Báo cáo kiến tập ngành Đại học Quản trị văn phòng | Học viện Hành chính Quốc gia

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2020 – 2024
Tên cơ quan: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Địa chỉ: số 12 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Ngô Thị Hoa
Sinh viên thực hiện: Lê Thị Giang Lớp: 2005QTVB Mã sinh viên: 2005QTVB018
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Cường Hà Nội - 2023 MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................... 2
B. PHẦN NỘI DUNG ................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ
HỘI ................................................................................................................................. 3
1.1 Khái quát về Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội ........................................... 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội . 4
1.2.1 Chức năng ............................................................................................................. 4
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................................ 4
1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội ............................... 6
Tiểu kết chương 1 .......................................................................................................... 7
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG –
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ..................................................................................... 8
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ............ 8
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ .................................. 8
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong phòng Hành chính văn phòng
Bộ .................................................................................................................................. 10
2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ................................. 34
2.2.1 Các loại văn bản do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành ........... 34
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản .......................................................................... 34
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................................................. 34
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản .............................................................................. 35
2.3 Quản lý văn bản đi ................................................................................................ 36
2.4 Trình tự giải quyết văn bản đến .......................................................................... 43
2.5 Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu ............................................................. 47
2.5.1 Quản lý con dấu .................................................................................................. 47
2.5.2. Sử dụng con dấu ................................................................................................ 47
2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ..................... 48
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức ................................................ 48
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ ............................................................ 49
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ ...................................................................................... 50
2.7 Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp ............................ 52
2.7.1. Các quy định hiện hành của Văn phòng bộ về nghi thức công sở và nội ....... 52
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung .................................................................................. 54
2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng ............................................................................................................................ 56
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng ......................................................... 56
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng ........................................................ 57
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng ......................................... 58
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 59
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ ................................................................. 60
3.1. Đánh giá chung ..................................................................................................... 60
3.1.1 Ưu điểm ............................................................................................................... 60
3.1.2 Hạn chế ................................................................................................................ 61
3.1.3 Nguyên nhân của hạn chế .................................................................................. 62
3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp) ............................................................................. 63
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản .................... 63
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ............................................. 63
3.2.3 Một số khuyến nghị đối với văn phòng Bộ Lao Động – Thương Binh và Xã
Hội ................................................................................................................................. 64
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................ 65
C. PHẦN KẾT LUẬN ................................................................................................. 66
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 67
DANH MỤC PHỤ LỤC .............................................................................................. 68 A. PHẦN MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU
“Cái nguy hiểm của thời đại chúng ta không phải là thấy máy móc suy
nghĩ như con người mà thấy con người suy nghĩ như một cái máy” (P.D.). Chính
sự thiếu liên kết giữa kiến thức và thực tiễn trong giáo dục hiện nay là một trong
những nguyên nhân khiến cho con người suy nghĩ một cách lý thuyết, và như
một cái máy. Giữa lý thuyết và thực hành có một khoảng cách nhất định mà
người học luôn phải đối chiếu, so sánh giữa chúng, luôn phải gắn liền chúng với
nhau đúng như lời Hồ Chủ Tịch đã dạy: “Học phải đi đôi với hành”. Bởi thế,
giáo dục Đại học – bậc giáo dục đào tạo ra nguồn nhân lực tiên phong trong quá
trình Công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước đang ngày càng quan tâm đến
thực hành cho sinh viên. Thực tập là một điển hình cho điều đó, trường đại học
nào cũng buộc phải có thực tập nhưng không phải trường nào cũng có kỳ kiến
tập. Và thật may mắn rằng Học viện Hành chính Quốc gia có thêm phần thực tế
cho sinh viên, chúng em vẫn luôn tự hào rằng mình được tiếp xúc với thực tế
nhiều hơn một số trường đại học khác.
Qua thời gian kiến tập tại Phòng Hành chính - Văn phòng Bộ em đã được
tiếp xúc trực tiếp thực tế công tác hành chính văn phòng, đây là một giai đoạn
đầy khó khăn, lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều so với những gì
đang diễn ra trên thực tế. Nhưng nhờ đó mà em đã trang bị được cho mình
những kinh nghiệm quý báu để làm việc sau này, cũng như những thông tin cần
thiết để hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.
Do thời gian có hạn và cũng là lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế công
việc của cơ quan nên bài viết của em không thể tránh khỏi những hạn chế nhất
định. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, cùng
các cô chú, anh chị tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn. 1 LỜI CAM ĐOAN
Trong thời gian kiến tập ngành nghề với nội dung “Tìm hiểu về công tác
văn phòng tại phòng Hành chính, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” tôi đã
hoàn thành xong bài báo cáo kiến tập của mình. Tôi xin cam đoan đây là đề tài
do chính tôi thực hiện, là kết quả thực sự từ công sức nghiên cứu, quan sát và
học hỏi từ các cô chú và anh chị tại cơ quan. Các nội dung, số liệu và hình ảnh
có trong bài báo cáo là chính xác, đầy đủ và rõ ràng mà cán bộ cơ quan đã cung
cấp cho tôi. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2023 Sinh viên Lê Thị Giang 2 B. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1.1 Khái quát về Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nước trên cơ sở
hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh xã hội.
Sự phát triển của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội là kết quả của quá
trình xây dựng và phát triển, của sự tiếp thu, kế thừa và phát huy chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của 7 Bộ và cơ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội,
Bộ Xã hội, Bộ Thương binh- Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội
và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.
Hình 1: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Nguồn tự chụp) 3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
1.2.1 Chức năng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, tiền lương; việc
làm; giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có
công; bảo trợ xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (sau đây
gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi cả nước;
quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của bộ.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12
năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về các
lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội quy định tại Nghị định 186/2007/NĐ-
CP ngày 25/12/2007 của Chính phủ. Bao gồm:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
của Bộ đã được phê duyệt, các dự án, đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác
theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực lao động,
người có công và xã hội.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
và các chương trình mục tiêu quốc gia, các công trình, dự án quan trọng; các dự
thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác
3. Ban hành, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế
hoạch thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ; 4
4. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Bộ còn quy định, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát
trên một số lĩnh vực sau:
- Lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp;
- Lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; - Lĩnh vực dạy nghề;
- Lĩnh vực lao động, tiền lương, tiền công;
- Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện;
- Lĩnh vực an toàn lao động;
- Về lĩnh vực người có công;
- Về lĩnh vực bảo trợ xã hội;
- Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em;
- Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội;
- Về lĩnh vực bình đẳng giới;
- Về quản lý đơn vị sự nghiệp ngành và lĩnh vực dịch vụ công.
6. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
7. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
8. Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật.
9. Quản lý nhà nước đối với hoạt động của hội, tổ chức phi Chính phủ
trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật. 5
10. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ở các đơn vị
thuộc Bộ theo quy định của pháp luật.
11. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
12. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng,
tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
13. Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cơ quan quản lý nhà
nước về lao động, người có công và xã hội ở địa phương.
14. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật.
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao Động-Thương Binh và Xã Hội
* Lãnh đạo Bộ Lao động-Thương Binh và Xã Hội
- Bộ Trưởng: Đào Ngọc Dung
- Thứ trưởng: Lê Tấn Dũng
- Thứ trưởng: Nguyễn Thị Hà
- Thứ trưởng: Lê Văn Thanh
- Thứ trưởng: Nguyễn Bá Hoan
- Thứ trưởng: Nguyễn Văn Hồi
* Các đơn vị trực thuộc
Gồm 17 đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước và 6 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Lao động Thương binh và Xã hội xem ở phụ lục số 01) 6
Tiểu kết chương 1
Qua chương 1 tác giả đã làm rõ về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội. Việc tìm hiểu này là cơ sở để khảo
sát một số công tác tại Bộ Lao Động - Thương Binh và Xã Hội. Vấn đề này tác
giả sẽ tập trung làm rõ ở chương 2 và chương 3. 7 CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ
Căn cứ vào Quyết định số 1689/QĐ-LĐTBXH ngày 25 tháng 10 năm
2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:
* Chức năng văn phòng Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, có
năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; giúp Bộ
trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác thi đua - khen
thưởng; thông tin – truyền thông; cải cách hành chính; kiểm soát thủ tục hành
chính; triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định của pháp
luật; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ
thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc;
phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ. Văn phòng Bộ
có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Lao động - Thương Binh và Xã Hội
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; trình Bộ
phân công các đơn vị thuộc Bộ, ngành thực hiện nội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ
- Tổng hợp, xây dựng báo cáo về công tác chỉ đạo, điều hành, tinh hình
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và các nhiệm vụ khác của Bộ
- Thực hiện nhiệm vụ thư ký, giúp việc Bộ trưởng, các đồng chí Thứ trưởng. 8
- Làm đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tinh hình trả
lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề
thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của cơ
quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị theo quy định của pháp luật và của Bộ.
- Bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; phục vụ
chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
- Thực hiện công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng Bộ theo quy định của
pháp luật và phân cấp của Bộ quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao hoặc do pháp luật
Hình 2: cửa phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội xem ở Phụ lục số 02) 9
2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong phòng Hành
chính văn phòng Bộ
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL)
(Ban hành kèm theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ)
* Bản mô tả VTVL của Trưởng phòng Hành chính: Mã VTVL:
Tên VTVL: Trưởng phòng (Nguyễn Tiến Mai)
Ngày bắt đầu thực hiện: Đơn vị công tác Phòng Hành chính
Quản lý trực tiếp
Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách lĩnh vực
Quản lý chức năng Chánh Văn phòng Bộ
Lãnh đạo, chuyên viên các đơn vị thuộc Bộ; ngoài Quan hệ công việc
Bộ, ngành trên cả nước
Các văn bản pháp luật, hành chính về lĩnh vực văn
Công việc liên quan
thư, lưu trữ, hành chính
Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
- Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên;
- Các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng hoàn thành đảm bảo tiến độ thời gian, yêu cầu nội dung;
- Giữ gìn đoàn kết nội bộ. 10 Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính
Tiêu chí đánh giá hoàn thời gian
(Công việc cụ thể của VTVL) thành công việc (%)
Chỉ đạo chung hoạt động của 10 - Phòng hoàn thành nhiệm Phòng; vụ trở lên - Nội bộ đoàn kết
Phân công, theo dõi, đôn đốc công 30
Các công việc hoàn thành
việc các công chức, người lao động
theo tiến độ được giao
thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao;
Chỉ đạo xây dựng nội dung, tổ chức 50 Hoàn thành Chương trình,
thực hiện các Chương trình, Kế
Kế hoạch và tổ chức thực
hoạch về công tác văn thư, lưu trữ; hiện công việc hành chính
Chỉ đạo thực hiện báo cáo chuyên 10
Các Báo cáo định kỳ hoặc
môn định kỳ, đột xuất về công tác
đột xuất theo yêu cầu của
văn thư, lưu trữ, hành chính Lãnh đạo Văn phòng Bộ
Thẩm quyền ra quyết định: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: Từ 11 trở lên
Thẩm quyền tài chính: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành luật, kinh tế, hành chính 11
Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 06 năm công tác
Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Trung thực, chăm chỉ lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc; quản lý
nhà nước chương trình chuyên viên trở lên
Năng lực chuyên môn: có kiến thức về nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ, kiến thức về hành chính; khả năng đề xuất, tổng kết
thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính;
khả năng ngoại ngữ
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): tính sự vụ
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc
(ví dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp…): sự phối hợp công tác của đơn vị chuyên môn
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: đủ diện tích sử dụng theo quy định
Trang thiết bị: có các thiết bị văn phòng kèm theo
Các điều kiện khác (nếu có): điều kiện về ánh sáng, điện, nước; môi trường trong lành
Tên người thực hiện VTVL:
Tên người quản lý trực tiếp: Chữ ký Chữ ký Ngày Ngày 12
* Bản mô tả VTVL của Phó trưởng phòng Hành chính: Mã VTVL:
Tên VTVL: Phó Trưởng phòng (Nguyễn Thị Thu Hoài)
Ngày bắt đầu thực hiện: Đơn vị công tác Phòng Hành chính
Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Hành chính
Lãnh đạo Văn phòng Bộ được phân công phụ trách
Quản lý chức năng lĩnh vực
Lãnh đạo, chuyên viên các đơn vị thuộc Bộ; ngoài Quan hệ công việc
Bộ, ngành trên cả nước
Các văn bản cụ thể hóa nhiệm vụ của Phòng theo lĩnh
Công việc liên quan vực phụ trách
Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
- Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên;
- Các nhiệm vụ theo lĩnh vực được giao hoàn thành đảm bảo tiến độ thời gian, yêu cầu nội dung 13
Các nhiệm vụ chính Tỷ trọng
Tiêu chí đánh giá hoàn thành
(Công việc cụ thể của thời gian công việc VTVL) (%)
Theo dõi, đôn đốc, thực 60
Các công việc hoàn thành theo tiến
hiện công việc theo lĩnh độ được giao vực văn thư, hành chính
Chỉ đạo hướng dẫn các đơn 30
Các đơn vị thuộc Bộ thực hiện
vị thực hiện công tác văn
đúng các quy định về công tác văn thư, hành chính thư, hành chính
Chỉ đạo thực hiện báo cáo 10
Các Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất
chuyên môn định kỳ, đột
theo yêu cầu của Trưởng phòng
xuất theo lĩnh vực được giao
Thẩm quyền ra quyết định: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: từ 4 trở lên
Thẩm quyền tài chính: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành luật, hành chính
Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 04 năm công tác
Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Trung thực, khách quan lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc; có kiến
thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên trở lên
Năng lực chuyên môn: am hiểu về các chế độ chính sách 14
liên quan đến công tác văn thư, hành chính; có khả năng ngoại ngữ
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Công việc mang tính sự vụ, phục vụ
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc
(ví dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp…):sự phối hợp công tác của đơn vị chuyên môn
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: đủ diện tích sử dụng theo quy định
Trang thiết bị: có các thiết bị văn phòng kèm theo
Các điều kiện khác (nếu có): điều kiện về ánh sáng, điện, nước; môi trường trong lành
Tên người thực hiện VTVL:
Tên người quản lý trực tiếp: Chữ ký Chữ ký Ngày Ngày 15
* Bản mô tả VTVL của Chuyên viên Văn thư: Mã VTVL:
Tên VTVL: Công việc chuyên viên văn thư
Ngày bắt đầu thực hiện: Đơn vị công tác Phòng Hành chính
Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách lĩnh vực
Quản lý trực tiếp văn thư, hành chính
Quản lý chức năng Trưởng phòng Hành chính
Lãnh đạo, chuyên viên các đơn vị thuộc Bộ; ngoài Quan hệ công việc
Bộ, ngành trên cả nước
Các văn bản cụ thể hóa nhiệm vụ của Phòng theo lĩnh
Công việc liên quan vực phụ trách
Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trở lên Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính
Tiêu chí đánh giá hoàn thời gian
(Công việc cụ thể của VTVL) thành công việc (%)
Hướng dẫn, kiểm tra thể thức, thủ 60
Văn bản đi đảm bảo đúng
tục ban hành văn bản đi theo quy thể thức định 16
Thực hiện công tác bảo vệ bí mật 40
Công tác bảo vệ bí mật
nhà nước của cơ quan Bộ: hướng
được thực hiện theo quy
dẫn, kiểm tra, quản lý văn bản mật định
của Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ
Thẩm quyền ra quyết định: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 0
Thẩm quyền tài chính: Theo phân cấp quản lý của Bộ và Văn phòng Bộ
Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành văn thư, hành chính
Kinh nghiệm công tác:
Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Trung thực, khách quan lực
Năng lực quản lý: có kỹ năng điều phối công việc; có kiến
thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên trở lên
Năng lực chuyên môn: có kiến thức, am hiểu về các chế độ
chính sách liên quan đến công tác văn thư, hành chính; có
khả năng ngoại ngữ
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Công việc mang tính sự vụ, phục vụ
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc
(ví dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp…): sự phối hợp công tác của đơn vị chuyên môn
Điều kiện làm việc 17