Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Thực trạng công tác tuyển sử dụng nhân lực công ty cổ phần kim khí Bắc Thái

lOMoAR cPSD| 45349271
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC
KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Họ tên sinh viên: Lý Tả Mẩy
Mã sinh viên: DTZ1957340401004
Lớp: Khoa học quản lý K17
Thái Nguyên, năm 2023 lOMoAR cPSD| 45349271 lOMoAR cPSD| 45349271 LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Khoa học, Đại học học
Thái Nguyên, em đã nhận được sự dạy bảo và hướng dẫn tận tình của quý thầy cô trong
trong Trường. Từ những kiến thức đã được trang bị sẽ là cẩm nang, là hành trang quý báu
trong cuộc sống, công việc sau này và trước hết là nền tảng cho em được thực tập, cọ sát
với môi trường làm việc mới lạ tại công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái. Để hoàn thành bài
báo cáo ngoài sự nỗ lực học hỏi của bản thân còn có sự hướng dẫn tận tình của thầy cô,
các bác, chú, anh chị tại công ty.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến quý thầy cô Trường Đại học Khoa học, nhất
là các thầy cô Bộ môn Khoa học quản lý đã tận tình truyền đạt những kiến thức bổ ích nhất
trong suốt thời gian học tập tại Trường.
Em xin chân thành cảm ơn công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái, các bác, cô chú, anh
chị trong công ty đã tạo điều kiện cho em được thực tập, học hỏi công việc. Và đặc biệt là
sự giúp đỡ của chị Trần Thị Thùy Dung – Nhân viên hành chính, chị đã hướng dẫn, định
hướng để em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Môi trường
làm việc công sở tại đây đã giúp em thiết lập thêm những mối quan hệ mới, giúp em rèn
luyện lối sống, lối giao tiếp của một nhân viên văn phòng.
Trong thời gian thực tế tại cơ quan cũng như trong bài báo cáo, mặc dù đã có rất
nhiều cố gắng nhưng do chưa có nhiều kinh nghiệm và vốn kiến thức còn hạn chế nên
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp, đánh
giá của các thầy cô cùng toàn thể cán bộ, người lao động tại công ty để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Thái nguyên, ngày 05 tháng 4 năm 2023 Sinh viên Lý Tả Mẩy lOMoAR cPSD| 45349271 MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................................i
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................................................iii
DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ...................................................................................................................iv
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ BẮC THÁI..........................................1
1.1. Lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ...........................................................................................1
1.1.1. Lĩnh vực hoạt động............................................................................................................................1
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ.........................................................................................................................2
1.2. Mục tiêu định tính, mục tiêu định lượng của công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái năm 2023................3
1.2.1. Mục tiêu định tính.............................................................................................................................3
1.2.2. Mục tiêu định lượng..........................................................................................................................3
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức.................................................7
1.4. Hiện trạng nhân lực của Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái..............................................................9
PHẦN 2: BẢN TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ ĐỐI VỚI VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH..........12
2.1. Mô tả công việc vị trí nhân viên hành chính.......................................................................................12
2.2. Bản tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc đối với vị trí nhân viên hành chính..................14
PHẦN 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KIM KHÍ BẮC THÁI.............................................................................................................................17
Chương 1: Cơ sở chung về công tác tuyển dụng nhân lực....................................................................17
1.1. Lý do chọn đề tài................................................................................................................................17
1.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................................................................17
1.3. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................................18
Chương 2: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái.........19
2.1. Trình độ, năng lực của nhân viên làm công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Kim khí Bắc
Thái……………………………………………………………………………………………………… 19
2.2. Nguyên tắc tuyển dụng nhân lực của công ty.....................................................................................20
2.3. Nguồn tuyển dụng của công ty...........................................................................................................20
2.4. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty..........................................................................................22
2.5. Đánh giá chung về thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái..............32
Chương 3. Giải pháp, khuyến nghị........................................................................................................35
3.1. Giải pháp............................................................................................................................................36
3.2. Khuyến nghị.......................................................................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................................................39
PHỤ LỤC.................................................................................................................................................40 ii lOMoAR cPSD| 45349271
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu
Giải nghĩa từ viết tắt 1 ATLĐ An toàn lao động 2 ANTT An ninh trật tự 3 BHXH Bảo hiểm xã hội 4 CTCP Công ty Cổ phần 5 DN Doanh nghiệp 6 HTSP Hoàn thiện sản phẩm 7 HĐQT Hội đồng quản trị 8 KD – XNK
Kinh doanh – Xuất nhập khẩu 9 LĐ Lao động 10 NV Nhân viên 11 SX Sản xuất 12 TC – KT Tài chính – Kế toán 13 VP Văn phòng DANH MỤC BẢNG, SƠ Đ Ồ
Bảng 1.1. Các lĩnh vực hoạt động của công ty .................................................................... 1
Bảng 1.2. Mục tiêu định tính ............................................................................................... 3
Bảng 1.3. Mục tiêu kinh doanh – xuất nhập khẩu ............................................................... 4
Bảng 1.4. Mục tiêu sản xuất ................................................................................................ 4
Bảng 1.5. Mục tiêu tài chính ............................................................................................... 5
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái ................................ 8
Bảng 1.6. Bảng chỉ báo nhân lực gián tiếp tại Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái ......... 10
Bảng 3.1. Số lượng các nguồn tuyển được từ T1/2022 đến T3/2023 của công ty ............ 22
Sơ đồ 3.1. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái .......... 24
Bảng 3.2. Bảng thống kê nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty ................................ 25 lOMoAR cPSD| 45349271
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ BẮC THÁI
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái Tên giao dịch quốc tế: Bac Thai
Metal Joint Stock Company Tên Viết tắt: BMC
Trụ sở chính: Km5, Quốc lộ 3, Phường Tân Lập, Thành phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên
Điện thoại:02083.855.243 - Fax: 02083.855.715 Website: www.kimkhibacthai.vn
Email: contact@kimkhibacthai.vn
Fanpage: Công Ty Cổ Phần Kim khí Bắc Thái
1.1. Lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ
1.1.1. Lĩnh vực hoạt động
Công ty Cổ Phần Kim Khí Bắc Thái tiền thân là Công ty Kim khí Bắc Thái là một trong
những công ty sản xuất và kinh doanh thép hàng đầu tại Việt Nam. Được thành lập từ năm
1962, công ty Kim khí Bắc Thái bắt đầu hoạt động với vai trò là một đơn vị kinh doanh và
sản xuất thép các loại, nhiệm vụ chính là tiêu thu thép cho công ty Gang thép Thái Nguyên.
Đến năm 2004, công ty đã thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp theo chủ trương của Đảng
và Nhà nước. Công ty được đổi tên là công ty Cổ phần Kim Khí Bắc Thái và trở thành đơn
vị thành viên của Tổng Công ty Thép Việt Nam – CTCP. Đến tháng 10/ 2015 thực hiện chủ
trương của Đảng và Chính phủ, 100% vốn nhà nước tại công ty đã bán hết cho các cổ đông
chiến lược và đã thành công tốt đẹp.
Với hơn 20 năm hoạt động xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài, công ty đã không
ngừng phát triển và mở rộng sản xuất. Đến nay các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là:
Bảng 1.1. Các lĩnh vực hoạt động của công ty STT
Các lĩnh vực hoạt động
Sản xuất các mặt hàng từ gang (gang xám và gang cầu). Xưởng sản xuất của công
ty cung cấp các sản phẩm thiết kế theo yêu cầu đạt tiêu chuẩn quốc tế trong các
lĩnh vực như: ngành công nghiệp xây dựng, cấp thoát nước, trang trí đô thị,…Và
các sản phẩm chính như: khung nắp cống; hộp bảo vệ phân phối điện hạ thế ngầm; 1
song chắn rác; đối trọng cho thang máy; tàu thủy; khung nắp hố ga; hộp kỹ thuật
ngầm cho viễn thông; lò nướng BBQ; hàng rào bằng gang; măng sông ống nước
mọi kính cỡ; ghế công viên; trụ đèn…và theo yêu cầu của khách hàng 1 lOMoAR cPSD| 45349271 2
Cung cấp, kinh doanh các sản phẩm thép, thép hợp kim, vật tư cho các nhà máy
cán thép, luyện gang, luyện đồng, sản xuất xi măng…và theo yêu cầu của khách hàng
Kinh doanh xăng dầu: xăng RON 95; xăng RON 92; DO 0.05S; DO 0.25S; dầu 3
hỏa; FO No2B(3,5S); dầu nhờn dân dụng; dầu nhờn công nghiệp; mỡ bôi trơn, bảo quản…
Dịch vụ vận tải: vận tải chuyên dụng, cẩu cato, xe cẩu tự hành, máy xúc, máy ủi,
luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vận chuyển và lưu thông hàng hóa cho toàn bộ 4
mạng lưới phân phối sản phẩm của công ty tới chân công trình cũng như đáp ứng
nhu cầu vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng trên phạm vi toàn quốc.
Cho thuê nhà xưởng, kho bãi: với diện tích nhà xưởng, kho, sân bãi là hơn 10,000
m2 bằng phẳng, tiện nghi, công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng có nhu cầu 5
thuê văn phòng, kho, gian hàng, bãi đỗ xe và nhiều các dịch vụ tiện ích khác.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Chức năng
- Sản xuất, kinh doanh - Xuất nhập khẩu các mặt hàng như: thép thanh vằn, thépcuộn,
thép cây tròn trơn,…Xăng dầu, dịch vụ vận tải…
- Hợp tác với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát huy tối ưu hiệu quảkinh
doanh nhằm hướng tới mục đến cao nhất là lợi nhuận công ty;
- Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động trong công ty, từ đó đóng gópcho
nguồn ngân sách Nhà nước;
- Tạo mối liên hệ với khách hàng, các đối tác uy tín tăng hiệu quả làm việc công ty. Nhiệm vụ
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng các ngành nghề đã đăng ký;
- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Xây dựng các kế hoạch, chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và địnhhướng
hằng năm, hằng quý của công ty;
- Mở rộng liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm tăng cường hợptác quốc tế;
- Thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định pháp luật cũng như
nộiquy công ty. Tuyển dụng và thuê lao động theo yêu cầu sản xuất, kinh doanh; tuân thủ
nghiêm túc Bộ luật Lao động; đào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ, tay nghề;hỗ 2 lOMoAR cPSD| 45349271
trợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, các hình thức khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các biện pháp về an toàn vệ sinh lao động…
- Giữ gìn môi trường, an ninh trật tự chung cho toàn công ty, nhất là các xưởng
sảnxuất, tuân thủ an ninh trật tự nơi công ty đặt trụ sở.
- Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê khai thuế, nộpthuế;
- Không ngừng đổi mới phương thức sản xuất và trang thiết bị sản xuất, công
nghệhóa, hiện đại hóa, nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
1.2. Mục tiêu định tính, mục tiêu định lượng của công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái năm 2023.
1.2.1. Mục tiêu định tính
Với chủ đề “Nâng cao năng lực cạnh tranh về giá và chất lượng sản phẩm, dịch
vụ”. Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái phấn đấu trở thành công ty top đầu Việt Nam
trong năm 2023 về sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm bằng gang (sản phẩm chủ lực là
nắp hỗ ga, nắp thoát nước). Công ty đã vạch ra các mục tiêu định tính cụ thể như sau:
Bảng 1.2. Mục tiêu định tính STT Mục tiêu Nội dung -
Cung cấp các mặt hàng đảm bảo chất lượng và số
lượng- Nghiên cứu thị trường quốc tế và nội địa, tiếp tục Mục tiêu doanh – 1
mở rộng phát triển đối tác, khách hàng xuất nhập khẩu -
Tính toán chi phí kinh doanh, xuất nhập khẩu đảm bảothu lợi nhuận cao. -
Sản xuất các sản phẩm bằng vật liệu gang với
số lượngvà chất lượng tốt nhất; 2 Mục tiêu sản xuất -
Đảm bảo về mặt thẩm mỹ và giá thành hợp
lý;- Đảm bảo tỷ lệ lỗi hỏng thấp nhất. -
Đảm bảo công tác tuyển dụng kịp thời, đúng yêu
cầu vàđáp ứng tiêu chuẩn năng lực cho các vị trí công việc; -
Đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho NLĐ Mục tiêu công tác 3 -
Tiếp tục xây dựng, hoàn thiện Nội quy, Quy chế… hành chính – Nhân sự -
Đảm bảo công tác ATLĐ trong sản xuất kinh doanh; -
Đảm bảo an ninh trật tự trong công ty; -
Đảm bảo phúc lợi cho NLĐ;
Tiếp tục tối đa hóa lợi ích tài chính. Đảm bảo các loại chi 4 Mục tiêu tài chính
phí thấp, lợi nhuận kinh doanh cao từ đó mang lại nhiều giá trị cho công ty. 3 lOMoAR cPSD| 45349271
1.2.2. Mục tiêu định lượng
a) Mục tiêu kinh doanh – xuất nhập khẩu
Bảng 1.3. Mục tiêu kinh doanh – xuất nhập khẩu Tổng khối Gang Gang Giá trị T lượng xám cầu T Nội dung (tấn) (tấn) (tấn) 1 Khối lượng SX 1800
2 Khối lượng tiêu thụ (BMC+ đặt ngoài) 2200 880 1320 62 tỷ Trong đó: + Xuất khẩu SP gang 2100 840 1260 + Nội địa: 100 40 60
4 Khối lượng tiêu thụ dầu DO 30 tỷ 5 Kho bãi, vận chuyển 660 triệu
6 Phát triển thêm 2 khách hàng Quốc tế mới, 2 khách hàng Nội địa mới b) Mục tiêu sản xuất
Bảng 1.4. Mục tiêu sản xuất TT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch NLĐ TT LĐGT 1
Sản lượng sản xuất: Tấn 1800 40 21 Trong đó: - Gang cầu: Tấn 800 - Gang xám: Tấn 1000 2 Tỷ lệ lỗi hỏng Tấn 36,000 (1,5%)
c) Mục tiêu công tác hành chính - nhân sự - Nhân sự:
+ Tiếp tục tuyển dụng và sàng lọc nhân sự theo hướng tinh gọn, hiệu quả và kiêm nhiệm
+ Xây dựng thang bảng lương theo 3P (vị trí, năng lực, kết quả);
+ Cử ít nhất 20 lượt NLĐ đào tạo hoặc đào tạo nội bộ;
+ Hoàn thiện bộ quy trình làm việc và bộ tài liệu Nội quy, quy định của Công ty.
+ 100% NLĐ đọc và hiểu và ký cam kết thực hiện nội quy, quy trình công việc; + Đảm
bảo 100% công tác ANTT, không để xảy ra tình trạng mất trộm tài sản, công cụ dụng cụ.
+ Quan tâm công tác ATLĐ, có chế tài chặt chẽ đối với những trường hợp không chấp
hành Nội quy LĐ, đặc biệt là không tuân thủ quy trình công việc, quy trình SX, an toàn LĐ.
- Tiền lương, tiền công, thù lao: 4 lOMoAR cPSD| 45349271 STT Nội dung ĐVT Kế hoạch năm 2023 1
Tổng quỹ lương + ăn ca 2023 đồng 7.020.000.000 2 BHXH đóng cho NLĐ (23,5%) đồng 741.294.528 3
Tổng Thu nhập bq/ng/tháng đồng 9.000.000đ. d) Mục tiêu tài chính
Bảng 1.5. Mục tiêu tài chính STT Danh mục Lượng Đơn giá Thành tiền (tấn) (đồng) I Sản xuất 1 800 1
Chi phí cho sản xuất gang 51 970 000 000 Nguyên vật liệu chính 23 400 000 000 Nguyên vật liệu phụ 11 700 000 000 Nhân công 6 300 000 000 Chi phí sản xuất chung 10 570 000 000 2
Các chi phí liên quan khác 2 630 000 000 Các chi phí tài chính 1 050 000 000 Chi phí bán hàng 1 080 000 000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 500 000 000 3 1 800
Doanh thu bán hàng sản xuất 54 870 000 000 Sản phẩm gang cầu 1 000 31 350 000 31 350 000 000 Sản phẩm gang xám 800 29 400 000 23 520 000 000 5 lOMoAR cPSD| 45349271 4 Kết quả kinh doanh Lợi nhuận trước thuế 270 000 000
Thuế thu nhập DN (dự kiến 20%) 54 000 000
Lợi nhuận sau thuế 216 000 000 II Kinh doanh 1
Giá vốn hàng hóa mua vào 358 750 000 000 Thép xây dựng 20 000 14 650 000 293 000 000 000 Phôi thép 5 000 13 150 000 65 750 000 000 2
Các chi phí liên quan khác 3 998 000 000 Các chi phí tài chính 1 200 000 000 Chi phí lương cho cbcnv 1 304 000 000 Chi phí mua hàng 350 000 000 Chi phí bán hàng 525 000 000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 355 000 000
Chi phí hoạt động dt dịch vụ 264 000 000 3 Doanh thu bán hàng 361 250 000 000 Thép xây dựng 20 000 14 750 000 295 000 000 000 Phôi thép 5 000 13 250 000 66 250 000 000 4
Dịch vụ vận chuyển, kho bãi 660 000 000 5 Doanh thu tài chính 1 000 000 000 6 Thu nhập khác 50 000 000 6 lOMoAR cPSD| 45349271 7 Kết quả kinh doanh Lợi nhuận trước thuế 212 000 000
Thuế thu nhập dn (dự kiến 20%) 42 400 000
Lợi nhuận sau thuế 169 600 000 3 000 000
III Chi phí khấu hao cơ bản 000
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức
Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp
và các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty được Đại hội cổ đông nhất trí thông qua.
Cơ cấu bộ máy của công ty khá đồng bộ và hoàn chỉnh. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý
của công ty được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Đó là sự điều hành có kế
hoạch, các mối quan hệ qua lại giữa chủ thể quản lý với từng đối tượng quản lý nhằm phát
huy thế mạnh tổng hợp của công ty nhưng không tách rời những nguyên tắc, chính sách và
quy định của Nhà nước.
Sơ đồ sơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái được thể hiện như sau: 7 lOMoAR cPSD| 45349271
Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng KD-XNK Phòng Tổng hợp Xưởng sản xuất Kỹ thuật Hành chính VP Xưởng Nhân sự Bán hàng Tổ khuôn máy Quản lý thiết bị Marketing Tổ nấu luyện TC-KT Tổ HTSP
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái Chú thích:
Mối quan hệ chỉ đạo Mối quan hệ báo cáo Mối quan hệ phối hợp
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức:
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là điều luôn tồn tại khi tổ chức đi vào
hoạt động. Đối với công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái nhằm “Nâng cao năng lực cạnh
tranh về giá và chất lượng sản phẩm, dịch vụ” công ty đang tồn tại các mối quan hệ là mối
quan hệ chỉ đạo, báo cáo và phối hợp. Đơn giản vì mỗi bộ phận cần thực hiện chức năng,
nhiệm vụ đảm nhận để đạt mục tiêu chung. 8 lOMoAR cPSD| 45349271
- Mối quan hệ chỉ đạo: là mối quan hệ trên – dưới và theo cơ chế thủ trưởng. Phương
thức chỉ đạo bằng cả hai cơ chế: trực tiếp và gián tiếp.
+ Cấp trên yêu cầu, chỉ đạo công việc trực tiếp cho người lao động mà không thông qua
cấp lãnh đạo trực tiếp của người lao động. Trong trường hợp này người lao động phải có
trách nhiệm báo cáo lại với lãnh đạo trực tiếp. Ví dụ, Tổng giám đốc chỉ đạo nhân viên kế
toán sản xuất lập báo cáo hoạt động sản xuất: báo cáo nhu cầu nguyên vật liệu, báo cáo sử
dụng nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho nhóm chỉ tiêu đơn hàng…Và người chịu trách nhiệm
báo cáo đến Tổng giám đốc sẽ là nhân viên kế toán sản xuất, đồng thời phải báo cáo lại với
kế toán trưởng về các số liệu, độ chính xác trong báo cáo,…
+ Cấp trên yêu cầu, chỉ đạo công việc gián tiếp đến người lao động thông qua cấp lãnh
đạo trực tiếp. Trong trường hợp này, cấp lãnh đạo trực tiếp chịu trách nhiệm về nhiệm vụ
được giao. Ví dụ, Tổng giám đốc chỉ đạo phòng Tổng hợp thực hiện kiểm tra 5S trong
Công ty vào cuối buổi. Người đứng đầu phòng Tổng hợp (trưởng/ phó phòng Tổng hợp)
chỉ đạo nhân viên hành chính thực hiện và chịu trách nhiệm về kết quả cũng như tiến độ
thực hiện công việc của nhân viên trước Tổng giám đốc. Để năm được tiến độ, kết quả thực
hiện công việc của nhân viên trưởng hoặc phó phòng Tổng hợp phải thường xuyên hỏi
thăm, giám sát nhân viên của mình.
+ Cấp dưới tuyệt đối chấp hành sự chỉ đạo của cấp trên. Trong trường hợp cấp dưới
không đồng ý với quyết định của cấp trên thì phải giải trình để cấp trên thay đổi quyết định.
Nếu sau khi giải trình mà cấp trên vẫn không thay đổi thì cấp dưới bảo lưu ý kiến, đồng
thời thực hiện nghiêm túc quyết định của cấp trên và báo cáo vượt cấp lên cấp trên cao hơn.
- Mối quan hệ báo cáo: báo cáo là nhiệm vụ thường xuyên của các cấp quản lý và
người lao động. Việc thực hiện thông tin, báo cáo trong nội bộ công ty thông qua các hình
thức: văn bản hành chính, trao đổi thông tin, báo cáo, giao việc bằng thư điện tử, mạng nội
bộ hoặc trực tiếp tại các phiên họp định kỳ và đột xuất của công ty. Tất cả cán bộ, người
lao động có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất theo
yêu cầu của Ban Giám đốc.
Ví dụ: Tổng Giám đốc báo cáo Hội đồng quản trị tình hình thực hiện được phân công như:
+ Báo cáo Hội đồng quản trị, đại hội cổ đông theo điều lệ quy định
+ Tổng giám đốc thay mặt ban điều hành báo cáo hội đồng quản trị tình hình thực hiện
Nghị quyết và các nội dung khác khi có yêu cầu, chuẩn bị và báo cáo hội đồng quản trị các
nội dung liên quan đến cuộc họp Hội đồng quản trị.
Ví dụ: Phó tổng giám đốc báo cáo Tổng giám đốc như: Báo cáo các nội dung thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách bằng văn bản (biến động nhân sự, chế độ, chính sách của
người lao động,…). Báo cáo kết quả khi được cử đi làm việc, công tác và kết quả thực hiện báo cáo bằng văn bản. 9 lOMoAR cPSD| 45349271
Ví dụ: Nhân viên nhân sự báo cáo về kết quả tuyển dụng cho Phó Tổng giám đốc bằng văn bản.
- Mối quan hệ phối hợp: giữa các phòng ban trong công ty đều chịu sự lãnh đạo trực
tiếp của Ban Giám đốc công ty. Căn cứ vào nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm của mỗi
phòng ban, các phòng ban chủ động trong công tác, giải quyết công việc theo sự phân công
của giám đốc. Các phòng ban phải phối hợp chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ lẫn
nhau trong công việc để hoàn thiện nhiệm vụ được giao. Hình thức phối hợp giữa các
phòng ban trong công ty được thực hiện qua văn bản hành chính, trao đổi thông tin qua
email, điện thoại, tin nhắn văn bản,…Ví dụ: Bộ phận kế toán và xưởng sản xuất có mối
liên hệ mật thiết với nhau trong việc chi trả tất cả các nguyên vật liệu và máy móc. Xưởng
sản xuất sẽ là bộ phận đưa ra các chiến lược để giảm thiểu các chi phí trong quy trình sản
xuất. Từ đó, giúp công ty có thể tiết kiệm được ngân sách. Ngoài ra, khi xưởng sản xuất
làm việc năng suất và hiệu quả, tạo ra nhiều mặt hàng đẹp mắt, đa dạng thì phòng kinh
doanh – xuất nhập khẩu sẽ có thể đưa ra nhiều chiến lược để có thể bán ra nhiều sản phẩm
hơn, làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
1.4. Hiện trạng nhân lực của Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái
Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái chuyên sản xuất các mặt hàng từ gang xám và
gang cầu nên lực lượng lao động chủ yếu là người địa phương. Hiện nay, công ty có 66 cán
bộ, người lao động đang trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất,
kinh doanh khác của công ty cũng như các hoạt động quản lý, hành chính. Trong đó có 47
người lao động là công nhân tham gia trực tiếp vào các hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối
với lao động trực tiếp chủ yếu là những người lao động thực hiện công việc theo tay nghề,
với tính chất công việc không yêu cầu cao về trình độ chuyên môn mà yêu cầu sức khỏe là
chủ yếu. Còn đối với khối lao động gián tiếp tham gia vào công tác quản lý hành chính
gồm 19 cán bộ, người lao động. Trong báo cáo này tác giả chỉ tập trung phân tích các đặc
điểm nhân lực của khối lao động gián tiếp. Những đặc điểm nhân lực gián tiếp của công ty
được thể hiện ở bảng sau.
Bảng 1.6. Bảng chỉ báo nhân lực gián tiếp tại Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái STT Họ và tên
Năm sinh Giới tính Chức vụ Trình độ Chuyên môn Ngoại ngữ Ban giám đốc Chủ tịch HĐQT, 1 Trịnh Gia Giao 1974 Nam TGĐ Đại học Kế toán B 2 Trịnh Gia Tâm 1971 Nam Phó CT HĐQT Thạc sĩ Quản trị KD B 3 Vũ Thị Vân 1979 Nữ Phó TGĐ Thạc sĩ Văn học B 4 Nguyễn Thị Quy 1975 Nữ Tư vấn PL-TC Tiễn sĩ Quản trị KD C 10 lOMoAR cPSD| 45349271 Phòng Tổng hợp 5 Nguyễn Thị Hồng Vân 1967 Nữ Kế toán trưởng Đại học Kế toán A 6 Trịnh Thị Nhung 1994 Nữ NV kế toán Đại học Kế toán TOEIC IP 7 Nguyễn Phương Thảo 1990 Nữ NV kế toán Đại học Kế toán B 8 Nguyễn Thị Thanh Hoa 1992 Nữ NV nhân sự Đại học Quản lý kinh tế TOEIC IP 9 Trần Thị Thùy Dung 1993 Nữ NV hành chính Đại học Kế toán TH B 10 Nguyễn Thị Hằng 2000 Nữ NV kế toán Đại học TC-NH B Phòng kỹ thuật 11 Phạm Hồng Nam 1971 Nam NV kỹ thuật Trung cấp Hoạch toán KT B Tài chính – Ngân 12 Nguyễn Thị Hồng Quyên 1993 Nữ NV KD-XNK Đại học hàng B 13 Phạm Thị Tươi 1994 Nữ NV KD-XNK Đại học Ngôn ngữ Anh B 14 Vũ Anh Thư 1999 Nữ NV Marketing Đại học Quản trị KD B 15 Nguyễn Văn Nam 1993 Nam NV kỹ thuật Đại học Kỹ thuật cơ học TOEFL:403 Văn phòng xưởng Phụ trách VP 16 Nguyễn Xuân Chinh 1969 Nam xưởng Cao Đẳng Kỹ thuật A 17 Chu Văn Hùng 1981 Nam QC + VP xưởng Đại học Cơ khí chế tạo máy A Thủ kho thành 18 Phạm Viết Lam 1972 Nam phẩm Đại học Kinh tế A 19 Cao Văn Tiệp 1999 Nam NV vận hành DC Đại học Điện – Điện tử B
(Nguồn: tác giả khảo sát)
Về giới tính, hiện nay lực lượng cán bộ quản lý, người lao động gián tiếp ở công ty
hiện nay là 19 người trong đó có 8 nam chiếm 42,1%, 11 nữ chiếm 57,9%. Có thể thấy số
lượng nhân lực nữ khối lao động gián tiếp chiếm ưu thế hơn trong cơ cấu nhân lực gián
tiếp của công ty. Vì đặc thù của công việc gián tiếp chủ yếu là công việc văn phòng như kế
toán, tuyển dụng, lễ tân, marketing,….đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, không cần đến sức mạnh
nhiều. Nên số lượng cán bộ quản lý và lao động nữ được tuyển dụng vào làm công việc
gián tiếp nhiều hơn so với lao động nam. Còn lao động nam chủ yếu tập trung ở các bộ 11 lOMoAR cPSD| 45349271
phận sản xuất, trực tiếp tạo ra các sản phẩm đẹp mắt và tiết kiệm nguyên vật liệu. Hay nói
cách khác lao động nam của công ty chủ yếu tập trung ở khối lao động trực tiếp.
Về độ tuổi, với tính chất công việc luôn yêu cầu sự năng động, sáng tạo và khả năng
chịu nhiều áp lực nên nguồn nhân lực gián tiếp của công ty khá trẻ. Theo số liệu thống kê
từ phòng Tổng hợp cơ cấu độ tuổi lao động gián tiếp của công ty tính đến nay như sau:
- Độ tuổi từ 18 - 25 tuổi: Có 03 nhân sự, chiếm tỷ lệ 15,8%
- Độ tuổi từ 26 - 33 tuổi: Có 07 nhân sự, chiếm tỷ lệ 36,84%
- Độ tuổi từ 33 - 50 tuổi: Có 04 nhân sự, chiếm tỷ lệ 21,05% - Độ tuổi từ 51- 60
tuổi: Có 05 nhân sự, chiếm tỷ lệ 26,31%
- Độ tuổi trên 60 tuổi: Không có nhân sự trên 60 tuổi, chiếm tỷ lệ 0,00%
Có thể thấy đa số nhân lực của công ty là lao động trẻ tuổi. Tập trung nhiều nhất ở độ
tuổi từ 26-33 (chiếm 36,84%) ở độ tuổi này phần lớn là những nhân sự đã có trên 5 năm
kinh nghiệm. Có khoảng 21,05% nhân lực từ 33-50 tuổi, và 26,31% nhân lực từ 51-60 tuổi
số lượng này chủ yếu là những người giữ những chức vụ quan trọng của công ty vì các cấp
quản lý đỏi hỏi kinh nghiệm và sự am hiểu sâu về chuyên môn. Số lượng nhân lực từ độ
tuổi 18-25 chiếm 15,8% đây phần lớn là những nhân sự mới vào làm hoặc làm ở những vị
trí không yêu cầu cao về kinh nghiệm.
Nhìn chung, đội ngũ nhân lực khá trẻ có nhiều ưu điểm như linh hoạt, nhạy bén,
nhiều ý tưởng, có nhiều thời gian cho công việc, thích nghi nhanh với môi trường làm việc.
Tuy nhiên, đây cũng là một trong những điểm yếu của công ty khi các nhân sự trẻ chưa có
bề dày kinh nghiệm luôn có hoài bão để tìm kiếm những thách thức, công việc mới có
nhiều cơ hội hơn. Và một số người giữ vị trí quan trọng như kế toán trưởng, phụ trách VP
xưởng đã trên 50 tuổi. Điều này đặt ra thách thức cho bộ phận nhân sự để làm thế nào duy
trì và chuẩn bị người có kinh nghiệm, phù hợp để thay thế những vị trí này bất cứ khi nào cần cho công ty.
Về trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự gián tiếp, yếu tố chất lượng nguồn
nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh về nguồn lực. Chất lượng nguồn lực
được biểu hiện qua nhiều chỉ tiêu, trong đó chỉ tiêu trình độ chuyên môn là một chỉ tiêu
quan trọng. Căn cứ vào bảng 1.5 số lượng nhân lực có trình độ trên Đại học chiếm khoảng
15,8%, trình độ Đại học 73,68%, trình độ dưới Đại học 10,52%. Như vậy có thể thấy trình
độ đội ngũ nhân sự của công ty điều là những lao động đã qua đào tạo, đúng ngành nghề
và chủ yếu là từ Đại học trở lên, đây là một lợi thế của công ty. Tuy vẫn còn một số ít vị trí
chưa được đào tạo đúng ngành nghề, nhưng qua kinh nghiệm làm việc thực tế và không
ngừng học hỏi của bản thân nhiên viên, hằng năm được công ty tổ chức các lớp đào tạo,
bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ thì cơ bản các nhân viên đã đáp ứng yêu cầu công việc.
Về ngoại ngữ, chủ yếu cán bộ, người lao động trong công ty điều có chứng chỉ ngoại
ngữ từ trình độ A trở lên. Đây là điều kiện thuận lợi đối với công ty chuyên sản xuất và 12 lOMoAR cPSD| 45349271
xuất khẩu hàng ra nước ngoài như Đài Loan, Ý,…cũng như cá nhân người lao động nhất
là khi nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn, khủng hoảng.
Qua những đặc điểm trên, có thể kết luận rằng đội ngũ nhân lực của công ty có cơ
cấu về độ tuổi, giới tính, trình độ, chuyên môn,…đã phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh
doanh của công ty. Người lao động đáp ứng yêu cầu công việc, đây là điều kiện thuận lợi
để công ty có thể thực hiện những mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, để
có thể đạt được những mục tiêu sản xuất, kinh doanh đã đề ra ở trên cũng như phải đối mặt
với các đối thủ khác trên thị trường công ty cần phải tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nâng cao
nghiệp vụ và đảm bảo số lượng, chất lượng người lao động trong công ty
PHẦN 2: BẢN TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ ĐỐI VỚI VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HÀNH
CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ BẮC THÁI
2.1. Mô tả công việc vị trí nhân viên hành chính I. Thông tin chung
Chức danh công việc: Nhân viên Hành chính Phòng: Tổng hợp Bộ phận: Hành chính
Địa điểm làm việc: Công ty Cổ phần Kim khí Bắc Thái
Địa chỉ: Km 5, quốc lộ 3, Phường Tân Lập, Thành phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên
II. Tóm tắt công việc
Nhân viên hành chính là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty. Thực hiện công tác
lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho Công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, chuẩn
bị các loại báo cáo, lưu trữ hồ sơ,...và thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao.
III. Vị trí công việc trong tổ chức Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng tổng hợp Nhân viên hành chính IV. Nhiệm vụ Nhiệm vụ
Nhiệm vụ cụ thể 13 lOMoAR cPSD| 45349271 Thực hiện -
Chào hỏi, đón khách, đối tác, giải đáp các thắc mắc trực tiếp/qua điện
công tác lễ thoại;- Tiếp nhận các cuộc gọi, chủ động xử lý trong phạm vi quyền hạn, hoặc tân chuyển lên cấp trên; -
Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, nước uống, hoa quả cho các cuộc họp,
hộithảo, sự kiện của công ty; -
Phụ trách photocopy, các vấn đề in ấn trong công ty. Phối hợp với nhân
viênquản trị thiết bị kịp thời khắc phục các hạn chế như hết giấy, mực hoặc
liên hệ dịch vụ sửa chữa máy in, bảng, máy chiếu hỏng, cammera,…); -
Tổng hợp, đề nghị thanh toán các khoản chi phí, lễ tân (hoa quả, nước
uống,chuyển phát nhanh, điện nước, internet,…). Thực hiện -
Soạn thảo văn bản hành chính (thông báo, công văn…); công tác -
Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên văn thư
quan;- Phối hợp cung cấp tài liệu cho các phòng ban chuyên môn trong các
cuộc họp, hội nghị,… -
Quản lý con dấu công ty, con dấu cấp quản lý; -
Tham gia các khóa tập huấn, nâng cao nghiệp vụ. Quản lý -
Hướng dẫn và lấy dấu vân tay cho người lao động mới; chấm -
Theo dõi ngày nghỉ của người lao động (nghỉ ốm đau, thai sản, việc
công, ngày riêng,ngày lễ,…); nghỉ của -
Hàng tuần, tháng, tổng hợp số ngày nghỉ và thời gian làm việc thực tế NLĐ
củangười lao động để phục vụ công tác chi trả lương, thưởng. Theo dõi
- Theo dõi hợp đồng thuê kho, bãi để xe; thuê kho,
- Ký mới/chấm dứt hợp đồng thuê xe, kho bãi để xe bãi để xe
- Thông báo các bên thuê kho, bãi thanh toán tiền theo quỹ. Công tác -
Tham gia xây dựng biện pháp ATLĐ của công ty; An toàn vệ -
Thực hiện báo cáo định kỳ/đột xuất về công tác an toàn vệ sinh lao sinh lao
độngtheo yêu cầu của lãnh đạo. động
Thực hiện các công việc khác theo sự điều động, chỉ đạo của phòng và lãnh đạo công ty
- Kiểm kê văn phòng phẩm cho công ty…
- Phụ trách việc thực hiện ISO…
- Và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo trực tiếp…
V. Mối quan hệ trong công việc Mối quan hệ bên trong Mối quan hệ bên ngoài Tổng Giám đốc
Cơ quan quản lý Nhà nước Phó Tổng giám đốc Đối tác
Trưởng, phó phòng tổng hợp Khách hàng
Trưởng, phó phòng/đơn vị khác trong công ty Đồng nghiệp, công nhân 14