Báo cáo hành chính điện tử - Công nghệ thông tin | Trường đại học Điện Lực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO
HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ Đ TÀI:
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH BẰNG PHẦN MM TRONG DOANH NGHIỆP:
QUY TRÌNH KHEN THƯỞNG
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN HOÀNG MINH NGUYỄN TIẾN MINH LƯƠNG NGỌC THÀNH
Giảng viên hướng dẫn : NGUYỄN QUANG TRUNG Ngành
: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành
: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Lớp : D13HTTMDT1 Khóa : 2018
Hà Nội, tháng 12 năm 2020 PHIẾU CHẤM ĐIỂM ST Họ và tên
Nội dung thực hiện Điểm Chữ T sinh viên ký 1 Nguyễn - Thiết kế website Hoàng Minh
- Đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo 2 Nguyễn Tiến - Hoàn thiện báo cáo Minh
- Đóng góp ý kiên xây dựng báo cáo 3 Lương Ngọc - Hoàn thiện báo cáo Thành
- Đóng góp ý kiên xây dựng báo cáo
Họ và tên giảng viên Chữ ký Ghi chú Giảng viên chấm 1: Giảng viên chấm 2: MỤC LỤC
PHẦN I MỞ ĐẦU…………………………………………………………………3
1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………………...3
2. Mục tiêu………………………………………………………………………….3
3. Phương pháp……………………………………………………………………..3
PHẦN II NỘI DUNG………………………………………………………………4
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ THUYẾT……………………………………………….4
1. Hành chính điện tử………………………………………………………………4
2. Hành chính điện tử trong doanh nghiệp…………………………………………7
CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ……………………………………..11
1. Phân tích các chức năng và đặc điểm của phần mềm…………………………..11
2. Tầm quan trọng của việc khen thưởng nhân viên………………………………13
3. Thiết kế ………………………………………………………………………...19
PHẦN III KẾT LUẬN……………………………………………………………20
1. Ưu điểm của phần mềm………………………………………………………..20
2. Nhược điểm của phần mềm……………………………………………………20
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………..22 LỜI MỞ ĐẦU
Em xin chân thành cám ơn thầy Đào Nam Anh là giáo viên hướng dẫn trong đề tài
mà em thực hiện, em rất trân trọng sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy để em có thể
hoàn thành tốt đồ án này.
Em cũng xin cám ơn khoa Công Nghệ Thông Tin đã tạo điều kiện tốt nhất để bọn
em có được những tiết học tuyệt vời.
Em cũng xin cám ơn trường Đại Học Điện Lực là ngôi trường tuyệt đẹp và tốt nhất
mà em từng học. Xin cám ơn trường vì những đóng góp đã giúp em có được kiến
thức không chỉ về mặc học vấn mà còn những kiến thức về xã hội để giúp em có
thể vững bước trên con đường của chính mình. PHẦN I MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài
Khen thưởng là điều đương nhiên và cần thiết ở mỗi doanh nghiệp, tuy vậy, một số
nhà quản lý dường như muốn trốn tránh việc này. Có rất nhiều lý do ngăn trở họ
làm việc này: cho rằng việc nhân viên làm tốt là điều hiển nhiên, đó là trách nhiệm
của họ phải làm? đánh giá cao ai đó sẽ khiến bản thân nhân viên khen thưởng sẽ
trở nên tự cao và tạo ra sự ganh tỵ giữa các thành viên trong đội nhóm? Hoặc đơn
giản họ cảm thấy xấu hổ khi công khai tuyên dương một ai đó? 2. Mục tiêu
Xác định đúng mục tiêu của công ty hoặc nhóm mà hệ thống phần thưởng sẽ hỗ trợ
Xác định các hoạt động hoặc hành vi của nhân viên mong muốn sẽ củng cố mục tiêu của công ty
Xác định các phép đo chính về hiệu suất hoặc hành vi, dựa trên thành tích
trước đây của cá nhân hoặc nhóm
Xác định phần thưởng phù hợp
Truyền thông chương trình cho nhân viên 3. Phương pháp Tìm hiểu sách báo.
Tìm hiểu ở Mạng xã hội.
Tham khảo một số phần mềm khác PHẦN II NỘI DUNG
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Hành chính điện tử 1.1 Khái niệm
Hành chính là một khái niệm chỉ một hoạt động hoặc một chuỗi hoạt động được
thực thi theo một tiến trình chủ yếu liên quan tới những biện pháp thực thi những
mục tiêu hoặc nhiệm vụ vạch ra sẵn.
Hành chính là những biện pháp tổ chức và điều hành của các tổ chức, các nhóm,
các đoàn thể hợp tác trong hoạt động của mình để đạt được mục tiêu chung. Quản
lý liên quan tới nhiều thể thức hoạt động hợp tác cho nên tất cả những ai tham gia
vào hoạt động hợp tác đều có nghĩa đã tham gia vào một dạng hoạt động của quản
lý – đó là công việc hành chính
1.2 Quản trị hành chính
Quản trị hành chıˆnh văn phòng là việc hoach định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
các công tác vă n phòng nhằm đạt muc tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả
Quản trị hành chính gồm các chức năng:
Hoạch định công việc hành chıˆnh
Tổ chức công việc hành chıˆnh văn phòng
Lãnh đạo công việc hành chıˆnh văn phòng
Kiểm soát công việc hành chıˆnh
Dịch vu ‰hành chıˆnh vă n phòng
1.3 Quy trình, thủ tục hành chính
Quy trình, thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu,
điều kiện do cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một
công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức. Quy trình thủ tục gồm: Quy trình tuyển dụng Quy trình bổ nhiệm
Quy trình đào tạo cán bộ Quy trình kỷ luật 1.4 Hạ tầng CNTT
▪Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin là tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy
trạm), thiết bị kết nối mạng, thiết bị an ninh an toàn, thiết bị ngoại vi và thiết bị
phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện rộng.
1.5 Hệ thống mạng
Là hệ thống bao gồm mạng lưới các thiết bị và dây dẫn được thiết kế nhằm phục
vụ công việc của doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp có phạm vi địa lý nhỏ hẹp: LAN
Đối với doanh nghiệp có phạm vi địa lý rộng lớn hơn: WAN. Internet
Mục đích của hệ thống mạng DN
Chia sẻ dữ liệu dùng chung
Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin
Chia nhiều vùng làm việc khác nhau trong nội bộ mạng doanh nghiệp, VLAN, join domain,...
1.6 Hiện đại hoá công tác hành chính điện tử
Văn phòng hiện đại có những đặc điểm:
Tổ chức bộ máy khoa học, gọn nhẹ.
Lao động trong văn phòng được tổ chức, sắp xếp khoa học.
Tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật và các phương pháp điều hành mới.
Xây dựng định mức cụ thể, hợp lý.
Đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.
Văn phòng hiện đại có thể được thiết kế theo hướng như sau: Văn phòng điện tử Văn phòng không giấy Văn phòng tự động Văn phòng cách mạng 4.0 Phương pháp thiết kế:
Tin học hóa công tác văn phòng
Máy vi tính và văn phòng “không giấy”
Mạng máy tính và truyền dữ liệu
Mạng LAN dùng kết nối nội bộ, và mạng diện rộng WLAN là mô hình kết
nối của doanh nghiệp nhiều thành phố khác nhau, mạng Internet dùng kết nối toàn cầu.
Văn thư điện tử, Chữ ký số
Thiết bị tự động văn phòng: Nhận dạng, chấm công tự động,...
Chia sẻ thông tin trong nền kinh tế tri thức
2. Hành chính điện tử trong doanh nghiệp
2.1 Các yếu tố môi trường của doanh nghiệp Môi trường quốc tế
Môi trường kinh tế quốc dân Môi trường nghành Môi trường bên trong
2.2 Các yếu tố môi trường bên trong Nhân lực
Tài sản doanh nghiệp: vô hình & hữu hình. Văn hoá doanh nghiệp Nhà cung cấp Đối thủ cạnh tranh
2.3 Nguyên tắc vận hành doanh nghiệp
Đảm bảo dung hoà được các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
Tự động hoá các quy trình quản lý doanh nghiệp:
Tương tác điện tử trong nội bộ doanh nghiệp
Tương tác điện tử môi trường ngành
Tương tác điện tử môi trường vĩ mô quốc dân
Tương tác điện tử môi trường kinh tế quốc tế
2.4 Tự động hoá trong quản lý nội bộ doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nghiệp vụ.
Hạ tầng thiết bị công nghệ: Máy tính Mạng máy tính
Thiết bị, công cụ tự động: máy chấm công
Phần mềm truy cập từ xa
Hệ thống giám sát: camera IP, hệ thống nhận dạng xâm nhập, cửa tự động,…
2.5 Tự động hoá giao tiếp trao đổi môi trường ngành
Tương tác tự động trong môi trường ngành áp dụng các công nghệ hiện đại, các
doanh nghiệp cần tiếp cận để phù hợp điều kiện môi trường:
Kết nối Internet và các phần mềm Website doanh nghiệp: UX Tương tác mạng xã hội
Quản trị quan hệ khách hàng, CX
Logistics và chuỗi cung ứng
Tham gia các sàn giao dịch hiệu quả.
Kinh tế chia sẻ: Grab, tripadvisor,…
2.6 Tự động hoá trong môi trường vĩ mô
Là những hệ thống tương tác giữa Chính phủ với doanh nghiệp, hỗ trợ các tác vụ
của doanh nghiệp trong quá trình vận hành và hoạt động tại mỗi quốc gia.
Tự động hoá trong môi trường vĩ mô
Các hệ thống này bao gồm: Các sàn giao dịch B2B
Website TMĐT B2C giao dịch với khách hàng.
Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng
2.7 Tự động hoá trong môi trường kinh tế quốc tế
Là sự tương tác giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp của các quốc gia khác nhau.
Hệ thống này cho phép các doanh nghiệp trao đổi, chia sẻ thông tin, ký hợp đồng điện tử,….
CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
1. Phân tích các chức năng và đặc điểm của phần mềm
1.1 Tự động hóa khâu tiếp nhận và xử lý văn bản đề nghị khen thưởng
Theo quy trình và thủ tục tiến hành xét duyệt thi đua khen thưởng, văn bản tờ trình
đề nghị khen thưởng của các đơn vị cấp dưới/ thành viên được gửi bằng công văn
về Ban Thi đua khen thưởng của đơn vị sử dụng phần mềm. Ngoài ra đơn vị còn
phải gửi một văn bản số (được soạn thảo bằng word) danh sách cá nhân và tập thể
được đề nghị khen thường kèm theo tờ trình, qua đường thư điện tử (Email).
Khi chưa sử dụng phần mềm, các dữ liệu số này hầu như chưa được sử dụng hiệu
quả cho các công việc và thủ tục tiếp theo, mọi văn bản, danh sách, văn bằng khen
thưởng đều phải soạn thảo mới.
Với phần mềm quản lý khen thưởng, các văn bản số danh sách đề nghị khen
thưởng sẽ được xử lý sơ bộ sau đó được phần mềm tự động nạp vào cơ sở dữ liệu
phục vụ cho các công việc và mục đích tiếp theo, các văn bản, danh sách, văn bằng
khen thưởng được phần mềm tạo lập tự động mà không cần soạn thảo lại hoặc
nhập dữ liệu từ bàn phím như trước đây.
1.2 Nhập và sửa dữ liệu khen thưởng trực tiếp vào CSDL của phần mềm
Chức năng này cho phép nhập dữ liệu khen thưởng trực tiếp vào cơ sở dữ liệu đối
với các trường hợp không nhận được văn bản số (file word) đề nghị khen thưởng
của đơn vị thành viên. Chức năng này cũng được sử dụng để cập nhật, chỉnh sửa
dữ liệu khen thưởng đã có trong cơ sở dữ liệu.
1.3 Tự đông hóa khâu lập và ra quyết định khen thưởng Bao gồm các thao tác :
+ Tạo quyết định mới (số, ngày …),
+ Chọn danh sách cá nhân, tập thể được khen thưởng từ dữ liệu đề nghị khen
thưởng của các đơn vị đã có trong cơ sở dữ liệu. chức năng này cho phép thêm,
bớt, sửa danh sách khen thưởng của từng quyết định một cách linh hoạt và thuận
tiện mà không cần phải nhập dữ liệu từ bàn phím như trước đây.
+ Lưu trữ quyết định, in quyết đinh và danh sách khen thưởng kèm theo. Chức
năng này cho phép lưu trữ các dữ liệu về quyết định khen thưởng vào cơ sở dữ
liệu, phục vụ cho công tác quản lý, tra cứu tìm kiếm và thống kê tổng hợp kết quả
thi đua khen thưởng, đồng thời tự động hóa khâu in quyết định và danh sách khen
thưởng mà không cần phải soạn thảo quyết định như trước đây.
1.4 Tự đông hóa khâu lập tờ trình đề nghị khen thưởng
Đối với các đề nghị khen thưởng thuộc thẩm quyền quyết định của cấp trên, cần
phải lập tờ trình đề nghị khen thưởng lên cấp có thẩm quyền kèm theo danh sách
đề nghi khen thưởng, Công việc này trước đây phải soạn thảo mới văn bản tờ trình
và danh sách kèm theo, với việc sử dụng phần mềm công việc này đã được tự động
hóa, bao gồm các thao tác:
+ Tạo tờ trình mới (số, ngày …),
+ Chọn danh sách cá nhân, tập thể đề nghị khen thưởng (thuộc các mức do cấp trên
quyết định), từ dữ liệu đề nghị khen thưởng của các đơn vị, đã có trong cơ sở dữ
liệu. chức năng này cho phép thêm, bớt, sửa danh sách đề nghị khen thưởng của
từng tờ trình một cách linh hoạt và thuận tiện mà không cần phải nhập dữ liệu từ
bàn phím như khi soạn thảo tờ trình trước đây.
+ Lưu trữ tờ trình, in danh sách đề nghị khen thưởng kèm theo tờ trình. Chức năng
này cho phép lưu trữ các dữ liệu đề nghị khen thưởng lên cấp trên vào cơ sở dữ
liệu, phục vụ cho công tác quản lý và xử lý tiếp theo khi có quyết định khen
thưởng của cấp trên, đồng thời tự động hóa khâu in danh sách đề nghị khen thưởng
kèm theo tờ trình mà không cần phải soạn thảo danh sách như trước đây.
1.5 Tự động hóa khâu in văn bằng chứng nhận khen thưởng
Đây là chức năng nổi bật nhất của phần mềm nếu so sánh với cách làm trước đây
trong việc in văn bằng khen thưởng cho từng cá nhân/ tập thể.
Các văn bằng khen thưởng (bằng khen, giấy khen, danh hiệu chiến sĩ thi đua) được
in riêng cho từng cá nhân và tập thể. Mỗi bản in được thực hiện trên một mẫu phôi
đã được in sẵn tại nhà in, các nội dung khen thưởng phải được in chính xác vào các
vị trí dành riêng cho từng nội dung trên bản phôi, để có được một văn bằng đúng
và đẹp. Xuất phát từ 2 mẫu phôi cần in và yêu cầu in cho 2 loai đối tượng: cá nhân,
tập thể thì cần phải xử lý 3 trường hợp khác nhau: - Bằng khen cá nhân - Danh hiệu CSTD cá nhân - Bằng khen tâp thể
Đối với các mẫu in cho cá nhân, vấn đề phức tạp phải điều chỉnh khi in cho từng
người là vị trí in phần giới tính (Ông/ Bà) và phần Họ Tên của người đó, sao cho
phần Họ tên luôn nằm chính giữa văn bằng và khoảng cách giữa 2 phần (giới tính,
Họ tên) là không quá rộng hoặc quá hẹp, do phần họ tên có độ dài thay đổi giữa
người này với người khác từ 5 đến 25 kí tự.
Đối với trường hợp in cho tấp thể, cần phải chia thành 3 mẫu khác nhau:
- Mẫu tập thể 1 dòng: khen thưởng đơn vị thành viên
- Mẫu Tập thể 2 dòng : Khen thưởng một đơn vị con của đơn vị thành viên
- Mẫu Tập thể 3 dòng: khen thưởng tập thể trong 1 đơn vị con của đơn vị thành viên.
2. Tầm quan trọng của việc khen thưởng nhân viên
Việc khen thưởng nhân viên là điều mà các doanh nghiệp thực hiện thường xuyên.
Nhưng nếu không thưởng – phạt thích đáng, có tình có lý sẽ khiến nhân viên nhân
viên tâm phục khẩu phục. Bạn nên thưởng-phạt một cách phân minh.
Việc thưởng-phạt một cách phân minh sẽ giúp tạo động lực cho các nhân viên
trong công ty cùng nhau cố gắng làm việc.
Người được khen thưởng sẽ cố gắng hơn nữa để làm việc tốt hơn. Họ cảm thấy
được công lao mình đóng góp được doanh nghiệp ghi nhận. Tăng thêm lòng tin và
trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Còn người bị phạt sẽ tự hoàn thiện bản thân mình tốt hơn cho lần sau tránh trường
hợp bị phạt thêm lần nữa. Việc cố gắng để không bị phạt là tránh sự xấu hổ của bản
thân mình nữa khi mà ai cũng được thưởng chi duy nhất mình bị phạt.
2.1 Khen thưởng tập thể
Khen thưởng tập thể thường tổ chức vào các dịp tổng kết cuối tháng hoặc cuối
năm. Bao gồm khen thưởng theo phòng ban, nhóm dự án,.. khi đã hoàng thành
công việc xuất sắc. Phần thưởng thường là tiền mặt hoặc bằng khen, cúp vinh
danh. Những món quà này thường treo trong phòng làm việc vừa có nhiệm vụ
trang trí vừa động lực để các nhân viên không ngừng phấn đấu để đạt được nhiều thành tích hơn nữa.
2.2 Một lời cảm ơn chân thành
Đôi khi bạn không cần phải khen thưởng theo hình thức mang giá trị.Mà đơn giản
chỉ là một lời cảm ơn chân thành mang giá trị tinh thần động viên đối với nhân
viên của mình cũng làm họ cảm thấy ấm lòng. một lời cảm ơn chân thành
Cindi Leive-Tổng biên tập tạp chí Glamour từng cho biết khi bà mới bước chân
vào nghề báo. Bà được nhận một lời khuyên rất chân thành: “Hãy đếm lại số lời
khen bạn đã dành cho những người xung quanh, rồi cố gắng tăng gấp đôi con số đó”.
Từ đó bà đã ghi nhớ và thực hành theo lời khuyên ấy. Ngay cả nhân viên trông
lạnh lùng nhất vẫn mong muốn nhận một lời khen từ sếp của mình. Bởi vì tiềm ẩn
trong mỗi người đều luôn tồn tại khao khát được công nhận sự đóng góp của mình
vào doanh nghiệp. Vì thế, đôi khi một lời cảm ơn chân thành dành cho nhân viên
từ lãnh đọa là phần thưởng không gì so sánh được.
2.3 Vinh danh các nhân viên ấn tượng
Vinh danh tuyên dương các nhân viên ấn tượng, xuất sắc trong tháng trong năm
trước các nhân viên trong toàn công ty cũng là một trong các cách khen thưởng ấn
tượng. Vinh danh nhân viên ấn tượng
Vi dụ điển hình là:
Công ty Acuity- một công ty dịch vụ tài chính có gần 900 nhân viên trong công ty.
Công ty này mỗi năm đều lập ra danh sách “ 100 thành tích ấn tượng nhất năm”
cho phép mọi phòng ban trong công ty đề xuất, bỏ phiếu và chọn ra.
Những nhân viên có tên trong danh sách này là nhân viên làm việc có thành tích ấn
tượng nhất trong đội ngũ nhân viên công ty. Bảng thành tích được phát hành dưới
dạng sách và phát miễn phí tận tay là cách mà công ty công nhận thành quả lao
động đóng góp của nhân viên.
2.4 Phần thưởng ưu tiên
Những phần thưởng mang tính đặc quyền sẽ kích thích tính tò mò đồng thời sẽ là
động lực khiến nhân viên trong doanh nghiệp nỗ lực phấn đấu vươn lên. Phần
thưởng ưu tiên đó có thể là: một chuyến du lịch Châu Âu dành cho hai người, hoặc
được làm việc từ xa mà không phải đến công ty trong 1 tuần hay 4 ngày….
Điều cần lưu ý là cấp trên phải đưa ra các chỉ tiêu rõ ràng và chọn lọc để không
gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên.
2.5 ứng dụng phần mềm quản lý công việc để đánh giá nhân viên khách quan hơn.
Việc sử dụng các phần mềm quản lý công việc miễn phí vào quản lý nhân viên
giúp nhà quản lý đánh giá đúng năng suất làm việc của nhân viên. Đánh giá đúng
KPI để đưa ra chế độ khen thưởng cho nhân viên đúng nhất không làm họ cảm
thấy phân biệt đối xử.
Phần mềm quản lý công việc giúp bạn quản lý, thống kê đầy đủ các công việc của
tất cả các nhân viên trong công ty. Biết được nhân viên nào hoàn thành công việc
đúng tiến độ, nhân viên nào có năng suất làm việc tốt hơn.
Tuy nhiên, để công việc của tổ chức không bị đảo lộn, hãy đưa ra quy định giới
hạn các công việc nhân viên có thể lựa chọn thay đổi. Các nhà quản lý nên nhớ
rằng, mỗi nhân viên đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, do đó, tạo dựng niềm tin
của nhân viên là “chiếc chìa khóa vạn năng” giúp nhân viên phát huy tối đa năng
lực tiềm ẩn của bản thân. 3. Thiết kế
Phần mềm quản lý thi đua khen thưởng là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp,
công ty theo dõi được quá trình khen thưởng cá nhân, nhóm, tập thể tránh việc bỏ
sót những cá nhân, tập thể xuất sắc.
Một trong những công cụ hữu ích ở trong công ty, doanh nghiệp là phần mềm quản
lý thi đua khen thưởng. Đối với các công ty, doanh nghiệp tổ chức khen thưởng thì
phần mềm quản lý này sẽ hỗ trợ các công việc trong quản lý khen thưởng, giảm đi
gánh nặng, áp lực công việc trong công tác quản lý hành chính và giúp người dùng yên tâm. Công nghệ triển khai: Nền tảng: asp.net 4.0
Hệ điều hành: Window Server 2008 trở lên
Hệ quản trị hệ CSDL: SQL Server 2008 hoặc cao hơn Tính năng nổi bật:
Quản lý dữ liệu nhân viên
Quản lý thi đua khen thưởng kỷ luật
Tra cứu và khai thác dữ liệu Cảnh báo dữ liệu Danh mục hệ thống Quản trị hệ thống PHẦN III KẾT LUẬN
1. Ưu điểm của phần mềm
Ưu điểm của việc sử dụng các chỉ tiêu để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
được mô tả bởi một số điểm sau:
+ Mang lại cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp.
+ Hệ thống này thường tồn tại dưới dạng con số cụ thể hay định lượng, đi kèm dữ
liệu do đo giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu và quyết định phương hướng hành động.
+ Tạo động lực và tinh thần làm việc cho nhân viên. Từ đó, quản lý sẽ dễ dàng
triển khai những hoạt động nhằm khen thưởng hay đánh giá chất lượng nhân viên
dựa trên những kết quả thu nhận được.
+ Hướng đến mục tiêu doanh nghiệp để thúc đẩy sự phấn đấu trong nhân viên,
tránh các mâu thuẫn cá nhân và tạo ra sự thiếu nhất quán trong quá trình triển khai công việc.
+ Đánh giá khách quan hiệu quả chiến lược thực hiện công việc của lao động.
+ Tạo dữ liệu kiểm chứng để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu trong doanh nghiệp
2. Nhược điểm của phần mềm
Nhược điểm của phần mềm:
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, khi triển khai phần mềm trong doanh nghiệp
cũng gặp một số các khó khăn như:
+ Trong quá trình triển khai tại doanh nghiệp, các chỉ số KPIs không đáp ứng được
tiêu chí SMART nên ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự.
+ Các chỉ tiêu nếu không được xác định cụ thể và rõ ràng sẽ ảnh hưởng không tốt
thậm chí gây tâm lý hoang mang và chán nản với người lao động. Làm giảm năng
suất công việc dẫn tới sự phát triển của doanh nghiệp bị thụt lùi.
+ Hiệu quả của phần mềm sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.
+ Để có thể xây dựng được phần mềm đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập
phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về các chỉ số này là gì? từ đó mới có thể xây
dựng và áp dụng một cách khoa học nhất.
+ Xây dựng các chỉ tiêu thiếu tính chính xác và thực tế, sẽ khiến các chỉ tiêu đề ra
vượt quá năng lực hoàn thành của nhân viên. Dẫn đến kết quả công việc đạt được
không cao gây ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
+ Chỉ tiêu KPI không linh hoạt theo những mục tiêu của doanh nghiệp. Sẽ khiến
nền kinh tế của công ty bị suy giảm. Lợi nhuận thu về của mỗi công ty sẽ không
đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra. Điều này gây lãng phí thời gian, nhân lực và
tiền bạc của doanh nghiệp.
Việc xây dựng và triển khai là quá trình không dễ dàng, việc áp dụng hệ thống này
trong đánh giá năng lực và đặt ra các mục tiêu công việc cho lao động giúp doanh
nghiệp đánh giá đúng năng lực của nhân viên. Đồng thời quản lý tốt bài toán nhân sự trong mỗi công ty.
Có những đặc điểm về mục đích, ưu và nhược điểm rất độc đáo và phức tạp. Đòi
hỏi mỗi doanh nghiệp khi tiến hành xây dựng hệ thống cần có sự cân nhắc kỹ
lưỡng trước khi triển khai hệ thống này để đem lại hiệu quả phát triển và thu về nguồn lợi tốt nhất. TÀI LIỆU THAM KHẢO
B1.Lisa Welchman - Managing Chaos_Digital Governance by Design-Rosenfeld Media
B2. Enterprise Governance of Information Technology_ Achieving Alignment and Value in Digital Organizations