Báo cáo thực tập: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

lOMoAR cPSD| 46560390 LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, học viên xin gửi lời cảm ơn trân thành đến Ban lãnh đạo cùng
toàn thể quý Thầy, Cô giảng viên của Học viên Tư pháp nói chung và Thầy, Cô
Khoa Đào tạo Công chứng viên và các chức danh tư pháp khác nói riêng đã tạo
điều kiện cho học viên có cơ hội trực tiếp được thực tập tại tổ chức hành nghề
công chứng. Thông qua đợt thực tập đầu tiên này, bước đầu học viên đã hiểu rõ
hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và các hoạt động của tổ chức hành
nghề công chứng. Cảm ơn Thầy, Cô đã tâm huyết, nhiệt tình truyền đạt, trang bị
những kiến thức cho học viên trong quá trình học tập để khi thực tập học viên
không còn bỡ ngỡ cũng như học hỏi được nhiều kinh nghiệm, kỹ năng giúp cho
quá trình học tập và hành nghề sau này được tốt hơn.
Tiếp theo, học viên xin gửi lời cảm ơn trân thành tới Văn phòng Công chứng
Đông Anh – nơi học viên thực tập. Cảm ơn Trưởng Văn phòng Công chứng Đông
Anh cùng toàn bộ Anh/Chị Công chứng viên, Chuyên viên và Nhân viên trong
Văn phòng Công chứng Đông Anh đã tạo điều kiện cho học viên được thực tập
tại Văn phòng, cảm ơn các Anh/Chị nhiệt tình giúp đỡ học viên hoàn thành tốt
nhiệm vụ trong thời gian thực tập. Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn trân thành
Công chứng viên – Lê Thị Kim Yến đã hướng dẫn nhiệt tình cho học viên trong
thời gian thực tập vừa qua. Thời gian thực tập tuy không nhiều và cũng là lần đầu
được tiếp xúc với môi trường làm việc, học viên không tránh khỏi những thiếu
sót, nhưng nhờ sự nhiệt tình giúp đỡ của toàn bộ các Anh/Chị trong Văn phòng
mà học viên đã học hỏi được rất nhiều các kỹ năng, kinh nghiệm thực tế.
Học viên xin trân thành cảm ơn! lOMoAR cPSD| 46560390 MỞ ĐẦU
Thực hiện kế hoạch đào tạo chung của Học viện và Kế hoạch thực tập số
1093/KH-HVTP ngày 15/08/2022 của Học viện Tư pháp, nhằm trang bị cho học
viên kiến thức thực tế về “cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của
tổ chức hành nghề công chứng”, Học viện Tư pháp tổ chức đợt thực tập 01 các
lớp khóa 25.1 tại Hà Nội từ ngày 10/10/2022 đến ngày 14/10/2022. Được Văn
phòng Công chứng Đông Anh thành phố Hà Nội tiếp nhận và tạo điều kiện tôi đã
hoàn thành đợt thực tập nêu trên của mình. lOMoAR cPSD| 46560390
NỘI DUNG I. Cơ cấu, tổ chức của Văn phòng công chứng Đông
Anh, thành phố Hà Nội
1. Đặc trưng pháp lý của Văn phòng Công chứng.
Văn phòng Công chứng có một số đặc trưng pháp lý cơ bản sau đây: -
Hoạt động theo mô hình Công ty hợp danh, không có thành viên
gópvốn (Khoản 1 – Điều 22 Luật Công chứng 2014), có ít nhất là hai Công chứng
viên hợp danh trở lên trong đó có Trưởng Văn phòng. -
Trưởng văn phòng cùng với các Công chứng viên hợp danh chịu
tráchnhiệm toàn bộ bằng tài sản của mình về mọi nghĩa vụ của Văn phòng công
chứng (Điểm b - Khoản 1 - Điều 72 Luật Doanh nghiệp 2014). Điều này có nghĩa
là khi có yêu cầu công chứng và cơ quan có thẩm quyền xác định văn phòng phải
bồi thường cho người bị thiệt hại thì các công chứng viên hợp danh phải chịu trách
nhiệm liên đới để bồi thường cho tới khi bồi thường xong hoặc hết tài sản riêng của mình. -
Trưởng văn phòng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng
Côngchứng, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của Văn
phòng công chứng (khoản 2 – Điều 22 Luật Công chứng 2014); -
Trưởng Văn phòng vừa là người quản lý, điều hành vừa là người
trựctiếp lao động trong Văn phòng Công chứng. Ngoài việc quản lý, điều hành
Văn phòng, Trưởng Văn phòng còn là Công chứng viên, do vậy, Trưởng văn
phòng cũng có trách nhiệm trực tiếp ký văn bản công chứng và thực hiện các công
việc khác mà Công chứng viên phải làm.
2. Khái quát chung về Văn phòng Công chứng Đông Anh thành phố Hà Nội
2.1. Thành lập
Văn phòng Công chứng Đông Anh được thành lập theo Quyết định số
2687/QĐ-UBND ngày 09/7/2008 của UBND thành phố Hà Nội dưới loại hình
Doanh nghiệp tư nhân. Sau đó chuyển đổi mô hình hoạt động loại hình Công ty
hợp danh theo Quyết định số 06/TP-ĐKHĐ ngày 26/9/2016 của Sở Tư pháp thành lOMoAR cPSD| 46560390
phố Hà Nội. Văn phòng Công chứng Đông Anh có trụ sở tại: Đường Cao Lỗ, Thị
trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
2.2. Hoạt động và phát triển
Đến nay sau khoảng hơn 14 năm hoạt động, Văn phòng Công chứng
Đông Anh đã khẳng định được thương hiệu của mình trên địa bàn thành phố Hà
Nội cũng như cả nước với mục tiêu cũng như tôn chỉ hoạt động là cung cấp các
dịch vụ toàn diện trong lĩnh vực công chứng, đảm bảo an toàn về tính pháp lý với
chất lượng cao, thuận tiện và nhanh chóng; đồng thời tạo dựng và duy trì các mối
quan hệ hợp tác lâu dài với các khách hàng.
Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc hiện đại, đạt tiêu chuẩn, Văn
phòng Công chứng Đông Anh đặc biệt quan tâm đầu tư vào đội ngũ nhân sự có
trình độ chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất với quy mô hiện
đại đủ điều kiện phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Văn
phòng Công chứng Đông Anh trong nhiều năm liền được nhận bằng khen, giấy
khen của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội, UBND
huyện Đông Anh về thành tích trong hoạt động dịch vụ công chứng và hoạt động bổ trợ tư pháp.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công chứng Đông Anh, thành phố Hà Nội
Trưởng văn phòng là bà Nguyễn Thị Thơ. Trưởng Văn phòng trực tiếp
quản lý và điều hành văn phòng.
Các công chứng viên đang làm việc tại Văn phòng là: Bà Đinh Thị Hồng
Lựu, bà Ma Ly Na và bà Lê Thị Kim Yến.
Để duy trì hoạt động của văn phòng thì văn phòng công chứng Đông Anh
bao gồm các bộ phận sau:
3.1. Bộ phận nghiệp vụ công chứng
(Gồm 04 Công chứng viên, 10 Thư ký công chứng):
Bao gồm Công chứng viên là: bà Nguyễn Thị Thơ, bà Đinh Thị Hồng
Lựu, bà Ma Ly Na và bà Lê Thị Kim Yến và các Thư ký công chứng (Chuyên lOMoAR cPSD| 46560390
viên pháp lý giúp việc cho công chứng viên), có nhiệm vụ giải quyết yêu cầu công
chứng, chứng thực của người dân như: tư vấn hồ sơ, soạn thảo văn bản công
chứng, phát hành văn bản công chứng, thực hiện nghiệp vụ chứng thực bản sao, bản dịch….
3.2. Bộ phận Văn thư lưu trữ (Số lượng: 01 người):
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chứng, ghi chép, bảo quản các loại sổ sách có
liên quan tới nghiệp vụ công chứng; trích xuất hồ sơ công chứng theo yêu cầu của
người có thẩm quyền của Văn phòng Công chứng; quản lý công văn đi đến…
3.4. Bộ phận Kế toán (Số lượng: 02 người):
Giúp việc Trưởng Văn phòng trong lĩnh vực tài chính, kế toán, cụ thể: Ghi
chép sổ sách kế toán, hạch toán các khoản thu chi của Văn phòng đúng chế độ kế
toán theo quy định của pháp luật về kế toán; tính phí và thu phí, thù lao công
chứng theo quy định của pháp luật và của Văn phòng; thực hiện các khoản chi đã
được Trưởng Văn phòng phê duyệt; lập và nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính của
Văn phòng…. Tổ chức mua sắm các trang thiết bị cho Văn phòng theo phương án
của Trưởng Văn phòng phê duyệt; quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị
của Văn phòng; nộp/cắt bảo hiểm cho người lao động; giúp Trưởng văn phòng
quản lý các công việc lễ tân, lái xe, bảo vệ…
II. Nội quy – quy chế của Văn phòng công chứng Đông Anh 1. Nội quy, quy chế
Văn phòng công chứng Đông Anh đã ban hành nội quy, quy chế với 03 điều như sau:
Điều 1.Thời gian làm việc:
Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần. -
Buổi sáng từ 07h30 đến 12h00. -
Buổi chiều từ 13h30 đến 17h00.
Điều 2. Đối với cán bộ, nhân viên văn phòng: -
Giữ thái độ lịch sự, tôn trọng đối với khách hàng. lOMoAR cPSD| 46560390 -
Khi tiếp xúc với khách hàng phải vui vẻ, nhã nhặn, tận tình
hướng dẫn,giải quyết các yêu cầu của khách hàng, ưu tiên giải quyết các
yêu cầu của khách hàng là đối tượng chính sách, không được gây phiền hà,
sách nhiễu đối với khách hàng. Không được đòi hỏi bất cứ khoản tiền lợi
ích vật chất nào khác từ khách hàng ngoài khoản thù lao và chi phí mà Văn phòng đã thỏa thuận. -
Đi làm phải đúng giờ, mặc đồng phục, đeo bảng tên đúng quy định củaVăn phòng. -
Trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. -
Không hút thuốc, uống rượu bia trong giờ làm việc. -
Tuân thủ các quy định về phòng cháy, chữa cháy và an toàn điện. -
Không mang vật dụng dễ gây cháy nổ hoặc hung khí vào Văn phòng. -
Mọi nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc phải báo cáo với Trưởng Vănphòng. -
Có ý thức tiết kiệm và bảo vệ tài sản chung. -
Không tự ý sử dụng tài sản riêng của người khác. -
Chịu trách nhiệm trước Văn phòng về tài sản, giấy tờ hồ sơ do mình quảnlý. -
Tuân thủ về bảo mật trong hoạt động công chứng theo quy
định củapháp luật hiện hành.
Điều 3. Đối với khách hàng: -
Khi đến làm việc tại Văn phòng đề nghị quý khách hàng tuân
theo sựhướng dẫn của nhân viên Văn phòng, đồng thời hợp tác với nhân
viên Văn phòng để việc công chứng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. lOMoAR cPSD| 46560390 -
Trong khi giao dịch, nếu có vấn đề chưa rõ thì khách hàng có
quyền yêucầu nhân viên giải thích, nếu thấy chưa thỏa đáng thì khách hàng
có quyền yêu cầu lãnh đạo Văn phòng giải thích thêm. -
Cần ăn mặc lịch sự, lời nói và tác phong đúng mực khi đến
làm việc tạiVăn phòng. Không sử dụng các chất kích thích, không mang
hung khí hoặc vật chất dễ gây cháy nổ vào Văn phòng. -
Giữ gìn trật tự chung, không gây ồn ào tại Văn phòng.
2. Cách thức quản lý
2.1. Quản lý nhân sự
- Nhân sự là vấn đề mấu chốt của Văn phòng công chứng.Văn phòng có bộ
máy nhân sự tốt thì sẽ phát triển bền vững. Nếu quản trị nhân sự tốt, bộ máy của
Văn phòng sẽ hoạt động trơn tru và xuyên suốt. rong quản lý nhân sự, Văn phòng
Công chứng Đông Anh luôn lưu ý các vấn đề sau:
+ Làm tốt công tác tuyển dụng đầu vào.
+ Sắp xếp, bố trí công việc phù hợp với khả năng và sở trường của người lao động.
+ Áp dụng cơ chế động lực để khuyến khích người lao động; biểu dương
kịp thời người lao động có thành tích nổi bật..
+ Quản lý thời gian làm việc của nhân viên
+ Tổ chức đào tạo nâng cao năng lực cho người lao động. Có các hình thức
đào tạo như: Văn phòng tự tổ chức đào tạo, khuyến khích người lao động tham
gia các lớp tập huấn, các khóa đào tạo do các cơ quan khác tổ chức. Bồi dưỡng về
kỹ năng quản lý, điều hành cho Trưởng các bộ phận; bồi dưỡng nâng cao đạo đức nghề nghiệp.
+ Có thái độ tôn trọng đối với người lao động; đối xử công bằng với tất cả mọi người.
2.2. Quản lý nghiệp vụ công chứng. lOMoAR cPSD| 46560390 -
Nghiệp vụ công chứng là vấn đề cần được Trưởng văn phòng đặc
biệtquan tâm. Văn bản công chứng được thực hiện đúng quy trình, đúng pháp luật,
bảo đảm cho Văn phòng hoạt động an toàn, bền vững, tránh được những rắc rối/rủi
ro pháp lý do khiếu nại, kiện tụng gây ra. -
Theo quy định, công chứng viên độc lập và chịu trách nhiệm về văn
bảncông chứng. Một trong những cách quản lý tốt nhất về nghiệp vụ công chứng
là phải ban hành được quy trình nghiệp vụ công chứng chi tiết, cụ thể. Bên cạnh
quy trình nghiệp vụ công chứng là quy chế về khen thưởng, kỷ luật trong việc
thực hiện quy chế nói chung và các quy trình nghiệp vụ nói riêng của Văn phòng. -
Thường xuyên hội ý, giao ban, đào tạo nội bộ về nghiệp vụ công
chứngđể thống nhất quan điểm trong bộ phận nghiệp vụ về: cách hiểu các quy
định của pháp luật có liên quan; cách tư vấn, cách từ chối khi yêu cầu công chứng… -
Áp dụng tính dân chủ trong việc bảy tỏ quan điểm về giải quyết vụ
việchoặc cách hiểu luật. -
Thường xuyên kiểm tra xác suất hồ sơ công chứng, kịp thời chấn
chỉnh,nhắc nhở Công chứng viên khắc phục sai sót nếu có. -
Kiên quyết xử lý trách nhiệm của Công chứng viên và Thư ký
côngchứng viên nếu cố ý hoặc nhiều lần vi phạm quy trình nghiệp vụ. -
Thường xuyên quán triệt đạo đức hành nghề công chứng cho nhân
viênVăn phòng nói chung và bộ phận nghiệp vụ công chứng nói riêng nhằm loại
trừ những rủi ro về đạo đức.
2.3. Quản lý nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ
a. Bố trí địa điểm kho an toàn, sạch sẽ và khoa học
Tầng 4 và tầng 6 của Văn phòng được sử dụng trong việc rà soát và lưu trữ
hồ sơ với diện tích sàn lên đến 120m2.
b. Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng cẩn mật và chuyên nghiệp. lOMoAR cPSD| 46560390
c. Nhân viên lưu trữ có trình độ, cẩn thận, trung thực và có trách nhiệm.
d. Sử dụng hệ thống khóa an toàn cho kho lưu trữ, giao chìa khóa cho nhân
viên lưu trữ quản lý, chìa khóa dự phòng cho Trưởng Văn phòng, nhân viên bảo vệ.
e. Thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ.
2.4. Quản lý tài chính.
Tài chính văn phòng có hai mảng quan trọng:
- Một là, nguồn thu: Phí công chứng và thù lao công chứng.
- Hai là, chi: Nộp thuế, trả lương nhân viên, trả tiền điện nước, mua
sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm,…..và các khoản chi khác theo quy định
của văn phòng và pháp luật.
2.5. Quản lý kế toán.
- Trưởng văn phòng là người chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động
củaVăn phòng bao gồm các vấn đề liên quan đến kế toán.
- Bộ phận kế toán thực hiện ghi chép sổ sao y, sổ công chứng, quyết
toánsổ sách, thu chi,……công nợ,…..
- Thực hiện tính và thu phí công chứng và thù lao công chứng.
- Quản lý hóa đơn.
III. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Công chứng và Công
chứng viên 1. Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Công chứng Đông Anh
Công chứng viên, các chuyên viên pháp lý, nhân viên kế toán, nhân viên
lưu trữ, nhân viên bảo vệ của Văn phòng công chứng Đông Anh đều được ký hợp
đồng làm việc/hợp đồng lao động theo đúng quy định của pháp luật. Các Công
chứng viên đều đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp mỗi năm. lOMoAR cPSD| 46560390
Mức thu phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác được áp
dụng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính và được
niên yết công khai tại trụ sở của Văn phòng.
Văn phòng công chứng Đông Anh có thực hiện việc công chứng ngoài ngày,
giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng
của nhân dân. Tuy nhiên, dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ
quan hành chính nhà nước này phải được người yêu cầu công chứng cung cấp đầy
đủ thông tin, giấy tờ về tài sản để Công chứng viên rà soát hồ sơ, kiểm tra thông
tin về nhân thân và tài sản của các bên, sọan thảo hợp đồng và trực tiếp đi lấy chữ
ký của các bên tham gia giao dịch. Thời gian, địa điểm tiến hành ký công chứng
cũng phải được thông báo trước với Trưởng Văn phòng để Trưởng Văn phòng
phân công cho Công chứng viên trực tiếp thụ lý hồ sơ công chứng có trách nhiệm
đi lấy chữ ký của các bên tham gia giao dịch. Mức phí công chứng, thù lao công
chứng của việc ký ngoài giờ/ký ngoài trụ sở được thực hiện theo bảng giá Văn
phòng đã niêm yết, Công chứng viên có trách nhiệm thông báo với khách hàng
trước khi tiến hành ký kết hợp đồng công chứng về khoản thu này. Việc công
chứng ngoài ngày/giờ làm việc được thực hiện tại trụ sở Văn phòng công chứng
Đông Anh. Tuy nhiên, có những trường hợp phải công chứng ngoài trụ sở Văn
phòng vì người yêu cầu công chứng là người già yếu/người ốm bệnh không thể đi
lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do
chính đáng khác không thể đến trụ sở của Văn phòng công chứng.
2. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên
2.1. Quyền của Công chứng viên
Công chứng viên có các quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Công chứng năm 2014:
Thứ nhất, được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;
Thứ hai, tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế
độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;
Thứ ba, được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của pháp luật; lOMoAR cPSD| 46560390
Thứ tư, đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin,
tài liệu để thực hiện việc công chứng;
Thứ năm, được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm
pháp luật, trái đạo đức xã hội;
Ngoài ra, Công chứng viên còn có các quyền khác theo quy định của Luật
Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2.2. Nghĩa vụ của Công chứng viên
Trong quá trình thực tập được quan sát, lắng nghe và tìm hiểu thì Công
chứng viên tại Văn phòng Công chứng Đông Anh đều có các nghĩa vụ theo quy
định tại khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng năm 2014:
Một là, tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
Hai là, hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;
Ba là, tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
Bốn là, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ
và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;
trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;
Năm là, giữ bí mật về nọi dung công chứng, trừ trường hợp được người
yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
Sáu là, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;
Bảy là, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công
chứng về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về
hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;
Tám là, tham gia tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên;
Chín là, chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức
hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội – nghề
nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;
Ngoài thực hiện các nghĩa vụ trên, công chứng viên tại Văn phòng công
chứng Đông Anh còn thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công
chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
IV. Hoạt động của Văn phòng công chứng Đông Anh 1. Thời gian biểu tại
Văn phòng công chứng Đông Anh
Một ngày làm việc ở Văn phòng công chứng Đông Anh diễn ra như sau: lOMoAR cPSD| 46560390
- 7h30’: Trưởng văn phòng, các công chứng viên, nhân viên có mặt tại Vănphòng.
- 7h30’ – 7h45’: Họp đầu giờ, Trưởng Văn phòng phổ biến công
việctrong ngày; nhân viên nghiệp vụ báo cáo lịch công tác, các hợp đồng, giao
dịch cần giải quyết trong ngày cho Trưởng Văn phòng và các Công chứng viên.
- 7h45’ – 12h00’: Tiến hành các công việc theo lịch trình.
- 12h00’ – 13h30’: Ăn trưa, nghỉ ngơi.
- 13h30’ – 17h: Tiến hành các công việc theo lịch trình.
- 17h – 17h30’: Công chứng viên kiểm tra lại hồ sơ công chứng và
bàngiao lại cho nhân viên lưu trữ, nhân viên lưu trữ cất lên kho lưu trữ.
2. Quy trình làm việc của Văn phòng công chứng Đông Anh
Các công chứng viên hoạt động độc lập, tự chủ động trong mọi công việc
diễn ra hàng ngày tại Văn phòng công chứng. Quy trình làm việc của các công
chứng viên khi có người đến đề nghị công chứng như sau: -
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng, tra cứu lịch sử giao dịch,
thôngbáo cho người yêu cầu công chứng về việc tiếp nhận giải quyết hoặc từ chối;
Việc này do các công chứng viên Văn phòng công chứng Đông Anh thực hiện. -
Bước 2: Kiểm tra đối chiếu giấy tờ, soạn thảo/kiểm tra dự thảo văn bản, -
Bước 3: Công chứng viên giải thích cho các bên tham gia giao dịch
vềquyền và nghĩa vụ, hậu quả pháp lý của việc giao kết hợp đồng. Các bên tham
gia giao dịch ký kết hợp đồng và điểm chỉ trước sự chứng kiến của Công chứng viên. -
Bước 4: Công chứng viên giải thích rõ cho các bên tham gia giao
dịchvề quyền và nghĩa vụ của mình khi tiến hành giao kết văn bản. Sau đó Công
chứng viên chứng kiến các bên ký/điểm chỉ vào từng trang văn bản/hợp đồng. Sau
khi rà soát lại thì tiến hành công chứng văn bản. -
Bước 5: Các bên tham gia giao dịch nộp phí và thù lao công chứng
chonhân viên kế toán, sau đó nhận Văn bản công chứng. lOMoAR cPSD| 46560390 -
Bước 6: Nhân viên lưu trữ nhập dữ liệu theo Văn bản công chứng
lên hệthống quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn của Sở Tư pháp
(Hệ thống Uchi). Sau đó lưu trữ theo quy định của văn phòng, pháp luật.
Quy trình công chứng được thực hiện cụ thể tại từng loại việc theo quy định của pháp luật.
3. Thái độ, tác phong làm việc của nhân viên Văn phòng Công chứng Đông Anh
Nhân viên văn phòng có thái độ, tác phong lịch sự, tôn trọng đối với khách
hàng đến yêu cầu công chứng; giải quyết các yêu cầu công chứng với trách nhiệm
cao nhất, bảo đảm nhanh, gọn, hiệu quả và đúng với quy định của pháp luật; giải
thích rõ ràng và hướng dẫn tận tình, đầy đủ những giấy tờ cần thiết cho người yêu
cầu công chứng khi giao dịch; không gây phiền hà, sách nhiễu đối với người yêu
cầu công chứng. Mọi người luôn niềm nở, nhiệt tình đối với người yêu cầu công
chứng. Có thể thấy rằng, Văn phòng công chứng Đông Anh đã thực hiện tốt quyền
và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, chấp hành đầy đủ quy định của
pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê, lập sổ công chứng, lưu trữ hồ sơ
công chứng; chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài
sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có
liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện
công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng,…
V. Những thuận lợi, khó khăn của Văn phòng công chứng Đông Anh và bài học kinh nghiệm 1. Thuận lợi
1.1. Cơ sở vật chất:
Văn phòng Công chứng Đông Anh có trụ sở tại Số 68, đường Cao Lỗ, Tổ
2, Thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh thành phố Hà Nội. Với vị trí đắc địa nằm lOMoAR cPSD| 46560390
trên tuyến phố tấp nập, đông dân cư, thuận tiện đi lại tạo nên thế mạnh rất lớn của
Văn phòng trong việc tiếp cận người yêu cầu công chứng. 1.2. Nhân sự. -
Về số lượng nhân sự: Văn phòng Công chứng Đông Anh có số
lượngnhân sự là 18 người, bao gồm cả Công chứng viên, Thư ký, Kế toán, Lưu
trữ, bảo vệ và tạp vụ. Lực lượng nhân viên tại Văn phòng công chứng Đông Anh
tương đối trẻ, nhiệt tình trong công việc, có kiến thức về pháp luật, có trình độ và
có trách nhiệm. Số lượng nhân viên tương đối đông giúp xử lý các yêu cầu công
chứng một cách nhanh chóng và hiệu quả. -
Văn phòng công chứng Đông Anh thường xuyên đào tạo nâng cao
cáckỹ năng, năng lực, cập nhật kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật mới cho người lao động.
1.3. Văn hóa doanh nghiệp
Văn phòng công chứng Đông Anh đã xác định “Văn hóa doanh nghiệp”
theo các tiêu chí cụ thể như sau:
- Thứ nhất, tạo ra sự bình đẳng cho tất cả nhân viên trong Văn phòng
Văn phòng luôn duy trì một môi trường làm việc bình đẳng và không phân
biệt đối với tất cả mọi người. Sự bình đẳng được thể hiện trên các khía cạnh cụ
thể như qua vấn đề thu nhập, trợ cấp dành cho nhân viên, môi trường làm việc, cơ
hội đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ, cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp đối
với những người có năng lực cao, không có sự phân biệt đối xử về giới tính, tôn giáo hay tuổi tác…
- Thứ hai, đào tạo và nâng cao trình độ
Với xu thế phát triển của xã hội nói chung, lĩnh vực dịch vụ công chứng nói
riêng và sự tác động của môi trường cạnh tranh. Để thích nghi đối với sự phát
triển không ngừng, Văn phòng công chứng Đông Anh luôn chú trọng đến việc áp
dụng công nghệ trong hoạt động công chứng, nâng cao việc giám sát, nâng cao
công tác quản trị, tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp lOMoAR cPSD| 46560390
vụ và chuẩn bị cho CBNV những kinh nghiệm thực tế để sẵn sàng tiếp cận với xu
thế phát triển hiện nay.
- Thứ ba, quan hệ cộng đồng
Văn phòng công chứng Đông Anh dành sự tự tin và lạc quan về giá trị phát
triển dài hạn, bền vững đối với các thành viên sáng lập, cán bộ nhân viên và các
đối tác của Văn phòng cùng với lợi ích xã hội tạo ra cho họ. Các hoạt động giao
lưu văn hoá, văn nghệ, thể thao nhằm tạo ra cho cán bộ nhân viên trong Văn phòng
những giây phút vui vẻ, thoải mái, gần gũi, rèn luyện sức khoẻ không chỉ trong
nội bộ Văn phòng mà còn giao lưu với bạn bè xung quanh nhằm tăng thêm tình
đoàn kết, hiểu biết lẫn nhau và giúp đỡ nhau trong công việc.
- Thứ tư, sự thăng tiến trong nghề nghiệp
Với môi trường làm việc năng động, trẻ trung và hiện đại luôn là cơ hội tốt
nhất cho các bạn trẻ năng động, nhiệt huyết và phấn đấu trong công việc, hết mình
vì sự phát triển của Văn phòng và sự phát triển của chính bản thân mình.
2. Khó khăn, vướng mắc còn tồn tại.
Một là, với việc xã hội hóa hoạt động công chứng ngày càng phát triển, điều
này vừa là cơ hội nhưng cũng là thách thức đối với Văn phòng công chứng Đông
Anh nói riêng và các tổ chức hành nghề công chứng nói chung.
Hai là, mặc dù, Văn phòng công chứng Đông Anh có trụ sở khang trang,
rộng rãi. Tuy nhiên, diện tích để xe cho người dân còn hạn chế, đối với những
người đi xe ô tô thì phải đi gửi xe xa trụ sở.
Ba là, hiện nay Văn phòng công chứng Đông Anh bố trí chỗ khách hàng
làm dịch vụ Sao y bản chính, bản dịch và công chứng hợp đồng giao dịch tập trung
một phòng. Nên khi khách hàng đông sẽ gây sự nhốn nháo, gây khó khăn trong
việc chăm sóc khách hàng vì đặc thù mỗi việc, thời gian để hoàn thành các dịch vụ này là khác nhau.
3. Bài học kinh nghiệm.
Qua đợt thực tập này, tôi đã được thực tế hóa những kiến thức, những bài
giảng của các Thầy Cô giáo về nghề công chứng. Đồng thời đợt thực tập này cũng lOMoAR cPSD| 46560390
giúp tôi rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân mình. Trong đó phải kể đến: -
Một là, luôn chăm chỉ, ham học hỏi, cố gắng nỗ lực học hỏi để
nâng cao trình độ chuyên môn cho bản thân. -
Hai là, kỹ năng giao tiếp: Qua cách tôi quan sát các Công
chứng viên Văn phòng Công chứng Đông Anh giao tiếp với người dân, tôi
thấy mình phải học hỏi nhiều. Bởi thái độ của Công chứng viên rất quan
trọng, đặc biệt là sự lắng nghe, thấu hiểu đôi khi cả sự kiên nhẫn, nhẫn nại
để giải thích cho khách hàng hiểu được những quy định của pháp luật. Nếu
người Công chứng viên vô tư, khách quan, trung thực lại thêm sự cởi mở,
thân thiện, nhiệt tình thì sẽ để lại ấn tượng tốt cho khách hàng “Vui lòng
khách đến, vừa lòng khách đi”. Làm được điều này, thì bản thân Công
chứng viên nói riêng, Văn phòng nói chung sẽ có một lượng khách hàng
thân thiết nhất định và mở rộng thêm nhiều khách hàng mới. -
Ba là, kỹ năng xử lý tình huống: Trong quá trinh hành nghề,
Công chứng viên sẽ tiếp xúc với rất nhiều khách hàng khác nhau về trình
độ, hiểu biết pháp luật. Do vậy, Công chứng viên cần trau dồi cho mình bản
lĩnh vững vàng, giữ vững quan điểm, làm đúng theo quy định của pháp luật
nhưng cũng cần phải ứng xử linh hoạt, mềm dẻo. -
Bốn là, kỹ năng xử lý hồ sơ: Để tránh, hạn chế rủi ro trong quá
trình thụ lý Văn bản công chứng, Công chứng viên cần phải nắm vững và
thực hiện đúng quy trình, trình tự thủ tục công chứng. Việc tiếp xúc khách
hàng ban đầu rất quan trọng, nó giúp cho việc phát hiện ra những tình tiết
hồ sơ, giảm bớt rủi ro không đáng có cho Công chứng viên. KẾT LUẬN
Sau 01 tuần thực tập tại Văn phòng công chứng Đông Anh, tuy thời gian
không nhiều nhưng tôi đã rút ra được nhiều kinh nghiệm thực tế mà bản thân chưa
từng được trải qua, chưa được biết đến đặc biệt tôi đã được hiểu rõ hơn về cơ cấu
tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng. Để lOMoAR cPSD| 46560390
có kiến thức và kinh nghiệm thực tế ngày hôm nay, tôi xin chân thành cảm ơn Ban
Lãnh Đạo, Trưởng Văn phòng và toàn thể cán bộ, nhân viên Văn phòng công
chứng Đông Anh đã tạo điều kiện giúp đỡ và hỗ trợ tôi hoàn thành tốt đợt thực
tập tại quý văn phòng trong 01 tuần qua. Do thời gian đi thực tập có giới hạn, trình
độ còn nhiều hạn chế nên quá trình thực tập cũng như bài báo cáo thực tập còn
nhiều thiếu sót, hạn chế. Rất mong quý thầy cô giáo thông cảm và góp ý để tôi có thể hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.
Luật công chứng năm 2014; 2.
Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 11/11/2016 Quy
địnhmức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; Phí chứng thực;
Phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; Phí thẩm định điều
kiện hoạt động văn phòng công chứng, lệ phí cấp thẻ công chứng viên; 3. Nội quy,
quy chế của Văn phòng công chứng Đông Anh.