Báo cáo thực tập nghiệp vụ ngành Logistics | Trường đại học Điện Lực

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC
KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP VÀ NĂNG LƯỢNG ----------
BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ NGÀNH
LOGISTIC CÔNG TY T&M FORWARDING
Giảng viên hướng dẫn
: Nguyễn Trần Thanh Phương
Sinh viên thực hiện : Phạm Quỳnh Trang Mã sinh viên : 19810230021 Lớp : D14Logistics 2 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU
Chương I: Tổng quan về doanh nghiệp các nghiệp vụ vận hành hoạt động Logistic và
dịch vụ Logistic tại công ty T&M Forwarding
I. Giới thiệu chung về công ty T&M Forwarding
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần T&M Forwarding
1.1. Tên công ty: công ty TNHH T&M FORWARDING - chi nhánh Hà Nội
1.2. Các chi nhánh của công ty
1.3. Ngành nghề kinh doanh của Công Ty Tnhh T&m Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội 1.4. Tài chính công ty
CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NGHIỆP VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY T&M FORWARDING
2. Các nghiệp vụ vận hành hoạt động Logistic và dịch vụ Logistic tại công ty T&M Forwarding
2.1. Vận chuyển đường hàng không
2.2. Vận chuyển bằng đường biển
2.3. Vận chuyển hàng lẻ, hàng chuyển phát nhanh quốc tế
2.4. Vận chuyển hàng thương mại điện tử (Amazon, Alibaba, Ebay, Shopify)
2.5. Vận chuyển hàng dự án
2.6. Xếp dỡ, lưu kho, bảo quản và đóng gói hàng hoá 2.7. Khai thuế hải quan 2.8. Quản trị Logistic
3. Phân tích các nghiệp vụ vận hành hoạt động Logistic và dịch vụ Logistic tại công ty T&M Forwarding
3.1. Tìm hiểu về phòng kinh doanh ( Sale )
3.2. Tìm hiểu về phòng dịch vụ dịch vụ khách hàng ( chứng từ )
3.2.1. Làm chứng từ hàng nhập
3.2.2. Làm chứng từ hàng xuất 3.3
Tìm hiểu về phòng giao nhận ( Operations )
CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO DỊCH VỤ GIAO
NHẬN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING
4. Nhận xét về quy trình thực hiện nghiệp vụ logistics tại công ty KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện hiện nay, khi hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang phát
triển mạnh, kinh doanh quốc tế trở thành một tất yếu khách quan đối với mọi quốc gia.
Cùng với sự phát triển đó nước ta không ngừng học hỏi và củng cố về mọi mặt (kinh
tế, chính trị, xã hội) cũng như lĩnh vực (thương mại, giáo dục, y tế) để phù hợp với
nền kinh tế toàn cầu. Hoạt động vận tải nội địa và vận tải quốc tế, hoạt động giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu, đã trở thành khâu quan trọng trong dây chuyền vận tải hàng
hóa, không chỉ tạo điều kiện thúc đẩy, mở rộng mua bán mà còn góp phần vào hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Trước những nhu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực thương mại – dịch vụ logistics ngày càng cạnh tranh gay gắt. Để
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động giao nhận, đòi hỏi các doanh nghiệp
Việt Nam phải hiểu rõ và nắm vững các quy trình xuất nhập khẩu, vận dụng tốt các
qui định của pháp luật, thông hiểu các tập quán quốc tế. Điều này giúp cho doanh
nghiệp không những tăng thêm uy tín với khách hàng, mà còn có ý nghĩa quan trọng
ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công việc và sự phát triển của doanh nghiệp trên thương trường.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển dịch vụ Logistics Việt Nam, Bộ Công
Thương đã phối hợp cùng các chuyên gia trong lĩnh vực logistics thường xuyên rà
soát, đánh giá, cung cấp thông tin về tình hình, triển vọng logistics Việt Nam và quốc
tế về các quy định chính sách liên quan góp phần phục vụ công tác quản lý nhà nước,
hoạt động sản xuất, kinh doanh, đầu tư của các doanh nghiệp và công tác nghiên cứu
khoa học và truyền thông trong lĩnh vực logistics.
Chương I: Tổng quan về doanh nghiệp các nghiệp vụ vận hành hoạt động
Logistic và dịch vụ Logistic tại công ty T&M Forwarding
I. Giới thiệu chung về công ty T&M Forwarding
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần T&M Forwarding:
Là một doanh nghiệp nhạy bén với những thay đổi của thị trường, nắm bắt nhanh
xu thế phát triển của ngành và của thế giới, từ những ngày đầu thành lập (1996) cho
đến nay, T&M Forwarding luôn là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành
giao nhận vận chuyển tại Việt Nam.
Hướng tới mục tiêu là một nhà cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp thông minh
trong thời đại công nghệ 4.0. Công ty đã đẩy mạnh đầu tư vào công nghệ và con người
để đảm bảo chất lượng dịch vụ tối ưu nhất. đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của
khách hàng nhanh và chuyên nghiệp nhất.
Từ những năm 2000, ngoài trụ sở làm việc tại TP.HCM, văn phòng đã có mặt tại
các thành phố lớn của Việt Nam như Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng. Cùng với đó là
hệ thống đại lý trải khắp toàn cầu giúp chúng tôi đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của
khách hàng trong nước và quốc tế. Từ những đơn hàng nhỏ lẻ đến những lô hàng lớn,
từ Việt Nam, Đông Nam Á đến bất kỳ quốc qia nào trên thế giới, chỉ cần khách hàng
có nhu cầu, sẽ giao hàng đến tận nơi, tận tay người nhận không giới hạn về vị trí địa lý
( vận chuyển hàng đi Mỹ, Canada, Châu Âu, Châu Á, Australia…)
DỊCH VỤ HÀNG ĐẦU CỦA CÔNG TY TM FORWARDING:
 Chuyển phát nhanh quốc tế
 Vận chuyển hàng thương mại điện tử
 Vận chuyển hàng công trình, hàng dự án  Vận chuyển hàng lẻ  Quản trị logistics  Dịch vụ kho bãi  Khai thuê hải quan
Công ty cung cấp giải pháp vận chuyển hàng thương mại điện tử xuyên biên giới
( Cross border E-commerce) cho các khách hàng có nhu cầu bán hàng trên các trang
thương mại điện tử hàng đầu thế giới như Amazon, Ebay, Alibaba, Shopify… Đây là
giải pháp hiệu quả giúp khách hàng tiết kiệm đến 50% tổng chi phí so với hình thức
chuyển phát thông thường.
T&M Forwarding là chuyên gia trong vận chuyển hàng hóa quốc tế với thế mạnh
vận chuyển hàng đi Mỹ, Canada, các nước Châu Âu, Trung Quốc và Nhật Bản…vận
chuyển hàng hóa số lượng lớn hai chiều đi tất cả các nước bằng việc kết hợp các
phương thức vận tải khác nhau giúp giảm tối đa thời gian và chi phí cho khách hàng.
Thông qua hệ thống tracking và tracing tiên tiến của công ty, khách hàng có thể theo
dõi lô hàng của mình trong suốt quá trình vận chuyển trong thời gian thực.
1.1. Tên công ty: công ty TNHH T&M FORWARDING - chi nhánh Hà Nội
T&M FORWARDING COMPANY LIMITED - HANOI BRANCH Tên viết tắt T&M FORWARDING HANOI Mã số thuế 0300992919-001 Địa chỉ
Tầng 2 khu B tòa nhà Toserco - 273 đường Kim Mã , Phường
Giảng Võ, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện CHU THỊ KIỀU LIÊN Điện thoại 5147047 Ngày hoạt động 1998-04-24 Quản lý bởi
Chi cục Thuế Quận Ba Đình Loại hình DN
Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN Tình trạng
Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
1.2. Các chi nhánh của công ty
- CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING 0300992919 Tầng 17, tòa nhà Pearl Plaza,
561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
- CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING - CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
0300992919-002 Số 5 Lý Tự Trọng, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng
- CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING - CHI NHÁNH HÀ NỘI 0300992919-001
Tầng 2 khu B tòa nhà Toserco, 273 đường Kim Mã, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
- CÔNG TY TNHH T&M FORWARDING - VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ĐÀ NẴNG
0300992919-003 P.812 Lầu 8 Khách sạn One Opera Đà Nẵng, số 115 Nguyễn Văn L,
Phường Nam Dương, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
1.3. Ngành nghề kinh doanh của Công Ty Tnhh T&m Forwarding - Chi Nhánh Hà Nội Mã Ngành ngành Mô tả chính 5229
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Y 4610
Đại lý, môi giới, đấu giá N 4659
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác N 4669
Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu N 4933
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ N 5210
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa N 62020
Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính N 66220
Hoạt động của đại lý và môi giới bảo hiểm N 7730
Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác N
1.4. Cơ cấu tổ chức Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành (CEO) Kế toán trưởng Giám đốc tài chính (CFO) Chi nhánh Hồ Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh Hải Chí Minh Đà Nẵng Hà Nội Phòng
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, công ty TNHH T&M Forwarding Giám đốc chi nhánh Hà Nội Sale Cus Operation Kế toán Giao nhận (Kinh doanh) (chứng từ) (Khai Hải quan)
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH T&M Forwarding chi nhánh Hà Nội
 Giám đốc chi nhánh Hà Nội: đại diện cho chi nhánh Hà Nội,
điều hành, giám sát và ra các quyết định hoạt động cho chi nhánh Hà Nội.  Bộ phận Kế toán:
 Thực hiện các hoạt động kế toán, báo cáo tài chính, quản lý tài
chính của chi nhánh, lên kế hoạch và định hướng công tác tài
chính ngắn hạn và dài hạn của công ty.
 Quản lý tài sản, tính công nợ, tính lương cho nhân viên.
 Quản lý nhân sự trong công ty.  Bộ phận chứng từ:
 Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ
Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận
hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi
quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông
báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Theo dõi booking
hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu
trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng...  Bộ phận kinh doanh:
 Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công
ty, bộ phận kinh doanh gồm có các mảng : mua bán cước vận
tải nội địa, quốc tế. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách
hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách
hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý,
khách hàng, đầm phán với các hãng tàu, hãng hàng không để
có giá cước tốt nhất cho khách hàng … Sau đó tiến hành xem
xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
 Bộ phận khai hải quan:
 Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đảm bảo giấy tờ phải hợp lệ, đúng pháp luật
 Kiểm tra và phân luồng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa hợp pháp
 Thực hiện các hoạt động khai báo trên phần mềm hải quan
 Hướng dẫn nhân viên hiện trường làm những thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa
 Bộ phận giao nhận:
 Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu: từ khi lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng đi nước
ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ.
 Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng.
 Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách hàng.
1.5. Tài chính công ty
Ban đầu vốn điều lệ của công ty là 10.000.000.000 VND, sau hơn 20 năm hình
thành và phát triển công ty đã lớn mạnh về cả nhân lực, tài chính và uy tín trên thị trường.
Ngoài vốn điều lệ và vốn chủ sở hữu, công ty đã thực hiện việc huy động vốn từ các nguồn khác nhau như:
- Vay vốn từ các ngân hàng nhà nước và ngân hàng tư nhân.
- Vốn liên doanh liên kết với một số đơn vị kinh doanh khác.
- Vốn vay hợp đồng tín dụng.
- Vốn chiếm dụng của nhà cung cấp và của khách.
CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NGHIỆP VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY T&M FORWARDING
2. Các nghiệp vụ vận hành hoạt động Logistic và dịch vụ Logistic tại công ty T&M Forwarding
2.1. Vận chuyển đường hàng không
T&M Forwarding là một nhà giao nhận vận tải hàng không được cấp giấy phép với
đội ngũ nhân viên được đào tạo và có trình độ đạt chuẩn của IATA, có hợp đồng với
hầu hết các hãng hàng không lớn và là một trong những khách hàng chính của Việt
Nam Airlines. Nhờ có khối lượng hàng đều đặn với số lượng lớn cũng như cam kết
lâu dài của công ty, công ty nhận được ưu tiên về chỗ cho cả năm bao gồm cả thời kỳ cao điểm
Dịch vụ kết hợp đường biển/hàng không (Sea/Air) là một trong những thế mạnh của
chúng tôi và được cung cấp như một dịch vụ bổ sung hữu ích để thay thế cho dịch vụ
vận tải hàng không trực tiếp nhằm tiết kiệm chi phí cho khách hàng.
Thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa 02 chiều bằng đường hàng không
 Vận chuyển hàng đi Mỹ
 Vận chuyển hàng đi Canada
 Vận chuyển hàng đi Trung Quốc (China)
 Vận chuyển hàng đi Nhật Bản
 Vận chuyển hàng đi Hàn Quốc
 Vận chuyển hàng đi các nước Châu Âu ( Anh, Pháp, Đức,…)
 Vận chuyển hàng đi Australia
 Và nhiều nước khác trên thế giới, không giới hạn về vị trí địa lý.
2.2. Vận chuyển bằng đường biển
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ trực tiếp từ Việt Nam đi các nước Châu
Á, Bắc Mỹ và Tây Âu. Với mối quan hệ đối tác chặt chẽ với tất cả các hãng tàu và với
số lượng hàng lớn, công ty luôn có những ưu tiên về chỗ và về giá kể cả mùa cao điểm
trong năm. T&M Forwarding là một thành viên của WCA - hiệp hội logistics thế giới
(ID: 8684) và có thể làm việc, kết nối dữ liệu với công ty qua EDI (Electronic Data Interchange).
Thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển:
 Vận chuyển hàng container, hàng lẻ (LCL)
 Vận chuyển hàng công trình, hàng dự án
 Vận chuyển hàng từ Việt Nam đi Bắc Mỹ
 Vận chuyển hàng từ Việt Nam đi Canada
 Vận chuyển hàng từ Việt Nam đi các nước Tây Âu
 Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Trung Quốc,
 Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Nhật Bản
 Vận chuyển hàng tuyến Việt Nam – Australia.
2.3. Vận chuyển hàng lẻ, hàng chuyển phát nhanh quốc tế
T&M Forwarding cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế từ Việt Nam đến
hơn 100 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, nhận và chuyển phát các loại thư từ,
tài liệu, sản phẩm, hàng hóa số lượng lớn nhỏ khác nhau. Với hệ thống trên 500 đại lý
lớn tại hơn 100 quốc gia trên toàn cầu, công ty phục vụ mọi nhu cầu chuyển phát của
khách hàng đến mọi quốc gia trên thế giới.
Cùng với chuyển phát nhanh quốc tế, T&M Forwarding là tiên phong trong cung
cấp dịch vụ gom hàng lẻ. Đặc biệt là vận chuyển hàng lẻ đi Mỹ, Canada và các nước
Châu Âu. Các dịch vụ này đã giúp khách hàng tiết kiệm đến 25% chi phí vận tải. Bên
cạnh đó, rút ngắn đáng kể thời gian vận chuyển (lên đến 1 tuần).
Với dịch vụ gom hàng lẻ, hàng hóa của nhiều chủ hàng (hoặc nhiều loại hàng
hóa khác nhau của cùng một chủ hàng) được gom và đóng thành 1 container để dễ
dàng cho việc vận chuyển và tiết kiệm chi phí logistics, thời gian lưu thông hàng hóa
được đảm bảo, không bị trì trệ.
- Dịch vụ gom hàng lẻ đi trực tiếp từ các cảng Hồ Chí Minh đi đến các nước
như: Mỹ, canada, các nước Châu Âu, Nhật Bản, Hongkong, Thailand, Singapore, Hàn Quốc,...
- Dịch vụ chia lẻ hàng nhập trực tiếp từ các cảng trên thế giới đến các cảng Hồ Chí Minh.
2.4. Vận chuyển hàng thương mại điện tử (Amazon, Alibaba, Ebay, Shopify)
Vận chuyển hàng thương mại điện tử được T&M Forwarding tập trung phát triển
mạnh trong những năm gần đây.
T&M Forwarding với lợi thế về giải pháp logistics tích hợp hàng đầu hiện nay,
đưa sản phẩm từ tay người gửi đến tay người nhận ở khắp nơi trên thế giới với chi phí
tiết kiệm nhất trong thời gian tương đương với dịch vụ chuyển phát thông thường.
Khách hàng của công ty là những nhà bán hàng trên Amazon, Ebay, Alibaba,… Trong
đó có dịch vụ FBA và dropship. Với dịch vụ trọn gói, khách hàng có thể tiết kiệm lên đến 50% tổng chi phí.
2.5. Vận chuyển hàng dự án
Công ty có trên 23 năm kinh nghiệm vận chuyển hàng dự án trong nước và quốc
tế. Trong đó, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không (từ cảng
đến cảng hay vận chuyển hàng Door to Door) là thế mạnh nổi trội so với các đối thủ
cạnh tranh. Với dịch vụ nhanh, an toàn và tiết kiệm, công ty đã khẳng định được uy tín
của mình trên thị trường qua những khách hàng đồng hành trong suốt thời gian hoạt
động của công ty, bao gồm những khách hàng trong và ngoài nước.
 Hàng hóa vận chuyển bao gồm các mặt hàng dưới đây:
 Hàng nội thất, công trình, bao gồm các mặt hàng cồng kềnh, tải trọng lớn.
 Các mặt hàng may mặc, giày da, giấy bao bì, carton,...
 Sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp,
 Hàng lương thực, thực phẩm, bánh kẹo, trái cây.
 Hàng cơ khí, máy móc, thiết bị điện tử các loại
 Mặt hàng phụ tùng ô tô, xe máy
 Hàng sản xuất, tiêu dùng, mỹ phẩm
2.6. Xếp dỡ, lưu kho, bảo quản và đóng gói hàng hoá
Bên cạnh dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa, T&M Forwarding cũng cung
cấp các dịch vụ lưu kho ngắn hạn và dài hạn, dịch vụ kho bãi – phân phối và quản lý
hàng hóa tồn kho. Đặc biệt, công ty đang triển khai dịch vụ fulfillment. Đây là dịch vụ
đóng gói, dán nhãn và vận chuyển hàng hóa thương mại điện tử phổ biến hiện nay. Nó
cũng góp phần đơn giản hóa công việc bán hàng cho các seller tại Việt Nam. Chi tiết về dịch vụ:
 Quản lý hàng hóa Xuất – Nhập.
 Phân phối hàng đến người mua sau cùng.
 Kiểm kê hàng hóa lưu kho định kỳ.
 Xếp dỡ hàng hóa ra vào kho.
 Quản lý hàng hóa & Báo cáo tồn kho.
 Đóng gói bao bì theo tiêu chuẩn của từng loại hàng, kiểm đếm hàng hóa
 Thủ tục Hải quan xuất nhập kho bãi, vận chuyển, giao nhận
2.7. Khai thuê hải quan
T&M Forwarding cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan trên toàn quốc. Với chứng
nhận Đại lý hải quan được cấp phép và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tình. Một
lô hàng xuất – nhập khẩu bị thiếu sót, chậm trễ hay sai sót trong chứng từ sẽ ảnh
hưởng rất lớn đến việc giao nhận hàng hóa. Nó gây phát sinh nhiều chi phí và ảnh
hưởng đến hoạt động sản xuất của các bên liên quan. Do đó, dịch vụ thông quan
chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng tránh được các sai sót. Chỉ với một khoản phí rất
nhỏ, khách hàng sẽ yên tâm với lô hàng của mình.
2.8. Quản trị Logistics
Thị trường toàn cầu hiện nay đang nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị chuỗi
cung ứng hiệu quả. Do đó, các doanh nghiệp cần ưu tiên giải pháp quản lý hiệu quả về
logistics. Thông qua các dịch vụ trọn gói, khách hàng không những tiết kiệm được
thời gian, chi phí, các rủi ro về hàng hóa của khách hàng cũng luôn ở mức tối thiểu.
Ứng dụng công nghệ hiện đại hàng đầu hiện nay là ưu thế của công ty nhằm tối
ưu hóa năng suất và hiệu quả hoạt động cho các dịch vụ mà công ty cung cấp.
3. Phân tích các nghiệp vụ vận hành hoạt động Logistic và dịch vụ Logistic
tại công ty T&M Forwarding
3.1. Tìm hiểu về phòng kinh doanh ( Sale )
Tổng bộ phận kinh doanh ( sale ) bao gồm 7 người. - Nhiệm vụ chính:
 Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, duy trì và mở rộng mạng lưới khách hàng,
phát triển kinh doanh về dịch vụ vận chuyển hàng nhập, hàng xuất giữa Việt Nam và quốc tế;
 Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng kinh doanh;
- Nhiệm vụ cụ thể:
 Tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng mới (bao gồm các công ty Forwarder,
và các khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ logistic, công ty sản xuất, thương mại).
 Tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng mới gồm các công ty Forwarder, và
các khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ logistic, công ty sản xuất, thương mại.
 Thương lượng, đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế có trách nhiệm phối hợp với
các bộ phận liên quan để phục vụ khách hàng.
 Tìm hiểu, nắm bắt thông tin thị trường về giá cước, các phụ phí hãng tàu.
 Trực tiếp giao dịch với khách hàng để thực hiện giao, nhận hàng hóa theo đúng
hợp đồng đã ký kết đúng tiến độ, thời gian, đảm bảo chất lượng.
 Hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng để đưa ra giải pháp tối ưu cho logistics của
khách hàng. Trao đổi với khách hàng, đối tác để nắm bắt các nhu cầu của khách
nhằm cung cấp, nhận thông tin hàng hoá với chất lượng và phong cách phục vụ tốt nhất.
- Các dịch vụ mà nhân viên kinh doanh đang bán
Team sale chia thành 2 mảng hoạt động chính:
 Bán cước dịch vụ vận chuyển đương biển và đường hàng không, hàng thường
 Bán cước dịch vụ cho hàng thương mại điện tử
- Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Lấy Submit Lên tờ Thanh booking SI và khai hải VGM quan toán Xác nhận hoàn thành
Sơ đồ: Quy trình làm hàng xuất FCL và LCL Lấy Booking
 Bộ phận sale thực hiện tìm kiếm khách hàng, kết hợp với bộ phận Cus để thực hiện đơn hàng.
 Khi nhận thông tin từ khách hàng, cần năm rõ: tên mặt hàng xuất khẩu, hàng
thường hay hàng nguy hiểm (nếu là hàng nguy hiểm phải có MSDS), trọng lượng
hàng hóa, kích thước hàng hóa, loại container cần book đối với hàng FCL, POD, POL, ETD,...
 Gửi booking request cho hãng tàu hoặc bên Coloader (đối với hàng FCL: Booking
hãng tàu, hàng LCL: booking coloader)
 Gửi email cho bộ phận phụ trách Booking của hàng tàu hoặc bên Coloader
 Submit booking trên website của hàng tàu đối với hàng FCL
- Quy trình làm hàng nhập Kí kết hợp Giải quyết đồng, nhận Thực hiện thủ tranh chấp, thông tin từ tục giao nhận Thanh toán khách hàng khiếu nại
Sơ đồ: Quy trình làm hàng nhập
Kí kết hợp đồng với khách hàng, nhận đầy đủ thông tin từ phía khách hàng
 Nhập bằng đường nào, điều kiện incoterm nào
 Tên hàng, số lượng, đóng gói, ...  Địa chỉ giao hàng
 Cus hoặc Sales check với agent để lấy giá chào hàng cho khách
3.2. Tìm hiểu về phòng dịch vụ dịch vụ khách hàng ( chứng từ )
3.2.1. Làm chứng từ hàng nhập
- Nhận thông tin pre-alert từ đại lý hoặc bộ phận sales
- Theo dõi ngày đi/đến của lô hàng, khi có delay hoặc bất cứ phát sinh gì về lô hàng
thì phải kịp thời thông báo cho khách hàng.
- Khai manifest hàng nhập trước deadline (thường với hàng LCL, hãng tàu hoặc co-
loader sẽ gửi phân quyền trước 2 ngày hàng đến, hàng FCL thường trước 1 ngày hàng đến)
- Theo dõi ngày hàng đến với hãng tàu và co-loader
- Gửi giấy báo hàng đến cho khách hàng khi đã nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu hoặc coloader.
- Nhập dữ liệu thu, chi của lô hàng vào hệ thống phần mềm
- Theo dõi lô hàng cho đến khi khách hàng lấy hàng khỏi cảng và kho
House Airway Bill – HAWB (Vận đơn của người gom hàng): là B/L do người gom
hàng cấp cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng từ họ để các chủ hàng lẻ có B/L đi nhận
hàng ở nơi đến. B/L này dùng để điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các
chủ hàng lẻ và dùng để nhận hàng hoá giữa người gom hàng với các chủ hàng lẻ.
Master Airway Bill – MAWB (Vận đơn chủ): là B/L do người chuyên chở hàng không
cấp cho người gom hàng có B/L nhận hàng ở sân bay đích. B/L này dùng điều chỉnh
mối quan hệ giữa người chuyên chở hàng không và người gom hàng và làm chứng từ
giao nhận hàng giữa người chuyên chở và người gom hàng.
* Đối với hàng nhập ( Sea & Air )
- Nhận thông tin pre-alert từ đại lý hoặc bộ phận sales.
- Thực hiện mở file booking để điền các chỉ tiêu trong phần mềm Cargowise
- Theo dõi ngày đi/đến của lô hàng
- Khai Manifest hàng nhập đối với hàng Sea
- Theo dõi ngày hàng đến với hãng tàu và coloader và kho hàng đối với hàng Air
- Gửi giấy báo hàng đến cho khách hàng khi đã nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu hoặc coloader
- Nhập dữ liệu thu, chi của lô hàng vào hệ thống phần mềm
- Theo dõi lô hàng cho đến khi khách hàng lấy hàng khỏi cảng và kho
3.2.2. Làm chứng từ hàng xuất
a. Quy trình hàng xuất FCL
 Khi sales nhận được các thông tin từ khách hàng như Booking Request, Invoice,
Packing List,…. thì bộ phận Cus sẽ thực hiện nhận thông tin và cập nhật trên hệ
thống các chứng từ trên.
 Theo dõi lịch trình đóng hàng của khách hàng (chú ý các mốc thời gian hạn SI, VGM, CY)
 Nhận SI,VGM từ khách hàng
 Khai SI: submit trên web hoặc gửi email tùy theo quy định của hãng tàu (thời gian
submit SI cần trước deadline SI trên booking confirmation)
 Khai VGM (đối với hàng FCL): là khai báo trọng lượng hàng và Container trên hệ thống của hãng tàu
 Gửi bill nháp (HBL) cho khách hàng check và confirm
 Sau khi khách hàng đã check thông tin và confirm, cần issue HBL final và gửi lại cho khách hàng.
 Với những lô hàng xuất Mỹ, cần khai FMC trước ngày hạ hàng xuống cảng, và
khai AMS trước ngày tàu mẹ khởi hành ở cảng chuyển tải đầu tiên.
 Gửi chứng từ cho Agent: MBL+HBL+ các chứng từ liên quan đến lô hàng,
 Với những lô hàng xuất Mỹ, sau khi file FMC và AMS, cần gửi kèm ISF form cho
khách hàng để họ báo consignee file ISF, với những lô hàng term D, cần gửi ISF form để agent file ISF
 Khi đến ngày hàng đi thì hãng tàu gửi debit nếu chưa thấy hãng tàu gửi thì phải gửi mail xin)
 Confirm ngày tàu chạy và gửi charge sheet cho khách hàng.
 Xuất hóa đơn (trước đi post hóa đơn cần phải kiểm tra thật kỹ nếu không khi xảy
ra sai sót sẽ phải liên hệ kế toán để revise lại)
 Treo debit hãng tàu vào file trên phần mềm hệ thống + gửi thông tin xuất hóa đơn cho hãng tàu
 Nhắc khách hàng thanh toán
 Gửi mail kế toán thanh toán
 Nhập dữ liệu thu, chi của lô hàng vào hệ thống phần mềm
 Theo dõi lô hàng cho đến khi khách hàng lấy hàng khỏi kho và trả cont rỗng
hoàn thành xuất 1 lô hàng FCL
b) Quy trình hàng xuất lẻ
• Nhận SI qua email (đối với hàng lẻ bỏ qua bước khai VGM)
• Gửi SI qua mail cho coloader ( khi hàng được đưa vào kho coloader sẽ gửi phiếu
nhập kho, hình ảnh hàng, bill nháp (MBL)
• Gửi gửi hình ảnh hàng, bill nháp (HBL) cho khách hàng
• Sau khi khách hàng đã check thông tin và confirm, cần issue HBL final và gửi lại cho khách hàng.
• Gửi chứng từ cho Agent: MBL+HBL và các chứng từ có liên quan đến lô hàng.
• Khi đến ngày hàng đi thì coloader gửi debit nếu chưa thấy coloader gửi thì phải gửi mail xin)
• Confirm ngày tàu chạy và gửi charge sheet cho khách hàng
• Xuất hóa đơn (trước đi post hóa đơn cần phải kiểm tra thật kỹ nếu không khi xảy ra
sai sót sẽ phải liên hệ kế toán để revise lại)
• Treo debit coloader vào file trên phần mềm hệ thống
• Gửi mail đến kế toán thanh toán
• Theo dõi lô hàng cho đến khi khách hàng lấy hàng khỏi kho
c) Quy trình hàng xuất Air
• Bước 1: Kiểm tra giá, xin lịch bay từ Airlines hoặc co-loader.
• Bước 2: Chào giá, dịch vụ đến khách hàng (Đại lí nước ngoài)
• Bước 3: Nhận booking từ Airline rồi phát hành booking confirmation cho khách hàng theo form của T&M.
• Bước 4: Gửi form phiếu cân cho bên co-loader nhờ họ in tem và phiếu cân.
• Bước 5: Hỗ trợ shipper làm thủ tục hải quan và đưa hàng vào kho của sân bay ( nếu cần thiết).
• Bước 6: Sau khi nhận đc SI của khách gửi, Phát hành HAWB cho shipper và gửi khách confirm HAWB.
• Bước 7: Sau khi đã có final HAWB, phát hàng Manifest gửi HAWB, Manifest cho
co-loader nhờ họ gửi chứng từ kèm hàng cho airlines.
• Bước 8: Gửi chứng từ xuất cho đại lí của mình ở đầu sân bay đến ( HAWB, MAWB,
Manifest) và các chứng từ có liên quan đến lô hàng.
• Bước 8: Theo dõi lịch trình bay, cập nhật thông tin cho khách hàng.
3.3. Tìm hiểu về phòng giao nhận ( Operations )
OPS: Quy trình làm việc của OPS và những vấn đề liên quan CSS , Sale, Kế toán.
Khi OPS nhận công việc từ Sale/ Nonsale đều phải báo lại cho trưởng phòng quản lý
+ Nhận Work order từ Sale/ Cus với các nội dung cần thiết như sau:
 Làm thủ tục thông thông quan XNK
 Làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành: Kiểm dịch, xin CO, xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành
 Làm tạm ứng, thanh toán các lô hàng
 Giao hàng/ lấy hàng theo địa chỉ và thông tin khách hàng được sales/khách hàng cung cấp ….
 Người liên hệ, số điện thoại ?
 Địa chỉ giao hàng ở đâu ?
 Thời gian khách hàng có thể nhận hàng : Ban ngày, giờ hành chính, Ban đêm … ?
 Hóa đơn ghi cho ai ? Khách hàng hay T&M ?
 Các lưu ý khác ( nếu có ) ?
LÀM VIỆC VỚI SALES + KẾ TOÁN
Giao hàng: Khi giao hàng cần phải check lại với CSR xem có vướng mắc gì không ?
( điện giao hàng, các khoản phải thu…) thì mới được giao hàng.
 Tạm ứng chi phí làm hàng: Theo mẫu attach file cho từng loại: Cont 20, cont 40,
và cont LCL, hoặc có thể mail xin tạm nhưng vẫn phải đảm bảo liệt kê các chi phí
như mẫu form tạm ứng làm hàng ( Mẫu tạm ứng attach file )  C
hỉ sử dụng nhà vận chuyển đã ký hợp đồng với công ty và nhưng nhà vận chuyển
này đã được xác thực bởi trưởng phòng nghiệp vụ.
 Các nhà xe đang sử dụng hoặc cấp mới bổ sung giấy phép vận tải hoặc phù hiệu
cho xe vận chuyển ( mẫu attach file ) để tránh tình trạng mua hóa đơn của đơn vị
trong đăng ký kinh doanh thì có chức năng nhưng không có xe vận chuyển.
 Thời hạn thanh toán và thu hoàn tạm ứng: Trong vòng 1 tuần đến 10 ngày
 Duyêt thanh toán chi phí OPS
QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN
- Nhận chứng từ từ sales cung cấp
=> Khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5VNASSCS. Những chứng từ cần thiết:
 Các giấy tờ cần thiết để truyền tờ khai hải quan tủy thuộc vào từng lô hàng cụ thể:
 Hợp đồng, invoice, PKL
 Vận đơn gốc hoặc vận đơn có ký hậu của ngân hàng nếu thanh toán bằng LC
 Giấy phép nhập khẩu, giấy đk kiểm tra chuyên ngành
 Hóa đơn cước nếu mua theo điều kiện FOB, EXW  Hóa đơn CIC  Giấy CO nếu có
 Catalog, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh minh họa hàng hóa
- Sau khi khai hải quan xong sẽ có kết quả phân luồng tờ khai.
 Luồng xanh: miễn kiểm tra chứng từ, miễn kiểm tra thực tế (bộ chứng từ chỉ bao
gồm tờ khai hải quan, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền) nhưng vẫn phải nộp hồ sơ, chứng từ cho Chi cục
 Luồng vàng: kiểm tra chứng từ, miễn kiểm tra thực tế (bộ chứng từ đầy đủ như lúc truyền hải quan).
 Luồng đỏ: kiểm tra chứng từ + kiểm tra thực tế (bộ chứng từ đầy đủ + mở lô hàng
để hải quan giám sát kiểm tra thực tế lô hàng).
 In tờ khai và đi lấy hàng (đối với hàng air)
 Lên kho để lấy phiếu xuất kho + bộ chứng từ đi kèm lô hàng, nộp phí lưu kho nếu
như quá ngày lưu kho miễn phí.
 Mang bộ chứng từ vào hải quan phân để phân ô.
 Mang bộ chứng từ vào hải quan mở
 Khách hàng có thể truyền thuế trước đó thì mang theo giấy nộp thuế còn nếu KH
chưa nộp thuế thì OPS đi nộp thuế sau khi làm xong thủ tục.
 Mang bộ chứng từ xuống ký giám sát hải quan (bao gồm tờ khai hải quan, danh
sách tờ khai hàng hóa, phiếu xuất kho).
 Sau khi ký giám sát hải quan xong mang bộ chứng từ xuống kho lấy hàng.  =>>> giao hàng
Chương III: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao dịch vụ giao
nhận hàng hóa tại công ty TNHH T&M FOR WARDING
 Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty.
 Định hướng phát triển của công ty.
 Mục tiêu phát triển của công ty.
 Căn cứ xây dựng giải pháp.  Xu hướng thế giới.  Xu hướng Việt Nam.
 Đề xuất một số giải pháp.
 Kế hoạch thu thập số liệu.
 Dự kiến số liệu cần thu thập cho đề tài.
 Bộ máy hoạt động của Công ty.
 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2019-2021.
 Các loại hình dịch vụ Công ty đang cung cấp.
 Các loại chứng từ hàng hóa của Công ty.
 Hiện trạng dịch vụ Công ty cung cấp cho Khách hàng.
 Phương pháp thu thập số liệu.
 Xin số liệu của Công ty.
 Phỏng vấn trong nội bộ Công ty.
 Khảo sát Khách hàng qua mail.
 Các số liệu đã thu thập được.
 Bộ máy hoạt động của Công ty.
 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2019-2021
 Các loại hình dịch vụ Công ty đang cung cấp.
 Các loại chứng từ hàng hóa của Công ty
4. Nhận xét về quy trình thực hiện nghiệp vụ logistics tại công ty
Quãng thời gian thực tập ở Công ty TNHH T&M FOR WARDING với em là quãng
thời gian vô cùng hữu ích để học tập và phát triển sau khi tốt nghiệp. Qua đó em đó
được vận dụng nhiều những kiến thức mình đó học trên lớp hiểu thêm được nhiều
nghiệp vụ văn phòng. Đồng thời bổ sung thêm được những kiến thức mới, thấy được
sự khác biệt trong các quy trình nghiệp vụ kinh doanh của từng mặt hàng cũng như
giữa nhập khẩu và xuất khẩu. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ của ban giám đốc, anh chị
trong các phòng ban của công ty thực sự đã giúp em có thêm những kiến thức chuyên
môn thực tế và trải nghiệm mới mẻ đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình
thực tập nghiệp vụ lần này. KẾT LUẬN
Hiện nay, sau khi Việt Nam gia nhập WTO, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị
trường thì việc mở rộng giao dịch ngoại thương đóng vai trò rất quan trọng đối với
nền kinh tế nước ta hiện nay, đặc biệt là ngành kinh doanh Xuất Nhập Khẩu. Do đó,
các công ty Xuất Khập Khẩu, dịch vụ Logistics ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng
nhu cầu của hội nhập quốc tế. Do đó, công việc này đòi hỏi người nhân viên giao nhận
phải hội tụ nhiều yếu tố, kiến thức chuyên môn, nhạy bén, chịu áp lực cao trước công việc.
Giao nhận là một trong những nội dung quan trọng nhất trong chuỗi các nghiệp vụ của
quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Chính vì vậy giao nhận vận tải đã trở
thành ngành nghề kinh doanh dịch vụ không thể thiếu đối với mỗi quốc gia trên thế
giới. Trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp không ngừng nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng chính nội lực của mình. Khi mà luồng
vốn đầu tư tại Việt Nam có xu hướng đang tăng, mỗi chiến lược đề ra là một phương
án được đề ra dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệpvà tình hình thực tế của thế
giới, để các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề mắc phải trong tương lai. Mỗi chiến
lược đúng đắn lại là một bước chuẩn bị để công ty có thể năm bắt tốt nhất các cơ hội;
tránh, giải quyết được những khó khăn vướng phải.Vậy nên việc đề ra chiến lƣợc,
hƣ ớng đi cho một tổ chức là hết sức quan trọng
Qua đợt thực tập này em cũng nhận thấy được tầm quan trọng của xuất nhập khẩu
trong nền kinh tế thị trường đặc biệt là giao nhận hàng hóa. Nó là một cầu nối quan
trọng ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển nền kinh tế nước ta cũng như thế giới nói
chung và ngành xuất nhập khẩu nói riêng.
Do kiến thức còn hạn hẹp nên bài làm của em không tránh khỏi những thiếu sót và
hạn chế. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để em có thể cải
thiện trong kiến thức và cũng như bài làm của em. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu Công ty TNHH T&M FOR WARDING năm 2018
2. Tài liệu Công ty TNHH T&M FOR WARDING năm 2019
3. Tài liệu Công ty TNHH T&M FOR WARDING năm 2020
4. Tài liệu Công ty TNHH T&M FOR WARDING năm 2021
5. Tài liệu Công ty TNHH T&M FOR WARDING quý II năm 2022
6. Giáo trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu – TS Đàm Quang Vinh – ThS Nguyễn Quang Huy
7. Dịch Vụ Logistics Ở Việt Nam Trong Tiến Trình Hội Nhập Quốc
Tế - GS TS NGƯT Đặng Đình Đào, Tạn Văn Lợi , TS Nguyễn Minh Sơn
, TS Đặng Thị Thuý Hồng