, hay các bạn
năm nhất chưa có thẻ có thể sử dụng giấy báo nhập học, biên lai thu tiền, …
bất cứ giấy tờ gì có mã vạch đủ để chứng minh bạn là sinh viên học viện ngân
hàng và đưa vào máy quét thì bạn sẽ được vào thư viện của học viện. Điều
này đã giải quyết được những vấn đề trước đây khi chỉ cần 1 người giám sát
các sinh viên có thực hiện đúng việc quét mã hay không.
Vì khuôn viên học viện ngân hàng có diện tích vừa phải, không quá rộng và
để đảm bảo rằng sinh viên vào thư viện là sinh viên của học viện hàng, không
phải là những người có ý đồ xấu tới tài sản chung của học viện, chúng ta sẽ
phải trải qua bước quét mã này. Và tất nhiên không nên mượn của người khác
và không cho mượn thẻ của mình vì nếu bị phát hiện bạn chắc chắn sẽ bị phạt.
Thủ tục mượn trả sách.
Tất nhiên chúng ta vào thư viện vì muốn tìm kiếm thông tin, hay vì
chúng ta muốn đọc một cuốn sách nào đó. Bởi vì thông thường thông tin một
cuốn sách mang tới nó khá là lớn, trong thời gian ngồi phòng đọc thư viện ta
chưa hiểu hết thì ta có thể tiến hành việc mượn sách từ thư viện.
- Đầu tiên, đối với việc xử lý sách: Khác với cách làm truyền thống
trước đây, khi mua sách mới về, thư viện chỉ cần cho mỗi cuốn sách
một mã vạch (barcode) hoặc sử dụng mã vạch có sẵn ở sách. Sau
đó, mỗi cuốn sách sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ quản trị thư
viện. Khi đã có dữ liệu trong máy vi tính, cùng với mã vạch, người
xử lý sách sẽ dễ dàng và nhanh chóng in ra nhãn sách (call number).
- Đối với việc mượn trả sách và quản lý thẻ thư viện:
Trước đây, khi muốn mượn sách, bạn sẽ phải viết giấy đăng kí trong đó có
họ tên sinh viên, mã sinh viên, cuốn sách muốn mượn, tình trạng sách, chữ
kí sinh viên và cán bộ cho mượn, thời gian trả sách… và còn nhiều thủ tục
khác liên quan đến việc mượn trả sách. Điều này khiến mất thời gian cho cả
2 bên, khiến các thầy cô phải quản lý thêm sổ sách liên quan đến việc mượn
trả, có thể sẽ khiến sinh viên ngại mượn sách khi thủ tục đó quá rườm rà.
Hiện nay, sau khi sinh viên tìm được một cuốn sách và muốn mượn, thay vì
phải mất công ghi phiếu yêu cầu, thông tin cuốn sách thì ở đây sinh viên
không cần phải làm thủ tục gì ngoài việc đưa thẻ thư viện cho thầy cô, cán bộ
ban quản lý. Nhờ máy đọc mã vạch, thầy cô chỉ cần đưa thẻ thư viện có mã
vạch của sinh viên đó và đưa mã vạch của cuốn sách qua máy là xong. Sinh
viên nhận sách và đặt vào máy từ để mất sách mất từ và bạn có thể mang ra
khỏi thư viện. Thủ tục nhanh gọn, chính xác, không mất thời gian và công
sức của thầy cô và sinh viên. Việc trả sách cũng tương tự như vậy. Thầy cô
chỉ cần đưa mã vạch của cuốn sách và mã vạch của thẻ thư viện của sinh viên
qua máy, sau đó sinh viên đặt cuốn sách vào máy từ để nạp từ rồi để gọn vào
để thầy cô sắp xếp lại sách vào đúng giá của nó là xong thủ tục trả sách.
Như vậy, cách hoạt động hiện nay so với trước kia đã có nhiều cải tiến song
vẫn còn nhiều bất cập: Ưu điểm:
- Việc sử dụng mã vạch để kiểm soát việc ra vào và mượn trả sách
ở thư viện Học Viện Ngân Hàng giúp cho việc quản lý người đọc
và sách của thư viện trở nên dễ dàng hơn. Việc này có thể hạn chế
sai sót nhầm lẫn trong các khâu. Nhược điểm:
- Việc sử dụng mã vạch cần đặt mã trước máy quét trong phạm vi
nhất định, thường không quá 27cm để máy có thể quét được mã
nhanh và chính xác nhất. Đồng thời cần phải để mã vạch đúng vị
trí, theo hướng vuông góc với máy quét, hình ảnh mã vạch phải rõ
nét thì máy quét mới có thể quét được mã.
- Cách sử dụng mã vạch để kiểm soát người ra vào cũng còn nhiều
bất cập vì việc cấp thẻ cần mất nhiều thời gian, các bạn tân sinh
viên chưa có thẻ cần dùng giấy báo nhập học để ra vào thư viện.
Điều này khá bất tiện vì mã vạch in ở góc trên cùng giấy báo nhập
học, đôi khi máy sẽ không quét được, gây mất nhiều thời gian cho
thủ thư gõ lại và tìm kiếm thông tin của sinh viên.
2.2.3. Ưu và nhược điểm của QR Code. Ưu điểm của QR Code:
- Không cần thiết bị đặc biệt: Một trong những thách thức khi quét
mã là tìm giải pháp hoạt động tương thích giữa các thiết bị với
nhau. Phương thức quét mã QR giúp khắc phục thử thách này, vì
tất cả những gì bạn cần là một chiếc camera trên chiếc điện thoại thông minh.
- Nhanh chóng, dễ sử dụng: Không cần đứng lên điểm danh, … Chỉ
cần một cái quét mã QR, sau một vài giây thông tin bạn cần sẽ hiện
ra nhanh chóng mà bạn không cần nhập thủ công.
- An toàn cao: Có thể khi bạn nhập thông tin, ta sẽ có người xấu có
ý định đánh cắp thông tin của bạn do vậy sử dụng QR là phương
án an toàn hơn rất nhiều. - Tiết kiệm nhân lực: Chúng ta không cần
phải đầu tư những bàn làm việc hay không gian quá rộng, ... để
kiểm soát số lượng sinh viên thay vào đó quét mã QR giúp kiểm
soát lượng sinh viên ra vào, để biết tần suất ra vào của sinh viên để quản lí hiệu quả hơn.
Nhược điểm của QR Code:
- Chưa phổ biến: Hiện nay QR code đang khá thịnh hành tại các
thành phố lớn như Hà Nội, Tp.HCM, Đà Nẵng, …Tuy nhiên tại
các vùng nông thôn hay các khu vực ít người thì nó thật sự vẫn
chưa phổ biến. Họ đã quen từ xưa là đùng tiền mặt để thanh toán,
hay họ không có điện thoại thông minh để sử dụng. - Mạng
internet: Cần phải kết nối mạng internet thì thông tin của bạn mới
hiện lên. Vậy khi không có mạng internet hya ở vùng mất sóng thì
QR Code không thể dùng được.
- Bên cạnh đó là mình phải tải app thì mình mới có thể quét mã được.
Chương 3. Giải pháp cho những hạn chế trong thư viện
Học Viện Ngân Hàng.
3.1. Giải pháp cho hạn chế trong cách quản lý của thư viện Học Viện Ngân
Hàng: Hạn chế trong cách quản lý tại thư viện Học Viện Ngân Hàng:
Từ khi ra mắt đến nay, thư viện Học Viện Ngân Hàng đang nắm
giữ một số lượng lớn các đầu sách, tài liệu, …. Vì vậy nhà trường
cần có những phương án hợp lý các hoạt động tại thư viện. Khác
với trước đây, hiện nay thư viện Học Viện Ngân Hàng đang sử
dụng mã vạch ở hai khâu:
- Quét mã ở cửa trước khi ra vào thư viện.
- Thủ tục mượn trả sách.
Còn ở các khâu quản lý khác, Học Viện Ngân Hàng vẫn đang sử
dụng cách quản lý truyền thống. Học viện sử dụng cách lưu trữ
thông tin người đọc qua giấy tờ, sổ sách.
- Khi muốn thu nhập thông tin sinh viên, học viện sẽ sử dụng một
bản danh sách trên giấy tờ rồi gửi tới lớp học để các sinh viên sẽ
tự điền, rồi học viện sẽ thu lại và cất giữ bản ghi.
- Khi muốn tra cứu, tìm kiếm thông tin sinh viên, ban quản lí phải
tìm lại trong đống giấy tờ, sổ sách với một số lượng kho lưu trữ khổng lồ.
VD: Ứng dụng Kaspersky QR Scanner - ứng dụng quét mã QR
(miễn phí cho cả hai hệ điều hành IOS và ANDROID)