Nội dung báo cáo thực tập - Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

lOMoAR cPSD| 46560390 HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG
VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động
của tổ chức hành nghề công chứng.
Thực hiện chương trình đào tạo, kế hoạch thực tập và Thông báo ngày
25/12/2023 của Học viện Tư pháp về việc thực tập đợt thực tập 1 “Thực tập tại các
tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng” Lớp Đào tạo nghề công chứng
26.2 tại Thành phố Hà Nội. Học viên đã liên hệ và được Văn phòng công chứng
Trung Thành (địa chỉ trụ sở số 327a đường Hoàng Văn Thụ, tổ 1 phường Đồng
Quang, thành phố Thái Nguyên) tiếp nhận và cử Công chứng viên Trần Văn Chiến
hướng dẫn thực tập. Trong thời gian thực tập tại Văn phòng công chứng Trung Thành,
tỉnh Thái Nguyên từ ngày 25/12/2023 đến ngày 29/12/2023, học viên xin được báo
cáo kết quả thực tập gồm các nội dung sau:
I – Khái quát về Văn phòng công chứng Trung Thành:
1. Quá trình hình thành và phát triển
Văn phòng Công chứng Trung Thành được thành lập theo Quyết định số
1440/QĐ-UBND ngày 28/6/2010 của UBND tỉnh Thái Nguyên và được Sở Tư pháp
tỉnh cấp giấy phép hoạt động, Văn phòng công chứng Trung Thành do ông Nguyễn
Văn Quý, tiến sỹ Luật học làm Trưởng Văn phòng. Cán bộ nghiệp vụ của Văn phòng
gồm những thanh tra viên cao cấp, chuyên viên cao cấp có nhiều năm hoạt động trong
lĩnh vực thanh tra và quản lý nhà nước.
Tại thời điểm thành lập, Văn phòng công chứng Trung Thành được tổ chức và
hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, địa chỉ trụ sở chính tại: số nhà 183,
tổ 8, Phường Tân Thịnh, Thành phố Thái Nguyên, Thái Nguyên 1 lOMoAR cPSD| 46560390
- Trải qua quá trình phát triển, đến tháng 11/2013, Văn phòng công
chứngTrung Thành đã bổ sung thêm 01 Công chứng viên và chuyển đổi loại hình
từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh. Điều này thể hiện tại Quyết định
cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng số 3000/QĐ-UBND ngày
22/11/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên và Giấy đăng ký hoạt động
của Văn phòng công chứng số 05/TP-ĐKHĐ ngày 20/12/2013 của Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên.
- Đến tháng 7/2021, do có thay đổi về nơi làm việc, Văn phòng công chứng
Thái Nguyên đã chuyển địa chỉ trụ sở cũ từ Số 1121 Đại lộ Hùng Vương, phường
Tiên Cát, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ đến địa chỉ trụ sở mới tại: số nhà 71, phố
Minh Lang, phường Tiên Cát, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ (theo Giấy đăng ký
hoạt động của Văn phòng công chứng số 11/TP-ĐKHĐ do Sở Tư pháp tỉnh Phú Thọ cấp ngày 21/7/2017).
Đến nay, Văn phòng Công chứng Trung Thành có địa chỉ trụ sở tại Số nhà
327A, đường Hoàng Văn Thụ, tổ 1 phường Đồng Quang, thành phố Thái Nguyên,
tỉnh Thái Nguyên, được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, có
con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn
thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. 2. Trụ
sở và điều kiện làm việc Trụ sở làm việc:
Văn phòng công chứng Trung Thành, tỉnh Thái Nguyên có trụ sở tại:
Địa chỉ: Số 327A đường Hoàng Văn Thụ, tổ 1 phường Đồng Quang, thành phố
Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
Email: congchungphutho@gmail.com
Hotline: 0913.282.231 hoặc 0385.052.582
Về điều kiện cơ sở vật chất: -
Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng Phú Thọ được đặt trên
trụcđường Minh Lang (đường Âu Cơ cũ) là một trong những tuyến đường chính
trong đô thị của thành phố Việt Trì, nơi có mật độ dân cư cao và giao thông thuận
tiện. Không gian làm việc trong tòa nhà 03 tầng gồm nhiều phòng:
+ Phòng tiếp nhận hồ sơ dùng để tiếp khách và là nơi làm việc của nhân viên
nghiệp vụ, văn thư, thủ quỹ, kế toán.
+ Phòng làm việc của Trưởng Văn phòng, Công chứng viên; + Phòng lưu trữ hồ sơ; 2 lOMoAR cPSD| 46560390 -
Văn phòng được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính (100% nhân viên
đềucó máy tính để làm việc), máy in, máy photocopy, bàn làm việc, ngăn đựng tài
liệu, các dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết khác phục vụ cho hoạt động của văn
phòng. Ngoài ra, các thiết bị đều có kết nối internet, mạng 4G … để đảm bảo ứng
dụng công nghệ thông tin được thông suốt, liên tục. -
Văn phòng công chứng Phú Thọ đã ký kết hợp đồng và tham gia hệ
thốngcơ sở dữ liệu công chứng (phần mềm CeNM của Công ty CMC) theo chủ
trương của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Tư pháp tỉnh Phú Thọ. -
Văn phòng có hệ thống phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn cháy
nổtheo quy định. Không gian văn phòng được thiết kế, bài trí ngăn nắp, gọn gàng,
có lắp đặt điều hòa, quạt để phục vụ khách hàng cũng như nhân viên.
II. Cơ cấu tổ chức và quy chế làm việc
1. Cơ cấu tổ chức
1.1. Bộ máy tổ chức
Hiện nay Văn phòng công chứng Trung Thành có bộ máy được tổ chức đơn
giản, gọn nhẹ, linh hoạt, hiệu quả gồm: 02 Công chứng viên và 06 nhân viên, cụ thể: -
Trưởng Văn phòng – Công chứng viên Nguyễn Văn Quý: là người giữ
vaitrò quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng công chứng Trung Thành,
là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Văn phòng. -
Phó Trưởng Văn phòng – Công chứng viên Trần Văn Chiến: là người
giúpviệc cho Trưởng Văn phòng, được Trưởng Văn phòng phân công phụ trách một
số mảng công việc của Văn phòng, là người đại diện theo ủy quyền của Văn phòng
khi Trưởng Văn phòng vắng mặt. -
04 nhân viên nghiệp vụ chuyên trách: là những người giúp việc cho
Côngchứng viên trong hoạt động nghiệp vụ công chứng theo sự phân công của
Trưởng Văn phòng, bao gồm: tiếp nhận hồ sơ, phô tô, đối chiếu tài liệu, soạn thảo
một số hợp đồng thông dụng, lưu trữ hồ sơ công chứng … -
01 nhân viên nghiệp vụ kiêm thủ quỹ; -
01 kế toán kiêm văn thư;
2.2. Công chứng viên -
Công chứng viên Nguyễn Văn Quý: được bổ nhiệm công chứng viên
theoQuyết định số 2996/QĐ-BTP ngày 28/12/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. 3 lOMoAR cPSD| 46560390 -
Công chứng viên Trần Văn Chiến: được bổ nhiệm công chứng viên
theoQuyết định số 1785/QĐ-BTP ngày 21/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
Công chứng viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình và tự chịu trách
nhiệm trước pháp luật theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật có liên quan.
Các Công chứng viên Văn phòng công chứng Trung Thành đều là những Công
chứng viên có trình độ chuyên môn và ít nhất 05 năm kinh nghiệm hoạt động trong
lĩnh vực công chứng và công tác lâu năm trong ngành Công An nhân dân nên có vốn
kiến thức lý luận sâu sắc và thực tiễn phong phú.
2.3. Bộ phận nghiệp vụ và hỗ trợ khác
Do tính chất công việc, bộ phận nghiệp vụ tại Văn phòng công chứng Trung
Thành được chia thành 02 nhóm: -
Nhóm 1: Do Công chứng viên Nguyễn Văn Quý phụ trách gồm 03
nhânviên nghiệp vụ làm trợ lý giúp việc cho công chứng viên; -
Nhóm 2: Do Công chứng viên Trần Văn Chiến phụ trách gồm 03 nhân
viênnghiệp vụ làm trợ lý giúp việc cho công chứng viên;
Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ đều có trình độ cử nhân Luật trở lên (trong đó có
01 người đã hoản thành và 01 người đang tham gia khóa đào tạo công chứng viên).
Đây đều là những con người thuộc thế hệ trẻ, năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, là
trợ thủ đắc lực giúp công chứng viên trong hoạt động công chứng.
Kế toán kiêm văn thư có trình độ cử nhân chuyên ngành kế toán phụ trách công
tác kế toán, văn phòng, sổ sách…
2. Nội quy, quy chế làm việc
2.1. Nội quy giao dịch tại Văn phòng công chứng Trung Thành như sau:
- Đối với cán bộ, nhân viên văn phòng:
+ Đề cao tinh thần trách nhiệm cá nhân, tuân thủ pháp luật, kỷ cương và kỷ luật lao động;
+ Khi tiếp xúc với khách hàng phải vui vẻ, nhã nhặn, tận tình hướng dẫn, giải
quyết các yêu cầu của khách hàng, ưu tiên giải quyết các yêu cầu của khách hàng là
đối tượng chính sách, không được gây phiền hà, sách nhiễu hoặc đòi hỏi bất cứ khoản
tiền lợi ích vật chất nào khác từ khách hàng ngoài khoản thù lao và chi phí mà Văn phòng đã niêm yết.
+ Đi làm phải đúng giờ, mặc đồng phục, đeo bảng tên đúng quy định. 4 lOMoAR cPSD| 46560390
+ Không hút thuốc, uống rượu bia trong giờ làm việc.
+ Tuân thủ các quy định về phòng cháy, chữa cháy và an toàn điện.
+ Mọi nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc phải báo cáo với Trưởng Văn phòng.
+ Có ý thức tiết kiệm và bảo vệ tài sản chung.
+ Tuân thủ về bảo mật trong hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Đối với khách hàng:
+ Khi đến làm việc tại Văn phòng đề nghị quý khách hàng tuân theo sự hướng
dẫn của nhân viên Văn phòng, đồng thời hợp tác với nhân viên Văn phòng để việc
công chứng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện.
+ Trong khi giao dịch, nếu có vấn đề chưa rõ thì khách hàng có quyền yêu cầu
nhân viên giải thích, nếu thấy chưa thỏa đáng thì khách hàng có quyền yêu cầu lãnh
đạo Văn phòng giải thích thêm.
+ Cần ăn mặc lịch sự, lời nói và tác phong đúng mực khi đến làm việc tại Văn
phòng. Không sử dụng các chất kích thích, không mang hung khí hoặc vật chất dễ
gây cháy nổ vào Văn phòng. Văn phòng công chứng có quyền từ chối tiếp khách khi
có hành vi, lời nói, ăn mặc thiếu lịch sự hoặc say rượu, bia, chất kích thích hoặc mang
theo vũ khí, chất cháy, nổ.
+ Giữ gìn trật tự chung, không gây ồn ào tại Văn phòng.
2.2. Thời gian làm việc
Văn phòng công chứng Trung Thành làm việc các ngày trong tuần từ Thứ 2
đến hết Thứ 6, nghỉ chiều Thứ 7, Chủ Nhật.
- Mùa hè: Buổi sấng từ 7h đến 11h30; Buổi chiều từ 13h30 đến 17h;
- Mùa đông: Buổi sáng từ 7h30 đến 12hl Buổi chiều từ 13h đến 16h30;
Ngoài ra, Văn phòng công chứng Trung Thành có thể thực hiện việc công
chứng ngoài ngày, giờ làm việc hành chính theo thỏa thuận với khách hàng.
III. Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng Trung Thành
1. Lĩnh vực hoạt động
Với chức năng chính là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các
hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, Văn phòng
công chứng Trung Thành cung cấp các dịch vụ công chứng trong các lĩnh vực sau: 5 lOMoAR cPSD| 46560390
+ Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
+ Công chứng hợp đồng tặng cho nhà đất hoặc tặng cho tài sản khác;
+ Công chứng hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, cầm cố hoặc các loại hợp đồng
bảo đảm nghĩa vụ khác.
+ Công chứng hợp đồng thuê nhà;
+ Công chứng hợp đồng góp vốn, hợp tác, thuê khoán ….. + Công chứng di chúc;
+ Công chứng thỏa thuận phân chia tài sản chung, tài sản riêng vợ chồng, tài sản hộ gia đình;
+ Công chứng văn bản khai nhận, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;
+ Công chứng mua bán xe ô tô, xe máy;
+ Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
+ Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác theo yêu cầu của khách hàng;
Ngoài ra, Văn phòng công chứng Trung Thành còn cung cấp dịch vụ chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng nhận bản dịch theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.
Bên cạnh đó, trường hợp khách hàng có nhu cầu, Văn phòng công chứng Trung
Thành có thể tư vấn, hỗ trợ khách hàng sang tên, đăng ký chuyển quyền sử dụng, sở
hữu tài sản; tư vấn pháp luật khác có liên quan.
2. Thủ tục công chứng
Căn cứ theo quy định của pháp luật về công chứng và dựa trên bộ thủ tục hành
chính được công bố trên Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh Thái Nguyên (áp dụng
bắt buộc cho các Phòng Công chứng số 1 và số 2), thủ tục công chứng tại Văn phòng
công chứng Trung Thành về cơ bản được thực hiện như sau:
* Các bước thực hiện:
Bước 1: Nộp và tiếp nhận hồ sơ và tư vấn pháp luật về công chứng: -
Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ theo quy định, viết phiếu yêu cầucông chứng. -
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
Trườnghợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật
thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. 6 lOMoAR cPSD| 46560390 -
Người yêu cầu công chứng nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giaodịch; -
Công chứng viên giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ
quyền,nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham
gia hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu
công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe
dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công
chứng hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng
viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường
hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Bước 2: Soạn thảo hợp đồng và thực hiện việc công chứng: -
Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, văn bản giao dịch theo yêu cầu
củangười yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng tự soạn thảo
hợp đồng, văn bản giao dịch thì Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao
dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, văn bản giao dịch có điều khoản vi phạm pháp
luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, văn bản giao dịch không phù hợp
với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công
chứng để sửa chữa. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng
viên từ chối công chứng. -
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, văn bản giao
dịchhoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của
người yêu cầu công chứng. -
Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo
hợpđồng, văn bản giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên
yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu
với bản sao đã nộp trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, văn bản giao dịch.
Bước 3: Trả kết quả và thu phí công chứng: -
Sau khi Công chứng viên xác nhận vào từng trang của hợp đồng, giao
dịchvà ký vào lời chứng thì chuyển lại bộ phận văn thư vào sổ công chứng và đóng dấu hợp đồng; -
Người yêu cầu công chứng nhận kết quả, nộp phí theo quy định.
* Cách thức thực hiện: 7 lOMoAR cPSD| 46560390 -
Tổ chức, cá nhân có yêu cầu công chứng nộp hồ sơ trực tiếp tại: Văn
phòngcông chứng Trung Thành, địa chỉ: Số 371A đường Hoàng Văn Thụ, tổ 1 phường
Đồng Quang, thành phố Thái Nguyên; -
Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành
nghềcông chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không
thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý
do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
* Thời hạn giải quyết: -
Thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu công chứng
sau15h thì việc công chứng được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. -
Trường hợp phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn
nhưngkhông quá mười ngày làm việc. -
Thời gian xác minh, giám định các nội dung liên quan đến hợp đồng
giaodịch, dịch giấy tờ văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
3. Việc thu phí công chứng
Văn phòng công chứng Phú Thọ thực hiện việc thu phí công chứng theo quy
định tại Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính (sửa đổi bổ sung tại
Thông tư 111/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính), cụ thể như sau:
- Mức thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch được xác định theo giá trị tài
sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:
+ Mức thu phí đối với việc công chứng các hợp đồng, giao dịch sau đây được tính như sau:
+) Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp
vốn bằng quyền sử dụng đất: Tính trên giá trị quyền sử dụng đất.
+) Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia tách, nhập, đổi, góp
vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất bao gồm nhà ở, công trình
xây dựng trên đất: Tính trên tổng giá trị quyền sử dụng đất và giá trị tài sản gắn liền
với đất, giá trị nhà ở, công trình xây dựng trên đất.
+) Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tài sản
khác: Tính trên giá trị tài sản.
+) Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản:
Tính trên giá trị di sản. 8 lOMoAR cPSD| 46560390
+) Công chứng hợp đồng vay tiền: Tính trên giá trị khoản vay.
+) Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản: Tính trên giá trị tài
sản; trường hợp trong hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản có ghi giá trị khoản
vay thì tính trên giá trị khoản vay.
+) Công chứng hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh: Tính trên
giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch.
Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp Mức thu TT đồng, giao dịch (đồng/trường hợp) 1 Dưới 50 triệu đồng 50 nghìn
Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu 2 100 nghìn đồng
Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ 0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao 3 đồng dịch
01 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản
Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ 4
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng đồng
2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản
Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ 5
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng đồng
3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản
Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ 6
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng đồng
7 Từ trên 10 tỷ đồng đến 100 tỷ
5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng đồng. 9 lOMoAR cPSD| 46560390
32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị tài sản
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ 8 Trên 100 tỷ đồng
đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp).
+ Mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất; thuê
nhà ở; thuê, thuê lại tài sản:
Giá trị tài sản hoặc giá trị hợp Mức thu
TT đồng, giao dịch (tổng số tiền (đồng/trường hợp) thuê) 1 Dưới 50 triệu đồng 40 nghìn
Từ 50 triệu đồng đến 100 triệu 2 80 nghìn đồng
Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ 0,08% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao 3 đồng dịch
800 nghìn đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản
Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ 4
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng đồng
02 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản
Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ 5
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng đồng
03 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản
Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ 6
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng đồng
05 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản 7 Từ trên 10 tỷ đồng
hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ
đồng (mức thu tối đa là 8 triệu đồng/trường hợp)
+ Mức thu phí đối với việc công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá (tính
trên giá trị tài sản) được tính như sau: 10 lOMoAR cPSD| 46560390 Mức thu TT Giá trị tài sản (đồng/trường hợp) 1 Dưới 5 tỷ đồng 100 nghìn 2
Từ 5 tỷ đồng đến dưới 20 tỷ đồng 300 nghìn 3 Trên 20 tỷ đồng 500 nghìn
+ Đối với các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, tài sản có giá quy
định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản
tính phí công chứng được xác định theo thoả thuận của các bên trong hợp đồng, giao
dịch đó; trường hợp giá đất, giá tài sản do các bên thoả thuận thấp hơn mức giá do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định áp dụng tại thời điểm công chứng thì giá
trị tính phí công chứng tính như sau:
Giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí công chứng = Diện tích đất,
số lượng tài sản ghi trong hợp đồng, giao dịch (x) Giá đất, giá tài sản do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền quy định. -
Mức phí đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá
trị tàisản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch: Mức thu TT Loại việc (đồng/trường hợp)
Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông 1 40 nghìn nghiệp
2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 100 nghìn
3 Công chứng hợp đồng ủy quyền 50 nghìn
4 Công chứng giấy ủy quyền 20 nghìn 5 40 nghìn
Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (Trường
hợp sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng,
giao dịch thì áp dụng mức thu tương ứng với phần
tăng tại điểm a, b, c khoản 2 Điều 4 Thông tư này) 11 lOMoAR cPSD| 46560390
6 Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch 25 nghìn 7 Công chứng di chúc 50 nghìn
8 Công chứng văn bản từ chối nhận di sản 20 nghìn
9 Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác 40 nghìn -
Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/trường hợp. -
Mức thu phí cấp bản sao văn bản công chứng: 05 nghìn đồng/trang, từ
trangthứ ba (3) trở lên thì mỗi trang thu 03 nghìn đồng nhưng tối đa không quá 100 nghìn đồng/bản. -
Phí công chứng bản dịch: 10 nghìn đồng/trang với bản dịch thứ nhất. -
Trường hợp người yêu cầu công chứng cần nhiều bản dịch thì từ bản
dịchthứ 2 trở lên thu 05 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ 2; từ trang
thứ 3 trở lên thu 03 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200 nghìn đồng/bản. -
Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 02 nghìn đồng/trang đối với trang
thứnhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 01 nghìn đồng/trang nhưng mức
thu tối đa không quá 200 nghìn đồng/bản. -
Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10 nghìn đồng/trường
hợp(trường hợp hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).
4. Đánh giá, nhận xét
Có thể thấy, Văn phòng công chứng Trung Thành đã đảm bảo thực hiện theo
đúng, đủ quy định pháp luật về công chứng cũng như bộ thủ tục hành chính do Ủy
ban nhân dân tỉnh Phú Thọ công bố áp dụng trong lĩnh vực công chứng. Thủ tục công
chứng được công khai, minh bạch, đảm bảo thuận tiện nhất cho khách hàng. Từ đó
góp phần rút ngắn thời gian, giảm chi phí cho khách hàng khi thực hiện yêu cầu công
chứng hợp đồng, giao dịch.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, Văn phòng công chứng
Trung Thành cũng bộc lộ một số hạn chế như: -
Số lượng hồ sơ công chứng khá nhiều, tỷ lệ công việc phải giải quyết
chiacho từng Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ khá cao so với mặt bằng
chung của tỉnh, nhất là trong giai đoạn hiện nay, nhu cầu công chứng ngoài trụ sở
của khách hàng ngày càng tăng. Việc thiếu hụt về nhân lực dẫn đến tình trạng khó 12 lOMoAR cPSD| 46560390
kiểm soát được công việc, một số hồ sơ còn tồn đọng, chưa giải quyết được trong ngày. -
Do số lượng nhân viên nghiệp vụ ít nên phải kiêm nhiệm một số công
việckhác như thủ quỹ, văn thư, sổ sách, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ … Công việc quá
tải, áp lực nên có thể xảy ra nhầm lẫn, sai sót khó tránh khỏi. Việc sai sót trong hoạt
động công chứng thường khá phiền phức và khó giải quyết.
IV. Nội dung thực hiện các quyền và nghĩa vụ
1. Việc thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng -
Văn phòng công chứng Trung Thành được Sở Tư pháp tỉnh Trung
Thành thay đổi loại hình từ Văn phòng Công chứng do một Công chứng viên thành
lập sang loại hình Văn phòng Công chứng hợp danh nhiều Công chứng viên đảm bảo
theo quy định hiện hành. Ngoài ra, Văn phòng đã thực hiện việc ký hợp đồng lao
động với tất cả các nhân viên tại Văn phòng, đảm bảo đầy đủ các chế độ lương,
thưởng, phụ cấp làm thêm giờ, thời gian nghỉ ngơi, nghỉ lễ, nghỉ phép … theo quy
định của Bộ luật Lao động hiện hành. -
Văn phòng đã thực hiện thu phí công chứng và thù lao công chứng theo
quyđịnh tại Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016. Mức thu phí, thù lao công
chứng đã được niêm yết công khai tại trụ sở Văn phòng để khách hàng nắm rõ khi
thực hiện yêu cầu công chứng. -
Khi khách hàng có yêu cầu công chứng ngoài thời gian làm việc,
Vănphòng công chứng Phú Thọ đã thực hiện quyền cung cấp dịch vụ công chứng
ngoài ngày, giờ làm việc hành chính để đáp ứng nhu cầu của nhân dân bằng cách cử
Công chứng viên, nhân viên công chứng tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, thu phí và thù lao theo thỏa thuận. -
Để thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch được chính xác, an
toànpháp lý, đúng quy định, Văn phòng công chứng Phú Thọ đã thực hiện rất tốt
quyền được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, cụ thể là phần
mềm CeNM được áp dụng thống nhất chung cho các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.
2. Việc thực hiện các nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng -
Trong việc quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong
việctuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng: Hàng tháng, Văn
phòng công chứng Trung Thành đều họp ít nhất một lần để kiểm điểm những việc đã 13 lOMoAR cPSD| 46560390
làm được, những việc cần làm, cũng như quán xuyến công việc chung của cả phòng.
Ngoài ra, Trưởng Văn phòng luôn theo dõi sát sao từ việc tiếp nhận yêu cầu công
chứng, thẩm định hồ sơ, lưu trữ hồ sơ để tránh xảy ra những khiếu kiện, bồi thường
không đáng có. Bên cạnh đó, Văn phòng công chứng Trung Thành cũng niêm yết
công khai về chuẩn mực đạo đức công chứng viên để luôn nhắc nhở các Công chứng viên tuân theo. -
Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống
kê: Văn phòng công chứng Trung Thành đã tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp
luật về lao động trong việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý người lao động làm việc tại
Văn phòng. Quản lý việc thu, chi tiền; kê khai, quyết toán thuế, hóa đơn với cơ quan
có thẩm quyền; thực hiện đầy đủ các nguyên tắc về tài chính kế toán theo quy định. -
Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành
chínhnhà nước: Văn phòng công chứng Trung Thành thực hiện giờ mở cửa, đóng
cửa, giờ làm việc, tiếp nhận hồ sơ, trả hồ sơ theo đúng quy định của Ủy ban nhân
dân tỉnh về thời gian làm việc hành chính. -
Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu
cầucông chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình. -
Văn phòng công chứng Trung Thành đã thực hiện việc mua bảo hiểm
trách nhiệm nghề nghiệp cho các Công chứng viên trong suốt thời gian hoạt động
của Văn phòng. Ngoài ra, trong trường hợp có thiệt hại xảy ra, Văn phòng có trách
nhiệm bồi thường theo quy định tại Điều 38 Luật Công chứng năm 2014. -
Văn phòng công chứng Trung Thành luôn phối hợp trong việc tiếp nhận,
tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình
tập sự tại tổ chức mình. Cụ thể: Văn phòng đã tạo điều kiện để 01 nhân viên nghiệp
vụ hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng và hiện nay có 01 nhân viên
nghiệp vụ khác đang tham gia khóa học Lớp công chứng tại Học viên Tư pháp. -
Văn phòng đã tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình
thamgia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm. -
Khi có yêu cầu về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tinvề
hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng, Văn phòng công chứng Trung Thành
đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có thẩm quyền trong việc cung cấp thông tin,
hồ sơ để hoàn thành nhiệm vụ chung. -
Trong việc lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng: Văn
phòngcông chứng Trung Thành đã lập đầy đủ các loại sổ công chứng theo quy định. 14 lOMoAR cPSD| 46560390
Đồng thời, thực hiện quản lý, lưu trữ sổ sách, hồ sơ công chứng khoa học, an toàn, dễ tra cứu. -
Văn phòng công chứng Trung Thành đã thực hiện rất tốt việc chia sẻ
thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác
về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao
dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở
dữ liệu công chứng theo quy định. -
Ngoài ra, Văn phòng công chứng Trung Thành đã thực hiện đúng, đủ
các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật về công chứng và các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan.
3. Đánh giá, nhận xét:
Có thể thấy, về cơ bản, Văn phòng công chứng Trung Thành đã thực hiện tốt
các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, tiêu biểu như: ký đầy đủ hợp
đồng lao động với nhân viên; cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính;
mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên; tham gia và sử dụng
có hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng… Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, không
thể tránh khỏi một số thiếu sót sau: -
Do công việc nhiều mà con người ít nên việc lưu trữ hồ sơ công chứng
cònchậm, muộn, tồn đọng nhiều hồ sơ chưa đưa vào lưu trữ; -
Đôi khi việc thu phí công chứng hoặc thù lao công chứng còn chưa
đồngnhất, theo cảm tính; -
Chưa ban hành quy chế cụ thể, rõ ràng đối với việc Công chứng viên,
nhânviên phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi
trả bồi thường khi có thiệt hại xảy ra. Điều này dẫn đến tình trạng khó xác định trách
nhiệm của ai và trách nhiệm đến đâu cũng như làm cho Công chứng viên, nhân viên
nghiệp vụ chưa làm hết trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch.
V– Bài học kinh nghiệm trong quá trình thực tập
Sau thời gian thực tập tại Văn phòng công chứng Trung Thành, tỉnh Thái
Nguyên (từ ngày 25/12/2023 đến hết ngày 29/12/2023), bản thân tôi đã học hỏi và
đúc kết được một số bài học kinh nghiệm thực tiễn như sau: -
Thứ nhất, nắm bắt quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng
côngchứng Trung Thành nói riêng, từ đó định hình được quy trình thành lập và phát
triển của tổ chức hành nghề công chứng nói chung; 15 lOMoAR cPSD| 46560390 -
Thứ hai, hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt động, phân
côngnhiệm vụ, cách thức quản trị của một Văn phòng công chứng cụ thể cũng như
nội quy, quy chế làm việc sao cho thật sự khoa học, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất. -
Thứ ba, nhận thức được rằng trong xã hội với nền kinh tế thị trường
hiệnnay, tổ chức hành nghề công chứng phải có khả năng cung cấp đa dạng các dịch
vụ một cách an toàn, nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả thì mới có thể khẳng định
được vị thế, chỗ đứng của mình. -
Thứ tư, xác định rõ việc thực hiện tốt các quyền và nghĩa vụ của tổ
chứchành nghề công chứng là tiền đề để củng cố năng lực, uy tín của Văn phòng.
Đồng thời, bản thân cũng tự nhận thức rõ hơn về trách nhiệm của Công chứng viên
và nhân viên đối với tổ chức hành nghề công chứng, từ đó có những thay đổi tích
cực trong quá trình làm việc.
Được sự chỉ dẫn tận tình của ông N – Công chứng viên, Phó Trưởng Văn phòng
công chứng Trung Thành, tỉnh Thái Nguyên, tôi tin rằng đây sẽ hành trang quý giá,
những kiến thức nền tảng có ý nghĩa trong quá trình hành nghề của tôi sau này. Tôi
xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và tập thể Văn phòng công chứng Trung Thành đã
đồng ý để tôi có cơ hội được thực tập tại Văn phòng. Cảm ơn Học viện Tư pháp đã
tạo điều kiện để bản thân tôi được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, đó là những kiến thức quý báu,
những bài học kinh nghiệm sâu sắc của tôi trong lĩnh vực hoạt động công chứng sau này. 16