Cách đưa chi phí bốc hàng không có hoá đơn vào chi phí hợp lý?

Cách đưa chi phí bốc hàng không có hoá đơn vào chi phí hợp lý? Luật sư tư vấn: 1. Chi phí hợp lý là gì?
Hiện nay, chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào đưa ra quy định giải thích
cụ thể chi phí hợp lý là gì. Mặc dù chi phí hợp lý hay chi phí được trừ được
sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, nhất là bộ phân kế toán nhưng
pháp luật nói chung và pháp luật về thuế nói riêng không có định nghĩa thế nào là chi phí hợp lý.
Việc không định nghĩa là điều hợp lý, bởi lẽ chi phí hợp lý khi xác định thu
nhập chịu thuế, tính thuế thu nhập doanh nghiệp rất đa dạng và phức tạp nên
không thể quy định một khái niệm chung để nhận diện mọi chi phí.
Nếu giải thích thì đây có thể hiểu là một loại chi phí được trừ khi kế toán thực
hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn
giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp
sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua
các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,. . Đây sẽ là
các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo
quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế nhập doanh nghiệp.
Theo pháp luật và thực tế hiện nay "Chi phí hợp lý" được hiểu là chi phí được
trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh
nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí
mua máy tính, máy in chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn
phòng phẩm,. . Những chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng
được các điều kiện theo quy định của pháp luật.
2. Điều kiện trở thành chi phí hợp lý
Điều 4 Thông tư 96/2015/NĐ-CP quy định trừ các khoản chi không được trừ
nêu tại khoản 2 Điều này thì doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp
ứng đủ 03 điều kiện sau: 
Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 
Điều kiện 2: Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật. 
Điều kiện 3: Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần mà
có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng)
khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy
định pháp luật thuế giá trị gia tăng.
Tóm lại, doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi nếu khoản chi đó phát sinh
liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi
đó có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Lưu ý: 
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ mà từng lần mua có giá trị từ 20 triệu
đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh
nghiệp chưa thanh toán thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu
nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. 
Trường hợp khi thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán
không dùng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần
giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường
hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức chăng khác đã có quyết định thanh
tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).
3. Những khoản chi phí không được tính vào chi phí hợp lý
Căn cứ theo quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định trừ các khoản
chi phi không được trừ nêu tại khoản 2 Điều 6 thì doanh nghiệp được trừ mọi
khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20
triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng
từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các
văn băn pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng
trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp
chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định
thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng
từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh
giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh
toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền
mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có
quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh chi phí này).
4. Chi phí bốc hàng không có hóa đơn có được đưa vào chi phí hợp lý?
Trường hợp 1: Thuê dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ như xe ôm, xe ba gác của cá nhân:
Trong tình huống này, các bạn hãy khéo léo biến chi phí này thành chi phí
nhân công hợp lý của doanh nghiệp.
Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị nhỏ hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:
Bước 1: Ký Hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng, kèm theo CMT của
người cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Thanh toán chi phí thông qua thanh toán tiền lương. Tiền lương của
nhân viên vận chuyển, bốc dỡ này sẽ được đưa vào bảng lương của Doanh nghiệp.
Bước 3: Chi trả lương, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương của doanh nghiệp.
Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị lớn hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:
Khoản thu nhập này của người vận chuyển, bốc dỡ theo quy định phải nộp
Thuế thu nhập cá nhân, vì thế để vừa có thể tính chi phí hợp lý cho Doanh
nghiệp, vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế Thu nhập cá nhân của cá nhân cung
cấp dịch vụ cho Doanh nghiệp, các bạn làm như sau:
Từ bước 1 đến bước 3: Thực hiện như trường hợp trên.
Bước 4: Khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân 10%, phần còn lại chi trả cho
người cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ. Sau đó cung cấp cho họ bản
chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để họ thực hiện quyết toán thuế về sau.
Lưu ý: Chứng từ khấu trừ Thuế này, doanh nghiệp có thể đăng ký đặt in hoặc mua của cơ quan Thuế.
Hoặc: không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%, chi trả cho họ 100% chi
phí vận chuyển, bốc dỡ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải làm mã số
thuế cho họ, và yêu cầu họ làm cam kết tổng thu nhập trong năm không nằm
trong diện thu nhập phải nộp thuế thu nhập cá nhân (cam kết 23).
Kinh nghiệm xử lý trong trường hợp này là các bạn nên khấu trừ 10% thuế
thu nhập cá nhân của người cung cấp dịch vụ.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp thuê xe ô tô, hoặc máy ủi, máy xúc,... của cá nhân (có giá trị).
Khuyến nghị xử lý trong trường hợp này là các bạn có thể chuyển sang ký
hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê. Hồ sơ gồm:  Hợp đồng giao khoán; 
Biên bản nghiệm thu công việc; 
Chứng minh thư/Căn cước công dân photo của cá nhân cho thuê; 
Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng
tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (thanh toán chuyển khoán). Các bạn ghi nhớ nếu
giá trị thanh toán lớn hơn 20 triệu thì phải thanh toán qua chuyển khoản từ
tài khoản đăng ký với cá cơ quan thuế của doanh nghiệp đến tài khoản của
cá nhân người cung cấp dịch vụ. 
Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải
mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao
khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán,
chứng minh thư photo. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1
hóa đơn bán lẻ để đưa cho doanh nghiệp).
Sau khi xử lý chi phí này thành chi phí hợp lý, bạn cần phải hạch toán và
phân bổ chi phí này cho đúng.
Document Outline

• Cách đưa chi phí bốc hàng không có hoá đơn vào chi
  • 1. Chi phí hợp lý là gì?
  • 2. Điều kiện trở thành chi phí hợp lý
  • 3. Những khoản chi phí không được tính vào chi phí
  • 4. Chi phí bốc hàng không có hóa đơn có được đưa v